|
CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 62/QĐ-LTNN
|
Hà Nội, ngày 07 tháng 05 năm 2002
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH TIÊU CHUẨN
NGÀNH “BÌA HỒ SƠ”
CỤC
TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Căn
cứ Nghị định số 34-HĐBT ngày 01 tháng 3 năm 1984 của Hội đồng Bộ trưởng về việc
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước;
Căn
cứ “Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ” ban hành kèm theo
Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ;
Căn
cứ Pháp lệnh chất lượng hàng hóa ban hành ngày 24 tháng 12 năm 1999;
Xét
đề nghị của Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ, Trưởng phòng Nghiệp
vụ Lưu Trữ Trung ương, Trưởng phòng Nghiệp vụ Lưu trữ Địa phương,
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1:
Nay ban hành
kèm theo Quyết định này Tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” (Mã số: TCN 01:2002), thay
thế cho Tiêu chuẩn ngành mã số TCN 02 - 1992.
Điều 2:
Giám đốc Trung
tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ. Trưởng phòng Nghiệp vụ Lưu trữ Trung ương,
Trưởng phòng Nghiệp vụ Lưu trữ Địa phương chịu trách nhiệm hướng dẫn việc thi
hành Quyết định này.
|
Nơi nhận:
- Như điều 2;
- VP Chính phủ;
- VPQH, VP Chủ tịch nước
- Các Bộ, cơ quan trực thuộc CP
- UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW
- Các cơ quan TW của các tổ chức chính trị-xã hội.
- Các đơn vị trực thuộc Cục LTNN
- Lưu VT, TTNCKHLT.
|
CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Dương Văn Khảm
|
TIÊU CHUẨN NGÀNH
TCN 01 : 2002
BÌA HỒ SƠ
File cover
Lời
nói đầu
TCN
01:2002 thay thế TCN 2-1992
TCN
01:2002 do Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ biên soạn và đề nghị Cục
trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành.
BÌA HỒ SƠ
File cover
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng:
1.1.
Tiêu chuẩn này qui định kích thước, yêu cầu chất lượng và mẫu trình bày đối với
bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ hành chính Nhà nước thời kỳ hiện tại.
1.2.
TCN 01:2002 áp dụng cho các lưu trữ cố định, lưu trữ hiện hành của cơ quan Nhà
nước, đoàn thể nhân dân trên phạm vi toàn quốc.
1.3.
Khuyến khích áp dụng trong công tác văn thư của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức
kinh tế, xã hội.
2. Kích thước và yêu cầu chất lượng:
2.1.
Kích thước:
Bìa
hồ sơ có kích thước 330mm x 560mm, sai số cho phép ± 2mm và được gấp làm 4 phần như sau:
- Tờ
đầu: 235mm x 330mm;
-
Phần gấp gáy: 40mm x 330mm;
- Tờ
sau: 235mm x 330mm;
-
Phần gấp cạnh: 50mm x 330mm. (Hình 1)
Các
phần trên được phân chia bằng 3 đường kẻ đậm 0,5 mm: đường thứ nhất cách đều
mép phải của tờ bìa 235mm, đường thứ hai cách đều mép phải của tờ bìa 275mm,
đường thứ ba cách đều mép trái của tờ bìa 50mm; giữa hai đường thứ nhất và thứ
hai có đường kẻ nhỏ, đứt quãng dùng để gấp giữa gáy (xem Hình 1).
2.2.
Yêu cầu chất lượng: Bìa hồ sơ được làm bằng loại giấy bìa màu sáng, cứng, dai,
nhẵn, không nhòe mực, độ pH trung tính (pH =7), có định lượng từ 120 gr/m2
đến 135 gr/m2.
3. Mẫu trình bày:
3.1.
Trang mặt trước (Tờ đầu):
Trang
đầu được trình bày trong khung hình chữ nhật cách đều mép trên và dưới 30mm,
mép phải và mép trái (đường kẻ thứ nhất ở tiểu mục 2.1) 20mm. Khung được viền
đôi, đường viền ngoài 1mm, đường viền trong 0,3mm (xem Hình 2).
3.1.1.
Cách đường viền trên 20mm, bên trái 10mm, kẻ hai đường chấm song song dài
100mm, đường dưới cách đường trên 10mm (dùng để viết tên cơ quan, đơn vị sản
sinh ra hồ sơ).
3.1.2.
Dòng chữ “Ký hiệu thông tin: …………………” được trình bày dưới dòng kẻ thứ hai 20mm,
cách đường viền trong bên trái 10mm, dài 100mm, phông chữ VnTime, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm.
3.1.3.
Ở góc phải trên cùng vẽ một khung hình chữ nhật (dùng để viết tên của lưu trữ
lịch sử sau khi hồ sơ được nộp lưu) có kích thước 70mm x 50mm, cách đường viền
trong bên trên 20mm, bên phải 10mm.
3.1.4.
Dòng chữ “Số: ……… VT” được trình bày dưới khung hình chữ nhật 15mm, cách đường
viền trong bên trái 10mm, phông chữ VnTime, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm;
riêng chữ “VT” phông chữ VnTimeH, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm.
3.1.5.
Chữ “Hồ sơ” được trình bày cân giữa, cách đường viền trong bên trên 100mm,
phông chữ VnTimeH, cỡ chữ 72, kiểu chữ đứng, đậm.
3.1.6.
Dưới chữ “Hồ sơ” 15mm là 4 dòng kẻ chấm dài 130mm, cân giữa, các dòng cách nhau
10mm.
3.1.7.
Dưới dòng kẻ chấm cuối cùng 10mm là dòng chữ “Từ ngày ………. đến ngày ……….”, dài
100mm, cân giữa, phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.
3.1.8.
Cách dòng trên 10mm là dòng chữ “Gồm ………. tờ” dài 35mm, cân giữa, phông chữ
VnTime, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.
3.1.9.
Cách đường viền trong bên dưới 20mm, cách đường viền trong bên trái 10mm là 3
dòng chữ “Phông số: ……..”, “Mục lục số: …………….” và “Hồ sơ số: ………………” dài 50mm,
cách nhau 10mm, phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
3.1.10.
Cách đường viền trong bên phải 15mm và ngang hàng với dòng chữ “Phông số: ……….”
là dòng chữ “THỜI HẠN BẢO QUẢN”, phông chữ VnTimeH, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng và
ở ngay phía dưới 10mm là một dòng kẻ chấm có độ dài bằng độ dài của dòng chữ
“THỜI HẠN BẢO QUẢN”.
3.2.
Trang mặt sau (Tờ đầu):
3.2.1.
Dòng chữ: “MỤC LỤC VĂN BẢN” được trình bày cách mép bìa trên 20mm, cân
giữa, phông chữ VnTimeH, cỡ chữ 15, kiểu chữ đậm.
3.2.2.
Dưới dòng chữ “MỤC LỤC VĂN BẢN” 10mm là bảng thống kê văn bản cách mép
phải và trái 10mm, mép dưới 15mm, gồm 7 cột với kích thước mỗi cột như sau:
|
Stt
|
Tên
cột
|
Độ
rộng
|
|
1
|
Số
thứ tự
|
10mm
|
|
2
|
Số,
ký hiệu văn bản
|
30mm
|
|
3
|
Ngày
tháng văn bản
|
30mm
|
|
4
|
Tác
giả văn bản
|
40mm
|
|
5
|
Trích
yếu nội dung văn bản
|
75mm
|
|
6
|
Tờ
số
|
10mm
|
|
7
|
Ghi
chú
|
20mm
|
Tên
các cột: Phông chữ VnTime, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm.
Các
dòng kẻ ngang trong bảng thống kê cách nhau 10mm (xem Hình 3).
3.3.
Trang 3 (Tờ sau):
Dùng
để trình bày phần tiếp theo bảng thống kê văn bản và phần chứng từ kết thúc.
3.3.1.
Mẫu bảng thống kê văn bản như ở trang mặt sau của tờ đầu nhưng không có dòng
chữ “MỤC LỤC VĂN BẢN” (xem Hình 4).
3.3.2.
Dưới bảng thống kê văn bản là phần chứng từ kết thúc. Dòng chữ “CHỨNG TỪ KẾT
THÚC” cách bảng thống kê văn bản 15mm, cân giữa, phông chữ VnTimeH, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng. Dưới dòng chữ “CHỨNG TỪ KẾT THÚC” 10mm là các dòng chữ:
Đơn
vị bảo quản này gồm có: ……………………… tờ
(Viết
bằng chữ: ……………………………………………………………….)
Mục
lục văn bản có: …………………. tờ
Đặc
điểm trạng thái của tài liệu trong hồ sơ: ………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………....
|
|
……….., ngày ……… tháng ……… năm ……..
Người lập hồ sơ
|
Cách
dòng cách nhau 10mm, phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng (xem Hình 5).
HÌNH 1
