Quyết định 585/QĐ-HQLA năm 2017 Quy chế quản lý, sử dụng trụ sở, nhà cửa, vật kiến trúc tại Cục Hải quan tỉnh Long An

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TRỤ SỞ, NHÀ CỬA, VẬT KIẾN TRÚC TẠI CỤC HẢI QUAN TỈNH LONG AN

CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN TỈNH LONG AN

Căn cứ Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước số 09/2008 ngày 03/6/2008;

Căn cứ Quyết định số 213/2006/QĐ-TTG ngày 25/9/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý công sở các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước;

Căn cứ các Thông tư của Bộ Tài chính số 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 quy định thực hiện một số nội dung của Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước; số 09/2012/TT-BTC ngày 19/01/2012 về việc sửa đổi, bổ sung Thông tư số 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 quy định thực hiện một số nội dung của Nghị định số 52/2009/NĐCP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1919/QĐ-BTC ngày 06/9/2016 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 của Bộ trưởng Bộ tài chính quy định quy chế quản lý và quy trình nghiệp vụ quản lý, xử lý tài sản tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, các dự án sử dụng vốn nhà nước khi dự án kết thúc thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 2900/QĐ-TCHQ ngày 01/10/2014 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc phân cấp, ủy quyền và tổ chức thực hiện đối với lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản, đầu tư xây dựng, kiểm tra nội bộ, ứng dụng công nghệ thông tin, mua sắm tập trung trong các đơn vị thuộc ngành Hải quan;

Xét đề nghị của Chánh văn phòng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng trụ sở, nhà cửa, vật kiến trúc tại Cục Hải quan tỉnh Long An (đính kèm).

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký, thay thế Quyết định số 267/QĐ-HQLA ngày 23/5/2016 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Long An về việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng trụ sở, nhà làm việc tại Cục Hải quan tỉnh Long An. Những nội dung không quy định trong Quy chế này được thực hiện theo quy định của Nhà nước.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TRỤ SỞ, NHÀ CỬA, VẬT KIẾN TRÚC TẠI CỤC HẢI QUAN TỈNH LONG AN

(Ban hành kèm theo Quyết định 585/QĐ-HQLA ngày 08/9/2017 của Cục Hải quan tỉnh Long An)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng trụ sở, nhà cửa, vật kiến trúc thuộc sở hữu nhà nước giao cho Cục Hải quan Long An quản lý, sử dụng (sau đây gọi chung là công sở) bao gồm:

- Trụ sở, nhà làm việc Cục Hải quan Long An.

- Trụ sở, nhà làm việc các Chi cục Hải quan trực thuộc.

- Trụ sở, nhà làm việc Đội Kiểm soát Hải quan.

2. Công tác quản lý, sử dụng công sở tại các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của Cục Hải quan tỉnh Long An gồm một số nội dung sau:

a) Lập và quản lý hồ sơ công sở;

b) Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng công sở;

c) Bố trí, sắp xếp nơi làm việc và yêu cầu về quản lý, sử dụng công sở;

d) Xây mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp và bảo trì công sở;

e) Các công việc có liên quan đến công sở.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Long An được giao trực tiếp quản lý, sử dụng công sở.

2. Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng, điều chuyển, thu hồi, cải tạo và xây mới công sở.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý tài sản nhà nước

1. Công sở theo quy định này là tài sản nhà nước được hình thành từ ngân sách hoặc có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước, được nhà nước giao quản lý, sử dụng phục vụ yêu cầu công tác.

2. Công sở phải được quản lý, sử dụng đúng mục đích, công năng thiết kế, tiêu chuẩn, định mức quy định và phải mang lại hiệu quả, tiết kiệm, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa và cải cách hành chính nhà nước.

3. Công sở khi đưa vào sử dụng phải có hồ sơ để phục vụ công tác quản lý. Các đơn vị được giao trực tiếp quản lý, sử dụng có trách nhiệm lập hồ sơ quản lý công sở theo quy định.

4. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục được giao quản lý, sử dụng công sở chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng tài sản được giao theo quy định, thường xuyên theo dõi tình hình công sở để kịp thời báo cáo về Cục (Văn phòng) và phối hợp xử lý khi gặp sự cố hoặc cần sửa chữa, bảo dưỡng.

5. Nghiêm cấm việc sử dụng công sở không đúng mục đích, tiêu chuẩn gây lãng phí, sử dụng không hiệu quả, cố ý làm hư hỏng công sở.

Chương II

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. LẬP, QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CÔNG SỞ

Điều 4. Hồ sơ quản lý công sở

1. Công sở khi đã đưa vào sử dụng phải có hồ sơ để phục vụ cho công tác quản lý.

2. Các đơn vị được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở có trách nhiệm lập hồ sơ quản lý công sở.

3. Hồ sơ quản lý công sở bao gồm: hồ sơ quản lý công sở được thiết lập ban đầu khi đưa vào sử dụng và được bổ sung trong quá trình sử dụng.

Điều 5. Nội dung của hồ sơ quản lý công sở được thiết lập ban đầu khi đưa vào sử dụng

1. Đối với công sở được đầu tư xây dựng mới, hồ sơ quản lý công sở bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Các giấy tờ liên quan về quyền sở hữu, quyền sử dụng công trình, quyền sử dụng đất;

b) Các tài liệu liên quan đến việc phê duyệt dự án, thiết kế, bản vẽ hoàn công, nghiệm thu, bàn giao đưa công trình vào sử dụng;

c) Biên bản xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của tổ chức theo quy định tại Nghị định số 13/2006/NĐ-CP ngày 24/01/2006 của Chính phủ;

d) Tài liệu hướng dẫn sử dụng trang thiết bị công trình nếu có;

đ) Tài liệu hướng dẫn về bảo trì công trình.

2. Đối với công sở đưa vào sử dụng từ trước ngày Quyết định số 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 của Thủ tướng Chính phủ có hiệu lực mà chưa có hồ sơ quy định tại khoản 1 nêu trên, đơn vị được giao trực tiếp quản lý, sử dụng công sở phải lập hồ sơ để quản lý. Hồ sơ bao gồm:

a) Ảnh chụp toàn cảnh mặt chính công sở;

b) Bản vẽ hiện trạng tổng mặt bằng công sở thể hiện được vị trí, hình dáng, kích thước, diện tích thửa đất và các công trình trong khuôn viên công sở đó;

c) Bản vẽ hiện trạng mặt bằng các tầng nhà;

d) Bản vẽ hiện trạng hệ thống cấp điện, cấp thoát nước, thông tin liên lạc và các thiết bị khác đang được sử dụng trong công sở;

đ) Biên bản xác định cấp công trình và chất lượng còn lại của công sở do cơ quan có chức năng quản lý chất lượng công trình xây dựng thực hiện;

e) Biên bản xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của tổ chức theo quy định tại Nghị định số 13/2006/NĐ-CP ngày 24/01/2006 của Chính phủ;

Trường hợp các đơn vị trực tiếp quản lý sử dụng công sở không thực hiện được các nội dung nêu tại các điểm a, b, c và d khoản này thì được thuê các cơ quan, đơn vị có chức năng về tư vấn thiết kế, xây dựng thực hiện.

Điều 6. Bổ sung hồ sơ trong quá trình sử dụng

Trong quá trình sử dụng, các đơn vị được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở có trách nhiệm bổ sung vào hồ sơ quản lý công sở các giấy tờ liên quan đến các nội dung thay đổi sau đây:

1. Giấy tờ liên quan đến công tác bảo trì, cải tạo công sở;

2. Giấy tờ liên quan đến việc tách, nhập thửa đất của công sở;

3. Giấy tờ liên quan đến việc sắp xếp, điều chuyển công sở;

4. Hồ sơ trích ngang công sở quy định tại Điều 7 Quy chế này.

Điều 7. Nội dung và chế độ báo cáo tình hình quản lý, sử dụng công sở

Nội dung và chế độ báo cáo theo quy định tại Điều 13, Điều 14 chương V Quyết định 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 của Bộ Tài chính.

Mục 2. BỐ TRÍ, SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC VÀ YÊU CẦU VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CÔNG SỞ

Điều 8. Bố trí, sắp xếp nơi làm việc trong công sở

Các đơn vị được giao quản lý, sử dụng căn cứ vào diện tích của công sở, số lượng cán bộ công chức và người lao động, đặc điểm hoạt động của đơn vị để bố trí, sắp xếp nơi làm việc đảm bảo các nguyên tắc sau đây:

1. Nơi làm việc phải đảm bảo đủ diện tích và trang thiết bị làm việc theo tiêu chuẩn, định mức theo chức năng, nhiệm vụ chuyên môn quy định.

2. Phòng làm việc của các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ phải được bố trí sắp xếp theo dây chuyền hợp lý, đảm bảo thuận tiện trong việc điều hành, phối hợp công tác.

3. Bộ phận công cộng, kỹ thuật và phục vụ được bố trí đảm bảo đủ điều kiện hoạt động và tính đặc thù của đơn vị.

4. Công sở phải có phòng tiếp khách và phòng tiếp công dân riêng đủ tiêu chuẩn, phù hợp với yêu cầu công tác của cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

5. Đối với nhà làm việc, ngoài việc áp dụng các nguyên tắc nêu trên thì việc bố trí, sắp xếp nơi làm việc theo các khối, bộ phận chức năng phục vụ trong nhà làm việc được chỉ định theo mặt bằng thiết kế xây dựng, tránh chồng chéo giữa các khối, bộ phận với nhau, đảm bảo theo dây chuyền quản trị, phục vụ sinh hoạt hợp lý theo yêu cầu cơ quan chuyên ngành quy định.

Điều 9. Yêu cầu về sử dụng công sở

1. Yêu cầu chung về sử dụng công sở:

- Việc sử dụng công sở phải đúng công năng, thiết kế, đúng mục đích, tiết kiệm, có hiệu quả. Không được chiếm dụng, hoặc sử dụng vào các mục đích khác (cho thuê, cho mượn, làm nhà ở...).

- Việc sử dụng diện tích và trang thiết bị làm việc phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, định mức của từng chức danh, nghiệp vụ chuyên môn theo lĩnh vực công tác theo quy định.

- Bên ngoài cổng chính của công sở phải gắn biển tên của cơ quan, đơn vị. Nội dung của biển tên cơ quan, đơn vị theo đúng quy định.

- Trong công sở phải có sơ đồ thể hiện rõ các phòng làm việc, bộ phận công cộng, kỹ thuật, phục vụ và được đặt ở vị trí thuận lợi cho công tác điều hành và khách đến liên hệ công tác.

- Công sở phải có bảo vệ để bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự.

- Công sở phải có trang thiết bị phòng chống cháy nổ và được kiểm tra định kỳ, bảo đảm yêu cầu xử lý khi có sự cố xảy ra.

- Công tác vệ sinh công sở phải được thực hiện thường xuyên bảo đảm sạch sẽ, vệ sinh môi trường làm việc.

- Nghiêm cấm việc mang hóa chất độc hại, chất gây cháy nổ vào cơ quan.

2. Yêu cầu về sử dụng phòng làm việc trong công sở:

- Bên ngoài các phòng làm việc phải có biển ghi tên phòng làm việc (bao gồm tên tiếng Việt và tiếng Anh).

- Các trang thiết bị trong phòng làm việc phải được được bố trí gọn gàng và thuận lại cho các thành viên trong phòng làm việc.

- Không được để các vật liệu nổ, chất dễ cháy trong phòng làm việc.

- Không được để tài liệu, giấy tờ, vật dụng dễ cháy gần hoặc đè lên hệ thống ổ cắm, dây dẫn điện.

- Hết giờ làm việc, tắt tất cả các thiết bị điện không cần thiết, đóng tất các các cửa sổ, cửa ra vào phòng làm việc phải được khóa.

- Khi nghỉ việc từ 3 ngày trở lên, phòng làm việc phải được niêm phong.

3. Yêu cầu về sử dụng các bộ phận công cộng, kỹ thuật và phục vụ trong công sở:

- Các bộ phận công cộng, kỹ thuật và phục vụ phải có biển ghi tên các bộ phận đó để tiện lợi cho việc quản lý, sử dụng.

- Các bộ phận kỹ thuật phải có biển hướng dẫn sử dụng. Đối với các bộ phận kỹ thuật có sự nguy hiểm như thiết bị điện, cứu hỏa...thì phải có cảnh báo sự nguy hiểm và ngăn ngừa những người không có trách nhiệm sử dụng.

- Phòng tiếp công dân và phòng tiếp khách phải được bố trí ở vị trí thuận lợi cho việc tiếp đón và quản lý về trật tự, trị an.

- Phòng họp cần được bố trí đầy đủ các trang thiết bị như bàn, ghế, âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị khác để đáp ứng yêu cầu công tác của đơn vị.

Mục 3. XÂY DỰNG MỚI, SỬA CHỮA, CẢI TẠO NÂNG CẤP, BẢO TRÌ CÔNG SỞ

Điều 10. Đầu tư xây dựng mới công sở

1. Thẩm quyền cho phép đầu tư xây dựng mới công sở thực hiện theo quy định hiện hành về phân cấp, ủy quyền và tổ chức thực hiện của Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan.

2. Điều kiện để được đầu tư xây dựng mới công sở thực hiện theo quy định về đầu tư xây dựng và quy định tại Điều 17 Quyết định số 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 của Thủ tướng Chính phủ.

3. Tất cả các dự án đầu tư xây dựng công sở phải tuân thủ quy định của Luật Xây dựng, các văn bản có liên quan về quản lý đầu tư xây dựng và sử dụng vốn ngân sách nhà nước.

Điều 11. Sửa chữa, cải tạo và nâng cấp công sở

1. Đối với việc sửa chữa, cải tạo và nâng cấp công sở, Văn phòng lập hồ sơ đánh giá hiện trạng, khảo sát thiết kế và lập dự toán báo cáo Lãnh đạo Cục phê duyệt theo quy định hiện hành về phân cấp trên cơ sở đề xuất của đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng công sở.

2. Việc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp công sở thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước, Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan.

3. Điều kiện để được sửa chữa công sở:

- Công sở bị hư hỏng, xuống cấp về chất lượng, không đảm bảo an toàn cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị.

- Công sở chưa phù hợp với công năng sử dụng do mới được điều chuyển từ các loại nhà khác.

4. Điều kiện để cải tạo công sở:

- Công sở có diện tích làm việc dưới 70% so với tiêu chuẩn, định mức đã quy định.

- Công sở bị hư hỏng, xuống cấp về chất lượng không đảm bảo an toàn cho các hoạt động của cơ quan.

- Công sở không phù hợp với công năng sử dụng.

Điều 12. Bảo trì công sở

- Bảo trì là công việc được thực hiện đối với mọi công sở nhằm phát hiện sự xuống cấp và sửa chữa kịp thời, duy trì chất lượng, kiến trúc và công năng sử dụng của công sở. Việc bảo trì công sở cần được duy trì trong suốt thời gian sử dụng công trình.

- Các đơn vị được giao trực tiếp quản lý, sử dụng công sở có trách nhiệm đề xuất kế hoạch bảo trì báo cáo về Cục (Văn phòng). Văn phòng tổng hợp, lập kế hoạch vốn bảo trì công sở để tham mưu cho Lãnh đạo Cục trình Tổng cục Hải quan phê duyệt theo quy định.

- Việc bảo trì công sở được thực hiện theo quy định của pháp luật về xây dựng.

Chương III

XỬ LÝ VI PHẠM TRONG QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CÔNG SỞ

Điều 13. Xử lý vi phạm trong quản lý, sử dụng công sở

1. Các đơn vị được giao quản lý, sử dụng công sở nếu có hành vi vi phạm các quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng công sở sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục phải chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về các vi phạm của cá nhân thuộc phạm vi quản lý.

2. Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân có các hành vi sau đây:

- Lợi dụng chức vụ, quyền hạn chiếm đoạt công sở dưới mọi hình thức.

- Cố ý làm trái các quy định của Nhà nước về quản lý, sử dụng công sở.

- Sử dụng công sở không đúng mục đích, tiêu chuẩn, định mức, chế độ.

- Thiếu trách nhiệm trong quản lý để xảy ra vi phạm pháp luật về quản lý, sử dụng công sở.

- Không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước trong quản lý, sử dụng công sở.

3. Đơn vị nào để xảy ra tình trạng công sở hư hỏng, xuống cấp nhưng không kịp thời báo cáo về Cục thì Thủ trưởng đơn vị đó phải chịu trách nhiệm nếu có sự cố xảy ra.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Điều khoản thi hành

- Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có trách nhiệm quán triệt, triển khai đến toàn thể cán bộ, công chức và hợp đồng lao động thực hiện nghiêm túc các nội dung tại Quy chế này.

- Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc, các đơn vị phản ánh bằng văn bản về Cục (qua Văn Phòng) để báo cáo Lãnh đạo Cục điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.