Quyết định 48/2000/QĐ-UBBT về Quy định công tác lưu trữ của tỉnh Bình Thuận
| Số hiệu | 48/2000/QĐ-UBBT |
| Ngày ban hành | 13/10/2000 |
| Ngày có hiệu lực | 13/10/2000 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Bình Thuận |
| Người ký | Lê Tú Hoàng |
| Lĩnh vực | Lĩnh vực khác |
|
ỦY
BAN NHÂN DÂN |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 48/2000/QĐ-UBBT |
Phan thiết, ngày 13 tháng 10 năm 2000 |
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH BÌNH THUẬN
CHỦ TỊCH UBND TỈNH BÌNH THUẬN
- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) đã được Quốc hội khóa IX, kỳ họp thứ 5 thông qua ngày 21/6/1994.
- Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ban hành kèm theo Lệnh số 08/CT-HĐNN7 của Chủ tịch Hội đồng Nhà nước ngày 11/12/1982.
- Căn cứ Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác luu trữ.
- Theo đề nghị của Ông Chánh Văn phòng UBND tỉnh Bình Thuận.
|
Nơi nhận: |
TM.
UBND TỈNH BÌNH THUẬN |
VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH BÌNH THUẬN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 48/2000/QĐ-UBBT ngày 13 tháng 10 năm
2000 của UBND Tỉnh Bình Thuận)
Tài liệu lưu trữ phải là bản chính của văn kiện hoặc là tài liệu khác ghi trên giấy, phim, ảnh, băng đĩa ghi âm hoặc các phương pháp ghi tin khác; trong trường hợp không còn bản chính mới được thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính.
Đối với những tài liệu đặc biệt quý, hiếm, tuyệt mật phải lập bản sao để bảo hiểm và phải được bảo quản, sử dụng theo chế độ đặc biệt do Chính phủ quy định.
|
ỦY
BAN NHÂN DÂN |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 48/2000/QĐ-UBBT |
Phan thiết, ngày 13 tháng 10 năm 2000 |
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH BÌNH THUẬN
CHỦ TỊCH UBND TỈNH BÌNH THUẬN
- Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) đã được Quốc hội khóa IX, kỳ họp thứ 5 thông qua ngày 21/6/1994.
- Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ban hành kèm theo Lệnh số 08/CT-HĐNN7 của Chủ tịch Hội đồng Nhà nước ngày 11/12/1982.
- Căn cứ Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác luu trữ.
- Theo đề nghị của Ông Chánh Văn phòng UBND tỉnh Bình Thuận.
|
Nơi nhận: |
TM.
UBND TỈNH BÌNH THUẬN |
VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TỈNH BÌNH THUẬN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 48/2000/QĐ-UBBT ngày 13 tháng 10 năm
2000 của UBND Tỉnh Bình Thuận)
Tài liệu lưu trữ phải là bản chính của văn kiện hoặc là tài liệu khác ghi trên giấy, phim, ảnh, băng đĩa ghi âm hoặc các phương pháp ghi tin khác; trong trường hợp không còn bản chính mới được thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính.
Đối với những tài liệu đặc biệt quý, hiếm, tuyệt mật phải lập bản sao để bảo hiểm và phải được bảo quản, sử dụng theo chế độ đặc biệt do Chính phủ quy định.
Văn thư cơ quan phải bảo đảm lưu đủ tài liệu, văn bản (bản chính và phụ lục kèm theo), sắp xếp theo thứ tự đúng với số đã đăng ký trong sổ công văn đi và chịu trách nhiệm lập hồ sơ tên gọi.
Hồ sơ nguyên tắc thuộc loại tư liệu của cơ quan không ai được chiếm dụng riêng, không phải nộp vào lưu trữ; cán bộ, công chức khi nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác phải bàn giao lại cho người thay thế mình để tiếp tục công việc.
Mục 1: Thu nhập bổ sung tài liệu lưu trữ.
1- Các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đoàn thể nhân dân chỉ được bảo quản tài liệu do cơ quan mình sản sinh ra trong một thời gian nhất định để giải quyết công việc. Sau đó phải lựa chọn những hồ sơ tài liệu có giá trị và có ý nghĩa lịch sử để nộp vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh.
2- Nguồn tài liệu nộp vào Trung tâm lưu trữ Tỉnh là tài liệu của những cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, đoàn thể nhân dân được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mình có giá trị và có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn trong phạm vi Tỉnh (là những cơ quan được ban hành theo Quyết định số 33/2000/QĐ-UBBT ngày 04/8/2000 của UBND tỉnh Bình Thuận).
3- Ngoài các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu được ban hành theo Quyết định 33/2000/QĐ-UBBT ngày 04/8/2000 của UBND tỉnh Bình Thuận, những đơn vị thuộc các Sở, ngành như trường học, bệnh viện, nhà máy, công ty... có thành tích đặc biệt xuất sắc, nếu xét thấy tài liệu của những đơn vị này có ý nghĩa đối với lịch sử của tỉnh thì cũng nộp về Trung tâm Lưu trữ Tỉnh.
4- Các ngành Công an, Quân sự trong Tỉnh được thành lập Phòng, Kho lưu trữ riêng không phải nộp hồ sơ tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Tỉnh, nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi địa phương, và hàng năm báo cáo thống kê tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ về Trung tâm lưu trữ Tỉnh.
Thời gian giao nộp tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh được quy định như sau:
1- Mỗi cơ quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn là 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc đó kết thúc và nộp vào lưu trữ cơ quan; sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ tài liệu đó vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh.
2- Cơ quan nào muốn giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải báo cáo rõ lý do và được sự đồng ý của Trung Tâm lưu trữ Tỉnh. Trong thời gian hồ sơ, tài liệu chưa nộp vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh thì hồ sơ tài liệu được sản sinh ra ở cơ quan nào do thủ trưởng cơ quan đó chịu trách nhiệm trong việc bảo quản.
Điều 11: Thủ tục giao nhận hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ Tỉnh:
1- Vào tháng 01 của mỗi năm, Văn phòng UBND tỉnh thông báo cho các cơ quan biết kế hoạch nộp hồ sơ, tài liệu của từng cơ quan vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh. Sau khi nhận được thông báo của Văn phòng UBND tỉnh, các cơ quan giao cho cán bộ lưu trữ kiểm tra lại khối lượng hồ sơ đã đến hạn nộp lưu và hoàn thiện những công việc cần thiết ( như kiểm tra hồ sơ lập đã hoàn chỉnh chưa, nếu chưa thì tiếp tục hoàn thiện: đối chiếu mục lục hồ sơ nộp lưu với thực tế hồ sơ đã phù hợp chưa, chuẩn bị biên bản giao nhận...).
2- Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu được tiến hành tại Trung tâm Lưu trữ Tỉnh và phải lập biên bản giao nhận (xem phụ lục 1) có kèm theo mục lục hồ sơ giao nộp (lập thành 03 bản như nhau : bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản, và 01 bản gửi cho cơ quan quản lý lưu trữ tương ứng). Khi giao nhận phải kiểm tra thực tế hồ sơ với mục lục hồ sơ. Sau khi kiểm tra đầy đủ thì hai bên cùng ký nhận. Đối với những Phông lưu trữ lần đầu tiên nộp hồ sơ, tài liệu vào kho Lưu trữ Tỉnh thì phải có Lịch sử đơn vị hình thành Phông và Lịch sử Phông kèm theo để giúp cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu về sau được thuận lợi.
3- Phương tiện vận chuyển do bên giao hồ sơ tài liệu đảm nhận. Lưu trữ Tỉnh chỉ nhận những tài liệu đã được lập thành hồ sơ. Nếu tài liệu chưa chỉnh lý (chưa phân loại, chưa được lập thành hồ sơ) thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý. Phương pháp chỉnh lý theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Điều 13: Việc giao nộp hồ sơ tài liệu của các cơ quan, đơn vị hợp nhất, phân chia, giải thể :
1- Hai hay nhiều Sở, ban, ngành thuộc tỉnh (dưới đây gọi chung là Sở) hợp nhất thành một cơ quan mới thì hồ sơ, tài liệu của các Sở cũ được nộp vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh. (Hồ sơ tài liệu của mỗi Sở mới khi đến hạn nộp lưu thì nộp vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh). Hồ sơ tài liệu của hai hay nhiều đơn vị thuộc một Sở hợp nhất thành một đơn vị mới thì được nộp vào tổ (hoặc bộ phận) lưu trữ của Sở đó.
2- Khi một Sở được phân chia thành hai hay nhiều Sở mới thì hồ sơ, tài liệu của Sở cũ phải được nộp vào Trung tâm lưu trữ Tỉnh. Một đơn vị thuộc Sở phân chia thành hai hay nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu của đơn vị cũ nộp vào tổ (hoặc bộ phận) lưu trữ của Sở chủ quản.
3- Hồ sơ, tài liệu của một Sở khi giải thể phải được nộp vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh. Hồ sơ tài liệu của một đơn vị thuộc Sở khi giải thể thì nộp vào tổ (hoặc bộ phận) lưu trữ của Sở.
Điều 16: Xác định giá trị tài liệu.
1 - Việc xác định gía trị tài liệu để bảo quản hoặc loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ do Hội đồng xác định gía trị tài liệu lưu trữ thực hiện theo đúng quy định của Chính phủ. Thành phần của Hội đồng xác định gía trị tài liệu lưu trữ gồm có:
- Thủ trưởng cơ quan làm Chủ tịch Hội đồng.
- Đơn vị có tài liệu lưu trữ làm uỷ viên.
- Cán bộ lưu trữ cơ quan làm uỷ viên.
2 - Việc tiêu huỷ tài liệu của các Sở, Ban, Ngành thuộc Tỉnh do UBND Tỉnh xét duyệt.
3 - Việc tiêu huỷ tài liệu của các phòng, ban và các cơ quan thuộc huyện, thành phố do UBND các huyện, thành phố xét duyệt.
Mục 2: Thống kê - bảo quản tài liệu lưu trữ:
Những vùng có thiên tai, hỏa hoạn, hoặc có tình hình khẩn cấp đột xuất khác thì Trung tâm Lưu trữ Tỉnh phải tổ chức kiểm kê đột xuất và đề xuất biện pháp xử lý kịp thời.
Điều 20: Các kho lưu trữ phải đảm bảo đủ sổ sách thống kê và các công cụ tra tìm như sau:
1- Sổ nhập tài liệu: để thống kê tình hình nhập tài liệu vào kho lưu trữ. Bất cứ từ nguồn nào nhập và nhập bằng cách nào cũng phải đăng ký vào sổ nhập tài liệu lưu trữ (xem phụ lục số 3). Số liệu và tình hình thực tế tài liệu thống kê vào sổ nhập phải căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu khi nhập, tránh không được sao chép theo văn bản hay sổ sách kèm theo mà không có sự kiểm tra.
2- Sổ đăng ký các Phông lưu trữ: đối với những kho lưu trữ có nhiều tài liệu khác nhau về thành phần và chất liệu thì phải nộp sổ đăng ký Phông lưu trữ để thống kê số Phông có được trong kho (xem phụ lục số 4).
3- Mục lục hồ sơ: để thống kê trực tiếp từng đơn vị bảo quản, nắm được số lượng và cố định vị trí các hồ sơ, đơn vị bảo quản. Việc lập mục lục hồ sơ phải được căn cứ vào đặc điểm tài liệu trong Phông lưu trữ, tình hình tổ chức chỉnh lý tài liệu và đơn vị hình thành Phông đang hoạt động hay đã giải thể. Mỗi mục lục hồ sơ chỉ được thống kê tài liệu trong phạm vi một Phông lưu trữ, không được thống kê nhiều Phông lưu trữ vào một mục lục hồ sơ.
4- Các bộ thẻ tra tìm tài liệu: để giúp cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng và chính xác (xem phụ lục số 5).
1- Kho lưu trữ là loại kho chuyên dùng nên phải được bố trí ở nơi cao ráo, thoáng mát, có ánh sáng thích hợp, cửa khóa chắc chắn, thuận tiện cho việc bảo vệ và phòng cháy, chửa cháy. Không được bố trí tài liệu ở những nơi ẩm thấp, nhiều người qua lại hoặc để chung với các tài sản khác của cơ quan.
2- Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản tài liệu như: hóa chất chống ẩm, diệt côn trùng; giá, tủ , hộp đựng tài liệu, cặp ba giây, bìa sơ mi để kẹp tài liệu, các thiết bị phòng chống cháy...
3- Các kho lưu trữ phải xây dựng được nội quy, quy chế ra vào và làm việc trong kho lưu trữ, về việc đưa tài liệu ra khai thác và sử dụng tài liệu, về chế độ thống kê, kiểm tra tài liệu, về chế độ làm vệ sinh kho, khử trùng tài liệu, về công tác phòng gian bảo mật, về phòng chống cháy, phòng chống thiên tai, bão lụt.
Khi nhập hoặc xuất tài liệu ra, vào kho lưu trữ phải đăng ký vào sổ theo thứ tự và phải tổ chức ký nhận đầy đủ (mẫu sổ xuất tài liệu - xem phụ lục số 6).
Mục 3: Sử dụng tài liệu lưu trữ.
1- Trung Tâm lưu trữ Tỉnh, Lưu trữ các huyện, thành phố và Lưu trữ các cơ quan, đơn vị phải tổ chức tốt phòng đọc để bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu và góp phần bảo vệ bí mật Quốc gia.
2- Phòng đọc Trung Tâm lưu trữ Tỉnh phục vụ các đối tượng độc giả từ các cơ quan trong nước, nước ngoài và nhân dân đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ.
3- Phòng đọc lưu trữ cơ quan chủ yếu phục vụ cán bộ, công nhân viên chức của cơ quan để thực hiện nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, phòng đọc còn có nhiệm vụ phục vụ cho các đối tượng khác có yêu cầu nghiên cứu tài liệu để phục vụ cho việc công.
4- Người đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu của cơ quan quản lý người đó. Trong giấy giới thiệu phải ghi rõ nội dung của tài liệu cần nghiên cứu, mục đích nghiên cứu và phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
1- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc:
Phòng đọc phải được đặt ở nơi yên tĩnh, thoáng mát, có đủ ánh sáng thích hợp cho người nghiên cứu. Cần bố trí cán bộ phụ trách phòng đọc để thực hiện các nhiệm vụ sau:
a/ Tiếp nhận và hướng dẫn độc giả đến nghiên cứu tài liệu, lập hồ sơ về các yêu cầu khai thác tại phòng đọc. Độc giả đến nghiên cứu tài liệu phải đăng ký vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ (xem phụ lục số 7,8 - mẫu phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu).
b/ Quản lý tài liệu đưa ra phòng đọc và các trang thiết bị của phòng đọc; giám sát việc thực hiện quy chế khai thác và nội quy của phòng đọc.
c/ Trả lời hoặc tiếp nhận các đề nghị của độc giả.
2- Cấp phát cho độc giả các bản chứng nhận lưu trữ, bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ.
3- Tổ chức các cuộc triển lãm, trưng bày để giới thiệu tài liệu lưu trữ vào các dịp kỷ niệm, các ngày lễ lớn hàng năm hoặc nhân dịp cho các sự kiện lớn, quan trọng của cả nước hoặc của địa phương.
4- Tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị, các buổi tọa đàm với các độc giả hoặc các cơ quan thường xuyên có nhu cầu nghiên cứu tài liệu lưu trữ.
5- Biên soạn, công bố và giới thiệu cho các cơ quan hữu quan các bản thông báo tài liệu lưu trữ, giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề và bản phụ lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề.
6- Hàng năm Trung tâm Lưu trữ Tỉnh phải tiến hành thống kê, phân tích và tổng hợp tình hình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để đánh giá, rút kinh nghiệm và lập báo cáo thống kê tổng hợp tình hình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để báo cáo Chánh Văn phòng UBND Tỉnh, UBND Tỉnh, và đưa vào báo cáo hàng năm của Trung tâm Lưu trữ Tỉnh gửi về Cục Lưu trữ Nhà nước.
Điều 25: Về thẩm quyền duyệt cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ.
1- Mọi công dân trong nước muốn khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phải có đơn trình bày rõ lý do và có chứng nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú của người đó.
2- Đối với người nước ngoài muốn khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ tỉnh phải được Chủ tịch UBND Tỉnh phê duyệt và thực hiện đầy đủ theo quy chế về khai thác sử dụng tài liệu.
3- Đối với các loại tài liệu quan trọng, tài liệu quý hiếm hoặc tài liệu thuộc phạm vi bí mật quốc gia phải được thực hiện theo Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước ban hành năm 1991. Đối với các loại tài liệu thường thì do người phụ trách Trung Tâm lưu trữ Tỉnh quyết định.
4- Việc cho mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ của Trung Tâm Lưu trữ Tỉnh: Hình thức khai thác này chỉ được áp dụng trong trường hợp hết sức cần thiết và chỉ được áp dụng đối với một số đối tượng hạn chế như: Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND Tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng UBND Tỉnh. Việc cho mượn tài liệu phải được quy định chặt chẽ trong quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 26: Về sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ.
1- Trong quá trình sử dụng tài liệu, những độc giả có nguyện vọng sao lục hoặc trích lục tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của bản thân thì phải viết đơn yêu cầu và phải được người có thẩm quyền ký duyệt.
2- Việc sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả do phòng đọc tổ chức thực hiện theo hình thức dịch vụ. Công việc này nếu độc giả có điều kiện thì có thể tự làm lấy. Cán bộ phụ trách phòng đọc kiểm tra lại sự chính xác của những tài liệu đã sao lục, trích lục. Tất cả các bản sao lục đều phải được chứng thực của Trung tâm Lưu trữ Tỉnh và phải đăng ký vào sổ quản lý sử dụng tài liệu ở phòng đọc.
QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------------------
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
Số: ..................................
- Căn cứ Điều 32 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ,
- Căn cứ .................................................................................................. .................
Hôm nay, ngày...........tháng.......năm 2000, chúng tôi gồm:
Đại diện lưu trữ của Uỷ ban nhân dân.............
1/ ...............................................................................................................................
2/ ……………………………………………..................................................................
3/ ...............................................................................................................................
Đại diện..........................................(Tên cơ quan nộp lưu)
1/ ...............................................................................................................................
2/ ...............................................................................................................................
3/ ...............................................................................................................................
Cùng thống nhất giao nhận tài liệu vào bảo quản ở Kho Lưu trữ Nhà nước như sau:
1/ Tên khối tài liệu: .....................................................................................................
....................................................................................................................................
2/ Thời gian tài liệu: ..................................................................................................
3/ Số lượng tài liệu .....................................................................................................
4/ Số bản mục lục hồ sơ nộp lưu................................................................................
5/ Các văn bản khác ..................................................................................................
6/ Tình trạng tài liệu ...................................................................................................
Biên bản này lập thành 03 bản như nhau: bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản và 1 bản gửi cho cơ quan quản lý lưu trữ tương ứng.
|
Người nhận (Họ tên, chữ ký) |
Người giao (Họ tên, chữ ký) |
Chứng thực của cơ quan
|
Đại diện Lưu trữ UBND (Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu) |
Đại diện cơ quan nộp lưu (Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu) |
MẪU
BIÊN BẢN KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ
(HOẶC ĐỘT XUẤT) TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------------------
Ngày...........tháng.............năm 2000.
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU
Số: .......................
Khối tài liệu được kiểm kê: (tên phông).
Thời gian kiểm kê từ ngày ............đến ngày..........
Kết quả kiểm kê:
1/ Tổng số đơn vị bảo quản có trong thống kê............;
Trong đó: a) Đủ............................ đvbq
b) Không thấy............... đvbq.
c) Xuất đi sử dụng ......... đvbq.
2/ Tổng số đơn vị bảo quản không có trong thống kê ......
3/ Trong số tài liệu hiện có:
a) Biên mục không đúng ............................ đvbq
b) Yêu cầu cần phục chế ............................ đvbq
c) Không thể phục chế ............................... đvbq
d) Đã quá thời hạn bảo quản ...................... đvbq
(Đối với lưu trữ hiện hành)
4/ Những đề xuất về điều kiện bảo quản
.....................................................................................................................................
.................................................................................................. .................................
|
Thủ trưởng cơ quan xác nhận - Chức danh, ký tên |
Những người tham gia kiểm kê - Chức danh, ký tên |
MẪU SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
|
Số TT |
Ngày nhập |
Người nhập |
Cơ quan nhập |
Tên phông |
Số phông |
Năm của tài liệu |
Căn cứ nhập |
Tình trạng tài liệu |
Số lượng |
Ghi chú |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
- Sổ này dùng để thống kê toàn bộ các lần nhập tài liệu vào lưu trữ, không kể số lượng nhiều hay ít. Ghi ngay khi nhập.
- Cột 5 và 6 nếu có tên và số phông (hoặc bộ sưu tập) thì ghi, nếu là tài liệu hỗn tạp thì để trống.
- Cột 8 ghi số của biên bản giao nhận tài liệu.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ CÁC PHÔNG LƯU TRỮ
|
Số phông |
Ngày tháng nhập lần đầu |
Tên phông |
Thời gian đơn vị hình thành phông |
Ghi chú |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
- Cột 1 dùng để thống kê toàn bộ các phông có trong lưu trữ. Mỗi phông chỉ được ghi một lần theo lần nhập đầu tiên của phông đó vào lưu trữ Uỷ ban.
- Cột 2 ghi ngày tháng của lần nhập đầu tiên của phông vào kho lưu trữ Uỷ ban.
- Cột 3 ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Nếu tên thay đổi nhiều lần thì ghi tên cuối cùng.
- Cột 4 nếu là phông đóng thì ghi thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu phông mở thì thời gian bắt đầu hoạt động.
- Cột 5 dùng để ghi sự thay đổi địa điểm bảo quản của phông nếu phông được chuyển hẳn sang lưu trữ khác. Ghi căn cứ thay đổi và số lượng tài liệu chuyển đi.
MẪU THẺ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ
|
Ký hiệu phân loại thông tin
(1) |
Số phông .............Số mục lục .......... Số hồ sơ.................Tờ số.................. (2) |
||
|
Tên phông.............................................. (3) |
|||
|
Nội dung ............................................... (4) |
|||
|
Đặc điểm tài liệu (độ tin cậy, ngôn ngữ, bút tích, phương pháp sao in) (5) |
Thời gian của tài liệu
(6) |
Địa điểm hình thành tài liệu (7) |
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
- Ô số 1 ghi ký hiệu theo khung phân loại thông tin của bộ thẻ.
- Ô số 2 ghi địa chỉ của tài liệu gồm số phông, số mục lục, số hồ sơ và tờ số (đối với trường hợp làm thẻ đến từng văn bản).
- Ô số 3 ghi tên đầy đủ của phông tài liệu.
- Ô số 4: nếu thẻ được biên mục cho từng hồ sơ thì ghi tiêu đề hồ sơ. Nếu thẻ làm cho từng tài liệu thì ghi tên văn bản. Nếu thẻ làm đến từng phần tài liệu thì tóm tắt nội dung của phần tài liệu đó bao gồm tên loại tài liệu, tác giả, thời gian, vấn đề mà tài liệu phản ánh.
- Ô số 5 ghi tài liệu là bản gốc, bản chính hay bản sao; ngôn ngữ (trừ tiếng Việt); bút tích của nhân vật hoạt động xã hội nổi tiếng tài liệu viết tay hay đánh máy.
- Ô số 6 ghi thời gian viết tài liệu. Ví dụ nội dung tài liệu về thời kỳ 1946 - 1954, nhưng tài liệu được viết năm 1990.
- Ô số 7 ghi địa điểm viết tài liệu (có những trường hợp địa điểm trong nội dung tài liệu khác với địa điểm viết tài liệu).
MẪU SỔ XUẤT TÀI LIỆU
|
Số TT |
Ngày xuất |
Sốphiếu yêu cầu |
Xuất đi đâu, mục đích, căn cứ xuất |
Tên và số phông |
Số mục lục |
Số hồ sơ |
Số lượng |
Người nhận |
Ngày trả, ký nhận trả |
Ghi chú |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
Khi xuất hẳn tài liệu ra khỏi Lưu trữ Uỷ ban thì ghi vào cột ghi chú
MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
|
Tên lưu trữ Uỷ ban |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
|
Ngày.........tháng........năm.... |
PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Số.....................
1/ Họ tên độc giả: ...........................................................................................
2/ Cơ quan công tác: .......................................................................................
3/ Số, ngày tháng công văn, giấy giới thiệu: ..................................................
4/ Đề tài nghiên cứu: ...........................................................................................
5/ Mục đích nghiên cứu: ...........................................................................................
6/ Thời gian nghiên cứu: ...........................................................................................
|
Số TT |
Ký hiệu tra tìm |
Nội dung tài liệu |
|||
|
|
Tên, số phông |
Số mục lục |
Hồ sơ số |
Tờ số |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Độc giả (Họ tên, chữ ký) |
|
Đề nghị của thủ trưởng cơ quan, Kho lưu trữ. |
Xét duyệt của người có thẩm quyền |
MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA ĐỘC GIẢ NƯỚC NGOÀI
|
Tên lưu trữ Uỷ ban |
PHIẾU
YÊU CẦU SỬ DỤNGTÀI LIỆU |
|
Số..................... |
1/ Họ tên độc giả: ...........................................................................................
2/ Quốc tịch : .................................................................................................
2/ Cơ quan chủ quản: .....................................................................................
3/ Số ngày, tháng công văn, giấy giới thiệu: ...................................................
4/ Đề tài nghiên cứu: ......................................................................................
5/ Mục đích nghiên cứu: ..................................................................................
6/ Thời gian nghiên cứu: .................................................................................
|
Số TT |
Ký hiệu tra tìm |
Nội dung tài liệu |
|||
|
|
Tên, số phông |
Số mục lục |
Hồ sơ số |
Tờ số |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ngày........tháng......năm Độc giả (Họ tên, chữ ký) |
|
Đề nghị của người phụ trách cơ quan, Kho lưu trữ. |
Xét duyệt của người có thẩm quyền |
MẪU BIÊN BẢN TIÊU HỦY HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------------------
BIÊN BẢN
TIÊU HỦY HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ.
Căn cứ điều 35, 36, 37 Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ.
Căn cứ điều 15, 16, 17 Quyết định.........................ngày .....................của UBND Tỉnh Bình Thuận ban hành bản quy định về công tác lưu trữ của Tỉnh BT.
Căn cứ ...............................................................................................
Hôm nay, lúc ......giờ ....... ngày..........tháng........năm............
Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm có :
1 - ............................................................................................................
2 - ............................................................................................................
3 - ............................................................................................................
4 - .....................Lưu trữ cấp trên chứng kiến có :......................................
Chúng tôi đã cùng nhau xem xét và xác định lại giá trị lần cuối toàn bộ ........................(Cặp, bó) hồ sơ tài liệu hết giá trị theo quy định và cùng thống nhất đưa số tài liệu trên đi tiêu hủy (Có phụ lục kèm theo).
Địa điểm tiêu hủy tại :................................................................................
Hình thức tiêu hủy :...................................................................................
Thời gian tiêu hủy : Từ .....giờ .....ngày.......tháng.....năm..........
Đến ....giờ.....ngày.......tháng.....năm...........
Các thành viên Hội đồng cùng chứng kiến việc tiêu hủy này từ đầu đến cuối một cách trọn vẹn và thống nhất lập biên bản, biên bản được lập thành 03 (ba) bản như nhau : 01 bản gửi cơ quan lưu trữ cấp trên, 01 bản lưu trữ tại nơi có tài liệu, 01 bản lưu trữ tại cơ quan.
|
Xác nhận nơi tiêu hủy (Ký, họ tên) |
Xác nhận cơ quan lưu trữ cấp trên (Ký, họ tên) |
Lưu trữ cơ quan (Ký, họ tên) |
Bộ phận có tài liệu (Ký, họ tên) |
|
Chủ tịch Hội đồng (Ký, họ tên) |
|||
MỤC LỤC
(kèm theo phụ lục số 9)
HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông tài liệu ..........................................................
|
Cặp, bó số |
Hồ sơ tài liệu số |
Nội dung hồ sơ tài liệu |
Lý do loại |
Ghi chú |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ký tên |