Quyết định 19/1999/QĐ-LT-UB về Quy định quản lý công tác Lưu trữ và hồ sơ tài liệu Lưu trữ tỉnh Lạng Sơn do Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn ban hành

Số hiệu	19/1999/QĐ-LT-UB
Ngày ban hành	19/03/1999
Ngày có hiệu lực	19/03/1999
Loại văn bản	Quyết định
Cơ quan ban hành	Tỉnh Lạng Sơn
Người ký	Dương Công Đá
Lĩnh vực	Bộ máy hành chính

Tải văn bản In văn bản

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 19/1999/QĐ-LT-UB	Lạng Sơn, ngày 19 tháng 03 năm 1999

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH LẠNG SƠN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND đã được Quốc hội thông qua ngày 21/6/1994;

Căn cứ Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác Lưu trữ;

Căn cứ Công văn số 66/NVĐF ngày 11-3-1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành bản hướng dẫn quy định công tác Lưu trữ tại UBND các cấp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này bản quy định về quản lý công tác Lưu trữ và hồ sơ tài liệu Lưu trữ của UBND tỉnh Lạng Sơn.

Điều 2. Các ông Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Hội đoàn thể, Chủ tịch UBND các huyện thị xã chịu trách nhiệm thi hành quyết định này kể từ ngày ký.

Nơi nhận:
- Như điều 2 (để thi hành)
- Cục LT Nhà nước (B/c);
- TT Tỉnh ủy (B/c);
- TTHĐND-UBND tỉnh (B/c);
- CPVP
- Các tổ C/viên, HCQT, LT.
- Lưu VT.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN
CHỦ TỊCH

Dương Công Đá

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH LẠNG SƠN
(Ban hành kèm theo QĐ số 19/1999/QĐLTUB ngày 19/3/1999)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hồ sơ tài liệu Lưu trữ được bảo quản tại kho Lưu trữ tỉnh và các phòng kho, Lưu trữ cấp huyện, thị xã, các Sở, ban ngành đó là những hồ sơ tài liệu có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học kỹ thuật … được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đoàn thể, đơn vị lực lượng vũ trang trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn. Đã trải qua các thời kỳ lịch sử. Những tài liệu hồ sơ đó là bản chính, bản gốc của văn kiện, để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và mọi hoạt động thực tiễn khác.

Điều 2. Toàn bộ hồ sơ tài liệu Lưu trữ tỉnh Lạng Sơn là di sản lịch sử, văn hóa thuộc một phần của Phông tài liệu Lưu trữ Quốc gia do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc "Tập trung thống nhất". Không một cơ quan, tập thể hoặc cá nhân nào được mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu Lưu trữ hoặc sử dụng hồ sơ, tài liệu Lưu trữ vào các mục đích trái với lợi ích của cơ quan và Nhà nước.

Điều 3. Thủ trưởng các Sở, ban ngành, UBND các huyện thị, trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức quản lý công tác Lưu trữ và hồ sơ tài liệu Lưu trữ, chấp hành nghiêm chỉnh mọi chế độ, quy định của Nhà nước.

Chương 2.

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. Lập hồ sơ công việc

Điều 4. Mọi cán bộ công chức, viên chức làm công việc bằng công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ trong mỗi cơ quan, tùy theo chức năng, nhiệm vụ đều phải lập hồ sơ công việc của mình phụ trách. Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ Lưu trữ và phải tuân theo đúng các thể thức, phương pháp do Cục Lưu trữ Nhà nước quy định (các quy trình nghiệp vụ lập hồ sơ công việc đã được hướng dẫn ở khâu văn thư).

2. Thu nộp, bổ sung hồ sơ tài liệu Lưu trữ

Điều 5. Việc thu nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào bộ phận hoặc kho Lưu trữ cơ quan phải là các hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong công việc và chỉ được giữ lại trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ khi công việc đó kết thúc. Sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó vào bộ phận hoặc phòng kho Lưu trữ cơ quan. (Xem phụ lục 2 và 2a).

Điều 6. Tất cả hồ sơ tài liệu có giá trị vĩnh viễn của các Sở, ban ngành, Hội đoàn thể đều thuộc danh mục nộp vào kho Lưu trữ tỉnh (Theo quyết định số 20/1999/QĐ-LT-UB ngày 19/3/1999 của Chủ tịch UBND tỉnh Lạng Sơn). Và chỉ được giữ hồ sơ tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hồ sơ kết thúc, sau 10 năm những hồ sơ này phải đem nộp vào kho Lưu trữ tỉnh. Trường hợp muốn để lại nghiên cứu sử dụng tiếp phải được sự đồng ý của cơ quan Lưu trữ tỉnh.

Điều 7. Các ngành: Bộ chỉ huy Quân sự tỉnh, bộ đội Biên phòng tỉnh, Công an tỉnh được thành lập phòng, kho Lưu trữ riêng không phải nộp hồ sơ tài liệu vào kho Lưu trữ tỉnh, nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ Lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh và báo cáo thống kê theo định kỳ về Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

Điều 8. Đối với UBND các huyện, thị xã: Thành phần hồ sơ tài liệu được bảo quản tại kho Lưu trữ huyện, thị bao gồm bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của văn kiện, các tài liệu khoa học kỹ thuật (như dự án, đề án bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học …) và các tài liệu chuyên môn khác. Ngoài ra còn lưu giữ các tác phẩm văn học nghệ thuật, tài liệu, băng hình, ghi âm, sổ sách hồi ký, nhật ký … không kể thời gian, hình thức, ghi tin, loại hình tài liệu đều phải tập trung thống nhất quản lý tại kho Lưu trữ huyện thị để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn.

[...]

Hồ sơ số	Cặp số	Nội dung hồ sơ	Số tờ	Thời hạn bảo quản	Ghi chú

Số TT	Họ tên độc giả và nơi cấp giấy giới thiệu	Hình thức sử dụng (Đọc, mượn, sao)	Hồ sơ, TL số	Phông số	Thời gian của tài liệu	Nội dung của tài liệu	Ngày mượn	Ký nhận	Ngày trả	Ký nhận	Ghi chú

Xác nhận nơi tiêu hủy (Ký, họ tên)	Xác nhận lưu trữ cấp trên (Ký, họ tên)	Lưu trữ cơ quan (Ký, họ tên)	Bộ phận có tài liệu (Ký, họ tên)
Chủ tịch hội đồng (Ký, họ tên)

Cặp, bó sơ	Hồ sơ tài liệu số	Nội dung hồ sơ tài liệu	Lý do loại	Ghi chú

Hồ sơ số	Cặp số	Nội dung hồ sơ	Số tờ	Thời hạn bảo quản	Ghi chú

Tên Lưu trữ Ủy ban ……………..	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	Ngày ….. tháng ….. năm …..

Xin chào bạn

Đăng nhập để tiếp tục