Quyết định 3088/QĐ-CHK năm 2011 về Quy chế xây dựng và quản lý văn bản hành chính của Cục Hàng không Việt Nam do Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CỤC HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

CỤC TRƯỞNG CỤC HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 94/2009/QĐ-TTg ngày 16/07/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hàng không Việt Nam trực thuộc Bộ Giao thông vận tải;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1485/2004/QĐ-BCA(A11) ngày 20/12/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về danh mục bí mật nhà nước độ Mật trong ngành giao thông vận tải;

Căn cứ Quyết định số 23/2005/QĐ-BGTVT ngày 30/3/2005 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước thuộc Bộ Giao thông vận tải;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế xây dựng và quản lý văn bản hành chính của Cục Hàng không Việt Nam".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Bãi bỏ Quyết định số 1645/CHK-VP ngày 14/7/2005 của Cục Hàng không dân dụng Việt Nam ban hành Quy chế Xây dựng và quản lý văn bản của Cục Hàng không Việt Nam.

Điều 3. Chánh Văn phòng, các Trưởng phòng, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Cục Hàng không Việt Nam và các cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này ./.

QUY CHẾ

XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CỤC HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3088/QĐ-CHK ngày 05/8/2011 của Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế xây dựng và quản lý văn bản hành chính của Cục Hàng không Việt Nam (sau đây gọi tắt là Quy chế) quy định về:

a) Nguyên tắc, trình tự, thủ tục soạn thảo, thẩm định và ban hành văn bản hành chính của Cục Hàng không Việt Nam;

b) Quản lý các văn bản hành chính tại Cục Hàng không Việt Nam;

c) Rà soát và kiến nghị xử lý các văn bản hành chính có chứa quy phạm pháp luật về hàng không dân dụng.

2. Quy chế này không điều chỉnh hoạt động sau đây:

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CỤC HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

CỤC TRƯỞNG CỤC HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 94/2009/QĐ-TTg ngày 16/07/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hàng không Việt Nam trực thuộc Bộ Giao thông vận tải;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1485/2004/QĐ-BCA(A11) ngày 20/12/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về danh mục bí mật nhà nước độ Mật trong ngành giao thông vận tải;

Căn cứ Quyết định số 23/2005/QĐ-BGTVT ngày 30/3/2005 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước thuộc Bộ Giao thông vận tải;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế xây dựng và quản lý văn bản hành chính của Cục Hàng không Việt Nam".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Bãi bỏ Quyết định số 1645/CHK-VP ngày 14/7/2005 của Cục Hàng không dân dụng Việt Nam ban hành Quy chế Xây dựng và quản lý văn bản của Cục Hàng không Việt Nam.

Điều 3. Chánh Văn phòng, các Trưởng phòng, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Cục Hàng không Việt Nam và các cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này ./.

QUY CHẾ

XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CỤC HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3088/QĐ-CHK ngày 05/8/2011 của Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế xây dựng và quản lý văn bản hành chính của Cục Hàng không Việt Nam (sau đây gọi tắt là Quy chế) quy định về:

a) Nguyên tắc, trình tự, thủ tục soạn thảo, thẩm định và ban hành văn bản hành chính của Cục Hàng không Việt Nam;

b) Quản lý các văn bản hành chính tại Cục Hàng không Việt Nam;

c) Rà soát và kiến nghị xử lý các văn bản hành chính có chứa quy phạm pháp luật về hàng không dân dụng.

2. Quy chế này không điều chỉnh hoạt động sau đây:

a) Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật về Hàng không dân dụng;

b) Xây dựng và quản lý văn bản của các tổ chức chính trị, đoàn thể.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc Cục Hàng không Việt Nam và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc xây dựng và quản lý văn bản hành chính quy định tại Khoản 1 Điều 1 của Quy chế này.

Điều 3. Giải thích thuật ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. "Văn bản hành chính" là văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý, bao gồm: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.

2. “Văn bản quy phạm nội bộ” là văn bản do Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam ban hành có chứa đựng các quy định được áp dụng lâu dài, thường xuyên trong cơ quan, đơn vị thuộc Cục Hàng không Việt Nam.

3. "Tài liệu mật" là tài liệu có chứa các thông tin thuộc bí mật nhà nước độ tuyệt mật, tối mật và mật theo quy định của các văn bản pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và được xác định bằng dấu "TUYỆT MẬT", "TỐI MẬT" và "MẬT" đóng trên văn bản.

4. “Bản gốc văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

5. "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.

6. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính văn bản và được trình bày theo thể thức quy định.

7. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung từ bản chính văn bản và được trình bày theo thể thức quy định.

8. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung từ bản sao y bản chính của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định.

9. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân;

10. “Văn bản khẩn” là văn bản được cơ quan có thẩm quyền xác định cần phải nhanh chóng chuyển đến cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm trong một thời gian nhất định được xác định bằng dấu “HOẢ TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” hoặc “KHẨN” đóng trên văn bản.

11. “Văn bản đến” là tất cả các văn bản, tài liệu, kể cả đơn, thư do các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước gửi đến Cục Hàng không Việt Nam theo đường công văn hoặc gửi trực tiếp (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật).

12. “Văn bản đi” là tất cả văn bản do Cục Hàng không Việt Nam gửi các tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước.

13. “Văn bản lưu hành nội bộ” là văn bản do các cơ quan, đơn vị phát hành nhằm trao đổi chuyên môn, nghiệp vụ, thông tin trong nội bộ Cục Hàng không Việt Nam.

14. “Cơ quan” là Văn phòng, các Phòng thuộc Cục Hàng không Việt Nam.

15. "Đơn vị" là các Cảng vụ Hàng không khu vực, Trung tâm Y tế Hàng không, Tạp chí Hàng không và Ban Quản lý các dự án sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước.

Chương II

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 4. Các yêu cầu đối với soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

1. Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính phải bảo đảm các nguyên tắc sau đây:

a) Văn bản hành chính không được trái với các quy định của các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản của cấp trên ban hành về cùng một vấn đề; giữa các văn bản hành chính phải thống nhất, đồng bộ với nhau và không có sự mâu thuẫn, chồng chéo;

b) Văn bản hành chính được ban hành phải đúng thẩm quyền;

c) Văn bản hành chính phải bảo đảm về mặt hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và ngôn ngữ sử dụng.

2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về nội dung của văn bản hành chính do cơ quan, đơn vị mình soạn thảo.

3. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về việc thẩm định các yêu cầu quy định tại Khoản 1 Điều này và các nội dung đánh giá khác theo quy định của Quy chế này.

Điều 5. Trách nhiệm soạn thảo văn bản hành chính

1. Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản hành chính có trách nhiệm sau đây:

a) Đề xuất hình thức, thẩm quyền ban hành và xác định nội dung của văn bản;

b) Xác định độ mật, khẩn của văn bản;

c) Thu thập, phân tích, xử lý các thông tin, tài liệu có liên quan;

d) Tổ chức soạn thảo văn bản;

đ) Chỉnh lý dự thảo;

e) Chuyển dự thảo văn bản kèm theo hồ sơ trình (nếu có) cho Văn phòng hoặc trực tiếp trình Lãnh đạo Cục ký ban hành.

2. Đối với văn bản quy phạm nội bộ, quy trình soạn thảo và ban hành áp dụng tương tự quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định tại Quyết định số 724/QĐ-CHK ngày 17/3/2011 của Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam ban hành Quy chế soạn thảo, thẩm định, rà soát, hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật.

3. Các cơ quan, đơn vị phải lập phiếu trình giải quyết công việc về các nội dung quy định tại điểm a, b khoản 1 Điều này và triển khai ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Cục, trừ văn bản đã có kế hoạch. Không được gửi trực tiếp ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Cục cho các cơ quan, đơn vị có liên quan để triển khai.

4. Việc lấy ý kiến góp ý theo Điểm đ Khoản 1 Điều này có thể được thực hiện qua hệ thống mạng điện tử. Thủ tục lấy ý kiến và góp ý cho dự thảo văn bản qua hệ thống mạng điện tử theo quy định về quản lý và sử dụng công nghệ thông tin của Cục Hàng không Việt Nam.

Các cơ quan, đơn vị gửi công văn xin ý kiến bằng văn bản cho các cơ quan, đơn vị và cá nhân được hỏi ý kiến đối với văn bản hành chính theo chỉ đạo của Lãnh đạo Cục.

Điều 6. Nội dung và hình thức của văn bản hành chính

1. Ngoài quy định tại Khoản 1 Điều 4 của Quy chế này, dự thảo văn bản trình Lãnh đạo Cục phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

a) Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

b) Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; phù hợp với quy định của pháp luật;

c) Phù hợp với yêu cầu giải quyết công việc;

d) Thể hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục.

2. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định tại Chương VII của Quy chế này.

Điều 7. Thẩm định dự thảo văn bản hành chính

1. Dự thảo văn bản hành chính ký nhân danh Cục Hàng không Việt Nam phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị soạn thảo xem xét, điều chỉnh và ký nháy ngay cuối dòng nội dung của văn bản, đối với văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang và các trang phụ lục (nếu có).

2. Trước khi trình ký ban hành, dự thảo văn bản hành chính có chữ ký nháy của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải gửi Văn phòng để thẩm định về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Việc thẩm định các văn bản hành chính được thực hiện bằng hình thức ký nháy của Lãnh đạo Văn phòng vào văn bản, ở phần cuối nơi nhận.

3. Trường hợp phát hiện các sai sót trong văn bản, Văn phòng thông báo cho cơ quan, đơn vị soạn thảo để chỉnh lý dự thảo văn bản. Trường hợp văn bản do các cơ quan, đơn vị trình trực tiếp và đã được ký mà Văn phòng phát hiện sai sót thì thông báo cho cơ quan, đơn vị soạn thảo chỉnh lý và trình ký lại.

Điều 8. Thủ tục trình văn bản hành chính

1. Cơ quan, đơn vị soạn thảo có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ gửi Văn phòng hoặc trực tiếp trình Lãnh đạo Cục ký ban hành. Hồ sơ bao gồm các tài liệu sau đây:

a) Dự thảo văn bản để Lãnh đạo Cục ký;

b) Các ý kiến đóng góp của các cơ quan, đơn vị và cá nhân (nếu có);

c) Các tài liệu có liên quan khác (nếu có).

2. Đối với văn bản cần dịch ra tiếng nước ngoài theo quy định tại Điều 43 của Quy chế này (trừ văn bản giao dịch nghiệp vụ thông thường gửi qua thư điện tử) cần trình Lãnh đạo Cục ký ban hành, hồ sơ trình ký phải gồm cả bản tiếng Việt và tiếng Anh có ý kiến thẩm định của Phòng Pháp chế - Hợp tác quốc tế.

3. Sau khi nhận được hồ sơ trình ký đã được thẩm định, Lãnh đạo Cục xem xét ký văn bản hoặc trả lại cơ quan, đơn vị soạn thảo để làm rõ một số nội dung hoặc yêu cầu chỉnh lý lại dự thảo văn bản.

4. Cơ quan, đơn vị soạn thảo có trách nhiệm chỉnh lý văn bản và trình ký lại.

5. Văn phòng có trách nhiệm chuyển dự thảo văn bản cho cơ quan, đơn vị soạn thảo sau khi được Lãnh đạo Cục ký để sao chụp.

Điều 9. Ký văn bản hành chính

1. Thẩm quyền ký văn bản của Cục Hàng không Việt Nam theo quy định tại Điều 12 của Quy chế làm việc của Cục Hàng không Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 2721/QĐ-CHK ngày 08/7/2011 của Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam.

2. Văn bản ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền Cục trưởng phải gửi một (01) bản cho Cục trưởng và một (01) bản cho Phó Cục trưởng được Cục trưởng giao phụ trách lĩnh vực đó (nếu có) để báo cáo.

3. Văn bản của Hội đồng, Ban, Tổ do Cục trưởng thành lập ngoài tổ chức theo Quyết định số 94/2009/QĐ-TTg ngày 16/7/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hàng không Việt Nam trực thuộc Bộ Giao thông vận tải có thể được sử dụng con dấu của Cục Hàng không Việt Nam. Việc sử dụng con dấu và chức danh tương ứng phải được thể hiện trong quyết định thành lập tổ chức đó.

4. Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng.

5. Chức vụ của người ký ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách; không ghi lại tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, trừ văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, đơn vị, tổ chức ban hành.

Điều 10. In ấn, sao chụp

1. In ấn, sao chụp đúng số lượng quy định phát hành:

a) Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì cơ quan, đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư;

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác không thuộc phạm vi điều chỉnh và liên quan đến nội dung của văn bản.

2. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, in ấn, sao chụp theo đúng thời gian quy định.

3. Việc soạn thảo, đánh máy, in ấn, sao, chụp, ký ban hành văn bản mật do Lãnh đạo Cục quyết định và được thực hiện theo các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Chương III

QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN

Điều 11. Nguyên tắc xử lý văn bản đến

1. Văn bản đến, kể cả văn bản do Lãnh đạo Cục và các cơ quan nhận trực tiếp phải được chuyển đến bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký vào sổ công văn đến.

2. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), số và ký hiệu của văn bản ghi trên bì phải đúng với sổ giao nhận văn bản.

3. Văn bản đến phải làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký ngay trong ngày; nếu văn bản gửi đến vào cuối ngày làm việc thì có thể làm thủ tục vào sáng ngày làm việc tiếp theo, trừ văn bản khẩn.

Điều 12. Trình tự xử lý văn bản đến

1. Khi tiếp nhận, đăng ký văn bản, Văn thư có trách nhiệm thực hiện các bước sau đây:

a) Bóc bì văn bản đến, trừ trường hợp trên bì có dấu hiệu của tài liệu mật, văn bản gửi đích danh cơ quan nhận, người nhận và văn bản gửi cho tổ chức đảng, công đoàn, đoàn thanh niên Cục Hàng không Việt Nam;

b) Kiểm tra, đối chiếu tài liệu trong bì với số, ký hiệu ghi trên bì và lập phiếu báo hoặc phiếu gửi lại văn bản trình Lãnh đạo Văn phòng ký để thông báo cho nơi gửi trong các trường hợp: thiếu tài liệu; hoặc văn bản đến không tuân thủ quy định hành chính như gửi vượt quá cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không đúng thể thức, bản sao chụp (trừ bản fax), nhàu nát hoặc có chữ mờ khó đọc;

c) Đóng dấu “Công văn đến” vào khoảng trống trên đầu hoặc dưới phần trích yếu của văn bản;

d) Nhập vào Sổ giao nhận văn bản các thông tin: Số, ký hiệu; ngày ban hành; ngày nhận; cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi; tên người ký; trích yếu văn bản;

đ) Phân loại văn bản theo các tiêu chí phục vụ cho việc chuyển và xử lý văn bản;

e) Nhập dữ liệu vào chương trình quản lý văn bản của Cục Hàng không Việt Nam.

2. Văn thư phải ưu tiên làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển ngay cho Lãnh đạo Văn phòng xử lý đối với các văn bản khẩn. Văn phòng có trách nhiệm hướng dẫn xử lý trường hợp văn bản đến có dấu “Hoả tốc” có hẹn giờ gửi đến Cục Hàng không Việt Nam ngoài giờ hành chính để kịp thời xử lý công việc.

3. Trường hợp nhận được tài liệu mà bì ngoài có dấu hiệu của tài liệu mật thì thực hiện các yêu cầu quy định tại Điều 27 của Quy chế này.

4. Trường hợp văn bản đến bằng tiếng nước ngoài, thì quy trình xử lý như sau:

a) Văn thư chuyển văn bản cho Phòng Pháp chế-Hợp tác quốc tế dịch ra tiếng Việt trước khi trình Lãnh đạo Văn phòng. Các cơ quan, đơn vị khi nhận được trực tiếp văn bản đến bằng nước ngoài thuộc thẩm quyền giải quyết của Cục cần chuyển ngay cho Văn thư để xử lý theo quy trình.

b) Lãnh đạo Văn phòng phân loại theo hai loại: văn bản cần trình Lãnh đạo Cục và văn bản chuyển trực tiếp các cơ quan, đơn vị.

5. Trừ trường hợp quy định tại khoản 2, 3 Điều này, sau khi hoàn tất thủ tục tiếp nhận, đăng ký, Văn thư có trách nhiệm chuyển cho Lãnh đạo Văn phòng để phân công lập phiếu trình văn bản và đề xuất xử lý.

6. Lãnh đạo Văn phòng ký vào phiếu trình trước khi trình Lãnh đạo Cục. Văn bản đến phải trình ngay trong ngày để xin ý kiến giải quyết.

7. Văn phòng nhận lại phiếu trình, văn bản sau khi Lãnh đạo Cục duyệt, chuyển cho Văn thư. Văn thư có trách nhiệm thực hiện các bước sau đây:

a) Vào sổ theo dõi;

b) Chuyển văn bản gốc kèm theo phiếu trình cho cơ quan, đơn vị được giao chủ trì xử lý;

c) Chuyển bản sao văn bản, phiếu trình cho Lãnh đạo Cục được Cục trưởng phân công chỉ đạo;

d) Chuyển bản sao văn bản, phiếu trình cho cơ quan, đơn vị phối hợp;

đ) Văn thư lưu một (01) bản sao văn bản, phiếu trình.

Điều 13. Trình tự xử lý văn bản đi

1. Cơ quan, đơn vị soạn thảo có trách nhiệm sau đây:

a) Sao chụp văn bản gửi đi sau khi đã có đủ chữ ký của những người có thẩm quyền và chuyển cho Văn thư;

b) Không được tự sửa chữa nội dung của dự thảo văn bản đã được ký khi chưa được người có thẩm quyền cho phép;

c) Cung cấp địa chỉ bưu điện của tổ chức, cá nhân nhận văn bản cho Văn thư (khi có yêu cầu).

2. Văn thư có trách nhiệm ghi số văn bản, đóng dấu, vào sổ theo dõi văn bản và gửi đến các cơ quan, đơn vị có liên quan. Bản gốc văn bản do Văn thư lưu. Văn thư chỉ được đóng dấu vào văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, ký nháy của Lãnh đạo Văn phòng và của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị soạn thảo.

3. Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản có thể trực tiếp gửi văn bản cho các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan. Khi tự gửi văn bản, người nhận gửi văn bản phải ký vào sổ phát công văn theo hướng dẫn của Văn thư.

4. Khi đóng dấu mà phát hiện văn bản có sai sót, Văn thư thông báo cho cơ quan, đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa văn bản và trình ký lại, đồng thời báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để xin ý kiến chỉ đạo (nếu cần).

5. Văn bản đi phải được hoàn thành các thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày ký văn bản, trường hợp không thể chuyển phát trong ngày ký thì chuyển trong ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp thông tin nhanh có thể chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc qua mạng điện tử. Việc chuyển qua mạng điện tử do cơ quan, đơn vị soạn thảo thực hiện.

6. Trường hợp văn bản phải chuyển đến nơi nhận gấp thì Văn thư đóng dấu độ khẩn sau khi có ý kiến đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng và ưu tiên chuyển văn bản đến nơi nhận.

7. Việc gửi tài liệu thuộc bí mật Nhà nước thực hiện theo quy định tại Điều 37 của Quy chế này.

Điều 14. Thời hạn xử lý văn bản đi

1. Văn bản khẩn và những văn bản có nội dung cấp bách phải được xử lý ngay.

2. Văn bản có thời hạn xử lý phải thực hiện đúng thời hạn quy định.

3. Văn bản đã có trong chương trình hoặc kế hoạch phải thực hiện theo tiến độ quy định trong chương trình hoặc kế hoạch.

4. Ngoài các trường hợp quy định tại khoản 1, 2 và 3 nói trên, thời hạn xử lý cuối cùng là mười (10) ngày làm việc, trường hợp phức tạp hoặc nội dung quan trọng đòi hỏi nhiều thời gian xử lý, thời hạn xử lý có thể được kéo dài nhưng không quá mười lăm (15) ngày làm việc.

Điều 15. Bản sao văn bản

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản theo quy định tại Chương III Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2. Các hình thức sao văn bản bao gồm sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

3. Bản sao văn bản phải thể hiện đầy đủ các yếu tố sau: hình thức sao; tên cơ quan sao văn bản; số, ký hiệu của bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận. Trường hợp các thành phần thể thức sao không thể trình bày trên cùng một trang giấy, ngay cuối văn bản được sao, thì trình bày các thành phần thể thức ở trang riêng; ghi tên, số ký hiệu, ngày tháng ban hành, trích yếu nội dung của văn bản được sao ở phần ghi chú; và có thể đóng dấu giáp lai vào bản sao văn bản.

4. Các bản sao của văn bản có giá trị như bản chính.

5. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không thực hiện đúng thể thức sao văn bản chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Điều 16. Quản lý các loại giấy tờ có liên quan

Văn phòng chịu trách nhiệm lập, quản lý và theo dõi các loại giấy tờ mẫu in sẵn bao gồm giấy giới thiệu, giấy xin vé miễn giảm cước, giấy công tác, các loại tài liệu, tư liệu, báo chí, bản tin và các loại giấy tờ khác.

Điều 17. Lập danh mục hồ sơ nộp lưu

1. Trước ngày 15 tháng 12 hàng năm, các cơ quan, đơn vị phải lập danh mục hồ sơ nộp lưu cho năm sau và gửi đến Văn phòng.

2. Văn phòng có trách nhiệm tập hợp các bản danh mục hồ sơ nộp lưu của các cơ quan, đơn vị; tổng hợp điều chỉnh các bản danh mục để xây dựng thành bản danh mục hồ sơ nộp lưu của cơ quan trình Lãnh đạo Cục phê duyệt.

Điều 18. Lập hồ sơ công việc

1. Vào đầu năm, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ nộp lưu đã được phê duyệt tổ chức lập hồ sơ công việc. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phải thường xuyên chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra việc lập hồ sơ thuộc phạm vi xử lý của mình.

2. Các cán bộ, nhân viên được phân công lập hồ sơ công việc phải tiến hành mở hồ sơ; thu thập công văn, giấy tờ đưa vào hồ sơ; sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ; kết thúc hồ sơ và viết bìa hồ sơ theo quy định của các văn bản pháp luật hiện hành.

3. Văn phòng chịu trách nhiệm hướng dẫn lập hồ sơ công việc cho các cán bộ, nhân viên của các cơ quan, đơn vị.

Điều 19. Tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ bao gồm:

a) Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành hàng không dân dụng;

b) Các hồ sơ công việc;

c) Các sổ ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị; các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học, dự án, hồ sơ; các sơ đồ, bản đồ, họa đồ; băng ghi âm, ghi hình, đĩa mềm hoặc các dạng tài liệu khác có chứa nội dung công việc.

2. Văn phòng tổ chức lưu trữ các tài liệu của Cục Hàng không Việt Nam. Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ Cục Hàng không Việt Nam được ban hành kèm theo Quyết định số 4522/QĐ-CHK ngày 17/12/2010 của Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam.

3. Tài liệu phục vụ hoạt động chuyên môn của các cơ quan, đơn vị do các cơ quan, đơn vị tự lưu trữ; các hồ sơ nhân sự do Phòng Tổ chức cán bộ lưu trữ; các hồ sơ đảng viên do tổ chức Đảng lưu trữ; các văn bản của các đoàn thể do các đoàn thể đó lưu trữ.

Điều 20. Giao nộp tài liệu lưu trữ

1. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm sau đây:

a) Giao nộp cho Văn phòng các hồ sơ công việc đã xử lý xong sau một (01) năm kể từ thời điểm kết thúc công việc hoặc công trình khoa học đã được nghiệm thu chính thức theo danh mục hồ sơ nộp lưu và sau ba (03) tháng kể từ ngày công trình xây dựng cơ bản đã được quyết toán;

b) Thông báo cho Văn phòng về các hồ sơ công việc và tài liệu lưu trữ phải nộp theo danh mục hồ sơ nộp lưu nhưng cần giữ lại để xử lý tiếp;

c) Đánh giá và tiêu huỷ các văn bản, tài liệu có giá trị bảo quản tạm thời đã hết giá trị sử dụng.

2. Phòng Khoa học Công nghệ và Môi trường có trách nhiệm nộp lưu trữ các đề tài nghiên cứu khoa học Hàng không dân dụng đã được nghiệm thu.

3. Cơ quan, đơn vị có nhu cầu giữ lại những hồ sơ công việc đã kết thúc thì làm thủ tục mượn tài liệu.

4. Khi giao nộp tài liệu phải lập hai (02) bản “Biên bản bàn giao tài liệu” và hai (02) bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. Cơ quan, đơn vị giao nộp và Văn phòng giữ mỗi loại một (01) bản.

Điều 21. Quản lý tài liệu lưu trữ

1. Việc quản lý tài liệu lưu trữ thuộc nguồn lưu trữ của Cục Hàng không Việt Nam được thực hiện như sau:

a) Thu nhận tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ vào Quý I hàng năm;

b) Thống kê và báo cáo về tài liệu lưu trữ;

c) Nhập và xử lý các dữ liệu về tài liệu lưu trữ trong hệ thống máy tính;

d) Chỉnh lý, sắp xếp và lập danh mục tài liệu lưu để lưu trữ vào kho lưu trữ;

đ) Bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ và các dữ liệu về tài liệu lưu trữ trong hệ thống máy tính theo quy định của pháp luật;

e) Nộp tài liệu lưu trữ cho Bộ Giao thông vận tải theo quy định;

g) Tổ chức phòng đọc và khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định;

h) Tổ chức thanh lý và huỷ bỏ các tài liệu lưu trữ hàng năm theo quy định của pháp luật hiện hành.

2. Văn phòng có trách nhiệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ thuộc nguồn lưu trữ của Cục Hàng không Việt Nam.

Chương IV

SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU THUỘC BÍ MẬT NHÀ NƯỚC

Điều 22. Danh mục bí mật Nhà nước trong ngành hàng không dân dụng

Danh mục bí mật Nhà nước trong ngành Hàng không dân dụng bao gồm:

1. Các tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước tại Quyết định số 1485/2004/QĐ-BCA(A11) ngày 20/12/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về danh mục bí mật nhà nước độ Mật trong ngành Giao thông vận tải phát sinh trong hoạt động Hàng không dân dụng.

2. Các bí mật Nhà nước khác được hình thành theo quy định của các văn bản pháp luật khác.

3. Các tài liệu, vật do các cơ quan, đơn vị chuyển đến Cục Hàng không Việt Nam thuộc phạm vi bí mật Nhà nước.

Điều 23. Bảo vệ bí mật nhà nước

1. Việc bảo vệ bí mật Nhà nước thuộc Cục Hàng không Việt Nam phải thực hiện theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, Quyết định số 23/2005/QĐ-BGTVT ngày 30 tháng 3 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước thuộc Bộ Giao thông vận tải và Quy chế này.

2. Các tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước thì tuỳ theo mức độ mật, trước khi gửi đi, phải đóng dấu độ mật tương ứng: Tuyệt mật, Tối mật hoặc Mật.

3. Người soạn thảo, đánh máy, in ấn, sao chụp tài liệu, ghi sổ, chuyển giao, vận chuyển, sử dụng, lưu trữ, quay phim, chụp ảnh và thực hiện công việc có liên quan đến bí mật Nhà nước có trách nhiệm bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định của các văn bản pháp luật có liên quan và Quy chế này.

4. Người làm công tác liên quan trực tiếp đến bí mật Nhà nước phải có phẩm chất chính trị tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao và phải cam kết bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 24. Soạn thảo, in, sao, chụp tài liệu thuộc bí mật Nhà nước

1. Người được giao soạn thảo tài liệu thuộc bí mật Nhà nước có trách nhiệm sau đây:

a) Báo cáo Thủ trưởng cơ quan về độ mật, nơi nhận hoặc thay đổi độ mật của tài liệu để trình Cục trưởng quyết định;

b) Quản lý, lưu trữ tài liệu và bảo vệ bí mật của tài liệu trong quá trình soạn thảo.

2. Việc in, sao, chụp tài liệu mật phải thực hiện các quy định sau đây:

a) Tiến hành ở nơi bảo đảm bí mật, an toàn;

b) Được phép của Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam về việc in, sao, chụp tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước và số lượng được in, sao, chụp;

c) Bảo quản tài liệu, vật được in, sao, chụp thuộc bí mật Nhà nước như tài liệu gốc;

d) Người có trách nhiệm thực hiện việc in, sao, chụp chỉ được in, sao, chụp đúng số lượng được phép và phải huỷ ngay những bản thừa hoặc bị hỏng;

đ) Sau khi đánh máy, in, sao chụp phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần) và ghi vào sổ theo dõi đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu;

e) Thực hiện các quy định của pháp luật về việc sử dụng máy tính nối mạng để soạn thảo, in, sao, lưu tài liệu mật.

3. Bí mật Nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và đóng dấu độ mật ghi rõ họ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.

4. Người xin sao, chụp, ghi âm, ghi hình, quay phim các bí mật Nhà nước do Cục Hàng không Việt Nam quản lý phải:

a) Có công văn đề nghị hoặc giấy giới thiệu do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký và đóng dấu (nếu có), trong đó phải nêu rõ lý do;

b) Xuất trình giấy tờ tuỳ thân (đối với người ngoài Cục Hàng không Việt Nam);

c) Ghi vào phiếu đăng ký sao chụp, in, chụp ảnh, ghi âm, ghi hình, quay phim các bí mật Nhà nước sau khi được Cục trưởng cho phép.

5. Văn thư có trách nhiệm quản lý phiếu đăng ký sao, chụp, in, chụp ảnh, ghi âm, ghi hình; vào sổ và lưu trữ phiếu đăng ký này và các tài liệu có liên quan.

Điều 25. Vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước

1. Việc vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước phải thực hiện theo các yêu cầu sau đây:

a) Việc vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước ở trong nước do cán bộ làm công tác văn thư thực hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành bưu chính;

b) Việc vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước ra nước ngoài do lực lượng giao liên ngoại giao thực hiện;

c) Khi vận chuyển tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước phải có đủ phương tiện bảo quản như hòm sắt, cặp có khoá chắc chắn và lực lượng bảo vệ (nếu cần thiết) để bảo đảm an toàn trong quá trình vận chuyển. Trong quá trình vận chuyển không được dừng, đỗ hoặc để tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước ở nơi không bảo đảm an toàn và phải luôn giữ cẩn thận, bảo đảm tuyệt đối an toàn;

d) Nơi gửi và nơi nhận tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu nhằm phát hiện những sai sót để xử lý kịp thời.

2. Việc vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước phải thực hiện nguyên tắc giữ kín và niêm phong.

3. Việc giao, nhận tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước giữa các khâu soạn thảo, đánh máy, in, sao, chụp, văn thư, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết, người cất giữ, bảo quản, lưu trữ phải được ghi vào sổ và ký nhận giữa bên nhận và bên giao. Việc giao nhận tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước được thực hiện trực tiếp tại nơi làm việc và phải bảo đảm tuyệt đối an toàn.

Điều 26. Gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước

1. Việc gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước phải thực hiện theo các quy định sau đây:

a) Vào sổ: Văn thư có trách nhiệm ghi vào Sổ “Tài liệu đi”trước khi gửi để theo dõi. Sổ “Tài liệu đi” phải ghi đầy đủ các mục: số thứ tự (đồng thời là số tài liệu gửi đi), ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi chú. Trường hợp gửi tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi Chánh Văn phòng cho phép. Tài liệu gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi;

b) Làm bì: bì gửi tài liệu mật phải sử dụng loại riêng; giấy làm bì phải dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ phải dán kín, khó bóc.

Tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” gửi bằng hai bì. Bì ngoài ghi như tài liệu bình thường, đóng dấu hiệu mang ký hiệu của độ “Tuyệt mật”;

c) Bì trong của tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước độ "Tuyệt mật": Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật”. Nếu tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Bì ngoài phải đóng các dấu hiệu tương ứng với độ mật của tài liệu theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.

3. Nội dung bí mật Nhà nước nếu truyền bằng phương tiện viễn thông hoặc máy tính phải tuân theo quy định của pháp luật về truyền bằng phương tiện viễn thông hoặc máy tính. Không được truyền tin bí mật Nhà nước qua máy fax hoặc điện thoại.

Điều 27. Nhận tài liệu, vật thuộc bí mật nhà nước

1. Khi nhận được bì đựng tài liệu có đóng dấu ký hiệu của độ mật, nhân viên Văn thư có trách nhiệm vào sổ “Tài liệu mật đến” ký hiệu ngoài bì, sau đó chuyển chuyển ngay cho Chánh Văn phòng để trình Cục trưởng, trường hợp Chánh Văn phòng đi vắng trình Phó Chánh Văn phòng được phân công thay mặt Chánh Văn phòng.

2. Trường hợp tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì Văn thư vào sổ tài liệu mật đến và chuyển ngay cho người có tên trên bì.

3. Trường hợp người có tên trên bì đi vắng thì Văn thư chuyển cho Chánh Văn phòng giải quyết. Văn thư không được bóc bì.

4. Trường hợp thấy tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục thì Văn thư chuyển ngay cho Chánh Văn phòng và thông báo lại cho nơi gửi.

5. Trường hợp phát hiện tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bì, lộ bí mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì Văn thư phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xin ý kiến xử lý.

Điều 28. Thu hồi tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước

Những tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. Khi nhận hoặc trả phải kiểm tra, đối chiếu sổ gửi và nhận tài liệu mật để bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.

Điều 29. Thống kê, lưu trữ, bảo quản tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước

1. Các tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưu trữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt theo trình tự về thời gian, độ mật; không được tự động mang ra khỏi cơ quan.

2. Tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật”, “Tối mật” phải được lưu trữ riêng. Người được phân công lưu trữ tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước phải thường xuyên kiểm tra, thống kê và báo cáo Chánh Văn phòng.

3. Văn phòng có trách nhiệm thống kê, lưu trữ và bảo quản tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước do Cục Hàng không Việt Nam quản lý.

Điều 30. Phổ biến, nghiên cứu, sử dụng tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước

1. Việc phổ biến, nghiên cứu, sử dụng tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước do Cục hàng không Việt Nam quản lý phải đúng phạm vi, đối tượng, mục đích và tại địa điểm do Chánh Văn phòng bố trí.

2. Hết giờ làm việc, người được giao quản lý tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước phải cất tài liệu, vật vào tủ hoặc két sắt có khoá.

3. Người được giao quản lý, xử lý tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước không được phép mang tài liệu, vật ra khỏi Cục Hàng không Việt Nam. Trường hợp đưa tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước ra khỏi cơ quan thì phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Có ý kiến đồng ý của Thủ trưởng cơ quan mình;

b) Được phép của Cục trưởng Cục hàng không Việt Nam;

c) Bảo đảm thực hiện chế độ quản lý, bảo quản, giữ bí mật theo quy định.

4. Trường hợp bị mất, hư hỏng tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước trong quá trình vận chuyển thì phải báo cáo ngay Thủ trưởng cơ quan và Cục trưởng để có biện pháp giải quyết kịp thời.

5. Người mang tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước đi phổ biến, nghiên cứu hoặc sử dụng, sau khi hoàn thành, phải bàn giao cho Văn thư. Việc bàn giao phải được thể hiện bằng biên bản chi tiết và lưu vào hồ sơ của tài liệu, vật đó.

Điều 31. Cung cấp tin tức bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài

1. Các cán bộ, công nhân viên chức của các cơ quan, đơn vị thuộc Cục Hàng không Việt Nam khi quan hệ, tiếp xúc với tổ chức, cá nhân nước ngoài không được tiết lộ tin tức thuộc bí mật Nhà nước.

2. Khi tiến hành chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ nếu có yêu cầu cung cấp những tin tức thuộc phạm vi bí mật Nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải tuân theo nguyên tắc sau đây:

a) Bảo vệ lợi ích quốc gia;

b) Chỉ cung cấp những tin tức được cấp có thẩm quyền quy định tại Khoản 3 Điều này cho phép;

c) Yêu cầu bên nhận sử dụng tin tức đúng mục đích và không được tiết lộ cho bên thứ ba.

3. Việc cung cấp thông tin thuộc bí mật Nhà nước cho các tổ chức, cá nhân nước ngoài theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, Điều 15 Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước thuộc Bộ Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định số 23/2005/QĐ-BGTVT ngày 30/3/2005 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

4. Cơ quan, đơn vị xin cung cấp thông tin phải gửi dự thảo văn bản để Cục trưởng ký gửi cơ quan có thẩm quyền. Văn bản bao gồm các nội dung: lý do cung cấp; tổ chức, cá nhân nước ngoài được cung cấp; phạm vi, mục đích sử dụng.

Điều 32. Mang tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước ra nước ngoài

Cán bộ, công nhân viên chức trong ngành Hàng không chỉ được phép mang tài liệu thuộc bí mật Nhà nước ra nước ngoài để phục vụ công tác và phải thực hiện theo các quy định sau:

1. Phải được sự đồng ý của Cục trưởng và sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 3 Điều 30 của Quy chế này;

2. Trong thời gian ở nước ngoài phải có biện pháp quản lý, bảo vệ bí mật tài liệu, vật mang theo.

3. Khi về nước phải nộp lại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước cho cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu.

Điều 33. Tiêu huỷ tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước

1. Việc tiêu huỷ tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước phải do Cục trưởng Cục Hàng không Việt Nam quyết định.

2. Trong quá trình tiêu huỷ tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước phải bảo đảm không để lộ, để lọt bí mật Nhà nước.Việc tiêu huỷ vật thuộc phạm vi bí mật Nhà nước phải làm thay đổi hình dạng và tính năng, tác dụng của vật mang bí mật Nhà nước. Tiêu huỷ tài liệu phải đốt, xén, nghiền nhỏ bảo đảm không thể phục hồi được tài liệu.

3. Ngoài các quy định tại khoản 1, 2 nói trên, việc tiêu huỷ tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước phải tuân theo quy định của pháp luật về tiêu huỷ tài liệu.

Chương V

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 34. Quản lý con dấu của Cục

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu của Cục Hàng không Việt Nam trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật quản lý, sử dụng con dấu.

2. Con dấu của Cục Hàng không Việt Nam được giao cho nhân viên văn thư của Văn phòng quản lý và đóng dấu. Nhân viên văn thư được giao quản lý và đóng dấu có trách nhiệm sau đây:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của Chánh Văn phòng hoặc Cục trưởng;

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, tài liệu do Cục Hàng không Việt Nam phát hành;

d) Không được đóng dấu khống chỉ hoặc đóng dấu vào văn bản, tài liệu không có nội dung hoặc đóng dấu trước khi ký;

đ) Phải báo cáo ngay với Lãnh đạo Văn phòng khi bị mất dấu.

3. Nhân viên văn thư được giao quản lý và sử dụng con dấu chỉ được đóng dấu vào các văn bản, tài liệu sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và ký nháy của Lãnh đạo Văn phòng.

Điều 35. Quản lý dấu của các cơ quan, đơn vị, cá nhân

1. Thủ trưởng của cơ quan, đơn vị được sử dụng con dấu phải giao cho một (01) cán bộ hoặc nhân viên quản lý và đóng dấu. Cán bộ, nhân viên quản lý và đóng dấu có trách nhiệm quy định tại khoản 2 Điều 34 của Quy chế này.

2. Con dấu của các cơ quan, đơn vị chỉ được đóng dấu vào những văn bản, tài liệu do cơ quan, đơn vị đó ban hành.

3. Dấu họ tên cá nhân, dấu chữ ký của các cán bộ, chuyên viên sử dụng các hoạt động liên quan đến công việc của Cục Hàng không Việt Nam phải được Cục trưởng cho phép. Việc quản lý, sử dụng, phương thức đóng dấu và loại mực theo quy định của Cục trưởng và các văn bản pháp luật có liên quan.

Điều 36. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và sử dụng đúng mực dấu quy định.

2. Mực in dấu phải dùng màu đỏ theo mẫu thống nhất, trừ dấu tiêu đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký.

3. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

4. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do Chánh Văn phòng quyết định; dấu được đóng lên trang đầu của từng phụ lục và trùm lên một phần tên Cục Hàng không Việt Nam hoặc tên cơ quan tham mưu hoặc tên văn bản, tài liệu.

5. Dấu giáp lai được đóng vào các văn bản, tài liệu có nhiều trang; được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa năm (05) trang văn bản. Dấu nổi được đóng lên các văn bằng, chứng chỉ, thẻ có dán ảnh.

6. Dự thảo văn bản, tài liệu phục vụ cuộc họp, hội nghị, hội thảo được đóng dấu vào trang đấu theo đề xuất của Thủ trưởng cơ quan soạn thảo và sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng.

Điều 37. Dấu liên quan đến tài liệu thuộc bí mật Nhà nước

1. Các con dấu sử dụng đối với tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước bao gồm về: dấu độ mật, dấu ký hiệu của độ mật, dấu thu hồi tài liệu mật và dấu chỉ người có tên mới được bóc bì.

2. Hình thức, chi tiết của các loại dấu tại khoản 1 Điều này theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.

3. Nhân viên văn thư được giao quản lý các loại dấu mật, dấu ký hiệu độ mật, dấu tài liệu thu hồi, dấu chỉ người có tên mới được bóc bì chỉ được đóng các loại dấu này lên tài liệu sau khi được Chánh Văn phòng cho phép. Cán bộ soạn thảo phải chuyển cho văn thư văn bản đề xuất văn bản, tài liệu thuộc bí mật Nhà nước đã được duyệt khi đóng dấu văn bản, tài liệu.

4. Dấu về độ mật, thu hồi tài liệu mật và dấu chỉ người có tên mới được bóc bì được đóng vào góc bên trái của văn bản và phía trên của tên văn bản.

Chương VI

RÀ SOÁT VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 38. Mục đích và nội dung rà soát văn bản

1. Rà soát các văn bản hành chính nhằm phát hiện những quy định không bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp; văn bản sai thẩm quyền hoặc chồng chéo, mâu thuẫn với các văn bản khác; văn bản có chứa quy phạm pháp luật.

2. Rà soát văn bản hành chính là xem xét, đánh giá và kết luận về tính hợp pháp của văn bản. Văn bản hợp pháp là văn bản phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Ban hành đúng căn cứ pháp lý;

b) Ban hành đúng thẩm quyền;

c) Ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày;

d) Nội dung văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật;

đ) Tuân thủ đầy đủ thủ các quy định về thủ tục xây dựng, ban hành.

Điều 39. Quy trình rà soát văn bản hành chính

1. Trường hợp phát hiện văn bản có nội dung không phù hợp với quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan, Văn phòng hoặc các cơ quan, đơn vị thuộc Cục Hàng không Việt Nam có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Phòng Pháp chế - Hợp tác quốc tế thực hiện việc rà soát, kiểm tra văn bản.

2. Phòng Pháp chế - Hợp tác quốc tế thực hiện rà soát, kiểm tra văn bản hành chính theo trình tự sau đây:

a) Thông báo cho cơ quan, đơn vị soạn thảo hoặc cơ quan tham mưu được Cục phân công thực hiện nhiệm vụ có liên quan;

b) Thống nhất những nội dung không phù hợp và biện pháp xử lý để trình Cục trưởng quyết định. Trường hợp Phòng Pháp chế - Hợp tác quốc tế và cơ quan, đơn vị soạn thảo không thống nhất biện pháp xử lý thì báo cáo Cục trưởng quyết định.

3. Cục trưởng xem xét quyết định các biện pháp xử lý thích hợp đối với các văn bản theo quy định của pháp luật.

4. Trường hợp Cục trưởng quyết định đề xuất kiểm tra văn bản, Phòng Pháp chế- Hợp tác quốc tế lập hồ sơ gửi Vụ Pháp chế Bộ Giao thông vận tải để tiến hành các thủ tục kiểm tra và xử lý văn bản theo quy định của pháp luật.

Chương VII

THỂ THỨC VÀ CÁCH TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Điều 40. Yêu cầu về thể thức và cách trình bày văn bản hành chính

Thể thức và cách trình văn bản văn bản hành chính tuân theo quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 về công tác văn thư, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật ban hành văn bản hành chính.

Điều 41. Thể thức văn bản hành chính

1. Văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau đây:

a) Quốc hiệu;

b) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản;

c) Số, ký hiệu văn bản;

d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

đ) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

e) Nội dung văn bản;

g) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

h) Dấu của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản (nếu có);

i) Nơi nhận;

k) Dấu chỉ độ khẩn, mật đối với các văn bản khẩn, mật;

l) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành đối với các văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế;

m) Phụ lục văn bản (nếu có).

2. Ngoài các nội dung trên, các loại công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể bổ sung địa chỉ của cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử (E-mail), số điện thoại, số telex, số fax, địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).

Điều 42. Khổ giấy, kiểm trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

1. Khổ giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

2. Kiểu trình bày: Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.

Điều 43. Ngôn ngữ văn bản

1. Ngôn ngữ trong văn bản phải được thể hiện bằng tiếng Việt; từ ngữ sử dụng phải chính xác, phổ thông; cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu.

2. Phông chữ sử dụng soạn thảo văn bản trên máy tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã kỹ tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

3. Văn bản có thể được dịch ra tiếng nước ngoài theo yêu cầu của công việc. Bản dịch ra tiếng nước ngoài chỉ có giá trị tham khảo.

4. Phòng Pháp chế - Hợp tác quốc tế chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan dịch văn bản ra tiếng nước ngoài đối với các văn bản do Lãnh đạo Cục ký (nếu có yêu cầu).

Điều 44. Nguyên tắc viết hoa trong văn bản

1. Viết hoa trong văn bản phải đúng ngữ pháp, đúng chính tả; theo cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà nước; bảo đảm thuận tiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản.

2. Viết hoa trong văn bản phải đúng với cách viết thông dụng trong ngữ pháp, chính tả tiếng Việt, viết hoa trong chữ cái đầu của âm tiết như sau:

a) Đầu câu: tiêu đề, các chương, mục, điều, khoản, kết luận của văn bản;

b) Đầu câu sau dấu chấm, dấu hỏi chấm, dấu chấm than;

c) Đầu dòng sau dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy và xuống dòng;

d) Đầu câu sau dấu hai chấm và trong dấu mở, đóng ngoặc kép (nếu trích đoạn đầy đủ);

đ) Địa danh, họ và tên người;

e) Tên riêng của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, xã hội;

g) Chức danh của Đảng, Nhà nước, quân đội, tổ chức kinh tế, xã hội;

h) Các danh hiệu cao quý;

i) Các ngày lễ, ngày kỷ niệm lớn, các hoạt động xã hội, các sinh hoạt nghi lễ trong cộng đồng;

k) Tên các văn kiện của Đảng, Nhà nước, đoàn thể chính trị xã hội và các tổ chức quốc tế.

Điều 45. Quy định cách viết hoa

1. Danh từ riêng chỉ tên người được viết hoa các chữ cái đầu của các âm tiết chỉ tên riêng của người Việt Nam (Ví dụ: Hồ Chí Minh) và chữ cái đầu theo phiên âm sang tiếng Việt Nam đối với các âm tiết tạo thành tên riêng, giữa các âm tiết có gạch nối được (Ví dụ: V.I.Lê-nin).

2. Danh từ riêng chỉ địa danh được viết hoa như sau:

a) Các chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng chỉ địa danh Việt Nam (Ví dụ: Hà Nội, Đà Nẵng);

b) Các âm tiết tạo thành tên riêng, giữa các âm tiết không có gạch nối đối với danh từ riêng chỉ địa danh nước ngoài đã phiên âm theo âm Hán - Việt (Ví dụ: Trung Quốc, Nhật Bản);

c) Chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên riêng, giữa các âm tiết có gạch nối đối với danh từ riêng chỉ địa danh nước ngoài đã phiên âm theo tiếng Việt (Ví dụ: In-đô-nê-xi-a, Căm-pu-chia).

3. Danh từ riêng chỉ phương hướng viết hoa các chữ cái đầu của âm tiết chỉ phương hướng và của âm tiết chỉ địa danh, giữa các âm tiết không có gạch nối (Ví dụ: phía Bắc, phía Nam, các nước Đông Âu).

4. Tên riêng của cơ quan Đảng, Nhà nước và tổ chức kinh tế, xã hội viết hoa như sau:

a) Chữ cái đầu của các từ tạo thành tên riêng đối với cơ quan của Đảng (Ví dụ: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam);

b) Chữ cái đầu của âm tiết đầu tiên và các âm tiết chỉ chức năng tạo thành tên riêng của các cơ quan như trong các văn bản quy phạm pháp luật đối với tên của cơ quan nhà nước, Quốc hội, Chính phủ (Ví dụ: Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Bộ Giao thông vận tải, Trường Hàng không Việt Nam);

c) Chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất và của các âm tiết chỉ tính chất, chức năng, nhiệm vụ tạo thành tên riêng của tổ chức đó đối với các tổ chức xã hội (Ví dụ: Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam).

5. Danh từ chung đứng trước tên riêng của người, địa danh đặc trưng, được tôn trọng viết hoa như sau:

a) Chữ cái đầu của danh từ chung đó đối với danh từ chung đứng trước tên riêng của một lãnh tụ hoặc lãnh đạo Đảng, Nhà nước, thể hiện sự trân trọng, lịch sự, tôn kính (Bác Hồ, Cha già dân tộc);

b) Chữ cái đầu của danh từ chung đó đối với danh từ chung đứng trước tên một địa danh mang tính đặc trưng, tính lịch sử (Ví dụ: Thủ đô Hà Nội).

6. Tên tổ chức quốc tế viết hoa như sau:

a) Viết tên tiếng Việt như quy định tại khoản 4 Điều này;

b) Viết tên tiếng Anh đúng tên được thành lập;

c) Viết bằng chữ in hoa khi viết tắt tên của tổ chức đó.

7. Chức danh viết hoa chữ cái đấu của âm tiết thứ nhất và của các âm tiết chỉ tên riêng của cơ quan hoặc bộ phận (Ví dụ: Cục trưởng, Chánh Văn phòng).

8. Tên cấp bậc trong quân đội viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết chỉ tên riêng, cấp bậc, chức vụ và đơn vị tuỳ thuộc (Ví dụ: Trung tướng, Phó Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị).

9. Tên danh hiệu, giải thưởng cao quý và tên học hàm, học vị viết hoa chữ cái đầu của âm tiết đầu và âm tiết của từ chỉ danh hiệu (Ví dụ: Anh hùng Lao động, Cử nhân Kinh tế).

10. Tên các hoạt động xã hội, ngày lễ, ngày kỷ niệm viết hoa như sau:

a) Chữ cái đầu của âm tiết đầu đối với các tổ chức hoạt động xã hội (Ví dụ: Đại hội VIII của Đảng);

b) Chữ cái đầu của âm tiết đầu và âm tiết của từ chỉ tên của ngày lễ, ngày kỷ niệm (Ví dụ: Kỷ niệm ngày Quốc khánh).

11. Tên văn kiện của Đảng, Nhà nước, các tác phẩm chính trị, văn hoá, nghệ thuật viết hoa chữ cái đầu của ẩm tiết đầu (Ví dụ: Nghị quyết Hội nghị Ban Chấp hành Trung ương khoá V).

Chương VIII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 46. Trách nhiệm của Văn phòng

1. Tổ chức thực hiện các quy định của Quy chế này.

2. Phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện các quy định của Quy chế này.

3. Tổ chức khai thác các tài liệu lưu trữ; lập danh mục, tổ chức phòng đọc, lập công cụ tra cứu; tìm và cung cấp tài liệu lưu trữ theo yêu cầu.

Điều 47. Trách nhiệm của các cơ quan

1. Tổ chức thực hiện các quy định của Quy chế này.

2. Nộp tài liệu lưu trữ theo quy định.

3. Báo cáo Cục trưởng về những vướng mắc trong trong quá trình thực hiện Quy chế này.

Điều 48. Trách nhiệm của các đơn vị

1. Tổ chức thực hiện các quy định của Quy chế này.

2. Ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong nội bộ đơn vị mình.

3. Nộp tài liệu lưu trữ theo quy định.

4. Báo cáo Cục trưởng về những vướng mắc trong việc thực hiện Quy chế này.

Điều 49. Phụ lục

Các phụ lục kèm theo Quy chế này bao gồm:

1. Phụ lục 1: Ký hiệu văn bản;

2. Phụ lục 2: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản;

3. Phụ lục 3: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao;

4. Phụ lục 4: Các mẫu Phiếu ;

5. Phụ lục 5: Mẫu Quyết định của Cục trưởng (quy định trực tiếp);

6. Phụ lục 6: Mẫu Quyết định của Cục trưởng (quy định gián tiếp);

7. Phụ lục 7: Mẫu Điều lệ, Quy chế hoặc Quy định ban hành kèm theo Quyết định của Cục trưởng;

8. Phụ lục 8: Mẫu Chỉ thị của Cục trưởng;

9. Phụ lục 9: Mẫu Công văn (do Cục Hàng không Việt Nam phát hành);

10. Phụ lục 10: Mẫu Công văn (do cơ quan, đơn vị thuộc Cục phát hành);

11. Phụ lục 11: Mẫu Công văn (do Hội đồng, Ban, Tổ do Cục trưởng thành lập phát hành)

12. Phụ lục 12: Mẫu Công điện;

13. Phụ lục 13: Mẫu Thông báo;

14. Phụ lục 14: Mẫu Tờ trình (do Cục Hàng không Việt Nam phát hành);

15. Phụ lục 15: Mẫu Tờ trình (do cơ quan, đơn vị thuộc Cục phát hành);

16. Phụ lục 16: Mẫu Biên bản cuộc họp;

17. Phụ lục 17: Mẫu Biên bản bàn giao;

18. Phụ lục 18: Mẫu Báo cáo (do Cục Hàng không Việt Nam phát hành);

19. Phụ lục 19: Mẫu Báo cáo (do cơ quan, đơn vị thuộc Cục phát hành);

20. Phụ lục 20: Mẫu văn bản có tên loại khác (do Cục HKVN ban hành);

21. Phụ lục 21: Mẫu văn bản có tên loại khác (do cơ quan, đơn vị thuộc Cục phát hành);

22. Phụ lục 22: Mẫu Giấy biên nhận;

23. Phụ lục 23: Mẫu Giấy chứng nhận

24. Phụ lục 24: Mẫu Giấy mời họp;

25. Phụ lục 25: Mẫu Giấy giới thiệu;

26. Phụ lục 26: Mẫu Công văn xin vé miễn cước;

27. Phụ lục 27: Mẫu Giấy đi đường;

28. Phụ lục 28: Quy định về viết hoa trong văn bản hành chính.