QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH BẢN QUY ĐỊNH MUA LƯƠNG THỰC DỰ TRỮ QUỐC GIA.

Căn cứ Nghị định số 66-CP ngày 18-10-1995 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Dự trữ Quốc gia;
Căn cứ Nghị định số10-CP ngày 24-2-1996 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý dự trữ quốc gia;
Theo đề nghị của Trưởng ban Kế hoạch,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. – Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định về việc mua lương thực tăng cường dự trữ quốc gia.

Điều 2. - Quyết định này thay thế Quyết định số 368-KH ngày 18-12-1996 của Cục và có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. – Các Trưởng ban nghiệp vụ, Chánh thanh tra, Chánh Văn phòng Cục, Giám đốc các chi cục trực thuộc Cục chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY ĐỊNH

MUA LƯƠNG THỰC DỰ TRỮ QUỐC GIA
(ban hành kèm theo Quyết định số 30/1998/QĐ-CDTQG ngày 24-3-1998 của Cục trưởng Cục Dự trữ Quốc gia).

Chương 1:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. - Việc mua lương thực để nhập kho dự trữ quốc gia theo kế hoạch hoặc các quyết định khác của Thủ tướng Chính phủ là nhằm tăng cường lực lượng dự trữ, sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu nhiệm vụ được Chính phủ giao.

 Chất lượng lương thực mua để dự trữ phải đảm bảo các tiêu chuẩn quy định của Cục về phẩm cấp, chủng loại, đáp ứng yêu cầu sử dụng trong nước và xuất khẩu khi cần đến.

Điều 2. – Mua lương thực nhập kho dự trữ phải góp phần thúc đẩy sản xuất lương thực hàng hóa phát triển, tham gia ổn định giá cả thị trường, bảo đảm thực hiện kế hoạch nhà nước với hiệu quả cao và an toàn trong quản lý tiền, hàng của Nhà nước.

Điều 3. - Trước khi triển khai mua lương thực, Giám đốc Chi cục cần báo cáo Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh, thành phố biết nhiệm vụ, chủ trương của Cục trưởng giao cho Chi cục và các nội dung tổ chức thực hiện kế hoạch mua ở địa phương. Đồng thời Chi cục tổ chức hội nghị khách hàng để tranh thủ sự giúp đỡ, phối hợp của các ngành ở địa phương.

 Các quy định về chủng loại, tiêu chuẩn thóc, gạo nhập kho, thời hạn nhập, đối tượng mua, Chi cục được phép công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương, sau khi có quyết định của Cục trưởng và đã báo cáo với Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh, thành phố biết.

Chương 2:

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ TRONG VIỆC MUA LƯƠNG THỰC NHẬP KHO DỰ TRỮ QUỐC GIA

1. Chuẩn bị mua lương thực:

Điều 4. – Giám đốc các chi cục phải nắm chắc tích lượng kho còn trống, dự kiến phân bổ số lượng lương thực mua ở từng điểm kho, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để thực hiện kế hoạch nhập thóc, gạo. Bao gồm: phân bổ kế hoạch mua cho từng tổng kho và từng kho nằm trong quy hoạch; kho chất lượng tốt; tiến hành tu bổ, vệ sinh kê lót kho theo quy định. Phải bố trí các thủ kho và cán bộ kiểm nghiệm có phẩm chất và năng lực khi nhập lương thực.

 Trên cơ sở định mức kê lót và chỉ tiêu mua lương thực nhập kho, Cục bảo đảm cấp cho Chi cục tối đa 80% phí theo khối lượng phải kê lót và cấp phí trước thời hạn mua ít nhất là 20 ngày. Số 20% còn lại Cục cấp tiếp khi bắt đầu mua. Các chi cục không được phép kê lót vượt quá tỷ lệ trên đây.

Điều 5. – Giám đốc các chi cục tiến hành điều tra nắm tình hình mùa màng, các chủng loại thóc, gạo hàng hóa tại các thị trường sẽ mua, chọn mua chủng loại bảo đảm chất lượng bảo quản và thời hạn lưu kho. Các chủng loại thóc, gạo sẽ mua, trình Cục quyết định.

Điều 6. – Giám đốc các chi cục phải nắm tình hình giá cả thị trường và dự báo diễn biến giá thóc, gạo; báo cáo chính xác, kịp thời về Cục, kiến nghị cụ thể về giá mua từng loại thóc, gạo.

 Giám đốc giữa các chi cục giáp ranh hoặc ở địa phương khác mà chi cục sẽ mua thì phải trao đổi thông tin giá, chất lượng và chủng loại thóc, gạo với nhau để có các mức giá hợp lý giữa các địa phương.

 Giám đốc Chi cục phải chỉ đạo chặt chẽ, kiên quyết xử lý theo quy định của Cục các hiện tượng tiêu cực trong quá trình mua, như: nâng giá, ép giá, cân sai, xác định các chỉ tiêu, thủy phần, tạp chất không đúng để lấy tiền của khách và của Nhà nước.

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH BẢN QUY ĐỊNH MUA LƯƠNG THỰC DỰ TRỮ QUỐC GIA.

CỤC TRƯỞNG CỤC DỰ TRỮ QUỐC GIA

Căn cứ Nghị định số 66-CP ngày 18-10-1995 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Dự trữ Quốc gia;
Căn cứ Nghị định số10-CP ngày 24-2-1996 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý dự trữ quốc gia;
Theo đề nghị của Trưởng ban Kế hoạch,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. – Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định về việc mua lương thực tăng cường dự trữ quốc gia.

Điều 2. - Quyết định này thay thế Quyết định số 368-KH ngày 18-12-1996 của Cục và có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. – Các Trưởng ban nghiệp vụ, Chánh thanh tra, Chánh Văn phòng Cục, Giám đốc các chi cục trực thuộc Cục chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY ĐỊNH

MUA LƯƠNG THỰC DỰ TRỮ QUỐC GIA
(ban hành kèm theo Quyết định số 30/1998/QĐ-CDTQG ngày 24-3-1998 của Cục trưởng Cục Dự trữ Quốc gia).

Chương 1:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. - Việc mua lương thực để nhập kho dự trữ quốc gia theo kế hoạch hoặc các quyết định khác của Thủ tướng Chính phủ là nhằm tăng cường lực lượng dự trữ, sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu nhiệm vụ được Chính phủ giao.

 Chất lượng lương thực mua để dự trữ phải đảm bảo các tiêu chuẩn quy định của Cục về phẩm cấp, chủng loại, đáp ứng yêu cầu sử dụng trong nước và xuất khẩu khi cần đến.

Điều 2. – Mua lương thực nhập kho dự trữ phải góp phần thúc đẩy sản xuất lương thực hàng hóa phát triển, tham gia ổn định giá cả thị trường, bảo đảm thực hiện kế hoạch nhà nước với hiệu quả cao và an toàn trong quản lý tiền, hàng của Nhà nước.

Điều 3. - Trước khi triển khai mua lương thực, Giám đốc Chi cục cần báo cáo Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh, thành phố biết nhiệm vụ, chủ trương của Cục trưởng giao cho Chi cục và các nội dung tổ chức thực hiện kế hoạch mua ở địa phương. Đồng thời Chi cục tổ chức hội nghị khách hàng để tranh thủ sự giúp đỡ, phối hợp của các ngành ở địa phương.

 Các quy định về chủng loại, tiêu chuẩn thóc, gạo nhập kho, thời hạn nhập, đối tượng mua, Chi cục được phép công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương, sau khi có quyết định của Cục trưởng và đã báo cáo với Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh, thành phố biết.

Chương 2:

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ TRONG VIỆC MUA LƯƠNG THỰC NHẬP KHO DỰ TRỮ QUỐC GIA

1. Chuẩn bị mua lương thực:

Điều 4. – Giám đốc các chi cục phải nắm chắc tích lượng kho còn trống, dự kiến phân bổ số lượng lương thực mua ở từng điểm kho, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để thực hiện kế hoạch nhập thóc, gạo. Bao gồm: phân bổ kế hoạch mua cho từng tổng kho và từng kho nằm trong quy hoạch; kho chất lượng tốt; tiến hành tu bổ, vệ sinh kê lót kho theo quy định. Phải bố trí các thủ kho và cán bộ kiểm nghiệm có phẩm chất và năng lực khi nhập lương thực.

 Trên cơ sở định mức kê lót và chỉ tiêu mua lương thực nhập kho, Cục bảo đảm cấp cho Chi cục tối đa 80% phí theo khối lượng phải kê lót và cấp phí trước thời hạn mua ít nhất là 20 ngày. Số 20% còn lại Cục cấp tiếp khi bắt đầu mua. Các chi cục không được phép kê lót vượt quá tỷ lệ trên đây.

Điều 5. – Giám đốc các chi cục tiến hành điều tra nắm tình hình mùa màng, các chủng loại thóc, gạo hàng hóa tại các thị trường sẽ mua, chọn mua chủng loại bảo đảm chất lượng bảo quản và thời hạn lưu kho. Các chủng loại thóc, gạo sẽ mua, trình Cục quyết định.

Điều 6. – Giám đốc các chi cục phải nắm tình hình giá cả thị trường và dự báo diễn biến giá thóc, gạo; báo cáo chính xác, kịp thời về Cục, kiến nghị cụ thể về giá mua từng loại thóc, gạo.

 Giám đốc giữa các chi cục giáp ranh hoặc ở địa phương khác mà chi cục sẽ mua thì phải trao đổi thông tin giá, chất lượng và chủng loại thóc, gạo với nhau để có các mức giá hợp lý giữa các địa phương.

 Giám đốc Chi cục phải chỉ đạo chặt chẽ, kiên quyết xử lý theo quy định của Cục các hiện tượng tiêu cực trong quá trình mua, như: nâng giá, ép giá, cân sai, xác định các chỉ tiêu, thủy phần, tạp chất không đúng để lấy tiền của khách và của Nhà nước.

2. Đối tượng và phương thức mua lương thực:

Điều 7. – Chi cục được mua của mọi đối tượng có thóc, gạo đủ tiêu chuẩn, chất lượng dự trữ đưa đến bán và chấp hành đúng mức giá quy định. Các cán bộ, công chức hiện đang làm việc trong các đơn vị dự trữ quốc gia không được trực tiếp bán thóc, gạo cho các kho dự trữ quốc gia.

 Chi cục phải ký hợp đồng kinh tế mua lương thực với đơn vị có tư cách pháp nhân. Trong hợp đồng kinh tế phải quy định rõ trách nhiệm của cả hai bên, phải định rõ tiến độ thực hiện để cùng nhau đảm bảo thời hạn nhập kho (tránh hiện tượng giữ chỗ phát sinh cửa quyền), đồng thời phải định rõ trách nhiệm, khi phải điều chỉnh giá mua, bán theo quyết định của Cục.

 Khi mua thóc lẻ của dân, mua gom … không cần ký kết hợp đồng kinh tế thì tập thể lãnh đạo Chi cục bàn và Giám đốc cục quyết định.

Điều 8. - Nếu mua ở cửa kho không thuận lợi, do nguồn lượng hàng hóa ít, không nhập kịp thời vụ thì Chi cục được tổ chức mua gom ở xa các kho rồi tổ chức vận chuyển, tái chế để nhập về kho dự trữ đúng tiêu chuẩn chất lượng và giá nhập kho quy định (phương thức mua gom thực hiện theo Văn bản số 942-KTTV ngày 29-7-1994 của Cục Dự trữ Quốc gia).

Điều 9. - Việc mua gạo đưa vào kho dự trữ ngoài nội dung phải thực hiện như Điều 7, 8 trên đây, Giám đốc các chi cục phải chọn đối tượng để mua gạo là cơ sở xay xát hoặc các doanh nghiệp có đủ tư cách pháp nhân, có tín nhiệm, có khả năng cung ứng gạo bảo đảm chất lượng nhập kho dự trữ theo tiêu chuẩn Cục quy định và phải ký kết hợp đồng kinh tế (theo Điều 7 của Quy định này).

 Trường hợp Chi cục có cơ sở xay xát, lau bóng gạo thì phải có phương án báo cáo Cục duyệt trước khi nhập kho dự trữ với số gạo do Chi cục xay xát, lau bóng.

Điều 10. – Thóc, gạo nhập kho phải qua cân toàn bộ (100%). Gạo kiểm tra chất lượng theo nguyên bao và cân, chất xếp theo lô. Đối với thóc thì do Giám đốc Chi cục quyết định, chỉ đạo cách kiểm tra theo hình thức thóc đổ rời hoặc nguyên bao, thúng … để cân, nhập kho; trên nguyên tắc thóc nhập kho phải đủ tiêu chuẩn, phẩm cấp, đủ khối lượng. Nếu để thiếu thóc, thóc xấu vào kho thì Giám đốc chịu trách nhiệm trước Nhà nước.

 - Tất cả cân dùng trong vụ mua, nhập kho phải được kiểm định có giấy chứng nhận của cơ quan tiêu chuẩn đo lường chất lượng. Mổi cân phải luôn có quả đọ chuẩn để mọi người có thể kiểm tra.

3. Số lượng, chất lượng, chủng loại lương thực mua dự trữ:

Điều 11. - Từng vụ mua thóc, gạo nhập kho dự trữ, Cục sẽ có văn bản quyết định số lượng, chủng loại, chất lượng, quy cách thóc, gạo của vụ đó. Các chi cục không được thực hiện trái với quyết định của Cục.

Điều 12. - Trước khi cân nhập thóc, gạo vào kho phải thực hiện đúng quy định về kiểm nghiệm chất lượng, quy cách thóc, gạo nhập kho và lập phiếu kiểm nghiệm theo quy định.

 Chủng loại, chất lượng và quy cách thóc, gạo phải có mẫu thực tế để tập huấn cho cán bộ thủ kho và khách hàng ở các điểm mua thống nhất nhận biết.

4. Giá cả thanh toán tiền mua lương thực:

Điều 13. - Về giá mua lương thực: Cục quyết định giá trần (giá tối đa) gửi theo quy định mật và ghi họ tên Giám đốc là người nhận. Giám đốc Chi cục quyết định mức giá mua cụ thể, sát giá thị trường khi mua ở từng nơi; phải tổ chức theo dõi bám sát giá thị trường để điều chỉnh giá mua hợp lý. Mỗi khi điều chỉnh giá, Chi cục phải dừng nhập kho để làm các thủ tục, lập biên bản đối chiếu tiền hàng theo giá cũ; sau khi làm đúng, đủ các thủ tục hợp lệ mới tiếp tục mua theo giá mới.

 Giám đốc Chi cục tổ chức khảo sát giá thị trường, tham khảo ý kiến của Hội đồng tư vấn giá của Chi cục, của Sở Tài chính vật giá địa phương và thông tin của các Chi cục giáp ranh có nguồn thóc, gạo để quyết định bằng văn bản giá mua. Quyết định này phải gửi cho các tổng kho thực hiện. Giá mua của Chi cục không được phép vượt mức giá trần của Cục quy định.

 Khi giá thị trường biến động, phải thay đổi giá mua thì Giám đốc Chi cục không nhất thiết phải xin và lấy ý kiến lại của Sở Tài chính vật giá.

 Hội đồng tư vấn giá của Chi cục gồm:

 - Một lãnh đạo Chi cục làm Chủ tịch.

 - Trưởng phòng Kế hoạch - Ủy viên thường trực.

 - Trưởng phòng Tài chính kế toán - Ủy viên.

 - Trưởng phòng Kỹ thuật bảo quản - Ủy viên.

 - Có thể thêm: chuyên viên tổng hợp, đại diện cụm kho lớn.

 Quyết định giá mua thóc, gạo của Giám đốc Chi cục khi gửi xuống tổng kho đồng thời phải gửi về Cục một bản để theo dõi.

 Khi tổng kho nhận được văn bản quyết định về giá mua của Giám đốc Chi cục thì tổng kho phải niêm yết công khai giá mua, tiêu chuẩn, chất lượng, chủng loại thóc, gạo, thời hạn mua nhập kho. Bảng niêm yết này phải rõ ràng và để ở nơi mọi người có điều kiện đọc được dễ dàng và tiện cho việc kiểm tra.

Điều 14. - Về thanh toán tiền mua lương thực nhập kho dự trữ.

 a) Nguyên tắc chung là khi khách hàng đã nhập vào kho theo đúng các quy định của Cục mới được thanh toán tiền cho khách hàng.

 b) Trường hợp mua gạo từ Nam Bộ đưa ra miền Trung và miền Bắc, nếu Chi cục đã trực tiếp kiểm tra hàng tại nguồn và khi gạo đã giao đủ đến phương tiện, làm xong vận đơn thủ tục vận tải và có người của Chi cục cùng áp tải (nếu cần) thì cho phép Chi cục tạm thanh toán 50% số tiền của một chuyến. Số tiền còn lại chỉ thanh toán khi hàng đã nhập kho theo nguyên tắc chung.

5. Về phí mua lương thực:

Điều 15. – Phí mua thóc, gạo bao gồm: Phí vận động thu mua, quảng cáo tuyên truyền, họp khách hàng; tập huấn, triển khai thu mua, phí đưa thóc, gạo từ cửa kho vào trong kho như: kiểm phẩm, kiểm định dụng cụ đo lường, bảo vệ trật tự, vận chuyển tiền mặt, bốc xếp, cân nhận … đưa thóc, gạo vào kho để bảo quản (phí mua không bao gồm phí kê lót kho).

 Cục giao mức phí mua cho Chi cục theo từng vụ mua thóc, gạo. Chi cục phải quản lý sử dụng phí mua đúng mục đích, có hiệu quả và tiết kiệm. Số tiền tiết kiệm được sau khi được Cục duyệt quyết toán thì Chi cục được trích thưởng theo quy định của Bộ Tài chính (Thông tư số 29/1998/TT-BTC ngày 11-3-1998), Chi cục không được phép chi vượt phí mua Cục giao. Chi cục phải nộp về Cục khoản phí chỉ đạo mua lương thực ở Cục theo quy định mà không được sử dụng khoản này ở Chi cục.

6. Về quản lý và sử dụng vốn, phí mua:

 Điều 16. - Vốn, phí mua là nguồn vốn dự trữ quốc gia, Cục cấp cho Chi cục để thanh toán cho khách hàng theo tiến độ nhập kho (trừ trường hợp mua gạo Nam Bộ đưa ra miền Trung và miền Bắc nói ở Điểm b, Điều 14). Vốn, phí Cục cấp để mua thóc, gạo phải được quản lý sử dụng đúng mục đích, không dùng hết phải nộp trả lại Cục ngay.

7. Theo dõi cập nhật sổ sách chứng từ:

Điều 17. - Mỗi điểm mua phải bố trí đủ số người có kiến thức, trách nhiệm thuộc biên chế của Chi cục để theo dõi, giám sát cân nhập và phải giao trách nhiệm cụ thể cho từng người, bảo đảm thực hiện an toàn, đầy đủ chế độ, nguyên tắc quản lý.

 - Thủ kho khi cân nhập lương thực phải có sổ cân hàng đã được đánh số trang và Chủ nhiệm tổng kho ký tên đóng dấu, giữa các tờ sổ cân hàng có đóng dấu giáp lai của tổng kho; sau mỗi mã cân, thủ kho phải ghi sổ cân hàng theo đúng quy định. Sổ cân hàng phải có đủ chữ ký (ghi rõ họ tên, địa chỉ của người bán) của thủ kho, người bán hàng và cuối vụ mua Chủ nhiệm tổng kho phải lưu trữ sổ cân hàng để theo dõi sau này.

 - Thủ kho không được nhận hàng của khách hàng vào gửi trong kho dự trữ khi chưa có ý kiến bằng văn bản của Giám đốc Chi cục.

 - Hàng ngày cân nhập lương thực của khách hàng nào, kế toán kho phải lập phiếu mua hàng của khách hàng đó. Cuối ngày, Chủ nhiệm tổng kho phải chỉ đạo, tổ chức việc đối chiếu phiếu nhập kho và sổ (cân hàng) cập nhật của từng khách hàng trong ngày. Phải vào sổ và cập nhật chứng từ hàng ngày đối với sổ kho, sổ quỹ.

Điều 18. – Khi nhập đầy ngăn kho phải thực hiện ngay các công việc theo đúng quy trình bảo quản. Phải đưa ngay các tài liệu vào hộp hồ sơ bảo quản ở cửa ra vào của từng ngăn kho, gồm có:

 - Biên bản nghiệm thu kê lót, sát trùng kho,

 - Phiếu kiểm nghiệm thóc gạo khi đầy kho,

 - Thẻ kho,

 - Biên bản nhập đầy kho,

 - Sổ theo dõi bảo quản.

8. Báo cáo mua lương thực về Cục:

Điều 19. – Chi cục phải cử cán bộ chuyên trách, thường xuyên tổng hợp thông tin để báo cáo nhanh hàng ngày cho lãnh đạo Chi cục và báo cáo về Cục (nội dung mẫu biểu cụ thể do Ban Kế hoạch Cục hướng dẫn). Chi cục phải đặt thành nề nếp, trách nhiệm cho các tổng kho hàng ngày phải báo cáo đầy đủ nội dung để Chi cục tổng hợp.

 - Báo cáo 10 ngày 1 lần và báo cáo hàng ngày qua mạng tin học (chi cục nào chưa nối mạng thì báo cáo bằng điện thoại) căn cứ vào mẫu biểu và nội dung do Ban Kế hoạch hướng dẫn.

 - Kết thúc mua sau 15 ngày phải báo cáo tổng kết đánh giá toàn bộ tình hình thực hiện kế hoạch mua và bài học kinh nghiệm; đồng thời tổng hợp báo cáo quyết toán vụ mua thóc gạo gửi về Cục.

9. Tổ chức chỉ đạo thực hiện:

Điều 20. – Giám đốc Chi cục phải trực tiếp chỉ đạo thực hiện và chịu trách nhiệm trước Cục về tổ chức, triển khai thực hiện mua theo các kế hoạch quy định của Cục, phải phối hợp chặt chẽ giữa tổ chức Đảng, đoàn thể để động viên, giáo dục tư tưởng cho công chức, viên chức toàn đon vị tự giác thực hiện tốt mọi quy định, đồng thời phối hợp với các ngành, địa phương bảo đảm quy trình nhập kho, vận chuyển bảo quản lương thực được an toàn.

 Trong tổ chức thực hiện, Giám đốc Chi cục phải có văn bản phân công công việc cho từng phòng tham mưu, từng đồng chí Phó Giám đốc một cách cụ thể, chặt chẽ trong từng khâu công việc, đồng thời phải luôn nắm chắc tình hình để chỉ đạo linh hoạt, nhạy bén, đảm bảo mua đạt yêu cầu kế hoạch đề ra.

Điều 21. – Trong vụ mua lương thực, căn cứ quy định chung của Cục, Giám đốc Chi cục phải hướng dẫn cụ thể bằng văn bản về những nội dung liên quan đến quá trình mua, vận chuyển, nhập kho, giá, phí, chất lượng… phù hợp với điều kiện cụ thể ở đơn vị. Mỗi điểm kho mua phải bố trí có thủ kho và người giám sát kỹ thuật, giúp thủ kho kiểm phẩm, hướng dẫn khách hàng và người bốc vác đưa thóc, gạo vào kho, chất xếp lô… Nơi cần tăng cường bảo vệ an toàn có thể mời công an giúp đỡ.

Điều 22. - Kiểm tra:

 - Giám đốc Chi cục phải tổ chức và có kế hoạch kiểm tra chặt chẽ ngay từ đầu vụ cũng như quá trình thực hiện nhiệm vụ mua thóc theo những nội dung cơ bản dưới đây:

 a) Kiểm tra khâu chuẩn bị: Tình trạng nhà kho đảm bảo an toàn, đề phòng mưa bão (kể cả che mưa nắng cho khách hàng tại nơi cân thóc, gạo), vệ sinh, kê lót kho, cửa kho, khóa kho; chuẩn bị dụng cụ cân đo, kiểm nghiệm chất lượng (cân phải có chứng nhận kiểm định), cầu, bến, thúng… nhân lực: thủ kho, phụ kho, lực lượng bốc xếp, bảo vệ trật tự…, phối hợp với địa phương để vận động tuyên truyền, niêm yết giá, chủng loại, chất lượng…

 - Kiểm tra trong quá trình mua: Kiểm phẩm, nhập kho, thanh toán tiền hàng, chi phí, quản lý nội bộ, quan hệ với khách hàng, địa phương…

 - Kiểm tra sau khi đầy kho: Thủ tục nhận đầy kho, quyết toán, bảo quản ban đầu… theo quy định của Cục.

 b) Tổ chức đoàn kiểm tra gồm cán bộ ở các phòng của Chi cục, tổ chức kiểm tra chéo giữa các tổng kho; tổ chức kiểm tra sâu từng mặt (phẩm chất, giá cả, tài chính kế toán, sổ sách chứng từ), ngoài lực lượng kiểm tra do Giám đốc Chi cục quy định, tổng kho phải tổ chức tự kiểm tra.

 c) Kiểm tra chú ý giải quyết cả hai mặt: Đối chiếu, uốn nắn sai sót, lệch lạc về chấp hành các chế độ, thể lệ quy định; phát hiện, xử lý những vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ mua thóc, gạo. Kịp thời biểu dương khen thưởng những đơn vị, cá nhân làm tốt và xử lý nghiêm những cá nhân, đơn vị làm trái quy định. Kiểm tra ở đơn vị nào phải có biên bản lập tại đơn vị đó (có chữ ký của đại diện kiểm tra và đại diện đơn vị được kiểm tra).

Điều 23. – Quy định về khen thưởng, xử lý kỷ luật những cá nhân, đơn vị làm trái Quy định này:

 a) Trong quá trình mua thóc, gạo, Giám đốc Chi cục tổ chức phát động thi đua, theo dõi và tiến hành kiểm tra bình xét điểm. Hội đồng thi đua của Chi cục lựa chọn đề xuất Giám đốc Chi cục quyết định khen thưởng cá nhân, đơn vị thực hiện tốt tất cả các mục tiêu an toàn hàng hóa, tiền vốn, lao động, tiết kiệm chi phí, mua nhanh, chất lượng thóc gạo bảo đảm.v.v… Giám đốc Chi cục được phép tạm trích từ nguồn phí mua để khen thưởng, động viên một số cá nhân, đơn vị thật sự tiêu biểu. Mức thưởng mỗi cá nhân không quá 100.000 đồng, mỗi đơn vị (tổng kho, phòng) không quá 300.000 đồng. Khi quyết toán phí, sẽ hạch toán vào phần phí tiết kiệm của đơn vị được hưởng. Cuối vụ mua, những đơn vị đặc biệt xuất sắc thì báo cáo Cục để xét khen thưởng theo quy định chung.

 b) Khi kiểm tra, phát hiện các hành vi làm trái các quy định trên đây thì Giám đốc Chi cục phải xử lý ngay những cá nhân, đơn vị vi phạm theo những quy định sau:

 - Nếu cá nhân thủ kho hoặc một nhóm người (kể cả lãnh đạo đơn vị) có liên quan đến việc ăn chặn giá, bớt giá, gửi giá mua lương thực ăn tiền của khách hàng để nhập thóc, gạo không đủ tiêu chuẩn vào kho dự trữ; dùng các thủ đoạn để làm tăng giả tạo khối lượng thóc, gạo trong kho dự trữ mà chứng cứ rõ ràng thì đình chỉ không giao nhiệm vụ nhập kho, giữ kho và phải làm đầy đủ các thủ tục về hành chính, tổ chức để xử lý kỷ luật nghiêm khắc, (kể cả hành thức buộc thôi việc). Mọi chi phí để xử lý hậu quả do các hành động trên gây ra thì các cá nhân này phải chịu.

 - Nếu lợi dụng nghiệp vụ, phương tiện cân, đo để cân thiếu chính xác, tính sai thủy phần, tạp chất.v.v… để ăn cắp lương thực mà bị phát hiện, thì phải chịu hình thức kỷ luật, nhẹ nhất là cảnh cáo, chuyển sang làm việc khác; các chi phí liên quan đến việc xác định lại và xử lý khối lượng lương thực nhập kho, thì cá nhân hoặc nhóm người thông đồng làm việc này phải tự trả, không được lấy kinh phí Nhà nước cấp để giải quyết.

 - Các cá nhân, kể cả lãnh đạo đơn vị và những người được Giám đốc Chi cục phân công trực tiếp giám sát việc nhập kho; các chuyên viên, lãnh đạo các ban của Cục nếu thiếu tinh thần trách nhiệm, không kiểm tra sâu sát, thiếu năng lực làm việc, để xảy ra những vi phạm gây chậm trễ hoặc lợi dụng chức quyền để tham nhũng, gây lãng phí thì cũng phải chịu mức kỷ luật hành chính nhất định, tùy theo mức độ vi phạm.

 - Những vi phạm trên đây nếu đặc biệt nghiêm trọng thì chuyển sang các cơ quan pháp luật xử lý.

 c) Việc khen thưởng, kỷ luật phải làm kịp thời, đúng người, đúng quy định và xem xét một cách dân chủ, công khai để giáo dục chung và qua đó hoàn chỉnh các cơ chế quản lý, hoàn thiện và làm trong sạch tổ chức, nâng cao phẩm chất, năng lực cán bộ, công chức.

Điều 24. – Các ban giúp việc cho lãnh đạo Cục phải căn cứ vào các quy định trên đây để giúp Cục trưởng kiểm tra, hướng dẫn cụ thể việc thực hiện và trực tiếp giải quyết kịp thời yêu cầu các nghiệp vụ cho các chi cục như thông báo kế hoạch, lệnh mua bán, thông báo giá, tiêu chuẩn thóc, gạo nhập kho, cấp phát vốn, phí v.v… Đồng thời phải trực tiếp kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch, quy định của Cục về mua, bán, bảo vệ, bảo quản, quản lý vốn, phí … ở các chi cục

Chương 3:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. – Căn cứ Quy định này, Trưởng các ban, Giám đốc các chi cục hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện. Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc, Chi cục báo cáo về Cục, các ban của Cục có trách nhiệm hướng dẫn rõ thêm hoặc báo cáo Cục nghiên cứu, sửa đổi đối với những vấn đề vượt quá quyền hạn của mình.