Quyết định 2988/QĐ-TCHQ năm 2018 về Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Tổng cục Hải quan

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật Hải quan ngày 23/6/2014;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT ngày 15/11/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Tổng cục Hải quan.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Thủ trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2988/QĐ-TCHQ ngày 08 tháng 10 năm 2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến của Tổng cục Hải quan.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các đơn vị hải quan, cán bộ, công chức hải quan tham gia quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến của Tổng cục Hải quan.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. "Hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến" (sau đây gọi tắt là Hệ thống) là hệ thống thông tin được sử dụng, quản lý thống nhất trong ngành Hải quan để tiếp nhận, xử lý, trả kết quả thủ tục hành chính và các thủ tục khác trong lĩnh vực hải quan (sau đây gọi chung là thủ tục) bằng phương thức điện tử. Các thủ tục thực hiện trên Hệ thống không bao gồm thủ tục đã được thực hiện trên các hệ thống nghiệp vụ chuyên trách của Tổng cục Hải quan như Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS, Hệ thống E-Customs...

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật Hải quan ngày 23/6/2014;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT ngày 15/11/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống dịch vụ công trực tuyến của Tổng cục Hải quan.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Thủ trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2988/QĐ-TCHQ ngày 08 tháng 10 năm 2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến của Tổng cục Hải quan.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các đơn vị hải quan, cán bộ, công chức hải quan tham gia quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến của Tổng cục Hải quan.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. "Hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến" (sau đây gọi tắt là Hệ thống) là hệ thống thông tin được sử dụng, quản lý thống nhất trong ngành Hải quan để tiếp nhận, xử lý, trả kết quả thủ tục hành chính và các thủ tục khác trong lĩnh vực hải quan (sau đây gọi chung là thủ tục) bằng phương thức điện tử. Các thủ tục thực hiện trên Hệ thống không bao gồm thủ tục đã được thực hiện trên các hệ thống nghiệp vụ chuyên trách của Tổng cục Hải quan như Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS, Hệ thống E-Customs...

2. "Tài khoản người sử dụng" là tài khoản cấp cho cán bộ, công chức hải quan để sử dụng Hệ thống.

3. "Tài khoản quản trị" là tài khoản có chức năng tạo mới, sửa, chuyển và hủy hiệu lực tài khoản người sử dụng, cấu hình phân công xử lý hồ sơ dịch vụ công trực tuyến (sau đây gọi tắt là DVCTT).

4. "Người sử dụng" là cán bộ, công chức hải quan tham gia sử dụng Hệ thống để giải quyết thủ tục.

5. "Người quản trị" là cán bộ, công chức hải quan được phân công quản lý tài khoản quản trị.

6. "Lãnh đạo bộ phận" là Lãnh đạo Đội, Tổ tại cấp Chi cục Hải quan, Lãnh đạo Phòng tại cấp Cục Hải quan và cấp Tổng cục Hải quan.

7. "Lãnh đạo đơn vị" là Lãnh đạo Chi cục tại cấp Chi cục Hải quan, Lãnh đạo Cục tại cấp Cục Hải quan và cấp Tổng cục Hải quan.

8. "Người khai hải quan" là các tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trên Hệ thống để thực hiện thủ tục.

9. "Dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử" là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

Điều 4. Nguyên tắc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống

1. Việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống phải đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn, bí mật của thông tin theo quy định của pháp luật.

2. Hệ thống phải được đảm bảo khả năng hoạt động 24 giờ trong ngày, 07 ngày trong tuần.

3. Người sử dụng phải chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn thông tin trên Hệ thống, chỉ sử dụng thông tin phục vụ công việc chuyên môn theo nhiệm vụ được phân công; nghiêm cấm sử dụng thông tin vào mục đích cá nhân hoặc cung cấp cho các đơn vị, cá nhân ngoài Ngành không đúng quy định.

4. Tài khoản người sử dụng phải được cấp cho đúng đối tượng và phải được sử dụng đúng chức năng, nhiệm vụ và đúng mục đích. Khi phát hiện nguy cơ mất an toàn thông tin về tài khoản và mật khẩu phải báo ngay cho người quản lý tài khoản quản trị để được xử lý.

5. Lịch sử xử lý hồ sơ của Hệ thống là thông tin chính thức về hành vi của người sử dụng thao tác trên hồ sơ DVCTT để xác định trách nhiệm của từng người sử dụng trong trường hợp cần thiết.

6. Việc thu thập, xử lý và sử dụng thông tin cá nhân trên Hệ thống phải tuân thủ quy định tại Điều 21, 22 của Luật Công nghệ thông tin và các quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Chương II

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG

Điều 5. Tài khoản quản trị

1. Nguyên tắc cấp tài khoản quản trị:

a) Cục CNTT & Thống kê hải quan là đầu mối cấp tài khoản quản trị cho các đơn vị;

b) Mỗi Cục nghiệp vụ thuộc Tổng cục Hải quan được cấp một tài khoản để thực hiện việc quản trị trong phạm vi công việc của Cục;

e) Mỗi Cục Hải quan tỉnh, thành phố được cấp một tài khoản để thực hiện việc quản trị trong phạm vi công việc của Cục nhưng không bao gồm các Chi cục trực thuộc;

d) Mỗi Chi cục Hải quan được cấp một tài khoản để thực hiện việc quản trị trong phạm vi công việc của Chi cục.

2. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phân công người quản trị để quản lý tài khoản quản trị của đơn vị.

3. Tài khoản quản trị được đặt tên theo nguyên tắc sau: [Mã đơn vị hải quan]_qt. Ví dụ tài khoản quản trị của Cục Hải quan Hải Phòng là: 03zz_qt.

Điều 6. Tài khoản người sử dụng

1. Mỗi cán bộ, công chức hải quan tham gia giải quyết thủ tục được cấp một tài khoản người sử dụng. Tùy theo tình hình thực tế, Lãnh đạo đơn vị quyết định việc cấp thêm tài khoản người sử dụng cho cán bộ, công chức làm công tác tham mưu hoặc làm công tác hỗ trợ người sử dụng để phục vụ cho việc tra cứu thông tin, thống kê báo cáo và xử lý các vướng mắc liên quan.

2. Quản lý tài khoản người sử dụng:

a) Trên cơ sở phân công công việc, người quản trị tổng hợp danh sách cán bộ, công chức cần được cấp mới hoặc thay đổi thông tin hoặc hủy hiệu lực của tài khoản người sử dụng theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Quy chế này để trình Lãnh đạo đơn vị phê duyệt;

b) Sau khi Lãnh đạo đơn vị phê duyệt, người quản trị thực hiện việc cấp mới hoặc thay đổi thông tin hoặc hủy hiệu lực của tài khoản người sử dụng. Việc bàn giao thông tin tài khoản cho người sử dụng phải được thực hiện với nguyên tắc đảm bảo bí mật, an toàn theo quy định hiện hành của Tổng cục Hải quan về quản lý tài khoản người sử dụng.

3. Tài khoản người sử dụng được đặt tên theo nguyên tắc sau:

a) Trường hợp cán bộ, công chức có tài khoản trên hệ thống E-Customs thì tên tài khoản người sử dụng là tên tài khoản trên hệ thống E-Customs;

b) Trường hợp cán bộ, công chức chưa có tài khoản trên hệ thống E- Customs thì tên tài khoản người sử dụng là “Số hiệu Công chức”.

4. Trường hợp cán bộ, công chức đã được cấp tài khoản người sử dụng được luân chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác, việc chuyển đổi tài khoản được thực hiện như sau:

a) Người quản trị của đơn vị có cán bộ, công chức chuyển đi có trách nhiệm chuyển đổi hoặc hủy hiệu lực tài khoản theo hướng dẫn sử dụng của Hệ thống;

b) Người quản trị của đơn vị có cán bộ, công chức chuyển đến có trách nhiệm tạo mới hoặc sửa tài khoản theo hướng dẫn sử dụng của Hệ thống.

Điều 7. Hồ sơ DVCTT

1. Hồ sơ tiếp nhận từ người khai hải quan:

a) Hồ sơ tiếp nhận từ người khai hải quan phải có đầy đủ chứng từ theo các quy định liên quan đến thủ tục;

b) Cơ quan hải quan sử dụng dữ liệu điện tử và chứng từ điện tử do người khai hải quan nộp trên Hệ thống để thực hiện thủ tục. Đối với những chứng từ điện tử được ký bằng chữ ký số thì không yêu cầu người khai hải quan ký tên, đóng dấu trước khi điện tử hóa chứng từ;

c) Cơ quan hải quan tiếp nhận bằng phương thức thủ công đối với thành phần hồ sơ thuộc các trường hợp sau:

- Mẫu hàng hóa, vật mang tin hoặc tương tự mà người khai hải quan không thể nộp bằng phương thức điện tử;

- Tài liệu kỹ thuật, catalogue hàng hóa hoặc chứng từ giấy có số lượng lớn hơn mười (10) trang A4 mà người khai hải quan không thể điện tử hóa chứng từ.

d) Cơ quan hải quan yêu cầu người khai hải quan nộp/xuất trình chứng từ giấy trước khi trả kết quả trong các trường hợp sau:

- Chứng từ điện tử do người khai hải quan đã nộp trên Hệ thống nhưng không được ký bằng chữ ký số;

- Quy định tại thủ tục yêu cầu người khai hải quan nộp chứng từ để cơ quan hải quan đóng dấu xác nhận;

- Quy định tại thủ tục yêu cầu người khai hải quan xuất trình bản chính của chứng từ để cơ quan hải quan đối chiếu với chứng từ đã nộp.

2. Hồ sơ phát sinh trong quá trình xử lý bao gồm các chứng từ điện tử và dữ liệu điện tử liên quan đến việc đề xuất, phê duyệt hồ sơ phải được cập nhật vào Hệ thống để sử dụng bằng phương thức điện tử.

3. Hồ sơ trả kết quả:

a) Hồ sơ trả kết quả phải có đầy đủ chứng từ theo các quy định liên quan đến thủ tục;

b) Cơ quan hải quan trả kết quả của thủ tục bằng chứng từ điện tử được ký bằng chữ ký số của Tổng cục Hải quan. Kết quả của thủ tục dưới dạng chứng từ điện tử trên Hệ thống là căn cứ cho các đơn vị hải quan trên toàn quốc sử dụng thống nhất để thực hiện các thủ tục khác có liên quan;

c) Cơ quan hải quan trả kết quả của thủ tục bằng chứng từ giấy trong trường hợp sau:

- Khi có đề nghị từ người khai hải quan và được cơ quan hải quan chấp thuận;

- Nội dung thủ tục có quy định cơ quan hải quan đóng dấu xác nhận trên chứng từ do người khai hải quan nộp để trả kết quả;

- Khi Hệ thống gặp sự cố.

4. Thời hạn giải quyết hồ sơ được thực hiện theo các quy định liên quan đến thủ tục.

5. Thời điểm tiếp nhận hồ sơ:

a) Thời điểm tiếp nhận hồ sơ được căn cứ theo thời điểm Hệ thống hoàn thành việc lưu hồ sơ điện tử do người khai hải quan gửi đến và được xác định theo nguyên tắc sau:

- Trường hợp Hệ thống hoàn thành việc lưu hồ sơ trong giờ làm việc thì thời điểm tiếp nhận hồ sơ là thời điểm hoàn thành việc lưu hồ sơ;

- Trường hợp Hệ thống hoàn thành việc lưu hồ sơ ngoài giờ làm việc thì thời điểm tiếp nhận hồ sơ là giờ làm việc đầu tiên của ngày làm việc kế tiếp.

b) Đối với trường hợp quy định tại điểm c khoản 1 của Điều này, thời điểm tiếp nhận hồ sơ là thời điểm cơ quan hải quan tiếp nhận đầy đủ hồ sơ bằng cả hai phương thức thủ công và điện tử.

6. Lưu trữ hồ sơ:

a) Dữ liệu điện tử và chứng từ điện tử được lưu trữ trên Hệ thống;

b) Chứng từ giấy được lưu trữ theo quy định hiện hành của Tổng cục Hải quan về chế độ lưu trữ.

Điều 8. Phân công xử lý hồ sơ

Căn cứ thực tế xử lý đối với từng thủ tục tại đơn vị, Lãnh đạo đơn vị lựa chọn và giao người quản trị cấu hình việc phân công xử lý hồ sơ DVCTT bằng một trong các hình thức như sau:

1. Hệ thống phân công tự động tới Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo đơn vị phân công cho Lãnh đạo bộ phận, sau đó Lãnh đạo bộ phận phân công cho công chức để xử lý hồ sơ.

2. Hệ thống phân công tự động tới Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo đơn vị phân công trực tiếp cho công chức để xử lý hồ sơ.

3. Hệ thống phân công tự động tới Lãnh đạo bộ phận, Lãnh đạo bộ phận phân công cho công chức để xử lý hồ sơ.

4. Hệ thống phân công tự động tới công chức để xử lý hồ sơ.

5. Căn cứ phân công nhiệm vụ của đơn vị, công chức tự nhận hồ sơ trên Hệ thống để xử lý.

Điều 9. Xử lý hồ sơ

Công chức được phân công xử lý hồ sơ (sau đây gọi tắt là công chức xử lý hồ sơ) có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và căn cứ các quy định hiện hành để xử lý như sau:

1. Đối với hồ sơ không thuộc thẩm quyền xử lý của đơn vị:

a) Trường hợp theo quy định phải thông báo cho người khai hải quan bằng văn bản, công chức xử lý hồ sơ dự thảo văn bản thông báo từ chối xử lý hồ sơ và tờ trình (nếu có) để đính kèm lên Hệ thống, nhập ý kiến đề xuất xử lý và sử dụng chức năng của Hệ thống để trình cấp trên phê duyệt;

b) Trường hợp theo quy định không phải thông báo cho người khai hải quan bằng văn bản:

- Trường hợp việc từ chối xử lý hồ sơ thuộc thẩm quyền của công chức thì công chức xử lý hồ sơ sử dụng chức năng của Hệ thống để thông báo cho người khai hải quan về việc từ chối xử lý hồ sơ trong đó nêu rõ lý do;

- Trường hợp việc từ chối xử lý hồ sơ không thuộc thẩm quyền của công chức thì công chức xử lý hồ sơ nhập ý kiến đề xuất và sử dụng chức năng của Hệ thống để trình cấp trên phê duyệt theo quy định. Sau khi được phê duyệt, công chức sử dụng chức năng của Hệ thống để thông báo cho người khai hải quan về việc từ chối xử lý hồ sơ trong đó nêu rõ lý do.

2. Đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền xử lý của đơn vị nhưng không đầy đủ theo quy định, công chức xử lý hồ sơ thực hiện việc thông báo cho người khai hải quan về việc bổ sung hồ sơ trong đó nêu rõ thời hạn bổ sung, danh sách chứng từ còn thiếu hoặc các nội dung thông tin chưa đầy đủ của từng chứng từ và căn cứ pháp lý của việc yêu cầu bổ sung hồ sơ. Nội dung thông báo đề nghị bổ sung hồ sơ phải đầy đủ, rõ ràng, chính xác đảm bảo người khai hải quan chỉ phải bổ sung hồ sơ một lần. Việc thông báo cho người khai hải quan được thực hiện như sau:

a) Trường hợp theo quy định phải thông báo cho người khai hải quan bằng văn bản, công chức xử lý hồ sơ dự thảo văn bản thông báo đề nghị bổ sung hồ sơ và tờ trình (nếu có) để đính kèm lên Hệ thống, nhập ý kiến đề xuất xử lý và sử dụng chức năng của Hệ thống để trình cấp trên phê duyệt;

b) Trường hợp theo quy định không phải thông báo cho người khai hải quan bằng văn bản, công chức xử lý hồ sơ sử dụng chức năng của Hệ thống để thông báo cho người khai hải quan về việc đề nghị bổ sung hồ sơ.

3. Đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền xử lý của đơn vị và đầy đủ theo quy định, công chức xử lý hồ sơ dự thảo văn bản trả kết quả và tờ trình (nếu có) để đính kèm lên Hệ thống, nhập ý kiến đề xuất xử lý và sử dụng chức năng của Hệ thống để trình cấp trên phê duyệt.

Điều 10. Phê duyệt kết quả xử lý hồ sơ

1. Lãnh đạo bộ phận có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, đề xuất của công chức trên Hệ thống và xử lý như sau:

a) Trường hợp đồng ý:

- Trường hợp có thẩm quyền phê duyệt kết quả xử lý hồ sơ, Lãnh đạo bộ phận nhập ý kiến chỉ đạo và sử dụng chức năng của Hệ thống để phê duyệt;

- Trường hợp không có thẩm quyền phê duyệt kết quả xử lý hồ sơ, Lãnh đạo bộ phận nhập ý kiến đề xuất và sử dụng chức năng của Hệ thống để trình Lãnh đạo đơn vị phê duyệt.

b) Trường hợp không đồng ý, Lãnh đạo bộ phận nhập ý kiến chỉ đạo và sử dụng chức năng của Hệ thống để trả hồ sơ cho công chức xử lý hồ sơ.

2. Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, đề xuất của Lãnh đạo bộ phận và của công chức trên Hệ thống và xử lý như sau:

a) Trường hợp đồng ý, Lãnh đạo đơn vị nhập ý kiến chỉ đạo và sử dụng chức năng của Hệ thống để phê duyệt.

b) Trường hợp không đồng ý, Lãnh đạo đơn vị nhập ý kiến chỉ đạo và sử dụng chức năng của Hệ thống để trả hồ sơ cho Lãnh đạo bộ phận hoặc công chức xử lý hồ sơ.

Điều 11. Trả kết quả xử lý hồ sơ

Việc trả kết quả xử lý hồ sơ được thực hiện qua các bước như sau:

1. Công chức xử lý hồ sơ có trách nhiệm sử dụng chức năng của Hệ thống để kiểm tra các trường hợp cần yêu cầu người khai hải quan nộp/xuất trình chứng từ giấy như quy định tại điểm d Khoản 1 Điều 7 của Quy chế này.

a) Trường hợp không phải yêu cầu người khai hải quan nộp/xuất trình chứng từ giấy, công chức xử lý hồ sơ tiến hành kiểm tra việc thanh toán phí, lệ phí;

b) Trường hợp phải yêu cầu người khai hải quan nộp/xuất trình chứng từ giấy, công chức xử lý hồ sơ sử dụng chức năng của Hệ thống để thông báo cho người khai hải quan. Sau khi người khai hải quan nộp/xuất trình đầy đủ chứng từ giấy, công chức xử lý hồ sơ tiến hành kiểm tra việc thanh toán phí, lệ phí.

2. Công chức xử lý hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra mức phí, lệ phí phải thanh toán theo các quy định liên quan đến thủ tục.

a) Trường hợp thủ tục không có phí, lệ phí, công chức xử lý hồ sơ tiến hành trả kết quả xử lý hồ sơ;

b) Trường hợp thủ tục có phí, lệ phí:

- Công chức xử lý hồ sơ sử dụng chức năng của Hệ thống để thông báo cho người khai hải quan trong đó nêu đầy đủ số tiền phải nộp và thông tin hướng dẫn thanh toán phí, lệ phí. Việc thanh toán phí, lệ phí được thực hiện tại đơn vị theo các quy định hiện hành.

- Sau khi người khai hải quan hoàn thành việc thanh toán phí, lệ phí; công chức xử lý hồ sơ tiến hành trả kết quả xử lý hồ sơ.

3. Trả kết quả xử lý hồ sơ:

a) Trường hợp trả kết quả bằng chứng từ điện tử, công chức xử lý hồ sơ có trách nhiệm thực hiện như sau:

- Sử dụng chức năng của Hệ thống để ký chữ ký số lên các chứng từ thuộc hồ sơ trả kết quả;

- Cập nhật kết quả xử lý hồ sơ và sử dụng chức năng của Hệ thống để thông báo kết quả cho người khai hải quan.

b) Trường hợp trả kết quả bằng chứng từ giấy, công chức xử lý hồ sơ có trách nhiệm thực hiện như sau:

- In các chứng từ có liên quan từ Hệ thống và tổng hợp các chứng từ giấy khác (nếu có);

- Thực hiện thủ tục ký tên, đóng dấu theo quy định;

- Chuyển kết quả tới bộ phận văn thư của đơn vị để phát hành và lưu trữ hồ sơ theo quy định về văn thư lưu trữ;

- Cập nhật kết quả xử lý hồ sơ và sử dụng chức năng của Hệ thống để thông báo kết quả cho người khai hải quan.

Điều 12. Xử lý vướng mắc và hỗ trợ người sử dụng

1. Phân cấp xử lý vướng mắc và hỗ trợ người sử dụng:

a) Bộ phận hỗ trợ tại Tổng cục Hải quan có trách nhiệm:

- Trực tiếp xử lý vướng mắc của người khai hải quan và cán bộ, công chức trong phạm vi toàn ngành Hải quan;

- Tổng hợp các vướng mắc ngoài phạm vi xử lý và gửi tới các đơn vị có liên quan để được xử lý kịp thời.

b) Bộ phận hỗ trợ tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố có trách nhiệm:

- Trực tiếp xử lý vướng mắc của người khai hải quan và cán bộ, công chức trong phạm vi xử lý của đơn vị;

- Tổng hợp các vướng mắc ngoài phạm vi xử lý và gửi về Tổng cục Hải quan (qua Cục CNTT & Thống kê hải quan) để được xử lý kịp thời;

- Phối hợp với Tổng cục Hải quan và các đơn vị liên quan trong việc giải đáp những vướng mắc ngoài phạm vi xử lý.

2. Nguyên tắc xử lý vướng mắc và hỗ trợ người sử dụng

a) Các bộ phận hỗ trợ sau khi tiếp nhận vướng mắc từ người khai hải quan và cán bộ, công chức hải quan cần phân loại các vướng mắc theo phạm vi và thẩm quyền xử lý;

b) Đối với những vướng mắc thuộc thẩm quyền xử lý thì trực tiếp trả lời;

c) Đối với những vướng mắc ngoài phạm vi thì chuyển đến các đơn vị chức năng để được hỗ trợ xử lý.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm của Cục CNTT & Thống kê hải quan

1. Phổ biến, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan thực hiện có hiệu quả các nội dung của Quy chế này. Báo cáo Lãnh đạo Tổng cục xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung Quy chế trong trường hợp cần thiết.

2. Xây dựng, triển khai, quản lý vận hành Hệ thống, cụ thể:

a) Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, chỉnh sửa, giám sát hoạt động của Hệ thống để bảo đảm hoạt động liên tục 24 giờ trong tất cả các ngày;

b) Nghiên cứu áp dụng giải pháp công nghệ tiên tiến, phù hợp để đề xuất phương án nâng cấp, chỉnh sửa Hệ thống cho phù hợp với nhu cầu thực tế;

c) Triển khai các biện pháp để đảm bảo an toàn thông tin của Hệ thống;

d) Đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật để hồ sơ điện tử lưu trữ có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin và có khả năng truy cập;

đ) Đào tạo, hướng dẫn sử dụng Hệ thống cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan.

3. Thực hiện việc quản lý tài khoản quản trị của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan.

4. Chủ trì thực hiện công tác xử lý vướng mắc và hỗ trợ người sử dụng trong phạm vi toàn ngành Hải quan.

5. Chủ trì thực hiện việc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện để đảm bảo kịp thời cung cấp DVCTT cho các thủ tục được bổ sung hoặc sửa đổi.

6. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan rà soát các quy định của pháp luật để đề xuất Lãnh đạo Tổng cục xem xét, quyết định danh sách DVCTT cho phép trả kết quả của thủ tục bằng chứng từ giấy.

7. Là đầu mối giúp Tổng cục Hải quan trong việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện có hiệu quả hoạt động cung cấp DVCTT trên Hệ thống. Kịp thời báo cáo Lãnh đạo Tổng cục những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện, trên cơ sở đó đề xuất giải pháp chỉ đạo, điều hành phù hợp và hiệu quả.

8. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan trong việc thực hiện công tác tuyên truyền cho hoạt động cung cấp DVCTT của Tổng cục Hải quan.

Điều 14. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan trực tiếp tham gia xử lý yêu cầu thực hiện thủ tục

1. Trách nhiệm chung:

a) Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và chỉ đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc thực hiện những nội dung có liên quan được quy định tại Quy chế này;

b) Chủ động phân công cán bộ, công chức thực hiện việc tiếp nhận, phân công, xử lý, cập nhật kết quả xử lý và trả kết quả hồ sơ DVCTT trên Hệ thống;

c) Đảm bảo tất cả các hồ sơ DVCTT được tiếp nhận và giải quyết thông qua Hệ thống theo đúng quy định;

d) Thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình, đôn đốc xử lý hồ sơ DVCTT của đơn vị trên Hệ thống nhằm kịp thời phát hiện, giải quyết các vướng mắc phát sinh;

đ) Quản lý tài khoản người sử dụng của đơn vị;

e) Phối hợp với Cục CNTT & Thống kê hải quan trong việc nâng cấp, triển khai Hệ thống đồng thời tích cực đề xuất, kiến nghị để hoàn thiện Hệ thống;

g) Kịp thời báo cáo Tổng cục Hải quan (qua Cục CNTT & Thống kê hải quan) các vướng mắc phát sinh cũng như đề xuất, kiến nghị liên quan đến việc thực hiện Quy chế và hoạt động cung cấp DVCTT của đơn vị.

2. Các Cục Hải quan tỉnh, thành phố có trách nhiệm:

a) Chỉ đạo tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn tại đơn vị về cung cấp DVCTT cho các đối tượng là cán bộ, công chức hải quan và tổ chức, cá nhân có liên quan;

b) Chủ động phối hợp với các phương tiện thông tin đại chúng để tuyên truyền về hoạt động cung cấp DVCTT của đơn vị.

3. Các đơn vị nghiệp vụ thuộc Tổng cục Hải quan có trách nhiệm phối hợp với Cục CNTT & Thống kê hải quan trong công tác xây dựng quy trình thực hiện thủ tục bằng phương thức điện tử liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Chủ động rà soát, đề xuất những quy định pháp lý cần sửa đổi, bổ sung để đáp ứng yêu cầu triển khai cung cấp DVCTT.

Điều 15. Trách nhiệm của các đơn vị khác

1. Vụ Pháp chế phối hợp với các đơn vị liên quan rà soát và là đầu mối tổng hợp kết quả rà soát để kiến nghị sửa đổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan và đề xuất đưa vào chương trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật để đáp ứng yêu cầu triển khai cung cấp DVCTT.

2. Văn phòng Tổng cục Hải quan, Báo Hải quan, Viện Nghiên cứu hải quan (Bản tin Nghiên cứu hải quan) chủ động phối hợp với Cục CNTT & Thống kê hải quan trong việc thực hiện công tác tuyên truyền về hoạt động cung cấp DVCTT của ngành Hải quan./.

(Mẫu số 01 ban hành kèm theo Quy chế Quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến của Tổng cục Hải quan)

DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ CẤP MỚI/THAY ĐỔI THÔNG TIN/HỦY HIỆU LỰC TÀI KHOẢN NGƯỜI SỬ DỤNG HỆ THỐNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN

Hướng dẫn:

- Công chức tại Chi cục Hải quan không có Đội thì không phải điền cột Tên Phòng/Đội.

- Cột Tên tài khoản E-Customs: điền tên tài khoản đang sử dụng để truy cập hệ thống E-Customs (nếu có).

- Cột Hình thức: đánh dấu X vào 1 trong 3 cột cấp mới/Thay đổi thông tin/Hủy hiệu lực.