Quyết định 29/2019/QĐ-UBND về Quy chế khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG

Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 2058/TTr-STP ngày 12 tháng 11 năm 2019.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương.

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2020./.

QUY CHẾ

KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 29/2019/QĐ- UBND ngày 03  tháng 12 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định việc cung cấp thông tin, cập nhật, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu công chứng).

Quy chế này áp dụng đối với các cá nhân, tổ chức cung cấp thông tin, cập nhật, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng tại tỉnh Bình Dương và các cá nhân, tổ chức khác có liên quan Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Cơ sở dữ liệu công chứng là hệ thống cơ sở dữ liệu bao gồm thông tin ngăn chặn và Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng.

2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tổ chức, cá nhân, tài sản bị ngăn chặn.

Thông tin ngăn chặn được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng là căn cứ để công chứng viên không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tổ chức, cá nhân, tài sản bị ngăn chặn.

Cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản ngăn chặn: Tòa án nhân dân, Cơ quan thi hành án dân sự, Cơ quan công an, Sở Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân các cấp, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khác theo quy định pháp luật.

3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin bằng văn bản có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn do chính cơ quan, tổ chức đã có yêu cầu ngăn chặn trước đó hoặc cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật ban hành.

Thông tin giải tỏa ngăn chặn được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng là căn cứ để công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch về tổ chức, cá nhân, tài sản đã bị ngăn chặn trước đó.

4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương đã thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch và được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng được nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên đối chiếu kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch.

5. Thông tin tham khảo là văn bản yêu cầu hoặc hủy bỏ yêu cầu ngăn chặn việc công chứng hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức không phải là cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Cá nhân, tổ chức yêu cầu ngăn chặn chịu trách nhiệm về tính chính xác, đúng đắn của các yêu cầu của mình cũng như về các hậu quả xảy ra do yêu cầu của mình.

Thông tin tham khảo chỉ sử dụng để công chứng viên lưu ý trong quá trình công chứng hợp đồng, giao dịch, không phải là căn cứ để công chứng viên không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch.

6. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, vận hành sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu.

Điều 3. Nguyên tắc cung cấp thông tin, phương thức cập nhật, chỉnh sửa, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc cung cấp thông tin, cập nhật, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng phải thực hiện theo quy định của Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan.

2. Việc nhập thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng phải bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ lâu dài; tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức hành nghề công chứng tra cứu thông tin. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cập nhật tất cả các hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Cá nhân, tổ chức khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng phải đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật hay mục đích khác không phải phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

4. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu công chứng; nhật ký sẽ tự động ghi lại chính xác thời gian (năm, tháng, ngày, giờ, phút) và các hành động cụ thể của một tài khoản kể từ khi tài khoản đó truy cập và thoát ra khỏi Cơ sở dữ liệu công chứng. Nhật ký tự động là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật hợp đồng, giao dịch đã công chứng lên Cơ sở dữ liệu công chứng và truy cứu trách nhiệm đối với người sử dụng tài khoản đã cấp.

5. Các chương trình kiểm tra và diệt virus phải là những chương trình có bản quyền và phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 4. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản

1. Cá nhân được cấp tài khoản gồm: Chánh Văn phòng, chuyên viên công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Sở; Lãnh đạo Phòng, chuyên viên Phòng Bổ trợ tư pháp thuộc Sở Tư pháp; Trưởng tổ chức hành nghề công chứng (Trưởng tổ chức hành nghề công chứng được quyền phân cấp cấp, tạm dừng hoặc xóa tài khoản của nhân viên mình và chịu trách nhiệm trước Sở Tư pháp).

Mỗi cá nhân chỉ được cấp 01 tài khoản truy cập duy nhất.

2. Cá nhân được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản đã được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng. Trường hợp bị mất hoặc quên tên, mật khẩu phải báo ngay cho Sở Tư pháp.

3. Tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cấp sẽ bị xóa, tạm dừng hoặc thay đổi trong các trường hợp sau:

a) Cá nhân làm việc của cơ quan, tổ chức chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển công tác, nghỉ hưu, nghỉ việc;

b) Cá nhân làm việc cho tổ chức hành nghề công chứng mà tổ chức hành nghề công chứng đó đã chuyển đổi, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất; tổ chức hành nghề công chứng cố ý không thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời việc nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng; tổ chức hành nghề công chứng không thực hiện nghĩa vụ tài chính (chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng) với chủ đầu tư.

c) Cá nhân vi phạm quy định tại Điều 7 và quy định khác tại quy chế này.

4. Phạm vi khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng của các tài khoản căn cứ vào quyền và trách nhiệm của cá nhân sử dụng tài khoản quy định tại Chương III và Chương IV của Quy chế này.

Điều 5. Chi phí liên quan đến việc xây dựng, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng phải nộp các chi phí liên quan đến việc xây dựng, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; các chi phí liên quan đến việc quản trị, thuê đường truyền, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp cơ sở dữ liệu và chi phí hợp lý khác (nếu có).

2. Sở Tư pháp chỉ đạo Chủ đầu tư phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh và các cơ quan, tổ chức có liên quan xác định mức thu chi phí xây dựng, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng theo Quyết định số 1150/QĐ-UBND ngày 13/5/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc Phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin “Xây dựng và triển khai Phần mềm quản lý công chứng”; thực hiện việc thu và sử dụng chi phí liên quan đến việc xây dựng, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định.

3. Kinh phí thu chi liên quan đến việc quản trị, thuế đường truyền, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp cơ sở dữ liệu và chi phí hợp lý khác giao Sở Tư pháp cùng Chủ đầu tư và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh xác định thống nhất thực hiện.

Điều 6. Sao lưu

1. Việc sao lưu dữ liệu, các phiên bản của Cơ sở dữ liệu công chứng và chương trình máy tính khác có chứa Cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên, lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống và bảo đảm tính bảo mật.

2. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch phải được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống và bảo đảm tính bảo mật.

3. Sở Tư pháp phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức việc sao lưu, lưu trữ thông tin quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này.

Điều 7. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng bằng tài khoản của người khác.

2. Để cho người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc không được giao.

4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng không đúng với sự thật, trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch Cơ sở dữ liệu quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Tiết lộ hoặc sử dụng trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản, và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.

8. Sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật.

9. Những hành vi vi phạm pháp luật khác.

Chương II

CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG

Điều 8. Cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện trên địa bàn tỉnh, kịp thời thông tin bằng văn bản việc yêu cầu ngưng, tạm ngưng giao dịch về tài sản, chấm dứt việc ngưng, tạm ngưng giao dịch về tài sản, hủy hoặc chấm dứt hợp đồng, giao dịch đã được công chứng đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Công an tỉnh, Công an cấp huyện trên địa bàn tỉnh, kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản, giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch liên quan đến tài sản, lừa đảo nhằm chiếm đoạt tài sản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện, các Văn phòng Thừa phát lại trên địa bàn tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khác gửi văn bản, quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, quyết định thi hành án, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản, chấm dứt tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Sở Tài nguyên và Môi trường có thẩm quyền quản lý đất đai, đăng ký đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi đất; thu hồi, hủy giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, hủy trang bổ sung giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền quản lý đất đai, đăng ký đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi đất; thu hồi, hủy giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, hủy trang bổ sung giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyên sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp cần ngăn chặn khác đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Các tổ chức, cá nhân khác có thẩm quyền ngăn chặn, ngưng, tạm ngưng, giải tỏa ngăn chặn theo quy định của pháp luật.

7. Các tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân, tổ chức khác có khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch về tài sản, lừa đảo nhằm chiếm đoạt tài sản, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản, bỏ sót thừa kế hoặc các thông tin cần thiết khác có liên quan trong hoạt động công chứng đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

8. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về tổ chức, cá nhân, tài sản bị ngăn chặn. Sở Tư pháp hướng dẫn các nội dung cần thiết khi cung cấp thông tin và cách thức gửi văn bản cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 9. Khai thác, sử dụng và chia sẻ thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Khi có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, công chứng viên thực hiện các bước tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng và điều kiện để công chứng theo quy định pháp luật.

Nếu hồ sơ, điều kiện công chứng đầy đủ, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội và không có thông tin ngăn chặn liên quan đến tài sản, cá nhân, tổ chức giao dịch thì công chứng viên thụ lý và tạo lập hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Khi tạo lập hợp đồng, giao dịch, công chứng viên phải kiểm tra các thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng về tài sản, về tổ chức, cá nhân giao dịch, lịch sử giao dịch có liên quan.

3. Trường hợp phát hiện giao dịch đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, cá nhân, tổ chức tham gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng, công chứng viên phải xác minh, làm rõ.

Trường hợp phát hiện có dấu hiệu tội phạm hình sự hay vi phạm pháp luật khác thì công chứng viên báo cáo ngay với Trưởng tổ chức hành nghề công chứng. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng chủ động có biện pháp thích hợp, phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để xử lý vụ việc đúng quy định pháp luật và kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp.

4. Ngay sau khi thực hiện việc công chứng, cấp số công chứng, thu phí công chứng, tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện các công việc tương ứng trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng phải được chia sẻ đầy đủ và kịp thời (sau khi công chứng viên ký, phát hành hợp đồng, giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ) trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

Chương III

QUY TRÌNH VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TẠI SỞ TƯ PHÁP

Điều 10. Tiếp nhận, giải tỏa thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng

Sở Tư pháp tiếp nhận các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp. Riêng các văn bản xác nhận giải chấp do tổ chức tín dụng cung cấp sẽ do các tổ chức hành nghề công chứng trực tiếp thực hiện.

Điều 11. Cập nhật, giải tỏa thông tin ngăn chặn trong Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Ngay sau khi tiếp nhận văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, Sở Tư pháp phải cập nhật đầy đủ và chính xác các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Đối với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu công chứng, Sở Tư pháp tích hợp dữ liệu công chứng kiểm tra lại thông tin: nếu thông tin đã có không hoàn toàn phù hợp 100% với văn bản ngăn chặn nhận được, thì phải nhập thông tin ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu công chứng; nếu văn bản giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với thông tin đã có, thì thực hiện giải tỏa ngăn chặn; nếu văn bản giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có, Sở Tư pháp chuyển trả văn bản đó cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đã gửi văn bản ngăn chặn và nêu rõ lý do không chấp nhận.

3. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn hoặc văn bản ngăn chặn không thể hiện đủ thông tin cần thiết để nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, Sở Tư pháp kịp thời xử lý và có văn bản đề nghị tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp bổ sung thông tin kịp thời.

Điều 12. Chỉnh sửa các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc sửa các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn).

2. Đối với các sai sót kỹ thuật trong văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng (thông tin chưa được đưa lên Cơ sở dữ liệu công chứng), Sở Tư pháp tích hợp dữ liệu công chứng chủ động sửa chữa cho chính xác với văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn; trường hợp các sai sót này được phát hiện sau khi thông tin đã được đưa lên Cơ sở dữ liệu công chứng, cá nhân được giao nhiệm vụ nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng phải báo cáo ngay với Lãnh đạo Sở Tư pháp để kiểm tra phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn.

3. Đối với các sai sót kỹ thuật trong văn bản công chứng thì các tổ chức hành nghề công chứng tự chỉnh sửa trực tiếp trên các bản chính của văn bản công chứng đã phát hành, đồng thời, cập nhật điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng.

Chương IV

QUY TRÌNH VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TẠI CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 13. Nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Kể từ khi văn bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên ký và đóng dấu, công chứng viên hoặc nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng phải nhập chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin từ văn bản đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng nhận được thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn của tổ chức, cá nhân có thẩm quyền (trừ văn bản xác nhận giải chấp của tổ chức tín dụng) nhưng Sở Tư pháp chưa cập nhật thông tin này lên Cơ sở dữ liệu công chứng thì phản ánh ngay về Sở Tư pháp để kiểm tra, xử lý kịp thời.

3. Trong trường hợp khi công chứng hợp đồng, giao dịch, tổ chức hành nghề công chứng đối chiếu bản chính văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phát hiện thông tin không khớp với dữ liệu đã được Sơ Tư pháp cập nhật thì phản ánh về Sở Tư pháp để trao đổi, xem xét, chỉnh sửa ngay cho phù hợp.

Điều 14. Tra cứu thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trên Cơ sở dữ liệu công chứng

1. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trên Cơ sở dữ liệu công chứng được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của Sở Tư pháp và cá nhân, tổ chức có thẩm quyền.

2. Trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm tra cứu Cơ sở dữ liệu công chứng thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng.

3. Kết quả tra cứu phải được in, có chữ ký của công chứng viên và lưu trong hồ sơ công chứng. Trong trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu thì được xem kết quả tra cứu.

4. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hợp đồng, giao dịch.

a) Nếu cá nhân, tổ chức, tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì công chứng viên không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch đối với cá nhân, tổ chức, tài sản bị ngăn chặn.

b) Nếu cá nhân, tổ chức, tài sản là đối tượng trong một hoặc nhiều hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải hủy mà chưa được hủy thì công chứng viên hướng dẫn người dân đến tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng, giao dịch đó để hủy hoặc chấm dứt hợp đồng, giao dịch; trường hợp phát hiện có dấu hiệu tội phạm hình sự hay vi phạm pháp luật khác thì công chứng viên thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 9 Quy chế này.

c) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, công chứng viên báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, Trưởng tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp xem xét, hướng dẫn giải quyết.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Xử lý vi phạm

1. Tổ chức hành nghề công chứng không chia sẻ thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chia sẻ thông tin không kịp thời, không chính xác hoặc có hành vi vi phạm Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, có thể bị cảnh cáo, khóa tài khoản có thời hạn theo Quy chế này, hoặc hình thức xử lý khác theo quy định pháp luật.

2. Cá nhân, tổ chức khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng có hành vi vi phạm Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, có thể bị cảnh cáo, khóa tài khoản theo Quy chế này, hoặc hình thức xử lý khác theo quy định pháp luật.

Điều 16. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai và quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định pháp luật và Quy chế này.

2. Triển khai thực hiện Quy chế này, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế để báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này khi cần thiết.

Điều 17. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh Bình Dương

1. Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Vận động công chứng viên là thành viên của Hội và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; báo cáo Sở Tư pháp để Sở có biện pháp xử lý nghiêm đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.

Điều 18. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng (Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và nhân viên)

1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương phải tham gia sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Đề nghị Sở Tư pháp cấp, xóa hoặc thay đổi tài khoản cho tổ chức hành nghề công chứng;

b) Tổ chức quản lý việc nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng;

c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa và xóa thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức hành nghê công chứng. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng;

d) Bảo đảm điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ...) cho việc vận hành tốt Cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng;

e) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng;

g) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên đăng nhập truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên đăng nhập.

h) Đóng chi phí liên quan đến việc xây dựng, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu; các chi phí liên quan đến việc quản trị, thuê đường truyền, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp cơ sở dữ liệu và chi phí hợp lý khác (nếu có).

i) Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

3. Công chứng viên, nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng theo sự phân công của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng;

b) Sửa chữa và xóa các thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng theo quyết định của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng;

c) Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do mình nhập, sửa chữa và đã xóa trong Cơ sở dữ liệu công chứng;

d) Tra cứu các thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong Cơ sở dữ liệu công chứng để cung cấp kết quả cho Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các cơ quan tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp.

Điều 19. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chỉ đạo đơn vị trực thuộc (Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông) phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành và lưu trữ Cơ sở dữ liệu công chứng, đảm bảo hoạt động ổn định, thường xuyên để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các chủ thể có liên quan.

2. Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, xử lý tốt cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho hoạt động Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 20. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Tư pháp và các sở, ngành có liên quan tham mưu đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí xây dựng, nâng cấp cơ sở vật chất, cơ sở dữ liệu theo thẩm quyền.

Điều 21. Trách nhiệm của Sở Tài nguyên và Môi trường

1. Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung theo Quy chế này.

2. Phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời thông báo đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

3. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 22. Trách nhiệm của Cục Thi hành án dân sự tỉnh

1. Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung theo Quy chế này.

2. Phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời thông báo đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

3. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 23. Trách nhiệm của Tòa án nhân dân tỉnh, Công an tỉnh

Phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời thông báo đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

Điều 24. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp huyện

1. Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung theo Quy chế này.

2. Phối hợp thực hiện, kịp thời thông báo đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị.

3. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 25. Điều khoản thi hành

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.