Quyết định 46/2019/QĐ-UBND về Quy chế cung cấp, quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Điện Biên

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CUNG CẤP, QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐIỆN BIÊN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐIỆN BIÊN

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 72/2013/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ về quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin trên mạng;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế cung cấp, quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Điện Biên.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 06 tháng 01 năm 2020.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở: Tư pháp, Tài nguyên và Môi trường, Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các sở, ban, ngành liên quan; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CUNG CẤP, QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐIỆN BIÊN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 46 /2019/QĐ-UBND ngày 25 tháng 12 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Điện Biên)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc cập nhật, cung cấp, lưu trữ, quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực khi thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Điện Biên (gọi chung là Hệ thống); quyền, nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.

2. Đối tượng áp dụng: Các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân cấp xã trên địa bàn tỉnh Điện Biên, các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến việc cung cấp, quản lý, khai thác, sử dụng và cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực: Là tập hợp cơ sở dữ liệu có được từ các thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo và các thông tin liên quan đến các hợp đồng, giao dịch do các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã và các văn bản liên quan đến tài sản do cơ quan có thẩm quyền cung cấp được cập nhật, xây dựng, duy trì nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực; đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch công chứng, chứng thực; phòng ngừa rủi ro cho người thực hiện công chứng, chứng thực; bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân liên quan.

2. Quản lý Hệ thống: Là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình khai thác, sử dụng, cung cấp, cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Trung tâm quản lý đất đai cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan thẩm quyền có liên quan.

3. Khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu: Là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu để thực hiện công chứng, chứng thực theo quy định.

4. Thông tin ngăn chặn: Là thông tin do các cơ quan có thẩm quyền ban hành bằng văn bản gửi Sở Tư pháp để nhập vào Hệ thống, là cơ sở yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản đó.

5. Cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản ngăn chặn: Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, cơ quan Thi hành án dân sự, Công an, Sở Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân các cấp, Trung tâm quản lý đất đai cấp huyện; Phòng Tư pháp, Phòng Tài nguyên và Môi trường, cơ quan cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản.

6. Thông tin giải tỏa ngăn chặn: Là thông tin do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây ban hành văn bản để hủy bỏ việc ngăn chặn đó. Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền được cập nhật vào Hệ thống là căn cứ để các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản đã bị ngăn chặn.

7. Thông tin về hợp đồng, giao dịch: Là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã đã thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch cập nhật vào Hệ thống. Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực được nhập vào Hệ thống là nguồn thông tin để công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực đối chiếu kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Điều 3. Nguyên tắc cung cấp thông tin, phương thức cập nhật, chỉnh sửa, khai thác và quản lý Hệ thống

1. Việc cung cấp thông tin, khai thác và quản lý Hệ thống phải thực hiện theo quy định của Quy chế này.

2. Việc nhập thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Hệ thống phải đúng mục đích, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ lâu dài; tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Uỷ ban nhân dân cấp xã tra cứu thông tin. Tổ chức hành nghề công chứng, phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm cập nhập tất cả các hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Hệ thống.

3. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong hệ thống, là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật thông tin vào Hệ thống.

4. Khi nhận thông tin ngăn chặn từ cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã không được thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản đã bị ngăn chặn đó.

5. Thông tin nhập vào Hệ thống phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt Unicode.

6. Các chương trình kiểm tra và diệt virus phải là những chương trình có bản quyền và phải được cài đặt thường xuyên, liên tục trên các thiết bị truy cập Hệ thống.

Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Để cho người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào Hệ thống và truy cập vào hệ thống bằng tài khoản của người khác.

2. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong hệ thống, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu, thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong hệ thống.

3. Sử dụng các dữ liệu và thông tin trong hệ thống vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực.

4. Không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, chính xác vào hệ thống.

5. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống.

6. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với hệ thống.

7. Các hành vi vi phạm pháp luật khác theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản truy cập Hệ thống

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Hệ thống:

a) Giám đốc Sở Tư pháp; Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực; Phòng Bổ trợ Tư pháp và Phòng Hành chính Tư pháp thuộc Sở Tư pháp;

b) Nhân viên quản trị Hệ thống thuộc Sở Tư pháp;

c) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, các công chứng viên thuộc các tổ chức hành nghề công chứng được cấp tài khoản truy cập, khai thác, sử dụng Hệ thống;

d) Các tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ thực hiện công tác quản lý nhà nước về chứng thực (Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã). Các cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin ngăn chặn về tài sản để cập nhật lên hệ thống (Phòng Tài nguyên và Môi trường, Trung tâm quản lý đất đai cấp huyện).

2. Tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào Hệ thống.

3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Hệ thống do lỗi của mình gây ra.

4. Tài khoản truy cập vào Hệ thống đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:

a) Vi phạm Điều 4 của Quy chế này;

b) Tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động;

c) Cá nhân đã được cấp tài khoản thay đổi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu;

d) Tổ chức hành nghề công chứng không thực hiện nghĩa vụ tài chính với đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hồ sơ công chứng;

đ) Các trường hợp khác theo quyết định của Giám đốc Sở Tư pháp.

5. Giám đốc Sở Tư pháp căn cứ yêu cầu hoạt động công chứng, chứng thực và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc cấp, khóa tài khoản theo Quy chế này.

Chương II

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. Quản lý và sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu tại Sở Tư pháp

Điều 6. Quản lý thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn trong Hệ thống

1. Sở Tư pháp chỉ đạo Phòng chuyên môn tiếp nhận các văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa thông tin ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền cung cấp quy định tại khoản 4 Điều 2 Quy chế này.

2. Ngay sau khi tiếp nhận văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn kịp thời cập nhật đầy đủ và chính xác các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn vào Hệ thống.

3. Đối với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có trên Hệ thống, Sở Tư pháp kiểm tra lại thông tin:

a) Trường hợp nếu thông tin ngăn chặn đã có trong hệ thống không phù hợp 100% với văn bản ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập thông tin ngăn chặn mới vào Hệ thống.

b) Trường hợp tiếp nhận văn bản giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với thông tin đã có thì thực hiện giải tỏa ngăn chặn. Nếu văn bản giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có trong hệ thống thì chuyển trả văn bản mới nhận đó cho cơ quan, tổ chức đã gửi văn bản giải tỏa ngăn chặn và phải nêu rõ lý do không chấp nhận.

4. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, người quản trị Hệ thống phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp cấp huyện để kịp thời xử lý, giải quyết.

5. Đối với các cơ quan được Giám đốc Sở Tư pháp cho phép cấp tài khoản để nhập thông tin ngăn chặn thì phải gửi văn bản về Sở Tư pháp để theo dõi, tổng hợp.

Điều 7. Chỉnh sửa các thông tin đã nhập vào Hệ thống

1. Việc sửa các thông tin đã nhập vào Hệ thống chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình nhập thông tin.

2. Trường hợp sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Hệ thống (chưa được đăng tải trên hệ thống), người quản trị Hệ thống báo cáo với lãnh đạo Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và chủ động sửa chữa cho chính xác với văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn.

3. Đối với các sai sót kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin được đưa lên Hệ thống, người quản trị Hệ thống phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn.

Điều 8. Sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phục vụ công tác báo cáo thống kê

Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực do các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã nhập vào Hệ thống là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm của các địa phương, đơn vị, tổ chức.

Mục 2. Quy trình vận hành và sử dụng Hệ thống tại các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã

Điều 9. Nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Hệ thống

1. Ngay sau khi ký công chứng hoặc ký chứng thực hợp đồng, giao dịch; tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã phải cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng hoặc chứng thực vào Hệ thống.

Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật dân sự. Mọi sự thay đổi nội dung thông tin phải được cung cấp, cập nhật kịp thời lên Hệ thống.

2. Nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào Hệ thống (các trường thông tin có gắn dấu * trong Hệ thống là yêu cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:

a) Đối với thông tin về nhân thân: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh nhân dân, địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch.

b) Đối với thông tin về tổ chức: Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động, số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện (nếu có).

c) Đối với thông tin về tài sản là bất động sản, gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: Địa chỉ tài sản, số thửa đất, số tờ bản đồ, số giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng, diện tích (nếu có).

d) Đối với thông tin là động sản có đăng ký và tài sản khác: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có).

đ) Đối với thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập: Tên loại giao dịch, số giao dịch, ngày giao dịch.

Các thông tin khác có liên quan.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm về độ chính xác của thông tin do mình cập nhật trên Hệ thống.

Điều 10. Tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực

1. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm Hệ thống.

2. Trước khi ký công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản là động sản có đăng ký, tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi chứng thực phải tra cứu trong Hệ thống để kiểm tra về tình trạng của tài sản.

3. Người tra cứu phải in kết quả tra cứu, đưa cho người yêu cầu công chứng, chứng thực xem. Kết quả tra cứu phải có chữ ký của người thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đó và được lưu trữ trong hồ sơ công chứng, chứng thực.

4. Kết quả tra cứu từ Hệ thống là nguồn thông tin để công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản, gồm:

a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản đã bị ngăn chặn.

b) Nếu tài sản là đối tượng trong một hoặc nhiều hợp đồng, giao dịch chưa được hủy thì tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã báo cáo Sở Tư pháp để ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. Trường hợp có dấu hiệu của tội phạm thì báo cho cơ quan cảnh sát điều tra nơi giao dịch để phối hợp giải quyết.

c) Trường hợp tài sản thế chấp đã được giải chấp trên Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng đất, nhưng chưa giải chấp trên Hệ thống thì vẫn được tiếp tục công chứng, chứng thực; tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã đã chứng thực hợp đồng thế chấp có trách nhiệm đăng thông tin giải chấp lên Hệ thống.

d) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp hướng dẫn, giải quyết.

Điều 11. Khai thác và sử dụng thông tin Hệ thống

1. Các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, công chức Tư pháp - hộ tịch được phân công (cấp tài khoản) có quyền khai thác và sử dụng thông tin Hệ thống để:

a) Phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực;

b) Cập nhật văn bản pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành;

c) Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng, chứng thực định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan Nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.

2. Các cơ quan có thẩm quyền quản lý được khai thác thông tin cơ sở dữ liệu để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước như: Thanh tra, kiểm tra.

3. Việc phân quyền khai thác thông tin tại Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã do thủ trưởng cơ quan, địa phương, đơn vị quyết định và chịu trách nhiệm.

Mục 3. Trách nhiệm cung cấp thông tin

Điều 12. Cung cấp thông tin; văn bản chỉ đạo, điều hành liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực trên Hệ thống

Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhật, đăng tải các văn bản pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực trên Hệ thống để cung cấp thông tin đến các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, người có thẩm quyền chứng thực; tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 13. Trách nhiệm của Sở Tài nguyên và Môi trường

Cung cấp thông tin và chỉ đạo Trung tâm đăng ký đất đai thuộc Sở, Trung tâm quản lý đất đai cấp huyện, Phòng Tài nguyên - Môi trường cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất cho Sở Tư pháp để nhập, đăng tải trên Hệ thống.

Điều 14. Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Công an tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh

Phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời thông báo đến Sở Tư pháp các thông tin, yêu cầu ngăn chặn, thông tin giải tỏa đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị mình để cập nhật, đăng tải trên Hệ thống.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Sở Tư pháp

1. Trực tiếp thực hiện việc vận hành, quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống theo quy định của Quy chế này, các văn bản pháp luật có liên quan;

2. Phối hợp với đơn vị tư vấn quản lý hệ thống máy chủ ảo (bao gồm dung lượng lưu trữ dữ liệu) trên môi trường mạng Internet để phục vụ vận hành phần mềm và Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;

3. Cập nhật văn bản thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn được tiếp nhận bởi các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp. Trường hợp cần thiết phối hợp với các cơ quan có liên quan kiểm tra, xác minh, làm rõ đối với những thông tin tài sản chưa chính xác, không rõ ràng, thông tin tham khảo;

4. Cập nhật thông tin, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành vào Hệ thống;

5. Hướng dẫn và xác định lộ trình cập nhật bổ sung vào Hệ thống các hợp đồng, giao dịch đã công chứng đang được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng, phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã;

6. Cung cấp thông tin về công chứng, chứng thực theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, điều tra;

7. Triển khai thực hiện Quy chế này, theo dõi, đánh giá, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế này báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

8. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về công chứng, chứng thực và các hệ thống thông tin khác để phục vụ xây dựng chính quyền điện tử tỉnh Điện Biên.

9. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan, Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Việc thực hiện Quy chế là căn cứ để đánh giá chỉ số chấm điểm cải cách hành chính, xếp hạng thi đua thuộc lĩnh vực của cấp huyện hàng năm. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh để xem xét quyết định sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Điều 16. Các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Điện Biên phải tham gia Hệ thống. Các hợp đồng, giao dịch đã công chứng đang được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng phải được cập nhật bổ sung vào Hệ thống.

2. Người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Ký kết hợp đồng với đơn vị tư vấn xây dựng phần mềm để duy trì và vận hành Hệ thống trong quá trình tổ chức hoạt động;

b) Tổ chức quản lý việc nhập dữ liệu hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Hệ thống; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả Hệ thống tại tổ chức mình;

c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa và xóa thông tin đã nhập vào Hệ thống của tổ chức mình. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập vào Hệ thống.

d) Bảo đảm điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ…) cho việc vận hành tốt Hệ thống tại tổ chức mình.

3. Phân công viên chức, nhân viên của tổ chức mình thực hiện các công việc:

a) Nhập thông tin vào Hệ thống;

b) Sửa chữa và xóa các thông tin nhập vào Hệ thống theo quyết định của người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng;

c) Chịu trách nhiệm trước người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do mình nhập, sửa chữa và đã xóa trong Hệ thống;

d) Tra cứu các thông tin ngăn chặn; thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực trong Hệ thống để cung cấp kết quả cho người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trước khi thực hiện việc công chứng; cung cấp cho các cơ quan tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp;

đ) Việc nhập, sửa chữa, xóa và tra cứu thông tin trong Hệ thống phải thực hiện theo Quy chế và hướng dẫn sử dụng Hệ thống.

Điều 17. Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã

1. Khi chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; tài sản là động sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng phải cập nhật thông tin lên Hệ thống.

2. Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung theo Quy chế này;

3. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, xử lý các thông tin Hệ thống;

4. Đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả Hệ thống;

5. Cập nhật vào Hệ thống các hợp đồng, giao dịch đã chứng thực hiện đang lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân cấp xã.

Điều 18. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện

Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp và các sở, ngành liên quan xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, xây dựng cơ chế liên thông dữ liệu về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn.

Điều 19. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật./.