|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH LẠNG SƠN
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
20/2019/QĐ-UBND
|
Lạng Sơn, ngày
22 tháng 7 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ khoản 2 Điều 62 Luật Công chứng ngày
20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng
6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15
tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số
điều của Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ
trình số 90/TTr-STP ngày 05 tháng 7 năm 2019 và Tờ trình số 96/TTr-STP ngày 17
tháng 7 năm 2019.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh
Lạng Sơn.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực thi hành từ ngày 02 tháng 8 năm 2019.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc
các sở, Thủ trưởng các ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và tổ chức, cá
nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Chính phủ;
- Cục Kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh;
- Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh;
- UBMTTQVN tỉnh, các Đoàn thể tỉnh;
- TAND tỉnh, VKSND tỉnh, Cục THADS;
- Cổng TTĐT của tỉnh, Công báo tỉnh;
- Báo Lạng Sơn; Đài PT&TH tỉnh;
- PCVP UBND tỉnh, các Phòng CV, TT TH-CB;
- Lưu: VT, NC (HTMĐ)
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Phạm Ngọc Thưởng
|
QUY CHẾ
KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
LẠNG SƠN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 20/2019/QĐ-UBND ngày 22/7/ 2019 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Lạng Sơn)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh,
đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản
lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu
trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn; quyền, nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân có liên
quan trong việc thực hiện Quy chế này.
2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với
Sở Tư pháp, tổ chức hành nghề công chứng, các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên
quan đến quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ Cơ sở dữ liệu
công chứng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. Cơ sở dữ liệu công chứng là hệ thống
cơ sở dữ liệu điện tử bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng
giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối
với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
2. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng
văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành yêu cầu
không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với
tài sản của cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là cơ sở pháp lý để công chứng
viên xem xét việc từ chối thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên
quan đến tài sản đó.
3. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông
tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước
đây phát hành văn bản hủy bỏ biện pháp ngăn chặn đó. Văn bản giải tỏa ngăn chặn
của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để công chứng viên thực hiện việc
công chứng hợp đồng, giao dịch bị ngăn chặn trước đó.
4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là nội
dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng mà tổ chức
hành nghề công chứng cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng.
Điều 3.
Nguyên tắc cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng
1. Việc cập nhật thông tin vào
cơ sở dữ liệu công chứng phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.
2. Các hoạt động cung cấp, cập
nhật, tra cứu, sử dụng thông tin công chứng theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp
vụ công chứng; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người
có yêu cầu công chứng.
3. Bảo đảm quyền của các tổ chức,
cá nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng
phù hợp với quy định của pháp luật.
4. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông
tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong cơ sở dữ
liệu công chứng.
5. Bảo đảm an toàn, an
ninh thông tin.
Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm
1. Cấp tài
khoản truy cập cho người, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản;
truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng bằng tài khoản của người khác hoặc cho
người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào cơ sở dữ liệu
công chứng khi chưa được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị, Trưởng các tổ chức
hành nghề công chứng; tiết lộ tài khoản của cơ quan, đơn vị, của tổ chức hành
nghề công chứng cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.
2.
Truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc
không được giao; sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng và thông tin trong cơ sở dữ
liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ
cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về
công chứng.
3. Không cập
nhật hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, không chính xác; có hành vi ngăn cản
việc cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin
trong cơ sở dữ liệu công chứng trái quy định, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu
hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động, đến thông tin đã có trong
cơ sở dữ liệu công chứng.
5. Sử dụng hoặc tiết lộ các
thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà
mình biết trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở
dữ liệu công chứng.
Điều 5. Cấp,
quản lý, sử dụng tài khoản trong cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tổ chức, cá nhân được cấp
tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng gồm:
a) Giám đốc Sở Tư pháp hoặc
Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực, Lãnh đạo và chuyên viên bộ phận
chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp;
b) Tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tỉnh;
c) Tổ chức, cá nhân khác để phục
vụ cho việc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng.
2. Tổ chức được cấp tài khoản
có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện việc cập nhật
dữ liệu, tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Tổ chức, cá nhân được cấp
tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm
quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài
khoản được cấp đối với cơ sở dữ liệu công chứng.
4. Tài khoản truy cập vào cơ sở
dữ liệu công chứng đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:
a) Tổ chức hành nghề công chứng
được chuyển nhượng, bị giải thể, bị chấm dứt hoạt động;
b) Cá nhân đã được cấp tài khoản
thay đổi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu;
5. Sở Tư pháp thực hiện việc
quản lý, cấp hoặc khóa tài khoản trong cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của
Quy chế này.
Chương
II
QUY ĐỊNH CỤ
THỂ
Điều 6.
Cung cấp, tiếp nhận thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sở Tư pháp
là cơ quan tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ
các cơ quan có liên quan để quản lý, cập nhậtcơ sở dữ liệu công chứng, gồm:
a) Quyết
định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn do Tòa án nhân dân các cấp, Tòa án quân sự các cấp cung cấp;
b) Quyết
định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn do Viện Kiểm sát nhân dân các cấp cung cấp;
c) Quyết
định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn do cơ quan Thi hành án Dân sự các cấp cung cấp;
d) Quyết
định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn liên quan đến tài sản do các Cơ quan điều tra và cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra
Công an các cấp cung cấp;
đ) Quyết
định thu hồi, hủy bỏ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do các Sở,
ngành, UBND các cấp cung cấp;
e) Thông tin
khác có liên quan đến ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền cung cấp theo quy định của pháp luật.
2. Thông tin ngăn chặn, thông
tin giải tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu
trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Sau khi tiếp
nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, trong vòng 01 ngày làm
việc, Sở Tư pháp tiến hành cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin vào phần
thông tin ngăn chặn.
2. Đối với
thông tin ngăn chặn đã có dữ liệu trên cơ sở dữ liệu công chứng thì trong vòng
01 ngày làm việc, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm
tra thông tin: Nếu thông tin đã có phù hợp với thông tin ngăn chặn mới nhận được
thì không nhập lại dữ liệu; nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin
ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập dữ liệu vào thông tin ngăn chặn.
3. Đối với
thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có dữ liệu trên cơ sở dữ liệu công chứng, công
chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ cập nhật phải kiểm tra thông tin: Nếu thông
tin giải tỏa ngăn chặn phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có, thì thực hiện việc
giải tỏa ngăn chặn; nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không phù hợp với thông
tin ngăn chặn đã có thì trong vòng 01 ngày làm việc phải báo cáo Giám đốc Sở Tư
pháp để chuyển trả lại thông tin giải tỏa ngăn chặn đó cho cơ quan, tổ chức đã
cung cấp thông tin và nêu rõ lý do trả lại.
4. Khi phát
hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn
chặn thì trong vòng 01 ngày làm việc, công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cập
nhật thông tin phải báo cáo ngay với Giám đốc Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải
quyết.
Điều 8. Thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng được nhập vào
cơ sở dữ liệu công chứng
1. Nội dung
thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch được cập nhật vào cơ sở dữ liệu công
chứng (Các trường thông tin có gắn dấu * trong cơ sở dữ liệu công chứng là yêu
cầu bắt buộc cập nhật) gồm có:
a) Thông tin
về hợp đồng giao dịch: tên loại hợp đồng, giao dịch; số hợp đồng, giao dịch;
ngày, tháng năm hợp đồng, giao dịch;
b) Thông tin
về các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, cụ thể:
Đối với cá
nhân: Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số chứng minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu
hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú của các
bên tham gia giao dịch;
Đối với tổ chức:
Tên gọi tổ chức; địa chỉ trụ sở; số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành
lập và người đại diện theo pháp luật (chức vụ, ngày tháng năm sinh, số chứng
minh nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp,
địa chỉ của người đại diện).
c) Thông tin
về tài sản, cụ thể:
Đối với tài sản
là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất thì nhập các
thông tin sau: Địa chỉ tài sản; số giấy chứng nhận, nơi cấp, ngày cấp, số thửa
đất, số tờ bản đồ; tài sản gắn liền với đất;
Đối với tài sản
là động sản có đăng ký và tài sản khác thì nhập các thông tin sau: Số đăng ký
tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ, ngày cấp và
các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu
có);
d) Các thông
tin khác có liên quan.
2. Đối với Di
chúc thì nhập các thông tin sau:
a) Thông tin
về người lập di chúc: Thông tin họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số chứng minh
nhân dân hoặc số Hộ chiếu hoặc số Thẻ căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp; địa
chỉ nơi cư trú.
b) Thông tin
về tài sản và các thông tin khác: thực hiện theo điểm c, d khoản 1 điều này.
3. Việc
nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu công chứng phải thực hiện
trước khi phát hành văn bản công chứng.
Trường hợp phát hiện các sai
sót của người nhập sau quá trình nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng,
người nhập thông tin báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, phòng chuyên
môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp và phối hợp đơn vị
cung cấp phần mềm sửa chữa sai sót chính xác với thông tin về hợp đồng, giao dịch
đã công chứng.
4. Thông tin
về hợp đồng, giao dịch nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng là cơ sở để Sở Tư pháp
thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm.
Điều 9. Lưu trữ thông tin dữ liệu công chứng
1. Thông tin
dữ liệu công chứng được lưu trữ ở dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.
2. Thông tin
dữ liệu công chứng được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống, đảm bảo khoa học,
dễ tìm, dễ bảo quản và phải được bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành
nghề công chứng theo quy định của pháp luật.
3. Việc sao
lưu cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên, định kỳ, theo
đúng hướng dẫn của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng và quy định
của Quy chế này.
Điều 10. Tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng
1. Cách thức
tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng,
giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp phần mềm
cơ sở dữ liệu công chứng và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.
2. Trước khi
ký công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất hoặc
tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên phải trực tiếp tra cứu hoặc yêu
cầu nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng
để kiểm tra về tình trạng giao dịch của tài sản.
3. Người tra
cứu khi phát hiện thông tin ngăn chặn có liên quan đến hợp đồng, giao dịch phải
in, chuyển cho Công chứng viên để xem xét việc công chứng hợp đồng giao dịch
đó.
4. Kết quả
tra cứu từ cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm
tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc từ chối công chứng hợp đồng,
giao dịch, cụ thể:
a) Nếu tài sản
có trong danh sách ngăn chặn thì từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch về tài
sản bị ngăn chặn;
b) Nếu tài sản
là đối tượng trong một hoặc nhiều hợp đồng, giao dịch chưa được hủy thì tổ chức
hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp để xử lý theo quy định của pháp luật.
Trường hợp có dấu hiệu của tội phạm thì báo cho cơ quan cảnh sát điều tra nơi
giao dịch để phối hợp giải quyết;
c) Trường hợp
tài sản thế chấp đã được giải chấp trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền
sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất nhưng chưa giải chấp trên cơ sở dữ liệu
công chứng thì công chứng viên vẫn được tiếp tục công chứng; ngay sau khi công
chứng hợp đồng thế chấp, tổ chức hành nghề công chứng gửi thông tin giải chấp đến
Sở Tư pháp cập nhật cơ sở dữ liệu công chứng;
d) Các tình
huống phát sinh cụ thể khác, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo cáo Sở
Tư pháp hướng dẫn, giải quyết.
Điều 11. Khai thác và sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tổ chức
hành nghề công chứng, công chứng viên và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng
được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho hoạt động công chứng.
2. Sở Tư pháp
được khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho công tác quản lý
nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.
3. Các cơ
quan nhà nước có liên quan được Sở Tư pháp cung cấp tài khoản theo quy định tại
điểm c khoản 1 Điều 5 Quy định này khai thác, sử dụng thông tin trên dữ liệu
công chứng để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Giúp Ủy
ban nhân dân tỉnh triển khai, thực hiện việc quản lý cơ sở dữ liệu công chứng,
có trách nhiệm và quyền hạn theo quy định của pháp luật và Quy chế này.
2. Chủ trì,
phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan để vận hành, sử dụng, khai thác
hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng; thực hiện lưu trữ thông tin dữ liệu công chứng,
sao lưu dữ liệu định kỳ 01 lần/ ngày theo đúng quy định của Quy chế này.
3. Chủ trì phối
hợp với các cơ quan có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập cơ chế
kết nối liên thông cơ sở dữ liệu công chứng với các hệ thống thông tin khác phục
vụ cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch.
4. Tiếp nhận,
cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin
trên cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và
nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật theo đề nghị
của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Đôn đốc,
theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa
đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.
Điều 13. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan
1. Sở Thông
tin và truyền thông có trách nhiệm quản trị hạ tầng máy chủ, duy trì, chủ động
sao lưu dữ liệu định kỳ, an toàn, an ninh thông tin đảm bảo hệ thống hoạt động ổn
định, liên tục phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các chủ thể có liên
quan.
Phối hợp với
Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng, quản lý, xử lý
tốt cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý công chứng của cơ
quan, tổ chức.
2. Trong phạm
vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, Công an tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Sở
Tài nguyên và Môi trường và các Sở, ngành khác có liên quan có trách nhiệm phối
hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc, cơ quan cấp dưới thực hiện việc
cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp để cập
nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc
quyết định giải tỏa ngăn chặn.
3. Trong phạm
vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và cơ quan, tổ chức khác
trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển
khai thực hiện Quy chế này; phối hợp, tạo
điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên kiểm tra, xác
minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng.
Điều 14. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tất cả các
tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn có trách nhiệm tham gia
vào cơ sở dữ liệu công chứng; cập nhật đầy đủ vào cơ sở dữ liệu công chứng các
thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản tại hợp đồng,
giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng.
2. Trưởng tổ
chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
a) Ký kết hợp
đồng với đơn vị cung cấp phần mềm để duy trì, vận hành cơ sở dữ liệu công chứng
trong suốt quá trình hoạt động;
b) Bảo đảm cơ
sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng; cài đặt
thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập
cơ sở dữ liệu công chứng;
c) Tổ chức quản
lý, phân công công chứng viên hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng,
giao dịch, tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng; lưu trữ dữ liệu
công chứng, sao lưu dữ liệu định kỳ 01 lần/ ngày theo đúng quy định của Quy chế
này.;
d) Tổ chức quản
lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng
được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;
đ) Quyết định
và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào cơ sở dữ
liệu công chứng của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời
và đầy đủ của thông tin nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng;
e) Chịu trách
nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu
của tài khoản khi có sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông
tin hoặc chấm dứt hợp đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập cơ sở dữ
liệu công chứng;
g) Cử công chứng
viên, nhân viên tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác,
sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng;
h) Kịp thời
thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cơ sở dữ
liệu công chứng.
3. Công chứng
viên, viên chức, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật,
tra cứu, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm:
a) Nhập thông
tin, sửa chữa thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng và tra cứu thông
tin trên cơ sở dữ liệu công chứng; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời,
đầy đủ của thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu;
b) Tham dự
các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu
công chứng khi được phân công;
c) Tiến hành
các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản
đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin./.