Quyết định 172/QĐ-UBND năm 2013 về Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN ĐẾN NĂM 2020, TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2030

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH THUẬN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 1619/TTr-SNV ngày 30 tháng 7 năm 2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 

QUY HOẠCH

NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN ĐẾN NĂM 2020, TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2030
(Ban hành kèm theo Quyết định số 172/QĐ-UBND ngày 12/8/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận)

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ, SỰ CẦN THIẾT, QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU CỦA QUY HOẠCH:

1. Cơ sở pháp lý:

- Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/8/2008 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;

- Thông tư số 02/2010/TT-BNN ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

- Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

2. Sự cần thiết:

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý xác thực rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Trong thời gian qua được sự quan tâm. Lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời của các cấp Bộ, ngành Trung ương và của Tỉnh ủy đã giúp cho công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh dần đi vào nề nếp và đạt được một số kết quả bước đầu như sau:

- Tổ chức cán bộ: Tổ chức cán bộ cấp tỉnh nhìn chung đã được quan tâm kiện toàn. Việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ đã được chú trọng, trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư, lưu trữ được nâng cao, tỉnh đã phối hợp với các trường đào tạo nghiệp vụ mở nhiều lớp trung học, đại học văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Ninh Thuận đã đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính.

- Kho lưu trữ: Ngày 24/9/2010 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 1784/QĐ-TTg về phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương”. Theo đó trong Đề án tỉnh Ninh Thuận sẽ được hỗ trợ 60% = 34.460 triệu đồng.

- Trang thiết bị: Cơ sở vật chất đầu tư cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ nói chung và cho bộ phận văn thư, lưu trữ chuyên trách ở từng cơ quan nói riêng có nhiều tiến bộ nhất là những năm gần đây. Phòng làm việc của bộ phận văn thư, lưu trữ đã từng bước bố trí các trang thiết bị tương đối đầy đủ như máy vi tính, điện thoại, fax, máy photocoppy, giá kệ đựng tài liệu, kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ từng bước được các cấp, các ngành quan tâm đầu tư.

- Tỉnh đã ban hành Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng cho tất cả các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2012 – 2019. Trừ các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn có kinh phí theo ngành dọc.

Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như sau:

- Về tổ chức cán bộ:

Đối với cấp tỉnh: Cơ cấu các phòng chuyên môn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ còn quá thiếu chưa đủ mạnh để đảm bảo chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.

Đối với cấp huyện: Biên chế quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ kiêm nhiệm nhiều ảnh hưởng rất lớn đến công tác tham mưu.

Đối với cấp xã: Biên chế văn thư, lưu trữ bán chuyên trách, ảnh hưởng đến chuyên môn, nghiệp vụ.

- Về nhân lực: Biên chế văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị hiện nay chủ yếu phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên chỉ thực hiện nhiệm vụ văn thư, nhiệm vụ lưu trữ hầu như không thực hiện dẫn đến tài liệu tồn đọng chất đống, bó gói không chỉnh lý (chỉ số ít cơ quan, đơn vị có cán bộ làm lưu trữ chuyên trách nên tài liệu lưu trữ được sắp xếp và chỉnh lý đúng quy định, không để tồn đọng).

- Về kho lưu trữ: Từ cấp tỉnh (kho lưu trữ lịch sử) đến cấp huyện và cấp xã chưa có kho để bảo quản tài liệu. Chỉ một số cơ quan, đơn vị đã bố trí được một phần diện tích nhỏ dành cho lưu trữ.

- Về trang thiết bị: Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ còn quá thiếu chưa đáp ứng đủ cho nhu cầu phục vụ (máy vi tính, máy photocoppy và các phương tiện khác). Riêng về công tác lưu trữ trang thiết bị của một số đơn vị hầu như không có (giá, kệ, hộp đựng tài liệu, quạt, máy điều hòa nhiệt độ…). Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn thư lưu trữ chưa đồng bộ.

Nguyên nhân:

- Khách quan: Kinh phí phục vụ cho công tác văn thư và nhất là lưu trữ còn hạn chế, tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý còn phổ biến, thời tiết khắc nghiệt, nắng nóng cao gây dòn gãy, thiếu kho tàng, thiếu trang thiết bị bảo đảm cho giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ là các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ của tài liệu.

- Chủ quan: Thủ trưởng một số cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đúng mức đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm, chưa được đào tạo đúng chuyên ngành và thường xuyên thay đổi do điều động, bố trí sắp xếp cán bộ. Việc đầu tư trang thiết bị và tạo điều kiện để thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ chưa thỏa đáng.

Để tiếp tục phát huy những kết quả đạt được, khắc phục những tồn tại, hạn chế; Đồng thời triển khai thực hiện công tác văn thư lưu trữ đúng theo tinh thần chỉ đạo của Bộ Nội vụ tại Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 về việc phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 thì việc ban hành Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnh ta hiện nay là vấn đề hết sức cần thiết.

3. Quan điểm, mục tiêu:

a) Quan điểm:

Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ phù hợp với Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn 2011-2020 của tỉnh Ninh Thuận; Hoàn thành tốt các mục tiêu của Kế hoạch phát triển ngành Nội vụ; Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ có tầm nhìn dài hạn và có lộ trình thích hợp theo yêu cầu phát triển của từng giai đoạn; Phù hợp với yêu cầu thực tế chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học công nghệ về công tác văn thư, lưu trữ.

b) Mục tiêu:

+ Mục tiêu tổng quát:

- Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; Bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;

- Định hướng sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý Nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của tỉnh, góp phần thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Ninh Thuận trong những năm tiếp theo;

- Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy Nhà nước chủ động xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

+ Mục tiêu cụ thể:

- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa của tỉnh Ninh Thuận;

- Hoàn thiện tổ chức cán bộ làm văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến xã để thực hiện chức năng quản lý thống nhất công tác này;

- Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức chuẩn mực, được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ mới;

- Xây dựng cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ của địa phương;

- Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

II. NỘI DUNG QUY HOẠCH:

1. Các nội dung chủ yếu quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ:

a) Xây dựng hệ thống văn bản: Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn nhằm điều chỉnh toàn diện các hoạt động quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại và hội nhập quốc tế.

b) Xây dựng hệ thống tổ chức, nhân sự:

Xây dựng hệ thống đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, có đạo đức phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trình độ lý luận chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành.

+ Đối với cấp tỉnh:

- Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ phải đảm bảo đủ biên chế thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng. Dự kiến nhu cầu nhân lực đến năm 2020 là 35 biên chế (15 biên chế hành chính, 20 biên chế sự nghiệp); Năm 2030 là 65 biên chế (25 biên chế hành chính, 40 biên chế sự nghiệp); Trong đó, 20% có trình độ từ trung cấp, 80% có trình độ đại học trở lên.

- Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp Nhà nước bố trí ít nhất 01 biên chế chuyên trách làm công tác văn thư, và ít nhất 01 biên chế chuyên trách làm công tác lưu trữ theo đúng chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ từ trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên.

+ Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện: Mỗi phòng chuyên môn có 01 biên chế làm văn thư, lưu trữ. Phòng Nội vụ có 01 biên chế chuyên trách quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Riêng Văn phòng HĐND và UBND có 02 biên chế làm công tác văn thư và 02 biên chế chuyên trách làm công tác lưu trữ.

+ Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã: Bố trí công chức (hoặc người hoạt động không chuyên trách) có đủ trình độ từ trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên để phụ trách công tác văn thư, lưu trữ.

2. Dự báo về các chỉ tiêu hoạt động văn thư, lưu trữ:

a) Về công tác văn thư: Đến năm 2020 đảm bảo đạt một số chỉ tiêu cơ bản:

- 100% các Sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy định và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc đối với tài liệu truyền thống.

- 100% các Sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; 50% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các Sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã được thực hiện trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin.

- 80% cán bộ, công chức, viên chức tại các Sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng thư điện tử cho công việc.

- 80% Sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện; 40% Ủy ban nhân dân cấp xã triển khai sử dụng phần mềm quản lý, xử lý văn bản đi, đến và điều hành lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và giải quyết công việc, cải cách hành chính và lề lối làm việc của cơ quan, tổ chức.

+ Đến năm 2030: 100% Sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện; 70% Ủy ban nhân dân cấp xã lập hồ sơ công việc trong quá trình xử lý, giải quyết công việc và quản lý hồ sơ, tài liệu trong môi trường mạng.

b) Về công tác lưu trữ:

- Đến hết năm 2019, hoàn thành việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo Quyết định số 442/QĐ-UBND ngày 13/3/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận đối với các Sở, ban, ngành, huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh.

- Đến năm 2020, tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh 100% tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh, khoảng hơn 2.000 mét giá, trong đó 20.000 trang tài liệu được số hóa, 10% hồ sơ lưu trữ khai thác sử dụng, 30% hồ sơ tài liệu công bố, triển lãm giới thiệu công chúng, bình quân phục vụ 700 lượt người/năm đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Đến năm 2030, số lượng tài liệu bảo quản tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh khoảng 4.000 mét giá, trong đó 40.000 trang tài liệu được số hóa. 50% hồ sơ lưu trữ khai thác sử dụng, 40% hồ sơ tài liệu công bố, triển lãm giới thiệu công chúng, bình quân phục vụ 1.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, trong đó 20% thông tin (cấp II) tài liệu lưu trữ được cung cấp trên mạng của ngành Văn thư, Lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng.

c) Về cơ sở vật chất:

Ngân sách Nhà nước đảm bảo kinh phí cho công tác quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, bao gồm:

- Mua sắm thiết bị, phương tiện thực hiện các biện pháp kỹ thuật tiên tiến để thực hiện công tác văn thư và bảo quản tài liệu, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, cụ thể như máy vi tính, máy scan, máy in, máy photocopy, máy fax, máy điều hòa, máy hút bụi, hút ẩm…, các loại sổ sách theo dõi công tác văn thư, lưu trữ.

- Xây dựng mới, cải tạo kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật phục vụ bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Trong đó:

Đối với kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh: Từ nay đến năm 2017 hoàn tất việc xây dựng mới theo chủ trương đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

Đối với Sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước chưa có phòng, kho lưu trữ hoặc có nhưng không đảm bảo đủ điều kiện kỹ thuật tối thiểu, cần bố trí phòng, kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích yêu cầu kỹ thuật hoặc có kế hoạch cải tạo để đáp ứng bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ hiện hành.

Đối với Kho lưu trữ hiện hành của cấp huyện: Diện tích tối thiểu 60m².

Đối với Kho lưu trữ hiện hành của cấp xã: Diện tích tối thiểu 20m² (thực hiện theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng).

- Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm theo các Đề án của Trung ương;

- Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ;

- Chỉnh lý tài liệu;

- Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm và số hoá tài liệu lưu trữ;

- Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ văn thư, lưu trữ;

- Các hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

III. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN:

1. Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với sự phát triển bền vững của tỉnh:

- Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ, làm cho các tầng lớp nhân dân và các cấp lãnh đạo, các tổ chức văn thư, lưu trữ, cá nhân tham gia vào hoạt động văn thư, lưu trữ thấy rõ vai trò và trách nhiệm của công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức; việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của toàn xã hội, mang tính xã hội; đặt “Phương hướng phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ" là một trong những nội dung cơ bản của phát triển bền vững;

- Tăng cường công tác tuyên truyền trong xã hội nhằm nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc bảo vệ chủ quyền quốc gia, từ đó có ý thức cao trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu; tích cực tuyên truyền, vận động các cá nhân, gia đình, dòng họ biếu tặng, ký gửi tài liệu cho Nhà nước.

2. Đổi mới công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ:

- Cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh;

- Hoàn thiện tổ chức, nhân lực thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; đổi mới phương pháp quản lý, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý; Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ bằng các hình thức phù hợp, đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng các cấp.

- Tăng cường sự phối hợp giữa các cấp, các ngành, các địa phương, các cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư, lưu trữ;

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại, phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội và yêu cầu phát triển của tỉnh;

- Tăng cường đầu tư kinh phí để đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ;

- Đẩy mạnh việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc để tài liệu đưa vào lưu trữ được đầy đủ, khoa học;

- Đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động dịch vụ lưu trữ.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính: Phối hợp, tham mưu cân đối, bố trí ngân sách Nhà nước hàng năm để thực hiện các nội dung của Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đã được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

2. Sở Nội vụ:

a) Là cơ quan thường trực, chủ trì giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức thực hiện quy hoạch đã được phê duyệt; tuyên truyền, phổ biến quy hoạch phát triển công tác văn thư, lưu trữ; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Kế hoạch 5 năm, hàng năm, các Đề án, dự án để đảm bảo nhu cầu về cơ sở vật chất và kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ.

b) Chủ trì, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện các quy định liên quan đến ngành Văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnh đúng quy định.

c) Hướng dẫn, kiểm tra việc triển khai thực hiện nội dung Quy hoạch của các cơ quan, đơn vị. Định kỳ hàng năm báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các cấp huyện, xã:

a) Củng cố bộ phận, nhân lực thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo đảm đúng chuyên môn, có phẩm chất đạo đức, hoàn thành tốt công tác văn thư lưu trữ;

b) Chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan; đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, trong đó chú trọng đến nội dung lập hồ sơ công việc; thu thập hồ sơ công việc vào lưu trữ cơ quan; hệ thống hóa, chỉnh lý tài liệu lưu trữ; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử.

c) Xây dựng dự toán và bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ hàng năm.

d) Xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ 5 năm và hàng năm phù hợp với quy hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị.

Trong quá trình triển khai thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.