Quyết định 1657/2005/QĐ-TTCP về quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước trong ngành thanh tra do Tổng thanh tra Chính phủ ban hành
| Số hiệu | 1657/2005/QĐ-TTCP |
| Ngày ban hành | 06/09/2005 |
| Ngày có hiệu lực | 02/10/2005 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Thanh tra Chính phủ |
| Người ký | Quách Lê Thanh |
| Lĩnh vực | Bộ máy hành chính |
|
THANH
TRA CHÍNH PHỦ |
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 1657/2005/QĐ-TTCP |
Hà Nội, ngày 06 tháng 09 năm 2005 |
CỦA TỔNG THANH TRA CHÍNH PHỦ BAN HÀNH QUY CHẾ BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG NGÀNH THANH TRA.
TỔNG THANH TRA
Căn cứ Luật Thanh tra năm
2004;
Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/12/2000 của Chính phủ quy chi tiết
thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 5/11/2002 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang bộ;
Căn cứ Quyết định số 588/2004/QĐ-BCA (A11) ngày 25/6/2005 của Bộ trưởng Bộ Công
an về danh mục bí mật nhà nước trong ngành Thanh tra;
Xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng Thanh tra Chính phủ,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành kèm theo quyết định này “Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Thanh tra”.
|
|
Quách Lê Thanh (Đã ký) |
BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG NGÀNH THANH TRA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1657/2005/QĐ-TTCP ngày 06 tháng 9 năm 2005
của Tổng thanh tra)
Những người được giao nhiệm vụ tiếp xúc với bí mật Nhà nước phải thực hiện đầy đủ các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
I. CÁC ĐỊNH ĐỘ MẬT, THAY ĐỔI ĐỘ MẬT, GIẢI MẬT, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG DANH MỤC BÍ MẬT NHÀ NƯỚC.
Điều 5:Các đơn vị trực thuộc Thanh tra Chính phủ, Thanh tra các cấp, các ngành có trách nhiệm:
1. Nắm chắc phạm vi bí mật Nhà nước theo danh mục bí mật Nhà nước của ngành thanh tra. Xác định kịp thời, chính xác mọi bí mật Nhà nước hiện có hoặc phát sinh trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
Đối với những nội dung mới chưa có trong danh mục mà yêu cầu thực tế đặt ra phải đảm bảo bí mật thì báo cáo ngay Tổng Thanh tra trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
2. Hàng năm (vào quý I), các Vụ, đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ, Thanh tra các Bộ, ngành Trung ương, Thanh tra các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải xem xét danh mục bí mật Nhà nước thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý, trường hợp thấy cần thay đổi độ mật, cần giải mật hoặc xác định những nội dung mới cần được bảo mật thì báo cáo Tổng Thanh tra trình cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung danh mục bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật.
II. BẢO VỆ BÍ MẬT TRONG VIỆC SOẠN THẢO, SAO CHỤP, IN TÀI LIỆU BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
|
THANH
TRA CHÍNH PHỦ |
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 1657/2005/QĐ-TTCP |
Hà Nội, ngày 06 tháng 09 năm 2005 |
CỦA TỔNG THANH TRA CHÍNH PHỦ BAN HÀNH QUY CHẾ BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG NGÀNH THANH TRA.
TỔNG THANH TRA
Căn cứ Luật Thanh tra năm
2004;
Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/12/2000 của Chính phủ quy chi tiết
thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 5/11/2002 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang bộ;
Căn cứ Quyết định số 588/2004/QĐ-BCA (A11) ngày 25/6/2005 của Bộ trưởng Bộ Công
an về danh mục bí mật nhà nước trong ngành Thanh tra;
Xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng Thanh tra Chính phủ,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành kèm theo quyết định này “Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Thanh tra”.
|
|
Quách Lê Thanh (Đã ký) |
BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG NGÀNH THANH TRA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1657/2005/QĐ-TTCP ngày 06 tháng 9 năm 2005
của Tổng thanh tra)
Những người được giao nhiệm vụ tiếp xúc với bí mật Nhà nước phải thực hiện đầy đủ các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
I. CÁC ĐỊNH ĐỘ MẬT, THAY ĐỔI ĐỘ MẬT, GIẢI MẬT, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG DANH MỤC BÍ MẬT NHÀ NƯỚC.
Điều 5:Các đơn vị trực thuộc Thanh tra Chính phủ, Thanh tra các cấp, các ngành có trách nhiệm:
1. Nắm chắc phạm vi bí mật Nhà nước theo danh mục bí mật Nhà nước của ngành thanh tra. Xác định kịp thời, chính xác mọi bí mật Nhà nước hiện có hoặc phát sinh trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
Đối với những nội dung mới chưa có trong danh mục mà yêu cầu thực tế đặt ra phải đảm bảo bí mật thì báo cáo ngay Tổng Thanh tra trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.
2. Hàng năm (vào quý I), các Vụ, đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ, Thanh tra các Bộ, ngành Trung ương, Thanh tra các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải xem xét danh mục bí mật Nhà nước thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý, trường hợp thấy cần thay đổi độ mật, cần giải mật hoặc xác định những nội dung mới cần được bảo mật thì báo cáo Tổng Thanh tra trình cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung danh mục bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật.
II. BẢO VỆ BÍ MẬT TRONG VIỆC SOẠN THẢO, SAO CHỤP, IN TÀI LIỆU BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
1. Việc soạn thảo, đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật phải được tiến hành ở nơi an toàn do Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật theo quy định. Không được sử dụng máy vi tính đã kết nối mạng Internet để đánh máy, in, sao và lưu văn bản thuộc tài liệu mật.
2. Vụ trưởng, thủ trưởng các đơn vị giao cho người có đủ tiêu chuẩn quy định tại Điều 3 Quy chế này thực hiện nhiệm vụ đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật. Không thuê người ngoài cơ quan đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật.
3. Khi soạn thảo văn bản có nội dung bí mật Nhà nước, người soạn thảo phải đề xuất với Thủ trưởng trực tiếp về mức độ mật theo đúng danh mục; người duyệt, ký văn bản chịu trách nhiệm quyết định việc đóng dấu mức độ mật, số lượng bản phát hành và phạm vi lưu hành.
Đối với vật mang bí mật Nhà nước (băng, đĩa, phim...) phải được niêm phong, có văn bản ghi rõ tên cụ thể vật lưu kèm và đóng dấu mức độ mật vào văn bản này.
4. Khi tổ chức lấy ý kiến để xây dựng dự thảo văn bản có nội dung bí mật Nhà nước đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, thì đơn vị chủ trì soạn thảo phải xác định rõ phạm vi, đối tượng, phải đóng dấu xác định mức độ mật cần thiết vào dự thảo trước khi gửi xin ý kiến.
5. Người có trách nhiệm đánh máy, in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước chỉ được in, sao, chụp đủ số lượng văn bản, đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, tên người đánh máy, in, soát, sao chụp tài liệu. Đối với tài liệu mật sao, chụp ở dạng băng, đĩa, phim... phải niêm phong và đóng dấu độ mật, ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.
Sau khi đánh máy, in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản thảo (nếu không cần lưu), những bản đánh máy, in, sao chụp hỏng, giấy nến, giấy than đã sử dụng để in, sao các tài liệu đó, có sự chứng kiến của người nhận văn bản hoặc cán bộ bảo mật (nếu có); nếu đánh máy bằng máy vi tính, phải xóa ngay dữ liệu sau khi hoàn thành việc in tài liệu, trường hợp đặc biệt chỉ được lưu đến khi văn bản phát hành.
Việc sao, chụp văn bản, tài liệu mật hoặc các vật mang bí mật Nhà nước (Băng, đĩa, phim, ảnh...): đối với tài liệu độ “Tuyệt mật”, “Tối mật” phải được nơi ban hành tài liệu gốc đồng ý bằng văn bản ghi rõ số lượng bản sao, chụp; đối với tài liệu độ “mật” phải được Thủ trưởng cơ quan đồng ý.
6. Việc đóng dấu mức độ mật vào tài liệu mật và mẫu dấu các độ mật, mẫu dấu tài liệu thu hồi và mẫu dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì” thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ và các quy định của các cơ quan có thẩm quyền liên quan đến lĩnh vực bảo vệ bí mật Nhà nước.
7. Mực dùng để đóng các loại con dấu trên là loại mực màu đỏ tươi.
III. BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG VIỆC VẬN CHUYỂN, GIAO NHẬN TÀI LIỆU, VẬT MANG BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
1. Giao nhận tài liệu mật:
Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu mật giữa các khâu: Người soạn thảo, đánh máy, in, văn thư, giao liên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản .... đều phải vào sổ, có ký nhận của người giao, người nhận. Việc giao nhận tài liệu mật phải được thực hiện trực tiếp tại nơi làm việc, đảm bảo an toàn theo quy định của Thủ trưởng đơn vị có tài liệu mật.
2. Gửi tài liệu mật đi:
a) Vào sổ: Tài liệu mật trước khi gửi đi phải vào sổ “Tài liệu mật đi”; phải ghi đầy đủ các cột, mục sau: số thứ tự, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký nhận (ghi rõ họ tên). Trường hợp gửi tài liệu mật độ “Tuyệt mật” thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý. Tài liệu mật gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi.
b) Lập phiếu gửi: Tài liệu mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và phải bỏ chung vào bì cùng với tài liệu. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi gửi, số phiếu gửi, nơi nhận, số ký hiệu từng tài liệu gửi đi, đóng dấu độ mật, độ khẩn của tài liệu vào góc trên phía trái của tờ phiếu.
Khi nhận tài liệu mật, phải hoàn lại phiếu gửi cho nơi gửi tài liệu mật.
c) Làm bì: Tài liệu mật gửi đi không được bỏ chung trong một bì với tài liệu thường. Bì gửi tài liệu mật phải làm bằng chất liệu giấy dai, độ thấm nước thấp, khó bóc, không nhìn thấu qua được.
Đóng dấu ký hiệu các độ mật ngoài bì như sau:
- Tài liệu độ “Mật” đóng dấu chữ “C”
- Tài liệu độ “Tối mật” đóng dấu chữ “B”
- Tài liệu độ “Tuyệt mật” gửi bằng hai bì:
+ Bì trong: ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu độ “Tuyệt mật”. Nếu tài liệu được gửi đích danh cho người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
+ Bì ngoài: Ghi như tài liệu thường, đóng dấu chữ “A”.
d) Niêm phong: Tài liệu “Tuyệt mật”, “Tối mật” gửi đi, bì trong sau khi dán hồ phải niêm phong chỗ giao điểm các mối chéo phía sau của bì bằng si hoặc bằng giấy mỏng khó bóc. Dấu niêm phong đóng một nửa trên si hoặc trên giấy niêm phong, một nủa trên giấy bì, dùng mực dấu mầu đỏ tươi.
3. Nhận tài liệu mật đến:
Mọi tài liệu mật từ bất cứ nguồn nào gửi đến đều phải qua bộ phận văn thư cơ quan, đơn vị vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp tài liệu mật gửi đến mà bì trong có dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển đến người có thẩm quyền giải quyết. Văn thư không được bóc bì.
Mọi tài liệu mật đến sau khi nhận, kiểm tra xong, văn thư phải ký xác nhận vào phiếu gửi và trả lại nơi gửi tài liệu đó.
Trường hợp thấy tài liệu mật gửi đến nơi mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ bí mật hoặc bị tráo đổi, mất, hư hỏng... thì người nhận phải lập biên bản xác nhận và báo cáo ngay với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
4. Thu hồi tài liệu mật
Những tài liệu mật có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu đảm bảo tài liệu không bị thất lạc.
5. Vận chuyển tài liệu mật
Vận chuyển tài liệu mật phải đảm bảo an toàn tuyệt đối theo quy định sau:
Do cán bộ làm công tác bảo mật hoặc cán bộ văn thư, giao liên của cơ quan, đơn vị thực hiện.
- Khi vận chuyển tài liệu mật phải có đủ phương tiện đáp ứng việc bảo quản, mang, giữ; trong mọi trường hợp phải có người có trách nhiệm coi giữ cẩn thận, đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tài liệu mật.
IV. THỐNG KÊ CẤT GIỮ, BẢO QUẢN CÁC TÀI LIỆU THUỘC BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
Việc thống kê, cất giữ, bảo quản tài liệu mật phải được thực hiện theo các quy định sau:
1. Các đơn vị trực thuộc Thanh tra Chính phủ, Thanh tra các cấp, các ngành phải lập sổ thống kê các loại tài liệu mật do đơn vị mình quản lý, theo trình tự thời gian và theo từng độ mật (gồm các tài liệu mật hiện có, phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc được tiếp nhận từ bên ngoài gửi tới).
2. Tài liệu mật phải được cất giữ, bảo quản nghiêm ngặt tại nơi bảo đảm an toàn tuyệt đối, do Thủ trưởng đơn vị quy định. Không được tự ý mang tài liệu mật ra ngoài cơ quan hoặc mang về nhà riêng. Ngoài giờ làm việc phải cất tài liệu mật vào tủ, bàn, két khóa chắc chắn.
3. Tài liệu mật độ “Tuyệt mật”, “Tối mật” phải được cất giữ bảo quản riêng, có người phụ trách do Thủ trưởng đơn vị chỉ định.
4. Cán bộ, công chức đi công tác, đi họp ngoài cơ quan hoặc làm việc tại nhà riêng cần mang theo tài liệu mật phải được Thủ trưởng đơn vị đồng ý, chỉ được mang theo những tài liệu mật có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao; phải đăng ký với bộ phận bảo mật của cơ quan, đơn vị; phải đảm bảo an toàn tuyệt đối tài liệu mật mang theo; khi về nộp trả cơ quan, đơn vị.
Điều 9: Việc phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng tài liệu mật phải theo đúng các quy định sau:
1. Phạm vi, đối tượng
a) Tài liệu độ “Tuyệt mật” chỉ có cá nhân người giải quyết được biết.
b) Tài liệu độ “Tối mật” chỉ phổ biến đến những người hoặc những đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
c) Tài liệu độ “Mật” được phổ biến đến những người, những đơn vị có quan hệ đến việc thi hành văn bản.
2. Thực hiện ở nơi đảm bảo an toàn, do Thủ trưởng đơn vị quy định.
3. Người phổ biến, giao nhiệm vụ phải thực hiện đúng nội dung cấp trên giao và có trách nhiệm nhắc người nghe, tìm hiểu giữ bí mật.
4. Chỉ được ghi chép, ghi âm, ghi hình khi được phép của Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý bí mật Nhà nước cần phổ biến. Người được nghe, được tìm hiểu, ghi chép, ghi âm, quay phim, chụp ảnh... phải bảo quản, sử dụng bí mật Nhà nước được phổ biến như tài liệu gốc.
Trưởng đoàn và các thành viên đoàn thanh tra phải bảo quản an toàn, bí mật tài liệu, hồ sơ thanh tra.
1. Bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” và “Tối mật” do Tổng Thanh tra duyệt.
2. Bí mật Nhà nước độ “Mật” do Thủ trưởng đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ, Chánh Thanh tra Bộ, ngành Trung ương và Chánh Thanh tra tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương duyệt.
3. Cơ quan, đơn vị và người thực hiện chỉ được cung cấp tài liệu mật theo đúng nội dung được duyệt. Bên nhận thông tin không được làm lộ lọt và không được cung cấp thông tin đã nhận cho người khác. Nội dung buổi làm việc về cung cấp thông tin phải được ghi chi tiết bằng biên bản để báo cáo với người đã duyệt cung cấp thông tin và nộp lại bộ phận bảo mật của cơ quan, đơn vị.
VII. BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI
1. Chỉ được trao đổi những nội dung đã được cấp có thẩm quyền duyệt và phải báo cáo kết quả cuộc tiếp xúc nói trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Ngoài ra không được tiết lộ bí mật Nhà nước nói chung và bí mật Nhà nước của ngành Thanh tra nói riêng.
2. Nếu có yêu cầu phải cung cấp tài liệu mật cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài, phải tuân thủ nguyên tắc:
a) Bảo vệ lợi ích Quốc gia
b) Chỉ cung cấp thông tin được cấp có thẩm quyền duyệt đồng ý theo quy định sau:
- Bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” do Thủ tướng Chính phủ duyệt.
- Bí mật Nhà nước độ “Tối mật” do Bộ trưởng Bộ Công an duyệt.
- Bí mật Nhà nước độ “Mật” do Tổng Thanh tra duyệt.
Khi cung cấp thông tin phải có biên bản, trong đó bên nhận tin phải cam kết sử dụng đúng mục đích nguồn thông tin nhận được và không tiết lộ cho bên thứ 3.
VIII. BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG VIỆC TIÊU HỦY TÀI LIỆU THUỘC BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
Điều 16. Mọi trường hợp tiêu hủy tài liệu mật phải được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.
Tổng Thanh tra quyết định việc tiêu hủy đối với tài liệu mật độ “Tuyệt mật”, “Tối mật”; Thủ trưởng các đơn vị thuộc Thanh tra Chính phủ, Chánh thanh tra bộ, ngành Trung ương, Chánh thanh tra tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định tiêu hủy đối với tài liệu mật độ “Mật”.
Căn cứ quy định trên, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tài liệu mật liên quan có trách nhiệm xem xét, quyết định việc tiêu hủy tài liệu mật trong phạm vi quản lý của mình.
Hội đồng tiêu hủy tài liệu mật có trách nhiệm:
1. Đối với văn bản, tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước không cần thiết đưa vào lưu trữ Nhà nước thì hội đồng lập danh mục và tờ trình báo cáo Tổng Thanh tra, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có liên quan đến bí mật Nhà nước thuộc lĩnh vực của ngành Thanh tra xem xét, quyết định việc tiêu hủy.
Đối với mật mã, thực hiện tiêu hủy theo quy định của Ban Cơ yếu Chính phủ.
2. Trong quá trình thực hiện tiêu hủy tài liệu mật phải bảo đảm:
- Không tiết lộ, để lọt nội dung tài liệu mật.
- Đối với tài liệu mật và văn bản in trên chất liệu giấy phải đốt, xé, nghiền nhỏ tới mức không thể chắp ghép.
- Đối với tài liệu mật là vật mang bí mật Nhà nước (Băng, đĩa, phim... đã sử dụng) phải làm thay đổi toàn bộ hình dạng và tính năng tác dụng để không còn phục hồi, khai thác, sử dụng được.
3. Lập biên bản thống kê đầy đủ danh mục từng tài liệu mật đã tiêu hủy, trong đó phải ghi rõ số công văn, số bản, trích yếu nội dung tài liệu. Nội dung biên bản phải phản ánh được phương thức, trình tự tiến hành và người thực hiện tiêu hủy tài liệu mật. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia, sau đó nộp lưu tại bộ phận bảo mật của cơ quan, đơn vị.
IX. CAM KẾT BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
X. KIỂM TRA THỰC HIỆN CÔNG TÁC BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO
Nội dung các cuộc kiểm tra định kỳ và đột xuất Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định. Sau khi hoàn thành việc kiểm tra phải có biên bản ghi nhận ưu điểm, khuyết điểm và kiến nghị của người thực hiện kiểm tra, báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và gửi lên cấp trên.
1. Báo cáo đột xuất: là báo cáo ngay những vụ việc đột xuất nếu gây phương hại đến bí mật Nhà nước như có những hành vi thông báo, chuyển giao, tiết lộ bí mật Nhà nước dưới mọi hình thức cho người không có phận sự, làm mất, thất thoát tài liệu mật.
Nội dung báo cáo phải ghi đầy đủ địa điểm, thời gian xảy ra sự việc, đồng thời tiến hành ngay các biện pháp kiểm tra, xác minh, truy xét, thu hồi, ngăn chặn, hạn chế tác hại có thể xảy ra thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị.
2. Báo cáo định kỳ: là báo cáo toàn diện công việc thực hiện công tác bảo mật của cơ quan, đơn vị, mỗi năm 01 lần cùng với thời điểm báo cáo công tác năm do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký và được gửi về Thanh tra Chính phủ (Văn phòng) để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ theo quy định.
Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ bảo vệ bí mật Nhà nước theo nhiệm vụ được giao.
Vượt khó khăn, nguy hiểm để bảo vệ bí mật Nhà nước. Ngăn chặn và khắc phục được hậu quả, tác hại do việc làm lộ, làm mất, thất thoát bí mật Nhà nước do người khác gây ra.
- Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi dò xét, chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy trái phép bí mật Nhà nước.
Có thành tích đột xuất khác liên quan đến bảo vệ bí mật Nhà nước thuộc ngành Thanh tra.