Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2022 về Quy trình quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ CỦA CƠ QUAN THUẾ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019;

Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

Căn cứ Nghị định số 41/2022/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Nghị định số 15/2022/NĐ-CP ngày 28 tháng 01 năm 2022 của Chính phủ quy định chính sách miễn, giảm thuế theo Nghị quyết số 43/2022/QH15 của Quốc hội về chính sách tài khóa, tiền tệ hỗ trợ Chương trình phục hồi và phát triển kinh tế - xã hội;

Căn cứ Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

Căn cứ Quyết định số 41/2018/QĐ-TTg ngày 25 tháng 9 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 15/2021/QĐ-TTg ngày 30 tháng 3 năm 2021 của Thủ tướng Chính phủ sửa đổi, bổ sung khoản 1 điều 3 quyết định số 41/2018/QĐ-TTg ngày 25 tháng 9 năm 2018 của thủ tướng chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 1965/QĐ-BTC ngày 08 tháng 10 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 2158/QĐ-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghệ thông tin trực thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 1836/QĐ-BTC ngày 08 tháng 10 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Thuế trực thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 211/QĐ-TCT ngày 12 tháng 3 năm 2019 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Phòng và Văn phòng thuộc Cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục Thuế khu vực trực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố;

Căn cứ Quyết định số 812/QĐ-BTC ngày 14 tháng 4 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục Thuế khu vực trực thuộc cục thuế tỉnh, thành phố;

Căn cứ Quyết định số 245/QĐ-TCT ngày 25 tháng 3 năm 2019 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuộc Chi cục Thuế;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp nhỏ và vừa và hộ kinh doanh, cá nhân.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và áp dụng đối với các cơ quan thuế khi triển khai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Điều 3. Thủ trưởng các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế; Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chi cục trưởng Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục Thuế khu vực trực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ CỦA CƠ QUAN THUẾ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN
(Kèm theo Quyết định số 1391/QĐ-TCT ngày 23 tháng 8 năm 2022 của Tổng cục Thuế)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ CỦA CƠ QUAN THUẾ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019;

Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

Căn cứ Nghị định số 41/2022/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Nghị định số 15/2022/NĐ-CP ngày 28 tháng 01 năm 2022 của Chính phủ quy định chính sách miễn, giảm thuế theo Nghị quyết số 43/2022/QH15 của Quốc hội về chính sách tài khóa, tiền tệ hỗ trợ Chương trình phục hồi và phát triển kinh tế - xã hội;

Căn cứ Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

Căn cứ Quyết định số 41/2018/QĐ-TTg ngày 25 tháng 9 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 15/2021/QĐ-TTg ngày 30 tháng 3 năm 2021 của Thủ tướng Chính phủ sửa đổi, bổ sung khoản 1 điều 3 quyết định số 41/2018/QĐ-TTg ngày 25 tháng 9 năm 2018 của thủ tướng chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 1965/QĐ-BTC ngày 08 tháng 10 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 2158/QĐ-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghệ thông tin trực thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 1836/QĐ-BTC ngày 08 tháng 10 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Thuế trực thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 211/QĐ-TCT ngày 12 tháng 3 năm 2019 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Phòng và Văn phòng thuộc Cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục Thuế khu vực trực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố;

Căn cứ Quyết định số 812/QĐ-BTC ngày 14 tháng 4 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục Thuế khu vực trực thuộc cục thuế tỉnh, thành phố;

Căn cứ Quyết định số 245/QĐ-TCT ngày 25 tháng 3 năm 2019 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc quy định chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuộc Chi cục Thuế;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp nhỏ và vừa và hộ kinh doanh, cá nhân.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình quản lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và áp dụng đối với các cơ quan thuế khi triển khai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Điều 3. Thủ trưởng các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế; Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chi cục trưởng Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục Thuế khu vực trực thuộc Cục Thuế tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ CỦA CƠ QUAN THUẾ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN
(Kèm theo Quyết định số 1391/QĐ-TCT ngày 23 tháng 8 năm 2022 của Tổng cục Thuế)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích

1. Quy định nội dung các bước công việc, trách nhiệm của công chức thuế về quản lý và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế tại cơ quan thuế các cấp nhằm đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

2. Áp dụng công nghệ theo hướng chuyển đổi số, sử dụng cơ sở dữ liệu quản lý tập trung của ngành thuế, thực hiện các bước trong quy trình quản lý theo hình thức điện tử, tự động để giảm thiểu tối đa các bước công việc trực tiếp của công chức thuế. Từ đó, thay đổi mô hình quản lý hóa đơn thủ công sang mô hình quản lý hóa đơn theo hướng hiện đại, hiệu quả, minh bạch.

3. Ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ cơ quan thuế các cấp xây dựng cơ sở dữ liệu, khai thác và quản lý thông tin hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy trình này quy định trình tự, thủ tục thực hiện tiếp nhận, xử lý và khai thác thông tin đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền.

2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền được quản lý theo quy trình này là hóa đơn theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

3. Các nội dung khác liên quan đến quản lý hóa đơn điện tử thực hiện theo Quy trình quản lý hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 1447/QĐ-TCT ngày 05/10/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế và và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có).

Điều 3. Đối tượng áp dụng

Quy trình này áp dụng đối với: Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực (gọi chung là Chi cục Thuế); công chức thuộc cơ quan thuế các cấp.

Điều 4. Giải thích từ ngữ và các cụm từ viết tắt

1. Giải thích từ ngữ

a) “Lãnh đạo cơ quan thuế” là Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng, Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng.

b) “Phụ trách bộ phận” là Cục trưởng, Phó cục trưởng, Vụ trưởng, Phó vụ trưởng, Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng, Trưởng ban, Phó trưởng ban tại Tổng cục Thuế; Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng tại Cục Thuế; Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, Đội trưởng, Phó đội trưởng tại Chi cục Thuế.

c) “Tổ chức truyền nhận” là tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn, chứng từ với Tổng cục Thuế.

d) “Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử dành cho NNT” là điểm truy cập tập trung trên Internet do Tổng cục Thuế cung cấp để người nộp thuế, cơ quan thuế, tổ chức truyền nhận và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác thực hiện các giao dịch về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo quy định (sau đây gọi tắt là Cổng điện tử).

đ) “Hệ thống quản lý thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử của Tổng cục Thuế” bao gồm phần mềm ứng dụng, cơ sở dữ liệu và hạ tầng kỹ thuật nhằm đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, khai thác dữ liệu hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo quy định (sau đây gọi tắt là Hệ thống HĐĐT-CTĐT).

e) “Chuẩn dữ liệu hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử” là quy định các thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế (sau đây gọi tắt là Chuẩn dữ liệu).

g) “Tài khoản” là tên và mật khẩu đăng nhập vào Cổng điện tử, Hệ thống HĐĐT-CTĐT do cơ quan thuế cấp.

h) “Trạng thái mã số thuế của người nộp thuế” là tình trạng hoạt động của người nộp thuế, bao gồm: Trạng thái “00”: người nộp thuế đã được cấp MST; Trạng thái “01”: người nộp thuế ngừng hoạt động, đã hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế; Trạng thái “02”: người nộp thuế đã chuyển cơ quan thuế quản lý; Trạng thái “03”: người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế; Trạng thái “04”: người nộp thuế đang hoạt động (áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa đủ thông tin đăng ký thuế); Trạng thái “05”: người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh; Trạng thái “06”: người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; Trạng thái “07”: người nộp thuế chờ làm thủ tục phá sản.

i) “Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế” là thiết bị điện tử đồng bộ hay một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, khởi tạo hóa đơn điện tử có dải ký tự mã của cơ quan thuế đảm bảo duy nhất, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch,... và được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

k) “Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” là dải ký tự bao gồm 23 ký tự có cấu trúc như sau:

C₁C₂-C₃C₄-C₅C₆C₇C₈C₉-C₁₀C₁₁C₁₂C₁₃C₁₄C₁₅C₁₆C₁₇C₁₈C₁₉C₂₀

Trong đó:

- Một ký tự đầu C₁: là chữ cái M cố định để thể hiện dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

- Một ký tự C₂: là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6 theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

- Hai ký tự C₃C₄: là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của NNT.

- Năm ký tự C₅C₆C₇C₈C₉: là một chuỗi 05 ký tự do CQT cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống HĐĐT của CQT đảm bảo tính duy nhất.

- Mười một ký tự C₁₀C₁₁C₁₂C₁₃C₁₄C₁₅C₁₆C₁₇C₁₈C₁₉C₂₀: là chuỗi 11 số được tự sinh từ phần mềm bán hàng đảm bảo tính duy nhất.

- Dấu gạch ngang (-): là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do CQT cấp, chuỗi số tự sinh từ phần mềm bán hàng.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể thiết lập cho nhiều máy tính tiền tại một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, đơn vị phụ thuộc đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn.

Ví dụ: Trường hợp người nộp thuế B thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng, có sử dụng 03 máy tính tiền, đã đăng ký thành công HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền và đã được cấp dải ký tự mã của cơ quan thuế trong đó 5 ký tự định danh người nộp thuế là “15n74”. Ngày 01/07/2022 người nộp thuế B đã phát hành 05 HĐĐT đầu tiên từ 03 máy tính tiền. Với các thông tin nêu trên thì dải ký tự mã của CQT trên 05 hóa đơn điện tử khởi tạo từ 03 máy tính tiền được thể hiện như sau:

Máy tính tiền 1: đã phát hành 03 hóa đơn

M2-22-01n74-00000000001

M2-22-01n74-00000000004

M2-22-01n74-00000000005

Máy tính tiền 2: đã phát hành 01 hóa đơn

M2-22-01n74-00000000002

Máy tính tiền 3: đã phát hành 01 hóa đơn

M2-22-01n74-00000000003

2. Các cụm từ viết tắt

a) Người nộp thuế viết tắt là NNT.

b) Hệ thống quản lý thuế tập trung viết tắt là Hệ thống TMS.

c) Mã số thuế viết tắt là MST.

d) Hóa đơn điện tử viết tắt là HĐĐT.

đ) Chứng từ điện tử viết tắt là CTĐT.

e) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế viết tắt là HĐĐT có mã.

g) Công nghệ thông tin viết tắt là CNTT.

h) Cơ quan thuế viết tắt là CQT.

i) Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ viết tắt là Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

k) Nghị định số 41/2022/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Nghị định số 15/2022/NĐ-CP ngày 28 tháng 01 năm 2022 của Chính phủ quy định chính sách miễn, giảm thuế theo Nghị quyết số 43/2022/QH15 của Quốc hội về chính sách tài khóa, tiền tệ hỗ trợ Chương trình phục hồi và phát triển kinh tế - xã hội viết tắt là Nghị định số 41/2022/NĐ-CP.

l) Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ viết tắt là Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

m) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế viết tắt là HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

n) Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp nhỏ và vừa và hộ kinh doanh, cá nhân, viết tắt là Vụ DNNCN.

Điều 5. Các chủ thể tham gia thực hiện quy trình

1. Bộ phận tiếp nhận thông tin đăng ký và dữ liệu hóa đơn điện tử: Phòng Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT thuộc Cục Thuế; Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT/Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT - Trước bạ - Thu khác/Đội Nghiệp vụ quản lý thuế (trong trường hợp Chi cục Thuế không có Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT) thuộc Chi cục Thuế; Bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “Một cửa” tại địa bàn cấp huyện nơi không có trụ sở chính Chi cục Thuế khu vực (sau đây gọi tắt là Bộ phận tiếp nhận dữ liệu).

2. Bộ phận Thanh tra - Kiểm tra: Cục Thanh tra - Kiểm tra thuế thuộc Tổng cục Thuế; Phòng được giao nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra của Cục Thuế Doanh nghiệp lớn thuộc Tổng cục Thuế; bộ phận được giao nhiệm vụ kiểm tra của Vụ DNNCN; các Phòng Thanh tra - Kiểm tra thuộc Cục Thuế; các Phòng, Đội Kiểm tra thuế và các Đội Quản lý thuế xã, phường/liên xã phường hoặc Đội Nghiệp vụ quản lý thuế (trong trường hợp Chi cục Thuế không có Đội kiểm tra thuế và Đội Quản lý thuế xã, phường/liên xã phường) thuộc Chi cục Thuế (sau đây gọi tắt là Bộ phận TTKT).

3. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính: Bộ phận Tuyên truyền - Hỗ trợ hoặc các bộ phận khác do Lãnh đạo CQT phân công tùy theo quy mô và yêu cầu giải quyết công việc; Bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “Một cửa” tại địa bàn cấp huyện nơi không có trụ sở chính của Chi cục Thuế khu vực.

4. Bộ phận CNTT: Cục CNTT thuộc Tổng cục Thuế; Phòng Công nghệ thông tin thuộc Cục Thuế; Đội Kê khai - Kế toán thuế - Tin học/Đội Kê khai - Kế toán thuế - Tin học - Nghiệp vụ - Dự toán - Pháp chế/Đội Nghiệp vụ quản lý thuế thuộc Chi cục Thuế.

5. Các bộ phận nghiệp vụ khác tham gia quy trình: Vụ/Đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, Phòng thuộc Cục Thuế, Phòng/Đội thuộc Chi cục Thuế có liên quan theo phân công của Lãnh đạo CQT.

Chương II

NỘI DUNG QUY TRÌNH

Điều 6. Quản lý thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Việc tiếp nhận và xử lý Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT của NNT (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này) tại Điều này bao gồm cả tổ chức, cá nhân sử dụng HĐĐT có mã, HĐĐT không có mã chuyển sang sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, chi nhánh phụ thuộc đủ điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

1. Bước 1:

Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này của NNT, Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin trên Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này, bao gồm:

a) Mã số thuế phải có trạng thái 00, 04 đối với doanh nghiệp, tổ chức; trạng thái 00 đối với hộ kinh doanh.

b) CQT quản lý trên tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT đúng với cơ quan quản lý thuế trên phân hệ đăng ký thuế của Hệ thống TMS.

c) Các chỉ tiêu trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này đúng Chuẩn dữ liệu.

d) Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

e) Tình trạng hoạt động; hiệu lực của Hợp đồng nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT của tổ chức truyền nhận.

Căn cứ kết quả đối chiếu, Cổng điện tử tự động tạo thông báo về việc tiếp nhận/không tiếp nhận tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu số 01/TB-TNĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này), ký, gửi NNT theo địa chỉ thư điện tử của NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này và qua tổ chức truyền nhận.

2. Bước 2:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày Cổng điện tử gửi thông báo về việc tiếp nhận (Mẫu số 01/TB-TNĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này), trường hợp NNT đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền thì Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu các nội dung thông tin trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này, bao gồm:

a) NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

b) NNT đăng ký phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT phù hợp với hình thức hóa đơn đã lựa chọn.

c) NNT đăng ký loại hóa đơn sử dụng là “Hóa đơn giá trị gia tăng” thì phương pháp tính thuế giá trị gia tăng mà NNT đăng ký trên phân hệ đăng ký thuế phải là phương pháp khấu trừ.

d) NNT là hộ kinh doanh thì phải có các thông tin sau: phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp trực tiếp trên doanh thu; chữ ký số phù hợp thông tin trên phân hệ đăng ký thuế.

e) NNT có ngành nghề kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh: trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác).

3. Bước 3:

Căn cứ kết quả đối chiếu bước 1, bước 2, công chức bộ phận tiếp nhận thông tin đăng ký và dữ liệu hóa đơn điện tử xác nhận chấp nhận hoặc từ chối và nhập lý do từ chối, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT (Mẫu số 01/TB-ĐKĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này). Trường hợp thông báo chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền thì Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động sinh thông tin Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đảm bảo duy nhất, đưa vào thông báo chấp nhận Mẫu số 01/TB-ĐKĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này gửi NNT.

4. Bước 4: Ban hành thông báo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này gửi NNT

a) Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này cho NNT, cụ thể như sau:

- Công chức bộ phận tiếp nhận thông tin đăng ký và dữ liệu hóa đơn điện tử thực hiện rà soát thông tin của NNT trên dự thảo thông báo đã được tạo lập trên hệ thống và đang ở trạng thái chưa được xử lý để trình Phụ trách bộ phận phê duyệt.

- Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do công chức trình trên hệ thống, phụ trách bộ phận thực hiện duyệt, trình Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký ban hành; trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.

- Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do phụ trách bộ phận trình, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) thực hiện duyệt và ký số đích danh trên thông báo; trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.

- Công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện cấp số văn bản và ký số đích danh CQT trên thông báo ngay trong ngày Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký số trên thông báo; trường hợp thông báo sai thể thức thẩm quyền của người ký (ví dụ như TUQ nhầm thành KT,...) thì văn thư sử dụng chức năng từ chối cấp số văn bản (hủy thông báo) và hệ thống sẽ tự động khôi phục lại thông báo để Lãnh đạo cơ quan thuế thực hiện ký lại.

- Cổng điện tử tự động gửi thông báo cho NNT chậm nhất 15 phút kể từ thời điểm công chức được giao làm công tác văn thư cấp số văn bản và ký số đích danh CQT, theo địa chỉ thư điện tử của NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này, qua tổ chức truyền nhận, qua tài khoản sử dụng Cổng điện tử của NNT và qua thư điện tử email của NNT.

b) Trường hợp chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo tài khoản, phân quyền theo quy định tại Mục 5 Quy trình quản lý HĐĐT ban hành kèm theo Quyết định số 1447/QĐ-TCT và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có), gửi thông tin về tài khoản qua địa chỉ thư điện tử email của NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm Quy trình này. Trường hợp NNT gửi sai thông tin email, dẫn đến NNT không nhận được thông tin tài khoản, cơ quan thuế hướng dẫn NNT gửi Tờ khai thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT qua cổng của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để thay đổi thông tin email. Sau khi NNT nhận được Thông báo chấp nhận thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT, Công chức thuế hướng dẫn NNT thực hiện đăng nhập trên Cổng điện tử và nhấn “quên mật khẩu” để nhận mật khẩu qua email. Trường hợp NNT ký số bằng chữ ký số mềm không ký số được thì Bộ phận CNTT hỗ trợ sử dụng chức năng lấy lại mật khẩu để hỗ trợ cấp lại mật khẩu cho NNT.

5. Cập nhật danh sách NNT sử dụng/ngừng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Ngay khi Thông báo chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT gửi NNT, Hệ thống HĐĐT-CTĐT cập nhật thông tin NNT và thông tin sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền vào Danh sách NNT sử dụng/ngừng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo Mẫu số 03-8/QTR-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này.

Điều 7. Công khai thông tin người nộp thuế sử dụng/ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Rà soát lại, cập nhật dữ liệu NNT sử dụng hoặc ngừng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Hàng ngày, công chức bộ phận Thanh tra - Kiểm tra rà soát lại người nộp thuế mới đăng ký sử dụng, thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoặc có yêu cầu ngừng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền từ kết quả thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế hoặc từ kết quả của các cơ quan có liên quan; cập nhật Danh sách NNT sử dụng/ngừng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo Mẫu số 03-8/QTR-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này trên Hệ thống HĐĐT-CTĐT.

2. Công khai thông tin trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và Cổng điện tử

Hàng ngày, công chức bộ phận Thanh tra - Kiểm tra rà soát lại Danh sách NNT sử dụng/ngừng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo Mẫu số 03-8/QTR-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này, duyệt để công khai thông tin trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, thực hiện xác nhận danh sách để công khai thông tin NNT sử dụng/ngừng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và Cổng điện tử.

Điều 8. Quản lý thông tin hỗ trợ kiểm soát đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

1. Dữ liệu hỗ trợ đối chiếu tự động trên Cổng điện tử và Hệ thống HĐĐT-CTĐT được đồng bộ từ các phần mềm ứng dụng tác nghiệp (TMS, TTR, TPR, ETAX, BCTC) theo Quy trình quản lý thuế liên quan. Tần suất đồng bộ và thời gian đồng bộ theo nguyên tắc chung tại Quy trình Quản lý HĐĐT ban hành kèm theo Quyết định số 1447/QĐ-TCT ngày 05/10/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có). Để đảm bảo dữ liệu hỗ trợ đối chiếu được chính xác, các bộ phận chức năng của cơ quan thuế các cấp có trách nhiệm thực hiện việc kiểm soát xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế theo Quy chế quy định trách nhiệm về kiểm soát xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế ban hành kèm theo Quyết định số 2018/QĐ-TCT ngày 12/12/2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

2. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai chuyển đổi sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh thì công chức thuế thuộc Đội thuế liên xã, phường lập danh sách chuyển bộ phận Đăng ký thuế thực hiện cập nhật trạng thái ngừng hoạt động kinh doanh theo hình thức kê khai trên Hệ thống TMS phân hệ Đăng ký thuế và Hệ thống HĐĐT tự động cập nhật ngày ngừng sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền vào Danh sách NNT sử dụng/ngừng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền (theo Mẫu 03-8/QTr-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này).

Điều 9. Tiếp nhận, xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền

1. Bước 1:

a) Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được gói dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn (bao gồm dữ liệu hóa đơn đã hủy sẽ được tiếp nhận theo Điều 10 Quy trình này), Cổng điện tử tự động đối chiếu thông tin gói dữ liệu của NNT, bao gồm:

- Mã số thuế của NNT phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 02, 04).

- Các chỉ tiêu trên hóa đơn đúng Chuẩn dữ liệu theo quy định.

- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.

- Chữ ký số của NNT theo gói hóa đơn theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

- Tình trạng hoạt động; hiệu lực của Hợp đồng nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT của tổ chức truyền nhận.

- Số lượng hóa đơn trong gói dữ liệu phải khớp đúng với số lượng hóa đơn trong thông tin chung của gói dữ liệu HĐĐT.

- Thông tin mã của cơ quan thuế trên HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền phải thuộc dải ký tự mã của cơ quan thuế đã cấp cho NNT, đảm bảo duy nhất.

b) Căn cứ kết quả đối chiếu các thông tin nêu trên, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này, ký nhân danh Tổng cục Thuế, gửi NNT theo phương thức qua tổ chức truyền nhận, gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp và gửi vào thư điện tử email của NNT. Trường hợp kết quả đối chiếu là hợp lệ thì dữ liệu sẽ được lưu vào Hệ thống. Trường hợp kết quả đối chiếu là không hợp lệ thì dữ liệu không được lưu vào Hệ thống.

2. Bước 2:

a) Định kỳ từ ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng, căn cứ dữ liệu hóa đơn NNT đã gửi đến CQT, các thông tin đã được cập nhật trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tiếp tục đối chiếu tự động các thông tin theo khoản 1 Điều này và các thông tin sau:

- HĐĐT có thời điểm lập và là loại hóa đơn phù hợp với thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT đã được Thông báo chấp nhận sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền hoặc các thông báo CQT đã gửi NNT (ví dụ: Thông báo hóa đơn điện tử cần rà soát).

- Số hóa đơn là duy nhất trong cùng bộ “MST, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn” trên hệ thống.

- Trường hợp là hóa đơn thay thế thì đối chiếu tình trạng hóa đơn bị thay thế phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị điều chỉnh, chưa bị thay thế và không phải là hóa đơn điều chỉnh.

- Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì đối chiếu tình trạng hóa đơn bị điều chỉnh phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, không phải là hóa đơn thay thế và không phải là hóa đơn điều chỉnh.

- Trường hợp hóa đơn hủy đã tồn tại Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT) theo Điều 10 Quy trình này và có đầy đủ lý do.

b) Đối với trường hợp hóa đơn điều chỉnh, thay thế thì Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động gửi thông tin hóa đơn điều chỉnh, thay thế và hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế đến địa chỉ thư điện tử của người mua (nếu có).

Kết quả đối chiếu là căn cứ để CQT đề nghị NNT giải trình về hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Quy trình này.

Điều 10. Tiếp nhận, xử lý thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Bước 1:

a) Trong thời gian 15 phút kể từ khi nhận được gói dữ liệu thông báo HĐĐT có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT) của NNT theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Cổng điện tử tự động đối chiếu gói dữ liệu của NNT gồm:

- Mã số thuế của NNT phải thuộc các trạng thái (00, 02, 03, 04, 05).

- Các chỉ tiêu trên thông báo đúng Chuẩn dữ liệu.

- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

- Số lượng thông báo HĐĐT có sai sót trong gói dữ liệu phải khớp đúng với số lượng thông báo HĐĐT có sai sót trong thông tin chung của gói dữ liệu.

- Tình trạng hoạt động; hiệu lực của Hợp đồng nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT.

- Sự tồn tại của từng hóa đơn trong thông báo HĐĐT có sai sót NNT gửi. Đối với thông báo giải trình của NNT cho thông báo của CQT thì đối chiếu sự tồn tại thông báo của CQT.

b) Căn cứ kết quả đối chiếu, Cổng điện tử thực hiện:

- Trường hợp CQT tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này do NNT gửi đến theo quy định tại khoản 1 và điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì căn cứ kết quả đối chiếu trong 15 phút tại điểm a khoản này, Cổng điện tử tự động:

+ Tạo thông báo Mẫu số 01/TB-HĐSS nếu thông báo hóa đơn sai sót NNT gửi đúng theo chuẩn dữ liệu và hóa đơn sai sót trên thông báo có tồn tại, lưu dữ liệu vào Hệ thống HĐĐT-CTĐT, trên Thông báo tiếp nhận dữ liệu HĐĐT có sai sót CQT ghi rõ hóa đơn sai sót được tiếp nhận và hóa đơn sai sót không được tiếp nhận, lý do không tiếp nhận, sử dụng chữ ký nhân danh của CQT để ký và tự động gửi cho NNT qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp. Thông tin hóa đơn có sai sót cũng sẽ được gửi đến người mua qua địa chỉ thư điện tử của người mua.

+ Tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL nếu thông báo hóa đơn sai sót NNT gửi không đúng theo chuẩn dữ liệu hoặc hóa đơn sai sót trên thông báo không tồn tại, không lưu dữ liệu vào Hệ thống HĐĐT-CTĐT, ký nhân danh Tổng cục Thuế, gửi NNT theo phương thức gửi qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp.

- Trường hợp CQT tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này do NNT gửi đến theo quy định tại khoản 3 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì căn cứ kết quả đối chiếu trong 15 phút tại điểm a khoản này, Cổng điện tử tạo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, ký nhân danh Tổng cục Thuế, gửi NNT theo phương thức gửi qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp. Trường hợp kết quả đối chiếu là hợp lệ (đúng theo chuẩn dữ liệu và hóa đơn có tồn tại) thì dữ liệu sẽ được lưu vào Hệ thống. Trường hợp kết quả đối chiếu là không hợp lệ thì dữ liệu không được lưu vào Hệ thống.

2. Bước 2:

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo về việc thông báo về việc kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT theo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, công chức bộ phận Thanh tra - kiểm tra tra cứu thông tin các thông báo ở trạng thái chưa xử lý, thực hiện rà soát thông tin từng hóa đơn NNT giải trình theo Thông báo của CQT, trình Phụ trách bộ phận phê duyệt.

Căn cứ kết quả rà soát, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc HĐĐT đã lập có sai sót (Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này).

3. Ban hành thông báo về kết quả xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này) gửi NNT:

a) Trường hợp CQT tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này do NNT gửi đến theo quy định tại khoản 3 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì thực hiện như sau: Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày gửi thông báo về việc kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT theo thông báo Mẫu số 01/TB-KTDL, cơ quan thuế thực hiện:

- Phụ trách bộ phận tra cứu Thông báo Mẫu số 01/TB-HĐSS ở trạng thái chưa xử lý. Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do công chức trình trên hệ thống, phụ trách bộ phận thực hiện duyệt, trình Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký ban hành; trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.

- Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do phụ trách bộ phận trình, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) thực hiện duyệt và ký số đích danh trên thông báo. Trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.

- Công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện cấp số văn bản và ký số đích danh CQT trên thông báo ngay trong ngày Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký số trên thông báo; trường hợp thông báo sai thể thức sử dụng chữ ký số trên văn bản thì văn thư sử dụng chức năng từ chối cấp số văn bản (hủy thông báo) và hệ thống sẽ tự động khôi phục lại thông báo để Lãnh đạo cơ quan thuế thực hiện ký lại.

- Cổng điện tử tự động gửi thông báo cho NNT chậm nhất 15 phút kể từ thời điểm công chức được giao làm công tác văn thư cấp số văn bản và ký số đích danh CQT, gửi NNT theo phương thức qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp.

b) Hệ thống HĐĐT tự động gửi thông báo Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này đã được ký số cho NNT theo phương thức qua tổ chức truyền nhận và gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp và qua địa chỉ thư điện tử email của người mua trên hóa đơn có sai sót hoặc theo đăng ký (nếu có).

c) Thông tin về hóa đơn điện tử trên Mẫu số 04/SS-HĐĐT và Mẫu số 01/TB-HĐSS tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này cũng là căn cứ để Bộ phận TTKT xem xét ban hành thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT theo quy định tại Điều 11 Quy trình này.

Điều 11. Rà soát định kỳ dữ liệu hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử, xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Rà soát định kỳ dữ liệu

Từ ngày 01 đến ngày 15 hàng tháng, căn cứ kết quả đối chiếu dữ liệu HĐĐT tại Điều 9 Quy trình này, thông tin tiếp nhận từ người mua phản ánh về dữ liệu HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền, thông báo hóa đơn có sai sót của NNT và các thông tin liên quan, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo sẵn Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát (theo Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này) (thông báo lần 1) gửi NNT yêu cầu rà soát hóa đơn điện tử cơ quan thuế phát hiện có sai sót.

2. Lập thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT

Trong trường hợp hết thời hạn được giải trình theo thông báo lần 1 (theo Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này) mà NNT không gửi giải trình cho CQT (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này) hoặc NNT có giải trình nhưng việc giải trình của NNT là không đầy đủ và phù hợp, trong thời gian 2 ngày kể từ ngày hết thời hạn giải trình, Hệ thống HĐĐT-CTĐT lập thông báo lần 2 (theo Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này).

3. Ban hành thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT

Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT tại Phụ lục ban hành kèm theo Quy trình này, cơ quan thuế thực hiện:

a) Công chức bộ phận Thanh tra - Kiểm tra thực hiện rà soát dự thảo thông báo đã được tạo lập trên hệ thống và đang ở trạng thái chưa được xử lý để trình Phụ trách bộ phận phê duyệt.

b) Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do công chức trình trên hệ thống, phụ trách bộ phận thực hiện duyệt, trình Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký ban hành; trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.

c) Trường hợp đồng ý với dự thảo thông báo do phụ trách bộ phận trình, Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) thực hiện duyệt và ký số đích danh trên thông báo; trường hợp không đồng ý thì sử dụng chức năng không phê duyệt thông báo và nêu rõ ý kiến chỉ đạo.

d) Công chức được giao làm công tác văn thư thực hiện cấp số văn bản và ký số đích danh CQT trên thông báo ngay trong ngày Thủ trưởng CQT (hoặc người được Thủ trưởng CQT phân công, ủy quyền) ký số trên thông báo; trường hợp thông báo sai thể thức thẩm quyền của người ký thì văn thư sử dụng chức năng từ chối cấp số văn bản (hủy thông báo) và hệ thống sẽ tự động khôi phục lại thông báo để Lãnh đạo cơ quan thuế thực hiện ký lại.

e) Cổng điện tử tự động gửi thông báo cho NNT chậm nhất 15 phút kể từ thời điểm công chức được giao làm công tác văn thư cấp số văn bản và ký số đích danh CQT, gửi NNT theo phương thức qua tổ chức truyền nhận, gửi vào tài khoản trên Cổng điện tử để NNT có thể tra cứu thông tin qua Cổng điện tử bằng tài khoản đã được cấp và gửi qua thư điện tử email của NNT.

4. Chuyển sang quản lý rủi ro hoặc thanh tra, kiểm tra NNT

Hết thời hạn theo thông báo (lần 2) của CQT mà NNT không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu; hoặc giải trình mà không chứng minh được đầy đủ thông tin trên HĐĐT là đúng nhưng CQT chưa đủ căn cứ xác định hành vi vi phạm thì CQT phân loại theo các mức rủi ro trong quản lý hóa đơn, chứng từ để thực hiện rà soát, lựa chọn kiểm tra tại trụ sở của CQT, bổ sung kế hoạch kiểm tra thanh tra tại trụ sở của NNT hàng năm theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Thông tư số 31/2021/TT-BTC ngày 17/5/2021 của Bộ Tài chính quy định về áp dụng quản lý rủi ro trong quản lý thuế.

5. Xây dựng cơ sở dữ liệu HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

Ngày 20 hàng tháng, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động chốt dữ liệu HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền của tháng trước liền kề theo từng địa bàn tỉnh, thành phố quản lý trực tiếp người bán để phục vụ cho công tác quản lý thuế và chương trình “Hóa đơn may mắn”.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Tổ chức thực hiện

1. Lãnh đạo cơ quan thuế các cấp tổ chức, bố trí phân công công chức thực hiện theo đúng quy định của quy trình này; định kỳ hoặc đột xuất tổ chức kiểm tra việc thực hiện quy trình của các đơn vị và thực hiện các hình thức khen thưởng, kỷ luật theo quy định về chế độ chấp hành kỷ luật lao động, quy chế công tác đối với đơn vị.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương báo cáo kịp thời về Tổng cục Thuế (Vụ DNNCN) để được giải quyết hoặc nghiên cứu để sửa đổi, bổ sung Quy trình quản lý hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho phù hợp./.

PHỤ LỤC

CÁC MẪU BIỂU SỬ DỤNG TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ CỦA CƠ QUAN THUẾ KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN
(Kèm theo Quyết định số 1391/QĐ-TCT ngày 23 tháng 8 năm 2022 của Tổng cục Thuế)

1. Mẫu biểu theo quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

- Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT

- Mẫu số 04/SS-HĐĐT: Thông báo HĐĐT có sai sót.

2. Mẫu biểu theo quy định tại Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

- Mẫu số 01/TB-TNĐT: Về việc tiếp nhận/không tiếp nhận <tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT/biên lai điện tử>

- Mẫu số 01/TB-ĐKĐT: Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT/biên lai điện tử

- Mẫu số 01/TB-RSĐT: Thông báo về HĐĐT cần rà soát

- Mẫu số 01/TB-KTDL: Thông báo về việc kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT

3. Mẫu biểu theo Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 41/2022/NĐ-CP

- Mẫu số 01/TB-HĐSS: Thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc HĐĐT đã lập có sai sót

4. Mẫu biểu theo quy định tại Quy trình quản lý HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền

- Mẫu số 03-8/QTR-HĐĐT: Danh sách NNT sử dụng, ngừng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền./.

DANH SÁCH NNT SỬ DỤNG/NGỪNG SỬ DỤNG HĐĐT KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN

Ngày... tháng... năm…