Quyết định 1126/2001/TCTĐC ban hành quy trình nghiệp vụ phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành

QUYẾT ĐỊNH

CỦA TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ SỐ 1126/2001/TCTĐC NGÀY 12 THÁNG 7 NĂM 2001 VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Nghị định số 281/HĐBT ngày 07/8/1990 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) về việc thành lập hệ thống thu thuế Nhà nước thuộc Bộ Tài chính và Thông tư số 38 TC/TCCB ngày 25/8/1990 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của hệ thống thu thuế Nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Chế dộ phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng;
Căn cứ Quyết định số 31/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng, ban hành kèm theo Quyết định số 885/1998/QĐ-BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Căn cứ Quyết định số 30/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế; và một số văn bản pháp luật khác về hóa đơn, chứng từ;
Theo đề nghị của ông Trưởng phòng Quản lý ấn chỉ Tổng cục Thuế;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình nghiệp vụ phát hành quản lý, sử dụng hoá đơn thay thế quy trình nghiệp vụ quản lý sử dụng hoá đơn ban hành tại Quyết định số 1537 TCT/QĐ/AC ngày 19/11/1999 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

Điều 2: Cục trưởng Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Trưởng phòng Tổ chức cán bộ và đào tạo, Trưởng phòng Chính sách, Trưởng phòng Tài chính kế toán, Trưởng phòng Quản lý ấn chỉ Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN
(Kèm theo Quyết định số 1126 TCT/QĐ/AC ngày 12 tháng 7 năm 2001 của Tổng cục trưởng Tổng cục thuế)

1. Tăng cường việc quản lý, sử dụng hoá đơn như một công cụ của Nhà nước trong việc quản lý thuế, quản lý tài chính đảm bảo công bằng xã hội trong việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho Ngân sách Nhà nước, chống tham nhũng, góp phần xây dựng trật tự kỷ cương trong lĩnh vực tài chính, tăng cường pháp chế của Nhà nước trong quản lý kinh tế và góp phần thực hiện công cuộc cải cách thuế bước II.

2. Xây dựng một quy trình quản lý, sử dụng hoá đơn thống nhất trong phạm vi toàn quốc. Góp phần thu đúng chính sách, thu đủ số thuế phải thu, thu sát với tình hình thực tế kinh doanh hàng hoá, dịch vụ phát sinh. Thúc đẩy các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thực hiện hạch toán kinh tế và chế độ sổ sách kế toán, hoá đơn, chứng từ đi vào nề nếp, thúc đẩy sản xuất, kinh doanh phát triển.

1. Cấp phát hoá đơn: Các loại hoá đơn do Tổng cục Thuế phát hành được cấp phát, quản lý theo một hệ thống thống nhất trong cả nước.

- Tổng cục Thuế cấp phát hoá đơn cho Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- Cục Thuế các tỉnh, thành phố cấp phát hóa đơn cho các Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã và trực tiếp bán hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ theo quy định thuộc phạm vi do Cục Thuế tỉnh, thành phố quản lý.

- Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã trực tiếp bán hoá đơn cho các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ theo quy định thuộc phạm vi Chi cục Thuế quận huyện, thị xã quản lý.

Chậm nhất vào ngày 15 tháng 10 hàng năm, Chi cục Thuế phải báo cáo để Cục Thuế tỉnh, thành phố có kế hoạch sử dụng hoá đơn năm sau gửi Tổng cục Thuế. Số lượng hoá đơn cần sử dụng của từng loại phải sát với tình hình thực tế sử dụng hoá đơn ở địa phương. Khi có sự thay đổi kế hoạch sử dụng hoá đơn, cơ quan Thuế các cấp phải có kế hoạch bổ sung kịp thời. Trên từng địa bàn thuộc phạm vi quản lý, cơ quan Thuế phải cung cấp đầy đủ, kịp thời và tạo mọi điều kiện bán hoá đơn cho các tổ chức, cá nhân sử dụng để bán hàng hoá, dịch vụ theo đúng Chế độ quy định. Cán bộ thuế không được từ chối việc bán hoá đơn cho tổ chức, cá nhân kinh doanh khi chưa có ý kiến của cấp có thẩm quyền.

2. Thủ tục mua hoá đơn:

Thủ tục đăng ký mua hoá đơn (lần đầu) của các tổ chức, cá nhân kinh doanh có nhu cầu sử dụng hoá đơn do Tổng cục Thuế phát hành gồm:

- Công văn (đối với tổ chức) hoặc đơn xin mua hóa đơn (đối với cá nhân).

- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký thuế (không phải công chứng).

- Bản sao giấy chứng nhận kho hàng, (không phải công chứng) đơn vị phụ thuộc nếu mua phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

- Bản sao hợp đồng bán hàng đại lý đúng giá quy định (không phải công chứng) nếu mua phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.

Căn cứ hồ sơ mua hoá đơn, cơ quan Thuế tiến hành lập: Phiếu mua hoá đơn giao cho tổ chức, cá nhân mua hoá đơn để theo dõi quản lý. Khi tình hình sản xuất, kinh doanh có thay đổi, nếu tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng thêm loại hoá đơn thì phải làm đầy đủ thủ tục nêu trên để đăng ký bổ sung sử dụng thêm loại hoá đơn với cơ quan Thuế nơi mua hoá đơn.

Khi mua hoá đơn các lần sau:

- Giấy giới thiệu (đối với tổ chức), giấy đề nghị mua hoá đơn (đối với cá nhân).

- Phiếu mua hoá đơn do cơ quan Thuế quản lý lập.

Đối với các cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ người trực tiếp mua hoá đơn tại cơ quan Thuế phải là chủ hộ kinh doanh đăng ký nộp thuế.

Các đối tượng nộp thuế do cơ quan Thuế cấp nào quản lý thu thuế thì đăng ký mua hoá đơn tại cơ quan Thuế cấp đó.

Các đối tượng không kinh doanh hoặc không đăng ký nộp thuế thì không được mua hoá đơn để sử dụng.

3. Bán hoá đơn:

- Hoá đơn GTGT được bán cho các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ đăng ký nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.

- Hoá đơn bán hàng được bán cho:

+ Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ đăng ký nộp thuế theo phương pháp trực tiếp

+ Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế TTĐB

Tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh, hàng hoá, dịch vụ đến mua hoá đơn, nếu cán bộ thuế bán hoá đơn phát hiện cơ sở có hành vi vi phạm về sử dụng hoá đơn thì phải báo cáo lãnh đạo có thẩm quyền để tổ chức kiểm tra, đối chiếu, xử lý vi phạm theo quy định hiện hành.

Khi bán hoá đơn, cán bộ thuế bán hoá đơn phải thực hiện đầy đủ các bước như sau:

+ Lập hoá đơn theo Chế độ quy định, ghi đầy đủ các chỉ tiêu đã in sẵn và ghi rõ loại hoá đơn, ký hiệu, xê ri, số quyển, từ số đến số.

+ Ghi sổ ST 12/AC, ST 11/AC của cơ quan Thuế.

+ Ghi sổ ST 23/AC nếu là tổ chức mua hoá đơn hoặc ghi sổ ST 24/AC nếu là cá nhân mua hoá đơn và yêu cầu người mua hoá đơn ký nhận vào sổ để theo dõi quản lý.

+ Ghi phiếu mua hoá đơn của tổ chức, cá nhân mua hoá đơn.

4. Thủ tục cấp, nhận hoá đơn giữa cơ quan Thuế các cấp: Khi cấp phát, giao nhận hoá đơn cơ quan thuế cấp dưới phải có giấy tờ sau:

Giấy giới thiệu của cơ quan phải ghi rõ: Họ tên, chức vụ cán bộ lĩnh hoá đơn và bảng kê kèm theo số ượng của từng loại hoá đơn cần lĩnh.

Cơ quan Thuế các cấp khi lập dự trù nhận hoá đơn, phải căn cứ vào tình hình thực tế sử dụng hoá đơn ở địa phương, số hoá đơn còn tồn kho theo báo cáo BC 8 tháng trước và cập nhật số tồn kho đến ngày nhận hoá đơn, không dự trù số lượng hoá đơn xin lĩnh quá mức cần thiết làm ảnh hưởng đến kế hoạch in ấn, cấp phát chung của ngành.

Căn cứ giấy giới thiệu và bảng kê của từng loại hoá đơn cần lĩnh, kế toán ấn chỉ kiểm tra, xem xét để lập phiếu xuất ấn chỉ trên cơ sở số hoá đơn còn tồn kho và cân đối chung nhu cầu sử dụng của đơn vị. Phiếu xuất ấn chỉ phải ghi rõ: Họ tên người nhận hoá đơn, đơn vị, ký hiệu, quyển số và số lượng của từng loại hoá đơn cấp phát. Người nhận hoá đơn phải kiểm tra đối chiếu giữa Phiếu xuất ấn chỉ và bảng kê hoá đơn cần lĩnh về số lượng, chủng loại, ký hiệu. Nếu số lượng, chủng loại không đủ theo yêu cầu thì người nhận hoá đơn đề nghị kế toán ấn chỉ giải thích hoặc ghi vào bảng kê lý do không cấp đủ. Phiếu xuất ấn chỉ phải được cấp có thẩm quyền ký duyệt. Thủ kho ấn chỉ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số hoá đơn đã được giao nhận, nhập kho.

Phiếu xuất ấn chỉ do kế toán ấn chỉ lập, đã được ký duyệt giao cho người nhận hoá đơn, Thủ kho ấn chỉ có trách nhiệm căn cứ Phiếu xuất ấn chỉ để cấp hoá đơn theo chủng loại, ký hiệu, số quyển, số thứ tự do kế toán lập.

5. Sổ sách kê toán:

Cục Thuế các tỉnh, thành phố (Phòng Quản lý ấn chỉ) Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã (Tổ quản lý ấn chỉ) nhận hồ sơ đăng ký mua hoá đơn của các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc phạm vi quản lý và có trách nhiệm mở sổ sách theo dõi các tổ chức, cá nhân đăng ký và mua hoá đơn để sử dụng. Sổ sách kế toán ấn chỉ bắt buộc phải mở theo quy định như sau:

+ Lập và giao cho các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc phạm vi quản lý thu thuế 01 Phiếu mua hoá đơn (mẫu CTT 39).

+ Sổ ST 23/AC theo dõi các tổ chức mua hoá đơn.

+ Sổ ST 24/AC theo dõi các cá nhân mua hoá đơn.

+ Sổ ST 11/AC theo dõi ấn chỉ bán thu tiền.

+ Sổ ST 12/AC theo dõi tình hình ấn chỉ.

+ Phòng Quản lý ấn chỉ Cục Thuế lập sổ theo dõi các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc phạm vi quản lý đăng ký sử dụng hoá đơn tự in.

Kế toán ấn chỉ bán hoá đơn của cơ quan Thuế các cấp có trách nhiệm theo dõi, quản lý, hướng dẫn người mua hoá đơn về việc sử dụng hoá đơn theo đúng Chế độ quy định hiện hành. Kế toán ấn chỉ bán ở cơ quan Thuế các cấp, theo định kỳ thanh, quyết toán ấn chỉ bán, có trách nhiệm đối chiếu với bộ phận Tài chính kế toán của Chi cục Thuế, Cục Thuế, Tổng cục Thuế số tiền thanh, quyết toán ấn chỉ bán để báo cáo các cấp quản lý, có kế hoạch sử dụng kinh phí tiết kiệm và hợp lý.

Để quản lý hoá đơn chặt chẽ từ kho, thủ kho ấn chỉ phải lập thẻ kho cho từng loại hoá đơn, ghi chép cho mỗi lần nhập, xuất hoá đơn. Định kỳ (hàng tháng) thủ kho ấn chỉ tập hợp chứng từ nhập, xuất hoá đơn để đối chiếu với kế toán ấn chỉ. Thủ kho nhận Phiếu xuất kho (hoá đơn bán hàng) do kế toán lập được khách hàng mua hoá đơn chuyển đến phải:

+ Ghi thẻ kho trước khi giao hoá đơn.

+ Kiểm đếm từng số, từng quyển, đối chiếu cho khớp đúng với ký hiệu, số quyển ghi trên hoá đơn bán hàng mới giao cho người mua và đề nghị người mua hoá đơn kiểm đếm đầy đủ từng số hoá đơn và ký vào hoá đơn bán hàng. Cuối tháng thủ kho và kế toán ấn chỉ phải đối chiếu số liệu tồn kho giữa thẻ kho và sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân báo cáo lãnh đạo có biện pháp giải quyết.

6. Thanh, quyết toán tiền bán hóa đơn:

Việc theo dõi cấp phát, thanh quyết toán tiền bán hóa đơn đều do kế toán ấn chỉ thực hiện theo đúng chế độ quy định.

a. Đối với Chi cục Thuế:

Trong vòng 5 ngày đầu tháng sau, các Chi cục Thuế phải chuyển số tiền bán hoá đơn của tháng trước về Cục Thuế tỉnh, thành phố. Nếu vì lý do khách quan không chuyển được tiền trả, Chi cục trưởng Chi cục Thuế phải báo cáo cụ thể với Cục trưởng Cục Thuế biết để có biện pháp xử lý.

b. Đối với Cục Thuế tỉnh, thành phố:

Trong vòng 10 ngày đầu tháng sau, các Cục Thuế phải chuyển số tiền bán hoá đơn của tháng trước về Tổng cục Thuế. Nếu vì lý do khách quan không chuyển được tiền trả, Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố phải báo cáo Tổng cục Thuế biết để có biện pháp xử lý.

Hàng quý, cơ quan Thuế các cấp phải quyết toán số hoá đơn và số tiền bán hoá đơn với cơ quan Thuế cấp trên trong vòng 20 ngày đầu tháng thứ nhất quý sau (theo lịch do cơ quan Thuế cấp trên quy định). Khi quyết toán, cơ quan Thuế cấp dưới phải: đối chiếu với báo cáo BC 8/AC hàng tháng, số hoá đơn đã xuất bán còn tồn kho, có báo cáo quyết toán và chứng từ đã chuyển tiền bán hoá đơn về cơ quan Thuế cấp trên. Căn cứ chứng từ thanh toán (uỷ nhiệm chi, séc) giữa cơ quan Thuế các cấp, bộ phận tài chính kế toán và kế toán ấn chỉ bán đối chiếu số liệu, sổ sách kế toán về: số lượng ấn chỉ, tiền bán ấn chỉ.

II. QUY TRÌNH SỬ DỤNG, BẢO QUẢN, LƯU TRỮ HOÁ ĐƠN

1. Sử dụng hoá đơn:

1.1. Tổ chức, cá nhân sản xuất; kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chỉ được sử dụng hoá đơn mua tại cơ quan Thuế hoặc hoá đơn tự in sau khi có sự chấp thuận của Tổng cục Thuế bằng văn bản và đăng ký sử dụng với Cục Thuế địa phương. Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không được vừa sử dụng hoá đơn mua của cơ quan Thuế, vừa sử dụng hoá đơn tự in. Trong trường hợp đặc thù, phải có quyết định của Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố.

Trước khi sử dụng hoá đơn, các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị theo đúng quy định. Để khuyến khích việc mở sổ sách kế toán, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ngăn chặn hành vi mua, bán hoá đơn; riêng đối với đối tượng kinh doanh nộp thuế theo phương pháp ấn định thì phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế đầy đủ trên liên 2 (liên giao khách hàng) từng số hoá đơn khi nhận hoá đơn tại cơ quan Thuế. Cơ quan Thuế phải tổ chức, bố trí cán bộ để đối chiếu nhanh chóng kịp thời theo quy định này.

- Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có các quầy hàng, cửa hàng từng bộ phận phải mở sổ sách theo dõi riêng về sử dụng hoá đơn. Khi sử dụng hoá đơn phải dùng từ số nhỏ đến số lớn, hết quyển mới dùng sang quyển khác không được dùng cách số, cách quyển.

- Khi lập hoá đơn có thể viết hoặc đánh máy, phải lót giấy than để viết hoặc đánh máy một lần được in sang các liên có nội dung như nhau. Nội dung chỉ tiêu trên hoá đơn phải ghi rõ ràng, đầy đủ, đặc biệt là mã số thuế của người mua hàng. Trường hợp người mua hàng không có mã số thuế thì gạch bỏ các ô ghi mã số thuế trên hoá đơn, gạch chéo phần bỏ trống từ phải sang trái. Trường hợp hoá đơn viết sai cần huỷ bỏ thì gạch chéo, đề chữ huỷ bỏ vào các liên của số hoá đơn không được xé rời khỏi cuống. Hoá đơn giao cho khách hàng nhất thiết phải ghi đầy đủ mã số thuế của đơn vị bán, đơn vị mua hàng.

Thủ trưởng đơn vị có thể uỷ quyền cho người có trách nhiệm ký duyệt trên các hoá đơn của đơn vị khi lập và giao cho khách hàng (có thể là người bán hàng). Việc uỷ quyền phải có quyết định của thủ trưởng đơn vị. Các loại hoá đơn được thủ trưởng đơn vị uỷ quyền người ký duyệt không được đóng dấu khống vào hoá đơn.

- Các tổ chức, cá nhân sử dụng máy tính tiền để in hoá đơn bán lẻ cho khách hàng tại các cửa hàng, quầy hàng, siêu thị, phải đăng ký sử dụng với Cục Thuế địa phương và phải được chấp thuận bằng văn bản, hàng ngày phải lập bảng kê hàng hoá đầu ca, cuối ca và số hàng đã bán trong ngày để làm cơ sở kê khai nộp thuế theo quy định (cuối ngày không phải lập hoá đơn chung).

Các tổ chức, cá nhân khi sử dụng hoá đơn mua tại cơ quan Thuế hoặc hoá đơn tự in cho các chi nhánh, bộ phận, cửa hàng, đơn vị phải mở sổ theo dõi cấp phát, sử dụng hoá đơn cho từng chi nhánh, bộ phận, cửa hàng.

+ Mở sổ tổng hợp theo dõi tình hình sử dụng hoá đơn trong toàn đơn vị.

+ Mở sổ chi tiết theo dõi mỗi chi nhánh, bộ phận, cửa hàng sử dụng hoá đơn 01 quyển lưu theo dõi tại đơn vị, 01 quyển theo dõi tại chi nhánh, bộ phận, cửa hàng sử dụng hoá đơn.

- Khi các tổ chức sáp nhập thành doanh nghiệp mới, thay đổi sở hữu... thì không được sử dụng hoá đơn của tổ chức cũ để bán hàng hoá, dịch vụ. Sau 10 ngày phải thanh, quyết toán số hoá đơn với cơ quan Thuế nơi mua hoặc đăng ký sử dụng hoá đơn tự in. Số hoá đơn còn lại được xử lý như sau:

+ Số hoá đơn nguyên quyển chưa sử dụng còn tiếp tục sử dụng được, nếu có nhu cầu sử dụng thì tổ chức mới phải báo cáo với cơ quan Thuế đề nghị cho tiếp tục sử dụng. Số hoá đơn còn lại không được tiếp tục sử dụng hoặc đã sử dụng đơn vị phải nộp lại cho cơ quan Thuế nơi mua hoá đơn.

+ Nếu số hoá đơn còn lại không phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh thì phải thanh, quyết toán, nộp lại cho cơ quan Thuế và mua hoá đơn khác để sử dụng cho phù hợp.

- Đối với các tổ chức, cá nhân trong phạm vi 10 ngày sau khi có quyết định giải thể hoặc không sử dụng hoá đơn thì tổ chức cá nhân có trách nhiệm thanh, quyết toán hoá đơn với cơ quan Thuế nơi mua hoá đơn: Số lượng hoá đơn tự in hoặc mua tại cơ quan thuế, số lượng hoá đơn đã sử dụng, số lượng còn lại để nộp cho cơ quan Thuế quản lý. Cơ quan Thuế phải có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoá đơn và thanh huỷ hoá đơn thu hồi theo chế độ quy định.

1.2. Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá tiêu dùng nội bộ, cho, biếu, tặng, khuyến mại:

+ Đối với sản phẩm hàng hoá xuất để tiêu dùng nội bộ, khuyến mại, quảng cáo, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT, tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng, trên hoá đơn ghi rõ là hàng tiêu dùng nội bộ phục vụ cho sản xuất kinh doanh hay khuyến mại, quảng cáo không thu tiền. Đối với hoá đơn GTGT gạch bỏ dòng thuế suất và tiền thuế GTGT chỉ ghi dòng giá thanh toán là giá thành hoặc giá vốn của hàng hoá.

+ Đối với sản phẩm hàng hoá dùng để trao đổi, thưởng hoặc trả thay tiền lương cho người lao động, tiêu dùng nội bộ không phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hoặc phục vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT thì: tổ chức, cá nhân phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hóa cho khách hàng.

- Hàng hoá, dịch vụ bán áp dụng hình thức giảm giá thì giá bán ghi trên hoá đơn là giá đã được giảm. Nếu việc giảm giá áp dụng căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hoá, dịch vụ thực tế mua đạt mức nhất định thì số tiền giảm giá của hàng hoá đã bán được tính điều chỉnh trên hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo. Hoá đơn phải ghi rõ giảm giá hàng hoá bán của các hoá đơn đã sử dụng.

1.3. Các tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh xuất điều chuyển hàng hoá cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng... ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất trả hàng từ đơn vị hạch toán phụ thuộc về cơ sở kinh doanh; xuất hàng hoá cho các cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hoá đơn như sau:

+ Sử dụng hoá đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT' ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau.

+ Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ đối với hàng hoá điều chuyển nội bộ; sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý đối với hàng hóa xuất kho cho cơ sở làm đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ.

+ Tổ chức, cá nhân hạch toán phụ thuộc làm đại lý khi bán hàng hoá phải lập hoá đơn theo quy định, đồng thời lập bảng kê hàng hoá bán ra (theo mẫu 02/GTGT ban hành kèm theo Thông tư số 122/2000TT-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính, gửi về cơ sở có hàng hoá điều chuyển đến hoặc hàng hóa gửi bán đại lý để các cơ sở này lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ. Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hóa bán ra lớn, (bảng kê có thể lập cho 5 ngày, 10 ngày một lần). Trường hợp hàng hóa bán ra có thuế suất thuế GTGT khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hoá bán ra theo từng nhóm thuế suất.

Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh chỉ thực hiện một trong hai cách sử dụng hoá đơn nêu trên, trước khi thực hiện phải đăng ký với cơ quan Thuế trực tiếp quản lý.

1.4. Tổ chức, cá nhân kinh doanh mua hàng hoá, bên bán hàng đã lập và giao hoá đơn, người mua đã nhận hàng nhưng do hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá, khi xuất hàng trả lại cho người bán, tổ chức, cá nhân phải lập hoá đơn, trên hoá đơn phải ghi: hàng hoá trả lại do không đúng quy cách, chất lượng... Hoá đơn này là căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh số thuế GTGT đã kê khai.

+ Trường hợp người mua không có hoá đơn khi trả lại hàng hoá bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn) lý do trả hàng kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế GTGT của bên bán.

+ Trường hợp trả lại một phần hàng hoá thì người bán lập lại hoá đơn cho hàng hoá người mua đã nhận và thu hồi hoá đơn cũ, chấp nhận thanh toán theo số lượng, chủng loại, giá cả hai bên đã thoả thuận.

+ Trường hợp người bán đã xuất hàng và lập hoá đơn, người mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hàng hoá, khi trả lại hàng bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị, lý do trả lại hàng theo hoá đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn) đồng thời kèm theo hoá đơn để gửi trả bên bán làm căn cứ điều chỉnh doanh số và số thuế GTGT đầu ra.

+ Đối với tổ chức, cá nhân kinh doanh đã xuất bán, cung ứng hàng hoá, dịch vụ và lập hoá đơn do hàng hoá dịch vụ không đảm bảo chất lượng, quy cách…. phải điều chỉnh (tăng, giảm) giá bán thì bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ lượng, quy cách hàng hoá, mức giá tăng (giảm) theo hoá đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn, thời gian), lý do tăng (giảm) giá, đồng thời bên bán lập hoá đơn để điều chỉnh mức giá được điều chỉnh. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh giá cho hàng hoá, dịch vụ tại hoá đơn số, ký hiệu... Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh giá, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh thuế đầu ra, đầu vào.

1.5. Tổ chức, cá nhân kinh doanh xuất hàng hoá bán lưu động sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kèm theo lệnh điều động nội bộ, khi bán hàng lập hoá đơn giao khách hàng theo quy định hiện hành.

1.6. Tổ chức, cá nhân kinh doanh trực tiếp bán lẻ hàng hóa, cung ứng dịch vụ có giá trị thấp dưới mức quy định không phải lập hoá đơn, nếu người mua yêu cầu cung cấp hoá đơn thì phải lập hoá đơn theo quy định, trường hợp không lập hoá đơn thì phải lập bảng kê bán lẻ (theo mẫu 08/GTGT ban hành theo Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thi hành Nghị định số 79/2000/NĐ-CP ngày 29/12/2000 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật thuế GTGT) để làm căn cứ tính thuế, cuối ngày lập 1 hoá đơn chung cho số hàng hoá bán lẻ (không lập hoá đơn) để làm cơ sở kê khai thuế GTGT. Liên 2 của hoá đơn lập cho hàng hoá bán lẻ phải lưu ở quyển và không được xé rời khỏi quyển đoá đơn. Trường hợp tổ chức, cá nhân làm mất liên 2 và vi phạm chế độ quản lý sử dụng hoá đơn và bị xử lý vi phạm như làm mất hoá đơn.

1.7. Đối với công trình xây dựng có thời gian xây dựng kéo dài, việc thanh toán tiền thực hiện theo tiến độ hoặc theo khối lượng công việc hoàn thành bàn giao, ghi lập hoá đơn thanh toán khối lượng xây dựng bàn giao, cơ sở phải xác định rõ doanh thu chưa có thuế và thuế GTGT.

1.8. Tổ chức, cá nhân kinh doanh mua các mặt hàng và nông sản, lâm sản, thuỷ sản chưa qua chế biến (hàng hoá không chịu thuế GTGT ở khâu sản xuất bán ra) mất đá, cát sỏi phế liệu của người bán không có hoá đơn phải lập bảng kê hàng hoá mua vào (theo mẫu 04/GTGT ban hành theo Thông tư số 122/2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thi hành Nghị định số 79/2000/NĐ-CP ngày 29/12/2000 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật thuế GTGT).

1.9. Đối với cá nhân, đơn vị hành chính sự nghiệp có sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phát sinh không thường xuyên, có nhu cầu sử dụng hoá đơn thì được cơ quan Thuế cung cấp hoá đơn lẻ theo số, không thu tiền (chi phí mua hoá đơn để cung cấp lẻ lấy từ quỹ phát hành ấn chỉ của Cục Thuế, Chi cục Thuế để bù đắp) sử dụng cho từng trường hợp và hoá đơn được lập tại cơ quan Thuế. Người bán hàng hoá, dịch vụ được nhận liên 1, 2, chữ ký của khách hàng được ký trực tiếp lên liên 1, 2 của hóa đơn; liên 3 của hóa đơn do cơ quan Thuế nơi cấp hóa đơn quản lý lưu giữ. Cơ quan Thuế mở sổ theo dõi việc cấp sử dụng hóa đơn cho từng trường hợp theo chế độ quy định và tổ chức thu thuế kịp thời ngay sau khi lập hóa đơn.

1.10. Tổ chức, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên GTGT khi bán hàng hoá dịch vụ phải sử đụng hoá đơn bán hàng. Cơ sở sản xuất hàng hoá chịu thuế TTĐB chỉ sử dụng hoá đơn bán hàng để bán hàng hoá, dịch vụ. Trường hợp tổ chức, cá nhân có sản xuất, kinh doanh cả hàng hoá chịu thuế GTGT thì phải đăng ký với cơ quan Thuế để được sử dụng thêm hoá đơn GTGT và phải lập hoá đơn riêng cho từng mặt hàng có thuế suất khác nhau theo đúng quy định.

1.11. Tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp trực tiếp được cơ quan Thuế chuyển sang tính thuế theo phương pháp khấu trừ thì phải thanh toán, trả lại hoá đơn bán hàng cho cơ quan Thuế và đăng ký mua hoá đơn GTGT để sử dụng.

2. Bảo quản lưu giữ, kiểm soát hoá đơn:

Hoá đơn phải được bảo quản an toàn theo Chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng. Cơ quan Thuế các cấp, các tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn bảo quản hoá đơn phải có kho, hòm, tủ có khoá để bảo quản hoá đơn đã sử dụng hoặc chưa sử dụng không được để mất mát, lợi dụng.

Hoá đơn đã sử dụng phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian sử dụng và lưu trữ theo quy định về lưu trữ của Nhà nước. Trường hợp tháo rời hoá đơn đánh máy hoặc in hoá đơn trên máy tính, các liên lưu của hoá đơn phải được đóng lại thành quyển theo số thứ tự để lưu giữ, bảo quản.

Cơ quan Thuế trực tiếp bán hoá đơn có trách nhiệm hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hoá đơn cho các tổ chức, cá nhân mua hoá đơn và đăng ký sử dụng hoá đơn; tổ chức kiểm tra việc chấp hành chế độ quản lý hoá đơn. Đối với các tổ chức kinh doanh sử dụng hoá đơn phải có cán bộ chuyên trách theo dõi quản lý hoá đơn đầu ra và kiểm duyệt hoá đơn đầu vào khi thực hiện kê khai thuế, giúp thủ trưởng đơn vị khi ký duyệt, thanh, quyết toán tài chính phát hiện và loại trừ kịp thời các hoá đơn chứng từ giả, hoá đơn, chứng từ không hợp pháp trong thanh toán tài chính, những cán bộ có hành vi không trung thực trong quản lý tài chính, quản lý sử dụng hóa đơn thì không được giao quản lý và sử dụng hóa đơn.

III. QUẢN LÝ HOÁ ĐƠN TỰ IN

1. Thủ tục đăng ký tự in hoá đơn: Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có nhu cầu tự in hoá đơn để sử đụng phải có hồ sơ đăng ký gửi Tổng cục Thuế bao gồm:

+ Công văn đăng ký tự in hoá đơn.

+ Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản sao).

+ Nếu đăng ký sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phải có bản sao giấy chứng nhận đăng ký kho hàng, cửa hàng, chi nhánh.

+ Bản sao đăng ký kinh doanh nghề đặc biệt (nếu có)

+ Mẫu hoá đơn đăng ký tự in do đơn vị tự thiết kế.

Tuỳ tình hình thực tế kinh doanh, đăng ký nộp thuế mà tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có thể thiết kế hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng; hay dạng vé phù hợp thực tế sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của cơ sở để sử dụng.

2. ln hoá đơn:

Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chỉ được tự in hoá đơn để sử dụng sau khi có văn bản chấp thuận của Tổng cục Thuế. ln hoá đơn phải có hợp đồng in theo quy định hiện hành và phải cam kết quản lý chặt chẽ, cài đặt các ký hiệu bảo mật trên hoá đơn. ln đúng đơn vị do Tổng cục Thuế chỉ định. Khi thanh lý hợp đồng in phải thực hiện huỷ bản kẽm, huỷ những sản phẩm in thừa, in hỏng, lập biên bản lưu giữ tại đơn vị đặt in và đơn vị in hoá đơn.

Trường hợp hoá đơn in số lượng ít, bản kẽm hoặc phim được niêm phong để in cho lần sau được lưu giữ tại đơn vị in để dùng cho lần sau (có biên bản xác nhận của đơn vị in và đặt in).

Đối với mẫu hoá đơn tự in, đơn vị có thể in thành nhiều loại cho phù hợp việc lập hoá đơn (loại đóng thành quyển sử dụng khi viết tay, loại giấy liên tục đục lỗ để sử dụng lập bằng máy vi tính).

Cát tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ được tự in hoá đơn phải thực hiện thông báo phát hành hoá đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoá đơn tự in của đơn vị. Mẫu hoá đơn tự in phải có ký hiệu riêng để quản lý.

3. Đăng ký sử dụng:

Trước khi sử dụng hoá đơn tự in, tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ phải đăng ký mẫu hoá đơn (được in sẵn mã số thuế, ký hiệu, số thứ tự), kèm theo hợp đồng in, số lượng sử dụng với Cục Thuế tỉnh, thành phố; đồng thời gửi mẫu hoá đơn đã đăng ký sử dụng với Cục Thuế tỉnh, thành phố về Tổng cục Thuế để theo dõi quản lý (mẫu hoá đơn photo).

Cục Thuế tỉnh, thành phố mở sổ theo dõi các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá dịch vụ đăng ký sử dụng hoá đơn (mẫu ST 25/AC). Những mẫu hoá đơn tự in của các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ in không đúng với mẫu Tổng cục Thuế duyệt đều không được đăng ký và sử dụng, không có giá trị để mua, bán hàng hoá dịch vụ cũng như dùng để thanh, quyết toán tài chính, tính chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.

Các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá dịch vụ sử dụng máy tính tiền để in hoá đơn bán lẻ cho khách hàng tại các cửa hàng, quầy hàng, siêu thị phải thông báo cho Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương bằng văn bản về mẫu hoá đơn có các chỉ tiêu ghi trong hoá đơn, mã khoá trong máy tính tiền và chỉ được sử dụng khi Cục Thuế tỉnh, thành phố xem xét duyệt mẫu bằng văn bản.

Cơ quan Thuế sẽ hủy hiệu lực việc chấp thuận sử dụng hóa đơn tự in khi phát hiện cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thông báo phát hành mẫu hoá đơn, không đăng ký sử dụng hoá đơn tự in với Cục Thuế các tỉnh, thành phố, không gửi mẫu hoá đơn đã đăng ký sử dụng về Tổng cục Thuế.

Những hoá đơn tự in không đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế là hoá đơn không hợp pháp, không có giá trị thanh, quyết toán tài chính và thuế.

4. Trách nhiệm của cơ quan Thuế.

- Hướng dẫn các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thiết kế mẫu hoá đơn tự in phù hợp với Chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn và hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của đơn vị.

- Kiểm tra, đối chiếu mẫu hoá đơn do tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ tự in phát hành với mẫu hoá đơn được duyệt, gửi mẫu hoá đơn đã đăng ký sử dụng với Tổng cục Thuế và thực hiện Chế độ báo cáo sử dụng hoá đơn.

- Mở sổ (ST 25) theo dõi tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hoá đơn tự in. Sổ được lập thành 2 quyển, cơ quan Thuế giữ 1 quyển, tổ chức hoặc cá nhân đăng ký sử dụng hoá đơn giữ 1 quyển.

Tổ chức kiểm tra, đối chiếu xử lý vi phạm trong việc quản lý, sử dụng hoá đơn của các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ theo quy định hiện hành của pháp luật.

- Hàng quý rà soát, danh sách các đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn (đối với các đơn vị mới được chấp thuận) của quý trước so với số đăng ký sử dụng báo cáo Tổng cục Thuế số đơn vị không đăng ký sử dụng để huỷ bỏ.

IV. HOÁ ĐƠN HỢP PHÁP VÀ HOÁ ĐƠN KHÔNG HỢP PHÁP

1. Hoá đơn hợp pháp: Hoá đơn hợp pháp là hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc hoá đơn tự in của các tổ chức, cá nhân được Tổng cục Thuế chấp thuận bằng văn bản, in và đã đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế theo đúng quy định, có đầy đủ các nội dung như:

- Hoá đơn do người bán hàng hoá, dịch vụ thu tiền, kể cả trao đổi sản phẩm lập giao cho người mua hàng phải là bản gốc liên 2 (liên giao cho khách hàng).

- Hoá đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung in sẵn trên hoá đơn và phải nguyên vẹn không rách hoặc nhàu nát.

- Số liệu chữ viết, đánh máy hoặc in trên hoá đơn phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ, chính xác, không bị tẩy xoá sửa chữa.

2. Hoá đơn không hợp pháp: Hoá đơn không hợp pháp là hoá đơn không phải do Bộ Tài chính phát hành hoặc hoá đơn tự in chưa được Tổng cục Thuế chấp thuận bằng văn bản, hoá đơn lập không đúng, không ghi đủ các chỉ tiêu quy định trên mẫu hoá đơn. Ngoài ra những trường hợp sau đây hoá đơn cũng không được coi là hợp pháp:

- Sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hoá, dịch vụ.

- Dùng hoá đơn mua hàng về tẩy, xoá ghi giá trị hàng hoá, số thuế cao hơn thực tế hàng mua vào.

- Khi bán hàng thông đồng hoặc tự ý khi lập hóa đơn ghi liên 1 và liên 2 (Giao cho khách hàng) khác nhau.

- Mua hoá đơn khống chỉ về tự lập hoá đơn mua hàng.

- Lập hoá đơn khống (thực tế là không mua, bán hàng hoá, dịch vụ).

- Dùng hoá đơn đã báo mất để bán hàng hoá, dịch vụ

- Sử dụng hoá đơn giả để thanh, quyết toán tài chính, để kê khai khấu trừ thuế, hoàn thuế.

V. HUỶ HOÁ ĐƠN KHÔNG CÒN GIÁ TRỊ SỬ DỤNG

1. Các cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn do Tổng cục Thuế phát hành hoặc hoá đơn tự in đã được Tổng cục Thuế chấp thuận, nhưng không sử dụng đều phải thực hiện thanh quyết toán về số lượng, loại hoá đơn, ký hiệu, số quyển, số (kể cả số lẻ) và nộp lại cho cơ quan Thuế quản lý đầy đủ để thanh huỷ theo quy định. Khi giao nộp hoá đơn cho cơ quan Thuế, tổ chức, cá nhân phải lập đầy đủ chứng từ, cơ quan Thuế làm thủ tục nhập kho, lập và giao chứng từ cho đơn vị trả lại hoá đơn.

2. Số hoá đơn hết giá trị sử dụng hoặc hư hỏng không sử dụng được, sau khi thu hồi Cục Thuế các tỉnh, thành phố tổng hợp làm hồ sơ báo cáo Tổng cục Thuế xin thanh huỷ theo Chế độ quy định. Hồ sơ gửi Tổng cục Thuế xin thanh huỷ hoá đơn bao gồm:

+ Công văn gửi Tổng cục Thuế đề nghị thanh huỷ số hoá đơn không còn giá trị sử dụng.

+ Bản kê chi tiết theo từng loại, từng xê ri hoá đơn đăng ký xin thanh huỷ.

Hội đồng thanh huỷ hoá đơn không còn giá trị sử dụng gồm:

+ Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố (Chủ tịch Hội đồng)

+ Trưởng phòng Quản lý ấn chỉ (Phó chủ tịch Hội đồng)

+ Kế toán ấn chỉ (thành viên)

+ Thủ kho ấn chỉ (thành viên)

+ Trưởng phòng Thanh tra (thành viên)

+ Trưởng phòng KHTK.

+ Mới đại diện chứng kiến việc thanh hủy hóa đơn gồm:

- Đại diện Sở Tài chính.

- Đại diện Sở Công an.

Cục Thuế tỉnh, thành phố chỉ được thành lập Hội đồng thanh huỷ số hoá đơn không còn giá trị sử dụng sau khi có văn bản chấp thuận của Tổng cục Thuế.

+ Hội đồng tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa hoá đơn thực huỷ với bảng kê chi tiết số hoá đơn đề nghị được huỷ.

+ Chứng kiến việc thanh huỷ số hoá đơn đã có công văn cho thanh huỷ của Tổng cục Thuế.

+ Lập biên bản có chữ ký của tất cả các thành viên tham gia chứng kiến việc thanh huỷ hoá đơn, biên bản được lập và gửi cho cơ quan thành viên trong Hội đồng và đại diện các ngành chứng kiến việc thanh huỷ và báo cáo Tổng cục Thuế.

VI. BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN

1. Các tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn do Tổng cục Thuế phát hành hoặc hoá đơn tự in, trong vòng 10 ngày đầu quý sau phải lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn của quý trước, theo mẫu 26 BC/HĐ gửi cơ quan Thuế nơi mua hoặc đăng ký sử dụng hoá đơn.

Những tổ chức, cá nhân không chấp hành lập báo cáo sử dụng hoá đơn theo đúng quy định thì phải lập biên bản vi phạm và bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán theo tiết 4.1 điểm 4 phần II Thông tư số 89/2000/TT-BTC ngày 28/8/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2. Hàng quý Chi cục Thuế (Tổ quản lý ấn chỉ) có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Cục Thuế tình hình sử dụng hoá đơn của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn theo mẫu 27 BC/HĐ trong vòng 15 ngày của tháng đầu quý sau.

3. Cục Thuế tỉnh, thành phố (phòng Quản lý ấn chỉ) tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn của các đơn vị thuộc phạm vi quản lý trên địa bàn địa phương và của các Chi cục Thuế để báo cáo Tổng cục Thuế theo mẫu 27 BC/HĐ trong vòng 20 ngày của tháng đầu quý sau.

4. Kèm theo bản báo cáo tình hình quản lý, sử dụng hoá đơn của cơ quan thuế các cấp phải có bản đánh giá, nhận xét tình hình quản lý, sử dụng hoá đơn trong kỳ ở địa phương, gắn với công tác quản lý thu thuế, kiến nghị biện pháp quản lý, sử dụng hoá đơn trên từng địa bàn, danh sách tổ chức, cá nhân bị xử phạt vi phạm Chế độ báo cáo sử dụng hoá đơn.

VII. THANH QUYẾT TOÁN SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN

1. Tất cả các tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn đến hết ngày 31/12 hàng năm đều phải thực hiện thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn với cơ quan Thuế. Chậm nhất đến ngày 30/01 hàng năm các tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn phải thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn với cơ quan Thuế nơi mua hoặc đăng ký sử dụng hoá đơn (Cục Thuế, Chi cục Thuế) để tổng hợp báo cáo Tổng cục Thuế chậm nhất vào ngày 28/02 hàng năm. Trường hợp do hoàn cảnh đặc biệt không báo cáo thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn đúng thời gian quy định thì phải báo cáo cơ quan Thuế rõ nguyên nhân để có hình thức xử lý thích hợp.

2. Đối với tổ chức, cá nhân có chi nhánh, cửa hàng... có mã số thuế riêng khi thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn thì ngoài việc báo cáo thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn gửi cơ quan Thuế nơi mua hoá đơn; đồng thời gửi cơ quan cấp trên của đơn vị để theo dõi phối hợp quản lý (theo mẫu số 01 đính kèm). Trường hợp đơn vị có bộ phận phụ thuộc như: cửa hàng, quầy hàng thì phải lập báo cáo thanh quyết toán riêng rồi mới tổng hợp chung của cả đơn vị để thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn với cơ quan Thuế nơi mua hoá đơn.

3. Các tổ chức, cá nhân không chấp hành hoặc báo cáo chậm thời gian quy định, báo cáo sai thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn đều .phải lập biên bản vi phạm và bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán theo tiết 4.2 điểm 4 phần II Thông tư số: 89/2000/TT-BTC ngày 28/8/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Đối với các tổ chức, cá nhân không thực hiện thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn thì còn phải đình chỉ sử dụng hóa đơn và thu hồi hóa đơn cho đến khi đơn vị chấp hành đầy đủ quy định về thanh, quyết toán sử dụng hóa đơn được cơ quan Thuế chấp nhận. Khi đình chỉ sử dụng hoá đơn, cơ quan Thuế phải ra quyết định đình chỉ sử dụng hoá đơn.

4. Cục Thuế, Chi cục Thuế phải chỉ đạo, hướng dẫn các tổ chức, cá nhân thuộc địa bàn quản lý thực hiện thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn hàng năm theo đúng quy định. Tổng hợp kịp thời, đầy đủ, chính xác (theo mẫu đính kèm), kết quả thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn, xử lý vi phạm về quản lý, sử dụng, thanh, quyết toán hoá đơn, thu hồi hoá đơn của các tổ chức, cá nhân không sử dụng về cơ quan Thuế theo quy định.

VIII. XỬ LÝ CÁC HÀNH VI VI PHẠM VỀ CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN

Các hành vi vi phạm về chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn như: làm mất hoá đơn, mua, bán hoá đơn. sử dụng hoá đơn giả... cơ quan Thuế các cấp phải tiến hành lập biên bản vi phạm (theo mẫu đính kèm) đều có căn cứ xử lý vi phạm theo quy định. Cách thức, phương pháp tiến hành xử lý các trường hợp như sau:

1. Báo cáo, thông báo mất hoá đơn.

Các tổ chức, cá nhân trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát hiện làm mất hoá đơn phải làm bản báo cáo việc mất hoá đơn (mẫu BC 21/AC) với cơ quan Thuế nơi mua hoặc đăng ký sử dụng hoá đơn tự in (kèm theo các giấy tờ có liên quan). Trong vòng 10 ngày sau khi nhận được bản báo cáo, Chi cục Thuế phải báo cáo ngay Cục Thuế bằng văn bản tình hình mất (theo mẫu BC 23/AC) để Cục Thuế thông báo việc mất hoá đơn cho các Chi cục Thuế và các cơ quan nội chính trong tỉnh đồng thời gửi cho Tổng cục Thuế và Cục Thuế các tỉnh, thành phố trong cả nước biết để phối hợp truy tìm, phát hiện, ngăn chặn việc lợi dụng những hoá đơn đã mất.

2. Xử phạt vi phạm hành chính về mất hoá đơn.

Khi có báo cáo việc mất hoá đơn, cơ quan Thuế nơi cấp hoá đơn trong vòng 15 ngày kể từ ngày lập biên bản, Cục Thuế, Chi cục Thuế phải ra quyết định xử lý về hành vi làm mất hoá đơn theo quy định.

Việc xử phạt mất hoá đơn được tính theo từng liên của số hoá đơn mà không tính theo số hoá đơn mất, kể cả các loại tem, vé… Riêng các loại tem, vé... có mệnh giá thì tính phạt theo mệnh giá của tem, vé đó.

Khi mức xử phạt vi phạm hành chính do làm mất hoá đơn vượt quá thẩm quyền quy định của cơ quan Thuế thì phải chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền để xử lý. Trong hồ sơ có văn bản đề nghị về hình thức phạt, mức phạt.

Khi xét thấy hành vi làm mất hoá đơn có dấu hiệu tội phạm thì cơ quan Thuế phải chuyển hồ sơ sang cơ quan có thẩm quyền để truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Các tình tiết giảm nhẹ, tăng nặng làm căn cứ để xem xét khi xử phạt vi phạm hành chính do làm mất hoá đơn áp dụng theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 49/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán.

3. Xử lý hành vi mua, bán hoá đơn.

Khi phát hiện hành vi vi phạm mua, bán hoá đơn thì xử lý như sau:

Cơ quan Thuế phải thực hiện xử phạt vi phạm hành chính và ra quyết định đình chỉ sử dụng hoá đơn đối với đơn vị bán hoá đơn, thu hồi toàn bộ số hoá đơn vi phạm, kể cả số hoá đơn còn lại của đơn vị vi phạm bán hoá đơn. Nếu người mua hóa đơn không hợp pháp là công chức Nhà nước, cán bộ các doanh nghiệp thì cơ quan Thuế phải gửi công văn thông báo cho đơn vị quản lý cán bộ, công chức để phối hợp xử lý vi phạm theo Pháp lệnh công chức Nhà nước.

4. Xử lý hành vi sử dụng hoá đơn giả.

Khi nghi vấn là hoá đơn giả, cơ quan Thuế dùng Giấy chứng nhận thu hồi biên lai, hoá đơn ban hành theo Công văn số: 635 TC/TCT/AC ngày 22/6/1992 của Bộ Tài chính về việc phát hành chứng từ thu hồi hoá đơn, để thu hồi bản chính hoá đơn có nghi vấn giả làm căn cứ kiểm tra xác minh, xử lý vi phạm. Việc xử lý hoá đơn giả như sau:

Trường hợp người mua hàng chứng minh được tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức, cá nhân đã giao hoá đơn giả khi bán hàng thì người mua hàng yêu cầu người bán hàng lập lại hoá đơn bán hàng đúng theo chế độ quy định. Đơn vị bán hàng có trách nhiệm lập lại hoá đơn đúng theo quy định, khai báo tên, địa chỉ bân hoá đơn giả, đồng thời bị xử phạt vi phạm hành chính và tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Trường hợp người mua hàng không chứng minh được tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức, cá nhân đã giao hoá đơn giả khi bán hàng thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính, đồng thời hoá đơn mua hàng đó không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Nếu người sử dụng hoá đơn giả là công chức Nhà nước, cán bộ các doanh nghiệp thì cơ quan thuế phải gửi công văn thông báo cho đơn vị quản lý cán bộ công chức để phối hợp xử lý vi phạm theo Pháp lệnh công chức Nhà nước.

5. Tổ chức, cá nhân chiếm dụng, xâm tiêu, nộp chậm tiền bán hoá đơn, chứng từ, ngoài việc phải nộp đầy đủ số tiền phải nộp mà còn bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành.

6. Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính về quản lý, sử dụng hoá đơn.

Cục trưởng Cục Thuế, Chi cục trưởng Chi cục Thuế được ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với các tổ chức, cá nhân làm mất hóa đơn, vi phạm chế độ quản lý sử dụng hóa đơn quy định tại điều 19, 20 Luật thuế GTGT; Điều 24, 25 Luật thuế TNDN; Điều 18, Luật thuế TTĐB; Điều 27 Luật thuế sử dụng đất nông nghiệp, Điều 7 Nghị định số 22/CP ngày 17/4/1996 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

+ Chi cục trưởng Chi cục Thuế được quyền xử phạt hành chính số tiền đến 2.000.000 đ.

+ Cục trưởng Cục Thuế được quyền phạt hành chính số tiền đến 20.000.000 đ.

Việc tổ chức xử lý mất hoá đơn và các hành vi vi phạm chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn là công tác thường xuyên và phức tạp, theo quy định hiện hành không còn Hội đồng xử lý tổn thất ấn chỉ nên Phòng quản lý ấn chỉ của Cục Thuế, tổ quản lý ấn chỉ của Chi cục Thuế phải bố trí cán bộ có năng lực và trách nhiệm làm công tác xử lý các hành vi vi phạm về hoá đơn để theo dõi và hoàn chỉnh các thủ tục giúp Cục trưởng Cục Thuế, Chi cục trưởng Chi cục Thuế xử lý kịp thời, đúng chế độ quy định.

Tổng cục Thuế xem xét kiểm tra việc xử lý vi phạm về chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn, các vụ vi phạm làm tổn thất hoá đơn và tham gia ý kiến chỉ đạo đối với việc xử lý mất hoá đơn do các Cục Thuế, Chi cục Thuế báo cáo.

IX. KIỂM TRA THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN

1. Cục Thuế, Chi cục Thuế phải thường xuyên tổ chức kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất việc thực hiện chế độ phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn của cơ quan quản lý hoá đơn và đối tượng sử dụng hoá đơn.

Nội dung kiểm tra bao gồm:

Kiểm tra việc cấp phát, mua, thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn.

Kiểm tra hoá đơn tự in: Kiểm tra mẫu hoá đơn đã in, nơi in, đăng ký sử dụng, thanh lý hợp đồng in.

Kiểm tra việc sử dụng hoá đơn: Lập hoá đơn, mở sổ sách, ghi chép, xoá bỏ, lưu trữ hoá đơn.

Kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn của cơ quan thuế, các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ.

Kiểm tra việc xử lý mất hoá đơn theo chế độ quản lý sử dụng hoá đơn, báo cáo mất hoá đơn, thông báo mất hoá đơn, quyết định xử phạt hành vi vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hoá đơn.

Kiểm tra việc phòng chống, ngăn chặn việc mua, bán sử dụng hoá đơn giả, hoá đơn không hợp pháp trong thanh, quyết toán tài chính.

2. Cục Thuế, Chi cục Thuế tiến hành tổ chức thu hồi liên 2 hoá đơn có nghi vấn để kiểm tra đối chiếu liên lưu của hoá đơn, phát hiện các hành vi lập hoá đơn ghi sai lệch số tiền (liên 1 : ít, liên 2: nhiều) để trốn thuế, tham ô công quỹ hoặc mua hoá đơn trắng để tự ghi số tiền khi thanh quyết toán tài chính... phối hợp các ngành, các cấp ở địa phương để kiểm tra việc sử dụng hoá đơn trong thanh, quyết toán tài chính nhất là các dự án các đơn vị thụ hưởng Ngân sách Nhà nước.

3. Thủ tục kiểm tra được thực hiện theo Công văn số: 541 TCT/TTr ngày 26/01/1999 của Tổng cục Thuế về việc hướng dẫn thực hiện Nghị định số 61/1998/NĐ-CP ngày 15/8/1998 của Chính phủ.

X. XÁC MINH HOÁ ĐƠN

1. Việc xác định tính hợp pháp của hoá đơn là cần thiết và xảy ra thường xuyên. Vì vậy, các tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh dịch vụ phải tự tổ chức rà soát, tự kiểm tra, xác minh tính hợp pháp của hóa đơn mua hàng, hoá đơn bán hàng khi kê khai nộp thuế, thanh, quyết toán tài chính. Cục Thuế, Chi cục Thuế phải bố trí cán bộ thực hiện xác minh hoá đơn, trả lời các cơ quan, các ngành, Cục Thuế, Chi cục Thuế ở các địa phương khác. Việc trả lời xác minh phải đầy đủ, chính xác, kịp thời trong vòng 5 ngày khi nhận được yêu cầu cần xác minh. Kết quả xác minh hoá đơn phải mở sổ sách theo dõi cụ thể. Đối với cơ quan Thuế khi xác minh hoá đơn, chứng từ nghi vấn thì lập biên bản và dùng giấy chứng nhận thu hồi biên lai, hoá đơn ban hành kèm theo Công văn số 635 TC/TCT/AC ngày 22/6/1992 của Bộ Tài chính về việc phát hành chứng từ thu hồi hoá đơn để thu hồi bản chính hoá đơn nghi vấn làm căn cứ xác minh và xử lý vi phạm.

Khi mẫu hoá đơn cần xác minh ghi rõ đơn vị sử dụng, mã số thuế thì liên hệ Cục Thuế, Chi cục Thuế để xác minh và kết quả trả lời xác minh của Cục Thuế, Chi cục Thuế là căn cứ để kết luận tính hợp pháp của hoá đơn, chứng từ.

Khi mẫu hoá đơn cần xác minh không ghi rõ đơn vị sử dụng, mã số thuế thì liên hệ Tổng cục Thuế để xác minh và kết quả xác minh của Tổng cục Thuế là căn cứ để kết luận tính hợp pháp của hoá đơn, chứng từ.

2. Đối với cơ quan, đơn vị các ngành khi kiểm tra, kiểm soát, thanh quyết toán tài chính nếu nghi vấn hoá đơn không hợp pháp thì có công văn đề nghị cơ quan Thuế (Chi cục Thuế, Cục Thuế, Tổng cục Thuế) xác minh. Khi kết quả xác minh là: hoá đơn giả, hoá đơn không hợp pháp, hoá đơn có vi phạm, thủ trưởng cơ quan Thuế các cấp, đơn vị được xác minh phải tổ chức xử lý vi phạm, không được bỏ qua, lợi dụng như hiện nay ở 1 sổ địa phương và đơn vị; sau khi xử lý vi phạm phải thông báo lại cho cơ quan Thuế đã xác minh kết quả xử lý vi phạm để phối hợp quản lý.

XI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Cơ quan Thuế các cấp cần quán triệt Quy trình nghiệp vụ phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn cho tất cả các cán bộ thuế thuộc phạm vi quản lý. Hướng dẫn cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ nắm vững những nội dung quy định để thực hiện đầy đủ nghiêm túc Chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn.

2. Tổ chức kiểm tra, rà soát, đối chiếu những nội dung đã thực hiện ở địa phương với quy trình nghiệp vụ để có kế hoạch biện pháp khắc phục và bổ sung từ thực tế để làm cho quy trình nghiệp vụ in ấn, phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn phù hợp với thực tế hiện nay.

BIÊN BẢN VI PHẠM HÀNH CHÍNH

Hôm nay, vào lúc.... giờ.... ngày.... tháng.... năm

Tại

Chúng tôi gồm:

1........ chức vụ.... thuộc.....

2........ chức vụ.... thuộc.....

3......... chức vụ.... thuộc.....

Tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính xảy ra ngày... tháng... năm...

Địa điểm vi phạm:

Có sự chứng kiến của ông (bà):

Địa chỉ:

Số giấy CMND... ngày... nơi cấp...

Họ tên người vi phạm (hoặc đại diện tổ chức vi phạm hành chính:

Địa chỉ:

Nội dung vi phạm:

Lời khai của người vi phạm

Biên bản được lập thành 02 bản, giao cho đương sự 01 bản.

Trong quá trình kiểm tra, tổ kiểm tra không làm hư hỏng, mất tài sản gì của cơ sở.

Biên bản được đọc cho mọi người cùng nghe và nhất trí ký tên.

QUYẾT ĐỊNH

XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH ĐỐI VỚI HÀNH VI LÀM MẤT ẤN CHỈ THUẾ

Căn cứ Nghị định số 22/CP ngày 17/4/1996 về việc xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và Nghị định số 49/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 về việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán của Chính phủ;
Căn cứ Quyết định số 30/2001/QĐ-BTC ngày 13 tháng 4 năm 2001 về việc ban hành chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế; Quyết định số 31/2001/QĐ-BTC ngày 13 tháng 4 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn và Chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng ban hành kèm theo Quyết định số 885/1998/QĐ-BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
Căn cứ Biên bản vi phạm hành chính do làm mất biên lai, hoá đơn số...BB, ngày... tháng... năm 200... của...
Theo đề nghị của Ông (Bà) trưởng phòng Quản lý ấn chỉ Cục thuế (hoặc tổ trưởng tổ quản lý ấn chỉ Chi cục thuế);
Xét tính chất, mức độ vi phạm của...
Cục trưởng Cục thuế tỉnh (thành phố) hoặc Chi cục trưởng Chi cục thuế quận (huyện):.....

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Phạt vi phạm hành chính đối với ông (bà):.......

Ngành nghề:..... mã số thuế.......

Địa chỉ:......................................

do đã làm mất hoá đơn:

Loại hoá đơn:....... mẫu số:.........

Ký hiệu:....; quyển số:......; hoá đơn bị mất số:........

- Phạt theo điểm...., Điều.... Nghị định 49/1999/NĐ-CP của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán;

Số tiền.... đồng

Tổng cộng số tiền (viết bằng chữ)...........

Điều 2: Ông/Bà.... có trách nhiệm nộp đầy đủ và đúng hạn khoản tiền phạt ghi tại Điều 1 vào tài khoản số... tại Kho bạc Nhà nước.... trước ngày.../.../200...

Khoản tiền phạt trên không được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Nếu số hoá đơn bị mất nói trên được đưa vào sử dụng

Ông/Bà...... phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước phát luật.

Điều 3: Sau khi Ông/Bà.... đã nộp đủ số tiền phạt nói trên vào NSNN. Phòng Quản lý ấn chỉ thuộc Cục thuế (hoặc tổ chức quản lý ấn chỉ thuộc Chi cục thuế) được thanh toán, điều chỉnh sổ sách đối với số hoá đơn bị mất nói trên.

Điều 4: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Phòng QLAC thuộc Cục thuế (hoặc Tổ Quản lý ấn chỉ thuộc Chi cục Thuế....) và

Ông/Bà....... chịu trách nhiệm thi hành

Cục trưởng Cục thuế tỉnh....

Nơi nhận:

- Như Điều 4

- Kho Bạc NN (để thu tiền)

- Lưu HC, TTr,AC

MẪU SỐ 2

CỤC THUẾ TỈNH

CHI CỤC THUẾ

BÁO CÁO TỔNG HỢP THANH TOÁN QUYẾT TOÁN HOÁ ĐƠN HÀNG NĂM

.... ngày.... tháng... năm....

Mẫu số 26 BC/HĐ

BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN
(Kể cả hoá đơn do đơn vị, cá nhân tự in)

Tên đơn vị:........................ Địa chỉ:..............................................................

Điện thoại:........................ MSGTGT:

Đơn vị tính: số

Bảng báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn trên đây là đúng sự thật, nếu có gì sai trái, đơn vị chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.