|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HẬU GIANG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1059/QĐ-UBND
|
Hậu Giang, ngày
15 tháng 6 năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG GIAI ĐOẠN
2
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẬU GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung
một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số
38/2019/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2019 của Chính phủ quy định mức lương cơ sở đối
với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang;
Căn cứ Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường
bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg
ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Thông tư số
03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức
kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;
Căn cứ Thông tư số
12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng
dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;
Căn cứ Công văn số
6679/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng,
nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021;
Căn cứ Quyết định số
908/QĐ-UBND ngày 06 tháng 7 năm 2015 của UBND tỉnh Hậu Giang về việc ban hành
Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh Hậu Giang;
Căn cứ Quyết định số
40/2020/QĐ-UBND ngày 29 tháng 12 năm 2020 của UBND tỉnh Hậu Giang về việc quy định
đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ nền giấy tiếng Việt trên địa bàn tỉnh Hậu
Giang;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Đề án chỉnh lý tài
liệu lưu trữ tồn đọng giai đoạn 2.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3.
Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành tỉnh; Chủ
tịch UBND huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- TT: TU, HĐND, UBND tỉnh;
- Lưu: VT, NCTH. YP.
D\2021\ QD ban hanh De an chinh ly gd2
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Đồng Văn Thanh
|
ĐỀ ÁN
CHỈNH
LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG GIAI ĐOẠN 2
(Kèm theo Quyết định số: /QĐ-UBND ngày
tháng năm 2021 của UBND tỉnh Hậu Giang)
Phần I
SỰ CẦN THIẾT VÀ CƠ SỞ
PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
I. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
1. Tầm quan trọng của việc chỉnh
lý tài liệu tồn đọng
Tài liệu lưu trữ phản ánh toàn bộ lịch
sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương, khối tài liệu này đã, đang và sẽ góp phần quan
trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, cũng như việc phát
triển về mọi mặt kinh tế - xã hội của tỉnh nhà. Chúng không chỉ là bằng chứng về quá
trình hình thành hoạt động của cơ quan quyền lực Nhà nước các cấp mà còn phản
ánh trung thực từng thời khắc lịch sử quan trọng trong bảo vệ và xây dựng chính
quyền của Đảng bộ, quân và dân tỉnh Hậu Giang và là di sản của quốc gia, dân tộc.
Mục đích của công tác lưu trữ là đưa tài
liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Tuy
nhiên, muốn phục vụ khai thác, sử dụng tốt, đáp ứng nhanh chóng, kịp thời mọi
nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các tổ chức và cá nhân thì tài liệu phải
được chỉnh lý, phân loại, lập hồ sơ và xây dựng công cụ tra cứu.
Tài liệu lưu trữ ở dạng tồn đọng,
chưa được phân loại, lập hồ sơ và xây dựng công cụ tra cứu sẽ gây khó khăn cho
việc khai thác, sử dụng và bảo quản an toàn cho tài liệu; gây lãng phí về diện
tích kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu. Đặc biệt, tình trạng tài liệu
lưu trữ tồn đọng có thể dẫn đến bị lộ thông tin bí mật của Đảng, Nhà nước, chứa
đựng trong tài liệu lưu trữ gây ảnh hưởng xấu về kinh tế, chính trị của đất nước
nói chung và tỉnh Hậu Giang nói riêng.
Thực hiện theo tinh thần Chỉ thị số
35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ, yêu cầu đặt ra phải
giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó
gói, tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức.
2. Thực trạng
tài liệu lưu trữ tỉnh Hậu Giang
Tài liệu lưu trữ của tỉnh Hậu Giang
được hình thành từ năm 2004 khi chia tách tỉnh Cần Thơ (cũ). Hơn 16 năm xây dựng
và phát triển, đổi mới và hội nhập, tỉnh Hậu Giang đã đạt được nhiều thành tựu
to lớn, bắt nhịp với sự phát triển chung của toàn xã hội trên nhiều lĩnh vực
kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học - kỹ thuật, quốc phòng - an ninh... tất cả
đã được ghi lại đầy đủ nhất trong tài liệu lưu trữ, đó là bằng chứng thật không
gì có thể thay thế. Tỉnh đã hình thành hệ thống tổ chức lưu trữ từ tỉnh đến xã:
ở tỉnh có Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, các Phòng, Kho Lưu trữ của sở, ban, ngành
và huyện, thị xã, thành phố; ở xã, phường, thị trấn từng bước xây dựng Kho Lưu
trữ cấp xã. Nhìn chung, hầu hết các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều có bộ phận lưu
trữ trực thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính - Tổng hợp và phân công công chức,
viên chức phụ trách công tác này để quản lý tài liệu lưu trữ.
Năm 2011, Sở Nội vụ đã xây dựng Đề án
chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng cấp tỉnh từ năm 2004 - 2009, thực hiện chỉnh
lý tài liệu tại 24 cơ quan, đơn vị, tổ chức với tổng số 1.953,25 mét tài liệu. Hiệu quả mang lại của Đề án chỉnh lý là đã sắp xếp được
một khối lượng tài liệu gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, giúp cho việc nghiên cứu,
tra tìm, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của
cơ quan, đơn vị và xã hội đạt hiệu quả cao nhất; lựa chọn những tài liệu
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lưu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định; thuận
lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu
trữ; Đề án đã loại ra được một khối lượng tài liệu không giá trị, giúp tiết kiệm
được diện tích, không gian kho và các trang thiết bị.
Tuy nhiên, còn tồn đọng rất nhiều tài
liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức chưa được thống kê, bảo quản, chỉnh
lý, sắp xếp và số lượng tài liệu này đã quá hạn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của
tỉnh. Qua khảo sát, số tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các sở, ban, ngành tỉnh và
huyện, thị, thành phố hiện có là 5.021,81 mét, phần lớn là tài liệu hành chính
từ năm 2010 đến năm 2015 và một phần tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ từ năm 2009
trở về trước.
Tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn
vị, tổ chức được bảo quản tương đối đảm bảo an toàn. Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ
này đã bị oxy hóa, hủy hoại do điều kiện kho bảo quản tạm, thiếu thiết bị bảo
quản và đã có hiện tượng mối mọt xâm hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, do những
nguyên nhân khách quan, do lịch sử để lại và khó khăn về kinh phí, nguồn nhân lực
nên việc xử lý nghiệp vụ được thực hiện ở mức độ rất hạn chế, một số ít tài liệu
được phân loại, sắp xếp sơ bộ, còn lại trong tình trạng rời lẻ chưa được chỉnh
lý, xác định giá trị và chưa có các công cụ thống kê, tra cứu cần thiết theo
yêu cầu của công tác lưu trữ.
Việc bố trí công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ ở các ngành, các cấp còn thiếu về số lượng, yếu về
chuyên môn, nghiệp vụ, đặc biệt là công chức, viên chức chuyên trách làm công
tác lưu trữ thiếu trầm trọng, chủ yếu là kiêm nhiệm; đa số công chức, viên chức
thực hiện nhiệm vụ chuyên môn chưa lập hồ sơ công việc do mình theo dõi phụ
trách, từ đó công tác lưu trữ chưa được thực hiện theo quy định và tài liệu lưu
trữ ngày càng bị tồn đọng.
Nhìn chung, tình trạng xử lý nghiệp vụ
của các tài liệu hiện bảo quản tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ. Từ những thực
trạng trên, không những gây khó khăn đối với công tác quản lý và phục vụ yêu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội mà còn dẫn đến nguy cơ tiềm tàng
là nhiều tài liệu lưu trữ sẽ bị hư hỏng hoàn toàn. Nếu không được sự quan tâm,
đầu tư kịp thời, thì chỉ trong một thời gian ngắn các tài liệu lưu trữ sẽ bị hư
hỏng không phục hồi được.
II. CƠ SỞ PHÁP LÝ
XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
1. Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011.
2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính
phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
4. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ
về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử.
5. Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ
trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.
6. Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu
giấy.
7. Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18
tháng 12 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn
thư, lưu trữ năm 2021.
8. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn
chỉnh lý tài liệu hành chính.
9. Quyết định số 908/QĐ-UBND ngày 06 tháng 7 năm 2015 của UBND tỉnh Hậu
Giang về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang.
10. Chương trình số 139/CTr-UBND ngày 18 tháng 01 năm 2019 của UBND tỉnh Hậu
Giang về chương trình công tác năm 2019.
11. Quyết định số 40/2020/QĐ-UBND ngày 29 tháng 12 năm 2020 của UBND tỉnh
Hậu Giang về việc quy định đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ nền giấy tiếng Việt
trên địa bàn tỉnh Hậu Giang.
Phần II
NỘI DUNG ĐỀ ÁN
I. MỤC TIÊU, YÊU
CẦU
1. Mục tiêu tổng quát
Đến năm 2022, chỉnh lý hoàn chỉnh tài
liệu lưu trữ tồn đọng thuộc các phông lưu trữ là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất để phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ phục vụ cho mọi mặt của đời sống xã hội và bảo quản an toàn, lâu dài cho
tài liệu.
2. Mục tiêu cụ thể
- Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ một
cách khoa học, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn, bảo quản an toàn để nâng tuổi
thọ tài liệu lưu trữ phục vụ việc khai thác, sử dụng tại các cơ quan, đơn vị, địa
phương trên địa bàn tỉnh.
- Lập danh mục các loại tài liệu: tài
liệu sử dụng rộng rãi và danh mục tài liệu có các mức độ mật nhằm quản lý khoa
học và đảm bảo bí mật Nhà nước.
- Từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ
thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và áp dụng các thành tựu của khoa học
công nghệ có hiệu quả; hệ thống cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu, hồ sơ để quản
lý và phục vụ khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ cho mục đích phát
triển.
- Loại bỏ tài liệu hết giá trị, trùng
thừa nhằm tiết kiệm kho tàng và các trang thiết bị bảo quản; đồng thời, làm thủ
tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định hiện hành.
- Hình thành nguyên tắc trong việc quản
lý tài liệu lưu trữ một cách nghiêm túc, bắt buộc công chức, viên chức phải lập
hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan hàng năm; các cơ quan, đơn
vị và địa phương nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh theo quy định; cơ bản đến năm 2022 chấm dứt tình trạng tài liệu tồn
đọng, tích đống từ năm 2015 trở về trước.
3. Yêu cầu
- Tài liệu được sắp xếp, chỉnh lý một
cách khoa học, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, thống kê, bảo quản an toàn và
phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Trong quá trình thực hiện chỉnh lý
hồ sơ, tài liệu lưu trữ tuyệt đối không làm ảnh hưởng đến các hoạt động chung của
các cơ quan, đơn vị, địa phương.
- Khi chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
phải dựa trên nguyên tắc “tập trung thống nhất” không phân tán phông lưu trữ;
tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác.
- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm
kéo dài tuổi thọ tài liệu đối với các phông tài liệu có giá trị lớn và có tần
suất khai thác sử dụng cao đang có nguy cơ xuống cấp trầm trọng.
- Tài liệu sau khi được chỉnh lý phải
đảm bảo theo các yêu cầu sau:
+ Được phân loại và hệ thống hóa theo
các nguyên tắc nghiệp vụ.
+ Được xác định thời hạn bảo quản cụ
thể cho từng loại hình tài liệu.
+ Có mục lục tra tìm và Danh mục tài
liệu hết giá trị.
- Tài liệu phải được bảo quản an toàn
bằng các thiết bị chuyên dụng; có hộp (cặp) theo tiêu chuẩn chuyên ngành và có
công cụ tra cứu (Mục lục hồ sơ).
- Tất cả các loại hồ sơ, tài liệu lưu
trữ sau khi được chỉnh lý phải đưa vào Kho Lưu trữ cơ quan bảo quản an toàn
theo quy định hiện hành để quản lý, khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu của
các cơ quan, đơn vị, địa phương.
4. Hiệu quả của Đề án
Giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu
đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức trên địa bàn tỉnh Hậu
Giang từ năm 2015 trở về trước, tạo điều kiện thuận lợi để phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ, bảo quản an toàn cho tài liệu về tình trạng vật lý và bảo mật
thông tin.
Là cơ sở quan trọng để các cơ quan,
đơn vị, tổ chức lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng quy định của Luật Lưu trữ và tạo thuận lợi để triển
khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Trong quá trình triển khai thực hiện
Đề án sẽ loại ra các tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy dẫn đến tiết
kiệm được diện tích Kho Lưu trữ, các trang thiết bị khác như: hộp, bìa, giá kệ…
II. LỰA CHỌN CÁC
PHÔNG LƯU TRỮ THỰC HIỆN
1. Lựa chọn các phông lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ tồn
đọng trong Đề án giai đoạn 2 hiện đang bảo quản tại 140 cơ quan, đơn vị, địa
phương thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh với số lượng đã được thống
kê là 5.021,81 mét tài liệu.
(Chi tiết theo Phụ lục I đính kèm)
- Đề án giai đoạn 2 ưu tiên kinh phí chỉnh lý tài liệu thuộc 37 phông
lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, tổ chức có sự hợp nhất,
giải thể để chống nguy cơ bị phân tán, xé lẻ phông lưu trữ và các cơ quan,
đơn vị, tổ chức chuẩn bị nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
với số lượng đã được thống kê là 1.389,04 mét tài liệu.
(Chi
tiết theo Phụ lục II đính kèm)
2. Lý do chọn các phông lưu trữ
vào Đề án
Căn cứ Quyết định số 908/QĐ-UBND ngày 06 tháng 7 năm 2015 của UBND tỉnh Hậu
Giang về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang và thực trạng tài liệu, nhu cầu khai thác, sử
dụng tài liệu ở các phông lưu trữ.
III. GIẢI PHÁP
1. Tuyên
truyền phổ biến các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ, nhất là Luật Lưu trữ
nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức và những người làm
công tác lưu trữ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá
trị tài liệu lưu trữ.
2. Ban
hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với việc thực hiện Luật Lưu trữ
năm 2011 và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về
công tác văn thư; bố trí công chức, viên chức chuyên trách đảm nhiệm công tác
văn thư, lưu trữ đúng chuyên môn, nghiệp vụ; lập kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công
tác văn thư, lưu trữ chuyên trách.
3. Đẩy mạnh
công tác chỉnh lý, coi đây là khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần được đầu
tư thích đáng để xử lý tài liệu tích đống; triển khai công tác chỉnh lý tài liệu
lưu trữ với các mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu nhiều hay
ít để chỉnh lý hoàn chỉnh có trọng tâm trọng điểm để nhanh chóng đưa hồ sơ tài
liệu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và địa phương phục vụ cho việc nghiên cứu sử
dụng, tiêu hủy khối lượng tài liệu không có giá trị và tạo điều kiện bảo quản tốt
tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị vĩnh viễn trong lưu trữ lịch sử. Sau
khi hoàn thành công tác chỉnh lý tài liệu của cơ quan, đơn vị, tổ chức và địa
phương phải có báo cáo kết quả chỉnh lý nhằm đánh giá kết quả công việc, rút ra
những kinh nghiệm về nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh lý và đề ra những công việc
tiếp tục làm sau khi chỉnh lý.
4. Đảm bảo
cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ, bao gồm: bố
trí phòng, kho lưu trữ có đầy đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo
quản tài liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; sử dụng có hiệu quả và đúng mục
đích nguồn kinh phí được cấp phục vụ cho công tác chỉnh lý; giải quyết chế độ về
phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho công chức, viên chức lưu trữ
chuyên trách, kiêm nhiệm.
5. Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động
chuyên môn thường xuyên tại tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức và địa phương.
Việc lập hồ sơ công việc được đưa thành một tiêu chí để đánh giá, bình xét thi
đua - khen thưởng hàng năm.
6. Huy động các nguồn kinh phí, nhân lực để xử
lý tài liệu tích đống của cơ quan, đơn vị, tổ chức và địa phương như: Ký hợp đồng
chỉnh lý với cơ quan có chuyên môn để xử lý tài liệu tích đống.
IV. KINH PHÍ THỰC
HIỆN ĐỀ ÁN
1. Kinh phí thực hiện: Từ nguồn ngân sách tỉnh, kinh phí chi thường xuyên được giao đầu năm
của các cơ quan, đơn vị, địa phương và các nguồn kinh phí hợp pháp khác (nếu
có).
2. Dự toán kinh phí thực hiện
chỉnh lý
- Đơn giá chỉnh
lý các phông được thực hiện theo quy định hiện hành của UBND tỉnh Hậu Giang về việc ban hành
đơn giá chỉnh lý tài liệu lưu trữ nền giấy tiếng Việt trên địa bàn tỉnh Hậu
Giang.
- Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu
trữ từng phông lưu trữ được thực hiện theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19
tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Tổng kinh phí chỉnh lý:
+ Tổng số phông: 37 phông.
+ Tổng số mét tài liệu: 1.389,04
mét.
+ Tổng kinh phí: 10.979.202.681
đồng (bằng chữ: Mười tỷ chín trăm bảy mươi chín triệu hai trăm lẻ hai nghìn
sáu trăm tám mươi mốt đồng).
(Chi
tiết theo Phụ lục III đính kèm)
V. TIẾN ĐỘ THỰC
HIỆN
1. Năm 2021
- Thực hiện chỉnh lý 06 phông. Tổng
số mét giá: 487,85mét.
- Tổng kinh phí thực hiện:
4.059.092.725 đồng (bằng chữ: Bốn tỷ không trăm năm mươi chín triệu
không trăm chín mươi hai nghìn bảy trăm hai mươi lăm đồng).
2. Năm 2022
- Thực hiện chỉnh lý 31 phông. Tổng
số mét giá: 901,19 mét.
- Tổng kinh phí thực hiện:
6.920.109.957 đồng (bằng chữ: Sáu tỷ chín trăm hai mươi triệu một trăm lẻ
chính nghìn chín trăm năm mươi bảy đồng).
(Chi
tiết theo Phụ lục III đính kèm)
Phần III
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Sở Nội vụ
Tổ chức triển khai Đề án giai đoạn
2 theo đúng tiến độ, thời gian quy định, đảm bảo an toàn tài liệu và giữ gìn bí
mật Nhà nước cũng như thực hiện đúng theo tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng Chính
phủ về tăng cường công tác bảo vệ bí mật Nhà nước; thực hiện quản lý chặt chẽ
việc chỉnh lý, giám sát quá trình tổ chức chỉnh lý tài liệu của các cơ quan,
đơn vị, tổ chức và địa phương.
Thực hiện chế độ thông tin báo cáo
với UBND tỉnh về tiến độ thực hiện Đề án theo từng năm và báo cáo tổng kết,
đánh giá kết quả thực hiện Đề án theo quy định; xây dựng Kế hoạch xử lý tài liệu
tồn đọng của các cơ quan, đơn vị, tổ chức và địa phương còn lại khi Đề án giai
đoạn 2 đã kết thúc.
Giao Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
chủ trì thẩm định, xác định tình hình thực tế tài liệu lưu trữ; tham mưu Sở Nội
vụ phối hợp Sở Tài chính thẩm định trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt và cấp
kinh phí cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức triển khai thực hiện việc chỉnh lý
tài liệu lưu trữ tồn đọng.
2. Sở Tài chính
Căn cứ chức năng nhiệm vụ, phối hợp
với các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan triển khai thực hiện Đề án giai
đoạn 2 theo quy định.
3. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức
và địa phương quản lý các phông lưu trữ thuộc Đề án giai đoạn 2 có trách nhiệm
Bố trí kho bảo quản tài liệu có
giá trị sau khi chỉnh lý, tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị và thu thập đầy
đủ tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử đúng theo
quy định.
Căn cứ nội dung của
Đề án này, Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng
cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện tốt việc chỉnh lý tài
liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, đơn vị mình. Trong quá trình tổ chức thực hiện
có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Sở
Nội vụ để kịp thời, tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.
