Quyết định 2160/QĐ-UBND năm 2021 phê duyệt Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2021-2025”

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN GIAI ĐOẠN 2021 - 2025”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Quyết định số 56/2017/QĐ-UBND ngày 12/10/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn ban hành Quy định về hoạt động lưu trữ, quản lý công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ tỉnh Lạng Sơn;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 498/TTr-SNV ngày 08/10/2021.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2021 - 2025”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN GIAI ĐOẠN 2021 - 2025
(Kèm theo Quyết định số 2160/QĐ-UBND ngày 03/11/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh)

Phần I

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

I. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

Theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011: “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử”.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ, với chức năng thực hiện nhiệm vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử (tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn) của tỉnh và tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Hiện tại đang lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử với 32 phông với 46.409 hồ sơ tương đương 822 mét giá tài liệu (sau đây gọi chung là mét) từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. Thành phần tài liệu lưu trữ đang bảo quản gồm: tài liệu tổng hợp; tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; tài liệu tổ chức, cán bộ; tài liệu lao động, tiền lương; tài liệu tài chính, kế toán; tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu khoa học công nghệ; tài liệu hợp tác quốc tế; tài liệu thi đua, khen thưởng; tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo…

Thực hiện quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành1, Từ năm 2018 đến năm 2020, Sở Nội vụ đã giao Trung tâm Lưu trữ lịch sử (trước 4/2020 là Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tổ chức thu, nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đối với 09/64 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chủ yếu là tài liệu của UBND tỉnh, HĐND tỉnh và các sở, ban, ngành với tổng số thu được 146 mét.

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN GIAI ĐOẠN 2021 - 2025”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Quyết định số 56/2017/QĐ-UBND ngày 12/10/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn ban hành Quy định về hoạt động lưu trữ, quản lý công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ tỉnh Lạng Sơn;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 498/TTr-SNV ngày 08/10/2021.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2021 - 2025”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN GIAI ĐOẠN 2021 - 2025
(Kèm theo Quyết định số 2160/QĐ-UBND ngày 03/11/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh)

Phần I

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

I. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

Theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011: “Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử”.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ, với chức năng thực hiện nhiệm vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử (tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn) của tỉnh và tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Hiện tại đang lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử với 32 phông với 46.409 hồ sơ tương đương 822 mét giá tài liệu (sau đây gọi chung là mét) từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. Thành phần tài liệu lưu trữ đang bảo quản gồm: tài liệu tổng hợp; tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; tài liệu tổ chức, cán bộ; tài liệu lao động, tiền lương; tài liệu tài chính, kế toán; tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu khoa học công nghệ; tài liệu hợp tác quốc tế; tài liệu thi đua, khen thưởng; tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo…

Thực hiện quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành1, Từ năm 2018 đến năm 2020, Sở Nội vụ đã giao Trung tâm Lưu trữ lịch sử (trước 4/2020 là Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tổ chức thu, nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đối với 09/64 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chủ yếu là tài liệu của UBND tỉnh, HĐND tỉnh và các sở, ban, ngành với tổng số thu được 146 mét.

Công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu được quan tâm, triển khai thực hiện thường xuyên, nghiêm túc. Tuy nhiên, số lượng tài liệu thuộc diện nộp lưu vẫn còn khiêm tốn so với khối lượng tài liệu hiện có tại cơ quan, tổ chức do kinh phí bố trí cho công tác chỉnh lý còn hạn chế, mới thực hiện được ở một số phông, khối tài liệu theo giai đoạn hoặc theo phòng chuyên môn; chưa được thực hiện triệt để và đồng bộ.

Với quy mô kho lưu trữ lịch sử tỉnh bảo quản được tối đa 1.600 mét tài liệu, trong những năm tiếp theo việc thu thập tài liệu lưu trữ sẽ được đảm bảo về diện tích kho tàng và trang thiết bị bảo quản, với điều kiện tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức phải được phân loại, chỉnh lý đủ điều kiện cho việc nộp lưu theo quy định, phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh.

2. Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị

Qua kiểm tra, khảo sát và thống kê của các cơ quan, đơn vị cho thấy công tác bố trí phòng, kho lưu trữ bảo quản tài liệu cơ bản đã được các cơ quan, đơn vị quan tâm, bố trí; trung bình đối với các sở, ban, ngành bố trí kho khoảng 80m²/đơn vị,2; đối với các huyện, thành phố đã bố trí kho lưu trữ của huyện trung bình khoảng 70m²/huyện3.

Tuy nhiên, việc bố trí kho lưu trữ như trên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu so với khối lượng lớn tài liệu hình thành tại các cơ quan, đơn vị, UBND huyện, thành phố; phần lớn khối tài liệu chưa được chỉnh lý tại các cơ quan hiện vẫn đang trong tình trạng bó gói, tích đống ở phòng làm việc, hành lang, nóc tủ, gầm cầu thang… với diện tích chật hẹp, thiếu các trang thiết bị bảo quản. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị cũng chưa được quan tâm thực hiện theo đúng quy định, một số đơn vị ban hành kế hoạch thu nộp tài liệu nhưng việc thu nộp chưa đầy đủ, dứt điểm; có đơn vị nhiều năm chưa thu nộp tài liệu từ các phòng về kho lưu trữ cơ quan.

Việc thu thập, bảo quản, lưu trữ tài liệu chưa đúng theo quy định gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm kiếm thông tin trong thực hiện nhiệm vụ của của công chức, viên chức, cá nhân (trong đó có những nhiệm vụ có yêu cầu cấp bách như: phục vụ các công tác cứu nạn, cứu hộ, điều tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chế độ, chính sách ....).

Về khối lượng tài liệu lưu trữ qua khảo sát và báo cáo thống kê tài liệu tồn đọng của 32 cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố thuộc danh mục nguồn nộp lưu trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn, số tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức tính đến hết năm 2020, với tổng số lượng 19.409 mét, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh 7.747 mét, chiếm 40%, chưa chỉnh lý khoảng 11.662 mét, chiếm 60%, cụ thể:

- Các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh (21 cơ quan): tổng số tài liệu gồm 8.684 mét, trong đó đã chỉnh lý 3.785 mét, chiếm 44%, chưa chỉnh lý là 4.899 mét, chiếm 56%.

- UBND các huyện, thành phố (11 đơn vị): tổng số tài liệu gồm 10.725 mét, trong đó đã chỉnh lý 3.962 mét, chiếm 37%, chưa chỉnh lý là 6.763 mét, chiếm 63%.

(Chi tiết tại Phụ lục I kèm theo).

Ngoài 21 sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và 11 huyện, thành phố; còn có 32 cơ quan, đơn vị thuộc danh sách các đơn vị nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh4: tổng số tài liệu gồm 6.323 mét, trong đó đã chỉnh lý 3.154 mét, chiếm 49,9%, chưa chỉnh lý ước khoảng 3.169 mét, chiếm 50,1%.

(chi tiết tại phụ lục II kèm theo).

II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh trong những năm qua đã có sự chuyển biến tích cực, giải quyết được một phần khối lượng tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh được xác định giá trị đưa vào bảo quản theo đúng chế độ quy định. Tuy nhiên, hiện nay còn 19/64 cơ quan, đơn vị chưa tổ chức chỉnh lý tài liệu; 48/64 cơ quan, đơn vị đã tổ chức chỉnh lý tài liệu nhưng chưa được chỉnh lý toàn vẹn Phông tài liệu của cơ quan, số tài liệu được chỉnh lý còn hạn chế so với số tài liệu tồn đọng, tích đống.

Trong giai đoạn 2016 - 2020 các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu đã tổ chức chỉnh lý được 2.618,9 mét tài liệu lưu trữ (Chi tiết tại Phụ lục III kèm theo).

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn tồn đọng, thực hiện việc nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đã được một số cơ quan, đơn vị quan tâm xây dựng kế hoạch và đề nghị cấp kinh phí, triển khai thực hiện theo quy định, phần nào giải quyết được việc tra cứu, khai thác tài liệu có giá trị tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế:

- Tài liệu lưu trữ còn tồn đọng, chưa được chỉnh lý tại các cơ quan, đơn vị còn tương đối lớn (chiếm 60% tổng số tài liệu của các cơ quan, đơn vị); tài liệu chủ yếu là bó gói, tích đống, chưa được phân loại, bao gồm cả tài liệu trùng thừa, không giá trị, bản nháp, bản thảo.

- Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ chưa được các cơ quan, đơn vị quan tâm đúng mức; có một số ít cơ quan xây dựng kế hoạch và đề nghị cấp kinh phí thực hiện (như Văn phòng UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố); dẫn đến việc quản lý, theo dõi, cấp kinh phí và thực hiện công tác chỉnh lý diễn ra không đồng bộ, thống nhất giữa các đơn vị. Đa số các cơ quan, đơn vị chưa có sự quan tâm đến công tác chỉnh lý tài liệu nên việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu chưa đáp ứng được yêu cầu của tổ chức, cá nhân.

- Đối với các cơ quan, đơn vị đã thực hiện công tác chỉnh lý nhưng nhìn chung chỉnh lý chưa đầy đủ, chưa được đồng bộ, triệt để, tài liệu bị xé lẻ chia theo giai đoạn. Các cơ quan, đơn vị chủ yếu ưu tiên chỉnh lý đối với các phòng, ban có khối lượng tài liệu lớn, xuống cấp; còn lại, đa số tài liệu để rải rác ở các phòng chuyên môn tự quản lý hoặc đang được cán bộ thừa hành sử dụng vì mục đích công việc nên chưa tiến hành thu về kho.

Nguyên nhân của hạn chế:

Tài liệu hình thành trong thời gian dài, chịu tác động của nhiều yếu tố gây hư hại gồm: tác động của khí hậu (nồm, ẩm), côn trùng phát triển gây hại cho tài liệu…; điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu; tài liệu được viết, in trên giấy với nhiều loại chất liệu khác nhau, chất lượng thấp, không đồng đều, không có sự quản lý, bảo quản khoa học nên xuống cấp nghiêm trọng.

Nguồn ngân sách tỉnh hạn hẹp, nên hàng năm, kinh phí đầu tư cho công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu, xây dựng cải tạo kho Lưu trữ và mua sắm trang thiết bị thiết yếu để bảo quản tài liệu còn hạn chế.

Nhận thức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng đối với tài liệu lưu trữ của một số thủ trưởng cơ quan, tổ chức và cá nhân công chức, viên chức chưa đầy đủ, có lúc, có nơi còn bị xem nhẹ chưa coi đây là nhiệm vụ thường xuyên trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, địa phương; biên chế làm công tác lưu trữ phần lớn là kiêm nhiệm, không ổn định; việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu chưa triệt để theo giai đoạn hoặc kết thúc năm công việc.

Phần II

NỘI DUNG ĐỀ ÁN

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Quyết định số 56/2017/QĐ-UBND ngày 12/10/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn ban hành Quy định về hoạt động lưu trữ, quản lý công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ tỉnh Lạng Sơn;

- Quyết định số 871/QĐ-UBND ngày 03/7/2012 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn về việc phê duyệt đơn giá thuê khoán nhân công chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy tiếng việt;

- Quyết định số 1263/QĐ-UBND ngày 06/7/2020 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Lạng Sơn.

II. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ cho việc phát triển kinh tế - xã hội; phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia.

Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng nhằm tổ chức phân loại khoa học, xác định giá trị, lựa chọn, bảo quản an toàn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đồng thời thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm hạn chế nguy cơ hủy hoại, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ; từng bước hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê, tra cứu truyền thống và hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng, kịp thời, từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

Đối với tỉnh Lạng Sơn, tài liệu các Phông lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động và phát triển của các cơ quan, đơn vị, địa phương tồn tại qua nhiều thời kỳ lịch sử. Đây là khối tài liệu có giá trị quan trọng, phản ánh mọi hoạt động của đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh. Nhưng thực tế hiện nay số tài liệu này chưa được nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, do chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, hầu hết còn tồn đọng tại các phòng chuyên môn, phòng kho tạm chưa được sắp xếp, phân loại khoa học; tình trạng thất lạc, mất mát, hư hỏng tài liệu đã xảy ra…gây thiệt hại về tài sản, tổn thất về kinh tế, gây nhiều khó khăn trong việc xử lý, giải quyết công việc hàng ngày của các cơ quan, đơn vị, địa phương.

Công tác chỉnh lý cần phải được xây dựng phương án tổng thể, có lộ trình cụ thể, triển khai đến đầy đủ các cơ quan, đơn vị, giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2020 trở về trước tại các các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố, nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; nâng cao vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng trên địa bàn tỉnh.

Để bảo vệ an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đưa công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh đi vào nền nếp, đồng thời thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, “Chậm nhất đến hết năm 2021, các ngành, các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức”. Đồng thời thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, từ năm 2020 thực hiện quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan do vậy cần phải xử lý dứt điểm tài liệu giấy tồn đọng từ 2020 trở về trước, từ 2021 trở đi sẽ thực hiện sử dụng, quản lý đối với tài liệu điện tử trong quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.

Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý tại các cơ quan, tổ chức sẽ là nguồn tài liệu bổ sung cho việc thực hiện Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2018 - 2025” đang được triển khai thực hiện tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Căn cứ cơ sở pháp lý và xuất phát từ tình hình thực tiễn ở địa phương, việc xây dựng và ban hành Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2021 - 2025” là hết sức cần thiết.

III. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN

1. Mục tiêu chung

Thực hiện chỉnh lý, giải quyết dứt điểm, đồng bộ khối lượng tài liệu giấy tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu từ năm 2020 trở về trước, nhằm bảo vệ, bảo quản an toàn khối tài liệu có giá trị về lịch sử, chính trị; từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu, áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ có hiệu quả; hệ thống cơ sở dữ liệu, số hóa hồ sơ, tài liệu để quản lý và phục vụ tốt nhất nhu cầu tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu của các tổ chức, cá nhân.

2. Mục tiêu cụ thể

Giai đoạn năm 2022 - 2025, triển khai thực hiện chỉnh lý toàn bộ 11.662 mét tài liệu, hồ sơ đã tích đống nhiều năm, đã quá thời hạn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh nhưng chưa tiến hành chỉnh lý tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, bao gồm 21 sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và 11 huyện, thành phố.

IV. PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN

Đề án triển khai chỉnh lý toàn bộ tài liệu lưu trữ giấy hình thành từ năm 2020 trở về trước của 32 cơ quan, tổ chức (bao gồm 21 đơn vị sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và 11 UBND các huyện, thành phố) thuộc Danh mục nguồn nộp lưu trên địa bàn tỉnh;

Đề án không bao gồm chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan trung ương đóng tại tỉnh, các hội đặc thù thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

V. KINH PHÍ, LỘ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Căn cứ xây dựng định mức, đơn giá

Căn cứ xác định định mức, đơn giá để xây dựng dự toán kinh phí như sau:

- Định mức đơn giá nhân công chỉnh lý tài liệu căn cứ theo Quyết định số 871/QĐ-UBND ngày 03/7/2012 của UBND tỉnh Lạng Sơn về việc phê duyệt đơn giá thuê khoán nhân công chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy tiếng Việt, cụ thể như sau:

+ Tài liệu HĐND, UBND tỉnh, Đoàn ĐBQH tỉnh: 5.790.000 đồng/mét.

+ Tài liệu các sở, ban, ngành tỉnh: 4.632.000 đồng/mét.

+ Tài liệu HĐND, UBND các huyện, thành phố: 5.211.000 đồng/mét.

- Định mức vật tư văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý thực hiện theo quy định tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy, cụ thể: 705.380 đồng/mét. (Chi tiết tại Phụ lục IV kèm theo).

2. Phương án về nguồn kinh phí thực hiện Đề án

- Ngân sách tỉnh đảm bảo kinh phí cho các sở, ban, ngành chỉnh lý tài liệu theo lộ trình của Đề án (Chi tiết tại Phụ lục V kèm theo).

- Ngân sách huyện, thành phố tự đảm bảo kinh phí từ ngân sách địa phương để chỉnh lý tài liệu theo lộ trình của Đề án (Chi tiết tại Phụ lục VI kèm theo).

3. Tổng kinh phí thực hiện Đề án

Tổng kinh phí thực hiện Đề án là: 46.650.000.000 đồng, trong đó:

a) Ngân sách tỉnh: 18.650.000.000 đồng, trong đó bao gồm:

- Kinh phí chi trả thẩm định giá: 90.000.000 đồng;

- Kinh phí cấp cho các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh chỉnh lý tài liệu là: 18.560.000.000 đồng;

b) Ngân sách các huyện, thành phố: 28.000.000.000 đồng.

4. Lộ trình triển khai thực hiện Đề án

a) Nguyên tắc ưu tiên chỉnh lý tài liệu

Do nguồn kinh phí của tỉnh còn hạn hẹp, để thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh cần xác định lộ trình thực hiện cho phù hợp với khả năng cân đối ngân sách của tỉnh trong giai đoạn 2021-2025.

Căn cứ vào các đặc điểm cụ thể của tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, việc xác định lộ trình thực hiện chỉnh lý được xem xét theo các nguyên tắc ưu tiên, cụ thể như sau:

- Các cơ quan, đơn vị có khối lượng tài liệu tích đống lớn; đơn vị chuyển trụ sở làm việc hoặc có thay đổi về tổ chức bộ máy (chia, tách, sáp nhập, giải thể);

- Các cơ quan, đơn vị có tài liệu là hồ sơ về tổ chức cán bộ, tổ chức bộ máy, tài liệu liên quan đến tài chính, ngân sách, tài liệu có số lượng khai thác sử dụng tương đối nhiều;

- Các cơ quan, đơn vị có tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu khoa học kỹ thuật (liên quan đến các công trình xây dựng lớn, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thường xuyên để phục vụ quá trình, nâng cấp, sửa chữa, khôi phục).

b) Lộ trình thực hiện chỉnh lý tài liệu

* Đối với các Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh:

- Năm 2021: bố trí kinh phí thẩm định giá chỉnh lý 01 mét tài liệu và chỉnh lý 580 mét tài liệu của 02 đơn vị; tổng số kinh phí: 3.185 triệu đồng.

- Năm 2022: chỉnh lý 1.035 mét tài liệu của 06 đơn vị; tổng số kinh phí: 5.755 triệu đồng.

- Năm 2023: chỉnh lý 1.020 mét tài liệu của 07 đơn vị; tổng số kinh phí: 5.444 triệu đồng.

- Năm 2024: chỉnh lý 800 mét tài liệu của 10 đơn vị; tổng số kinh phí: 4.269 triệu đồng.

* Đối với UBND các huyện, thành phố:

- Năm 2022: chỉnh lý 2.550 mét tài liệu; tổng số kinh phí: 15.087 triệu đồng.

- Năm 2023: chỉnh lý 1.630 mét tài liệu; tổng số kinh phí: 9.644 triệu đồng.

- Năm 2024: chỉnh lý 550 mét tài liệu; tổng số kinh phí: 3.254 triệu đồng.

(Chi tiết tại Phụ lục VII, Phụ lục VIII kèm theo Đề án).

Trên cơ sở lộ trình thực hiện Đề án, hằng năm tùy thuộc vào khả năng cân đối của ngân sách tỉnh, ngân sách huyện, thành phố có thể xem xét, cấp bổ sung kinh phí để các đơn vị thực hiện, đẩy nhanh tiến độ hoàn thành nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

VI. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN

1. Xử lý dứt điểm tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống từ năm 2020 trở về trước trên phạm vi toàn tỉnh, tiết kiệm được diện tích kho và các trang thiết bị khác; tạo điều kiện phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn cả về tình trạng vật lý và bảo mật thông tin cho tài liệu; là cơ sở để lựa chọn tài liệu nộp lưu theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và tạo thuận lợi để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

2. Bổ sung nguồn tài liệu có giá trị cho Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và thu thập hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2018-2025” đang được triển khai thực hiện tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; góp phần tăng số lượng, chất lượng phông bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, tiến tới số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử theo lộ trình thực hiện Chính phủ số và dữ liệu mở phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ lưu trữ, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh.

3. Góp phần thực hiện có hiệu quả Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” với mục tiêu “Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân

và doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước”.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN

1. Thu thập đầy đủ tài liệu đã đến hạn nộp lưu tại các phòng, ban chuyên môn vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định, trên cơ sở phân bổ kinh phí tương ứng với số mét tài liệu hàng năm cơ quan, tổ chức, UBND huyện, thành phố thực hiện phân loại, lược bỏ đối với các tài liệu không có giá trị, tham khảo, đảm bảo còn 70% tài liệu trên tổng số tài liệu có tại cơ quan, đơn vị để đưa ra chỉnh lý, đồng thời đề nghị Sở Nội vụ phối hợp thực hiện việc kiểm tra, thẩm định thực tế đối với khối tài liệu đưa ra chỉnh lý theo đúng quy định.

2. Trên cơ sở số kinh phí được phân bổ và số lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý hằng năm, các cơ quan, tổ chức xây dựng phương án, quy trình thủ tục thực hiện việc chỉnh lý tài liệu. Tổ chức lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực, tư cách pháp nhân thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định; mua sắm, bố trí trang thiết bị được duyệt phục vụ chỉnh lý tài liệu, bố trí cơ sở vật chất, kho bảo quản và giá để tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh và tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

3. Tổ chức quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý và thực hiện việc nộp lưu theo quy định.

II. SỞ TÀI CHÍNH

1. Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Mục I, Phần III.

2. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu trình cấp có thẩm quyền cân đối, bố trí kinh phí thực hiện Đề án theo phân cấp quản lý ngân sách nhà nước hiện hành; hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng kinh phí thực hiện Đề án theo quy định của pháp luật.

III. SỞ NỘI VỤ

1. Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Mục I, Phần III.

2. Chủ trì hướng dẫn, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu xác định số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ đưa ra chỉnh lý, khối lượng công việc cần thực hiện, xác định định mức kinh phí và tổ chức thực hiện. Phối hợp với Sở Tài chính trong việc thẩm định kinh phí nhân công chỉnh lý, kinh phí vật tư văn phòng phẩm thực hiện chỉnh lý theo quy định hiện hành.

3. Theo chức năng nhiệm vụ được giao, bố trí nhân lực để thực hiện nhiệm vụ quản lý, hướng dẫn, giám sát hoạt động chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, đơn vị, đồng thời thực hiện nghiệm thu nghiệp vụ công tác chỉnh lý tài liệu theo đúng quy định hiện hành. Chủ trì thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra các cơ quan, đơn vị thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ; kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định.

4. Định kỳ theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện và báo cáo các nội dung của Đề án đúng theo kế hoạch đã đề ra. Tổng kết đánh giá việc triển khai thực hiện Đề án; kịp thời đề xuất với UBND tỉnh những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện để có giải pháp chỉ đạo kịp thời./.

PHỤ LỤC I

TỔNG HỢP THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ, BAN, NGÀNH, UBND HUYỆN, THÀNH PHỐ
(Kèm theo Quyết định số: 2160/QĐ-UBND ngày 03/11/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh)

PHỤ LỤC II

TỔNG HỢP SỐ LƯỢNG TÀI LIỆU CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU KHÁC KHÔNG THUỘC ĐỀ ÁN
(Kèm theo Quyết định số: 2160/QĐ-UBND ngày 03/11/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh)

PHU LỤC III

CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐÃ THỰC HIỆN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIAI ĐOẠN 2016 - 2020
(Kèm theo Quyết định số: 2160/QĐ-UBND ngày 03/11/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh)

PHỤ LỤC IV

ĐỊNH MỨC VẬT TƯ, VĂN PHÒNG PHẨM CHỈNH LÝ 01 MÉT GIÁ TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số: 2160/QĐ-UBND ngày 03/11/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh)

PHỤ LỤC V

TỔNG HỢP DỰ TOÁN CHI PHÍ NHÂN CÔNG VÀ VĂN PHÒNG PHẨM CHỈNH LÝ TÀI LIỆU ĐỐI VỚI SỞ, BAN, NGÀNH
(Kèm theo Quyết định số: 2160/QĐ-UBND ngày 03/11/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh)

PHỤ LỤC VI

TỔNG HỢP DỰ TOÁN CHI PHÍ NHÂN CÔNG VÀ VĂN PHÒNG PHẨM CHỈNH LÝ TÀI LIỆU ĐỐI VỚI UBND HUYỆN, THÀNH PHỐ
(Kèm theo Quyết định số: 2160/QĐ-UBND ngày 03/11/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh)

PHỤ LỤC VII

LỘ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ ÁN ĐỐI VỚI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH
(Kèm theo Quyết định số: 2160/QĐ-UBND ngày 03/11/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh)

PHỤ LỤC VIII

LỘ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỐI VỚI UBND CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ
(Kèm theo Quyết định số: 2160/QĐ-UBND ngày 03/11/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh)