|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 482/KH-SNV
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 09 tháng 02 năm 2021
|
KẾ HOẠCH
THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM 2021 CỦA ĐỀ ÁN THU THẬP HỒ SƠ, TÀI
LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
THÀNH PHỐ GIAI ĐOẠN 2018 - 2022
Thực hiện Quyết định số 559/QĐ-UBND
ngày 06 tháng 02 năm 2018 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố về việc phê
duyệt Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022;
Kế hoạch số 1419/KH-SNV ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Sở Nội vụ về thực hiện Đề
án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022, Sở Nội vụ
xây dựng kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm năm 2021 của Đề án thu thập
hồ sơ, tài liệu như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trọng
tâm năm 2021 của Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2018 - 2022.
2. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu chủ động chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch
sử Thành phố theo tiến độ thời gian quy định của Đề án.
II. NỘI DUNG THỰC
HIỆN
1. Nhiệm vụ trọng
tâm
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố cần chỉ đạo, phân công, xác định
trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện Kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố:
- Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu tại cơ quan.
- Chỉ đạo thực hiện chỉnh lý tài liệu
tồn đọng theo Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban
nhân dân Thành phố phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của cơ quan, tổ
chức trên địa bàn Thành phố giai đoạn 1975 - 2015; xác định giá trị tài liệu và
lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo đúng thành phần quy định
để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu phải
được chỉnh lý hoàn chỉnh trước khi giao nộp.
- Tổ chức thực hiện và xác định trách
nhiệm trong việc tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu giấy tại Lưu trữ cơ
quan để chấm dứt tình trạng hồ sơ, tài liệu tái tồn đọng sau chỉnh lý (theo Hướng
dẫn số 3267/HD-SNV ngày 20 tháng 8 năm 2019 của Sở Nội vụ về tiếp nhận và hoàn
chỉnh hồ sơ, tài liệu giấy tại Lưu trữ cơ quan).
- Xây dựng Kế hoạch và thực hiện giao
nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định về Danh mục thành phần tài liệu vào Trung tâm
Lưu trữ lịch sử Thành phố đúng thời gian quy định.
2. Nhiệm vụ cụ thể
a) Nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu
- Tập trung ban hành, rà soát hoặc điều
chỉnh Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu về chuyên môn, nghiệp vụ trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên cơ sở quy định của Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
và các văn bản quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành.
- Tập trung, hoàn thiện công tác chỉnh
lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, đảm bảo kết quả chỉnh lý tài liệu lưu trữ đạt chất
lượng theo quy định.
- Xây dựng kế hoạch giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo thời gian quy định của Đề
án; trong đó, phân công, bố trí nhân sự để thực hiện công tác thu thập hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; dự trù kinh phí thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
- Thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu, xem xét lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và
theo quy định của Danh mục thành phần để chuẩn bị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố, trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem
xét, quyết định phê duyệt (theo Hướng dẫn số 991/HD-SNV ngày 25 tháng 3 năm
2016 của Sở Nội vụ về một số nội dung về công tác chuẩn bị thực hiện lựa chọn,
xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Thành phố).
- Lập hồ sơ đề nghị Chi cục Văn thư -
Lưu trữ thẩm định, kiểm tra và phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố (Quy trình thẩm định, phê duyệt Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục
Văn thư - Lưu trữ theo Quyết định số 2672/QĐ-SNV ngày 13 tháng 8 năm 2019 của Sở
Nội vụ).
- Vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố để giao nộp.
- Bố trí Kho Lưu trữ và các trang thiết
bị, phương tiện cần thiết đủ để bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ
quan.
b) Các cơ quan, tổ chức giao nộp hồ
sơ, tài liệu năm 2021
Dự kiến thu thập hồ sơ, tài liệu của
34 cơ quan, tổ chức đã chỉnh lý hoàn chỉnh; tổng số hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý
41.867 mét giá; số hồ sơ, tài liệu dự kiến thu thập 5.851 mét giá. Danh sách
các cơ quan, tổ chức và số lượng tài liệu dự kiến thu thập trong năm 2021 (Phụ
lục kèm theo Kế hoạch này).
c) Nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu
trữ
- Phối hợp rà soát, kiểm tra Mục lục
hồ sơ, tài liệu theo Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu của Ủy ban nhân dân
Thành phố quy định tại Quyết định số 2153/QĐ-UBND ngày 02 tháng 5 năm 2013 về
ban hành Danh mục nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố; Quyết định
số 5249/QĐ-UBND ngày 23 tháng 10 năm 2014 về ban hành Danh mục thành phần hồ
sơ, tài liệu quận, huyện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh; Quyết
định số 2801/QĐ-UBND ngày 01 tháng 7 năm 2019 về việc ban hành Danh mục thành
phần hồ sơ, tài liệu cơ quan cấp huyện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Thành phố.
- Tuyển dụng lực lượng cộng tác viên,
tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ và thực hiện việc rà soát, đối chiếu, xác định
giá trị, kiểm tra danh mục, thành phần, chất lượng hồ sơ, tài liệu.
- Sau khi Tòa nhà Trung tâm Lưu trữ lịch
sử Thành phố (số 631 Quốc lộ 1A, phường An Lạc, quận Bình Tân) đi vào hoạt động,
Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ phối hợp tổ chức giao nhận tài liệu.
- Tổ chức sơ kết, rút kinh nghiệm
trong quá trình triển khai, phối hợp thực hiện các công việc của Đề án.
III. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư
- Lưu trữ
a) Công tác phối hợp lựa chọn, thẩm định,
phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
- Tham mưu đề xuất các biện pháp tổ
chức thực hiện Đề án đạt kết quả và đúng tiến độ.
- Tham mưu thành lập Tổ tư vấn giúp
việc, dự trù kinh phí phục vụ cho công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung
tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trình Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt.
- Khảo sát, hướng dẫn các cơ quan, tổ
chức lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và thống nhất thời gian giao nộp.
- Rà soát, kiểm tra Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu so với Bảng
thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra thực
tế hồ sơ, tài liệu.
- Thẩm định, phê duyệt Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu theo đề nghị của các cơ quan, tổ chức.
- Thông báo kết quả phê duyệt Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.
- Tổng hợp tình hình tiến độ, kết quả
thực hiện Đề án hằng năm; Báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố việc tổ chức thực
hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu và nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Thành phố.
b) Công tác giao nhận hồ sơ, tài liệu
Phối hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu khảo sát thành phần tài liệu hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ cơ
quan để hướng dẫn, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch
sử Thành phố.
2. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu
trữ lịch sử
- Chuẩn bị phòng, kho và các trang
thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.
- Phối hợp, rà soát, kiểm tra Mục lục
hồ sơ và đối chiếu hồ sơ thực tế.
- Tiếp nhận tài liệu, đưa tài liệu
vào Kho Lưu trữ và xếp lên giá, kệ.
3. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu
- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu chỉ đạo thực hiện các nội dung tại điểm a khoản 2 Mục II của Kế
hoạch này.
- Bố trí nhân sự, tham dự đầy đủ các
buổi tập huấn và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
- Tổ chức kiểm tra khối tài liệu chuẩn
bị nộp lưu; sắp xếp tài liệu vào hộp, cặp; dán nhãn, ghi số thứ tự hộp bảo quản
theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
- Báo cáo đề xuất việc giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố (Đề cương Báo cáo kèm
theo), gửi đến Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) trước ngày 30 tháng 4 năm
2021.
- Vận chuyển tài liệu đến Trung tâm
Lưu trữ lịch sử Thành phố để giao nộp.
- Phòng Nội vụ quận, huyện có trách
nhiệm làm đầu mối phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố xem xét, lựa
chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan cấp
huyện thuộc nguồn nộp lưu và hướng dẫn các cơ quan này thống kê, lập Mục lục hồ
sơ tài liệu nộp lưu chuẩn bị giao nộp.
Trên đây là Kế hoạch thực hiện các
nhiệm vụ trọng tâm năm 2021 của Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh
giai đoạn 2018 - 2022./
|
Nơi nhận:
- Các cơ quan, tổ chức tại
Phụ lục kèm theo Kế hoạch này và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
khác;
- Sở Tài chính;
- Chi cục VTLT và Trung tâm LTLS;
- Ủy ban nhân dân Thành phố (để b/c);
- Giám đốc SNV (để báo cáo);
- Lưu: VT.
|
KT.
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Thị Hồng Thắm
|
PHỤ LỤC
CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ SỐ LƯỢNG TÀI LIỆU DỰ
KIẾN THU THẬP VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ NĂM 2021
(Kèm theo Kế hoạch số 482/KH-SNV ngày 09 tháng
02 năm 2021 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)
|
STT
|
Tên
cơ quan, tổ chức
|
TL
hiện có
|
TL
chỉnh lý hoàn chỉnh
|
TL
dự kiến thu thập
|
Ghi
chú
|
|
(ĐV tính: mét giá)
|
|
|
Tổ
chức thu thập: 5.851 mét tài liệu của 34 cơ quan, tổ chức
|
|
|
I. CƠ QUAN, TỔ CHỨC CÓ NGUỒN TÀI
LIỆU TRƯỚC 30/4/1975: 07
|
Thu
100%
|
|
|
1
|
Sở Giao thông vận tải
|
700
|
700
|
|
|
|
2
|
Sở Y tế
|
1.125
|
1.125
|
|
|
|
3
|
Ủy ban nhân dân Quận 4
|
20
|
20
|
|
|
|
4
|
Ủy ban nhân dân Quận 6
|
32
|
32
|
|
|
|
5
|
Ủy ban nhân dân thành phố Thủ Đức (quận
Thủ Đức trước đây)
|
25
|
25
|
|
|
|
6
|
Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh
|
30
|
30
|
|
|
|
7
|
Ủy ban nhân dân huyện Bình Chánh
|
21
|
21
|
|
|
|
|
Tổng
cộng (1)
|
1.953
m
|
1.953
m
|
1.953
m
|
|
|
|
* Lưu ý: không thu thập tài liệu hộ
tịch của Ủy ban nhân dân quận, huyên.
|
|
|
|
II. CƠ QUAN, TỔ CHỨC CÓ NGUỒN
TÀI LIỆU TỪ 30/4/1975 ĐẾN NĂM 2015
|
Dự
kiến thu khoảng 10% TL chỉnh lý hoàn chỉnh
|
|
|
|
Sở,
ban, ngành Thành phố: 14
|
|
1
|
Sở Giáo dục và Đào tạo
|
2.647
|
2.647
|
264
|
|
|
2
|
Sở Khoa học và Công nghệ
|
8.468
|
200
|
20
|
|
|
3
|
Sở Lao động - Thương binh và Xã hội
|
1.680
|
1.500
|
150
|
|
|
4
|
Sở Nội vụ
|
400
|
400
|
40
|
|
|
5
|
Sở Tư pháp
|
1.809
|
522
|
50
|
|
|
6
|
Sở Văn hóa và Thể thao
|
760
|
700
|
70
|
|
|
7
|
Thanh tra Thành phố
|
406
|
376
|
40
|
|
|
8
|
Văn phòng UBND Thành phố
|
|
515
|
50
|
Phông UBND TP
|
|
9
|
Ban Thi đua - Khen thưởng trực thuộc
Sở Nội vụ
|
100
|
100
|
05
|
|
|
10
|
Chi cục Phòng, chống tệ nạn xã hội
thuộc Sở Lao động - TB và Xã hội
|
|
60
|
03
|
|
|
11
|
Thanh tra Sở Xây dựng thuộc Sở XD
|
30
|
14
|
03
|
|
|
12
|
Chi cục Kiểm lâm thuộc Sở
NN&PTNT
|
|
75
|
03
|
|
|
13
|
Ban Tôn giáo trực thuộc Sở Nội vụ
|
187
|
187
|
10
|
|
|
14
|
Ban Đổi mới Quản lý doanh nghiệp TP
|
100
|
100
|
10
|
|
|
|
Tổng
cộng (2)
|
|
7.396
m
|
718
m
|
|
|
|
Ủy ban nhân dân quận, huyện: 13
|
|
|
1
|
Ủy ban nhân dân Quận 3
|
|
1.680
|
160
|
|
|
2
|
Ủy ban nhân dân Quận 8
|
|
3.100
|
300
|
|
|
3
|
Ủy ban nhân dân Quận 10
|
|
3.846
|
380
|
|
|
4
|
Ủy ban nhân dân Quận 11
|
|
663
|
60
|
|
|
5
|
Ủy ban nhân dân Quận 12
|
|
1.654
|
160
|
|
|
6
|
Ủy ban nhân dân quận Bình Tân
|
|
2.350
|
230
|
|
|
7
|
Ủy ban nhân dân quận Bình Thạnh
|
|
1.530
|
150
|
|
|
8
|
Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp
|
|
587
|
50
|
|
|
9
|
Ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận
|
|
1.827
|
180
|
|
|
10
|
Ủy ban nhân dân quận Tân Phú
|
|
4.029
|
400
|
|
|
11
|
Ủy ban nhân dân huyện Bình Chánh
|
|
6.320
|
630
|
|
|
12
|
Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ
|
|
883
|
80
|
|
|
13
|
Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi
|
|
4.049
|
400
|
|
|
|
Tổng
cộng: (3)
|
|
32.518
m
|
3.180
m
|
|
|
|
Tổng cộng: (1)+(2)+(3)
|
|
41.867
m
|
5.851
m
|
|
ĐỀ
CƯƠNG BÁO CÁO
(Kèm theo Kế hoạch
số 482/KH-SNV ngày 09 tháng 02 năm 2021 của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)
BÁO CÁO
Đề xuất việc giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố
1. Tên cơ quan: ………………………………………………………………………………….
- Người được phân công phụ trách quản
lý: …………………………………………………..
Số điện thoại
………………………………………………………………………………………
- Người trực tiếp phối hợp thực hiện:
………………………………………………………….
Số điện thoại
………………………………………………………………………………………
2. Tình hình chuẩn bị: xác định lựa chọn giá trị và thành phần tài liệu giao nộp
a) Tổng số mét tài liệu hiện đang bảo
quản: …………………………………………………..
b) Về chỉnh lý tài liệu
- Số mét đã chỉnh lý đến năm 2015:
…………………………….………………………………
- Số mét chưa chỉnh lý:
…………………………………………….…………………………….
c) Về xác định giá trị lựa chọn tài
liệu nộp lưu
- Số hồ sơ dự kiến giao nộp: ………………;
tương đương ………………/mét giá
- Thời gian của tài liệu dự kiến giao
nộp: ………………………………………………………
- Nội dung tài liệu dự kiến giao nộp:
……………………………………………………………
3. Thời gian đăng ký phối hợp khảo
sát lựa chọn: (từ tháng 3/2021)
………………………………………………………………………………………………………
4. Thời gian giao nộp: ………………….………………………………………………………
5. Khó khăn, vướng mắc: ………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………….
6. Đề xuất, kiến nghị:
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………….