Quyết định 559/QĐ-UBND năm 2018 phê duyệt Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018-2022

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2018 - 2022

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11 tháng 9 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 174/TTr-SNV ngày 16 tháng 01 năm 2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022 (kèm theo Đề án và Phụ lục).

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch thu thập và dự trù kinh phí hàng năm phối hợp Sở Tài chính thẩm định trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt thực hiện kinh phí tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu giai đoạn 2018 - 2022 được sử dụng từ nguồn ngân sách của thành phố.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2018 - 2022
(Ban hành kèm theo Quyết định số 559/QĐ-UBND ngày 06 tháng 02 năm 2018 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố)

PHẦN MỞ ĐẦU

Hồ sơ, tài liệu là đối tượng chính của công tác lưu trữ, cần được lựa chọn các tài liệu có giá trị, ý nghĩa về mặt lịch sử để giao nộp đầy đủ và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử nhằm phục vụ cho công tác bảo quản nghiên cứu, phục vụ nhu cầu cần thiết của hoạt động xã hội.

Để duy trì hoạt động và phát huy được vai trò của mình, cơ quan Lưu trữ phải thường xuyên cập nhật hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức được xác định là các nguồn cung cấp hồ sơ, tài liệu được hình thành phổ biến và ổn định.

Việc cập nhật, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào cơ quan Lưu trữ thông qua các hình thức sưu tầm, thu thập hồ sơ, tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng mang tính quyết định sự thành công và phát triển của hoạt động lưu trữ nhất là đối với cơ quan Lưu trữ lịch sử.

Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã giải quyết xong tài liệu ở giai đoạn văn thư, ở các đơn vị vào Lưu trữ cơ quan và quá trình giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp lưu từ Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử. Nếu làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo, nâng cao hiệu quả quản lý và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Trường hợp không thực hiện tốt hoạt động thu thập, dẫn đến sự quản lý tài liệu không tập trung thống nhất có nguy cơ phân tán, manh mún, mất mát, thất lạc hồ sơ, tài liệu; không bảo quản tốt nguồn hồ sơ, tài liệu có giá trị được hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và không thực hiện tốt chức năng quản lý, tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu.

Việc tổ chức thực hiện Luật Lưu trữ, đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp và nhất là công tác lập hồ sơ, chỉnh lý, xác định giá trị thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn và tổ chức, chuẩn bị cho công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử là nhiệm vụ bức thiết của các cơ quan, tổ chức nhằm bảo quản tập trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, tổ chức và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ.

Trong thời gian qua, được sự quan tâm, Ủy ban nhân dân thành phố đã áp dụng các biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý nhà nước trong việc quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, việc ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý về bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ, phê duyệt các Đề án, Kế hoạch chuyên ngành văn thư, lưu trữ, bước đầu đạt một số kết quả nhất định.

Nhiệm vụ thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử là một trong các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên và thuộc chức năng nhiệm vụ của cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, do trong thời gian dài, diện tích Kho Lưu trữ hạn chế, hồ sơ tài liệu tại các cơ quan, tổ chức tồn đọng, chưa được chỉnh lý và lựa chọn xác định Mục lục hồ sơ để nộp lưu, trước yêu cầu tình hình mới, thành phố đầu tư xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử có quy mô lớn, cần tập trung công tác chuẩn bị và tổ chức thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử khi Tòa nhà được xây dựng hoàn thành và đưa vào sử dụng.

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2018 - 2022

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11 tháng 9 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;

Căn cứ Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 174/TTr-SNV ngày 16 tháng 01 năm 2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022 (kèm theo Đề án và Phụ lục).

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch thu thập và dự trù kinh phí hàng năm phối hợp Sở Tài chính thẩm định trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt thực hiện kinh phí tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu giai đoạn 2018 - 2022 được sử dụng từ nguồn ngân sách của thành phố.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH GIAI ĐOẠN 2018 - 2022
(Ban hành kèm theo Quyết định số 559/QĐ-UBND ngày 06 tháng 02 năm 2018 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố)

PHẦN MỞ ĐẦU

Hồ sơ, tài liệu là đối tượng chính của công tác lưu trữ, cần được lựa chọn các tài liệu có giá trị, ý nghĩa về mặt lịch sử để giao nộp đầy đủ và bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử nhằm phục vụ cho công tác bảo quản nghiên cứu, phục vụ nhu cầu cần thiết của hoạt động xã hội.

Để duy trì hoạt động và phát huy được vai trò của mình, cơ quan Lưu trữ phải thường xuyên cập nhật hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức được xác định là các nguồn cung cấp hồ sơ, tài liệu được hình thành phổ biến và ổn định.

Việc cập nhật, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào cơ quan Lưu trữ thông qua các hình thức sưu tầm, thu thập hồ sơ, tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng mang tính quyết định sự thành công và phát triển của hoạt động lưu trữ nhất là đối với cơ quan Lưu trữ lịch sử.

Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã giải quyết xong tài liệu ở giai đoạn văn thư, ở các đơn vị vào Lưu trữ cơ quan và quá trình giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp lưu từ Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ lịch sử. Nếu làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo, nâng cao hiệu quả quản lý và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Trường hợp không thực hiện tốt hoạt động thu thập, dẫn đến sự quản lý tài liệu không tập trung thống nhất có nguy cơ phân tán, manh mún, mất mát, thất lạc hồ sơ, tài liệu; không bảo quản tốt nguồn hồ sơ, tài liệu có giá trị được hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và không thực hiện tốt chức năng quản lý, tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu.

Việc tổ chức thực hiện Luật Lưu trữ, đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp và nhất là công tác lập hồ sơ, chỉnh lý, xác định giá trị thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn và tổ chức, chuẩn bị cho công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử là nhiệm vụ bức thiết của các cơ quan, tổ chức nhằm bảo quản tập trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, tổ chức và hoàn chỉnh dần các phông lưu trữ.

Trong thời gian qua, được sự quan tâm, Ủy ban nhân dân thành phố đã áp dụng các biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý nhà nước trong việc quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, việc ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý về bố trí, xây dựng Kho Lưu trữ, phê duyệt các Đề án, Kế hoạch chuyên ngành văn thư, lưu trữ, bước đầu đạt một số kết quả nhất định.

Nhiệm vụ thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử là một trong các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên và thuộc chức năng nhiệm vụ của cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, do trong thời gian dài, diện tích Kho Lưu trữ hạn chế, hồ sơ tài liệu tại các cơ quan, tổ chức tồn đọng, chưa được chỉnh lý và lựa chọn xác định Mục lục hồ sơ để nộp lưu, trước yêu cầu tình hình mới, thành phố đầu tư xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử có quy mô lớn, cần tập trung công tác chuẩn bị và tổ chức thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử khi Tòa nhà được xây dựng hoàn thành và đưa vào sử dụng.

Mặt khác, để có nguồn tài liệu lưu trữ phong phú, đa dạng, phản ánh đúng thực tế quá trình hình thành và hoạt động của các cơ quan, tổ chức; nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng và khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả, cần xây dựng Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố là cần thiết.

Phần I

THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU, THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN THU THẬP TÀI LIỆU

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

1. Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

3. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

4. Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

5. Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

6. Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11 tháng 9 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;

7. Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh;

8. Quyết định số 2153/QĐ-UBND ngày 02 tháng 5 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố về ban hành Danh mục nguồn tài liệu nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố;

9. Quyết định số 5249/QĐ-UBND ngày 23 tháng 10 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố về ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quận, huyện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh;

10. Công văn số 1445/UBND-VX ngày 04 tháng 4 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc tổ chức thực hiện Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố.

II. SƠ LƯỢC, KHÁI NIỆM VỀ NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU CỦA HOẠT ĐỘNG THU THẬP

1. Khái niệm

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định của Nhà nước.

2. Quy trình, nguyên tắc trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

a) Quy trình

Theo quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu được tiến hành hai giai đoạn của tài liệu:

- Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào Lưu trữ cơ quan (từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức).

- Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu theo Phông Lưu trữ và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn về Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.

b) Nguyên tắc

- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo giai đoạn lịch sử

Khi thu thập, bổ sung tài liệu của giai đoạn lịch sử nào phải để riêng theo giai đoạn lịch sử ấy.

- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ

+ Phông lưu trữ là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, phản ánh quá trình hoạt động một cơ quan, tổ chức hay một cá nhân. Vì vậy, một trong những yếu tố quyết định chất lượng phông lưu trữ là mức độ hoàn chỉnh của tài liệu trong Phông, do đó công tác thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ nhằm mục đích hoàn thiện phông lưu trữ đó.

+ Thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ trong phông. Tài liệu của một Phông mà bị phân tán nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu... phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, vấn đề phản ánh trong tài liệu của Phông. Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho Phông nào nhất thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử Phông đó.

- Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông

+ Khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối Phông sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng.

+ Nguyên tắc khi thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan cần áp dụng: Theo thời gian và thẩm quyền cho phép được quy định hiện hành; theo phông lưu trữ hoặc theo phương án phân loại tài liệu của cơ quan, tổ chức.

+ Nguyên tắc đối với Lưu trữ lịch sử cần áp dụng: Thu thập, bổ sung tài liệu theo đặc trưng cơ bản về vật liệu và phương pháp chế tác tài liệu. Tại Lưu trữ lịch sử cần có Kho Lưu trữ chuyên dụng dành cho việc lưu trữ các tài liệu có vật liệu và phương pháp chế tác đặc biệt như: tài liệu lưu trữ nghe nhìn, tài liệu chuyên môn đặc thù, tài liệu lưu trữ điện tử...

III. THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU, THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

1. Về đơn vị hành chính, cơ quan thuộc nguồn nộp lưu và biên chế nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

a) Đơn vị hành chính: Thành phố Hồ Chí Minh có 24 quận, huyện (19 quận, 5 huyện); 322 phường, xã, thị trấn (259 phường, 58 xã và 05 thị trấn).

b) Về cơ quan thuộc nguồn nộp lưu

Có 707 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu theo Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.

c) Về biên chế, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

- Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tổng số biên chế được giao năm 2017 là 28 người. Biên chế hành chính 16 người, Sự nghiệp 12 người. Hiện có mặt: 23 người, nữ: 09 (Chi cục 15; Trung tâm 8).

- Tại sở, ban, ngành, doanh nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân thành phố:

Công tác văn thư, lưu trữ được cơ cấu theo tổ, bộ phận trong Văn phòng, Phòng Hành chính hoặc Phòng Tổ chức hành chính, trung bình 3 người. Một số cơ quan, tổ chức quy mô hoạt động nhỏ chỉ bố trí 01 hoặc 02 công chức kiêm nhiệm phụ trách công tác văn thư, lưu trữ.

Tại các cơ quan cấp huyện: bố trí 01 cán bộ, công chức kiêm nhiệm phụ trách công tác văn thư, lưu trữ. Theo báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ năm 2016, tổng số nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ là 2.399 người, trong đó kiêm nhiệm là 1.649 người.

d) Về tổ chức Kho Lưu trữ bảo quản tài liệu

Ủy ban nhân dân thành phố đã phê duyệt dự án công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã khởi công xây dựng.

Theo tiến độ dự án công trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh, chia thành 02 giai đoạn, giai đoạn 1, xây dựng khối nhà 18 tầng, với diện tích sàn xây dựng là 20.424m² dùng làm Kho Lưu trữ và bố trí nhà làm việc, dự kiến sẽ hoàn thành vào năm 2020.

Trong thời gian chờ xây dựng công trình Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố, trụ sở làm việc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử và Kho Lưu trữ đang thuê tạm 985 m² tại Tòa nhà IPC của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Phát triển Công nghiệp Tân Thuận từ tháng 10 năm 2013 cho đến nay (diện tích Văn phòng làm việc tại Tầng 6 là 255 m² và Kho Lưu trữ tại Tầng 5 diện tích 730 m², cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc tương đối đầy đủ, đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu hiện có và hoạt động của Chi cục.

Theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân thành phố tại Công văn số 1445/UBND-VX, Sở Nội vụ đã tổ chức 04 Hội nghị triển khai thực hiện và hướng dẫn công tác chuẩn bị thu thập tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố theo Quyết định số 7109/QĐ-UBND.

Để công tác chuẩn bị thu thập hồ sơ, tài liệu, yêu cầu trước mắt là tập trung hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử thành phố có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị lựa chọn lập Mục lục hồ sơ; phối hợp thẩm định và hướng dẫn bảo quản tốt tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức theo quy định, đến năm 2020 tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

2. Tình hình giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực và Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 07/2012/TT-BNV, Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Đến nay, các cơ quan, tổ chức đã triển khai, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan góp phần ổn định trong công tác văn thư, lưu trữ và hạn chế tình trạng tồn đọng hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức.

3. Tình hình thu thập, hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và Thông tư số 16/2014/TT-BNV.

a) Tình hình tài liệu và thu thập tài liệu của Lưu trữ lịch sử thành phố

Kho Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức thu thập và bảo quản hơn 2.688 mét giá tài liệu, gồm 13 phông: Chủ yếu là tài liệu thuộc Phông Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố; Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố (nay là Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố) và Phông các cơ quan, tổ chức giải thể.

Do diện tích Kho Lưu trữ hạn chế, chưa tổ chức thu thập được hồ sơ, tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu theo quy định. Năm 2015, chỉ thu thập 141,250 mét giá hồ sơ, tài liệu là Giấy phép xây dựng trước năm 1975 (Khu vực Sài Gòn - Chợ Lớn - Gia Định) từ Trung tâm Thông tin và Dịch vụ Xây dựng.

b) Tình hình tài liệu tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu

Theo số liệu tổng hợp từ báo cáo kết quả khảo sát tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được hình thành trong quá trình hoạt động từ sau năm 1975 đến nay (chưa kể tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn), số liệu như sau:

Tổng số tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2016: 209.190,22 mét giá, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh 68.659,34 mét giá; chỉnh lý sơ bộ 65.315,24 mét giá và chưa chỉnh lý 75215,64 mét giá. Cụ thể:

- Tài liệu tại các sở ngành, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu

Theo số liệu tổng hợp khảo sát tại 146/203 cơ quan sở ngành, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu, tổng số mét giá tài liệu hiện đang bảo quản là 144.560,93 mét giá, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh: 35.102,78 mét giá và tổ chức thu thập vào Kho Lưu trữ cơ quan là 14.516 mét giá tài liệu.

Do công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại một số cơ quan, tổ chức chưa được lãnh đạo quan tâm và đầu tư đúng mức, đa số tài liệu tại các đơn vị thuộc sở ngành, doanh nghiệp chưa lập hồ sơ, chưa chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh, tài liệu đang chất đống, bó gói tại các phòng chuyên môn, mặc khác Kho Lưu trữ cơ quan nhỏ không đủ diện tích nên chưa thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Tài liệu tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu

Theo số liệu tổng hợp khảo sát tổng số mét giá tài liệu tồn đọng tại 373/504 cơ quan cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu là 85.645,75 mét giá, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh là 23.201,34 mét giá và tổ chức thu thập vào Kho lưu trữ cơ quan là 5.666 mét giá tài liệu.

Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện có quan tâm, tuy nhiên chưa đảm bảo các yêu cầu về nghiệp vụ chỉnh lý, thiếu tính thống nhất, tính khoa học nhất là ở khâu nghiệp vụ như: thu thập hồ sơ, tài liệu trước khi chỉnh lý, xác định phông lưu trữ, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý, lập mục lục hồ sơ,... đa số cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức còn kiêm nhiệm; việc phân công bố trí chưa đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ; kinh phí phục vụ cho công tác chỉnh lý còn thiếu, nên kết quả chưa cao, tài liệu tồn đọng còn ở nhiều cơ quan, tổ chức cấp huyện và chưa thu thập đầy đủ tài liệu vào Kho Lưu trữ cơ quan để bảo quản đúng quy định.

4. Một số khó khăn, tồn tại

a) Các cơ quan, tổ chức chưa bố trí được Kho Lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản hồ sơ, tài liệu nên chưa tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức chưa được quản lý tập trung, thống nhất, tài liệu còn phân tán tại các đơn vị, bộ phận (phòng chuyên môn, chức năng của cơ quan) dẫn đến khó khăn trong việc khai thác và sử dụng tài liệu. Do không được bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu có nguy cơ hư hỏng, thất lạc.

c) Trung tâm Lưu trữ lịch sử đang đầu tư xây dựng, diện tích Kho hiện nay đủ để bảo quản tài liệu hiện có. Do đó, chưa thể thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, dẫn đến tình trạng quá tải tại các Lưu trữ cơ quan. Các cơ quan, tổ chức phải bố trí, nâng cấp Kho để quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động, trong đó bảo quản cả khối tài liệu lưu trữ lịch sử đã đến thời hạn phải giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử (trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc; tài liệu có thể thu được về Trung tâm Lưu trữ lịch sử có thời gian trước và sau ngày 30 tháng 4 năm 1975 đến năm 2007).

d) Việc tài liệu lưu trữ lịch sử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chưa được thu thập ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng của hoạt động lưu trữ như:

- Ảnh hưởng đến sự quản lý tập trung, thống nhất các phông lưu trữ tại cơ quan Lưu trữ lịch sử; việc quản lý toàn diện và toàn vẹn nguồn hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử của các cơ quan, tổ chức.

- Việc tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn cho cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu cầu tìm kiếm và sử dụng tài liệu lưu trữ vì tài liệu còn bảo quản phân tán tại nhiều cơ quan, tổ chức.

VI. SỰ CẦN THIẾT, MỤC TIÊU VÀ HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN

1. Sự cần thiết và mục tiêu của việc thu thập

a) Là cơ sở để tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; lựa chọn chính xác những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu đánh giá, kết luận chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; tránh tình trạng giao nộp những tài liệu không có giá trị hoặc chỉ có giá trị lưu trữ hiện hành.

b) Thực hiện tốt vai trò Lưu trữ lịch sử, quản lý toàn diện thống nhất nguồn tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thu thập đầy đủ nguồn tài liệu có giá trị vào Lưu trữ lịch sử thành phố, góp phần làm phong phú, đa dạng nguồn tài liệu. Bảo quản tài liệu một cách có hệ thống, khoa học, giúp công tác khai thác, tra tìm nhanh chóng, phục vụ tốt công tác nghiên cứu, học tập; công tác quản lý, điều hành của chính quyền các cấp và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu của tổ chức, cá nhân theo quy định.

c) Tăng cường quản lý tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ.

d) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thực hiện việc giá trị xác định giá trị tài liệu, lựa chọn lập Mục lục hồ sơ nộp lưu và chuẩn bị tài liệu trước khi nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.

2. Hiệu quả Đề án

a) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu là một nhiệm vụ thường xuyên, ổn định của các cơ quan lưu trữ, làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu là góp phần thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ; làm phong phú thành phần phông lưu trữ lịch sử thành phố; phục vụ tốt cho hoạt động lãnh đạo, quản lý hàng ngày của cơ quan, tổ chức và phục vụ cho nhu cầu đời sống xã hội.

b) Thực hiện tốt công tác thu thập hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng cơ sở sử liệu hoàn thiện để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, phản ảnh đầy đủ sự hình thành và hoạt động của hệ thống các cơ quan, tổ chức của Thành phố qua từng thời kỳ, giai đoạn và đặc biệt phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử của địa phương, cơ quan, tổ chức, các ngành. Hoàn thành vai trò và nâng cao hiệu quả hoạt động Lưu trữ lịch sử của Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo quy định.

3. Tiêu chuẩn và trách nhiệm

a) Hồ sơ tài liệu nộp lưu phải được chỉnh lý hoàn chỉnh, có Mục lục hồ sơ nộp lưu.

b) Quy cách bảo quản hồ sơ, tài liệu phải phù hợp về tiêu chuẩn bìa, hộp được quy định tại Lưu trữ lịch sử.

c) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chịu trách nhiệm về Mục lục hồ sơ nộp lưu và tổ chức thực hiện giao nộp đúng thời gian, lộ trình theo Đề án và quy định.

Phần II

NỘI DUNG NHIỆM VỤ THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

I. NỘI DUNG NHIỆM VỤ THU THẬP

1. Công tác chuẩn bị

a) Xây dựng Kế hoạch khảo sát và xác định thời gian phối hợp lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu tại các cơ quan, tổ chức

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

- Cơ quan thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

- Thời gian hoàn thành: từ Quý IV/2017 đến Quý IV/2019.

b) Tổ chức thực hiện việc chỉnh lý, lựa chọn và xác định Mục lục hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử

- Cơ quan hướng dẫn: Sở Nội vụ.

- Cơ quan thực hiện: Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

- Thời gian hoàn thành: Theo phân kỳ tiến độ thời gian của Đề án chỉnh lý.

c) Hướng dẫn xây dựng Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

- Phân công thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Thời gian hoàn thành: Quý III/2018.

d) Thành lập và tổ chức hoạt động của Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành phố

- Cơ quan tham mưu, đề xuất: Sở Nội vụ.

- Phân công thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Thời gian hoàn thành: Hoạt động theo tiến độ thời gian của Đề án.

đ) Thẩm định và kiểm tra thành phần, tài liệu; Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu tại các cơ quan, tổ chức theo Danh mục đề nghị nộp lưu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu dự kiến giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố

- Cơ quan chủ trì: Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Phân công thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

- Thời gian thực hiện và hoàn thành: Quý IV/2018 đến Quý II/2020.

e) Trình phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, đồng thời gửi kết quả đã phê duyệt cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.

- Phân công thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Thời gian thực hiện và hoàn thành: theo đề nghị của cơ quan, tổ chức.

2. Tham mưu trình phê duyệt văn bản về công tác thu thập và bổ sung nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ:

a) Trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành:

- Quyết định ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan cấp huyện;

- Quyết định ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu (mẫu) của các cơ quan cấp huyện;

- Quyết định phê duyệt Kế hoạch triển khai thực hiện quản lý lưu trữ thông tin tài liệu số;

- Quyết định về ban hành Quy định tạm thời tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ quý, hiếm và quy trình đăng ký công nhận tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;

- Quyết định ban hành thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố;

- Kế hoạch sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo chuyên đề về lịch sử Sài Gòn - Chợ Lớn - Gia Định giai đoạn (1945 - 1975); tài liệu Ủy ban Quân quản thành phố Sài Gòn - Gia Định giai đoạn 1975 - 1976 vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.

b) Sở Nội vụ hướng dẫn thực hiện:

- Công tác xác định giá trị tài liệu; lập Mục lục hồ sơ nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử;

- Quy trình giao nộp tài liệu; công cụ, phương tiện và thiết bị bảo quản tài liệu để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.

3. Tổ chức thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu

a) Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

- Theo số liệu tổng hợp khảo sát tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2016

+ Tổng số mét giá tài liệu của 519/707 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu là 209.190,22 mét.

Trong đó:

+ Đã tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là: 12.737 mét.

- Dự kiến nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử chiếm khoảng 10% trên tổng số mét giá tài liệu tại các cơ quan, tổ chức

+ Số lượng tài liệu lưu trữ còn tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức cần chỉnh lý là 171.902,56 mét giá.

+ Dự kiến thời gian giao nộp: từ năm 2020 - 2022.

b) Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Tổ chức thu thập tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đưa vào Kho Lưu trữ lịch sử thành phố sau khi Trung tâm Lưu trữ được xây dựng hoàn thành, số lượng tài liệu dự kiến thu thập chiếm tỷ lệ 10% số lượng tài liệu hiện có tại cơ quan, tổ chức là: 209.190,22, tương đương 21.652 mét giá (Theo phụ lục).

Trên cơ sở tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đăng ký thời gian phối hợp tổ chức lựa chọn, thẩm định Danh mục tài liệu giao nộp và phối hợp giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

c) Phân kỳ thời gian và cơ quan, tổ chức thu thập

Dự kiến trong 05 năm (2018 - 2022) tổ chức thu thập 21.652 mét giá tài liệu của 707 cơ quan, tổ chức, được phân kỳ cụ thể như sau:

- Năm 2020: Tổ chức thu thập 15.543 mét giá tài liệu của 194 cơ quan, tổ chức bao gồm (07 cơ quan có tài liệu trước năm 1975; 33 sở, ngành và 161 cơ quan, tổ chức cấp huyện) đã tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu tồn đọng (theo phụ lục đính kèm).

- Năm 2021: Tổ chức thu thập 3.534 mét giá tài liệu của 265 cơ quan, tổ chức bao gồm (58 sở, ngành thành phố và 207 cơ quan, tổ chức cấp huyện) đã chỉnh lý tương đối hoàn chỉnh, đã được thẩm định và trình phê duyệt Mục lục hồ sơ nộp lưu.

- Năm 2022: Tổ chức thu thập 2.575 mét giá tài liệu của 248 cơ quan, tổ chức bao gồm (64 sở, ngành thành phố và 184 cơ quan, tổ chức cấp huyện) đã chỉnh lý tương đối hoàn chỉnh, đã được thẩm định và trình phê duyệt Mục lục hồ sơ nộp lưu.

Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ

Phân công thực hiện: Trung tâm Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức có tên theo phụ lục.

d) Báo cáo tổng kết tình hình thực hiện công tác thu thập tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2018 - 2022.

- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ

- Phân công thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ

- Thời gian hoàn thành: Quý IV năm 2022.

II. THỰC HIỆN VIỆC GIAO NHẬN TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ

1. Thành phần tài liệu giao nhận

Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu điện tử (nếu có); tài liệu phim, ảnh; phim điện ảnh; microfim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác.

2. Phương pháp, cách thức và trách nhiệm giao nhận

a) Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.

Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp.

- Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ.

- Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố kiểm tra, thẩm định.

- Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.

- Lập Danh mục tài liệu lưu trữ có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có). Mẫu Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.

- Vận chuyển tài liệu đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố để giao nộp.

- Giao nộp tài liệu:

+ Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của Sở Nội vụ.

+ Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

b) Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố trong việc tổ chức thực hiện tiếp nhận tài liệu lưu trữ

- Lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu.

- Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp.

- Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu.

- Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố gửi văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt.

- Trình cơ quan thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ có thẩm quyền phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Hồ sơ trình gồm: Văn bản đề nghị phê duyệt, báo cáo kết quả thẩm định của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố, văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

- Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.

- Tiếp nhận tài liệu:

+ Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.

+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

+ Lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Biên bản được lập thành 03 bản: cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố giữ 02 bản. Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ theo hướng dẫn tại Phụ lục số III Thông tư số 16/2014/TT-BNV.

- Đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá, kệ.

c) Giao, nhận và quản lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ cấp huyện vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố

Phòng Nội vụ quận, huyện có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố xem xét, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của từng Phông lưu trữ, thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và làm các thủ tục bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

Để thực hiện đúng quy định về công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu, giúp làm tốt công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ cơ quan, chuẩn bị cho công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Tránh tình trạng tài liệu bó gói, chất đống, giữ gìn bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu đầy đủ nhằm mục đích phục vụ cho công tác tra cứu, sử dụng hiệu quả tài liệu. Từ đó giảm công sức lao động và tiền của cho Nhà nước và nhân dân, cần một số giải pháp như sau:

1. Tiếp tục tổ chức tuyên truyền, tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nâng cao nhận thức về vai trò của công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; giúp các cơ quan, tổ chức chủ động lập hồ sơ công việc và chỉnh lý tài liệu chưa được lập hồ sơ trước khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; thực hiện việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo trình tự, thời gian, quy định của Nhà nước.

2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức phân công, bố trí người đúng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ để triển khai hướng dẫn công chức, viên chức thực hiện công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; tổ chức giao nộp hồ sơ có giá trị vĩnh viễn về Trung tâm Lưu trữ lịch sử là việc làm thường xuyên, ổn định và lâu dài; xem đó là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, năng lực lãnh đạo, điều hành và là một trong những tiêu chí đánh giá, bình xét danh hiệu thi đua, khen thưởng cho tập thể và cá nhân hàng năm.

3. Dự toán kinh phí hàng năm cho công tác văn thư, lưu trữ, trong đó công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu, số hóa hồ sơ là nhiệm vụ bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức.

4. Tiếp tục củng cố, nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức như: Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ ổn định và phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để người làm văn thư, lưu trữ phát huy hết năng lực của mình, phục vụ tốt nhất cho công việc; ưu tiên bố trí người văn thư, lưu trữ chuyên trách đúng chuyên môn nghiệp vụ; tăng cường tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho những người bố trí không đúng chuyên môn, kiêm nhiệm nhiều công việc.

5. Tăng cường đầu tư, trang bị cơ sở vật chất cần thiết cho việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu và các thiết bị đảm bảo an toàn nhằm nâng cao tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.

6. Đến năm 2023, định kỳ quý 3 hàng năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đúng quy định.

II. PHÂN CÔNG THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

a) Sở Nội vụ chủ trì, chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện theo lộ trình Đề án thu thập và tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử và báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố kết quả triển khai thực hiện và tổ chức thực hiện như sau:

- Phối hợp với Sở Tài chính xây dựng kế hoạch hàng năm và dự trù kinh phí cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt;

- Tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố ban hành văn bản chỉ đạo để tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;

- Tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cụ thể là công tác thu thập, bổ sung và quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức;

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng; xác định giá trị tài liệu, thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu, số lượng và thời gian giao nộp tài liệu;

- Thẩm định và phê duyệt Mục lục hồ sơ nộp lưu;

- Thông báo kết quả phê duyệt cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu;

- Báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình tiến độ, kết quả thực hiện Đề án hàng năm; tham mưu đề xuất tổ chức sơ kết, tổng kết, đề xuất khen thưởng các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

b) Giao Trung tâm Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm:

- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu khảo sát thành phần tài liệu hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan để hướng dẫn, lập Mục lục hồ sơ nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử;

- Rà soát, kiểm tra Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu so với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra thực tế hồ sơ, tài liệu;

- Phối hợp thẩm định Mục lục hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu;

- Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu;

- Tiếp nhận tài liệu, đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá, kệ.

2. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Phối hợp, hướng dẫn Sở Nội vụ và các cơ quan, tổ chức liên quan dự trù kinh phí tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.

3. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

a) Xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ, đồng thời tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

b) Xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ trên cơ sở Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành.

c) Tổ chức chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu và lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định.

d) Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định:

- Đối với tài liệu hành chính: áp dụng tại Khoản 1, Điều 21 Luật Lưu trữ;

- Đối với tài liệu chuyên ngành: áp dụng tại Điều 14, Điều 15 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

đ) Trường hợp chưa tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử do hồ sơ, tài liệu cần phục vụ cho công tác điều tra, quyết toán và công trình đang triển khai dở dang phải có Báo cáo bằng văn bản nêu lý do xin hoãn nhưng phải lập và nộp Mục lục hồ sơ và Mục lục văn bản; các phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử đồng thời bàn giao tài liệu ngay sau khi giải quyết công việc được kết thúc;

e) Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan hàng năm; Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (kể cả tài liệu điện tử nếu có) để chuẩn bị cho công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định;

g) Lập danh mục tài liệu lưu trữ có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có);

h) Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu: tổ chức kiểm tra khối tài liệu chuẩn bị nộp lưu; sắp xếp tài liệu vào hộp, cặp; dán nhãn, ghi số thứ tự hộp bảo quản theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (theo hướng dẫn của Sở Nội vụ);

i) Bố trí nhân sự, tham dự đầy đủ các buổi tập huấn và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ;

k) Tổ chức thu thập tài liệu, bố trí trang thiết bị, phương tiện cần thiết (kho bảo quản, kệ giá, hộp đựng tài liệu) phục vụ cho công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố;

l) Vận chuyển tài liệu đến Kho Lưu trữ lịch sử Thành phố để giao nộp;

m) Dự trù kinh phí và tổ chức quyết toán kinh phí thực hiện việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;

n) Báo cáo kết quả tình hình triển khai và tiến độ thực hiện các nội dung liên quan của Đề án đến Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ).

4. Trách nhiệm của cơ quan ngành dọc thành phố

Giao cơ quan ngành dọc thành phố chủ trì, phối hợp Ủy ban nhân dân quận, huyện hướng dẫn việc giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử đối với cơ quan ngành dọc cấp quận, huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

5. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các quận, huyện

Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo và giao Phòng Nội vụ:

- Chủ trì phối hợp với các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tại quận, huyện mình và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố:

+ Lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh của từng phông lưu trữ cơ quan cấp huyện;

+ Lập Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu và làm các thủ tục giao nộp cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố theo quy định.

- Báo cáo kết quả tình hình triển khai và tiến độ thực hiện các nội dung liên quan của Đề án đến Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ).

III. NGUỒN KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Kinh phí thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố giai đoạn 2018 - 2022 được sử dụng từ nguồn ngân sách của thành phố theo đề xuất của Sở Nội vụ, thẩm định của Sở Tài chính thẩm định trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt hàng năm theo các kế hoạch cụ thể:

a) Chi phí tổ chức khảo sát, hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ về công tác thu thập hồ sơ, tài liệu tại 707 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

b) Chi phí hoạt động và công tác phí của Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành phố

c) Chi phí vận chuyển giao nhận tài liệu, mua sắm trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu (kệ, hộp bảo quản) tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.

d) Chi phí tổ chức nghiên cứu, sưu tầm, thu thập và bổ sung nguồn tài liệu về lịch sử Sài Gòn - Chợ Lớn - Gia Định giai đoạn 1945 - 1975; tài liệu Ủy ban Quân quản thành phố Sài Gòn - Gia Định giai đoạn 1975 - 1976 vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

2. Các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố sử dụng nguồn kinh phí được giao hàng năm để triển khai thực hiện các công tác lựa chọn và hoàn thiện Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức mình để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

3. Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo xây dựng kế hoạch và phê duyệt kinh phí để thực hiện lựa chọn tài liệu của các cơ quan cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử và hoàn thiện Mục lục hồ sơ để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố./.

PHỤ LỤC

DANH MỤC CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ SỐ LƯỢNG TÀI LIỆU DỰ KIẾN THU THẬP VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 559/QĐ-UBND ngày 06 tháng 02 năm 2018 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố)