Kế hoạch 1838/KH-BHXH năm 2022 về số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành Bảo hiểm xã hội Việt Nam

KẾ HOẠCH

SỐ HÓA HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; Kế hoạch số 1526/KH-BHXH ngày 02/6/2021 về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg, Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam ban hành Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ với những nội dung như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

1.1. Xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ thông qua quy trình số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ bản giấy sang hồ sơ, tài liệu điện tử được ký số để quản lý tập trung tại Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH. Đồng bộ hóa công tác lưu trữ theo hướng hiện đại phục vụ nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm diện tích kho; đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành, nghiên cứu khoa học, các hoạt động nghiệp vụ và sử dụng tài liệu theo quy định góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của ngành BHXH Việt Nam.

1.2. Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp từ bản giấy sang khai thác tài liệu điện tử nhằm góp phần cải cách hành chính và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

2. Yêu cầu

2.1. Bảo đảm số hóa tối thiểu 30% tài liệu không ở định dạng điện tử của lưu trữ ngành BHXH Việt Nam có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ khai thác sử dụng trực tuyến ở mức độ 4.

2.2. Tài liệu lưu trữ được số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý, xác định thời hạn bảo quản tài liệu và thường xuyên được tra cứu, sử dụng đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam (gọi chung là Trung tâm Lưu trữ), tại BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh) và BHXH thành phố, thị xã, quận, huyện trực thuộc BHXH tỉnh (gọi chung là BHXH huyện).

2.3. Số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo chính xác, nguyên trạng về nội dung, bố cục so với tài liệu gốc, tuân thủ các quy trình số hóa quy định.

2.4. Số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

2.5. Tài liệu sau số hóa được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp; sử dụng chữ ký số đô chứng thực lưu trữ; thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập và sử dụng trong nghiệp vụ thông qua các phần mềm nghiệp vụ của Ngành.

II. ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI

1. Đối tượng

1.1. Thực hiện số hóa đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ bản giấy của ngành BHXH Việt Nam hiện đang được quản lý và lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ, BHXH tỉnh và BHXH huyện.

1.2. Hồ sơ, tài liệu có nội dung thuộc Danh mục bí mật nhà nước và các văn bản quy phạm pháp luật theo quy định tại Điều 4 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2020 không thuộc đối tượng số hóa của Kế hoạch này.

2. Phạm vi tài liệu số hóa

Số hóa hồ sơ, tài liệu giấy hình thành từ năm 1995 đến năm 2021 chưa có dữ liệu trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và các phần mềm nghiệp vụ của ngành BHXH Việt Nam.

III. NHIỆM VỤ

1. Xây dựng Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ và triển khai các nhiệm vụ liên quan.

2. Thống kê, phân loại, lựa chọn, xác định khối lượng và tình trạng tài liệu trước khi tiến hành số hóa.

3. Xây dựng dự toán, thanh quyết toán kinh phí số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định.

4. Triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ; BHXH tỉnh, BHXH huyện hoàn thành trước ngày 31/12/2024, theo lộ trình sau:

- Giai đoạn 1: Tổ chức triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ và 03 BHXH tỉnh (bao gồm BHXH huyện): Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng hoàn thành trước ngày 30/12/2023.

- Giai đoạn 2: Tổ chức triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại BHXH tỉnh còn lại (bao gồm BHXH huyện) hoàn thành trước ngày 31/12/2024.

5. Bảo đảm điều kiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam.

6. Báo cáo tình hình triển khai và kết quả thực hiện nhiệm vụ về BHXH Việt Nam.

KẾ HOẠCH

SỐ HÓA HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; Kế hoạch số 1526/KH-BHXH ngày 02/6/2021 về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg, Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam ban hành Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ với những nội dung như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

1.1. Xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ thông qua quy trình số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ bản giấy sang hồ sơ, tài liệu điện tử được ký số để quản lý tập trung tại Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH. Đồng bộ hóa công tác lưu trữ theo hướng hiện đại phục vụ nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm diện tích kho; đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành, nghiên cứu khoa học, các hoạt động nghiệp vụ và sử dụng tài liệu theo quy định góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của ngành BHXH Việt Nam.

1.2. Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp từ bản giấy sang khai thác tài liệu điện tử nhằm góp phần cải cách hành chính và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

2. Yêu cầu

2.1. Bảo đảm số hóa tối thiểu 30% tài liệu không ở định dạng điện tử của lưu trữ ngành BHXH Việt Nam có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ khai thác sử dụng trực tuyến ở mức độ 4.

2.2. Tài liệu lưu trữ được số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý, xác định thời hạn bảo quản tài liệu và thường xuyên được tra cứu, sử dụng đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam (gọi chung là Trung tâm Lưu trữ), tại BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh) và BHXH thành phố, thị xã, quận, huyện trực thuộc BHXH tỉnh (gọi chung là BHXH huyện).

2.3. Số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo chính xác, nguyên trạng về nội dung, bố cục so với tài liệu gốc, tuân thủ các quy trình số hóa quy định.

2.4. Số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

2.5. Tài liệu sau số hóa được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp; sử dụng chữ ký số đô chứng thực lưu trữ; thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập và sử dụng trong nghiệp vụ thông qua các phần mềm nghiệp vụ của Ngành.

II. ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI

1. Đối tượng

1.1. Thực hiện số hóa đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ bản giấy của ngành BHXH Việt Nam hiện đang được quản lý và lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ, BHXH tỉnh và BHXH huyện.

1.2. Hồ sơ, tài liệu có nội dung thuộc Danh mục bí mật nhà nước và các văn bản quy phạm pháp luật theo quy định tại Điều 4 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2020 không thuộc đối tượng số hóa của Kế hoạch này.

2. Phạm vi tài liệu số hóa

Số hóa hồ sơ, tài liệu giấy hình thành từ năm 1995 đến năm 2021 chưa có dữ liệu trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và các phần mềm nghiệp vụ của ngành BHXH Việt Nam.

III. NHIỆM VỤ

1. Xây dựng Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ và triển khai các nhiệm vụ liên quan.

2. Thống kê, phân loại, lựa chọn, xác định khối lượng và tình trạng tài liệu trước khi tiến hành số hóa.

3. Xây dựng dự toán, thanh quyết toán kinh phí số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định.

4. Triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ; BHXH tỉnh, BHXH huyện hoàn thành trước ngày 31/12/2024, theo lộ trình sau:

- Giai đoạn 1: Tổ chức triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ và 03 BHXH tỉnh (bao gồm BHXH huyện): Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng hoàn thành trước ngày 30/12/2023.

- Giai đoạn 2: Tổ chức triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại BHXH tỉnh còn lại (bao gồm BHXH huyện) hoàn thành trước ngày 31/12/2024.

5. Bảo đảm điều kiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam.

6. Báo cáo tình hình triển khai và kết quả thực hiện nhiệm vụ về BHXH Việt Nam.

(Chi tiết tại Phụ lục 1)

IV. KINH PHÍ

Kinh phí thực hiện Kế hoạch từ chi phí quản lý BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp hàng năm được BHXH Việt Nam giao cho các đơn vị.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trung tâm Lưu trữ

1.1. Là đầu mối chủ trì tham mưu, giúp Lãnh đạo Ngành tổ chức thực hiện Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam.

1.2. Hướng dẫn quy trình số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam.

1.3. Căn cứ Danh mục tài liệu lưu trữ cần số hóa (Phụ lục II) và hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ tại Trung tâm để rà soát, lập Danh mục chi tiết tên loại, khối lượng hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ cần số hóa; đối với những văn bản đã phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa tạo lập hồ sơ điện tử thực hiện số hóa bổ sung những tài liệu có liên quan.

1.4. Thẩm định Danh mục chi tiết tên loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần số hóa của BHXH tỉnh.

1.5. Hướng dẫn, kiểm tra BHXH các tỉnh trong việc thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

1.6. Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam.

2. Trung tâm Công nghệ thông tin

Bảo đảm yêu cầu về phần mềm số hóa và các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị để triển khai việc số hóa tài liệu lưu trữ giấy trong toàn ngành BHXH Việt Nam.

3. Vụ Tài chính - Kế toán

3.1. Thẩm định dự toán kinh phí số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ trình Lãnh đạo Ngành phê duyệt.

3.2. Tổng hợp kinh phí thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ và báo cáo Lãnh đạo Ngành theo quy định.

4. BHXH tỉnh

4.1. Căn cứ Danh mục tài liệu lưu trữ cần số hóa (Phụ lục II) và hồ sơ, tài liệu đang lưu trữ tại BHXH tỉnh, BHXH huyện để:

a. Rà soát, lựa chọn, lập danh mục chi tiết tên loại, khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần số hóa đối với hồ sơ, tài liệu hành chính hình thành từ năm 1995 đến năm 2021 có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bảo quản 70 năm, 50 năm.

b. Rà soát, lựa chọn, lập danh mục chi tiết tên loại, khối lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần số hóa đối với hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ hình thành trước năm 2021 có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bảo quản 70 năm, 50 năm; hồ sơ hưởng các chế độ BHXH chưa được số hoá trước đây do không có hồ sơ lưu tại Trung tâm Lưu trữ và hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã đưa vào lưu trữ theo quy định tại Nghị định số 61/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ.

4.2. Tiến hành số hóa theo thứ tự ưu tiên sau:

- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản 70 năm phải là hồ sơ, tài liệu có tần suất sử dụng cao, phục vụ khai thác và tra cứu thường xuyên để giải quyết các chế độ, chính sách về BHXH, BHYT, BHTN.

- Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH hàng tháng; hưởng trợ cấp, chế độ BHXH một lần từ tháng 4/2019 trở về trước chưa được số hóa.

- Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã đưa vào lưu trữ theo quy định tại Nghị định số 61/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ bao gồm: Hồ sơ TTHC giải quyết thành công từ tháng 7/2018 đến hết tháng 12/2021 đã cấp kết quả giải quyết TTHC bằng bản giấy (trừ những hồ sơ được scan để giải quyết TTHC và đã trả kết quả giải quyết TTHC bằng bản điện tử theo quy định tại Quyết định số 2192/QĐ-BHXH ngày 10/12/2019 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam).

- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản 50 năm là tập lưu Công văn đi.

- Đối với những văn bản đã phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa tạo lập hồ sơ điện tử thực hiện số hóa bổ sung những tài liệu có liên quan.

4.3. Lập dự toán kinh phí, tổ chức số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại BHXH tỉnh, BHXH huyện sau khi được Lãnh đạo Ngành phê duyệt; thực hiện nghiệm thu, thanh quyết toán kinh phí số hóa theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

4.4. Chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ đối với BHXH huyện.

4.5. Chịu trách nhiệm về rà soát, lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần số hóa và tổ chức thực hiện tại BHXH tỉnh, BHXH huyện bảo đảm hiệu quả, đúng tiến độ.

4.6. Báo cáo kết quả số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại BHXH tỉnh, BHXH huyện (Phụ lục III) về BHXH Việt Nam trước ngày 15/12 hằng năm.

Trên đây là Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH Việt Nam, yêu cầu các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh nghiêm túc thực hiện. Trong quá trình triển khai nếu có khó khăn, vướng mắc phản ánh kịp thời về BHXH Việt Nam (qua Trung tâm Lưu trữ) để được hướng dẫn./

PHỤ LỤC I

NHIỆM VỤ CỤ THỂ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH SỐ HÓA HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA NGÀNH BHXH VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số 1838/KH-BHXH ngày 08 tháng 7 năm 2022 của BHXH Việt Nam)

PHỤ LỤC II

DANH MỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẦN SỐ HÓA
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số 1838/KH-BHXH ngày 08 tháng 7 năm 2022 của BHXH Việt Nam)

PHỤ LỤC III

ĐỀ CƯƠNG BÁO CÁO
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số: 1838/KH-BHXH ngày 08 tháng 7 năm 2022 của BHXH Việt Nam)

BÁO CÁO

Kết quả số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội Việt Nam (Trung tâm Lưu trữ)

I. Cơ sở vật chất, nhân sự trong việc triển khai số hóa

1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ việc số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

2. Bố trí nhân sự thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ: (Giao nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm soát hồ sơ, tài liệu sau số hóa; bảo đảm an toàn và bí mật hồ sơ, tài liệu trong quá trình số hóa).

II. Kết quả thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ và cập nhật hồ sơ, tài liệu điện tử vào Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH

1. Khối lượng, kết quả thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu hành chính hình thành từ năm 1995 đến năm 2021 có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bảo quản 70 năm, 50 năm.

(Liệt kê số liệu theo từng nhóm hồ sơ, tài liệu được số hóa)

2. Khối lượng, kết quả thực hiện số hóa Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã đưa vào lưu trữ theo quy định tại Nghị định số 61/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ: Bao gồm Hồ sơ TTHC giải quyết thành công từ tháng 7/2018 đến hết tháng 12/2021 đã cấp kết quả giải quyết TTHC bằng bản giấy (trừ những hồ sơ được scan để giải quyết TTHC và đã trả kết quả giải quyết TTHC bằng bản điện tử theo quy định tại Quyết định số 2192/QĐ-BHXH ngày 10/12/2019 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam).

(Liệt kê số liệu theo từng lĩnh vực giải quyết TTHC)

3. Khối lượng, kết quả thực hiện số hóa hồ sơ hưởng BHXH: Hồ sơ bổ sung vào khối hồ sơ hưởng BHXH trên Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH do trước đây không có hồ sơ lưu tại Trung tâm Lưu trữ (hồ sơ hưởng các chế độ BHXH hàng tháng; hưởng trợ cấp, chế độ BHXH một lần từ tháng 4/2019 trở về trước chưa được số hóa).

(Liệt kê số liệu theo từng loại chế độ hưởng BHXH)

4. Khối lượng, kết quả thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu bổ sung vào hồ sơ công việc điện tử được lập trên trên Hệ thống văn bản quản lý và điều hành.

(Liệt kê số liệu theo từng hồ sơ giải quyết công việc của các đơn vị)

5. Kết quả cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sau số hóa tại BHXH tỉnh, BHXH huyện lên Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH.

III. Khó khăn, vướng mắc và kiến nghị, đề xuất

1. Khó khăn, vướng mắc

2. Kiến nghị, đề xuất