Công văn 370/VTLTNN-NV năm 2022 về lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành
| Số hiệu | 370/VTLTNN-NV |
| Ngày ban hành | 10/05/2022 |
| Ngày có hiệu lực | 10/05/2022 |
| Loại văn bản | Công văn |
| Cơ quan ban hành | Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước |
| Người ký | Đặng Thanh Tùng |
| Lĩnh vực | Công nghệ thông tin,Bộ máy hành chính |
|
BỘ NỘI VỤ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 370/VTLTNN-NV |
Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2022 |
|
Kính gửi: |
- Văn phòng Chủ tịch nước; |
Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, trong đó đã quy định việc lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Thực hiện Quyết định số 476/QĐ-BNV ngày 06 tháng 6 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các cơ quan, tổ chức trong quá trình lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (sau đây gọi là Hệ thống) cần lưu ý một số nội dung sau:
1. Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống
a) Đối với Danh mục hồ sơ
- Danh mục hồ sơ phải đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định của pháp luật về công tác văn thư;
- Danh mục hồ sơ được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống.
b) Đối với việc lập hồ sơ
- Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống;
- Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
c) Đối với việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
- Hồ sơ điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn;
- Trình tự, thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư.
2. Lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống
3. Mô tả chi tiết lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
a) Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ theo Mẫu Danh mục hồ sơ quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư trên Hệ thống;
- Văn phòng, bộ phận hành chính cập nhật Danh mục hồ sơ cho từng tài khoản đơn vị, cá nhân trên Hệ thống;
- Cá nhân tự cập nhật bổ sung danh mục hồ sơ phát sinh trên Hệ thống.
b) Bước 2: Lập hồ sơ
- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện cập nhật và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ trên Hệ thống bao gồm:
+ Văn bản đến;
+ Khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn bản đi trong hồ sơ (lần 1,2,3…);
+ Văn bản, tài liệu, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quá trình quản lý điều hành, giải quyết công việc;
+ Lưu hồ sơ khi kết thúc và thoát khỏi luồng xử lý công việc.
- Hệ thống tự cập nhật vào hồ sơ
+ Quá trình luân chuyển và thông tin chỉ đạo giải quyết văn bản đến;
+ Văn bản đi đã phát hành, quá trình luân chuyển và thông tin trong chỉ đạo soạn thảo văn bản đi.