Công văn 4815/BHXH-TCKT năm 2020 về hướng dẫn thanh quyết toán kinh phí rà soát, điều tra, khai thác đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 20/8/2019, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Công văn số 3045/BHXH-BT về hướng dẫn rà soát, điều tra, khai thác đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ - BNN). Để thống nhất trong tổ chức thực hiện, BHXH Việt Nam hướng dẫn việc thanh quyết toán kinh phí rà soát, điều tra, khai thác đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ - BNN như sau:

1. Chi xác minh, cập nhật địa chỉ, tình trạng hoạt động của doanh nghiệp

1.1. Trong phạm vi dự toán được giao, căn cứ vào điều kiện cụ thể và khối lượng công việc, Giám đốc BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh) thỏa thuận với cơ quan Bưu điện về phương án rà soát, điều tra để xác định mức khoán tiền công đối với mỗi đơn vị sử dụng lao động thực hiện điều tra, xác minh cho phù hợp với từng địa bàn điều tra xác minh, nhưng không vượt quá mức tiền công theo ngày quy định tại văn bản này.

1.2. Cán bộ trực tiếp đi xác minh địa chỉ doanh nghiệp, phân loại danh sách doanh nghiệp còn hoạt động tại địa chỉ kinh doanh hoặc không còn hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký được hưởng tiền công theo quy định tại Điểm a, Khoản 5 Điều 3 Thông tư số 109/2016/TT-BTC ngày 30/6/2016 của Bộ Tài chính quy định lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí thực hiện các cuộc điều tra thống kê, tổng điều tra thống kê quốc gia, cụ thể:

a) Trường hợp thuê cơ quan Bưu điện thực hiện: Mức chi tối đa được tính theo mức tiền lương tối thiểu vùng cao nhất tính theo ngày do Nhà nước quy định tại thời điểm tiến hành rà soát, điều tra, đôn đốc đơn vị.

(Ví dụ: Mức lương tối thiểu vùng cao nhất do Nhà nước quy định tại thời điểm tiến hành rà soát, điều tra, đôn đốc đơn vị là 4.180.000 đồng/tháng. Định mức tiền công ngày đối với trường hợp thuê ngoài thực hiện là 4.180.000 đồng/22 ngày = 190.000 đồng/ngày).

b) Trường hợp cán bộ cơ quan BHXH tự thực hiện trong giờ hành chính thì được thanh toán bằng 50% mức tiền công thuê cơ quan Bưu điện thực hiện.

1.3. Trường hợp cán bộ cơ quan BHXH tự thực hiện ngoài giờ hành chính thì được thanh toán tối đa không quá mức tiền công quy định tại Mục 1.2, Điểm 1 Công văn này và không được thanh toán tiền lương làm thêm ngoài giờ, phụ cấp công tác phí theo quy định.

1.4. Hồ sơ thanh toán

Việc thanh toán phải căn cứ và số lượng, chất lượng công việc được nghiệm thu gồm: Bảng kê chi thù lao (Phụ lục 01 kèm theo Công văn này); Danh sách doanh nghiệp đã rà soát còn hoạt động tại nơi đăng ký kinh doanh (Mẫu số D01-KS) có xác nhận của cơ quan Bưu điện và Danh sách doanh nghiệp không còn hoạt động tại nơi đăng ký kinh doanh (Mẫu số D02-KS) có xác nhận của cơ quan Bưu điện.

2. Chi phục vụ công tác điều tra tình trạng lao động của doanh nghiệp, đôn đốc thu, hướng dẫn đơn vị đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ - BNN sau khi gửi thông báo 2 lần doanh nghiệp vẫn không thực hiện đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN cho người lao động

Phòng/Tổ khai thác thu nợ cơ quan BHXH và cán bộ Bưu điện thực hiện rà soát, điều tra tình trạng sử dụng lao động tại doanh nghiệp, tuyên truyền, vận động, đôn đốc doanh nghiệp tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ - BNN cho người lao động được hưởng mức bồi dưỡng như sau:

2.1. Cán bộ cơ quan Bưu điện trực tiếp thực hiện công việc được hưởng mức tiền công theo quy định tại Mục 1.2, Điểm 1 Công văn này.

2.2. Cán bộ cơ quan BHXH thực hiện nhiệm vụ nêu trên thì được hưởng mức hỗ trợ theo quy định tại Khoản 2, Điều 24 Quyết định số 298/QĐ-BHXH ngày 25/02/2016 của BHXH Việt Nam ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ và trích lập các quỹ đối với các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam.

2.3. Hồ sơ thanh toán: Biên bản làm việc tại đơn vị có xác nhận của đại diện cơ quan BHXH và đại diện cơ quan Bưu điện (Mẫu 04h-KS)

3. Chỉ cập nhật dữ liệu rà soát, điều tra, khai thác lên hệ thống TST của cơ quan BHXH.

Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước đối với chi phí nhập các trường dữ liệu, cụ thể:

3.1. Mức chi quy định tại Phụ lục số 02 kèm theo Công văn này được áp dụng trong việc tính toán chi phí để thuê các cá nhân, tổ chức bên ngoài (không bao gồm công chức viên chức trong cơ quan, đơn vị BHXH) thực hiện cập nhật dữ liệu kết quả điều tra, khai thác đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ - BNN lên hệ thống TST. Thủ trưởng đơn vị xem xét, quyết định mức chi cụ thể căn cứ trên cơ sở nguồn kinh phí và nhu cầu, thanh toán theo thực tế và số trường dữ liệu đã được nghiệm thu bảo đảm không vượt quá mức chi quy định.

3.2. Cán bộ cơ quan BHXH thực hiện cập nhật dữ liệu lên hệ thống TST được thanh toán tiền làm thêm giờ theo quy định hoặc áp dụng mức chi cụ thể quy định tại phụ lục đính kèm Công văn này nhưng tối đa không quá 50% mức chi áp dụng cho đối tượng thuê ngoài.

4. Chi bồi dưỡng đối với cán bộ cơ quan BHXH được giao nhiệm vụ thanh tra về đóng BHXH, BHYT, BHTN

Thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 24 Quyết định số 298/QĐ-BHXH.

5. Các nội dung chi thanh toán theo thực tế phát sinh

5.1. Chi chuyển phát hồ sơ và các mẫu biểu từ cơ quan Bưu điện cho cơ quan BHXH và ngược lại, từ cơ quan Bưu điện đến doanh nghiệp (bao gồm nộp các mẫu: Mẫu 04a-KS, 04b-KS, 04e-KS do cơ quan Bưu điện gửi đến doanh nghiệp, các báo cáo D01-KS, D02-KS)

Thực hiện thanh toán theo mức cước phí chuyển phát bưu phẩm trong nước của cơ quan Bưu điện.

5.2. Chi in ấn, văn phòng phẩm phục vụ công việc rà soát, điều tra, khai thác đối tượng

Thanh toán theo chi phí thực tế và giá cả tại địa phương bảo đảm tuân thủ quy định về hóa đơn chứng từ và quy định về đấu thầu, mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ.

6. Tổ chức thực hiện

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 20/8/2019, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Công văn số 3045/BHXH-BT về hướng dẫn rà soát, điều tra, khai thác đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ - BNN). Để thống nhất trong tổ chức thực hiện, BHXH Việt Nam hướng dẫn việc thanh quyết toán kinh phí rà soát, điều tra, khai thác đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ - BNN như sau:

1. Chi xác minh, cập nhật địa chỉ, tình trạng hoạt động của doanh nghiệp

1.1. Trong phạm vi dự toán được giao, căn cứ vào điều kiện cụ thể và khối lượng công việc, Giám đốc BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh) thỏa thuận với cơ quan Bưu điện về phương án rà soát, điều tra để xác định mức khoán tiền công đối với mỗi đơn vị sử dụng lao động thực hiện điều tra, xác minh cho phù hợp với từng địa bàn điều tra xác minh, nhưng không vượt quá mức tiền công theo ngày quy định tại văn bản này.

1.2. Cán bộ trực tiếp đi xác minh địa chỉ doanh nghiệp, phân loại danh sách doanh nghiệp còn hoạt động tại địa chỉ kinh doanh hoặc không còn hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký được hưởng tiền công theo quy định tại Điểm a, Khoản 5 Điều 3 Thông tư số 109/2016/TT-BTC ngày 30/6/2016 của Bộ Tài chính quy định lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí thực hiện các cuộc điều tra thống kê, tổng điều tra thống kê quốc gia, cụ thể:

a) Trường hợp thuê cơ quan Bưu điện thực hiện: Mức chi tối đa được tính theo mức tiền lương tối thiểu vùng cao nhất tính theo ngày do Nhà nước quy định tại thời điểm tiến hành rà soát, điều tra, đôn đốc đơn vị.

(Ví dụ: Mức lương tối thiểu vùng cao nhất do Nhà nước quy định tại thời điểm tiến hành rà soát, điều tra, đôn đốc đơn vị là 4.180.000 đồng/tháng. Định mức tiền công ngày đối với trường hợp thuê ngoài thực hiện là 4.180.000 đồng/22 ngày = 190.000 đồng/ngày).

b) Trường hợp cán bộ cơ quan BHXH tự thực hiện trong giờ hành chính thì được thanh toán bằng 50% mức tiền công thuê cơ quan Bưu điện thực hiện.

1.3. Trường hợp cán bộ cơ quan BHXH tự thực hiện ngoài giờ hành chính thì được thanh toán tối đa không quá mức tiền công quy định tại Mục 1.2, Điểm 1 Công văn này và không được thanh toán tiền lương làm thêm ngoài giờ, phụ cấp công tác phí theo quy định.

1.4. Hồ sơ thanh toán

Việc thanh toán phải căn cứ và số lượng, chất lượng công việc được nghiệm thu gồm: Bảng kê chi thù lao (Phụ lục 01 kèm theo Công văn này); Danh sách doanh nghiệp đã rà soát còn hoạt động tại nơi đăng ký kinh doanh (Mẫu số D01-KS) có xác nhận của cơ quan Bưu điện và Danh sách doanh nghiệp không còn hoạt động tại nơi đăng ký kinh doanh (Mẫu số D02-KS) có xác nhận của cơ quan Bưu điện.

2. Chi phục vụ công tác điều tra tình trạng lao động của doanh nghiệp, đôn đốc thu, hướng dẫn đơn vị đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ - BNN sau khi gửi thông báo 2 lần doanh nghiệp vẫn không thực hiện đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN cho người lao động

Phòng/Tổ khai thác thu nợ cơ quan BHXH và cán bộ Bưu điện thực hiện rà soát, điều tra tình trạng sử dụng lao động tại doanh nghiệp, tuyên truyền, vận động, đôn đốc doanh nghiệp tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ - BNN cho người lao động được hưởng mức bồi dưỡng như sau:

2.1. Cán bộ cơ quan Bưu điện trực tiếp thực hiện công việc được hưởng mức tiền công theo quy định tại Mục 1.2, Điểm 1 Công văn này.

2.2. Cán bộ cơ quan BHXH thực hiện nhiệm vụ nêu trên thì được hưởng mức hỗ trợ theo quy định tại Khoản 2, Điều 24 Quyết định số 298/QĐ-BHXH ngày 25/02/2016 của BHXH Việt Nam ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ và trích lập các quỹ đối với các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Việt Nam.

2.3. Hồ sơ thanh toán: Biên bản làm việc tại đơn vị có xác nhận của đại diện cơ quan BHXH và đại diện cơ quan Bưu điện (Mẫu 04h-KS)

3. Chỉ cập nhật dữ liệu rà soát, điều tra, khai thác lên hệ thống TST của cơ quan BHXH.

Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước đối với chi phí nhập các trường dữ liệu, cụ thể:

3.1. Mức chi quy định tại Phụ lục số 02 kèm theo Công văn này được áp dụng trong việc tính toán chi phí để thuê các cá nhân, tổ chức bên ngoài (không bao gồm công chức viên chức trong cơ quan, đơn vị BHXH) thực hiện cập nhật dữ liệu kết quả điều tra, khai thác đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ - BNN lên hệ thống TST. Thủ trưởng đơn vị xem xét, quyết định mức chi cụ thể căn cứ trên cơ sở nguồn kinh phí và nhu cầu, thanh toán theo thực tế và số trường dữ liệu đã được nghiệm thu bảo đảm không vượt quá mức chi quy định.

3.2. Cán bộ cơ quan BHXH thực hiện cập nhật dữ liệu lên hệ thống TST được thanh toán tiền làm thêm giờ theo quy định hoặc áp dụng mức chi cụ thể quy định tại phụ lục đính kèm Công văn này nhưng tối đa không quá 50% mức chi áp dụng cho đối tượng thuê ngoài.

4. Chi bồi dưỡng đối với cán bộ cơ quan BHXH được giao nhiệm vụ thanh tra về đóng BHXH, BHYT, BHTN

Thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 24 Quyết định số 298/QĐ-BHXH.

5. Các nội dung chi thanh toán theo thực tế phát sinh

5.1. Chi chuyển phát hồ sơ và các mẫu biểu từ cơ quan Bưu điện cho cơ quan BHXH và ngược lại, từ cơ quan Bưu điện đến doanh nghiệp (bao gồm nộp các mẫu: Mẫu 04a-KS, 04b-KS, 04e-KS do cơ quan Bưu điện gửi đến doanh nghiệp, các báo cáo D01-KS, D02-KS)

Thực hiện thanh toán theo mức cước phí chuyển phát bưu phẩm trong nước của cơ quan Bưu điện.

5.2. Chi in ấn, văn phòng phẩm phục vụ công việc rà soát, điều tra, khai thác đối tượng

Thanh toán theo chi phí thực tế và giá cả tại địa phương bảo đảm tuân thủ quy định về hóa đơn chứng từ và quy định về đấu thầu, mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ.

6. Tổ chức thực hiện

6.1. Giám đốc BHXH tỉnh chỉ đạo các phòng liên quan phối hợp chặt chẽ trong tổ chức triển khai, chịu trách nhiệm trong quản lý, sử dụng kinh phí được giao phục vụ cho công việc rà soát, điều tra, khai thác đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN, chất lượng công việc và tuân thủ các quy trình, hồ sơ tài liệu theo đúng hướng dẫn tại Công văn số 3045/BHXH-BT.

6.2. Hàng năm, BHXH các tỉnh căn cứ vào các nội dung chi và mức chi hướng dẫn tại Công văn này để xây dựng dự toán kinh phí thực hiện; tổng hợp vào dự toán chi phí quản lý BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị và gửi BHXH Việt Nam theo đúng quy định. Căn cứ dự toán kinh phí được giao, Giám đốc BHXH tỉnh thực hiện phân bổ kinh phí cho các đơn vị trực thuộc.

6.3. Các mức chi quy định tại Công văn này là mức chi tối đa. BHXH tỉnh xác định khối lượng công việc, địa bàn cụ thể và các nhiệm vụ để hợp đồng với cơ quan Bưu điện thực hiện đảm bảo tuân thủ các quy trình, quy định của BHXH Việt Nam và quy định của pháp luật. Thanh toán trên cơ sở khối lượng công việc thực tế hoàn thành được nghiệm thu đảm bảo chất lượng, đúng với hợp đồng đã ký kết và hóa đơn, chứng từ theo quy định.

6.4. Các nội dung chi nêu trên được tổng hợp và quyết toán vào các mục, tiểu mục tương ứng của mục lục ngân sách chi phí quản lý BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị ban hành kèm theo Công văn số 709/BHXH-TCKT ngày 05/3/2018 của BHXH Việt Nam hướng dẫn điều chỉnh mục lục ngân sách chi hoạt động của Ngành BHXH.

Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có vướng mắc kịp thời báo cáo BHXH Việt Nam (Vụ Tài chính - Kế toán) để nghiên cứu, giải quyết./.

PHỤ LỤC 01

BẢNG KÊ CHI THÙ LAO RÀ SOÁT, XÁC MINH ĐƠN VỊ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
(Phụ lục kèm theo Công văn số 4815/BHXH-TCKT ngày 24 tháng 12 năm 2019 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Từ ngày .... tháng ..... năm ..... đến ngày ..... tháng ..... năm ...................

Số tiền đề nghị chi: .........................................(bằng chữ ............................................)

(Kèm theo danh sách số D01-KS, DO2-KS)

Ví dụ: Huyện Y thuộc tỉnh X có 10 đơn vị sử dụng lao động, theo phương án do cơ quan BHXH xác định một cán bộ Bưu điện một ngày có thể rà soát được tối đa 2 doanh nghiệp, theo định mức thù lao tối đa 190,000 đồng/người/ngày thì đơn giá thanh toán theo đơn vị sử dụng lao động đối với địa bàn Y là 190,000/2=95,000 đồng.

PHỤ LỤC SỐ 02

ĐỊNH MỨC NHẬP DỮ LIỆU RÀ SOÁT, ĐIỀU TRA, KHAI THÁC ĐỐI TƯỢNG THAM GIA BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN
(Phụ lục kèm theo Công văn số 4815/BHXH-TCKT ngày 24 tháng 12 năm 2019 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam)