Tài liệu lưu trữ của Bảo hiểm xã hội được bảo quản như thế nào theo quy định pháp luật?
Nội dung chính
Tài liệu lưu trữ của Bảo hiểm xã hội được bảo quản như thế nào theo quy định pháp luật?
Bảo quản tài liệu lưu trữ của Bảo hiểm xã hội được quy định tại Điều 23 Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013 Quy định công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Cụ thể:
- Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quản trong kho Lưu trữ cơ quan.
- Kho lưu trữ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Kho phải cao ráo, thông thoáng, sạch sẽ, không để bụi bẩn, úng ngập.
+ Kho phải xa nơi có chất nổ, chất dễ cháy, không bị ánh nắng chiếu trực tiếp vào tài liệu.
+ Kho phải có đủ các trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu và có biện pháp phòng, chống hiệu quả về: cháy, nổ, ẩm mốc, mối, mọt, chuột, kẻ gian phá hoại; bố trí cầu dao cắt diện từng phần hoặc toàn bộ mạch điện khi cần thiết.
+ Kho phải được trang bị đầy đủ các thiết bị chuyên dùng để bảo quản hồ sơ, tài liệu như: giá, hộp, tủ, bìa hồ sơ; đảm bảo môi trường lưu trữ thích hợp để bảo quản an toàn các loại tài liệu lưu trữ. Giá, hộp, bìa bảo quản hồ sơ, tài liệu thực hiện theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 13), TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 14) và TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ (thực hiện theo Mẫu số 15).
+ Từng bước hiện đại hóa công tác lưu trữ để nâng cao hiệu quả quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sắp xếp tài liệu lưu trữ trong kho
+ Tài liệu lưu trữ được sắp xếp trong kho phải đảm bảo tính khoa học, an toàn, tiết kiệm diện tích sàn kho và vận dụng phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh cụ thể trong phạm vi quản lý tài liệu tại đơn vị.
+ Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp đựng tài liệu theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá.
Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
+ Giá để tài liệu được lắp thành hàng giá hai mặt, mỗi hàng giá không dài quá 10 mét. Các hàng giá được đặt vuông góc với cửa sổ, cách mặt tường từ 0,4 - 0,6 mét. Lối đi giữa các hàng giá từ 0,7 - 0,8 mét, lối đi giữa hai đầu giá từ 1,2 - 1,4 mét.
- Lập sơ đồ giá bảo quản tài liệu trong kho, sơ đồ cần thể hiện rõ vị trí bảo quản tài liệu của các đơn vị trong kho.