Bộ phận công cộng và kỹ thuật của cơ quan hành chính nhà nước được bố trí được quy định như thế nào?

Nội dung chính

Bộ phận công cộng và kỹ thuật của cơ quan hành chính nhà nước được bố trí được quy định như thế nào?

Bộ phận công cộng và kỹ thuật của cơ quan hành chính nhà nước được bố trí theo quy định tại Tiểu mục 7.8 Mục 7 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 4601:2012 về Công sở cơ quan hành chính nhà nước - Yêu cầu thiết kế như sau:

- Bộ phận công cộng và kỹ thuật bao gồm: văn phòng, phòng khách, phòng họp, phòng tổng đài điện thoại, bộ phận thông tin, phòng quản trị hệ thống máy tính, phòng truyền thống, kho lưu trữ, thư viện, bộ phận ấn loát, ảnh, thí nghiệm, xưởng,…

- Bộ phận công cộng, kỹ thuật và phục vụ phải được bố trí đảm bảo đủ điều kiện hoạt động và thực thi nhiệm vụ của cơ quan hành chính nhà nước;

- Các phòng có tính chất đặc thù như phòng tiếp khách quốc tế, phòng hội thảo, hội trường, phòng quản trị hệ thống máy tính, phòng lưu trữ, các bộ phận như dịch vụ công… bố trí chung cho khu liên cơ quan. Trường hợp bố trí riêng cần quy định cụ thể đối với từng cấp công sở.

Diện tích các phòng hợp, phòng tiếp khách được quy định cụ thể cho từng cấp công sở. Các phòng kĩ thuật đặc thù, chuyên ngành được thiết kế theo các qui định có liên quan.

- Văn phòng

+ Bộ phận văn phòng gồm phòng tiếp nhận và trả hồ sơ (bộ phận một cửa), bộ phận tiếp dân, văn thư đánh máy-hành chính-quản trị và phòng nhân sao tài liệu.

+ Phòng họp lớn được thiết kế theo yêu cầu sử dụng của liên cơ quan và được phê duyệt trong Báo cáo đầu tư. Qui mô phòng họp lớn không lớn hơn 200 chỗ. Trong phòng họp lớn nên trang bị bàn viết.

Đối với các cơ quan ngang Bộ, UBND Tỉnh, Thành phố được phép thiết kế một phòng họp với diện tích không nhỏ hơn 48 m².

+ Có thể bố trí từ một đến hai phòng đệm, diện tích không lớn hơn 24 m²/phòng và một phòng phục vụ kề với phòng họp, phòng hội nghị có diện tích từ 9 m² đến 12 m².

CHÚ THÍCH: Đối với phòng hội nghị có trang bị hệ thống nghe nhìn, phiên dịch, tiêu chuẩn diện tích được tính theo yêu cầu kỹ thuật của thiết bị.

+ Các cơ quan trực thuộc không nên xây dựng hội trường riêng.

Hội trường được thiết kế theo yêu cầu sử dụng chung của liên cơ quan và phải được phê duyệt trong báo cáo đầu tư. Quy mô hội trường được xác định theo tính toán và yêu cầu sử dụng, nhưng không được vượt quá 500 chỗ. Tiêu chuẩn diện tích tham khảo trong phụ lục B của tiêu chuẩn này.

CHÚ THÍCH: Khi thiết kế hội trường cần tính đến khả năng sử dụng Trung tâm hội nghị của Tỉnh (nếu có).

- Phòng lưu trữ

+ Phòng lưu trữ cơ quan thường được thiết kế ở công sở có số lượng hồ sơ lưu trữ dưới 12 000 đơn vị đầu sách, tài liệu, bao gồm nơi nhận và xử lý tài liệu, nơi giao và khai thác (đọc) tài liệu, kho lưu trữ tài liệu. Tiêu chuẩn diện tích tham khảo tại phụ lục C của tiêu chuẩn này.

CHÚ THÍCH: Việc tổ chức lưu trữ chung các tài liệu, hồ sơ của tỉnh, hoặc quận, huyện tại trung tâm lưu trữ nhà nước có thể tham khảo theo hướng dẫn thiết kế chuyên ngành, hoặc có thể tham khảo các mẫu thiết kế điển hình do Bộ Xây dựng ban hành.

+ Phòng hồ sơ, phòng tư liệu và kho sách phải có các biện pháp phòng cháy, chống nồm ẩm, tránh bụi, mối mọt và tia tử ngoại. Nền nhà phải dùng nền nhà không tạo ra bụi, dễ dọn vệ sinh.

Phòng hồ sơ, phòng tư liệu và kho sách phải được chiếu sáng đầy đủ, thông gió tốt, tránh ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp.

- Phòng máy tính và quản trị mạng

+ Đối với cơ quan có phòng máy tính và quản trị mạng riêng (nối mạng nội bộ, mạng Chính phủ và các địa phương khác) phải có trung tâm tích hợp dữ liệu.

+ Phòng máy tính, quản trị mạng và trung tâm tích hợp dữ liệu phải dựa vào loại máy móc và yêu cầu công nghệ để thiết kế mặt bằng kiến trúc và môi trường trong phòng tương ứng. Phòng đặt máy được bố trí xa các nguồn nhiễu loạn điện từ. Diện tích không nhỏ hơn 24 m².

+ Các thiết bị văn phòng như máy vi tính, máy xử lý giấy tờ loại nhỏ, máy phô tô cũng như máy hủy giấy có thể bố trí ở trong phòng làm việc.

+ Phòng in ấn của cơ quan được thiết kế theo yêu cầu sử dụng và được cấp có thẩm quyền phê duyệt trong báo cáo đầu tư.

+ Bộ phận tổng đài điện thoại.

Khi liên cơ quan hoặc cơ quan có tổng đài điện thoại dưới 100 số thì phải thiết kế tổng đài điện thoại với tiêu chuẩn diện tích như sau:

++ Phòng làm việc cho nhân viên từ 9 m² đến 12 m²

++ Phòng thiết bị từ 9 m² đến 12 m²

++ Đối với tổng đài điện thoại trên 100 số, thiết kế theo các thông số kỹ thuật của thiết bị.