Hướng dẫn thủ tục lập vi bằng

Nội dung chính

Thủ tục lập vi bằng

Bước 1: Người có nhu cầu lập vi bằng đến văn phòng thừa phát lại để yêu cầu lập vi bằng.

Thừa phát lại (hoặc Thư ký nghiệp vụ) có thể tiếp nhận nhu cầu của khách hàng nhưng Thừa phát lại phải chịu trách nhiệm về vi bằng do mình thực hiện. Người muốn lập vi bằng sẽ điền vào Phiếu yêu cầu lập vi bằng. Văn phòng thừa phát lại sẽ kiểm tra tính hợp pháp của yêu cầu lập vi bằng.

Bước 2: Thỏa thuận lập vi bằng.

Khách hàng sẽ ký vào phiếu thỏa thuận lập vi bằng, phiếu đảm bảo cho các nội dung sau:

- Nội dung cần lập vi bằng;

- Địa điểm, thời gian lập vi bằng;

- Chi phí lập vi bằng;

- Các thỏa thuận khác, nếu có.

Người có yêu cầu lập vi bằng sẽ đóng chi phí lập vi bằng cho Thừa phát lại.

Việc thỏa thuận lập vi bằng sẽ được lập thành 02 bản, người có yêu cầu lập vi bằng sẽ giữ 01 bản, văn phòng thừa phát lại sẽ giữ 01 bản.

Bước 3: Tiến hành lập vi bằng

Thừa phát lại có quyền yêu cầu người làm chứng chứng kiến việc lập vi bằng nếu thấy cần thiết. Thừa phát lại sẽ ghi nhận sự kiện mà mình chứng kiến một cách khách quan, trung thực.

Hình thức và nội dung chủ yếu của vi bằng:

- Tên, địa chỉ văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng;

- Địa điểm, giờ, ngày, tháng, năm lập vi bằng;

- Người tham gia khác (nếu có);

- Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng và nội dung yêu cầu lập vi bằng;

- Nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;

- Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng;

- Chữ ký của Thừa phát lại lập vi bằng và đóng dấu văn phòng Thừa phát lại, chữ ký của những người tham gia, chứng kiến (nếu có) và có thể có chữ ký của những người có hành vi bị lập vi bằng.

Kèm theo vi bằng có thể có hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh khác.

Vi bằng lập thành 03 bản chính: 01 bản giao người yêu cầu; 01 bản gửi Sở Tư pháp trực thuộc để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng; 01 bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng.

Bước 4: Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng

Trước khi giao vi bằng, thừa phát lại (hoặc thư ký nghiệp vụ) đề nghị khách hàng ký vào sổ bàn giao vi bằng và thanh lý thỏa thuận lập vi bằng. Thừa phát lại giao lại cho khách hàng một bản chính của vi bằng.

Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại. Sở Tư pháp có quyền từ chối đăng ký nếu phát hiện thấy việc lập vi bằng không đúng thẩm quyền, không thuộc phạm vi lập vi bằng theo quy định tại Điều 25 của Nghị định này; vi bằng không được gửi đúng thời hạn để đăng ký theo quy định tại khoản 4, Điều 26 của Nghị định này. Việc từ chối phải được thông báo ngay bằng văn bản cho Văn phòng Thừa phát lại và người yêu cầu lập vi bằng trong đó nêu rõ lý do từ chối đăng ký.

Vi bằng được coi là hợp lệ khi được đăng ký tại Sở Tư pháp.

Căn cứ pháp lý: Điều 26, Điều 27, Điều 29 Nghị định 61/2009/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của thừa phát lại thực hiện thí điểm tại thành phố Hồ Chí Minh, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 135/2013/NĐ-CP.