Hướng dẫn tìm kiếm và chọn thuê văn phòng phù hợp với doanh nghiệp nhỏ

Nội dung chính

Xác định nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ

- Diện tích: Xác định diện tích văn phòng cần thuê là bước đầu tiên và rất quan trọng trong quá trình tìm kiếm không gian làm việc phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Để xác định diện tích cần thiết, bạn nên thực hiện các bước sau:

+ Tính toán số lượng nhân viên: Xem xét số lượng nhân viên hiện tại và dự đoán số lượng nhân viên trong tương lai. Một quy tắc chung là mỗi nhân viên cần khoảng 10-15 m² không gian làm việc.

+ Phân tích không gian các phòng: xác định số lượng bạn cần thiết trong phòng làm việc, xác định kích thước phòng họp (Một phòng họp nhỏ thường cần khoảng 15-20 m²)... Bạn cũng nên tính toán một chút không gian dự phòng để có thể mở rộng trong tương lai mà không cần phải di chuyển văn phòng.

- Vị trí văn phòng: Đây là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi lựa chọn vị trí văn phòng:

+ Khả năng tiếp cận: Lựa chọn khu vực có lưu lượng khách hàng cao, dễ dàng tiếp cận để tạo điều kiện thuận lợi cho việc gặp gỡ và phục vụ khách hàng.

+ Tiện ích giao thông: Chọn vị trí gần các tuyến đường lớn, giao thông công cộng như xe buýt, tàu điện ngầm. Điều này không chỉ giúp nhân viên dễ dàng di chuyển mà còn tạo thuận lợi cho khách hàng.

Hướng dẫn tìm kiếm và chọn thuê văn phòng phù hợp với doanh nghiệp nhỏ ( Hình từ Internet)

Lên kế hoạch tài chính

- Xác định ngân sách: Việc xác định ngân sách cho thuê văn phòng là bước quan trọng trong kế hoạch tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt đối với doanh nghiệp nhỏ. Để thực hiện điều này, bạn cần làm các bước sau:

+ Tổng kết chi phí thuê văn phòng hàng tháng: Thông thường, chi phí thuê nên không vượt quá 10-15% tổng doanh thu hàng tháng của doanh nghiệp. Nên tìm hiểu giá thuê văn phòng trong khu vực mong muốn để có cái nhìn rõ ràng về mức chi phí cần thiết.

+ Chi phí bổ sung: Tính toán chi phí điện, nước sinh hoạt hàng tháng, dựa trên số lượng thiết bị sử dụng và thời gian làm việc cũng như theo số lượng người và mức tiêu thụ. Lên kế hoạch cho chi phí kết nối internet. Chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

+ Phí dịch vụ: Thông thường các doanh nghiệp nhỏ sẽ có nhu cầu thuê văn phòng trong tòa nhà để tiết kiệm chi phí cũng như dễ kiểm soát an ninh. Nếu văn phòng thuê nằm trong tòa nhà có dịch vụ quản lý, hãy xem xét các khoản phí dịch vụ bao gồm bảo vệ, dọn dẹp, và bảo trì.

- Dự phòng ngân sách: Nên dành một khoản ngân sách dự phòng khoảng 5-10% cho các chi phí bất ngờ có thể phát sinh trong quá trình thuê. Dưới đây là một số khoản chi phí bạn nên dự trù:

+ Bảo trì văn phòng: Chi phí bảo trì định kỳ cho các thiết bị và cơ sở vật chất trong văn phòng. Bao gồm sửa chữa điện, nước, và bảo trì trang thiết bị.

+ Quản lý văn phòng: Nếu văn phòng được quản lý bởi một công ty quản lý tòa nhà, có thể có các khoản phí quản lý hàng tháng hoặc hàng năm. Điều này thường bao gồm các dịch vụ như bảo trì chung, vệ sinh và an ninh.

- Chi phí thay đổi và nâng cấp: Nếu doanh nghiệp có kế hoạch thay đổi bố trí văn phòng hoặc nâng cấp cơ sở vật chất, cần dự trù chi phí cho các hoạt động này.

Nghiên cứu thị trường

- Tìm kiếm thông tin: Để tìm kiếm thông tin về các văn phòng cho thuê, bạn cần áp dụng một số chiến lược hiệu quả sau:

+ Sử dụng trang web bất động sản: Truy cập các trang web bất động sản uy tín như batdongsan.com.vn, chotot.com, hay nhadat.net. Những trang này thường có danh sách phong phú các văn phòng cho thuê với nhiều thông tin chi tiết để nghiên cứu thị trường.

+ Khám phá mạng xã hội: Tham gia các nhóm liên quan đến bất động sản hoặc cho thuê văn phòng trên Facebook. Đây là nơi thường xuyên cập nhật thông tin và cơ hội từ những người cho thuê trực tiếp. Sử dụng LinkedIn để kết nối với các chuyên gia trong ngành bất động sản. Họ có thể cung cấp thông tin quý giá hoặc giới thiệu các cơ hội tiềm năng.

+ Liên hệ với các công ty môi giới: Tìm kiếm các công ty môi giới bất động sản có tiếng trong khu vực bạn muốn thuê. Họ có thể cung cấp danh sách các văn phòng cho thuê phù hợp với nhu cầu của bạn.

+ Tham khảo ý kiến từ những người đã thuê: Hỏi ý kiến từ những người trong mạng lưới của bạn đã từng thuê văn phòng. Họ có thể chia sẻ kinh nghiệm và gợi ý về các địa điểm tốt.

- Tạo danh sách: Sau khi đã thu thập đủ thông tin nghiên cứu thị trường, bước tiếp theo là tạo danh sách các văn phòng tiềm năng.

- Đánh giá tiềm năng: Đánh giá từng văn phòng dựa trên các tiêu chí đã xác định trước, như mức độ phù hợp với ngân sách, diện tích, và các yếu tố tiện ích.

So sánh địa điểm thuê với các đối thủ cạnh tranh

- Phân tích đối thủ: Để đưa ra quyết định về địa điểm thuê văn phòng đúng đắn, việc phân tích vị trí văn phòng của các đối thủ cạnh tranh trong ngành là rất quan trọng. Dưới đây là các bước cần thực hiện:

+ Xác định đối thủ cạnh tranh: Lập danh sách các đối thủ chính trong cùng ngành nghề. Nên chọn những đối thủ có quy mô tương tự hoặc có tầm ảnh hưởng lớn trên thị trường.

+ Nghiên cứu vị trí văn phòng: Sử dụng công cụ bản đồ trực tuyến (như Google Maps) để xác định vị trí văn phòng của các đối thủ. Chú ý đến địa chỉ cụ thể và các điểm mốc xung quanh.

+ Phân tích môi trường xung quanh: Xem xét các yếu tố xung quanh văn phòng của đối thủ như cửa hàng, nhà hàng, và các dịch vụ tiện ích. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng thu hút khách hàng.

- Đánh giá lợi thế: Sau khi phân tích đối thủ, bạn cần xem xét các yếu tố để đánh giá lợi thế của vị trí văn phòng mà bạn định thuê:

+ Giao thông: Đánh giá sự thuận tiện trong việc di chuyển đến văn phòng. Có các tuyến xe buýt, tàu điện ngầm, hoặc đường bộ nào không? Sự thuận tiện trong việc đi lại sẽ ảnh hưởng lớn đến khả năng tiếp cận của khách hàng và nhân viên.

+ Chỗ đậu xe: Xem xét có sẵn chỗ đậu xe cho nhân viên và khách hàng không. Điều này có thể là yếu tố quyết định khi lựa chọn văn phòng.

- Tiềm năng phát triển:

+ Tầm nhìn thương hiệu: Vị trí văn phòng có dễ nhận diện và thu hút sự chú ý không? Một vị trí nổi bật có thể nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu của bạn.

+ Khu vực đang phát triển: Nên chọn địa điểm thuê tại những khu vực có tiềm năng phát triển trong tương lai, nơi có nhiều dự án xây dựng và cơ sở hạ tầng đang được cải thiện. Khu vực có nhiều doanh nghiệp tương tự hoặc bổ trợ sẽ tạo ra cơ hội hợp tác và kết nối tốt hơn.