Các chi phí khi thuê văn phòng ở Hồ Chí Minh?

Nội dung chính

Các chi phí khi thuê văn phòng ở Hồ Chí Minh?

Trong thực tế, một văn phòng làm việc được vận hành bởi rất nhiều chi phí? Vậy những chi phí trong văn phòng đó bao gồm: Chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí bất thường, chi phí trọn đời, chi phí thực tế.

1. Chi phí cố định 

Chi phí cố định là những chi phí bắt buộc phải có khi muốn vận hành một văn phòng làm việc bao gồm: 

a) Phí thuê văn phòng làm việc

Chi phí trong văn phòng được tính theo diện tích thuê (m2).Thanh toán tiền thuê văn phòng theo tháng, theo quý hoặc theo năm. (Tùy theo hợp đồng và thỏa thuận của chủ tòa nhà và khách hàng)

b) Phí dịch vụ tiện ích kèm theo 

Khoản chi phí trong văn phòng mà bạn phải trả cho các dịch vụ kèm theo: lễ tân, bảo vệ, bảo trì điện, vệ sinh, hệ thống chiếu sáng, diệt khuẩn – côn trùng định kỳ, WC, thang máy, phí gửi xe,…

c) Thuế VAT

Chi phí không thể nào thiếu và đi kèm theo chi phí thuê văn phòng

2. Chi phí biến đổi – Tùy thuộc vào thực tế sử dụng 

Tùy thuộc vào tình hình và nhu cầu thuê văn phòng của bạn mà cả chi phí có thể thay đổi

a) Chi phí gửi xe 

Mỗi một tòa nhà văn phòng có quy định riêng về bãi đỗ và gửi xe ô tô, xe máy,… Một số tòa nhà miễn phí nhưng một số tòa nhà thu phí. Phí thu có thể được tính theo diện tích hoặc tính theo chiếc (xe máy, oto)

b) Chi phí điều hòa 

Đối với các tòa nhà văn phòng hạng A hay B phí điều hòa đã bao gồm trong chi phí tiền điện nhưng đối với các tòa nhà hạng C thì chi phí điều hòa lại được tính riêng biệt. Bạn phải trả thêm tiền điều hòa nếu sử dụng điều hòa ( Loại điều hòa, thời gian sử dụng, độ mới cũ của điều hòa. Thông thường giá từ 1 đến 1,5 USD/m2 tháng 

c) Chi phí điện, nước

Chi phí điện nước là hiển nhiên doanh nghiệp phải chi trả trong tháng lượng điện và nước mà doanh nghiệp tiêu thụ trong mỗi tháng

Các chi phí khi thuê văn phòng ở Hồ Chí Minh? (Hình từ Internet)

3. Chi phí bất thường 

Chi phí làm việc ngoài giờ: Thông thường, các tòa nhà có giờ làm việc chung (ví dụ từ 08 giờ đến 17 giờ 30). Nếu doanh nghiệp bạn làm việc ngoài thời gian này thì phải đóng thêm phí làm việc ngoài giờ. Phí này sẽ bao gồm: điện nước, thang máy, đèn chiếu sáng, bảo vệ, bãi giữ xe, hệ thống điều hòa.

Có 3 phương pháp chính mà các tòa nhà dùng để tính chi phí làm thêm giờ: 

- Dựa vào số m2 thuê (Ví dụ 0,3 USD/m2/giờ * Diện tích mặt bằng doanh nghiệp thuê)

- Dựa vào văn phòng thuê (Ví dụ mỗi văn phòng làm thêm ngoài giờ 400.000 vnd/ giờ)

- Dựa vào thiết bị trong văn phòng (Ví dụ 2USD/máy điều hòa làm mát cho một văn phòng có diện tích 30m2 đến 70m2)

4. Chi phí trọn đời – Chỉ cần trả một lần sử dụng đến hết thời gian thuê

a) Phí thi công nội thất 

Trong thời gian lắp đặt, thi công nội thất. Tòa nhà sẽ miễn phí thuê trong khoảng thời gian lắp đặt, chỉnh sửa. Tuy nhiên bạn vẫn phải trả chi phí sử dụng điện trong quá trình lắp đặt, thi công công trình nội thất.

Tòa nhà hạng A, B thường thu phí 03 đến 05 USD/m2/ tháng. Các tòa nhà hạng C là 01 USD/m2/tháng và một số tòa nhà thu tiền điện theo giờ.

b) Phí hoàn trả mặt bằng

Hợp đồng cho thuê có quy định về phí hoàn trả mặt bằng: Khi chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng người thuê phải thanh toán phí tháo dỡ, dọn dẹp vách ngăn, nội thất,…

5. Hợp đồng thuê có các quy định ảnh hưởng đến chi phí trong văn phòng

Bạn cần lưu ý một số chi phí trong văn phòng có thể thay đổi trong hợp đồng 

a) Đo diện tích thuê cần trả tiền

Tòa nhà văn phòng hạng A, B, C thường tính tiền thuê nhà theo diện tích thực tế mà khách hàng sử dụng. Có 03 phương pháp đo diện tích thường dùng là: chỉ đo diện tích bên trong lòng văn phòng, đo theo thông thủy, đo theo mép tường và vách bao quanh văn phòng làm việc. Một số diện tích như cột trong văn phòng (được gọi là diện tích chết) vẫn được tính vào diện tích mà khách hàng cần phải trả tiền. Tùy vào tình hình của tòa nhà mà khách hàng có thể thương lượng với chủ tòa nhà để có cách khấu trừ hợp lý

b) Chi phí thuê nhà bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi tỷ giá

Một số tòa nhà ở những nơi thu hút nhiều công ty, tập đoàn nước ngoài sẽ lấy USD làm đơn vị tính tiền thuê văn phòng. Theo quy định của pháp luật nhà nước giá thuê sẽ được đổi từ USD sang VND dựa vào tỷ giá hiện hành để tiến hành ký hợp đồng.

Tòa nhà văn phòng sẽ có quy định điều chỉnh giá thuê 03 tháng/lần dựa theo tỷ giá hiện tại. Cũng có một số tòa nhà sử dụng đơn vị tính giá VND nên không có sự thay đổi về tỷ giá. 

c) Đơn vị cho thuê điều chỉnh giá thuê

Trong khoảng thời gian nhất định hoặc do có một sự nâng cấp, đổi mới nào đó của tòa nhà thì giá thuê có thể bị điều chỉnh. Giá thuê tăng hay giảm cũng liên quan đến sự biến động của thị trường.

Trong thực tế, đơn vị cho thuê cũng rất khó điều chỉnh giá thuê tăng cao đối với tất cả khách thuê trong tòa nhà và cũng khó để chứng minh thị trường đang giảm để thương lượng với chủ tòa nhà để giảm giá thuê

Cho thuê văn phòng là kinh doanh bất động sản đúng không?

Theo khoản 1 Điều 3 Luật Kinh doanh bất động sản 2023 quy định:

Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Kinh doanh bất động sản là hoạt động nhằm mục đích tìm kiếm lợi nhuận thông qua việc bỏ vốn để tạo lập nhà ở, công trình xây dựng, quyền sử dụng đất đã có hạ tầng kỹ thuật trong dự án bất động sản để bán, chuyển nhượng; cho thuê, cho thuê lại, cho thuê mua nhà ở, công trình xây dựng; cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất đã có hạ tầng kỹ thuật trong dự án bất động sản; chuyển nhượng dự án bất động sản; kinh doanh dịch vụ bất động sản.

...

Căn cứ vào cơ sở pháp lý trên, trường hợp cho thuê văn phòng là hoạt động kinh doanh bất động sản.

Đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng khi bên thuê văn phòng không trả tiền thuê được không?

Thuê văn phòng được hiểu là thuê tài sản, theo khoản 2 Điều 481 Bộ luật Dân sự 2015 thì trường hợp các bên thỏa thuận việc trả tiền thuê theo kỳ hạn thì bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng, nếu bên thuê không trả tiền trong ba kỳ liên tiếp, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.

Như vậy, bên cho thuê văn phòng có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng khi bên thuê văn phòng không trả tiền thuê trong ba kỳ liên tiếp.

Thực tế, vấn đề này thường được các bên thỏa thuận rõ trong hợp đồng thuê, các bên cần tuân thủ theo hợp đồng. Bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng theo như các điều kiện đã thỏa thuận.