Dự thảo Quyết định Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

Căn cứ Nghị định số 21/2013/NĐ-CP ngày 04 tháng 03 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ các Thông tư của Bộ Nội vụ: số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1568/QĐ-BTNMT ngày 20 tháng 9 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ.

Điều 3. Bộ trưởng, các Thứ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Bộ và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số           /QĐ-BTNMT ngày       tháng       năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

2. Quy chế này được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường.

3. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ, của các đơn vị; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

4. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ, của các đơn vị.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật;

Căn cứ Nghị định số 21/2013/NĐ-CP ngày 04 tháng 03 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ các Thông tư của Bộ Nội vụ: số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1568/QĐ-BTNMT ngày 20 tháng 9 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ.

Điều 3. Bộ trưởng, các Thứ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Bộ và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số           /QĐ-BTNMT ngày       tháng       năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường)

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

2. Quy chế này được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường.

3. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ, của các đơn vị; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

4. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ, của các đơn vị.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm, pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

3. Văn bản mật là văn bản có nội dung bí mật theo quy định về bí mật nhà nước, được đóng dấu theo các mức độ “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật”  hoặc đóng dấu A, B, C.

4. Văn bản gấp là văn bản có nội dung cần giải quyết nhanh được đóng dấu theo các mức độ: “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” hoặc văn bản do người có thẩm quyền ghi chữ “Gấp” trên văn bản hoặc trên phiếu xử lý văn bản.

5. Văn bản điện tử hay văn bản số là văn bản ở dạng tệp tin trên máy tính.

6. Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính (trong quy chế này gọi tắt là Cơ sở dữ liệu văn bản hoặc Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc) để quản lý và tra tìm văn bản.

7. Chữ ký điện tử hay chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu điện tử (văn bản, hình ảnh, video) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó, đồng thời cũng cho biết dữ liệu đó có bị thay đổi hay không (bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu). Chữ ký điện tử được dùng trong các giao dịch điện tử với mục đích tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian giao dịch mà vẫn bảo đảm tính an toàn, xác thực.

8. Bản thảo văn bản là bản được viết tay hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

9. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp (chữ ký tươi) của người có thẩm quyền.

10. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.

11. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

12. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

13. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

14. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

15. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

16. Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định.

17. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

18. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

19. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Bộ trưởng:

a. Quản lý chung về văn thư, lưu trữ tại Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ;

b. Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hiện hành;

c. Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

2. Chánh Văn phòng Bộ:

a. Thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý, chỉ đạo, tổ chức thực hiện các hoạt động về văn thư, lưu trữ tại Bộ, các đơn vị thuộc Bộ;

b. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ và các đơn vị thuộc Bộ theo quy định của pháp luật hiện hành.

3. Trưởng phòng Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ:

a. Giúp Chánh Văn phòng Bộ tổ chức thực hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ tại Bộ;

b. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc Bộ theo quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

4. Thủ trưởng các đơn vị:

Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế này tới cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của đơn vị.

5. Trách nhiệm của mỗi cá nhân:

Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên hợp đồng phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này và các quy định pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Bộ và các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ phải thực hiện theo Quy chế công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành tài nguyên và môi trường và các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương 2

CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 5. Hình thức văn bản

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính;

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài;

- Văn bản chuyên ngành tài nguyên và môi trường.

Điều 6. Thể thức văn bản

1. Thể thức của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Khoản 4, Điều 8 của Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

2. Mẫu một số loại văn bản hành chính thông dụng, ký hiệu văn bản, tên viết tắt của các đơn vị trực thuộc Bộ, thể thức trình bày, thể thức bản sao văn bản, quy định về kiểu chữ, cỡ chữ trong văn bản được quy định tại các Phụ lục 1, 2, 3, 4, 5, 6; mẫu Phiếu trình được quy định tại Phụ lục 7, mẫu Phiếu xử lý văn bản được quy định tại Phụ lục 8. Mẫu các sổ: Đăng ký văn bản đến, Chuyển giao văn bản đến, Đăng ký văn bản đi, Chuyển giao văn bản đi, Giấy giới thiệu, Giấy biên nhận văn bản được quy định tại các Phụ lục 9, 10, 11, 12, 13, 14.

3. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

4. Thể thức văn bản chuyên ngành tài nguyên và môi trường do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định sau khi thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

Điều 7. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định của Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:

a. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Bộ (hoặc lãnh đạo đơn vị) giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.

b. Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ (hoặc lãnh đạo đơn vị) tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan (hình thức lấy ý kiến có thể bằng văn bản hoặc đăng tải thông tin lên cổng thông tin điện tử của Bộ); nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm tài liệu có liên quan cho người có thẩm quyền.

3. Văn bản mật phải được soạn thảo và in ra từ máy tính không nối mạng (máy tính độc lập). Các đơn vị có trách nhiệm tự trang bị máy tính không nối mạng (và máy in nối trực tiếp vào máy tính này) để soạn thảo và in văn bản mật; các đơn vị thuộc Khối cơ quan Bộ có thể sử dụng máy tính không nối mạng, máy in tại Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ để soạn thảo và in văn bản mật.

Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

2. Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung bản thảo theo yêu cầu của người có thẩm quyền ký.

3. Trường hợp dự thảo đã được phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký tắt (ký nháy) vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

2. Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ và phải ký tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Điều 10. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo quy định tại Quyết định số …/QĐ-BTNMT ngày ../../2016 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc ban hành quy chế làm việc của Bộ Tài nguyên và Môi trường và các quy định khác của pháp luật.

2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền

Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành. Các trường hợp ký thay phải ghi: “KT.”, ký thừa lệnh phải ghi: “TL.”; ký thừa ủy quyền phải ghi: “TUQ.”; ký thay mặt phải ghi: “TM.”.

3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.

Điều 11. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Phụ lục 4.

3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng Bộ quyết định.

4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Bộ những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Bộ hoặc lãnh đạo đơn vị ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 12. Nguyên tắc chung

1. Tất cả các văn bản đi, đến của Bộ đều phải được đăng ký, quản lý tập trung tại Văn thư Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Trường hợp văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư Bộ, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, đến ngày nào phải được đăng ký, phát hành, chuyển giao trong ngày đó, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ (gọi chung là văn bản gấp) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản gấp đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành tài nguyên và môi trường.

Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Khi tiếp nhận văn bản đến, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong v.v... trên bì văn bản với sổ giao nhận, nếu đúng mới ký nhận; văn bản đến mật không đảm bảo đúng thủ tục bảo mật (có dấu hiệu bị bóc bì, mở bao bì, lộ lọt thông tin, bị tráo đổi, mất, hư hỏng...); văn bản hỏa tốc hẹn giờ đến chậm phải báo cáo thủ trưởng đơn vị và Chánh Văn phòng, tiến hành lập biên bản đồng thời thông tin lại nơi gửi để xử lý.

2. Văn bản được nhận qua mạng hoặc bản Fax có thể được làm thủ tục đăng ký văn bản đến.

3. Bộ phận Thường trực cơ quan (Bảo vệ) có trách nhiệm tiếp nhận các văn bản gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, ngày lễ, ngày nghỉ; đối với các văn bản gấp có hẹn giờ đến thì liên hệ Lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ, Thư ký Lãnh đạo hoặc Lãnh đạo Văn phòng để xử lý; đối với các văn bản khác thì bàn giao cho Phòng Văn thư - Lưu trữ vào đầu giờ làm việc của ngày làm việc tiếp theo.

4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (cơ sở dữ liệu văn bản); số đến của văn bản được bắt đầu bằng số 01 vào ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối cùng của năm.

Vào tháng 01 của năm tiếp theo, toàn bộ văn bản đến của năm liền trước được in và đóng thành sổ quản lý văn bản đến. Sổ quản lý văn bản đi có chữ ký của Trưởng phòng Văn thư – lưu trữ hoặc người phụ trách công tác văn thư, lưu trữ ở cuối cùng và có đóng dấu giáp lai giữa các trang.

5. Văn bản đến mật do Lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ bóc bì, đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến mật theo mẫu tại Phụ lục 9 (không nhập vào cơ sở dữ liệu văn bản). Sau khi vào sổ, văn bản mật phải được cho vào bì dán kín, đính kèm phiếu xử lý, ghi mức độ mật theo ký hiệu A, B, C và chuyển người có thẩm quyền giải quyết. Trường hợp văn bản mật thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ ghi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ vào sổ quản lý văn bản mật của Bộ; Văn thư đơn vị ghi ý kiến xử lý của Lãnh đạo đơn vị vào sổ quản lý văn bản mật của đơn vị.

6. Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, người bóc bì phải giữ lại bì và đính kèm thư, chuyển người có thẩm quyền giải quyết.

Điều 15. Trình và chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi đăng ký phải kịp thời trình người có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến phân phối văn bản hoặc ý kiến chỉ đạo giải quyết, thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần). Nếu việc giải quyết văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị, cá nhân chủ trì hay phối hợp.

2. Thông tin về ý kiến chỉ đạo, phân phối văn bản được vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào cơ sở dữ liệu văn bản để quản lý, theo dõi và chuyển giao văn bản theo ý kiến chỉ đạo.

3. Các đơn vị trực thuộc Bộ tại Hà Nội có trách nhiệm nhận văn bản, tài liệu tại Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ.

4. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào Sổ chuyển giao văn bản theo mẫu tại Phụ lục 10, văn bản đến mật được ký nhận vào sổ riêng.

Điều 16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.

1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu người có thẩm quyền; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ.

3. Văn thư Bộ có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng Bộ. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

4. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Bộ về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến; đặc biệt lưu ý các văn bản của Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ; các hình thức đôn đốc gồm: gặp trực tiếp, gọi điện, nhắn tin, gửi thư điện tử, gửi Phiếu báo đôn đốc nhắc việc đến đơn vị giải quyết.

5. Thủ trưởng đơn vị được giao giải quyết văn bản có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản ở đơn vị mình.

6. Đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết văn bản đến phải lập hồ sơ quá trình giải quyết công việc.

Điều 17. Trình tự giải quyết văn bản đi

Tất cả văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

2. Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

3. Nhân bản văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có).

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 18. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm ban hành của văn bản

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn thư thực hiện khâu kiểm tra cuối cùng đối với các văn bản đi, nếu phát hiện văn bản sai thể thức hoặc thiếu chữ ký tắt, thì không được phát hành và trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung hoàn chỉnh; nếu phát hiện các lỗi khác thì trao đổi với chuyên viên soạn thảo và báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.

2. Ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a) Ghi số của văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Số của văn bản đi được bắt đầu bằng số 01 vào ngày làm việc đầu tiên của năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối cùng của năm. Các loại văn bản: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số; các loại văn bản hành chính khác (công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình …) được đăng ký vào một số và một hệ thống số; văn bản đi mật được đánh số riêng.

- Việc ghi số và ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Điều 10 của Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng 6 năm 2015 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

b) Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

Điều 19. Đăng ký văn bản đi

1. Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản; văn bản đi mật được đăng ký riêng theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi mật tại Phụ lục 10.

2. Đăng ký văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản

Việc đăng ký văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản được thực hiện theo Quy chế sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại các đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường.

Vào tháng 01 của năm tiếp theo, toàn bộ văn bản đi của năm liền trước được in và đóng thành sổ quản lý văn bản đi. Sổ quản lý văn bản đi có chữ ký của Trưởng phòng Văn thư – lưu trữ hoặc người phụ trách công tác văn thư, lưu trữ ở cuối cùng và có đóng dấu giáp lai giữa các trang.

Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản

a. Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm nhân bản và phát hành; đối với các văn bản khác, Văn thư có trách nhiệm nhân bản và phát hành.

b. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

c. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

d. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Quy chế công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành tài nguyên và môi trường và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Đóng dấu

a. Đóng dấu lên chữ ký: dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

b. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.

c. Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. Văn bản có nhiều phụ lục kèm theo, chia thành các phụ lục số 01, phụ lục số 02..., thì dấu được đóng lên từng phụ lục. Đối với phụ lục có từ 2 trang trở lên thì ngoài việc đóng dấu lên phụ lục như đã nêu ở trên cần đóng thêm dấu giáp lai.

d. Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.

3. Đóng dấu độ khẩn, mật

a. Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

b. Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

c. Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Điều 21. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản

Văn thư tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

a. Lựa chọn bì;

b. Viết bì;

c. Vào bì và dán bì;

d. Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

2. Chuyển phát văn bản đi

a. Văn bản quy phạm pháp luật phải được phát hành chậm nhất là 03 ngày kể từ ngày ký; những văn bản khác phải được phát hành ngay trong ngày ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

b. Đối với những văn bản KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ phải được phát hành ngay sau khi ký;

c. Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;

d. Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;

đ. Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng;

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

e. Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a. Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

b. Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;

c. Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

d. Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để xử lý.

Điều 22. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

MỤC 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 23. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a. Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

b. Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

c. Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;

Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ;

b. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c. Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 24. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

a. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị, nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;

b. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan khác.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

a. Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;

b. Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;

3. Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

Điều 25. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan

Hàng năm Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng

a. Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;

b. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.

3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

a. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;

b. Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.

4. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ

Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước.

MỤC 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 26. Quản lý con dấu

1. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc quản lý, sử dụng con dấu của Bộ, Văn phòng Bộ; Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị mình;

2. Con dấu của Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu của cơ quan, đơn vị và thực hiện những quy định sau:

a. Con dấu phải được bảo quản an toàn tại trụ sở cơ quan, tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư cả trong và ngoài giờ làm việc. Trường hợp đặc biệt cần mang con dấu ra ngoài trụ sở cơ quan để giải quyết công việc phải được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ trưởng, thủ trưởng đơn vị. Người phê duyệt mang con dấu ra khỏi cơ quan và người trực tiếp được giao mang con dấu ra khỏi cơ quan chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu.

b. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Khi nét dấu bị mòn, bị biến dạng, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo thủ trưởng cơ quan làm thủ tục đổi con dấu và nộp lại con dấu cũ theo quy định. Trường hợp con dấu bị mất, thủ trưởng cơ quan phải báo cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu để lập biên bản.

4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều 27. Sử dụng con dấu

1. Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ.

2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.

3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

Chương 3.

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

MỤC 1. THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 28. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 29. Chỉnh lý tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnh lý

a. Không phân tán phông lưu trữ;

b. Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

c. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

a. Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b. Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 30. Xác định giá trị tài liệu

1. Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

a. Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;

b. Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Điều 31. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật lưu trữ 2011.

Điều 32. Hủy tài liệu hết giá trị

Thực hiện theo quy định tại Điều 28 Luật lưu trữ 2011.

Điều 33. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Thực hiện theo quy định tại Điều 21 luật Lưu trữ 2011.

MỤC 2. BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan do các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

Điều 35. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong, ngoài cơ quan và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

2. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động ngoài cơ quan nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo cơ quan hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.

3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo cơ quan hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.

4. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu mật được thực hiện theo quy định tại Quy chế công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành tài nguyên và môi trường.

Điều 36. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Thực hiện theo quy định tại Điều 32 Luật lưu trữ 2011.

Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thực hiện theo các quy định tại Điều 31 và Điều 34 Luật lưu trữ 2011.

Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ cơ quan phải có Nội quy phòng đọc.

2. Nội quy Phòng đọc bao gồm các nội dung cần quy định sau:

a. Thời gian phục vụ độc giả;

b. Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu;

c. Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;

d. Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;

đ. Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;

e. Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức.

3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.

Chương 4.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 39. Kinh phí và biên chế cho công tác văn thư - lưu trữ

1. Hàng năm, trên cơ sở đề xuất của các đơn vị, Vụ Kế hoạch, Vụ Tài chính trình Lãnh đạo Bộ cân đối, bảo đảm kinh phí từ ngân sách nhà nước cho công tác văn thư - lưu trữ, bao gồm kinh phí mua sắm các trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác văn thư và bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức đào tạo, tập huấn; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư - lưu trữ; xây dựng, cải tạo kho bảo quản tài liệu lưu trữ; chỉnh lý, sắp xếp, tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị theo quy định và các công việc khác liên quan tới công tác văn thư - lưu trữ.

2. Các đơn vị thuộc Bộ, tùy theo tính chất và khối lượng công việc mà thành lập phòng hoặc tổ văn thư - lưu trữ, bố trí cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ.

3. Công chức, viên chức làm công tác văn thư - lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ và được đào tạo, bồi dưỡng; cán bộ làm công tác lưu trữ được hưởng chế độ phụ cấp nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

Điều 40. Tổ chức thực hiện

1. Quy trình xử lý văn bản qua mạng được thực hiện theo Quy chế sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại các đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường.

2. Khuyến khích các đơn vị, tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký điện tử và văn bản điện tử trong công việc (trừ văn bản mật).

3. Trong quá trình thực hiện quy chế này, nếu có khó khăn, vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Văn phòng Bộ để được hướng dẫn./.