Quyết định 888/QĐ-KBNN năm 2014 về Quy chế kiểm soát nghiệp vụ kế toán trong hệ thống Kho bạc Nhà nước

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG KHO BẠC NHÀ NƯỚC

TỔNG GIÁM ĐỐC KHO BẠC NHÀ NƯỚC

Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 108/2009/QĐ-TTg ngày 26/08/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho hệ thống Thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS);

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán Nhà nước,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế kiểm soát nghiệp vụ kế toán trong hệ thống KBNN”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 567/QĐ-KBNN ngày 31/5/2012 của Tổng Giám đốc KBNN về việc ban hành Quy chế kiểm soát nghiệp vụ kế toán trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG KHO BẠC NHÀ NƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 888/QĐ-KBNN ngày 24/10/2014 của Tổng Giám đốc KBNN)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán

1. Đảm bảo các quy trình nghiệp vụ kế toán được thực hiện theo đúng chế độ quy định, đảm bảo an toàn tiền và tài sản của Nhà nước.

2. Phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lý các hành vi vi phạm theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp trong hệ thống KBNN.

3. Tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cường hiệu quả, chất lượng công tác kế toán nghiệp vụ tại đơn vị.

Điều 2. Đối tượng áp dụng quy chế kiểm soát nghiệp vụ kế toán

1. Các đơn vị thuộc cơ quan KBNN, gồm: Vụ Kế toán Nhà nước, Sở Giao dịch KBNN.

2. KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (KBNN tỉnh).

3. KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, Phòng giao dịch trực thuộc KBNN tỉnh (KBNN huyện).

Điều 3. Phạm vi điều chỉnh

1. Phạm vi điều chỉnh của Quy chế này bao gồm các nghiệp vụ kế toán ban hành kèm theo Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho hệ thống Thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS) và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung (nếu có).

2. Tài liệu kế toán thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định này gồm các tài liệu trên giấy hoặc tài liệu dưới hình thức dữ liệu điện tử, bao gồm:

a) Chứng từ kế toán;

b) Sổ kế toán;

c) Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị;

d) Tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

3. Các chương trình ứng dụng để thực hiện các nghiệp vụ kế toán, bao gồm: Các chương trình phần mềm ứng dụng tin học đã được triển khai nhằm phục vụ cho công tác kế toán, hoạt động thanh toán tại các đơn vị KBNN, như hệ thống Thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS), hệ thống Thanh toán điện tử liên kho bạc (TTĐT LKB), hệ thống Thanh toán bù trừ điện tử (BTĐT), hệ thống Quản lý thu thuế (TCS), hệ thống Thanh toán song phương điện tử (TTSP-ĐT), hệ thống Thanh toán liên ngân hàng (TTLNH)…

Điều 4. Nhiệm vụ của công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán

1. Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kế toán phát sinh; tính hiệu lực, hiệu quả của hoạt động kế toán tại đơn vị; công tác tổ chức và điều hành hoạt động thực hiện nhiệm vụ được giao và các hoạt động khác thuộc bộ máy kế toán nhà nước trong Hệ thống Kho bạc Nhà nước.

2. Kiểm soát chất lượng và độ tin cậy của các thông tin báo cáo của các đơn vị KBNN thông qua báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các báo cáo khác.

3. Xây dựng báo cáo về kết quả kiểm soát nghiệp vụ kế toán, tình hình xử lý các vi phạm đã được phát hiện tại các đơn vị thuộc hệ thống KBNN.

Điều 5. Yêu cầu của công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán

1. Công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán tại các đơn vị KBNN phải đảm bảo thực hiện ngay trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của từng công chức làm kế toán nghiệp vụ. Hoạt động kiểm soát nghiệp vụ kế toán tại từng đơn vị KBNN phải đảm bảo tính thận trọng, nghiêm túc, trung thực và khách quan.

2. Công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán phải đảm bảo tính thường xuyên, liên tục. Các đơn vị KBNN phải có biện pháp phổ biến, tuyên truyền để công chức trong đơn vị mình đều có trách nhiệm tham gia công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán một cách toàn diện trước, trong và sau khi hạch toán kế toán.

Điều 6. Hình thức kiểm soát nghiệp vụ kế toán

1. Kiểm soát thường xuyên

1.1. Kiểm soát nghiệp vụ thường xuyên là hình thức kiểm soát được thực hiện trước, trong và sau khi hạch toán kế toán, được thực hiện đối với các đối tượng sau:

a) Kế toán viên (KTV) tự kiểm soát nghiệp vụ của mình khi thực hiện các hoạt động nghiệp vụ kế toán;

b) Kế toán trưởng (KTT) hoặc người được ủy quyền kiểm soát nghiệp vụ của kế toán viên và hoạt động nghiệp vụ của chính mình;

c) Giám đốc (GĐ) hoặc người được ủy quyền kiểm soát nghiệp vụ của kế toán trưởng, kế toán viên thuộc đơn vị mình và hoạt động nghiệp vụ của chính mình.

1.2. Mỗi cá nhân tham gia xử lý công việc liên quan đến các nghiệp vụ kiểm soát đều có trách nhiệm rà soát các phần công việc đã thực hiện trước đó và công việc đang thực hiện của chính mình.

1.3. Khi phát hiện ra những sai phạm, vướng mắc cần phải báo cáo người phụ trách trực tiếp để có biện pháp xử lý kịp thời.

2. Kiểm soát theo hình thức kiểm tra kế toán

2.1. Hình thức kiểm tra

a) Kiểm tra theo kế hoạch

b) Kiểm tra đột xuất

Để tiến hành kiểm tra theo kế hoạch hoặc kiểm tra đột xuất, có thể áp dụng một trong các hình thức kiểm tra sau:

- Đơn vị KBNN cấp trên kiểm tra đơn vị KBNN cấp dưới.

- Kiểm tra chéo.

- Tự kiểm tra.

2.2. Đối tượng kiểm tra

a) Phòng Kế toán nhà nước thuộc KBNN tỉnh, Sở Giao dịch KBNN (do Vụ Kế toán Nhà nước kiểm tra công tác kế toán theo quyết định của Tổng giám đốc KBNN);

b) Phòng/Tổ Kế toán nhà nước thuộc KBNN huyện, Phòng giao dịch thuộc KBNN tỉnh (do Phòng Kế toán Nhà nước thuộc KBNN tỉnh kiểm tra công tác kế toán theo quyết định của Giám đốc KBNN tỉnh).

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 7. Kiểm soát việc tổ chức bộ máy kế toán nghiệp vụ

1. Về việc phân công trách nhiệm

a) KTV được giao giữ tài khoản của đơn vị, cá nhân có giao dịch với KBNN (đơn vị giao dịch) có trách nhiệm bảo quản bản đăng ký mẫu chữ ký và mẫu dấu của khách hàng, trực tiếp thực hiện kiểm soát mẫu dấu, chữ ký trên các chứng từ giao dịch tại KBNN trừ trường hợp chi từ dự toán đầu tư; các KTV phải đăng ký mẫu chữ ký trên Sổ đăng ký chữ ký với Giám đốc. Việc đăng ký chữ ký được thực hiện một lần hoặc khi có thay đổi.

b) KTT, Phó Trưởng phòng Kế toán Nhà nước KBNN tỉnh, KTT KBNN huyện không được trực tiếp thực hiện các công việc kế toán cụ thể, giao dịch với khách hàng hoặc công tác tài vụ nội bộ.

c) Tổ phó Tổ Kế toán Nhà nước tại KBNN huyện không được thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chứng từ kế toán của nghiệp vụ do mình trực tiếp thực hiện như giao dịch với khách hàng hoặc công tác tài vụ nội bộ.

d) KTV được giao giữ tài khoản tiền gửi của KBNN tại ngân hàng không được kiêm nhiệm kế toán thanh toán bù trừ, không được giữ tài khoản điều chuyển vốn, không được thực hiện việc giao nhận chứng từ trực tiếp với ngân hàng trong trường hợp KBNN giao nhận chứng từ trực tiếp với ngân hàng.

đ) Kế toán ấn chỉ đặc biệt trong kho tiền không được làm công việc trực tiếp sử dụng ấn chỉ (ví dụ: không làm kế toán thu phạt,...).

e) Người có quan hệ gia đình (bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột) không được bố trí làm việc trong cùng một bộ phận (phòng) kế toán.

g) Việc phân công, bố trí cán bộ kế toán trong các quy trình giao dịch một cửa thực hiện theo quy định riêng của Bộ Tài chính và KBNN.

2. Nguyên tắc bố trí nhằm đảm bảo quy trình TABMIS

a) Người có quyền phê duyệt hoặc được ủy quyền phê duyệt không được trực tiếp phê duyệt các giao dịch do chính mình tạo với vai trò là người nhập yêu cầu và đệ trình phê duyệt.

b) Người sử dụng TABMIS không được sử dụng mật khẩu, tài khoản đăng nhập và tập quyền của người khác để thực hiện các quy trình nghiệp vụ không thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao.

3. Các trường hợp thay đổi phân quyền cho cán bộ kế toán

a) Trường hợp cán bộ kế toán luân chuyển công tác, nghỉ hưu hoặc vì lý do nào khác không tiếp tục công việc đang phụ trách, Giám đốc (Thủ trưởng) KBNN các cấp tổ chức đảm bảo việc thực hiện nghiêm túc quy trình, thủ tục bàn giao công việc, thu hồi các tài khoản và quyền đăng nhập hệ thống theo quy trình an toàn bảo mật trong quá trình sử dụng các hệ thống ứng dụng của BTC và KBNN.

b) Trường hợp KTT đi vắng từ một ngày trở lên, đơn vị phải tổ chức thực hiện bàn giao công việc cho người được Thủ trưởng đơn vị chỉ định và lập biên bản bàn giao chi tiết, cụ thể, trong đó ghi rõ thời hạn và nội dung cần bàn giao.

c) Trường hợp điều chuyển cán bộ kế toán sang bộ phận nghiệp vụ khác trong đơn vị KBNN hoặc đơn vị khác, phải tổ chức bàn giao và lập biên bản bàn giao giữa người giao và người nhận có sự giám sát của Kế toán trưởng.

Điều 8. Kiểm soát chứng từ kế toán

Các đơn vị KBNN phải tổ chức kiểm soát chứng từ kế toán nghiệp vụ từ khâu thu thập (hoặc lập), phân loại, xử lý, ký duyệt trên chứng từ, hạch toán kế toán đến khâu lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán theo quy định. Trong đó lưu ý các yêu cầu sau:

1. Đối với quy trình lập và kiểm soát chứng từ kế toán

a) Tuân thủ các yêu cầu kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán (biểu mẫu, chữ ký, dấu đóng,... trên chứng từ kế toán) theo quy định tại Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về hướng dẫn thực hiện Chế độ kế toán nhà nước áp dụng cho TABMIS. Từ chối thanh toán tất cả những hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện pháp lý theo quy định.

b) Tổ chức thực hiện kiểm soát, đối chiếu đối với từng chứng từ rút tiền, chứng từ thanh toán, chuyển tiền của khách hàng, đảm bảo chữ ký của KTT và thủ trưởng đơn vị, dấu trên chứng từ của đơn vị giao dịch gửi đến KBNN phải đúng mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại KBNN. KTT và thủ quỹ đơn vị KBNN nhận đủ liên chứng từ theo quy định, yêu cầu đơn vị giao dịch phải trực tiếp ký trên từng liên của chứng từ bằng bút có mực không phai; không được ký lồng bằng giấy than, ký bằng mực màu đen, màu đỏ, bằng bút chì, photo chữ ký, chữ ký khắc sẵn.

c) Các đơn vị KBNN không được lập thay chứng từ của khách hàng. Trường hợp chứng từ không đủ điều kiện hạch toán phải trả lại cho đơn vị; không nhận thừa chứng từ; trường hợp các liên chứng từ còn thừa trong bộ chứng từ do đơn vị giao dịch lập gửi đến phải được hủy bỏ kịp thời theo quy định, tránh nhầm lẫn.

d) Chứng từ do KBNN lập (Ủy nhiệm chi chuyển tiếp, phiếu chuyển khoản, phiếu điều chỉnh sai lầm,...) phải trên cơ sở chứng từ gốc. Khi phê duyệt chứng từ, lãnh đạo đơn vị KBNN phải kiểm tra đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, căn cứ theo quy định, trong đó lưu ý một số nội dung sau:

- Đối với các trường hợp chuyển vốn, Ủy nhiệm chi phải được đính kèm Lệnh chuyển vốn, Lệnh điều chuyển vốn đã được phê duyệt (bản chính).

- Phiếu chuyển khoản dùng trong các trường hợp kế toán hạch toán nghiệp vụ nội bộ KBNN.

- Giấy chuyển tiền chuyển lại món tiền cho đơn vị do kế toán KBNN nhập sai thông tin trên chương trình hoặc hết giờ thanh toán, phải ghi rõ thông tin bị sai hoặc do hết giờ thanh toán, số bút toán, ngày đã ghi số bút toán, đồng thời phải tìm lại chứng từ gốc để đối chiếu nội dung đã hạch toán sai hoặc do hết giờ thanh toán.

- Phiếu điều chỉnh sai lầm dùng trong các trường hợp điều chỉnh sai lầm hoặc điều chỉnh nghiệp vụ trong hạch toán. Trường hợp điều chỉnh do KTV KBNN hạch toán sai thì KTV KBNN lập Phiếu điều chỉnh sai lầm, ghi rõ nội dung, nguyên nhân điều chỉnh, số bút toán, ngày đã ghi số bút toán, đồng thời phải tìm lại chứng từ gốc để đối chiếu nội dung KTV đã hạch toán sai. Trường hợp điều chỉnh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, KTV KBNN lập Phiếu điều chỉnh sai lầm, ghi rõ nội dung điều chỉnh, trích dẫn rõ số, ngày tháng, cơ quan ban hành văn bản và lưu kèm với văn bản của cơ quan có thẩm quyền.

đ) Mẫu chứng từ sử dụng để hạch toán phải phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không sử dụng sai mẫu biểu hạch toán. Tất cả bút toán điều chỉnh sai lầm trên chương trình kế toán đều phải được lập chứng từ điều chỉnh (bản giấy) trình lãnh đạo đơn vị KBNN phê duyệt trừ trường hợp bút toán hủy, đảo để điều chỉnh trong ngày. Trường hợp bút toán hủy, đảo để điều chỉnh trong ngày, KTV lập bảng kê yêu cầu thanh toán, thanh toán hủy, đảo trình KTT phê duyệt. Nghiêm cấm việc lập chứng từ khống, ký thay các chức danh không đúng quy định của chế độ kế toán.

e) KTT (hoặc người được ủy quyền) có trách nhiệm kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán trước, trong và sau khi thực hiện quy trình hạch toán kế toán, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.

2. Đối với việc ký chứng từ kế toán của KBNN

a) KTV phải ký trên các chứng từ kế toán thuộc phần hành nghiệp vụ mình đã trực tiếp thực hiện theo đúng trách nhiệm được giao.

b) KTT (hoặc người được ủy quyền), Giám đốc KBNN các cấp (hoặc người được ủy quyền) phải thực hiện ký trên tất cả các chứng từ kế toán theo quy định và in sẵn chức danh ở phần chữ ký.

c) Thủ kho, thủ quỹ phải ký trên các chứng từ kế toán có liên quan đến việc xuất, nhập kho, quỹ; thu, chi tiền mặt.

d) Việc ký trên chứng từ phải đảm bảo nguyên tắc một người chỉ được phép ký một chức danh theo một quy trình phê duyệt trên 1 chứng từ.

3. Đối với việc luân chuyển chứng từ kế toán

a) Chứng từ kế toán giao nhận giữa KBNN với các đơn vị, cá nhân phải đảm bảo đúng theo yêu cầu nghiệp vụ. Chứng từ kế toán phải được luân chuyển nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hạch toán trên chương trình kế toán kể từ khi nhận chứng từ đến khi nghiệp vụ được xử lý xong, đưa vào lưu trữ, bảo quản theo chế độ quy định. Đảm bảo không xảy ra chậm trễ, để tồn đọng chứng từ qua nhiều ngày, làm ách tắc trong thanh toán của đơn vị, tổ chức có giao dịch với KBNN.

b) Đối với hình thức chi ngân sách bằng Lệnh chi tiền cần phối hợp, trao đổi với cơ quan tài chính, hoàn thiện thông tin được phép để xử lý kịp thời theo quy trình nghiệp vụ.

c) Việc luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang bộ phận khác trong cùng một đơn vị KBNN phải được thực hiện theo đường nội bộ, tuyệt đối không được phép giao chứng từ cho đơn vị giao dịch chuyển hộ.

d) Đối với chứng từ kế toán KBNN giao nhận với ngân hàng:

- Chỉ giao, nhận những chứng từ hợp pháp, hợp lệ; phải vào sổ giao nhận chứng từ, có ký nhận đầy đủ bên giao và bên nhận; chứng từ chuyển qua đường điện tử phải được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ theo đúng quy trình trước khi thực hiện hạch toán.

- Khi giao nhận chứng từ với ngân hàng, không được giao cho kế toán giữ tài khoản tiền gửi của KBNN tại ngân hàng.

- Người thực hiện giao dịch chứng từ trực tiếp với ngân hàng phải được sự phân công của Lãnh đạo đơn vị KBNN bằng văn bản và phải thông báo với ngân hàng nơi đơn vị KBNN mở tài khoản. Khi có sự thay đổi người đi giao dịch với Ngân hàng, đơn vị KBNN phải có văn bản khác thay thế, ghi rõ thời gian thực hiện, thống nhất với Ngân hàng đảm bảo nguyên tắc không giao dịch với người không được KBNN chỉ định bằng văn bản. Kế toán viên làm nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng phải trực tiếp đi giao nhận chứng từ với ngân hàng, không được nhờ đơn vị giao dịch chuyển hộ chứng từ trong mọi trường hợp.

4. Đối với việc kiểm soát, đóng, lưu trữ chứng từ kế toán cuối ngày

a) Sau khi hoàn thành các công việc, KTV thực hiện in Liệt kê chứng từ kế toán theo mã nhân viên để kiểm tra đối chiếu chứng từ phát sinh trong ngày, bàn giao cho người được giao nhiệm vụ đóng tập chứng từ ngày, ký vào Sổ giao nhận chứng từ ngày. Người được giao nhiệm vụ đóng tập chứng từ ngày có trách nhiệm lập Liệt kê danh sách mã nhân viên tham gia nhập chứng từ kế toán và Sổ giao nhận chứng từ ngày, đối chiếu và ký nhận, đảm bảo tất cả chứng từ được liệt kê trong Liệt kê chứng từ kế toán theo mã nhân viên do các KTV gửi đều được lưu vào tập chứng từ ngày và chịu trách nhiệm về sự đầy đủ, chính xác của toàn bộ chứng từ đã kiểm tra, đóng vào tập chứng từ ngày.

b) Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký nhận vào Sổ giao nhận chứng từ ngày.

c) Các đơn vị KBNN phải in liệt kê chứng từ theo quy định. Việc đóng chứng từ hàng ngày phải được thực hiện kịp thời, trong đó lưu ý KTT không được kiêm nhiệm việc đóng và lưu trữ chứng từ.

d) Các đơn vị KBNN thực hiện việc kiểm soát, đóng và lưu trữ chứng từ kế toán hàng ngày theo đúng quy định tại Quy chế bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành.

Lưu ý: Khi in Liệt kê chứng từ, KTV chọn tham số “tất cả”.

5. Đối với việc xử lý chứng từ trên hệ thống thông tin kế toán

Các đơn vị KBNN phải tổ chức thực hiện quy trình xử lý chứng từ trên hệ thống thông tin kế toán theo đúng chế độ quy định, trong đó lưu ý một số nội dung sau:

a) Về nguyên tắc, việc hạch toán kế toán trên hệ thống thông tin kế toán phải trên cơ sở chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử đã được mã hóa bằng chữ ký số theo quy định hiện hành.

b) Trường hợp sử dụng chứng từ giấy, việc phê duyệt chứng từ trên hệ thống cần đảm bảo việc đối chiếu thông tin trên hệ thống khớp đúng với chứng từ giấy.

c) Việc lập, luân chuyển, phê duyệt chứng từ trên hệ thống phải đảm bảo đúng quy trình đã được quy định; các chứng từ hạch toán vào hệ thống hoặc chuyển hóa thành chứng từ điện tử đều phải đảm bảo đã được đủ các chức danh phê duyệt theo quy định.

Điều 9. Kiểm soát tài khoản kế toán và phương pháp hạch toán

Các đơn vị KBNN phải tổ chức kiểm soát đảm bảo việc sử dụng tài khoản và hạch toán kế toán theo đúng chế độ quy định, trong đó cần lưu ý các yêu cầu sau:

1. Kiểm soát việc sử dụng các tài khoản kế toán phù hợp

a) Thực hiện kiểm tra, rà soát lại các tài khoản sử dụng cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo việc sử dụng tài khoản kế toán phù hợp và đúng chế độ quy định.

b) Các tài khoản phải thu, phải trả, tài khoản trung gian phải được sử dụng theo đúng tính chất tài khoản, tránh sử dụng nhầm lẫn các tài khoản này dẫn đến sai lệch số dư tài khoản.

c) Chỉ có các tài khoản thu, chi NSNN, cân đối thu, chi và các tài khoản trung gian mới được phép phát sinh ở kỳ năm trước.

2. Kiểm soát chặt chẽ số dư một số tài khoản

a) Hàng ngày, kế toán theo dõi số dư của các TK 1392, 1393, 1398, 1399, 3392, 3394, 3395, 3396, 3398, 3399, trường hợp các tài khoản này có số dư khác không (0) cần đối chiếu chi tiết theo từng chứng từ chưa được xử lý để theo dõi, quản lý các tài khoản, đảm bảo có đầy đủ chứng từ kế toán, xử lý kịp thời số dư các tài khoản trung gian, tránh sai sót phát sinh.

b) Hàng ngày, kế toán thực hiện rà soát, kiểm tra các số dư TK, trường hợp phát hiện TK chi NSNN có số dư Có; TK thu NSNN có số dư Nợ; các TK thu, chi hạch toán không được kết hợp với mã cấp NS; TK dự toán có số dư thực; tài khoản trong bảng cân đối có số dư dự chi sau khi kết sổ; mục tạm thu, tạm chi kết hợp với tài khoản thực thu, thực chi trong cân đối ngân sách, cần phải làm rõ nguyên nhân, điều chỉnh và xử lý kịp thời.

c) Hàng ngày kiểm tra số dư các TK 3399, 3972, 3999, trường hợp các tài khoản này có số dư Nợ, cần phải làm rõ nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.

3. Đóng tài khoản không hoạt động

Định kỳ (tháng, năm), các đơn vị KBNN thực hiện rà soát tình hình phát sinh các nghiệp vụ kinh tế của các tài khoản. Trường hợp tài khoản của đơn vị, tổ chức, cá nhân không hoạt động liên tục sau thời gian 24 tháng (trừ TK chi NSNN cho đầu tư) và không còn số dư phải thực hiện đóng tài khoản.

4. Đảm bảo việc hạch toán đúng các nguyên tắc, quy trình kế toán trên TABMIS

a) Chấp hành nghiêm chỉnh việc hạch toán kế toán trên các phân hệ được quy định tại Công văn số 388/KBNN-KTNN ngày 01/3/2013 của KBNN về việc hướng dẫn thực hiện KTNN áp dụng cho TABMIS.

b) Hạch toán đúng trình tự các bước theo quy trình nghiệp vụ, đúng phân hệ quy định:

- Bút toán về cam kết chi hạch toán trên phân hệ cam kết chi (PO).

- Bút toán thực (Bút toán có số dư thực) hạch toán trên phân hệ quản lý sổ cái (GL) hoặc phân hệ quản lý chi (AP).

- Việc hạch toán kế toán dự toán phải được thực hiện trên phân hệ quản lý phân bổ ngân sách (BA).

c) Đối với tài khoản 3741 - Tiền gửi có mục đích phải hạch toán mã CTMT, DA và HTCT để chi tiết từng khoản phải trả.

d) Đối với tài khoản 3761 - Tiền gửi của các quỹ phải hạch toán mã CTMT, DA và HTCT để chi tiết cho từng quỹ tài chính.

đ) TK 3521 - Phải trả theo kiến nghị của Kiểm toán Nhà nước, kế toán viên phải hạch toán mã CTMT, DA và HTCT để chi tiết cho từng cơ quan kiểm toán.

5. Đối chiếu số dư tài khoản cân đối thu chi trên TABMIS (TK 5511)

Thường xuyên đối chiếu số dư tài khoản cân đối thu chi phát sinh tại đơn vị mình, đảm bảo sau khi chạy chương trình cân đối thu chi, số dư TK 5511 luôn bằng tổng số thu NS năm trước (số thực thu) trừ đi tổng số chi ngân sách năm trước (số thực chi) theo từng cấp ngân sách.

6. Kiểm soát việc hạch toán xử lý sai lầm đã được phát hiện

Căn cứ thực tế thiết lập của hệ thống, các đơn vị KBNN cần lưu ý tổ chức thực hiện xử lý sai lầm theo nguyên tắc sau:

a) Đối với những trường hợp sai lầm phát hiện ngay trong ngày nhưng hệ thống không cho phép xóa, kế toán phải lập Bảng kê yêu cầu thanh toán, thanh toán hủy, đảo làm chứng từ cho các bút toán hủy, đảo trên hệ thống. Trên phân hệ Quản lý chi (AP), phân hệ Quản lý thu (AR) phải thực hiện đảo âm đối với giao dịch sai lầm theo đúng quy trình nghiệp vụ. Khi phát hiện sai lầm trên phân hệ Quản lý Sổ cái (GL), phải lập Phiếu điều chỉnh và hạch toán bút toán điều chỉnh Đỏ, Đen, không thực hiện hủy bút toán để không làm phát sinh tăng doanh số.

b) Đối với những sai sót phát hiện vào các ngày tiếp sau của ngày phát sinh nghiệp vụ, sau khi đã kết sổ, KTV phải lập chứng từ điều chỉnh vào ngày thực hiện điều chỉnh sai sót, không được phép quay lại ngày quá khứ để điều chỉnh sai sót. Trường hợp bút toán liên quan đến thu chi ngân sách năm trước, chỉ được phép hạch toán điều chỉnh vào kỳ 13 phân hệ Quản lý sổ cái (GL), kỳ 12 với ngày hiệu lực 31/12 của năm trước trên các phân hệ phụ sau khi được mở kỳ, đồng thời chỉ hạch toán những bút toán theo quy định.

7. Kiểm soát các bút toán điều chỉnh trên các phân hệ phụ

Các đơn vị KBNN phải thực hiện đúng quy trình điều chỉnh trên các phân hệ phụ (AR và AP) để tránh phát sinh tăng doanh số. Trong trường hợp đã chuyển dữ liệu về phân hệ Quản lý Sổ cái (GL) làm phát sinh tăng doanh số của tài khoản liên quan do bút toán điều chỉnh chưa được chọn đảo dấu, các đơn vị KBNN cần phải thực hiện điều chỉnh doanh số trên phân hệ Quản lý Sổ cái (GL).

8. Quy trình kiểm soát nghiệp vụ Lệnh chi tiền trên TABMIS

a) Các đơn vị KBNN cần kiểm tra tính hợp lý, khớp đúng của các thông tin mã đơn vị có quan hệ với ngân sách, mã tổ chức ngân sách, phương thức thanh toán và các thông tin khác, đảm bảo thực hiện thanh toán an toàn, chính xác.

b) Đối với Lệnh chi tiền phát sinh mới, cơ quan tài chính và KBNN phối hợp xử lý dứt điểm từ khâu nhập liệu đến khâu kết sổ bút toán. KBNN thực hiện đầy đủ các bước của quy trình nghiệp vụ, chỉ thực hiện báo Có cho đơn vị thụ hưởng sau khi kết sổ bút toán. Trường hợp phát hiện sai sót sau khi bút toán đã được nhập, cần trao đổi thống nhất trước khi chuyên viên tài chính thực hiện xóa Lệnh chi tiền. Sau khi xóa Lệnh chi tiền, cơ quan tài chính và KBNN phối hợp rà soát lại các thông tin đã xóa, đảm bảo không ảnh hưởng đến số liệu, làm thủ tục hủy chứng từ phục hồi nếu đã in. Sau đó nhập lại Lệnh chi tiền đã bị xóa theo đúng quy trình hệ thống theo nguyên tắc nêu trên.

c) Đối với Lệnh chi tiền do cơ quan Tài chính nhập vào hệ thống có ngày hiệu lực cách ngày KBNN nhận được Lệnh chi tiền nhiều hơn 5 ngày làm việc, KBNN thống nhất với cơ quan tài chính thực hiện loại bỏ để cơ quan Tài chính sửa lại ngày hạch toán trên TABMIS. Thời gian để loại bỏ Lệnh chi tiền do KBNN tỉnh, thành phố thống nhất với cơ quan tài chính địa phương để tránh vướng mắc khi thực hiện.

Điều 10. Kiểm soát số liệu trên sổ kế toán

Các đơn vị KBNN phải tổ chức kiểm soát đầy đủ, chính xác số liệu trên sổ kế toán, trong đó lưu ý đảm bảo các yêu cầu sau:

1. Thực hiện việc in, chấm số liệu, ký trên sổ kế toán, đóng và đưa vào lưu trữ theo đúng quy định hiện hành, trong đó lưu ý chỉ lưu hàng ngày các sổ chi tiết: Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt (nội tệ, ngoại tệ), Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng (nội tệ, ngoại tệ), Sổ chi tiết tài khoản chuyên thu (nếu có), Sổ chi tiết tài khoản thanh toán song phương (nếu có), Sổ chi tiết LKB.

2. Đối với Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt (bao gồm VND và ngoại tệ)

Sau khi in sổ chi tiết tài khoản tiền mặt (bao gồm VND và ngoại tệ) từ chương trình kế toán, ghi bổ sung chức danh “Giám đốc” sau chức danh “Kế toán trưởng” và thực hiện ký đầy đủ các chức danh trên, đóng dấu Kế toán trước khi đưa vào lưu trữ.

Việc đối chiếu số liệu quỹ tiền mặt với sổ kế toán chi tiết tiền mặt cần lưu ý một số nội dung sau:

a) Cuối ngày làm việc, kế toán đối chiếu số liệu tồn quỹ tiền mặt được thực hiện theo hướng dẫn cụ thể của KBNN. Trong đó lưu ý các bước công việc sau:

- Cuối ngày làm việc lập “Bảng kê tồn quỹ tiền mặt cuối ngày” theo hướng dẫn của KBNN.

- Đối chiếu số liệu kho quỹ, xử lý các sai lệch nếu có.

- Đầu giờ sáng ngày làm việc kế tiếp, đối chiếu tồn quỹ tiền mặt cuối ngày, đối chiếu số liệu với Sổ kế toán chi tiết tiền mặt theo mẫu S2-02/KB-TABMIS sau khi in.

b) “Bảng kê tồn quỹ tiền mặt cuối ngày” và sổ chi tiết tiền mặt cùng ngày được lưu trong tập chứng từ kế toán hàng ngày theo quy định.

c) Trường hợp cuối ngày làm việc, sau khi thực hiện đầy đủ các quy trình nghiệp vụ theo quy định, kế toán có thể in sổ kế toán chi tiết tiền mặt trên chương trình TABMIS. Trong trường hợp này, đơn vị không cần lập “Bảng kê tồn quỹ tiền mặt cuối ngày”, mà thực hiện đối chiếu trực tiếp trên sổ kế toán chi tiết tiền mặt vào thời điểm cuối ngày làm việc.

3. Đối với sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng (trường hợp đơn vị KBNN chưa thực hiện thanh toán song phương) hoặc tiền gửi thanh toán (trường hợp đơn vị KBNN đã thực hiện thanh toán song phương)

Đảm bảo thực hiện một số nội dung đối với sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng/tiền gửi thanh toán tại ngân hàng (bao gồm VND và ngoại tệ), như sau:

a) Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng/tiền gửi thanh toán được in hàng ngày, gồm 02 liên: 01 liên đóng vào tập chứng từ ngày, 01 liên dùng để đối chiếu số liệu với sổ chi tiết tài khoản tiền gửi của KBNN do Ngân hàng cung cấp (trường hợp đơn vị KBNN đã tham gia thanh toán điện tử song phương tập trung, đơn vị in 01 liên để lưu). Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi/tiền gửi thanh toán của KBNN do ngân hàng gửi đến hàng ngày được lưu kèm với sổ chi tiết tài khoản hàng ngày của KBNN; bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng/tiền gửi thanh toán hàng tháng được lưu kèm với sổ chi tiết ngày cuối cùng trong tháng; sắp xếp theo thứ tự thời gian, đóng lưu trữ theo tháng.

b) Sau khi in sổ từ chương trình kế toán, ghi bổ sung thêm chức danh “Giám đốc” sau chức danh “Kế toán trưởng” và thực hiện ký đầy đủ các chức danh trên, đóng dấu Kế toán trước khi đưa vào lưu trữ. Lưu ý đảm bảo từng người ký tên vào sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng/tiền gửi thanh toán, đồng thời phải kiểm tra đối chiếu số liệu giữa Sổ của KBNN và sổ chi tiết của Ngân hàng, đảm bảo khớp đúng từng bút toán phát sinh, số dư rồi mới thực hiện ký xác nhận.

c) Hàng ngày, đơn vị KBNN phải thực hiện đối chiếu số liệu giao dịch (doanh số và số dư tài khoản) trên tài khoản tiền gửi/tiền gửi thanh toán của KBNN tại ngân hàng với ngân hàng nơi đơn vị KBNN mở tài khoản. Chậm nhất là đầu giờ ngày làm việc kế tiếp, kế toán trưởng phải trình Giám đốc đơn vị KBNN “Sổ chi tiết tài khoản” in từ chương trình kế toán kèm Sổ chi tiết tài khoản của KBNN tại ngân hàng do ngân hàng gửi đến, đảm bảo số liệu khớp đúng hoặc chênh lệch đúng bằng số thu sau giờ chốt số liệu đối chiếu thanh toán điện tử song phương. Trường hợp sai lệch, phải xác định nguyên nhân, thuyết minh rõ lý do chênh lệch và kịp thời xử lý theo quy định, nếu không xác định được nguyên nhân thì phải báo cáo về KBNN cấp trên để có biện pháp xử lý.

d) Đối với các đơn vị chưa thực hiện thanh toán song phương, hàng tháng, vào ngày làm việc đầu tiên của tháng sau, kế toán trưởng trình Giám đốc ký xác nhận số liệu trên “Bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng” tháng trước của KBNN mở tại ngân hàng, đóng dấu KBNN; sau đó gửi Ngân hàng để kiểm tra, đối chiếu và ký xác nhận. Trường hợp chênh lệch số liệu với ngân hàng, phải xác định nguyên nhân, thuyết minh rõ lý do chênh lệch và kịp thời xử lý theo quy định, nếu không xác định được nguyên nhân thì phải báo cáo về KBNN cấp trên để có biện pháp xử lý.

4. Đối với số liệu tài khoản thanh toán vốn

Thực hiện đối chiếu số liệu các tài khoản điều chuyển vốn giữa KBNN cấp trên và KBNN cấp dưới hàng tháng vào ngày mùng 10 tháng sau liền kề. Vào ngày đầu tháng sau, KBNN cấp trên in 02 liên sổ chi tiết tài khoản thanh toán vốn, ký, đóng dấu (ghi rõ ngày… tháng…. năm…) và gửi cho KBNN cấp dưới để đối chiếu số liệu, nếu khớp đúng KBNN cấp dưới xác nhận và gửi trả KBNN cấp trên 01 bản, 01 bản đóng dấu và lưu trước ngày 10 tháng sau. KBNN cấp trên tổ chức lưu trữ theo quy định. Trường hợp có chênh lệch giữa ngày điều vốn đi và ngày nhận điều chuyển vốn; giữa số tiền điều chuyển vốn đi và số tiền nhận phải kịp thời xác minh nguyên nhân và có biện pháp xử lý đảm bảo quản lý chặt chẽ, an toàn.

5. Đối chiếu số liệu thanh toán

5.1. Đối với thanh toán liên kho bạc

Đơn vị KBNN đảm bảo đối chiếu số liệu các tài khoản thanh toán Liên kho bạc theo đúng quy trình đã quy định, cụ thể:

a) Hàng ngày, hàng tháng, TTV và KTT các đơn vị KBNN thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán – thanh toán, đảm bảo:

- Tổng số tiền trên các Lệnh thanh toán đi nội tỉnh, ngoại tỉnh, chi tiết LCN, LCC có trạng thái “Thành công” trên các bảng kê khớp đúng với phát sinh trên sổ chi tiết của các TK LKB đi nội tỉnh, ngoại tỉnh, chi tiết LCN, LCC tương ứng.

- Tổng số tiền trên các Lệnh thanh toán nội tỉnh, ngoại tỉnh đến, chi tiết LCN, LCC trên các bảng kê khớp đúng với phát sinh trên sổ chi tiết của các TK LKB đến nội tỉnh, ngoại tỉnh, chi tiết LCN, LCC tương ứng.

- Trường hợp có chênh lệch giữa kế toán và thanh toán cần tìm nguyên nhân, xử lý kịp thời hoặc có thuyết minh cụ thể. Toàn bộ các Bảng kê thanh toán và sổ chi tiết LKB nêu trên phải kiểm tra, đối chiếu và ký duyệt đầy đủ các chức danh và lưu vào tập chứng từ ngày theo quy định.

b) Hàng tháng, văn phòng KBNN tỉnh thực hiện đối chiếu kế toán – thanh toán của toàn tỉnh đảm bảo khớp đúng giữa kế toán – thanh toán (nội tỉnh, ngoại tỉnh); khớp đúng giữa TK Liên kho bạc đi nội tỉnh và TK Liên kho bạc đến nội tỉnh. Trường hợp có chênh lệch cần tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời, dứt điểm hoặc phải có thuyết minh cụ thể.

c) Hàng quý, vào ngày 10 tháng đầu quý liền kề:

- KBNN tỉnh gửi đối chiếu số liệu thanh toán (tổng số món thanh toán, tổng số tiền thanh toán liên kho bạc đi lệnh chuyển Nợ, liên kho bạc đi lệnh chuyển Có, liên kho bạc đến lệnh chuyển Nợ, liên kho bạc đến lệnh chuyển Có) với số liệu kế toán (tài khoản Liên kho bạc đi lệnh chuyển Nợ, tài khoản Liên kho bạc đi lệnh chuyển Có, tài khoản Liên kho bạc đến lệnh chuyển Nợ, tài khoản Liên kho bạc đến lệnh chuyển Có), số chênh lệch (nếu có) của liên kho bạc nội tỉnh, liên kho bạc ngoại tỉnh về Vụ Kế toán Nhà nước (Phòng Thanh toán).

- Hàng quý, Vụ Kế toán Nhà nước (Phòng Thanh toán) chịu trách nhiệm thực hiện đối chiếu số liệu kế toán và thanh toán của toàn quốc, đảm bảo khớp đúng.

5.2. Đối với thanh toán điện tử song phương

Các đơn vị KBNN thực hiện đối chiếu số liệu các tài khoản tiền gửi thanh toán điện tử song phương theo đúng quy trình đã quy định, trong đó lưu ý một số nội dung sau:

a) Tài khoản tiền gửi thanh toán của Sở giao dịch và các đơn vị KBNN huyện chỉ được dùng để hạch toán các khoản thu, chi của NSNN, các khoản thu, chi khác của KBNN và các khoản quyết toán cuối ngày theo quy định.

b) Hàng ngày, các đơn vị KBNN thực hiện đối chiếu số phát sinh trên tài khoản, số liệu lệnh quyết toán đảm bảo khớp đúng tổng số món, tổng số tiền, chi tiết từng món, số phát sinh về quyết toán và kết chuyển cuối ngày, số dư cuối ngày của tài khoản tiền gửi thanh toán, tài khoản chuyên thu.

c) Việc quyết toán số phát sinh trong ngày tài khoản tiền gửi thanh toán, tài khoản chuyên thu đến thời điểm “cut off time” được thực hiện theo nguyên tắc: Kết chuyển riêng biệt tổng doanh số phát sinh bên Nợ, bên Có (không kết chuyển theo chênh lệch bù trừ giữa bên Nợ, bên Có), chỉ thực hiện kết chuyển khi dữ liệu giữa KBNN với NHTM nơi mở tài khoản đã khớp đúng.

5.3. Đối với thanh toán điện tử liên ngân hàng

Các đơn vị KBNN thực hiện đối chiếu số liệu thanh toán điện tử liên ngân hàng theo đúng quy trình đã quy định, trong đó lưu ý một số nội dung sau:

a) Đối chiếu trong hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng

- Việc đối chiếu thực hiện dứt điểm cho từng ngày riêng biệt vào thời điểm hệ thống thanh toán liên ngân hàng hoàn tất công việc xử lý cuối ngày. Trường hợp phát sinh sự cố không thể hoàn thành trong ngày theo quy định, việc đối chiếu phải thực hiện ngay trong ngày sự cố được khắc phục, số liệu đối chiếu phải được phản ánh theo đúng ngày phát sinh lệnh thanh toán.

- Thực hiện đối chiếu số chênh lệch phải thu (phải trả), chi tiết từng lệnh thanh toán đi và đến. Mọi chênh lệch đối chiếu, đơn vị phải kịp thời phối hợp với Vụ Kế toán Nhà nước (Phòng Thanh toán) và các đơn vị ngân hàng liên quan để xử lý.

b) Đối chiếu trong nội bộ hệ thống KBNN

- Việc đối chiếu thực hiện dứt điểm cho từng ngày riêng biệt vào thời điểm ngay sau khi kết thúc đối chiếu với Ngân hàng nhà nước. Trường hợp phát sinh sự cố không thể hoàn thành trong ngày theo quy định, việc đối chiếu phải thực hiện ngay trong ngày sự cố được khắc phục, số liệu đối chiếu phải được phản ánh theo đúng ngày phát sinh lệnh thanh toán.

- Số liệu về thanh toán điện tử liên ngân hàng đã hạch toán đi, đến trong ngày trên hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán tại đơn vị thành viên, số liệu đối chiếu tại Phòng Thanh toán – Vụ KTNN KBNN nhận từ Trung tâm thanh toán Quốc gia NHNN gửi cho các đơn vị thành viên là căn cứ gốc để đối chiếu thanh toán liên ngân hàng trong nội bộ hệ thống KBNN.

- Thực hiện đối chiếu số chênh lệch phải thu (phải trả), chi tiết từng lệnh thanh toán đi và đến. Mọi chênh lệch đối chiếu, đơn vị phải kịp thời phối hợp với Vụ Kế toán Nhà nước (Phòng Thanh toán) và các đơn vị ngân hàng liên quan để xử lý.

Điều 11. Kiểm soát báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

Chế độ báo cáo cần phải được tổ chức thực hiện theo chế độ quy định, trong đó lưu ý các nội dung sau:

1. Đảm bảo tính nhất quán của số liệu

1.1. Kế toán trưởng nghiệp vụ KBNN tỉnh, thành phố là người chịu trách nhiệm toàn diện và trực tiếp về tất cả các vấn đề liên quan đến số liệu báo cáo kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN tại đơn vị mình trước Giám đốc KBNN tỉnh và Vụ trưởng Vụ kế toán Nhà nước - KBNN, trực tiếp giải trình số liệu và tổng hợp, báo cáo Kho bạc Nhà nước (Vụ Kế toán Nhà nước).

1.2. Trường hợp bắt buộc phải điều chỉnh lại dữ liệu quá khứ ở các kỳ đã được đóng, đơn vị KBNN phải trình bày rõ nguyên nhân báo cáo KBNN (Vụ Kế toán Nhà nước) theo đúng quy trình mở lại kỳ quá khứ và chỉ được phép thực hiện bút toán đã đề nghị điều chỉnh. Thư trả lời tra soát hoặc văn bản giải trình số liệu của KBNN tỉnh, thành phố gửi về KBNN yêu cầu phải có chữ ký của Lãnh đạo KBNN tỉnh, thành phố và được đóng dấu theo quy định.

1.3. Hàng tháng, sau khi kết thúc các giao dịch của ngày cuối tháng, chấm đối chiếu số liệu đảm bảo khớp đúng, kế toán thực hiện in các báo cáo có liên quan, gửi cho các đơn vị và lưu trữ theo đúng chế độ quy định, trong đó lưu ý:

a) Phải đóng kỳ tháng trước khi chạy báo cáo, tránh trường hợp có nhiều kỳ cùng mở trên hệ thống dễ gây nhầm lẫn, khó kiểm soát.

b) Các sai sót phát hiện trong quá trình hạch toán được điều chỉnh vào ngày hiện thời, nghiêm cấm việc điều chỉnh số liệu vào ngày quá khứ. Bút toán điều chỉnh được hạch toán trên cơ sở chứng từ đã được lãnh đạo đơn vị KBNN phê duyệt, lưu vào tập chứng từ ngày theo thứ tự sắp xếp liệt kê chứng từ.

1.4. KTT các đơn vị KBNN chịu trách nhiệm kiểm tra số liệu đảm bảo sự hợp lý, khớp đúng giữa các chỉ tiêu liên quan trên các báo cáo kế toán, kịp thời phát hiện chênh lệch hoặc những điểm bất hợp lý để có phương án xử lý, khắc phục đảm bảo an toàn trong hoạt động nghiệp vụ KBNN.

2. Đảm bảo tính thống nhất số liệu

a) Định kỳ hàng tháng, bộ phận kế toán lập các biểu mẫu và thực hiện đối chiếu với bộ phận kiểm soát chi theo quy định.

b) Định kỳ hàng tháng, hàng năm bộ phận kế toán phối hợp với bộ phận kiểm soát chi đối chiếu chính xác số liệu chi đầu tư theo quy định của Thông tư 99/2013/TT-BTC ngày 26/07/2013 về chế độ và biểu mẫu báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư XDCB từ NSNN, vốn trái phiếu Chính phủ. Đối chiếu chính xác số liệu quyết toán chi đầu tư XDCB hàng năm với bộ phận kiểm soát chi theo Thông tư số 210/2010/TT-BTC ngày 20/12/2010 của BTC quy định việc quyết toán vốn đầu tư XDCB thuộc nguồn vốn NSNN theo niên độ ngân sách hàng năm và các văn bản quy định của BTC, KBNN.

3. Đảm bảo tính kịp thời của số liệu báo cáo

Các đơn vị hoàn thành việc đối chiếu, điều chỉnh sai sót (nếu có) trước ngày 10 tháng sau để đảm bảo việc tổng hợp báo cáo gửi cơ quan nhà nước có thẩm quyền đúng thời gian quy định. Các trường hợp sai sót phát hiện sau ngày đóng kỳ sẽ thực hiện điều chỉnh vào ngày hiện tại và có thuyết minh trên báo cáo.

4. Đảm bảo yêu cầu kết xuất báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị trên TABMIS

4.1. Việc kết xuất báo cáo theo chế độ quy định trên TABMIS được thực hiện theo các nguyên tắc sau đây:

a) Báo cáo tài chính chỉ được tổng hợp hàng tháng, năm sau khi đã đóng kỳ kế toán tháng (đối với báo cáo tháng) và đóng tất cả các kỳ kế toán tháng trong năm (đối với báo cáo năm) và được gửi cho các cơ quan, đơn vị có liên quan theo quy định. Trước khi gửi, KTT các đơn vị KBNN chịu trách nhiệm đối chiếu số liệu đảm bảo chính xác, khớp đúng giữa các báo cáo, khớp đúng với số liệu báo cáo của các đơn vị có liên quan.

b) Các đơn vị KBNN đảm bảo phân công cụ thể việc khai thác báo cáo phù hợp với đặc điểm của việc vận hành hệ thống thông tin thống nhất trên toàn quốc. Việc kết xuất các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị do kế toán tổng hợp hoặc KTT thực hiện trong phạm vi đơn vị mình theo các cấp huyện, tỉnh và toàn quốc.

c) Các đơn vị KBNN lưu ý không thực hiện kết xuất các báo cáo tài chính để đối chiếu số liệu phục vụ tác nghiệp hàng ngày.

4.2. Trường hợp chỉ cần kiểm tra số liệu hạch toán, đối chiếu nhanh số dư các tài khoản, các đơn vị KBNN không kết xuất và in các mẫu biểu báo cáo mà thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu qua chức năng truy vấn thông tin của hệ thống, đảm bảo tốc độ xử lý thông tin nhanh, kịp thời.

Điều 12. Kiểm soát nghiệp vụ đối chiếu với đơn vị có quan hệ giao dịch với KBNN

Các đơn vị KBNN tổ chức đối chiếu số liệu với các đơn vị có giao dịch với KBNN theo đúng chế độ quy định, trong đó cần lưu ý các nội dung sau:

a) Kế toán viên phụ trách đơn vị giao dịch, sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu của đơn vị, ký xác nhận và chuyển cho KTT hoặc người được ủy quyền ký vào bảng xác nhận đối chiếu. Trường hợp phát hiện chênh lệch khi đối chiếu phải tìm nguyên nhân báo cáo kịp thời cho Lãnh đạo đơn vị KBNN để có ý kiến chỉ đạo xử lý.

b) Đối với tài khoản tiền gửi của đơn vị, KBNN xác nhận đối chiếu các tài khoản, bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư tài khoản.

c) Đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại KBNN theo quy định hiện hành, trong đó lưu ý một số nội dung như sau:

- Các đơn vị KBNN thực hiện đối chiếu số liệu dự toán cấp 4: Việc đối chiếu được thực hiện hàng quý, năm theo các nội dung dự toán được sử dụng trong năm, dự toán đã sử dụng, dự toán đã cam kết chi, dự toán bị hủy bỏ, dự toán giữ lại, dự toán còn lại. Trường hợp phát hiện số liệu của đơn vị có sự nhầm lẫn, không chính xác hoặc sai sót, các đơn vị KBNN thông báo cho đơn vị thống nhất điều chỉnh.

- Trường hợp dự toán cấp 4 không do KBNN nhập và phân bổ, các đơn vị KBNN chỉ thực hiện đối chiếu với đơn vị dự toán cấp 4 theo số dự toán được phân bổ trên hệ thống, số đã sử dụng. Trường hợp chưa khớp đúng giữa số được giao trong quyết định với số được phân bổ trên hệ thống, KBNN ghi lại số dự toán được phân bổ, số còn lại trên hệ thống và yêu cầu các đơn vị sử dụng ngân sách tiếp tục đối chiếu với các cơ quan liên quan theo quy định đảm bảo sự khớp đúng.

d) Mẫu dấu, chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng đơn vị (nếu có) trên bảng đối chiếu phải đúng với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký với Kho bạc.

Điều 13. Kiểm soát nghiệp vụ đối chiếu với cơ quan tài chính

1. Thời điểm hết ngày 31/12

Các đơn vị KBNN phối hợp với cơ quan tài chính thực hiện các công việc sau:

a) Xử lý hết số dư các tài khoản đầu 9 phát sinh trên Bảng cân đối tài khoản số dư thực (nếu có).

b) Rà soát số dư tài khoản tạm thu, tạm giữ do cơ quan tài chính làm chủ tài khoản.

2. Thời điểm hết thời gian chỉnh lý (31/1)

Các đơn vị KBNN phối hợp với cơ quan tài chính thực hiện các công việc sau:

a) Đối chiếu số liệu cấp phát bằng Lệnh chi tiền, dự toán đã giao với cơ quan Tài chính đồng cấp.

b) Kiểm tra số dư dự toán chuyển sang năm sau, số dự toán nhập đầu năm, dự toán bổ sung trong năm và dự toán còn lại, phối hợp cơ quan Tài chính cùng cấp điều chỉnh sai sót (nếu có).

c) Phối hợp với Sở Tài chính rà soát, kiểm tra việc rút dự toán chi chuyển giao.

d) Phối hợp Sở Tài chính rà soát số liệu dự toán NSTW (nguồn trái phiếu chính phủ) do Sở Tài chính nhập đảm bảo chính xác.

đ) Phối hợp với cơ quan tài chính cùng cấp thực hiện rà soát, đối chiếu số dư tạm ứng, ứng trước ngoài ngân sách của các cấp ngân sách tương ứng chi tiết theo chi đầu tư, chi thường xuyên, chi chuyển giao, chi khác đảm bảo số liệu khớp đúng giữa số hạch toán của KBNN với số theo dõi phải thu hồi của cơ quan tài chính.

Điều 14. Kiểm soát nghiệp vụ đối chiếu với cơ quan thu

Hàng ngày, thực hiện đối chiếu đảm bảo khớp đúng số liệu truyền nhận theo Bảng kê chứng từ nộp ngân sách (Mẫu số: 04/BK-CTNNS) ban hành kèm theo Thông tư số 32/2014/TT-BTC ngày 11/3/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Định kỳ hàng tháng, năm, các đơn vị KBNN có trách nhiệm xác nhận bảng đối chiếu số liệu thu NSNN (2 mẫu biểu: Bảng đối chiếu số nộp Kho bạc Nhà nước theo kỳ báo cáo tháng (BC10-KV và BC10-ST) và Bảng đối chiếu số nộp Kho bạc Nhà nước theo quyết toán ngân sách nhà nước năm (BC10KV-QT và BC10ST-QT) theo phụ lục 02 công văn số 3051/TCT-KK ngày 18/9/2013 của Tổng cục thuế về việc hướng dẫn thực hiện MLNSNN và sửa chỉ tiêu báo cáo KT thuế) do cơ quan thu gửi tới vào cuối tháng, cuối năm.

Điều 15. Kiểm soát nghiệp vụ đối chiếu với các cơ quan khác

Định kỳ, các đơn vị KBNN tổ chức đối chiếu số liệu với các cơ quan ra quyết định xử phạt (trừ cơ quan tài chính, cơ quan thu) theo quy định, đảm bảo số liệu khớp đúng giữa KBNN và các đơn vị này khi có phát sinh các khoản thu phạt.

Điều 16. Kiểm soát nghiệp vụ đối chiếu với bộ phận kiểm soát chi NSNN

Bộ phận kế toán có trách nhiệm đối chiếu số liệu với bộ phận Kiểm soát chi NSNN theo quy định.

Điều 17. Kiểm soát hoạt động thanh toán

Các đơn vị KBNN cần đảm bảo thực hiện chính xác, an toàn các quy trình thanh toán gồm thanh toán điện tử liên kho bạc, thanh toán bù trừ, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán song phương điện tử, thanh toán tiền gửi với ngân hàng, trong đó lưu ý các nội dung sau:

1. Đối với quy trình lập, hạch toán và kiểm soát chứng từ kế toán trong hoạt động thanh toán, cần lưu ý một số nội dung sau đây:

a) Phân loại chứng từ, hạch toán theo đúng kênh thanh toán; đúng phân hệ; lựa chọn kênh thanh toán phù hợp đảm bảo thời gian thanh toán, tiết kiệm phí chuyển tiền thanh toán.

b) Chứng từ thanh toán đi, đến phải được hạch toán, thanh toán kịp thời, đầy đủ, chính xác.

c) Trường hợp do lỗi hệ thống dẫn đến bút toán bị treo không thực hiện được đầy đủ quy trình hoặc kế toán nhập giao dịch hạch toán sai phải thực hiện hủy giao dịch, đảo bút toán theo đúng bản chất nghiệp vụ. Trường hợp thực hiện hủy, đảo các bút toán thực hiện trong ngày, kế toán phải lập Bảng kê yêu cầu thanh toán, thanh toán hủy, đảo.

d) Đối với chứng từ thanh toán là Lệnh chi tiền, sau khi KTV KBNN xác nhận Lệnh chi tiền do cơ quan tài chính nhập trên hệ thống phải thực hiện in Lệnh chi tiền phục hồi ngay làm căn cứ để trình KTT ký; Lãnh đạo đơn vị KBNN khi phê duyệt trên hệ thống, thực hiện ký trên Lệnh chi tiền phục hồi, đơn vị KBNN thực hiện đóng dấu, lưu trữ theo quy định.

đ) Để đảm bảo có đầy đủ thông tin thanh toán, đối với chứng từ thanh toán chuyển ngoài hệ thống thực hiện trên Phân hệ quản lý chi (AP), kế toán không hạch toán trên Phân hệ quản lý sổ cái (GL).

e) Trường hợp chuyển tiền thu hộ NSNN cho Kho bạc khác qua kênh thanh toán điện tử liên kho bạc, kế toán thực hiện trên Phân hệ quản lý sổ cái (GL), không thực hiện trên Phân hệ quản lý thu (AR).

2. Đối với quy trình luân chuyển chứng từ trong hoạt động thanh toán, cần đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Kiểm soát chặt chẽ các giao diện đi, đến của chương trình thanh toán điện tử liên kho bạc, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán song phương điện tử. Trong trường hợp xảy ra lỗi chạy giao diện, cần đối chiếu dữ liệu sai lầm, thực hiện nhập thủ công, đảm bảo không chuyển tiền hoặc nhập lệnh 2 lần. Trong trường hợp này, cần tăng cường kiểm soát khi nhận lệnh, kịp thời phát hiện các Lệnh thanh toán sai hoặc chuyển tiền 2 lần do KBNN A mắc sai lầm hoặc KBNN B nhập thừa đối với 1 Lệnh thanh toán đến.

b) Đối với các thông tin được phép chỉnh sửa: Tên đơn vị trả tiền thuộc khối an ninh, quốc phòng; sửa tên đơn vị trả tiền đối với các trường hợp phải trả qua tài khoản trung gian,…) trên các chương trình thanh toán được thanh toán viên chỉnh sửa phải đảm bảo chính xác theo chứng từ gốc.

c) Định kỳ hàng ngày, hàng tháng thực hiện công tác kiểm tra, đối chiếu (kiểm tra, đối chiếu truyền tin và kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán – thanh toán; kiểm tra tình trạng lệnh thanh toán; các quan hệ cân đối hạch toán kế toán...).

d) Hàng ngày, các lệnh thanh toán chờ xử lý, các khoản sai lầm trong thanh toán phải được đối chiếu khớp đúng với Bảng cân đối tài khoản.

đ) Luân chuyển chứng từ thanh toán điện tử liên kho bạc, thanh toán bù trừ, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán song phương điện tử, thanh toán tiền gửi với ngân hàng theo đường nội bộ, đúng quy trình như sau:

- Sau khi kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ đơn vị giao dịch mang tới, KTV ký xác nhận trên chứng từ giấy, đồng thời nhập giao dịch hạch toán trên chương trình kế toán máy, đệ trình phê duyệt lên kế toán trưởng, thực hiện luân chuyển chứng từ giấy lên kế toán trưởng.

- KTT ký kiểm soát chứng từ giấy đồng thời ký giao dịch hạch toán trên chương trình kế toán máy, thực hiện luân chuyển chứng từ giấy lên giám đốc.

- Giám đốc ký duyệt chứng từ.

- Sau khi chứng từ giấy đã được ký, đóng dấu, giao dịch hạch toán trên chương trình kế toán máy đã được phê duyệt đầy đủ, TTV tiếp nhận chứng từ giấy đồng thời nhận giao dịch thanh toán sang chương trình thanh toán xử lý (nếu thanh toán điện tử), trường hợp thanh toán thủ công đối với thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán song phương điện tử, tiến hành tách 02 liên chứng từ báo Nợ hoặc báo Có sang ngân hàng, lập bảng kê chứng từ thanh toán đi ngân hàng, đối chiếu chứng từ với bảng kê thanh toán, trường hợp thanh toán điện tử tiến hành chỉnh sửa lệnh thanh toán, xác nhận lệnh thanh toán, chuyển chứng từ giấy đến người kiểm soát thanh toán.

- KTT ký kiểm soát lệnh thanh toán trên chương trình thanh toán, ký bảng kê chứng từ thanh toán.

- Giám đốc ký kiểm soát lệnh thanh toán trên chương trình thanh toán (đối với quy trình thanh toán quy định phải được Giám đốc phê duyệt), ký bảng kê chứng từ thanh toán.

- Trường hợp thanh toán thủ công với ngân hàng, đóng dấu Kho bạc Nhà nước lên bảng kê chứng từ thanh toán.

Trường hợp chưa nhập và ký kiểm soát chứng từ trên chương trình TABMIS, không được phép nhập thủ công và truyền đi thanh toán trên các chương trình thanh toán điện tử (trường hợp cần thiết để đi thanh toán phải được phép của Giám đốc KBNN, sau đó đảm bảo nhập đầy đủ trên chương trình TABMIS).

3. Đối với việc sử dụng, bảo quản và thu hồi chứng thư điện tử theo các quy định đã ban hành, cần lưu ý:

Các đơn vị KBNN đặc biệt lưu ý các chứng thư điện tử phải được quản lý, bảo quản an toàn, thường xuyên kiểm tra đảm bảo có thể sẵn sàng sử dụng được, mã số PIN phải được ghi nhớ an toàn bảo mật tránh tình trạng lâu ngày quên mã số PIN, rà soát việc sử dụng chứng thư điện tử ủy quyền tại đơn vị, có thể sẵn sàng sử dụng nhằm đảm bảo hoạt động thanh toán được thông suốt.

Điều 18. Kiểm soát việc mở và sử dụng tài khoản tại ngân hàng, việc tính lãi tiền gửi và phí dịch vụ thanh toán của các tài khoản của KBNN tại ngân hàng

Các đơn vị KBNN có trách nhiệm thực hiện việc mở và sử dụng tài khoản (tài khoản thanh toán, tài khoản chuyên thu…) tại ngân hàng theo đúng quy định. Hàng tháng, các đơn vị KBNN có trách nhiệm kiểm tra việc tính lãi tiền gửi và phí dịch vụ thanh toán của tài khoản tiền gửi của KBNN tại ngân hàng đảm bảo khớp đúng giữa số thực tế và số liệu tính toán của ngân hàng.

Điều 19. Kiểm soát hoạt động mở và sử dụng tài khoản tại KBNN

Các đơn vị KBNN cần đảm bảo thực hiện đầy đủ quy định hiện hành về đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN, trong đó cần đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu sau đây:

a) Theo dõi, thống kê các đơn vị có quan hệ với ngân sách ngừng hoạt động theo từng năm, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản đã tất toán tài khoản.

b) Đảm bảo thực hiện nghiêm việc từ chối giao dịch đối với đơn vị, tổ chức, cá nhân trong các trường hợp sau:

- Vi phạm chế độ quản lý tài chính, chế độ mở và sử dụng tài khoản tại KBNN.

- Không thực hiện đúng thủ tục thanh toán; không chấp hành đúng các quy định về chi trả, thanh toán qua KBNN.

c) Thực hiện phong tỏa hoặc tự động trích tài khoản của chủ tài khoản theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

d) Đảm bảo mỗi giao dịch rút hoặc chuyển tiền của các đơn vị, tổ chức đều được kiểm soát đầy đủ các yếu tố về chữ ký, con dấu, phù hợp với nội dung đã đăng ký mở tài khoản giao dịch tại KBNN.

đ) Mẫu dấu, chữ ký của các đơn vị, tổ chức, cá nhân phải được Kế toán trưởng và từng kế toán viên có liên quan quản lý chặt chẽ, không để thất lạc, bảo đảm đối chiếu kịp thời với đơn vị khi giao dịch.

e) Trường hợp đơn vị có thay đổi về nhân sự liên quan đến hoạt động giao dịch với KBNN, cần đảm bảo đầy đủ các tài liệu liên quan, làm căn cứ để kiểm soát giao dịch với đơn vị.

g) Trường hợp đơn vị có thay đổi mẫu dấu, cần kịp thời đăng ký lại mẫu dấu của đơn vị trong hồ sơ mở tài khoản giao dịch với KBNN.

Điều 20. Kiểm soát công tác lưu trữ tài liệu kế toán

Thủ trưởng đơn vị KBNN có trách nhiệm tổ chức công tác lưu trữ tài liệu kế toán tại đơn vị mình theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. Trong đó, lưu ý các yêu cầu sau:

a) Tất cả các tài liệu kế toán sau khi hoàn thành quy trình nghiệp vụ, phải được rà soát, đối chiếu và thực hiện bảo quản, lưu trữ theo quy định.

b) Đối với tài liệu kế toán hết hạn bảo quản cần tiêu hủy phải được Hội đồng tiêu hủy tài liệu tại đơn vị kế toán rà soát, đối chiếu và quyết định về danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy theo đúng chế độ quy định.

c) Thủ trưởng các đơn vị thuộc KBNN, Giám đốc KBNN các cấp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy tài liệu kế toán theo đúng quy định.

d) KTT (hoặc phụ trách kế toán) phối hợp với người chịu trách nhiệm về công tác tin học của đơn vị (đối với các tài liệu được lưu trữ dưới hình thức dữ liệu điện tử) chỉ đạo việc sắp xếp, bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán theo đúng quy định; chịu trách nhiệm về việc sử dụng tài liệu kế toán trong thời gian bảo quản tại đơn vị, phòng (bộ phận) kế toán nhà nước, phòng (bộ phận) tin học (nếu có) và trong kho lưu trữ.

đ) Đảm bảo sắp xếp đầy đủ chứng từ hàng ngày, in đầy đủ các tài liệu kế toán để lưu vào tập chứng từ kế toán ngày, sắp xếp theo thứ tự quy định, đảm bảo thuận tiện tra cứu.

e) Đảm bảo giao, nhận tài liệu kế toán theo đúng quy định, thực hiện đầy đủ các thủ tục bàn giao.

g) Đảm bảo việc in, đóng, sắp xếp sổ kế toán theo quy định, đảm bảo thực hiện đầy đủ các yếu tố pháp lý của Sổ kế toán.

h) Đảm bảo việc in, đóng, sắp xếp báo cáo kế toán theo quy định, đảm bảo thực hiện đầy đủ các yếu tố pháp lý của báo cáo kế toán.

i) Đóng tài liệu kế toán và đưa vào lưu trữ theo đúng thời hạn đối với cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử.

k) Sử dụng và cung cấp tài liệu kế toán đang được lưu trữ theo đúng quy định.

Điều 21. Kiểm soát việc quản lý và sử dụng con dấu “Kế toán”, “Phòng giao dịch”, “Điểm giao dịch”.

a) Dấu “Kế toán”, dấu “Phòng giao dịch” (đối với KBNN các tỉnh, thành phố có Phòng giao dịch), dấu “Điểm giao dịch” (đối với KBNN các tỉnh, thành phố có điểm giao dịch) do kế toán viên được Kế toán trưởng phân công lưu giữ và quản lý. Việc phân công phải được thể hiện bằng văn bản, Kế toán viên được phân công lưu giữ và quản lý con dấu chịu trách nhiệm về việc quản lý và sử dụng con dấu.

b) Các đơn vị KBNN sử dụng dấu “Kế toán”, dấu “Phòng giao dịch”, dấu “Điểm giao dịch” để thực hiện các nghiệp vụ kế toán, thanh toán trong hệ thống KBNN và giao dịch với đơn vị; dấu được đóng tại vị trí chữ ký chức danh cao nhất trên chứng từ; các chứng từ thanh toán qua ngân hàng có chữ ký của Giám đốc KBNN với tư cách chủ tài khoản thì đóng dấu “Kho bạc Nhà nước”, không đóng dấu “Kế toán”, dấu “Phòng giao dịch”, dấu “Điểm giao dịch”; dấu được đóng theo quy định sau:

- Dấu đóng phải đúng vị trí, rõ nét, không mờ, không nhoè, không làm biến dạng chữ ký trên chứng từ và phải đóng dấu trên từng liên chứng từ.

- Không được đóng dấu lên chứng từ chưa ghi nội dung hoặc nội dung ghi chưa đầy đủ, kể cả trong trường hợp đã có chữ ký.

Điều 22. Kiểm soát việc thiết lập các quy trình quản lý ứng dụng

1. Thủ trưởng đơn vị KBNN cần tổ chức thực hiện các quy định về quy trình quản lý ứng dụng của các hệ thống thông tin để đảm bảo an toàn hệ thống, an toàn bảo mật thông tin dữ liệu. Trong đó lưu ý các nội dung sau đây:

a) Chỉ thực hiện các công việc quản trị ứng dụng hệ thống theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao; kịp thời phát hiện các vấn đề vướng mắc và phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý dứt điểm, đảm bảo hệ thống vận hành an toàn, ổn định, thông suốt; tổ chức quản lý dữ liệu hệ thống một cách đầy đủ, nhất quán trong suốt vòng đời ứng dụng.

b) Thực hiện đúng quy trình đối với các yêu cầu về điều chỉnh, bổ sung thông tin người sử dụng và tài khoản đăng nhập hệ thống, kịp thời thông báo cho đơn vị; cấp các tập trách nhiệm cho người sử dụng đúng theo nguyên tắc. Áp dụng các phương pháp làm việc phù hợp để đẩy nhanh tiến độ công việc, đảm bảo cho hệ thống thông tin vận hành được liên tục tại đơn vị.

c) Tổ chức hướng dẫn vận hành hệ thống và giám sát tình hình thực hiện, hướng dẫn của các đơn vị và người sử dụng; giám sát và theo dõi việc sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống; kịp thời phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong quá trình vận hành để có biện pháp điều chỉnh phù hợp; hướng dẫn các đơn vị thực hiện các công việc liên quan đến người sử dụng và tài khoản đăng nhập hệ thống.

d) Triển khai thực hiện nghiêm túc, chính xác các quy định về an toàn, bảo mật hệ thống thông tin ngành Tài chính và hệ thống KBNN.

2. Công chức thực hiện quyền thiết lập các chức năng quản trị ứng dụng phải thực hiện đúng quy trình, trong đó cần đảm bảo cáo nội dung sau đây:

a) Đảm bảo thực hiện nghiêm các quy định về bảo mật, an toàn hệ thống tại đơn vị theo đúng quy định hiện hành. Chấp hành các quy định về an toàn thông tin của ngành Tài chính trong quá trình triển khai các hệ thống ứng dụng.

b) Không cho người khác sử dụng tài khoản đăng nhập và mật khẩu của mình thực hiện các nghiệp vụ trên chương trình ứng dụng.

c) Thực hiện các công việc quản trị hệ thống, quản trị ứng dụng theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao; kịp thời phát hiện các vấn đề và phối hợp các cá nhân, đơn vị liên quan xử lý dứt điểm, vận hành hệ thống an toàn, thông suốt đảm bảo dữ liệu hệ thống được quản lý một cách đầy đủ, thống nhất trong suốt vòng đời ứng dụng.

d) Thực hiện các yêu cầu về điều chỉnh, bổ sung thông tin người sử dụng và tài khoản đăng nhập hệ thống, kịp thời thông báo cho đơn vị; cấp mới tài khoản đăng nhập hệ thống theo đúng định mức quy định; chấp hành đúng nguyên tắc gán các quyền cho người sử dụng. Áp dụng các phương pháp làm việc phù hợp để đẩy nhanh tiến độ công việc, đảm bảo hệ thống được vận hành liên tục tại đơn vị. Kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống của đơn vị để đảm bảo tăng cường hiệu năng của hệ thống.

e) Định kỳ hàng quý, tiến hành rà soát các tài khoản đăng nhập hệ thống không sử dụng trên hệ thống hoặc các tài khoản đăng nhập hệ thống sử dụng chưa đúng phạm vi nhiệm vụ để trình lãnh đạo ra quyết định thu hồi.

g) Tham gia hướng dẫn vận hành hệ thống và giám sát tình hình thực hiện, hướng dẫn của các đơn vị và người sử dụng; giám sát và theo dõi việc sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống; kịp thời phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong quá trình vận hành để có biện pháp điều chỉnh phù hợp; hướng dẫn các đơn vị thực hiện các công việc liên quan đến người sử dụng và tài khoản đăng nhập hệ thống.

Điều 23. Kiểm soát quy trình quản lý người sử dụng

1. Thủ trưởng đơn vị thành viên tham gia TABMIS thực hiện các quy trình quản lý người sử dụng trên các hệ thống thông tin cần tổ chức thực hiện các quy định để đảm bảo an toàn hệ thống, an toàn bảo mật thông tin dữ liệu. Trong đó, lưu ý các nội dung sau đây:

a) Tổ chức thực hiện, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc (nếu có) vận hành hệ thống theo đúng các quy định, hướng dẫn; giám sát, hướng dẫn các cán bộ trong đơn vị thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao trên hệ thống ứng dụng.

b) Thực hiện nghiêm các quy định về bảo mật, an toàn hệ thống tại đơn vị theo đúng các quy định hiện hành. Chấp hành các quy định về an toàn thông tin của ngành Tài chính khi tham gia trên hệ thống ứng dụng.

c) Phối hợp chặt chẽ, hiệu quả với các đơn vị liên quan trong việc xử lý các vấn đề liên quan người sử dụng và tài khoản đăng nhập trên hệ thống, đảm bảo các giao dịch dở dang được xử lý dứt điểm trước khi đề nghị điều chỉnh thông tin tài khoản đăng nhập trên hệ thống; thực hiện đúng, kịp thời các yêu cầu của KBNN về việc bổ sung, điều chỉnh người sử dụng và tài khoản đăng nhập trên hệ thống.

d) Thông báo kịp thời với KBNN về các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống để được hướng dẫn, phối hợp xử lý theo đúng yêu cầu, kỹ thuật nghiệp vụ; không được tự ý xử lý khi chưa có hướng dẫn của KBNN và các đơn vị liên quan.

e) Đơn vị được cấp tài khoản dùng chung để nhập, khai thác dữ liệu còn có trách nhiệm tổ chức phân công nội bộ rõ ràng, cụ thể các cán bộ sử dụng tài khoản dùng chung của đơn vị để nhập, khai thác dữ liệu hiệu quả và hợp lý đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu.

2. Cán bộ được cấp quyền truy cập phải thực hiện đúng quy trình, trong đó cần đảm bảo các nội dung sau đây:

a) Thực hiện nghiêm các quy định về bảo mật, an toàn hệ thống tại đơn vị theo quy định hiện hành. Chấp hành các quy định về an toàn thông tin của BTC khi tham gia hệ thống.

b) Nghiêm cấm việc cho người khác mượn tài khoản đăng nhập hệ thống và mật khẩu của mình để thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên hệ thống. Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao trên hệ thống theo quy định.

c) Trường hợp phát hiện các vấn đề bất thường trong quá trình vận hành và sử dụng hệ thống, phải thông báo ngay về KBNN để được hướng dẫn xử lý đảm bảo đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ.

d) Chịu sự giám sát và theo dõi của quản trị hệ thống trong quá trình sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống. Trước khi đề nghị điều chỉnh luồng phê duyệt của tài khoản đăng nhập hệ thống, người sử dụng có trách nhiệm xử lý dứt điểm các giao dịch dở dang.

đ) Trường hợp các cán bộ sử dụng tài khoản chung để nhập, khai thác dữ liệu, không tiết lộ mật khẩu cho các cán bộ khác không có trách nhiệm nhập, khai thác dữ liệu. Trong trường hợp thay đổi người sử dụng, các cán bộ mới tiếp nhận bàn giao tài khoản khai thác dữ liệu phải đổi lại mật khẩu.

Điều 24. Kiểm soát quy trình xác nhận số liệu báo cáo và nhập điện báo

1. Đảm bảo yêu cầu xác nhận số liệu báo cáo

a) Hàng tháng, sau khi tổng hợp xong số liệu báo cáo toàn quốc, KBNN thực hiện việc xác nhận số liệu với các KBNN tỉnh, thành phố đảm bảo số liệu này không được thay đổi, trừ trường hợp đặc biệt phải có ý kiến đồng ý bằng văn bản của KBNN.

b) Trường hợp có thay đổi số liệu, việc chỉnh sửa được thực hiện theo quy định tại Điều 11 Quy chế này.

Trường hợp chưa được sự đồng ý của KBNN (Vụ KTNN), nếu đơn vị KBNN vẫn thực hiện điều chỉnh lại số liệu, KBNN sẽ có văn bản chấn chỉnh, phê bình đối với từng trường hợp và gửi cho Giám đốc KBNN tỉnh, thành phố.

2. Đảm bảo yêu cầu của công tác điện báo

Các đơn vị KBNN phải nghiêm túc chấp hành thời gian điện báo hàng ngày, trước khi nhập số liệu vào chương trình điện báo cần kiểm tra tính hợp lý giữa các số liệu của các chỉ tiêu điện báo, đối chiếu với cân đối và báo cáo thu, chi NSNN để xác định số liệu đúng.

Trường hợp không kết xuất được điện báo hoặc không đăng nhập được vào chương trình điện báo, các đơn vị KBNN phải báo cáo tình hình về KBNN (Vụ KTNN) để xử lý kịp thời.

Hàng tháng phải thực hiện điều chỉnh số liệu điện báo (điện báo ngày 32) đảm bảo số liệu luỹ kế trên điện báo và bảng cân đối tài khoản, báo cáo thu, chi NSNN khớp đúng.

Điều 25. Kiểm soát quy trình nghiệp vụ trên các chương trình thanh toán

Ngoài việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ theo quy định, đối với các chương trình thanh toán các đơn vị KBNN cần lưu ý một số nội dung sau đây:

a) Tuân thủ nghiêm các quy định của KBNN trong việc thực hiện đối chiếu kế toán - thanh toán.

b) Thực hiện công tác đối chiếu truyền tin trong thanh toán khớp đúng theo từng ngày.

c) Các đơn vị KBNN thực hiện đối chiếu số liệu giữa kế toán và thanh toán hàng ngày và từ đầu năm đến hiện tại, bao gồm tất cả các hình thức thanh toán: thanh toán bù trừ, thanh toán LKB, thanh toán LNH, thanh toán qua tài khoản tiền gửi ngân hàng, thanh toán song phương đảm bảo các quan hệ cân đối kế toán và thanh toán khớp đúng theo từng ngày (trường hợp sai lệch phải có thuyết minh). Mọi sai sót, chậm trễ phải được phối hợp giải quyết trong thời gian ngắn nhất.

d) Tăng cường kiểm tra, giám sát, phối hợp giữa cán bộ nghiệp vụ, cán bộ tin học và cán bộ thuộc các bộ phận liên quan để kịp thời phát hiện và xử lý dứt điểm các chênh lệch, các sai sót nghiệp vụ, trục trặc kỹ thuật hệ thống, trong từng ngày giao dịch.

e) Xử lý thủ công theo đúng bản chất nghiệp vụ đối với các khoản chênh lệch về số liệu kế toán, thanh toán (nếu có).

g) Kiểm tra các Lệnh thanh toán đã, chưa chuyển sang ngân hàng, kiểm tra các Lệnh thanh toán thành công, các bút toán huỷ, đảo (không thành công) trong TABMIS theo quy định.

h) Các giao dịch LKB, TTSP, LNH chưa kịp chuyển đi thanh toán trong ngày, các đơn vị không cần xóa các giao dịch LKB, TTSP, LNH trên hệ thống TABMIS, có thể thực hiện đi thanh toán vào ngày hôm sau và thuyết minh chênh lệch số liệu giữa kế toán và thanh toán.

i) Ngoài các quy định kiểm tra, đối chiếu về kế toán, thanh toán thông thường, để đảm bảo an toàn, cuối ngày làm việc, các đơn vị sử dụng TABMIS phải đặc biệt chú ý các chứng từ chưa kịp chuyển đi ngân hàng, phải thực hiện hủy bỏ thanh toán và thuyết minh chênh lệch giữa Bảng kê, số liệu thanh toán Ngân hàng với số liệu kế toán của tài khoản tiền gửi ngân hàng.

Điều 26. Kiểm soát việc thực hiện quy trình giao diện

Các đơn vị KBNN phải kiểm soát chặt chẽ giao diện của các hệ thống thanh toán điện tử (Thanh toán điện tử LKB, thanh toán bù trừ điện tử, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán song phương điện tử) với TABMIS, giao diện TCS với TABMIS; tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các hệ thống thanh toán điện tử và các quy định khác liên quan, đảm bảo thanh toán kịp thời, an toàn và thông suốt. Trong đó, lưu ý một số nội dung sau:

a) Tuân thủ nghiêm các quy định trong kế toán, thanh toán điện tử để hạn chế lỗi thuộc về người sử dụng dẫn đến việc thực hiện giao diện giữa TCS và TABMIS, giữa hệ thống TABMIS và hệ thống thanh toán điện tử không thành công.

b)Trường hợp không thực hiện được các chương trình giao diện thanh toán điện tử; không thực hiện được truyền, nhận lệnh, cán bộ tin học và nghiệp vụ phối hợp kiểm tra tình trạng tại các giao diện. Phải xác định rõ lỗi thuộc về hệ thống nào để gửi yêu cầu đề nghị xử lý. Trường hợp không xác định rõ nguyên nhân cần phối hợp các đơn vị liên quan (Cục CNTT, Vụ KTNN - KBNN) để xử lý dứt điểm hoặc báo cáo KBNN cấp trên để có phương án xử lý kịp thời.

c) Trường hợp giao diện không thành công hoặc giao diện chậm, ảnh hưởng đến công tác thanh toán không kịp thời cho khách hàng, các đơn vị KBNN có thể thực hiện nhập Lệnh thanh toán thủ công. Khi thực hiện nhập Lệnh thanh toán thủ công, các đơn vị lưu ý khi kiểm soát các Lệnh thanh toán đi, đảm bảo không để xảy ra tình trạng Lệnh thanh toán bị truyền đi 2 lần. Trường hợp khi giao diện đầu vào không thực hiện được, đơn vị đã thực hiện nhập thủ công vào TABMIS, cần phải lưu ý kiểm tra các bút toán giao diện đầu vào TABMIS của thời gian hệ thống có phát sinh lỗi.

d) Ngoài việc đối chiếu số liệu kế toán, thanh toán hàng ngày, các đơn vị cần thực hiện đối chiếu số liệu kế toán, thanh toán đến ngày hiện thời, đảm bảo không xảy ra tình trạng Lệnh thanh toán đến được hạch toán 2 lần trong hệ thống TABMIS.

đ) Đối với các giao dịch được giao diện từ các hệ thống khác vào TABMIS được thông báo không đủ quỹ, cần báo cáo với KBNN cấp trên để giải quyết.

Điều 27. Kiểm soát quy trình đóng, mở kỳ kế toán trên TABMIS

1. Thủ trưởng các đơn vị KBNN chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện để đảm bảo quy trình đóng, mở kỳ kế toán theo đúng quy định. Đảm bảo thống nhất quy trình phối hợp về việc đóng, mở kỳ trên TABMIS giữa Vụ KTNN và các đơn vị KBNN, đảm bảo việc đóng, mở kỳ đúng thời hạn và quản lý thống nhất, đồng bộ số liệu trên bộ sổ hợp nhất với số liệu trên các bộ sổ tỉnh, làm cơ sở cho cơ quan tài chính và KBNN các cấp khai thác số liệu chính xác.

2. Vụ trưởng Vụ KTNN - KBNN tổ chức thực hiện đảm bảo các công việc sau đây:

a) Kiểm tra số liệu các bộ sổ tỉnh; Thông báo đóng kỳ trên bộ sổ hợp nhất khi số liệu đã chính xác; thông báo mở lại kỳ trên bộ sổ tỉnh để các KBNN tỉnh, thành phố thực hiện điều chỉnh số liệu trên bộ sổ tỉnh;

b) Thực hiện mở kỳ kế tiếp trên các bộ sổ tỉnh, bộ sổ hợp nhất đảm bảo các giao dịch được thực hiện bình thường;

c) Hàng tháng thực hiện đóng kỳ lần đầu trên các bộ sổ: Trước ngày 10 hàng tháng với bộ sổ tỉnh;

d) Theo dõi tình hình và thực hiện đóng, mở kỳ hàng tháng; các yêu cầu mở, đóng kỳ quá khứ của các KBNN tỉnh.

3. Giám đốc KBNN tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm tổ chức để đảm bảo các yêu cầu sau:

3.1. Đối với KTT KBNN tỉnh, thành phố:

a) Chịu trách nhiệm về số liệu kế toán trên bộ sổ tỉnh; đôn đốc các đơn vị liên quan để xử lý các giao dịch dở dang trên bộ sổ tỉnh, đảm bảo đóng kỳ hàng tháng trên các phân hệ trước ngày 10 hàng tháng;

b) Kịp thời thông báo và tiếp nhận các thông tin liên quan đến việc xử lý cuối kỳ trên địa bàn tỉnh với bộ phận tổng hợp thuộc Vụ KTNN - KBNN;

c) Gửi đề nghị mở lại kỳ kế toán, báo cáo cụ thể các thông tin liên quan đến việc mở kỳ quá khứ về Bộ phận Tổng hợp;

d) Báo cáo hoàn thành việc xử lý các giao dịch liên quan về bộ phận tổng hợp và đề nghị đóng kỳ liên quan;

đ) Trường hợp không hoàn thành việc xử lý các giao dịch dở dang cuối tháng đúng kỳ hạn, kịp thời báo cáo cụ thể về Bộ phận Tổng hợp để cùng phối hợp xử lý.

3.2. Đối với bộ phận XLTT tỉnh, thành phố:

a) Đảm bảo hỗ trợ KTT và các đơn vị trên địa bàn trong việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến đóng, mở kỳ trên bộ sổ tỉnh;

b) Chịu trách nhiệm hướng dẫn người sử dụng trên địa bàn thực hiện tìm kiếm, truy vấn, điều chỉnh các giao dịch trên bộ sổ tỉnh;

c) Tham mưu cho các cấp Lãnh đạo về việc xử lý các giao dịch dở dang theo đúng quy trình nghiệp vụ và quy trình tác nghiệp trên TABMIS.

Điều 28. Kiểm soát đảm bảo an toàn mật khẩu truy cập

Các đơn vị KBNN cần tổ chức đảm bảo công chức trong đơn vị và các đối tượng liên quan không được vi phạm một số hành vi sau:

a) Chiếm đoạt, sử dụng trái phép tài khoản đăng nhập hệ thống của người khác để thực hiện các công việc không thuộc chức năng nhiệm vụ của mình trên hệ thống.

b) Cố tình sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống được cấp để thực hiện các tác vụ không thuộc phạm vi, nhiệm vụ được giao trên hệ thống.

c) Cố tình sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống được cấp để thực hiện các tác nghiệp làm ảnh hưởng đến hiệu suất của hệ thống; tác động đến các quy trình nghiệp vụ, làm ảnh hưởng đến các giao dịch trên hệ thống.

d) Cấp các tập trách nhiệm quản trị ứng dụng và phát triển ứng dụng cho các đối tượng không đúng theo quy định.

đ) Thực hiện các hành động ảnh hưởng đến bảo mật hệ thống, làm ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu, làm ảnh hưởng đến an toàn tài sản.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 29. Trách nhiệm của Vụ trưởng Vụ KTNN, Giám đốc Sở giao dịch, Giám đốc KBNN tỉnh, huyện

1. Giám đốc Sở Giao dịch - KBNN, giám đốc KBNN tỉnh, huyện có trách nhiệm tổ chức, quán triệt sự cần thiết, nội dung của quy chế kiểm soát nghiệp vụ kế toán trong hệ thống KBNN. Căn cứ theo quy định trong Quy chế này triển khai thực hiện các quy định, nguyên tắc, phương pháp kiểm soát nghiệp vụ kế toán phù hợp với thực tế tổ chức bộ máy và hoạt động của đơn vị mình và các đơn vị trực thuộc. Vụ trưởng Vụ KTNN có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức thực hiện, triển khai và tổ chức kiểm tra việc thực hiện theo Quy chế này.

2. Xây dựng kế hoạch chi tiết kiểm soát nghiệp vụ kế toán, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện theo hình thức kiểm tra nghiệp vụ kế toán trong đơn vị mình căn cứ các nội dung được quy định trong Quy chế này.

3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán đối với các đơn vị cấp dưới thuộc sự quản lý điều hành của mình theo các nội dung quy định của Quy chế này.

4. Đôn đốc thực hiện các biện pháp khắc phục những tồn tại được phát hiện trong quá trình kiểm tra. Xử lý các hành vi vi phạm của các bộ phận, cá nhân thuộc thẩm quyền của mình. Trường hợp phát hiện có những biểu hiện vi phạm pháp luật hoặc có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng các nguyên tắc tài chính, kế toán cần báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành kiểm tra, thanh tra để làm rõ sự việc.

5. Phản ánh kịp thời các khó khăn, vướng mắc về KBNN (Vụ KTNN) trong quá trình triển khai thực hiện theo Quy chế để nghiên cứu, sửa đổi và bổ sung.

Điều 30. Trách nhiệm của KTT các đơn vị KBNN

1. Thực hiện chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị để tiến hành quy trình kiểm soát nghiệp vụ kế toán, tự kiểm tra theo các nội dung đã nêu trong quy chế này phù hợp với đặc điểm của đơn vị.

2. Trực tiếp kiểm tra kế toán nghiệp vụ tại các đơn vị, bộ phận được giao, trong quá trình kiểm tra phải chấp hành đúng các quy định, các chế độ hiện hành về kiểm soát chi NSNN.

3. Đôn đốc các đơn vị, các bộ phận trong đơn vị thực hiện việc kiểm soát nghiệp vụ kế toán.

4. Tổng hợp tình hình kiểm soát nghiệp vụ báo cáo và đề xuất các biện pháp giải quyết, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và ra quyết định xử lý.

5. Phối hợp chặt chẽ với Phòng Hỗ trợ - Cục CNTT thuộc KBNN để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hệ thống TABMIS và các chương trình ứng dụng khác liên quan đến công tác kế toán, thanh toán.

Điều 31. Trách nhiệm của công chức làm kế toán nghiệp vụ thuộc KBNN

1. Chấp hành các quy định hiện hành về kế toán và tuân thủ các quy định về quy trình kiểm soát nghiệp vụ kế toán được quy định trong Quy chế này.

2. Cung cấp đầy đủ tài liệu cần thiết phục vụ cho công việc kiểm tra, phối hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho người được giao nhiệm vụ kiểm tra hoàn thành công việc của mình.

3. Chấp hành các ý kiến kết luận, thực hiện các biện pháp khắc phục các tồn tại được phát hiện trong quá trình kiểm soát nghiệp vụ kế toán.

Điều 32. Chế độ báo cáo

Hàng năm, các đơn vị KBNN tổng hợp tình hình thực hiện quy chế kiểm soát nghiệp vụ kế toán tại đơn vị mình và báo cáo KBNN cấp trên trước ngày 10/12 hàng năm.

Điều 33. Tính hiệu lực của các văn bản trích dẫn

Các văn bản của Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước được trích dẫn hoặc có các nội dung liên quan được nêu tại Quyết định này, nếu được bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế bằng văn bản mới thì sẽ được thực hiện theo văn bản mới.