QUY CHẾ
SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ
QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH BÌNH DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 82 /2009/QĐ-UBND ngày 18 tháng 12 năm 2009
của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương)
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Hệ thống thư điện tử của cơ quan nhà nước tỉnh Bình Dương
Hệ thống thư điện tử của cơ quan nhà nước tỉnh Bình Dương (sau đây gọi tắt
là Hệ thống thư điện tử tỉnh) là thành phần trong hệ thống thông tin của Uỷ ban
nhân dân tỉnh, được xây dựng và tổ chức vận hành nhằm mục đích cung cấp một
phương tiện trao đổi thông tin chính thức của cán bộ, công chức trong tỉnh với
tổ chức, cá nhân ngoài xã hội và với cán bộ, công chức khác dưới dạng thư điện
tử. Ngoài ra, hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh còn có tác dụng:
- Cung cấp một công cụ giúp người sử dụng tổ chức quản lý và lưu trữ toàn
bộ thông tin, tài liệu trao đổi theo các mục đích khác nhau;
- Từng bước tăng cường nhận thức, trình độ và kỹ năng khai thác ứng dụng
công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp trong các
cơ quan nhà nước trong tỉnh;
- Là một thành phần trong tổng thể các hệ thống thư điện tử của các cơ
quan nhà nước trên phạm vi toàn quốc.
Điều 2. Xây dựng, duy trì và sử dụng Hệ thống thư điện
tử tỉnh
Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức
xây dựng, duy trì hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh. Trung tâm thông tin
điện tử trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị trực tiếp vận hành Hệ
thống thư điện tử tỉnh.
Tổ chức và hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh phải tuân thủ các yêu cầu
về chức năng sử dụng, tính năng kỹ thuật và an toàn bảo mật đáp ứng các yêu cầu
của Luật Công nghệ thông tin, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của
Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước
và các hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Các cơ quan, cá nhân được cấp hộp thư trên Hệ thống thư điện tử tỉnh:
- Cơ quan: các cơ quan hành chính, sự nghiệp, lực lượng vũ trang và Uỷ ban
nhân dân cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh;
- Cá nhân: công chức lãnh đạo và chuyên môn trong các cơ quan hành chính cấp
tỉnh, cấp huyện; lãnh đạo cấp phòng trở lên trong lực lượng vũ trang và tại các đơn vị sự nghiệp; công chức cấp xã.
Các cơ quan, cá nhân nêu trên phải sử dụng hộp thư được cấp vào công việc
của cơ quan theo các quy định của Quy chế này. Thông tin riêng hợp pháp của cơ
quan, cá nhân trao đổi, truyền đưa, lưu trữ trên Hệ thống thư điện tử tỉnh được
bảo đảm bí mật theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, để thông tin, báo cáo với Bộ, ngành Trung ương, các cơ quan được
phép sử dụng hộp thư chuyên ngành (nếu đã được cấp). Các viên chức chưa được cấp
hộp thư điện tử trong Hệ thống thư điện tử tỉnh được phép sử dụng thư điện tử
miễn phí như: Yahoo Mail, Google Mail để giao dịch trong công việc và cũng phải
tuân theo các quy định tại Chương III của Quy chế này.
Điều 3. Phạm vi áp dụng của Quy chế
Quy chế này được áp dụng đối với:
- Tất cả cán bộ, công chức, viên chức liên quan trong quá trình tổ chức,
xây dựng, vận hành và sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh;
- Tất cả các tổ chức, cá nhân có trao đổi thông tin với cơ quan nhà nước
thông qua Hệ thống thư điện tử tỉnh.
Chương II
TỔ CHỨC HỆ
THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH
Điều 4. Thành phần, quy mô của Hệ thống thư điện tử tỉnh
Hệ thống thư điện tử tỉnh là thành phần của Trung tâm dữ liệu của tỉnh,
bao gồm: một số máy chủ, thiết bị mạng được cài đặt các phần mềm dịch vụ thư điện
tử chuyên nghiệp và các phần mềm, thiết bị lưu trữ các hộp thư điện tử. Hệ thống
thư điện tử tỉnh kết nối với các cơ quan nhà nước thông qua mạng truyền số liệu
chuyên dụng và kết nối với cộng đồng dân cư, các tổ chức ngoài xã hội thông qua
mạng Internet.
Hệ thống thư điện tử tỉnh được định hướng gắn kết với hệ thống quản lý định
danh và chứng thực số, là một phần trong hạ tầng kỹ thuật của chính quyền điện
tử tỉnh Bình Dương. Việc xây dựng, vận hành Hệ thống thư điện tử tỉnh phải tuân
thủ các yêu cầu kỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông, đảm bảo
tương thích về công nghệ với cổng thông tin điện tử và các thành phần khác của
hệ thống thông tin của tỉnh.
Điều 5. Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử
1. Địa chỉ hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân thuộc
Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Dương có định dạng chung là: <tên đối tượng>@<tên
miền>
Các hộp thư được cấp trong Hệ thống thư điện tử tỉnh có tên miền
“binhduong.gov.vn”
2. Đối với cơ quan, phần định dạng <tên đối tượng> sẽ là tên viết tắt
của cơ quan và được đặt sao cho không trùng nhau.
Ví dụ: Sở Thông tin và Truyền thông sẽ có <tên đối tượng> là
“sotttt” và địa chỉ thư điện tử là sotttt@binhduong.gov.vn
3. Đối với cá nhân, phần định dạng <tên đối tượng> sẽ là:
<tên>+<họ>+<tên lót> (<họ> và <tên lót> được
viết tắt)
Ví dụ: Ông Nguyễn Văn Minh sẽ có <tên đối tượng> là “minhnv” và địa
chỉ thư điện tử là minhnv@binhduong.gov.vn
4. Xử lý trường hợp nhiều người có họ, tên và chữ lót trùng nhau:
- Ưu tiên theo cấp bậc, chức vụ lãnh đạo và theo thứ tự thời điểm đăng ký:
người ưu tiên cao nhất được giữ nguyên định dạng đã quy định tại khoản 3 Điều
này;
- Các cá nhân khác phải có thêm phần mở rộng sau <họ>+<tênlót>
:
<tên>+<họ><tên lót>.<phần mở rộng>
Phần mở rộng do cá nhân trực tiếp thoả thuận với Trung tâm Thông tin điện
tử, được ghi không quá 6 ký tự chữ, nhưng không được chứa định dạng số, không sử
dụng tên cơ quan.
Ví dụ: Ông Nguyễn Văn Minh ở Dĩ An có thể thoả thuận để đăng ký địa chỉ
thư điện tử là: minhnv.dian@binhduong.gov.vn.
Điều 6. Lưu trữ, quản lý danh bạ thư điện tử
Địa chỉ thư điện tử của cơ quan, tổ chức trong tỉnh được đăng ký và quản
lý bởi Sở Thông tin và Truyền thông và Sở Nội vụ. Trung tâm Thông tin điện tử
trực tiếp lưu trữ, quản lý danh bạ Hệ thống thư điện tử tỉnh và chịu trách nhiệm
công bố, cập nhật danh bạ thư điện tử của các cơ quan trực thuộc Uỷ ban nhân
dân tỉnh, của cán bộ, công chức có thẩm quyền lên trang tin điện tử (cổng thông
tin điện tử) của tỉnh.
Điều 7. Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện
tử
Bước 1. Gửi yêu cầu
- Khi cần cấp mới địa chỉ hộp thư điện tử cho cơ quan hoặc cho cán bộ,
công chức mới tuyển (thuộc diện được cấp hộp thư điện tử), Thủ trưởng cơ quan lập
yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử;
- Khi có thay đổi về tổ chức (sáp nhập, giải thể một cơ quan) hoặc khi có cán
bộ, công chức thôi việc, nghỉ việc, nghỉ hưu, chuyển công tác sang địa phương
khác, Sở Nội vụ lập yêu cầu thay đổi hay huỷ bỏ hộp thư điện tử;
- Khi có nhu cầu thay đổi hộp thư điện tử như thay đổi tên truy cập, cấp lại
mật khẩu, cá nhân hoặc cơ quan được cấp hộp thư lập yêu cầu thay đổi.
Các yêu cầu trên phải được gửi đến Sở Thông tin và Truyền thông từ hộp thư
điện tử chính thức hoặc gửi bằng văn bản giấy (nếu chưa có hộp thư).
Bước 2. Thực hiện yêu cầu
Sở Thông tin và Truyền thông tiếp nhận và chuyển yêu cầu cho Trung tâm
Thông tin điện tử thực hiện dựa theo các quy định của Quy chế này.
Trường hợp cần điều chỉnh, thay đổi khác với yêu cầu ban đầu, Trung tâm
Thông tin điện tử trực tiếp trao đổi với người gửi yêu cầu.
Bước 3. Cập nhật, phản hồi thông tin
Sau khi giải quyết yêu cầu, Trung tâm Thông tin điện tử gửi một thông báo
kết quả thực hiện (hoặc nếu không thực hiện thì giải thích lý do) đến cơ quan,
cá nhân gửi yêu cầu và đồng gửi Sở Nội vụ:
- Gửi thông báo cấp mới hộp thư điện tử dạng văn bản giấy đến cơ quan yêu
cầu cấp hộp thư hoặc cơ quan chủ quản (nếu cấp cho cá nhân); đồng gửi cho Sở Nội
vụ;
- Gửi thông báo thay đổi hộp thư điện tử bằng thư điện tử đến cơ quan yêu
cầu thay đổi hoặc cơ quan chủ quản (đối với hộp thư cá nhân); đồng gửi cho Sở Nội
vụ;
- Gửi thông báo huỷ bỏ hộp thư điện tử bằng thư điện tử đến Sở Nội vụ (trường
hợp hủy bỏ hộp thư cơ quan) hoặc gửi đến cơ quan chủ quản và Sở Nội vụ (trường
hợp hủy bỏ hộp thư cá nhân).
Chương III
SỬ DỤNG
THƯ ĐIỆN TỬ TRONG CÔNG VIỆC
Điều 8. Thời gian bắt buộc ứng dụng hệ thống thư điện
tử trong công việc
Hệ thống thư điện tử tỉnh được chính thức áp dụng trong công việc kể từ
ngày 01/01/2010. Các cơ quan, cá nhân được cấp hộp thư điện
tử trong Hệ thống thư điện tử tỉnh phải sử dụng hộp thư này để gửi, nhận các loại
văn bản được quy định tại Điều 9 của quy chế này.
Điều 9. Các loại văn bản được trao đổi qua Hệ thống thư điện tử
1. Ngoại trừ những văn bản mật và những nơi đã triển khai các hệ thống
thông tin điện tử khác hỗ trợ, các loại văn bản sau đây bắt buộc phải trao đổi
qua thư điện tử giữa các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong tỉnh:
- Lịch làm việc của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện (khi gửi
thay thư mời);
- Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp;
- Những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo.
2. Các loại văn bản được khuyến khích trao đổi qua thư điện tử giữa các cơ
quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong tỉnh:
- Thư mời;
- Công văn;
- Báo cáo các cấp;
- Những thông tin chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo cấp tỉnh, cấp huyện (đối
với những thông tin chưa có trên trang tin điện tử hoặc thông tin cần gửi riêng
đến người nhận).
3. Văn bản được chuyển qua thư điện tử nếu đáp ứng hai điều kiện sau đây
thì có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ
quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy:
- Văn bản có chữ ký số của người gửi;
- Chữ ký số đó được tạo ra từ một chứng thư số còn hiệu lực được cấp bởi một
nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số (CA) phù hợp pháp luật Việt Nam.
Điều 10. Các loại văn bản, tài liệu trao đổi với tổ chức và cá nhân
1. Các cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ công mức độ 2 phải cung cấp các
biểu mẫu hồ sơ cho tổ chức và cá nhân thông qua trang tin điện tử của cơ quan
(hoặc trang tin điện tử của tỉnh) và phải chấp nhận về mặt hình thức các biểu mẫu
do tổ chức và cá nhân nộp lại (nếu đúng với biểu mẫu đã công khai).
2. Các cơ quan nhà nước cung cấp dịch vụ công mức độ 3 phải cho phép tổ chức,
cá nhân điền vào các biểu mẫu điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan (hoặc
trang tin điện tử của tỉnh) và phải tiếp nhận các văn bản, tài liệu đi kèm biểu
mẫu điện tử qua đường thư điện tử (hoặc qua hệ thống truyền nhận văn bản của
trang tin điện tử) để xem xét trước khi hẹn ngày cho tổ chức, cá nhân đến nộp hồ
sơ chính thức và nhận kết quả.
3. Cơ quan nhà nước không cung cấp, không công nhận giá trị sử dụng các
văn bản sau đây dưới dạng điện tử:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản
khác;
- Văn bản thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai
sinh, giấy khai tử;
- Hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.
4. Khi có điều kiện, các cơ quan nhà nước triển khai các hệ thống trả lời
qua điện thoại, tin nhắn, trang tin điện tử, thư điện tử các thông tin về tình
trạng hồ sơ do tổ chức, cá nhân nộp đến cơ quan mình.
5. Tất cả các cơ quan nhà nước trong tỉnh phải tiếp nhận góp ý, thắc mắc,
khiếu nại do tổ chức, cá nhân gửi đến qua đường thư điện tử. Trường hợp các thư
điện tử gửi đến có nêu rõ danh tính, địa chỉ hoặc nơi làm việc của người gửi,
cơ quan có trách nhiệm trả lời trong phạm vi thẩm quyền.
Điều 11. Những loại thông tin được trao đổi qua hộp thư điện tử của cơ
quan
Đối với các cơ quan nhà nước trong tỉnh: chỉ những thông tin phục vụ công
việc mới được trao đổi qua hộp thư điện tử của cơ quan. Mọi tổ chức, cá nhân,
không được sử dụng hộp thư này để trao đổi những thông tin quảng cáo, thông tin
riêng của cá nhân hoặc những thông tin không chính thức khác.
Các thông báo, giấy mời qua hộp thư điện tử của cơ quan có hiệu lực như
văn bản giấy.
Điều 12. Quy định về việc gửi văn bản điện tử kèm theo văn bản giấy
Cơ quan nhà nước khi phát hành văn bản giấy gửi đến các cơ quan nhà nước
khác (trừ những văn bản mật) ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách
thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được
ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần
“nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản
điện tử.
Ví dụ: khi gửi các văn bản đề nghị, tờ trình làm cơ sở để các cơ quan liên
quan xử lý trả lời thì phải vừa gửi văn bản giấy, vừa gửi văn bản điện tử. Đối
với các cơ quan tham mưu cho cơ quan cấp trên ban hành các quyết định, chỉ thị,
nội dung các bài phát biểu, tham luận … thì nhất thiết phải gửi bản dự thảo dạng
văn bản điện tử.
Điều 13. Quy định sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt và định dạng văn bản
gửi kèm thư điện tử
Các tổ chức, cá nhân trong tỉnh phải sử dụng bộ mã các ký tự chữ Việt theo
tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi qua thư điện tử.
Các văn bản đính kèm thư điện tử phải có định dạng phù hợp với danh mục tiêu
chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước (do Bộ Thông tin
và Truyền thông ban hành kèm theo Quyết định 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008)
như: .txt, .rtf, .pdf, .doc, .odt, .csv, .xls, .ods, .ppt, .odp. Khi cần thiết,
có thể gửi tập tin đính kèm theo định dạng nén: .zip, .gz. Không được đính kèm
các tập tin thực thi (dạng .com, .exe, .bat …).
Điều 14. Quy định về kiểm tra, trả lời thư điện tử
Mỗi cơ quan, đơn vị, mỗi cán bộ, công chức phải kiểm tra hộp thư điện tử tối
thiểu hai lần trong ngày làm việc: buổi sáng từ 8 giờ đến 9 giờ, buổi chiều từ
14 giờ đến 15 giờ. Nếu để xảy ra tình trạng thiếu thông tin do không sử dụng
thư điện tử, Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm.
Khi nhận được thư điện tử, người nhận phải trả lời ngay đến địa chỉ thư điện
tử của người gửi với nội dung “đã nhận được thư bao gồm các văn bản đính kèm (nếu
có)”. Trong trường hợp nội dung thư đáp ứng các yêu cầu và được pháp luật quy định
phải giải quyết thì người nhận phải thêm thông tin “thời điểm giải quyết, trả lời
chính thức”.
Chương IV
QUẢN LÝ
DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH
Điều 15. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
Sở Thông tin và Truyền thông giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác
quản lý nhà nước về hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh, bao gồm các công
việc:
- Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế, định hướng tổ chức xây dựng
Hệ thống thư điện tử tỉnh;
- Thẩm định kỹ thuật các dự án nâng cấp, xây dựng mới Hệ thống thư điện tử
tỉnh;
- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai
thác, sử dụng thư điện tử cho cán bộ, công chức;
- Xây dựng và triển khai kế hoạch, kinh phí duy trì, phát triển hàng năm Hệ
thống thư điện tử tỉnh đáp ứng nhu cầu công việc, bảo đảm sự đồng bộ với các hệ
thống thông tin điện tử khác;
- Kiểm tra đánh giá hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh.
Trung tâm Thông tin điện tử trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có
trách nhiệm:
- Quản lý, cập nhật danh bạ thư điện tử;
- Quản lý hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân (tạo
mới, thay đổi, hủy bỏ…);
- Thông báo các thông số kỹ thuật cần thiết để người dùng kết nối với Hệ
thống thư điện tử tỉnh;
- Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho Hệ thống thư điện tử tỉnh (xây dựng, nâng cấp,
duy trì hệ thống, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật: tính ổn định, tốc độ trao đổi,
dung lượng hộp thư, an toàn, bảo mật, khả năng lưu trữ dự phòng…);
- Thông báo công khai và tiến hành các biện pháp khắc phục sự cố ngay sau
khi Hệ thống thư điện tử tỉnh bị lỗi phải ngưng hoạt động. Nội dung thông báo
phải nêu rõ khoảng thời gian dự kiến phục hồi hệ thống.
Điều 16. Trách nhiệm của các cơ quan liên quan khác trong việc quản lý,
duy trì hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm bảo đảm nhân sự cho việc xây dựng, duy trì Hệ
thống thư điện tử tỉnh; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc cập
nhật danh bạ thư điện tử, rà soát hướng dẫn đưa tiêu chí về mức độ sử dụng thư
điện tử vào nội dung xét thi đua khen thưởng đột xuất, thường xuyên hàng năm
cho các cơ quan và cá nhân.
2. Sở Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm cân đối kinh phí cho các dự án đầu
tư xây dựng và mua sắm thiết bị cho Hệ thống thư điện tử tỉnh đảm bảo các điều
kiện kỹ thuật để vận hành;
3. Sở Tài chính có trách nhiệm bảo đảm kinh phí duy trì hoạt động Hệ thống
thư điện tử tỉnh; kinh phí tuyên truyền, tập huấn, cài đặt, triển khai sử dụng
thư điện tử tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh;
4. Công an tỉnh phối hợp cùng với Sở Thông tin và Truyền thông đảm bảo an
toàn Hệ thống thư điện tử tỉnh.
Điều 17. Trách nhiệm chung của các cơ quan và cá nhân sử dụng thư điện
tử
1. Các cơ quan nhà nước trong tỉnh có trách nhiệm:
- Tuyên truyền đảm bảo nâng cao nhận thức trong cán bộ, công chức về việc
sử dụng thư điện tử trong công việc;
- Tổ chức đăng ký, quản lý và sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan và hộp
thư điện tử cho từng cán bộ, công chức; thông báo với Sở Nội vụ và Sở Thông tin
và Truyền thông khi có thay đổi về nhân sự, tổ chức liên quan đến sử dụng Hệ thống
thư điện tử tỉnh;
- Xác định danh mục các loại văn bản mật và các văn bản khác không được gửi
qua thư điện tử;
- Ban hành Quy chế sử dụng thư điện tử áp dụng cho cơ quan mình phù hợp với
các quy định của Quy chế này.
2. Cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước của tỉnh phải tuân thủ các quy
định sử dụng thư điện tử tại Chương III Quy chế này. Ngoài ra, mỗi cán bộ, công
chức phải thực hiện các nội dung sau đây:
- Tự quản lý mật khẩu cá nhân hộp thư, không cung cấp mật khẩu cho người
khác; trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu, phải yêu cầu thay đổi mật khẩu theo
quy định tại điều 7 của Quy chế này;
- Tự quản lý và lưu trữ nội dung thư điện tử bảo đảm an toàn, bảo mật;
- Không truy nhập trái phép thư của người khác;
- Không trao đổi thông tin trái quy định qua hộp thư điện tử đã được cấp;
- Tuân thủ các quy định về bảo mật, an toàn an ninh thông tin trong quá
trình sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh; không được có hành vi ảnh hưởng đến hoạt
động của hệ thống như phát tán virus, thư rác.
Điều 18. Trách nhiệm của cá nhân quản lý hộp thư điện
tử
1. Đối với Hệ thống thư điện tử tỉnh
Cá nhân được phân công quản lý, vận hành Hệ thống thư điện tử tỉnh có
trách nhiệm:
- Quản lý hộp thư điện tử (cấp mới, điều chỉnh, huỷ bỏ) của các cơ quan, cá nhân phù hợp với Điều 2 và các Điều thuộc Chương
II của Quy chế này, phân phối dung lượng sử dụng phù hợp cho từng hộp thư;
- Bảo vệ mật khẩu các hộp thư, bí mật nội dung của từng hộp thư; đảm bảo
các vấn đề an toàn, an ninh của Hệ thống thư điện tử tỉnh;
- Thường xuyên kiểm tra hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh đảm bảo hệ
thống ở mức sẵn sàng cao; báo cáo cấp trên các trường hợp sử dụng hộp thư điện
tử sai mục đích, phát tán thư rác và đề xuất biện pháp xử lý;
- Tổ chức định kỳ sao lưu, lưu trữ lại nội dung các hộp thư và có thể phục
hồi khi cần thiết;
- Lập báo cáo về tình hình sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh theo yêu cầu
của Điều 20 Quy chế này hoặc khi có yêu cầu đột xuất của cấp trên;
- Cung cấp thông tin về hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh khi có yêu
cầu của cơ quan có thẩm quyền.
2. Đối với hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị
Bộ phận văn thư tại mỗi cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc
quản lý, sử dụng hộp thư điện tử cơ quan, đơn vị, bao gồm:
- Kiểm tra và nhận thư tại hộp thư điện tử cơ quan theo định kỳ và khi cần
thiết; luân chuyển các thư đã nhận theo quy trình xử lý thư điện tử của cơ
quan;
- Gửi đi các văn bản điện tử theo các quy định tại Chương III của Quy chế
này và Quy chế của cơ quan;
- Tổ chức định kỳ sao lưu, lưu trữ lại nội dung thư đã gửi nhận (kể cả tập
tin đính kèm) vào nơi thích hợp trong máy tính hoặc mạng nội bộ, xoá bỏ các thư
rác nhằm phòng ngừa trường hợp hộp thư điện tử bị quá tải dung lượng hoặc các sự
cố khác và tạo điều kiện tra cứu thư điện tử khi cần thiết;
- Bảo vệ mật khẩu hộp thư và các vấn đề an toàn, an ninh hộp thư;
- Thống kê, báo cáo về tình hình sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan, đơn
vị khi gặp sự cố hoặc theo yêu cầu của cấp trên.
3. Quy trình xử lý thư điện tử đến hộp thư điện tử cơ quan
Bước 1. Kiểm tra hộp thư và tiếp nhận thư điện tử
Theo thời điểm quy định trong ngày làm việc hoặc theo yêu cầu đột xuất của
cấp trên - nhân viên văn thư dùng phần mềm thư điện tử trên máy trạm (MS
Outlook, Thunderbird) để kiểm tra hộp thư điện tử, tiếp nhận thư điện tử đến
(Receive). Quá trình đăng nhập, mở hộp thư điện tử phải áp dụng phương pháp bảo
mật thích hợp như: tập tin dữ liệu thư điện tử được mã hoá, cần nhập tên và mật
khẩu để truy nhập.
Bước 2. Kiểm tra phân loại thư điện tử
Nhân viên văn thư kiểm tra, phân loại sơ bộ thư điện tử đến dựa vào các
tiêu chí kết hợp:
- Địa chỉ người gửi: phải thể hiện định dạng địa chỉ của cơ quan nhà nước
hoặc cán bộ, công chức. Nếu là thư của tổ chức, cá nhân ngoài xã hội cần liên hệ,
nộp đơn hoặc gửi thắc mắc khiếu nại, cần có thông tin người gửi để có thể xác
nhận được và trong trường hợp này phải xem xét thêm nội dung thư;
- Tiêu đề (subject) và nội dung thư (Body) phải rõ ràng, nêu được công việc
của người gửi là cần thiết, chính đáng và liên quan trực tiếp đến cơ quan; Nội
dung thư không được chứa các đường liên kết (Hyperlink) hoặc đính kèm (attach)
các tập tin thực thi (dạng .com, .exe, .bat …). nhân viên văn thư tuyệt đối
không được click vào các đường liên kết hoặc tập tin đính kèm, nếu có.
Sau khi kiểm tra sơ bộ:
- Nếu thư điện tử không hợp lệ (thư quảng cáo, thư rác, các loại thư không
thuộc nội dung công việc khác): đánh dấu là Junk Mail (hoặc Spam Mail) để phần
mềm thư điện tử nhận biết, xoá bỏ và ngăn ngừa về sau.
- Nếu thư điện tử hợp lệ: nhân viên văn thư trích xuất tập tin đính kèm
vào một thư mục định sẵn và xem là văn bản điện tử cần xử lý; trường hợp không
có tập tin đính kèm thì sao chép nội dung thư (body) và lưu thành văn bản điện
tử.
Bước 3. Xử lý sơ bộ văn bản điện tử
Trước khi chuyển văn bản điện tử vào hệ thống xử lý văn bản nội bộ, nhân
viên văn thư thực hiện các công việc:
- Sử dụng công cụ để giải nén, giải mã (nếu văn bản được mã hoá) và quét
virus đối với văn bản điện tử;
- Kiểm tra định dạng văn bản theo quy định tại Điều 13 (.pdf, .doc, odt
…); nếu hợp lệ, dùng phần mềm tương ứng để mở văn bản;
- Hồi đáp đến người gửi (Reply).
Bước 4. Chuyển văn bản điện tử vào hệ thống xử lý văn bản nội bộ
- Nếu cơ quan đã có phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc trên mạng
nội bộ, nhân viên văn thư chỉ cần nạp (Upload) văn bản điện tử vào hệ thống;
Các bước tiếp theo xử lý theo trình tự vận hành của phần mềm;
- Nếu cơ quan còn xử lý văn bản thủ công, nhân viên văn thư in ra một bản
giấy, đóng dấu tiếp nhận (“nhận qua email”), vào sổ công văn và chuyển văn bản
theo trình tự xử lý bình thường.
Bước 5. Thoát khỏi hộp thư điện tử
4. Quy trình gửi thư điện tử đi từ hộp thư điện tử cơ quan
Bước 1. Xác định loại văn bản phải gửi thư điện tử
Khi có văn bản cần phát hành, người ký văn bản cần chỉ định văn bản này sẽ
được gửi theo hình thức văn bản giấy hay thư điện tử hoặc cả hai. Trường hợp
không có chỉ định rõ, nhân viên văn thư căn cứ Quy chế sử dụng thư điện tử của
cơ quan để xác định hình thức gửi. Nếu cơ quan chưa ban hành Quy chế sử dụng
thư điện tử thì áp dụng theo các quy định tại Chương III của Quy chế này.
Bước 2. Xử lý trước khi gửi
Các văn bản cần được số hoá thành các dạng chuẩn đã nêu tại Điều 13 của
Quy chế này (.pdf, .doc, odt …) trước khi gửi đi.
Trường hợp cơ quan đã áp dụng chữ ký số, nhân viên văn thư áp dụng chữ ký
số của người ký vào văn bản. Khi cần thiết và điều kiện cho phép, dùng phần mềm
mã hoá bằng khoá công khai của người nhận.
Các văn bản điện tử này được lưu ở một thư mục riêng trước khi gửi đi.
Bước 3. Đăng nhập vào hộp thư điện tử và gửi thư điện tử đi
Nhân viên văn thư đăng nhập, mở hộp thư điện tử bằng phương pháp bảo mật.
Căn cứ vào các “nơi nhận” đã được xác định ở bước 1, nhân viên văn thư thực hiện
các công việc:
- Lần lượt nhập các địa chỉ hộp thư điện tử tương ứng;
- Đính kèm các văn bản điện tử đã chuẩn bị;
- Nhập nội dung phần chủ đề (Subject);
- Kiểm tra lần cuối và ra lệnh gửi đi (Send);
- Quan sát quá trình gửi cho đến khi hoàn tất.
Bước 4. Thoát khỏi hộp thư điện tử
Điều 19. Trách nhiệm của cá nhân liên quan khác
Thủ trưởng cơ quan nhà nước các cấp trong tỉnh có trách nhiệm:
- Đầu tư về hạ tầng kỹ thuật: trang bị đủ máy tính, nối mạng cục bộ, kết nối
mạng diện rộng .. đảm bảo ứng dụng thư điện tử trong công việc và đảm bảo có những
máy tính dành riêng (không nối vào mạng LAN, WAN) để soạn thảo, lưu giữ văn bản
mật;
- Từng bước triển khai ứng dụng thư điện tử, tích hợp việc sử dụng thư điện
tử với hệ thống quản lý văn bản và các hệ thống thông tin khác trong quản lý điều
hành;
- Gương mẫu sử dụng thư điện tử trong công việc;
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của cán bộ, công chức và các đơn vị thuộc quyền quản lý.
Cán bộ, công chức trong tỉnh có trách nhiệm báo cáo đến cơ quan chức năng
những vấn đề bất thường trong sử dụng thư điện tử nhằm giúp Hệ thống thư điện tử
của tỉnh vận hành ổn định và ngày càng hoàn thiện.
Chương V
CÔNG TÁC
KIỂM TRA, BÁO CÁO VÀ THI ĐUA KHEN THƯỞNG
Điều 20. Công tác kiểm tra, báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử
Hàng tháng, các cơ quan nhà nước trong tỉnh lập báo cáo tình hình sử dụng thư
điện tử của cơ quan theo biểu mẫu và hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền
thông.
Giao Sở Thông tin và Truyền thông làm đầu mối tiếp nhận và tổng hợp số liệu
báo cáo từ các cơ quan khác gửi về Uỷ ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền
thông.
Ngoài ra, Sở Thông tin và Truyền thông cũng là đầu mối kiểm tra định kỳ hoặc
đột xuất tình hình hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh tại Trung tâm Thông
tin điện tử, hiệu quả thực tế sử dụng thư điện tử tại các cơ quan khác.
Điều 21. Khen thưởng - Kỷ luật
Hàng năm, căn cứ tiêu chí do Sở Nội vụ đề xuất và báo cáo kết quả thực tế
của Sở Thông tin và Truyền thông, Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức xét và khen thưởng
cho tập thể, cá nhân có thành tích ứng dụng công nghệ thông tin, trong đó có
tiêu chí về mức độ ứng dụng hiệu quả thư điện tử trong công việc.
Các tổ chức, cá nhân không thực hiện tốt Quy chế này thì tuỳ theo mức độ
vi phạm, sẽ bị xem xét kỷ luật hoặc bị xử lý theo pháp luật hiện hành.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều 22. Điều khoản thi hành
Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các sở,
ngành có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện Quy chế này.
Thủ trưởng các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm tổ chức
triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các tổ chức,
cá nhân gửi nội dung góp ý về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp trình Ủy
ban nhân dân tỉnh quyết định./.
