|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẾN TRE
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1116/QĐ-UBND
|
Bến Tre, ngày 09
tháng 6 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY ĐỊNH KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN
DÂN TỈNH BẾN TRE
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;
Xét đề nghị của Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tại Tờ trình số 644/TTr-VPUBND ngày 29 tháng 5
năm 2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Bến Tre.
Điều
2. Giao Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện.
Điều
3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở,
ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; các đơn vị, cá
nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực
kể từ ngày ký./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Võ Thành Hạo
|
QUY ĐỊNH
KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẾN TRE
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1116/QĐ-UBND ngày 09 tháng 6 năm 2014 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Bến Tre)
Chương
I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ là các tài liệu được sử dụng rộng rãi không thuộc danh mục
bí mật Nhà nước.
2. Quy định này được áp dụng
đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Bến Tre gọi tắt là việc khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều
2. Giải thích từ ngữ
1. Tài liệu là vật mang
tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu,
sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm,
ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác,
nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật
mang tin khác.
2. Tài liệu lưu trữ là
tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong
trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp.
Điều
3. Thành phần tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh
Tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của UBND tỉnh, Ban Cán sự UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, tổ
chức Đảng và Đoàn thể của Văn phòng UBND tỉnh; tài liệu của các đơn vị sự nghiệp
trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Văn phòng
UBND tỉnh.
Chương
II
THẨM QUYỀN
CHO PHÉP KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều
4. Thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh
1. Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đặc
biệt quý, hiếm; tài liệu thuộc bí mật Nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật nhưng
chưa được giải mật; tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác điều tra của các cơ
quan chức năng có liên quan tổ chức, cá nhân là người nước ngoài bảo quản tại
Kho Lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh.
2. Cho phép mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài đang
bảo quản tại Kho Lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh.
Điều
5. ủy quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Chủ tịch UBND tỉnh ủy
quyền Chánh Văn phòng UBND tỉnh: Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
tài liệu thuộc bí mật Nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật đã được giải mật; tài
liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh
đối với tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan (trừ Điều 4 của Quy định này); cho phép
công chức, viên chức trong cơ quan khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ không
thuộc phạm vi công việc được giao.
2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh
ủy quyền Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh: Cho phép
khai thác, sử dụng các loại tài liệu không thuộc thẩm quyền quy định tại Điều 4
và Khoản 1, Điều 5 Quy định này.
Chương
III
QUYỀN VÀ
TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
Điều
6. Quyền và trách nhiệm của người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa
học và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của pháp luật.
2. Thực hiện đúng Quy định khai thác và sử dụng tài
liệu lưu trữ; chế độ bảo mật theo quy định (đối với tài liệu có mức độ mật).
3. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép,
làm hư hại tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào mục đích trái với lợi ích của Nhà
nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
4. Người có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ cần nêu rõ tên loại, số ký hiệu, nội dung, thời gian, cơ quan ban hành văn
bản (đối với văn bản đi của cơ quan); thời gian và nội dung sự việc (đối với hồ
sơ công việc) và mục đích yêu cầu của việc nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ.
Điều
7. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh
1. Xây dựng quy trình khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh.
2. Bố trí công chức tổ chức thực hiện đúng quy
trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Quy trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
tại Văn phòng UBND tỉnh đảm bảo các nội dung sau:
a) Tiếp nhận yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ, hồ sơ gồm có:
- Khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ:
Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
- Khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân:
Đơn xin cung cấp thông tin, tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức
nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú; giấy chứng minh nhân
dân hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài); sinh viên đến khai thác tài liệu
phải có giấy giới thiệu của nhà trường; trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có
Đề cương nghiên cứu. Cá nhân được ủy quyền đến khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ phải có giấy ủy quyền và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
b) Trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt vào
Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định tại Điều 5, Điều
6 Quy định này.
c) Phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Hướng dẫn người có yêu cầu viết Phiếu yêu cầu
khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Cung cấp tài liệu, thông tin theo nội dung yêu cầu.
- Mở sổ theo dõi việc khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ.
Chương
IV
CÔNG TÁC
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều
8. Điều kiện khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh
1. Thực hiện theo quy định
tại Điều 6 và Điểm a, b, c, Điều 7 của Quy chế này.
2. Lệ phí: Không thu phí.
Điều
9. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh
1. Nghiên cứu tại chỗ.
2. Cấp
bản sao: Sao y bản chính; sao lục; trích sao; photo bản gốc hoặc bản chính.
Điều
10. Thời gian phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Thời gian phục vụ yêu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh được thực hiện
trong ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 hằng tuần (trừ ngày nghỉ, ngày lễ); sáng
7 giờ đến 11 giờ; chiều từ 13 giờ đến 17 giờ.
2. Không quá 01 ngày làm
việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp được Chủ tịch UBND tỉnh ủy
quyền, Chánh Văn phòng UBND tỉnh ủy quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ.
3. Không quá 03 ngày làm
việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp được Chủ tịch UBND tỉnh
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Chương
V
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều
11. Trách nhiệm thực hiện
Văn phòng UBND tỉnh chịu
trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện và hướng dẫn cơ quan, tổ chức, cá nhân
có liên quan thực hiện đúng Quy định này.
Trong quá trình thực hiện,
nếu có vấn đề phát sinh, Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp trình UBND tỉnh điều chỉnh,
sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
