Quyết định 4842/QĐ-UBND năm 2014 phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH NGHỆ AN ĐẾN NĂM 2020, TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2030

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ về việc hợp nhất Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư với Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/NĐ-CP về công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 294/TTr-SNV ngày 24/9/2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 (Có Quy hoạch kèm theo).

Điều 2. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh: Giám đốc các sở; Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY HOẠCH

NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH NGHỆ AN ĐẾN NĂM 2020, TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2030
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4842/QĐ-UBND ngày 30/9/2014 của UBND tỉnh Nghệ An)

ĐẶT VẤN ĐỀ

Công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với sự hình thành và phát triển của các cơ quan tổ chức. Vì vậy, làm tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước; phản ánh đầy đủ quá trình hình thành và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức; làm cơ sở để giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.

Trước xu thế toàn cầu hóa, hội nhập và phát triển kinh tế quốc tế, để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ cần được đổi mới thích ứng kịp thời, bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan có thẩm quyền, làm tốt vai trò cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ có hiệu quả nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.

Tuy nhiên, hiện nay nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức chưa đầy đủ, đúng mức, vì vậy chưa quan tâm bố trí đủ nguồn lực cho việc thực hiện công tác này, chưa có định hướng, lộ trình thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo từng giai đoạn cụ thể. Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ chưa có những chuyển biến lớn, chưa đi vào thực chất. Việc quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành còn tùy tiện. Tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn tồn đọng nhiều, chưa được chỉnh lý, sắp xếp khoa học để phục vụ cho việc khai thác, sử dụng. Cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ còn chưa đáp ứng yêu cầu. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của một bộ phận công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ mới trong quản lý hồ sơ, tài liệu chưa được thực hiện đồng bộ.

Xuất phát từ tình hình thực tiễn trên, căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; ngày 09/01/2014 UBND tỉnh ban hành Quyết định số 109/QĐ-UBND về chương trình công tác năm 2014 của tỉnh Nghệ An và Công văn số 958/UBND-TH ngày 26/02/2014 về nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014, trong đó giao Sở Nội vụ lập Quy hoạch ngành văn thư lưu trữ tỉnh Nghệ An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 nhằm tạo tiền đề cho các cơ quan, tổ chức có cơ sở đầu tư đúng nội dung, có trọng điểm, tạo ra sự phát triển đồng bộ, bền vững trong toàn ngành; đồng thời tạo ra sự thống nhất trong công tác tổ chức, cán bộ, quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới của tỉnh và xu thế phát triển của thời đại. Mặt khác còn làm cơ sở cho việc xây dựng các nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh, phục vụ kịp thời sự chỉ đạo, điều hành của các cơ quan có thẩm quyền, đưa công tác văn thư, lưu trữ hoạt động ngày càng thiết thực, hiệu quả, cung cấp được những thông tin cần thiết cho lãnh đạo các cấp, đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu kịp thời, chính xác và phát huy được giá trị thật sự của tài liệu lưu trữ.

Phần I

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH NGHỆ AN

I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG

Tỉnh Nghệ An nằm ở trung tâm khu vực Bắc Trung Bộ, đất rộng, người đông với diện tích 16.490,25 km², lớn nhất cả nước, dân số hơn 3,1 triệu người đứng thứ tư cả nước; có 21 đơn vị hành chính trực thuộc gồm 01 thành phố, 03 thị xã và 17 huyện; 480 xã, phường, thị trấn và 232 đơn vị cấp tỉnh và trực thuộc: 1077 đơn vị cấp huyện và trực thuộc; tổng số đội ngũ công chức, viên chức trên toàn tỉnh gồm 60.610 biên chế, trong đó biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ có 1.894 người (70 chuyên trách và 1.824 kiêm nhiệm).

II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH NGHỆ AN

1. Công tác quản lý nhà nước

- Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại tỉnh Nghệ An trong những năm qua đã đánh dấu một bước chuyển biến quan trọng. Nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ được nâng cao, cơ bản phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành và thực thi công vụ tại các cơ quan, tổ chức;

- Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp tỉnh đã thực hiện tương đối tốt việc quản lý, chỉ đạo và đã triển khai đầy đủ các văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;

- Căn cứ các văn bản của Trung ương, của UBND tỉnh, một số cơ quan, tổ chức đã hướng dẫn, chỉ đạo và cụ thể hóa các quy định phù hợp với thực tiễn hoạt động như: quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu…;

- Công tác bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ bước đầu đã được một số đơn vị chú trọng.

2. Nghiệp vụ văn thư

- Công tác quản lý văn bản đến và văn bản đi được một số cơ quan thực hiện bằng phần mềm quản lý văn bản. Số còn lại quản lý bằng hệ thống sổ thủ công truyền thống;

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được hầu hết các cơ quan chú trọng, do đó chất lượng văn bản khi ban hành tương đối tốt;

- Công tác quản lý và sử dụng con dấu cơ bản thực hiện đúng quy định;

- Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: hầu hết các cơ quan chưa chú trọng công tác này, chưa coi hồ sơ, tài liệu là tài sản của cơ quan, nhà nước cần phải lưu giữ và cũng chưa giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo quy định. Tình trạng phổ biến hiện nay là tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ chuyên môn rất ít được lập hồ sơ, tài liệu và các cơ quan cũng như chưa có quy định cụ thể về vấn đề này.

3. Nghiệp vụ lưu trữ

- Tại Lưu trữ lịch sử: Theo Quyết định số 5855/QĐ-UBND ngày 06/12/2013 và Quyết định số 1263/QĐ-UBND ngày 02/4/2014 của UBND tỉnh Nghệ An, hiện nay toàn tỉnh có trên 900 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tuy nhiên, Chi cục đang thuê trụ sở, diện tích chỉ đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu hiện có trong kho lưu trữ, việc thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức đã đến thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa thực hiện được vì lý do chưa đủ diện tích để bảo quản tài liệu.

Hiện tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đã thu thập và bảo quản 1.368,8 mét giá tài liệu của 16 phông tài liệu, gồm: HĐND tỉnh, UBND tỉnh Nghệ An qua các thời kỳ kể cả quá trình chia tách, hợp tỉnh (UBHCKC tỉnh Nghệ An 1945 - 1954, UBHC tỉnh Nghệ An 1955 - 1975, UBND tỉnh Nghệ Tĩnh 1976 - 1991, UBND tỉnh Nghệ An từ 1992 - 2009) và các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu: Sở Giao thông vận tải, Sở Tài chính, Sở Thể dục - Thể thao, Sở Thủy sản, Sở Du lịch, Sở Văn hóa - Thông tin, Sở Địa chính, Sở Nội vụ, Ban Tổ chức Chính quyền, UBDS Gia đình và Trẻ em, Ban Sử. Số tài liệu này cơ bản đã được chỉnh lý khoa học theo quy định.

Mặc dù chỉ là kho tạm, diện tích chỉ đủ bảo quản tài liệu hiện có, nhưng đơn vị đã cố gắng đảm bảo các điều kiện tối thiểu của Kho bảo quản tài liệu theo quy định hiện hành như: có hệ thống PCCC, quạt thông gió, máy hút ẩm, thường xuyên khử nấm, mốc, diệt mối mọt, côn trùng…;

Việc tổ chức sử dụng tài liệu được thực hiện bằng phương pháp thủ công nên phần nào hạn chế đến hiệu quả tra cứu tài liệu, việc tổ chức trưng bày, giới thiệu những phông hiện có tại kho lưu trữ đến công chúng cũng chưa triển khai do chưa đủ nhân lực nên một số nguồn tài liệu chưa phát huy giá trị sử dụng.

- Tại các cơ quan, tổ chức:

Theo số liệu khảo sát và báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tính đến nay, toàn tỉnh có khoảng 17.595 mét giá tài liệu, trong đó đã chỉnh lý là 4.634 mét giá, chưa chỉnh lý 12.965 mét giá, cụ thể như sau:

Đơn vị tính: mét giá

Trong số các đơn vị trên, đối với khối sở, ban, ngành có 16 đơn vị được thụ hưởng Đề án chỉnh lý tài liệu theo Quyết định 500/QĐ-UBND ngày 28/02/2011 của UBND tỉnh Nghệ An, Đề án đã triển khai đến 12/16 đơn vị và chỉnh lý được 1.487,5 mét giá tài liệu. Tuy nhiên con số này mới chiếm tỷ lệ 1/3 trong tổng số tài liệu tích đống, bó gói mà các cơ quan, sở, ban, ngành cấp tỉnh hiện có.

Ở các huyện, thành, thị: hầu hết chưa thực hiện việc chỉnh lý tài liệu; Trong thời gian qua, một số huyện đã bố trí kinh phí để chỉnh lý tài liệu tồn đọng. Tuy nhiên nguồn kinh phí cấp chỉ hỗ trợ một phần rất ít so với khối lượng tài liệu cần chỉnh lý, vì vậy tình trạng tài liệu tích đống vẫn tiếp diễn và liên tục gia tăng. Số tài liệu này nếu không thu thập và chỉnh lý kịp thời sẽ bị xuống cấp hư hỏng, đồng thời đang chiếm một diện tích khá lớn tại các phòng làm việc của các cơ quan, tổ chức.

Tại các cơ quan trực thuộc các sở, ban, ngành cấp tỉnh; UBND các huyện, thành, thị; các xã, phường, thị trấn: Phần lớn công tác lưu trữ còn chưa được chú trọng thực hiện, việc lưu trữ tài liệu chủ yếu là do tính tự phát. Tuy nhiên, khối lượng tài liệu hiện có tại các cơ quan tương đối lớn khoảng 8.604 mét giá, số tài liệu này đa phần còn tích đống, bó gói, tài liệu chưa phát huy được giá trị sử dụng.

Có một đặc điểm chung nhất là hầu như không có đơn vị nào còn lưu giữ được các tài liệu thời kỳ chống Pháp, chỉ có một số ít tài liệu thời kỳ chống Mỹ, chủ yếu sản sinh trong những năm 1980 của thế kỷ XX đến nay; trong đó tình trạng vật lý của một khối lượng lớn tài liệu đã xuống cấp trầm trọng, mối xông, ô xy hóa… nên cần phải tu bổ, phục chế, chỉnh lý, bảo quản trong thời gian tới.

4. Về cơ sở vật chất và trang thiết bị

a) Tại phòng Văn thư: Các cơ quan, tổ chức đều bố trí phòng Văn thư thuận tiện cho việc giao dịch trong nội bộ và khách đến làm việc và trang bị các phương tiện đảm bảo cho hoạt động hàng ngày như: máy vi tính, máy scan, máy photocopy.

b) Hệ thống Kho lưu trữ:

Xác định vai trò “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”. Trong những năm gần đây, tỉnh ta đã có sự quan tâm và hỗ trợ đầu tư cho lĩnh vực này; tuy nhiên về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ vẫn còn nhiều bất cập, hạn chế, yếu kém so với yêu cầu.

- Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh: Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh được đưa vào sử dụng từ năm 1998, nhưng đến năm 2011 bị phá dỡ để xây mới trụ sở UBND tỉnh. Hiện nay, Chi cục đang thuê trụ sở, diện tích sàn kho 511 m² được trang bị hệ thống báo cháy tự động, thang máy, máy hút bụi, máy hút ẩm, quạt gió, giá, hộp. Tuy nhiên với diện tích sàn như vậy chỉ đủ bảo quản tài liệu lưu trữ hiện có trong kho, không thể thực hiện được việc thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức đã đến thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được. Hơn nữa đây chỉ là kho tạm, không phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định tại Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 21/11/2007 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng.

Đối với dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh: Ngày 24/9/2010 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1784/QĐ-TTg về phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”. Trong đó tỉnh Nghệ An đã có chủ trương và được các ngành liên quan thẩm định cho ý kiến, nhưng đến nay chưa được triển khai vì thực hiện Nghị quyết số 11/NQ-CP.

- Tại các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố, thị xã: Đã bố trí được kho lưu trữ để bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy được giá trị tài liệu tại cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên diện tích kho đang còn chật hẹp từ 10m² - 144m². Một số cơ quan diện tích kho chưa tương xứng so với nguồn tài liệu hiện có; một số chưa bố trí kho riêng mà sử dụng phòng làm việc thành phòng lưu trữ hồ sơ, tài liệu; đặc biệt nhiều cơ quan còn tận dụng cả gầm cầu thang, nhà kho, ga ra, hành lang làm nơi để tài liệu. Một số bộ phận do không có kho để giao nộp nên tài liệu phải để tại các phòng, ban chuyên môn. Tài liệu để lộn xộn, chất đầy vào các ngăn tủ, nóc tủ, các góc tường, chân bàn làm việc… vừa mất mỹ quan công sở vừa không bảo quản được tài liệu.

Các trang thiết bị để bảo quản tài liệu còn rất thô sơ, không đúng quy định, thậm chí có cơ quan không trang bị một phương tiện nào để bảo quản tài liệu, chỉ một số ít cơ quan trang bị được hộp, giá, quạt gió, thiết bị PCCC.

(Số liệu cụ thể tại phụ lục 1 kèm theo)

- Tại các đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành, thị; UBND các xã, phường, thị trấn: Hầu hết các đơn vị chưa bố trí được kho để bảo quản tài liệu, kho được bố trí chung với phòng văn thư, phòng làm việc của cơ quan; chỉ một số ít trường học đã có thư viện để bảo quản tài liệu tương đối khoa học. Đặc biệt, theo Luật lưu trữ thì lưu trữ xã là Lưu trữ cố định, nhưng đến nay mới chỉ có 14/480 xã, phường bố trí được kho lưu trữ riêng biệt để bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND cấp xã.

5. Về tổ chức bộ máy và biên chế

Tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, tính đến thời điểm hiện tại có 1.894 biên chế/1.842 cơ quan làm công tác văn thư, lưu trữ, trong đó bố trí chuyên trách chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ 70 người (3,7%), còn lại là kiêm nhiệm. Lực lượng mỏng, tỷ lệ người đào tạo không đúng chuyên ngành rất nhiều, chỉ có 470 biên chế đúng chuyên ngành (24,8%). Tình trạng công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ đúng chuyên ngành chiếm tỷ lệ quá thấp đã gây khó khăn không nhỏ đến việc triển khai nhiệm vụ văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức.

(Số liệu cụ thể tại phụ lục 2 kèm theo)

- Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh là cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh. Chi cục được bố trí 10/15 biên chế được giao, trong đó có 02 thạc sỹ, 07 đại học, 01 cao đẳng (05 biên chế có chuyên ngành VTLT) và 05 cán bộ hợp đồng ngắn hạn.

- Tại các cơ quan cấp tỉnh:

+ Các sở, ban, ngành chủ yếu bố trí 01 công chức chuyên trách văn thư kiêm lưu trữ. Có 6/21 đơn vị bố trí được 02 công chức chuyên trách công tác này là: Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Xây dựng, Sở Y tế, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Nông nghiệp và PTNT, Sở VH-TT và Du lịch; riêng Văn phòng UBND tỉnh bố trí được 07 công chức đảm nhiệm việc này;

+ Các cơ quan trực thuộc sở, ban, ngành cấp tỉnh bố trí 01 công chức, viên chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ.

- Tại các cơ quan cấp huyện:

+ Phòng Nội vụ bố trí 01 công chức kiêm nhiệm thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trên địa bàn huyện;

+ Văn phòng HĐND - UBND cấp huyện chủ yếu bố trí 01 công chức chuyên trách làm văn thư kiêm lưu trữ, hiện có 7/21 huyện bố trí được 02 công chức chuyên trách công tác này gồm: thành phố Vinh, thị xã Cửa Lò, Nghi Lộc, Hưng Nguyên, Quế Phong, Quỳ Châu, Con Cuông;

+ Các cơ quan trực thuộc UBND cấp huyện bố trí 01 công chức, viên chức kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ; các trường học còn kiêm nhiệm cả công tác thư viện;

- Tại cấp xã công tác văn thư, lưu trữ giao cho công chức Văn phòng - Thống kê đảm nhiệm.

6. Ứng dụng công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật

a) Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Tháng 3/2014 đã được UBND tỉnh phê duyệt Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Nghệ An giai đoạn 2014-2020, nhằm tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử trên cơ sở thực hiện số hóa. Đề án đang được triển khai ở giai đoạn 1, bước lập báo cáo kinh tế kỹ thuật.

b) Tại các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thành, thị: Có khoảng 80% cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư (chủ yếu phần mềm E-Office, TD-Offce, M-Office) phục vụ cho quá trình quản lý và giải quyết công việc ở cơ quan và được thực hiện tương đối thuận lợi; Tuy nhiên, một số phần mềm vẫn thường xuyên xảy ra lỗi gây ách tắc trong quá trình xử lý công việc; công tác lưu trữ chưa ứng dụng được phần mềm vào quản lý tra cứu tài liệu lưu trữ.

c) Tại các đơn vị trực thuộc sở, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành, thị; UBND các xã, phường, thị trấn: có khoảng 80% đơn vị đã sử dụng máy vi tính vào soạn thảo văn bản, nhưng hầu hết chưa cài đặt phần mềm ứng dụng trong quản lý văn bản.

III. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG

1. Những kết quả đạt được

- Thời gian gần đây, công tác văn thư, lưu trữ đã có nhiều chuyển biến tốt. Nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ chỉ đạo, điều hành và thực thi công vụ tại các cơ quan, tổ chức đã có sự thay đổi; tuy nhiên để công tác quản lý ngày càng đi vào nền nếp còn cần phải có sự nỗ lực cố gắng nhiều hơn nữa của đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cũng như sự quan tâm sát sao của lãnh đạo các cấp, các ngành;

- Công tác ban hành văn bản chỉ đạo triển khai các hoạt động văn thư, lưu trữ được UBND tỉnh quan tâm, tạo cơ sở pháp lý, định hướng cho các hoạt động về văn thư, lưu trữ của tỉnh có trọng tâm, trọng điểm và phù hợp với tình hình thực tiễn;

- Công tác tổ chức, cán bộ đã được các ngành, các cấp chú trọng cải thiện đáng kể, biên chế cán bộ làm công tác văn thư được tăng cường, chất lượng và trình độ của cán bộ được nâng cao hơn một bước;

- Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được đẩy mạnh;

- Các hoạt động về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ từng bước đi vào nền nếp. Nhìn chung các cơ quan, tổ chức, địa phương đã thực hiện tương đối đúng quy định hiện hành của nhà nước về quản lý văn bản, soạn thảo và ban hành văn bản; việc lập hồ sơ công việc được một số cơ quan chú trọng và triển khai thực hiện; các hoạt động về nghiệp vụ lưu trữ ngày càng được quan tâm thực hiện đúng các quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản dưới Luật, góp phần quan trọng trong việc giải quyết những tồn tại từ nhiều năm nay cho rằng hoạt động văn thư, lưu trữ là đơn giản, thuần túy ai cũng làm được, đưa vị thế công tác văn thư, lưu trữ đúng với vai trò thực sự của công tác này;

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được quan tâm chú ý, nhất là đối với công tác văn thư: hệ thống phòng làm việc và các trang thiết bị cơ bản bảo đảm cho hoạt động hàng ngày được thông suốt.

- Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư được đa phần các cơ quan chú trọng đầu tư bằng hệ thống phần mềm quản lý văn bản đi - đến.

2. Những tồn tại, hạn chế

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Nghệ An còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc.

- Nhận thức về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương, kể cả người đứng đầu chưa ngang tầm với vị trí và vai trò của công tác này; có nơi còn xem nhẹ nên chưa có biện pháp chỉ đạo tích cực, hiệu quả hoặc chưa quan tâm dành nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ công tác này;

- Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ mặc dù đã có những tiến bộ nhất định, nhưng nhìn chung chưa đều, chưa có chuyển biến lớn, chưa đi vào thực chất và thường xuyên trong mỗi cơ quan, tổ chức, chưa có định hướng, kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo từng giai đoạn cụ thể;

- Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế, số lượng công chức, viên chức quá đông mà lớp chỉ được tổ chức từ 01-02 lớp, trong thời gian ngắn nên không thể truyền tải được hết kiến thức và kỹ năng cần thiết về nghiệp vụ.

- Đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh thiếu về số lượng, biên chế chuyên trách chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ (3,7%). Lực lượng mỏng, lại chưa được đào tạo đúng chuyên ngành, thiếu kiến thức chuyên môn nên đội ngũ này chưa theo kịp những yêu cầu mà công tác văn thư, lưu trữ hiện hành đặt ra. Mặt khác do chưa nắm vững nghiệp vụ nên thiếu sự chủ động sáng tạo trong thực thi nhiệm vụ hoặc thiếu các kỹ năng cần thiết trong thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn trước xu thế hội nhập, phát triển. Đặc biệt ở các đơn vị trực thuộc thì việc bố trí công chức, viên chức đảm nhiệm công tác này không ổn định, hay thay đổi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao;

- Công tác lưu trữ chưa có một chỗ đứng xứng đáng, chưa được quan tâm như một hoạt động khoa học thực sự nên sự đầu tư của các cấp, các ngành cho công tác lưu trữ còn hạn chế. Tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn rất nhiều hồ sơ, tài liệu chưa được chỉnh lý, dẫn đến việc tài liệu chưa phát huy hết hiệu quả sử dụng. Một khối lượng lớn tài liệu quý hiếm do thời gian và điều kiện bảo quản không đảm bảo đã bắt đầu có dấu hiệu hư hỏng nặng;

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác này chưa đảm bảo yêu cầu đặt ra. Hầu hết các cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu để bảo vệ, bảo quản an toàn khối lượng tài liệu hiện có. Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, các lưu trữ hiện hành thì diện tích dành cho kho lưu trữ còn quá chật hẹp hoặc chưa có. Thực tế hiện nay rất nhiều cơ quan tài liệu đang được để tạm ở bất cứ nơi nào có thể như: hòm tôn, nóc tủ, gầm cầu thang, hành lang, gara… Và hệ quả là hiện nay tỉnh ta đang tồn tại một khối lượng tài liệu tích đống khổng lồ từ nhiều chục năm còn trong tình trạng lộn xộn, chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, sắp hư hỏng, nhưng cũng chưa có biện pháp để khắc phục triệt để;

- Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ trên toàn tỉnh còn nhiều hạn chế, chưa đồng bộ, mức độ ứng dụng còn thấp. Mới chỉ ứng dụng ở mảng văn thư và dừng lại ở việc scan vào máy, đăng ký văn bản; việc quản lý và xử lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai.

3. Nguyên nhân

a) Nguyên nhân chủ quan:

- Nhận thức của một số Thủ trưởng cơ quan về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ nên chưa có biện pháp chỉ đạo tích cực, hiệu quả hoặc chưa quan tâm dành nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ công tác này;

- Một số cơ quan cho rằng công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động đơn giản nên không chú trọng đến việc bố trí công chức đảm nhiệm công việc này;

- Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư, lưu trữ chưa được chú trọng đúng mức, chưa được bổ sung trong dự toán ngân sách hàng năm, do đó rất khó khăn cho việc triển khai các hoạt động văn thư, lưu trữ, nhất là các hoạt động về lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ;

- Công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước, kể cả việc tự kiểm tra của các cơ quan, tổ chức về công tác văn thư lưu trữ chưa đều, chưa thường xuyên. Do vậy, chưa có những biện pháp chỉ đạo, chấn chỉnh kịp thời những hạn chế, thiếu sót, bất cập trong công tác này.

b) Nguyên nhân khách quan:

- Tổ chức thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong một thời gian không ổn định, nay có sự thay đổi;

- Hệ thống các văn bản QPPL của Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ. Có một số văn bản thay đổi, điều chỉnh nhưng việc tập huấn và phổ biến chưa kịp thời nên đã ảnh hưởng nhất định đến chất lượng, hiệu quả việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong thời gian qua;

- Nhận thức của một bộ phận công chức, viên chức tại chính các cơ quan, tổ chức chưa ý thức được việc lập hồ sơ công việc cũng là một nhiệm vụ của bản thân, chưa coi hồ sơ, tài liệu là tài sản của cơ quan, nhà nước luôn cần phải lưu giữ;

- Sự bùng nổ của các công nghệ mới, công nghệ thông tin trước xu thế hội nhập, toàn cầu hóa kinh tế quốc tế nên đã tác động, ảnh hưởng không nhỏ đến cách thức tiếp nhận, phương pháp quản lý, chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trước yêu cầu mới;

- Nguồn kinh phí từ ngân sách Trung ương bố trí cho công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương hầu như không có, mọi hoạt động để phát triển công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh đều dựa vào ngân sách địa phương nên còn rất khó khăn.

Phần II

QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH NGHỆ AN ĐẾN NĂM 2020, TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2030

I. DỰ BÁO XU THẾ PHÁT TRIỂN NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH NGHỆ AN TRONG THỜI GIAN TỚI

1. Mục tiêu đặt ra đối với tỉnh Nghệ An là phấn đấu đến năm 2020 cơ bản trở thành tỉnh công nghiệp và là một trong những tỉnh khá của cả nước. Cùng với quá trình phát triển kinh tế - xã hội, tài liệu lưu trữ sẽ ngày càng nhiều, tài liệu quý hiếm ngày càng được quan tâm chú trọng. Tài liệu lưu trữ quý hiếm, quan trọng sẽ trở thành sức mạnh chính trị trong quản lý điều hành của các cơ quan nhà nước và có ý nghĩa pháp lý quan trọng trong giải quyết những vấn đề xung đột ở khu vực và thế giới nhất là vấn đề bảo vệ chủ quyền đất nước, chủ quyền biển, đảo. Hàng loạt nhiệm vụ mới hoặc phát sinh đặt ra từ nay đến năm 2020 và giai đoạn sau đó trong quá trình quản lý của Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan, tổ chức nói riêng. Khối lượng công việc của ngành văn thư, lưu trữ ước tính sẽ tăng lên khoảng 20% - 25% so với hiện nay.

2. Trước sự phát triển mạnh mẽ, vượt bậc của khoa học kỹ thuật, nhất là các công nghệ mới, công nghệ thông tin, ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An hiện nay và trong thời gian tới cần phải đẩy mạnh hiện đại hóa theo hướng nhanh chóng và ứng dụng các công nghệ mới, công nghệ thông tin trong quản lý, chỉ đạo cũng như trong các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ. Tuy nhiên phải kết hợp hài hòa, hợp lý giữa phương pháp quản lý truyền thống và quản lý hiện đại trong lĩnh vực này.

3. Về tài liệu lưu trữ đến năm 2020 được dự báo như sau

- Tại Lưu trữ hiện hành: Tổng số tài liệu đang có tại các cơ quan là 17.595 mét giá/1.845 phông. Dự báo đến năm 2020 sẽ có 37.087 mét giá tài liệu cần thu thập bảo quản, trong đó nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh dự kiến 3.639 mét, để lại bảo quản tại Kho lưu trữ hiện hành là 33.448 mét.

- Tại Lưu trữ lịch sử: Hiện đang bảo quản 1.369 mét giá/16 phông. Đến năm 2020, dự báo Kho lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ bảo quản 5.008 mét giá tài liệu.

Đơn vị tính: mét dài

II. QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU

1. Quan điểm

a) Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh Nghệ An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 phải phù hợp với Quyết định số 197/2007/QĐ-TTg ngày 28/12/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội tỉnh Nghệ An đến năm 2020 và Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 và được điều chỉnh phù hợp theo sự phát triển của từng giai đoạn.

b) Các chỉ tiêu được đưa ra thực hiện phải phù hợp với yêu cầu phát triển trong từng giai đoạn, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.

c) Quy hoạch phải phù hợp với yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ, khoa học công nghệ về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Mục tiêu

a) Mục tiêu tổng thể:

- Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh theo quy định của pháp luật; Phát triển đồng bộ, hợp lý giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ nhằm phục vụ thiết thực cho sự phát triển kinh tế, xã hội của địa phương;

- Định hướng sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ cho các cơ quan có thẩm quyền của tỉnh xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển, tiếp tục góp phần thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

- Làm căn cứ, cơ sở pháp lý cho các cơ quan, tổ chức, địa phương xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đồng thời chủ động trong việc huy động và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực.

b) Mục tiêu cụ thể:

- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nghiệp vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ nhằm điều chỉnh toàn diện các hoạt động, quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, chuyên nghiệp hóa, tích cực hội nhập và phát triển;

- Hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy làm văn thư, lưu trữ từ cấp tỉnh đến cấp cơ sở đủ điều kiện để thực hiện chức năng quản lý thống nhất công tác này;

- Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có tính chuyên nghiệp hóa cao, có kỹ năng cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ;

- Xây dựng hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đáp ứng yêu cầu quản lý văn thư, lưu trữ, bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ;

- Ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

III. CÁC NỘI DUNG QUY HOẠCH

1. Công tác quản lý Nhà nước

a) Đối với cơ quan quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp tỉnh: hoàn thiện hệ thống văn bản QPPL quản lý công tác văn thư, lưu trữ của địa phương trên cơ sở cụ thể hóa, triển khai các quy định của Trung ương nhằm điều chỉnh toàn diện các hoạt động quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại.

b) Đối với các cơ quan, tổ chức, địa phương: Phấn đấu bảo đảm 100% các cơ quan, tổ chức hoàn thành việc xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật hoặc các văn bản nghiệp vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ (tùy theo từng chủ thể khác nhau) nhằm điều chỉnh toàn diện, đầy đủ hoạt động thống nhất của công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, chuyên nghiệp hóa, tích cực hội nhập và phát triển.

(Danh mục cụ thể tại Phụ lục 3 kèm theo)

2. Về nhiệm vụ công tác văn thư

a) Đến năm 2020, đảm bảo đạt một số chỉ tiêu cơ bản sau:

- 100% các cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến bảo đảm đúng quy định;

- 80% công chức, viên chức thực hiện lập hồ sơ công việc đối với tài liệu giấy và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định; bước đầu tạo lập và lưu trữ hồ sơ trên môi trường mạng (trừ những văn bản mang nội dung bí mật Nhà nước).

- 100% các cơ quan nhà nước triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử (trừ những văn bản mang nội dung bí mật Nhà nước);

- 80% công chức cấp tỉnh và UBND cấp huyện; 50% công chức, viên chức tại các đơn vị trực thuộc và UBND cấp xã thực hiện triển khai phần mềm quản lý, xử lý văn bản đi, đến và điều hành lập hồ sơ công việc dưới dạng điện tử.

b) Đến năm 2030, đảm bảo một số chỉ tiêu cơ bản sau:

- 100% công chức, viên chức thực hiện lập hồ sơ công việc đối với tài liệu giấy và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định; 50% hồ sơ được tạo lập và lưu trữ trên môi trường mạng (trừ những văn bản mang nội dung bí mật Nhà nước);

- 100% công chức cấp tỉnh và UBND cấp huyện; 80% công chức, viên chức tại các đơn vị trực thuộc và UBND cấp xã thực hiện triển khai phần mềm quản lý, xử lý văn bản đi, đến và điều hành lập hồ sơ công việc trong môi trường mạng (trừ những văn bản mang nội dung bí mật Nhà nước).

3. Về nhiệm vụ công tác lưu trữ

a) Đến năm 2020, đảm bảo các chỉ tiêu cơ bản:

- Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh:

+ 100% tài liệu trong Kho lưu trữ lịch sử tỉnh được chỉnh lý hoàn chỉnh, trong đó 90% tài liệu có giá trị vĩnh viễn được số hóa;

+ 100% hồ sơ lưu trữ được phát huy giá trị sử dụng;

+ 10% tài liệu lưu trữ quý, hiếm có dấu hiệu xuống cấp, rách nát, chữ mờ được phục chế nguyên bản;

+ 5% tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn được sao bảo hiểm.

- Tại các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành, thị:

+ Thu thập đầy đủ tài liệu đến hạn nộp lưu vào Kho lưu trữ cơ quan, trong đó có 80% tài liệu được chỉnh lý khoa học, đưa vào bảo quản trong Kho lưu trữ và phát huy giá trị sử dụng; trong đó có 10% đơn vị trang bị được phần mềm cơ sở dữ liệu lưu trữ;

- Tại các đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành, thị; các xã, phường, thị trấn; thu thập đầy đủ tài liệu đến hạn nộp lưu và phấn đấu 50% tài liệu được chỉnh lý khoa học và phục vụ kịp thời các nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ.

b) Đến năm 2030, công tác lưu trữ phấn đấu đạt:

- Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh:

+ 100% tài liệu lưu trữ được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử, trong đó có khoảng 95% tài liệu có giá trị vĩnh viễn được số hóa. Hoàn thiện hệ thống công cụ tra tìm tài liệu và đẩy mạnh việc xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu bằng điện tử;

+ 100% hồ sơ lưu trữ được phát huy giá trị sử dụng;

+ 10% tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn được sao bảo hiểm;

+ 50% tài liệu được công bố rộng rãi trên mạng diện rộng của ngành, triển lãm giới thiệu cho công chúng.

- Tại các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành, thị:

+ 100% tài liệu được chỉnh lý khoa học và đưa vào bảo quản trong Kho lưu trữ, không còn tình trạng tài liệu lưu trữ tích đống, bó gói tại các phòng chuyên môn; trong đó có 50% đơn vị trang bị được phần mềm cơ sở dữ liệu lưu trữ;

+ 20% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, phục vụ nhu cầu của độc giả.

- Tại các đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành, thị; các xã, phường, thị trấn: thu thập đầy đủ và tài liệu đến hạn nộp lưu và phấn đấu 80% tài liệu được chỉnh lý khoa học và phục vụ kịp thời các nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ.

Riêng tài liệu tại UBND cấp xã: Theo Luật Lưu trữ thì Kho lưu trữ cấp xã vừa thực hiện chức năng lưu trữ cơ quan, vừa thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử, vì vậy mỗi xã, phường, thị trấn phấn đấu bình quân mỗi năm thu thập được khoảng 02 mét tài liệu đã chỉnh lý khoa học và đưa vào bảo quản tại Kho lưu trữ xã theo quy định hiện hành.

4. Về cơ sở vật chất và trang thiết bị

a) Hệ thống kho lưu trữ: Xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp phấn đấu 100% hệ thống các kho lưu trữ trong toàn tỉnh đáp ứng một số chỉ tiêu cơ bản sau:

- Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh: Sở Nội vụ tiếp tục phối hợp với các ngành chức năng triển khai xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo Dự án đã được UBND tỉnh phê duyệt từ nguồn vốn được Trung ương hỗ trợ và ngân sách tỉnh cấp theo quy định. Diện tích tối thiểu là 2.000 m², đảm bảo đủ sức chứa tài liệu từ 5.000 ÷ 10.000 mét giá tài liệu;

- Kho Lưu trữ của các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành, thị: Bố trí đủ diện tích đủ để thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định: Diện tích tối thiểu đạt 40 m² được bố trí trong trụ sở làm việc;

- Kho Lưu trữ của các đơn vị trực thuộc các ngành cấp tỉnh, cấp huyện và Kho Lưu trữ xã, phường, thị trấn: Phấn đấu đến năm 2020 có 50% đơn vị bố trí Kho Lưu trữ để bảo quản tài liệu; đến năm 2030 có 100% đơn vị bố trí Kho lưu trữ với diện tích tối thiểu 20 m² và bố trí trong trụ sở làm việc.

b) Trang thiết bị:

- Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh: Trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ số hóa tài liệu lưu trữ của tỉnh theo Đề án xây dựng CSDL đã được phê duyệt; trang bị hệ thống phòng cháy, chữa cháy đúng quy định, đặc biệt là hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động và các thiết bị bảo quản tài liệu như: giá kệ để tài liệu, hộp đựng tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, hút ẩm…; Từng bước hiện đại hóa về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của tỉnh phấn đấu đến năm 2020 trang bị giá tự động để tài liệu lưu trữ của tỉnh khoảng 10% diện tích sàn của kho lưu trữ chuyên dụng và đến năm 2030 khoảng 20% diện tích của kho lưu trữ chuyên dụng;

- Các sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thành phố, thị xã: Trang bị đầy đủ trang thiết bị, phương tiện để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan theo đúng quy định như: máy vi tính, máy scan, máy in, máy phô tô, máy fax, bàn, ghế, tủ và các trang thiết bị tại kho lưu trữ như: máy hút bụi, máy hút ẩm, quạt thông gió, thiết bị PCCC, giá/kệ, hộp đựng tài liệu…;

- Các đơn vị trực thuộc các ngành cấp tỉnh, cấp huyện và UBND cấp xã: trang bị các phương tiện cần thiết đảm bảo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ như: máy vi tính, máy in, máy phôtô, bàn, ghế, tủ và các trang thiết bị tại kho lưu trữ theo tình hình thực tế của đơn vị.

5. Về tổ chức bộ máy và biên chế

a) Về tổ chức bộ máy:

- Kiện toàn tổ chức bộ máy đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; quản lý thống nhất, có hiệu quả tài liệu lưu trữ cấp tỉnh và thực hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật; Xây dựng bộ máy đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm chuyên nghiệp, hiện đại, tập trung ứng dụng công nghệ tiên tiến, nâng cao năng lực, kỹ năng điều hành trong lĩnh vực này;

- Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ theo hướng đủ số lượng, bảo đảm chất lượng, có cơ cấu hợp lý, có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, chuyên nghiệp hóa cao, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng mềm đáp ứng yêu cầu hội nhập và phát triển;

- Về tiêu chuẩn người đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ: thực hiện theo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ. Đồng thời người đảm nhiệm công tác văn thư phải có trình độ về tin học và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc;

- Tùy thuộc vào từng thời điểm cụ thể, tổ chức bộ máy có thể thay đổi nhằm phù hợp với các quy định hiện hành.

b) Về biên chế:

- Đến năm 2020: Dự báo đến năm 2020 nhân lực đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức liên quan trong Quy hoạch có khoảng 1.927 người, trong đó: trình độ trên đại học khoảng 5%, trình độ đại học khoảng 50%; trình độ cao đẳng, trung cấp khoảng 45%, cụ thể:

+ Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Bổ sung thêm biên chế thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh, có trình độ từ Cao đẳng trở lên. Dự báo nhu cầu nhân lực khoảng 22 người, trong đó biên chế hành chính 10 người, biên chế sự nghiệp 12 người;

- Tại các sở, ban, ngành cấp tỉnh và Văn phòng HĐND - UBND các huyện, thành phố, thị xã: Tùy vào nhu cầu thực tế và vị trí việc làm được cấp có thẩm quyền phê duyệt, dự báo nhu cầu một đơn vị từ 01 đến 02 người làm công tác văn thư, lưu trữ (01 người làm công tác văn thư và 01 người làm công tác lưu trữ), trình độ từ Trung cấp có chuyên ngành phù hợp;

+ Tại phòng Nội vụ cấp huyện: bố trí 01 người trình độ Đại học có chuyên ngành phù hợp trở lên để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của huyện;

+ Tại các đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành, thị: bố trí 01 người làm công tác văn thư, lưu trữ; đảm bảo theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định (riêng các đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo thực hiện theo định mức biên chế của liên Bộ Giáo dục - Đào tạo và Bộ Nội vụ);

+ Tại các xã, phường, thị trấn bố trí công chức Văn phòng - Thống kê làm công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định.

- Đến năm 2030: Dự báo đến năm 2030 nhân lực đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức liên quan trong Đề án có khoảng 1.956 người, trong đó: trình độ đại học trở lên khoảng 70%; trình độ cao đẳng, trung cấp khoảng 30%, cụ thể:

+ Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Dự báo nhu cầu nhân lực khoảng 30 người, trong đó biên chế hành chính 15 người, biên chế sự nghiệp 15 người. Trình độ đại học trở lên 90%, trình độ cao đẳng 10%;

+ Tại các sở, ban, ngành cấp tỉnh và Văn phòng HĐND - UBND các huyện, thành phố, thị xã: Tùy vào nhu cầu thực tế và vị trí việc làm, dự báo nhu cầu một đơn vị có từ 01-02 người làm công tác văn thư, lưu trữ (01 người làm công tác văn thư và 01 người làm công tác lưu trữ), trình độ từ cao đẳng trở lên có chuyên ngành phù hợp;

+ Tại phòng Nội vụ cấp huyện: bố trí 01 người trình độ đại học trở lên có chuyên ngành phù hợp để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của huyện;

+ Tại các đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành, thị; các xã, phường, thị trấn: bố trí 01 người làm công tác văn thư, lưu trữ (riêng các đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo thực hiện theo định mức biên chế của liên Bộ Giáo dục - Đào tạo và Bộ Nội vụ); trình độ trung cấp trở lên có chuyên ngành phù hợp.

6. Ứng dụng công nghệ thông tin và nghiên cứu khoa học

a) Phấn đấu đến năm 2020 có 80% các cơ quan ứng dụng phần mềm dùng chung cho ngành văn thư, lưu trữ hoặc phần mềm quản lý văn bản đi và đến, phần mềm quản lý hồ sơ công việc, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu… trong đó 20% tài liệu được lập hồ sơ điện tử; Ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin theo nhu cầu thực tế nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng theo tinh thần Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22/5/2012.

b) Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước phù hợp với yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

c) Nghiên cứu các đề tài khoa học, việc xây dựng các Chương trình, Đề án, Dự án liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, chuyên nghiệp hóa, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực này.

(Danh mục cụ thể tại Phụ lục 4 kèm theo)

IV. GIẢI PHÁP CHỦ YẾU

1. Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cấp, các ngành về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế xã hội của tỉnh theo hướng phát triển bền vững.

- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ để thủ trưởng cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Thống nhất nhận thức rõ việc ban hành Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ là nhằm thực hiện các mục tiêu xây dựng và phát triển công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An trong tương lai là một trong những nội dung cơ bản của phát triển bền vững;

- Tuyên truyền, phổ biến nhằm nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo vệ chủ quyền Quốc gia, từ đó có ý thức trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu. Tích cực tuyên truyền vận động các cá nhân, gia đình, dòng họ biếu tặng tài liệu lưu trữ cho Nhà nước. Khẳng định việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của toàn xã hội.

2. Tập trung lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện tốt công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ

- Xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để áp dụng thống nhất trên địa bàn tỉnh giúp các cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện đúng, thống nhất, thông suốt các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời nâng cao nhận thức cho cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành và xây dựng cơ chế trách nhiệm rõ ràng;

- Tăng cường công tác kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp thời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trong toàn tỉnh ngày càng đi đúng hướng phát triển của ngành.

3. Nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp tục hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ, bố trí hợp lý biên chế theo mục tiêu định hướng đã phê duyệt; mô hình ở đây phải tính đến hoạt động của nó trong môi trường điện tử;

- Tập trung đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ bằng các hình thức phù hợp. Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ được tổ chức thường xuyên hơn; đồng thời phối hợp hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức trong tỉnh. Đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng trong hệ thống các trường chuyên nghiệp và các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng các cấp;

- Quan tâm và chăm lo về vật chất và tinh thần đối với công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ, khuyến khích động viên họ yêu ngành, yêu nghề.

4. Đảm bảo cơ sở vật chất cho sự phát triển bền vững

- Từng bước đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại nhằm cải thiện môi trường làm việc cho người làm công tác văn thư, lưu trữ và tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập;

- Tập trung khai thác, huy động tốt các nguồn lực từ ngân sách Nhà nước và các nguồn thu xã hội hóa khác để xây dựng, phát triển công tác văn thư, lưu trữ theo những mục tiêu, chỉ tiêu đặt ra. Trong đó ưu tiên đầu tư phục vụ xây dựng mới hoặc hoàn thiện các Kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức để thu thập và bảo quản tài liệu theo đúng các quy định của Luật Lưu trữ;

- Triển khai thực hiện các Chương trình, Đề án, Dự án phù hợp với các nội dung của Quy hoạch. Đẩy mạnh hợp tác trong nước và quốc tế, quan tâm huy động các nguồn vốn đầu tư nước ngoài đặc biệt là nguồn vốn hỗ trợ phát triển ODA tập trung xây dựng, phát triển công tác văn thư, lưu trữ theo Quy hoạch đặt ra;

- Trên cơ sở đó, các sở, ban ngành, UBND các huyện, thành, thị, UBND các xã, phường, thị trấn, các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu phải chủ động huy động các nguồn thu hợp pháp theo quy định của pháp luật, thực hiện xây dựng kế hoạch bố trí nguồn lực, kinh phí bảo đảm thực hiện có hiệu quả các nội dung, chương trình, nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ hàng năm và giai đoạn theo quy hoạch chung.

5. Ứng dụng công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật

- Triển khai ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đồng bộ, hiệu quả, theo từng giai đoạn và phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh;

- Chú trọng xây dựng, phát triển nhân lực ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ mới phù hợp với yêu cầu;

- Phát triển ứng dụng phần mềm hệ thống; số hóa tài liệu lưu trữ và các biện pháp nhằm hỗ trợ cho công tác khai thác tài liệu phục vụ nhu cầu các nhu cầu chính đáng.

6. Đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động văn thư, lưu trữ

- Huy động các nguồn lực từ xã hội, bao gồm tất cả các cơ quan, tổ chức và mỗi cá nhân trong xã hội tham gia ngày càng nhiều hơn vào các hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật, trong đó tập trung vào việc bảo quản, sưu tầm, phát hiện, thu thập tài liệu lưu trữ, nhất là các tài liệu quý, hiếm về quê hương, đất nước;

- Tuyên truyền, giáo dục, động viên để mỗi cơ quan, tổ chức, công chức, viên chức và công dân đều coi việc tham gia các hoạt động lưu trữ không chỉ là quyền lợi mà còn là nghĩa vụ, trách nhiệm đối với xã hội. Thực tế hiện nay tài liệu hình thành qua hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân, trong đó tài liệu có giá trị lưu trữ hiện có ở tất cả mọi nơi, không chỉ ở các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Có thể nói ở nơi nào diễn ra các hoạt động xã hội, thì ở đó có tài liệu, trong đó nhiều tài liệu có giá trị cần lưu trữ;

- Nhiệm vụ cấp thiết đang đặt ra đối với công tác lưu trữ tỉnh ta đó là huy động mọi nguồn lực để giải quyết cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn đọng theo tinh thần Chỉ thị 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Đây chính là bước tháo gỡ rất quan trọng cho những hạn chế mà công tác lưu trữ tỉnh Nghệ An chưa khắc phục được triệt để trong suốt thời gian qua.

7. Nguồn kinh phí thực hiện

- Ngân sách địa phương và các nguồn kinh phí hợp pháp khác đảm bảo hoạt động cho công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ theo hướng hiện đại;

- Nguồn kinh phí thực hiện quy hoạch theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành tại địa phương. Các cơ quan, tổ chức chủ động trong việc lập kế hoạch thực hiện và dự toán kinh phí hàng năm các chương trình dự án, đề án, đảm bảo cho hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại địa phương;

- Ngân sách Trung ương: tập trung huy động nguồn vốn hỗ trợ vào dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh;

- Ngoài ra, tranh thủ huy động các nguồn lực đầu tư cho sự phát triển công tác văn thư, lưu trữ nhất là các nguồn từ các tổ chức phi chính phủ, các dự án đầu tư của nước ngoài và các nguồn lực xã hội hóa khác đáp ứng nhu cầu quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo hướng tinh thông, hiện đại hóa, chuyên nghiệp hóa cao.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ: Là cơ quan chủ trì thực hiện Quy hoạch, có trách nhiệm:

- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, quán triệt sâu rộng Quy hoạch này và các quy định liên quan về công tác văn thư, lưu trữ đối với công chức, viên chức kể cả người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, các đơn vị là nguồn nộp lưu nhằm tạo sự chuyển biến trong nhận thức và hành động để chỉ đạo, tổ chức thực hiện có hiệu quả Quy hoạch;

- Tổ chức thực hiện tốt các mục tiêu, nhiệm vụ, chỉ tiêu cụ thể bảo đảm đúng yêu cầu theo Quy hoạch được phê duyệt; xây dựng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Dự án nhằm cụ thể hóa Quy hoạch này;

- Phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng cơ chế, chính sách đổi mới, phát triển công tác văn thư, lưu trữ, bao gồm cả chế độ, chính sách đối với công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức theo dõi, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nội dung, nhiệm vụ trong Quy hoạch theo định kỳ hàng năm tổng hợp báo cáo UBND tỉnh;

- Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp tham mưu hướng dẫn và triển khai, tổ chức thực hiện các nội dung Quy hoạch đã được phê duyệt.

2. Sở Kế hoạch và Đầu tư

- Phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu UBND tỉnh về cơ chế, chính sách khuyến khích phát triển công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, chuyên nghiệp hóa, đẩy mạnh hội nhập;

- Phối hợp với Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu UBND tỉnh bố trí nguồn vốn và thẩm định các Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Dự án đầu tư nhằm thực hiện Quy hoạch từ nguồn đầu tư phát triển.

3. Sở Tài chính

- Căn cứ kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm thực hiện Quy hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt, trên cơ sở dự toán kinh phí do Sở Nội vụ lập, tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí thực hiện các nội dung, nhiệm vụ có liên quan trong khả năng cân đối của ngân sách địa phương;

- Tham mưu cho UBND tỉnh về cơ chế, chính sách khuyến khích phát triển công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, chuyên nghiệp hóa, đẩy mạnh hội nhập.

4. Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng

Tham mưu UBND tỉnh nghiên cứu bố trí hợp lý quỹ đất nhằm xây dựng mới hoặc mở rộng các kho lưu trữ trên địa bàn tỉnh phù hợp với yêu cầu quản lý, phát triển của công tác văn thư, lưu trữ theo Quy hoạch được phê duyệt.

5. Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh: Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị sự nghiệp liên quan

- Xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện các nội dung của Quy hoạch phù hợp với thực tế tại cơ quan, tổ chức, địa phương;

- Chủ động phối hợp với Sở Nội vụ triển khai thực hiện tốt Quy hoạch;

- Định kỳ hàng năm tổng hợp, báo cáo tình hình, kết quả thực hiện Quy hoạch theo kế hoạch đã đề ra với UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ).

Trên đây là nội dung của Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

PHỤ LỤC SỐ 1

THỐNG KÊ DIỆN TÍCH KHO, TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH; UBND CÁC HUYỆN, THÀNH, THỊ VÀ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH

PHỤ LỤC SỐ 2

THỐNG KÊ NHÂN LỰC LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THUỘC ĐỀ ÁN

Đơn vị tính: người

PHỤ LỤC SỐ 3

DANH MỤC HỆ THỐNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VÀ VĂN BẢN HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ DỰ KIẾN BAN HÀNH

PHỤ LỤC SỐ 4

DỰ KIẾN DANH MỤC CÁC ĐỀ TÀI, ĐỀ ÁN, DỰ ÁN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ