Quyết định 404/QĐ-UBND năm 2020 về Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống, thiết bị Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Ninh Bình

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG, THIẾT BỊ HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH NINH BÌNH

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 629/TTr-STTTT ngày 06 tháng 5 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống, thiết bị Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Ninh Bình.

Điều 2. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Tổ chức thực hiện

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành của tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG, THIẾT BỊ HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH NINH BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 404/QĐ-UBND, ngày 11/6/2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định trách nhiệm trong quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống, thiết bị Hội nghị truyền hình trực tuyến thuộc hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị, tổ chức, cá nhân trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Ninh Bình.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG, THIẾT BỊ HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH NINH BÌNH

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 629/TTr-STTTT ngày 06 tháng 5 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống, thiết bị Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Ninh Bình.

Điều 2. Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Tổ chức thực hiện

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành của tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG, THIẾT BỊ HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH NINH BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 404/QĐ-UBND, ngày 11/6/2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định trách nhiệm trong quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống, thiết bị Hội nghị truyền hình trực tuyến thuộc hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị, tổ chức, cá nhân trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Ninh Bình.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hội nghị truyền hình trực tuyến (sau đây gọi tắt là HNTT): Là hình thức hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp ở nhiều địa điểm khác nhau (các điểm cầu) kết nối qua hệ thống mạng viễn thông, giúp người tham gia tại các phòng họp có thể nhìn thấy nhau và tương tác như đang cùng ngồi trong một phòng họp.

2. Các thiết bị cần thiết cho một hệ thống hội nghị truyền hình

a) Camera - Thu tín hiệu hình ảnh.

b) Micro - Thu tín hiệu âm thanh.

c) DECODE - Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh và truyền qua đường truyền.

d) Màn hình hiển thị - Hiển thị hình ảnh của các phòng họp từ xa.

đ) Loa - Phát tín hiệu âm thanh của các phòng họp từ xa, có thể tích hợp loa trên thiết bị màn hình cho tiện lợi.

e) MCU - Thiết bị quản lý và xử lý đa điểm. g) Lưu Trữ - Ghi lại nội dung cuộc họp.

h) Show Present - Phần mềm giúp trình chiếu tài liệu tại một máy tính lên màn hình của hội nghị.

3. Hệ thống HNTT tỉnh Ninh Bình: Là hệ thống kết nối điểm cầu chủ tọa và các điểm cầu vệ tinh thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Hệ thống HNTT tỉnh Ninh Bình được triển khai bao gồm 3 cấp (tỉnh, huyện, xã).

4. Điểm cầu chủ tọa: Là điểm cầu tại nơi chủ trì cuộc họp. Điểm cầu chủ tọa có thể được đặt tại bất cứ cơ quan nhà nước thuộc 3 cấp của hệ thống HNTT tỉnh Ninh Bình (hoặc hệ thống các cơ quan mở rộng) tùy theo tính chất, mục đích của cuộc họp.

5. Điểm cầu vệ tinh: Là các điểm cầu kết nối với điểm cầu chủ tọa, có thể theo dõi toàn bộ nội dung, thông tin trực tuyến cuộc họp và khả năng tương tác (phát biểu) với điểm cầu chủ tọa.

6. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại địa điểm ổn định, an toàn; đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ các HNTT đạt kết quả tốt.

Điều 4. Mục đích, yêu cầu khi sử dụng hệ thống HNTT và phòng họp trực tuyến

1. Mục đích sử dụng hệ thống HNTT

a) Hệ thống HNTT tỉnh Ninh Bình để phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh, bảo đảm thông tin được truyền đạt nhanh, chính xác, đến nhiều thành phần tham dự; tiết kiệm chi phí, thời gian, góp phần thúc đẩy mạnh cải cách hành chính của tỉnh.

b) Hệ thống HNTT của của tỉnh được sử dụng trong các cuộc họp, hội nghị, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan chủ trì cuộc họp.

2. Yêu cầu khi sử dụng hệ thống HNTT

a) Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.

b) Bật, tắt, vận hành hệ thống HNTT phải đúng quy trình kỹ thuật.

c) Không được tự ý di chuyển thiết bị được trang bị phục vụ HNTT, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu hình của thiết bị không theo hướng dẫn.

d) Nghiêm chỉnh chấp hành và thực hiện cuộc họp HNTT theo đúng kịch bản, nội dung do điểm cầu chủ tọa yêu cầu.

3. Yêu cầu đối với phòng họp trực tuyến

Các phòng họp trực tuyến phải đảm bảo:

a) Bố trí ổn định, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nhiệt độ, nguồn điện, bàn,

ghế và ưu tiên phục vụ cho các cuộc họp trực tuyến.

b) Ánh sáng trong phòng họp sử dụng ánh sáng nhân tạo thay ánh sáng tự nhiên và sử dụng phông, rèm phù hợp để chủ động điều chỉnh ánh sáng hợp lý.

c) Lắp đặt màn hình và bố trí chỗ ngồi phù hợp để người tham dự hội nghị theo dõi thuận tiện nhất.

d) Lắp đặt hệ thống âm thanh bảo đảm mọi vị trí trong phòng họp đều có thể phát biểu và nghe rõ âm thanh phát ra từ hệ thống HNTT.

đ) Thiết bị của hệ thống HNTT cần để cách xa các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất, bảo đảm các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện; đảm bảo các yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy cho phòng họp HNTT.

Điều 5. Quản lý hệ thống, thiết bị HNTT

1. Các cơ quan, đơn vị được bố trí hệ thống HNTT chịu trách nhiệm quản lý hệ thống, thiết bị HNTT đảm bảo đúng nguyên tắc được quy định tại Khoản 2 Điều 4 Quy chế này.

2. Các thiết bị của hệ thống HNTT là tài sản của Nhà nước. Tài sản được đặt tại cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó tự chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích và thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng, đầu tư mở rộng để hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu.

Điều 6. Quy trình tổ chức hội nghị trên hệ thống HNTT

Bước 1. Đăng ký hội nghị

Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu tổ chức hội nghị qua hệ thống HNTT phát hành phiếu đăng ký sử dụng hệ thống HNTT thông qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh hoặc thư điện tử công vụ (Email): cntt.stttt@ninhbinh.gov.vn trước ngày tổ chức hội nghị chính thức ít nhất 02 (hai) ngày làm việc theo Phiếu đăng ký tại Phụ lục I đồng thời gửi văn bản đến Công ty TNHH MTV điện lực Ninh Bình trước (01) ngày tổ chức HNTT theo mẫu Phụ lục II để bảo đảm nguồn điện tại các đơn vị tổ chức HNTT.

Bước 2. Xử lý nội dung đăng ký

1. Đầu mối Sở Thông tin và Truyền thông (thông qua Phòng Công nghệ thông tin) sau khi nhận được phiếu đăng ký; trong thời gian không quá 04 giờ làm việc trình Lãnh đạo Sở, xác nhận vào Phiếu đăng ký (Phụ lục I) và gửi văn bản qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành và thư điện tử cho cơ quan đăng ký và đơn vị vận hành thiết bị hệ thống HNTT để chuẩn bị các điều kiện tổ chức HNTT.

2. Trong thời gian không quá 06 giờ làm việc kể từ khi nhận phiếu đăng ký đã có xác nhận của Lãnh đạo Sở Thông tin và Truyền thông, đơn vị vận hành hệ thống HNTT tiến hành xây dựng kịch bản, phân công và lập danh sách theo Phụ lục III gửi tới đơn vị đăng ký sử dụng hệ thống HNTT và Sở Thông tin và Truyền thông qua Email: cntt.stttt@ninhbinh.gov.vn.

Bước 3. Công tác chuẩn bị và triển khai

1. Đơn vị vận hành phối hợp với các đơn vị tổ chức HNTT chủ động triển khai lắp đặt thiết bị thiết lập các thông số kỹ thuật các thiệt bị đầu cuối tại các điểm cầu chủ tọa và điểm cầu vệ tinh, tổ chức kiểm tra chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng hình ảnh, âm thanh trước 01 ngày diễn ra hội nghị chính thức.

2. Cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu thường trực xử lý sự cố đường truyền trong các phiên chạy thử hệ thống HNTT và toàn bộ thời gian diễn ra phiên họp HNTT chính thức.

Bước 4. Vận hành, giám sát trong quá trình Hội nghị và Báo cáo

1. Đầu mối Sở Thông tin và Truyền thông (Phòng Công nghệ thông tin) giám sát, kịp thời chỉ đạo xử lý đến các điểm cầu về chất lượng hình ảnh, âm thanh, đường truyền qua nhóm tương tác trực tuyến.

2. Đơn vị vận hành, cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu cập nhật thường xuyên thông tin, chất lượng hình ảnh, âm thanh, đường truyền qua mẫu nhật ký theo Phụ lục IV và báo cáo qua nhóm tương tác trực tuyến trong thời gian 10 phút/lần.

Bước 5. Kết thúc hội nghị

1. Đơn vị vận hành, cán bộ kỹ thuật phục vụ tại các điểm cầu tắt các thiết bị hệ thống HNTT phải đúng quy trình kỹ thuật.

2. Hoàn chỉnh kỹ thuật, giao băng ghi hình, tài liệu, …hội nghị (nếu có) cho đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị trong 02 ngày làm việc kể từ khi hội nghị kết thúc.

3. Đầu mối Sở Thông tin và Truyền thông (Phòng Công nghệ thông tin): Thực hiện báo cáo kết quả triển khai hệ thống HNTT theo Phụ lục V trong vòng 08 giờ làm việc kể từ thời điểm kết thúc hội nghị.

Chương II

TRÁCH NHIỆM TRONG QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG, THIẾT BỊ HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Điều 7. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Làm đơn vị đầu mối quản trị chung hệ thống HNTT của toàn tỉnh; phối hợp với các đơn vị có lắp đặt điểm cầu để vận hành toàn bộ hệ thống HNTT; có trách nhiệm hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị có lắp đặt điểm cầu thiết lập các thông số kỹ thuật, điều khiển thiết bị hệ thống HNTT đảm bảo đường truyền phục vụ cuộc họp được hoạt động thông suốt; đôn đốc các đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống HNTT của tỉnh.

2. Bố trí cán bộ tiếp nhận thông báo tổ chức cuộc họp trực tuyến từ các cơ quan chủ trì cuộc họp (được quy đinh chi tiết tại Khoản 1, Khoản 2 Bước 2 Điều 6 Quy chế này).

3. Chủ trì, phối hợp với các điểm cầu và các đơn vị liên quan kiểm tra định kỳ, đột xuất tại các điểm cầu lắp đặt phòng họp HNTT để kịp thời phát hiện và xử lý các lỗi của hệ thống, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị quản lý, vận hành các trang thiết bị phục vụ họp HNTT đúng quy định, đảm bảo hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu.

4. Hàng năm rà soát hệ thống HNTT, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; đề xuất các kế hoạch đào tạo nhân lực trực tiếp quản lý, vận hành và bảo quản các thiết bị tại các điểm cầu của hệ thống HNTT; xây dựng các phương án ứng phó xử lý sự cố và bảo đảm an toàn thông tin mạng trên hệ thống HNTT của tỉnh.

5. Lập dự toán kinh phí phục vụ cho việc quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp mở rộng hệ thống HNTT.

Điều 8. Trách nhiệm của đơn vị chủ trì tổ chức HNTT (điểm cầu chủ tọa)

1. Phát hành văn bản triệu tập, giấy mời và các tài liệu hội nghị đến các thành phần tham dự bằng văn bản điện tử thông qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành hoặc thư điện tử công vụ của tỉnh (quy định chi tiết tại Bước 1 Điều 6 quy chế này).

2. Gửi thông báo bằng văn bản điện tử về Kế hoạch tổ chức HNTT cho Sở Thông tin và Truyền thông ít nhất 02 (hai) ngày trước khi tiến hành HNTT chính thức để phối hợp chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp, trừ trường hợp khẩn cấp, đột xuất; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông kiểm tra hệ thống HNTT trước khi tổ chức HNTT và đảm bảo công tác tổ chức, vận hành hệ thống trong các phiên HNTT chính thức.

3. Trường hợp cần tổ chức HNTT đột xuất, khẩn cấp (như bão lụt, thiên tai…) đơn vị chủ trì phải chủ động thông báo bằng điện thoại, fax, thư điện tử công vụ cho Sở Thông tin và Truyền thông, Công ty TNHH Một thành viên Điện lực Ninh Bình và các cơ quan liên quan để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật, nguồn điện phục vụ phiên HNTT.

Điều 9. Trách nhiệm của các đơn vị có lắp đặt điểm cầu vệ tinh

1. Các đơn vị lắp đặt điểm cầu vệ tinh có trách nhiệm quản lý và bảo quản các thiết bị của hệ thống HNTT; ban hành và niêm yết Nội quy phòng họp trực tuyến, bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này; phối hợp kịp thời với điểm cầu chủ tọa trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra phiên họp HNTT chính thức.

2. Bố trí cán bộ phụ trách trực tiếp vận hành hệ thống thiết bị phục vụ HNTT. Cung cấp thông tin cán bộ kỹ thuật (họ tên, đơn vị, chức vụ, số điện thoại, email) về Sở Thông tin và Truyền thông; tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác vận hành hệ thống trang bị cho phòng họp trực tuyến do Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức; khi thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông biết để có kế hoạch tập huấn vận hành và sử dụng hệ thống HNTT.

3. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, đơn vị chủ trì tổ chức HNTT thực hiện việc kiểm tra hệ thống HNTT trước khi diễn ra phiên HNTT chính thức và đảm bảo kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra phiên HNTT chính thức (quy định chi tiết tại Khoản 2 Bước 3 và Khoản 2 Bước 4 Điều 6 quy chế này).

4. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan, Chi nhánh điện tại địa bàn đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ hệ thống HNTT an toàn, thông suốt.

5. Có phương án về nguồn điện dự phòng cho phòng họp trực tuyến để đảm bảo phục vụ các phiên họp HNTT không bị gián đoạn khi có sự cố trên lưới điện tại địa bàn.

6. Định kỳ cuối năm các cơ quan, đơn vị lập báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống HNTT, gửi ý kiến, kiến nghị, đề xuất về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

Điều 10. Trách nhiệm của các cơ quan liên quan

1. Các doanh nghiệp Viễn thông trên địa bàn tỉnh Ninh Bình

a) Cung cấp đường truyền, bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đường truyền cho hệ thống HNTT; đảm bảo đường truyền an toàn, liên tục và có phương án dự phòng ứng phó xử lý ngay các sự cố khi đang có cuộc họp HNTT.

b) Cử cán bộ kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu, thường trực xử lý sự cố đường truyền trong các phiên chạy thử hệ thống HNTT và toàn bộ thời gian diễn ra phiên họp HNTT chính thức.

2. Công ty TNHH Một thành viên Điện lực Ninh Bình

a) Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có kế hoạch đảm bảo cung cấp nguồn điện ổn định cho hệ thống thiết bị lắp đặt tại các điểm cầu của hệ thống HNTT trong các phiên họp HNTT theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

b) Cung cấp thông tin của bộ phận kỹ thuật thường trực xử lý sự cố điện trong thời gian vận hành thử hệ thống HNTT và trong thời gian diễn ra cuộc họp chính thức tại các điểm cầu.

Điều 10. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phân bổ kinh phí hàng năm đối với công tác quản lý, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống, thiết bị HNTT của tỉnh.

Điều 11. Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật phụ trách tại điểm cầu chủ tọa

1. Trực vận hành xuyên suốt thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) trong quá trình diễn ra các cuộc họp HNTT.

2. Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp.

3. Phối hợp với các cán bộ phụ trách vận hành hệ thống HNTT ở các điểm cầu vệ tinh để kịp thời xử lý, khắc phục khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

4. Cập nhật các đăng ký phát biểu tại các điểm cầu cho đơn vị chủ trì cuộc họp.

Điều 12. Yêu cầu tại các điểm cầu vệ tinh

1. Các điểm cầu vệ tinh có trách nhiệm phối hợp với điểm cầu chủ tọa thực hiện nghiêm túc các nội dung sau trước phiên họp HNTT:

a) Cử cán bộ kỹ thuật chuyên trách để kiểm tra, rà soát lại các thông số kỹ thuật đã thiết lập cho thiết bị hệ thống HNTT; phối hợp với điểm cầu chủ tọa để kết nối giữa điểm cầu vệ tinh với điểm cầu chủ tọa, tổ chức chạy thử các thiết bị để kiểm tra chất lượng âm thanh, hình ảnh đảm bảo phục vụ phiên họp HNTT trước 01 ngày và trước 01 giờ khai mạc phiên họp HNTT.

b) Gửi thông tin cán bộ kỹ thuật trực vận hành hệ thống HNTT tại các điểm cầu vệ tinh về điểm cầu chủ tọa để thuận tiện cho việc liên lạc điều phối, hỗ trợ kỹ thuật từ điểm cầu chủ tọa.

2. Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật chuyên trách vận hành tại điểm cầu vệ tinh khi tham gia phiên họp HNTT:

a) Phối hợp với cán bộ phụ trách điều khiển tại điểm cầu trung tâm điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ phiên họp.

b) Trực tiếp vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra phiên họp theo đúng kịch bản và nội dung theo yêu cầu của điểm cầu chủ tọa.

c) Liên lạc kịp thời để phối hợp với cán bộ kỹ thuật của điểm cầu trung tâm, cán bộ viễn thông trên địa bàn kiểm tra, khắc phục nếu bị mất kết nối; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách đồng thời báo cáo cán bộ trực phụ trách điểm cầu chủ tọa để được hỗ trợ kịp thời.

d) Thực hiện đăng ký phát biểu của điểm cầu mình với cán bộ trực phụ trách điểm cầu chủ tọa qua điện thoại.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 13. Tổ chức thực hiện

1. Căn cứ Quy chế này, các cơ quan, đơn vị quản lý thiết bị hệ thống HNTT có trách nhiệm xây dựng Quy chế vận hành và sử dụng hệ thống HNTT tại cơ quan, đơn vị mình đảm bảo an toàn và phát huy được hiệu quả thiết bị.

2. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế này, báo cáo UBND tỉnh theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.

Điều 14. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc, phát sinh các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định./.

PHỤ LỤC I

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG

HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông Ninh Bình

1. Căn cứ Văn bản ………………….. chỉ đạo tổ chức hội nghị qua hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (ghi rõ văn bản, ngày tháng năm, cơ quan ban hành).

2. Nội dung hội nghị: …………………………………………………………..

3. Người chủ trì: ………………………………………………………………..

4. Thời gian: ……….giờ ngày…../…../20….,

5. Địa điểm: …………………………………………………………………...

6. Cán bộ phụ trách kỹ thuật: …………………………, Số điện thoại: ………

7. Số lượng điểm cầu vệ tinh:

8. Yêu cầu lưu trữ hình ảnh, video: ……………………………………….......

Đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông quan tâm hỗ trợ tổ chức hội nghị./.

PHỤ LỤC II

Kính gửi: Công ty TNHH MTV Điện lực Ninh Bình

Căn cứ Văn bản ………….chỉ đạo tổ chức hội nghị qua hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (ghi rõ văn bản, ngày tháng năm, cơ quan ban hành).

Cơ quan, đơn vị ……..đề nghị Công ty TNHH MTV Điện lực Ninh Bình thiết lập phương án hỗ trợ bảo đảm điện lưới, phân công lực lượng trực vận hành, kiểm tra đường dây và trạm biến áp, đảm bảo hành lang an toàn lưới điện tại các điểm cầu tổ chức Hội nghị truyền hình trực tuyến theo mô tả bảng dưới đây:

Trân trọng./.

PHỤ LỤC III

- Căn cứ Văn bản chỉ đạo tổ chức hội nghị qua hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (ghi rõ văn bản, ngày tháng năm, cơ quan ban hành).

- Căn cứ phiếu đăng ký sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của cơ quan ….(ghi rõ cơ quan, đăng ký ngày tháng năm, ….).

Viettel Ninh Bình thông báo như sau:

1. Danh sách cán bộ kỹ thuật vận hành tại các điểm cầu:

2. Dự kiến thời gian vận hành thử:

Thời gian lần 1: …..h……ngày…..tháng …..năm 20…

Thời gian lần 2: …..h……ngày…..tháng …..năm 20…

Trước khi hội nghị chính thức: …..h……ngày…..tháng …..năm 20…

Viettel Ninh Bình thông báo để các cơ quan, đơn vị liên quan phối hợp triển khai, thực hiện./.

PHỤ LỤC IV

MẪU NHẬT KÝ DÀNH CHO CÁN BỘ KỸ THUẬT VẬN HÀNH TRONG THỜI GIAN DIỄN RA HỘI NGHỊ

Nội dung hội nghị: ……………………Thời gian tổ chức hội nghị: ……………………Điểm cầu:……………………

PHỤ LỤC V

Kính gửi: Ban giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông

Căn cứ Văn bản chỉ đạo tổ chức hội nghị qua hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (ghi rõ số văn bản, ngày tháng năm, cơ quan ban hành).

Phòng Công nghệ thông tin báo cáo kết quả triển khai hội nghị truyền hình trực tuyến vào ngày …tháng ….năm 20…, như sau:

1. Nội dung hội nghị: ……………………………………………………….

2. Đơn vị chủ trì hội nghị: …………………………………………………

3. Thời gian triển khai hệ thống: …………………………………………

4. Các điểm cầu vệ tinh:

5. Các sự cố xẩy ra trong thời gian triển khai:

……………………………………………………………………………

6. Đánh giá công tác triển khai hệ thống và đề xuất giải pháp khắc phục:

……………………………………………………………………………

Vậy, Phòng Công nghệ thông tin báo cáo Ban Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông được biết./.