|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH TIỀN GIANG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
35/2017/QĐ-UBND
|
Tiền
Giang, ngày 02 tháng 11 năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU CỦA QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ,
LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG BAN HÀNH KÈM THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ
08/2014/QĐ-UBND NGÀY 15 THÁNG 4 NĂM 2014 CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền
địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số
điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
Căn cứ Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản
lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số
16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn
giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
Căn cứ Thông tư số
33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ tại Tờ trình số 1913 /TTr-SNV ngày 08 tháng 9 năm 2017.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang ban hành kèm theo Quyết định số 08/2014/QĐ-UBND
ngày 15 tháng 4 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang, như sau:
1. Sửa đổi
khoản 1, Điều 6 như sau:
“1. Văn bản quy phạm pháp luật
Thực hiện theo Nghị định số
34/2016/NĐ-CP của Chính phủ.
2. Sửa đổi
khoản 1, Điều 7 như sau:
“1. Việc soạn thảo văn bản quy
phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật năm 2015 và Nghị định số 34/2016/NĐ-CP của Chính phủ.”
3. Sửa đổi
khoản 2, Điều 14 như sau:
“Đối với bản fax, phải chụp lại
trước khi đóng dấu “ĐẾN”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường
hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “ĐẾN”. Sau đó, khi nhận được
bản chính phải đóng dấu “ĐẾN” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến,
ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
Đối với văn bản đến qua mạng thực
hiện theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi
trường mạng và theo quy định hiện hành.”
4. Sửa đổi
điểm d, khoản 1 và điểm b, c khoản 3, Điều 20 như sau:
“1. Nhân bản
d) Việc nhân bản văn bản mật thực
hiện theo Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ và Điều 6 Thông tư số
33/2015/TT-BCA của Bộ Công an.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT,
TỐI MẬT, TUYỆT MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn thực hiện theo Điều 5 Thông tư
số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an.
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu
độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH
NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo điểm a, b, c khoản 2, Điều 15 Quyết định
số 42/2011/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang và Điều 16 Thông tư số
33/2015/TT-BCA của Bộ Công an.”
5. Sửa đổi
điểm e, khoản 2, Điều 21 như sau:
“e) Chuyển phát văn bản mật thực
hiện theo Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ và Điều 7
Thông tư số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an.”
6. Sửa đổi
điểm c, khoản 1, Điều 23 như sau:
“c) Kết thúc hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong
thì hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: kiểm tra mức độ đầy đủ của
văn bản trong hồ sơ; xem xét loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; sắp xếp
tài liệu trong hồ sơ theo trình tự hợp lý.”
7. Sửa đổi,
bổ sung khoản 4, Điều 25 như sau:
“4. Trách nhiệm của Văn thư cơ
quan và Lưu trữ cơ quan:
a) Trách nhiệm của Văn thư cơ
quan: xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan; sao gửi Danh mục hồ sơ và chuẩn bị
bìa hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ; phối hợp với Lưu trữ
cơ quan hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.
b) Trách nhiệm của Lưu trữ cơ
quan:
- Hướng dẫn cán bộ, công chức,
viên chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân; lập biên bản giao nhận tài liệu;
- Chỉnh sửa các thông tin trên
bìa hồ sơ nếu cần, đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ.
- Lập Mục lục hồ sơ (Mục lục hồ
sơ bảo quản vĩnh viễn riêng, hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng)
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp,
ghi và dán nhãn hộp, đưa lên kệ;
- Giao nộp hồ sơ, tài liệu có
giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh; Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.”
8. Sửa đổi,
bổ sung Điều 28 như sau:
“Điều 28. Giao, nhận hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Giao, nhận hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, Lưu trữ cơ quan có nhiệm
vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Kho Lưu trữ cơ quan.
Cụ thể:
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ,
tài liệu
b) Phối hợp với các đơn vị, cán
bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào
Lưu trữ cơ quan.
c) Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu.
d) Chuẩn bị kho và các phương tiện
bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu; kiểm tra, đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài
liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
2. Giao, nhận hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Trách nhiệm của cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh:
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có
giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
- Thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức để xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định;
- Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử tỉnh kiểm tra, thẩm định;
- Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử;
- Lập Danh mục tài liệu có đóng
dấu chỉ các mức độ mật (nếu có);
- Vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ
lịch sử tỉnh để giao nộp;
- Giao nộp tài liệu: Giao nộp hồ
sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ
quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của Sở Nội vụ; Giao nộp
các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh
mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).
b) Trách nhiệm của Lưu trữ lịch
sử tỉnh
- Lập kế hoạch thu thập tài liệu;
- Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp;
- Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp;
- Trình Sở Nội vụ phê duyệt Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
- Thông báo cho cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt;
- Chuẩn bị phòng kho và các
trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu;
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
- Lập biên bản giao nhận tài liệu;
- Đưa hồ sơ, tài liệu vào kho và
xếp lên kệ.
3. Giao, nhận và quản lý tài liệu
lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ các huyện: Tân Phước, Gò Công Tây, Gò
Công Đông và thị xã Gò Công (các huyện, thị xã đã tổ chức Lưu trữ lịch sử huyện
trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành).
a) Giao nộp tài liệu lưu trữ
đang bảo quản tại kho Lưu trữ huyện vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Phòng Nội vụ các huyện: Tân Phước,
Gò Công Tây, Gò Công Đông và thị xã Gò Công có trách nhiệm phối hợp với Lưu trữ
lịch sử tỉnh xem xét, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh
viễn của từng Phông tài liệu đã thu thập trước đây, thống kê thành Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu và làm các thủ tục bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh quản
lý.
b) Quản lý khối tài liệu không
thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Tài liệu không thuộc thành phần
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản tại kho Lưu trữ các huyện: Tân
Phước, Gò Công Tây, Gò Công Đông và thị xã Gò Công do Phòng Nội vụ trực tiếp quản
lý và được lưu trữ đến khi hết thời hạn bảo quản.
- Đối với tài liệu hết giá trị
hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định, Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm tham
mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện xem xét, làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu theo
quy định tại Điều 28 của Luật Lưu trữ.”
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15
tháng 11 năm 2017.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng
các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố,
thị xã và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
|
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Văn Hưởng
|