Quyết định 315/QĐ-UBND năm 2020 về phê duyệt Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử” do tỉnh Ninh Bình ban hành

QUYẾT ĐỊNH

V/V PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ”

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020;

Căn cứ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05 tháng 9 năm 2019 của Chính phủ quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 62/TTr-SNV ngày 18/02/2020,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử” (sau đây gọi tắt là Đề án) với những nội dung chủ yếu sau đây:

I. MỤC TIÊU, YÊU CẦU

1. Mục tiêu chung

a) Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ cung cấp dịch vụ công một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng. Cung cấp thông tin đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản lý quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.

b) Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp và cung cấp thông tin phục vụ tra cứu của tổ chức, cá nhân.

2. Mục tiêu cụ thể

a) Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.

b) Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc bằng giấy sang khai thác dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của văn bản gốc (bằng giấy).

c) Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ, đảm bảo cho việc khai thác và sử dụng các tài liệu này một cách tối ưu nhất.

d) Số hóa 05 Phông và 01 Khối tài liệu (tương đương 500 mét giá tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình) đang được bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh.

3. Yêu cầu

a) Tài liệu được số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử đang được lưu giữ tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh tại Chi cục Văn thư

- Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.

b) Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ sơ lưu khi quét (scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu.

c) Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính pháp lý và tính trung thực của hồ sơ; tuân thủ các quy trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp.

4. Tiêu chí lựa chọn tài liệu để số hoá

Tài liệu có giá trị lịch sử, tài liệu quý hiếm, tài liệu có tình trạng vật lý kém và tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng cao nhằm tiết kiệm nhân lực thời gian, kinh phí trong số hóa và bảo quản tài liệu số hóa.

II. THỜI GIAN THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

Thời gian thực hiện Đề án trong 03 năm: Từ năm 2020 đến hết năm 2022

III. NỘI DUNG ĐỀ ÁN

1. Đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin và xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ

a) Đầu tư mua sắm các trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ, gồm: máy tính, máy chủ, máy quét (scan) văn bản và các thiết bị cần thiết khác, nhằm đảm bảo việc lưu trữ, khai thác dữ liệu đạt hiệu quả và bảo mật thông tin.

b) Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, cho phép lưu trữ và khai thác các tài liệu số hóa với nhiều định dạng khác nhau, phân loại và mô tả tài liệu theo yêu cầu bảo đảm tính bảo mật cao, chia sẻ tài liệu dễ dàng và nhanh chóng trên môi trường mạng nội bộ.

2. Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và số hoá tài liệu lưu trữ

a) Năm 2020:

- Mua sắm, lắp đặt trang thiết bị, phần mềm, đào tạo và chuyển giao công nghệ;

- Số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc 04 Phông:

+ Hội đồng nhân dân tỉnh Ninh Bình, giai đoạn 1968 - 1975;

+ Ủy ban dân số, Kế hoạch hóa Gia đình, giai đoạn 2004 - 2007;

+ Ủy ban hành chính tỉnh Ninh Bình, giai đoạn 1955 - 1975;

+ Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình, giai đoạn 1992 - 2012;

b) Năm 2021: Thực hiện số hóa hoàn tất phông Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình, giai đoạn 1992 - 2012.

c) Năm 2022: Thực hiện số hóa phông Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh, giai đoạn 1992 - 2006 và Khối tài liệu khen thưởng chống Pháp, chống Mỹ và khen thưởng thường xuyên cho các tổ chức, cá nhân trong thời kỳ đổi mới, giai đoạn 1961 - 2007.

3. Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và số hoá tài liệu lưu trữ

3.1. Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu để tạo lập cơ sở dữ liệu

3.2. Xây dựng dữ liệu đặc tả

3.3. Nhập phiếu tin

3.4. Số hóa tài liệu

3.4.1. Số hoá

3.4.2. Tiếp nhận tài liệu số hoá

3.4.3. Quản lý kho lưu trữ

3.4.4. Quản lý dữ liệu, biên mục

3.4.5. Phục vụ hệ thống khai thác, truy cập kho tài liệu số

3.4.6. Quản trị

3.5. Kiểm tra sản phẩm

3.6. Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm

4. Đào tạo hỗ trợ số hóa tài liệu lưu trữ

a) Đối tượng đào tạo: Lãnh đạo Sở Nội vụ và công chức, viên chức, người lao động có liên quan.

b) Nội dung đào tạo

- Hướng dẫn sử dụng các phần mềm theo vai trò của từng cấp, từng đơn vị từng cán bộ.

- Hướng dẫn khai thác, tìm kiếm thông tin trên hệ thống phần mềm.

- Hướng dẫn, chuyển giao công nghệ cho cán bộ quản trị mạng thực hiện sao lưu, backup dữ liệu.

5. Quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật được áp dụng

Việc mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ được thực hiện theo các quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật được quy định tại các văn bản pháp luật sau:

- Thông tư số 20/2014/TT-BTTTT ngày 05/12/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về các sản phẩm phần mềm nguồn mở được ưu tiên mua sắm, sử dụng trong cơ quan, tổ chức nhà nước.

- Thông tư số 47/2016/TT-BTTTT ngày 26/12/2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết về ưu tiên đầu tư, mua sắm sản phẩm, dịch vụ công nghệ thông tin sản xuất trong nước sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.

- Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.

- Thông tư số 13/2017/TT-BTTTT ngày 23/6/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các yêu cầu kỹ thuật về kết nối các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia.

- Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

- Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.

6. Kinh phí và lộ trình thực hiện Đề án

Tổng dự toán kinh phí thực hiện Đề án là: 10.440.000.000 đồng (Mười tỷ, bốn trăm bốn mươi triệu đồng). Lộ trình thực hiện như sau:

a) Kinh phí năm 2020: 3.997.000.000 đồng (ba tỷ, chín trăm chín mươi bảy triệu đồng). Trong đó:

- Kinh phí mua sắm, lắp đặt trang thiết bị, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đào tạo và chuyển giao công nghệ; tập huấn cho viên chức thực hiện việc tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là 971.000.000 đồng (chín trăm bảy mốt triệu đồng);

- Kinh phí tạo lập cơ sở dữ liệu cho 629.900 trang tài liệu do Lưu trữ lịch sử đang quản lý, khai thác, sử dụng là 3.026.000.000 đồng (ba tỷ, không trăm hai mươi sáu triệu đồng).

b) Kinh phí năm 2021: 3.557.000.000 đồng (ba tỷ, năm trăm năm mươi bảy triệu đồng) để tạo lập cơ sở dữ liệu cho 805.000 trang tài liệu do Lưu trữ lịch sử đang quản lý, khai thác, sử dụng.

c) Kinh phí năm 2022: 2.886.000.000 đồng (hai tỷ, tám trăm tám mươi sáu triệu đồng) để tạo lập cơ sử dữ liệu cho 647.000 trang tài liệu do Lưu trữ lịch sử đang quản lý, khai thác, sử dụng.

(Chi tiết theo Phụ lục I, II kèm theo)

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Sở Nội vụ

Sở Nội vụ là cơ quan chủ trì Đề án có trách nhiệm:

a) Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ:

- Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan cụ thể hoá nội dung Đề án thành các kế hoạch cụ thể để tổ chức thực hiện.

- Lập dự toán, thực hiện số hoá và quyết toán kinh phí của Đề án theo quy định.

- Phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức đào tạo, chuyển giao công nghệ cho đội ngũ công chức, viên chức quản lý vận hành hệ thống số hóa.

b) Kiểm tra, giám sát, đánh giá, tổng hợp kết quả triển khai thực hiện Đề án theo hằng năm và từng giai đoạn.

2. Sở Kế hoạch và Đầu tư

Phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan có liên quan tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh việc tổ chức thực hiện Đề án theo quy định.

3. Sở Tài chính

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan có liên quan, căn cứ khả năng ngân sách, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thực hiện Đề án theo quy định hiện hành.

b) Hướng dẫn Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện đúng quy định về thanh, quyết toán kinh phí liên quan của Đề án.

4. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan thẩm định về mặt hạ tầng kỹ thuật, cấu hình, thông số các thiết bị phần cứng, tính năng của phần mềm bảo đảm theo quy chuẩn kỹ thuật và kiến trúc chính quyền điện tử của tỉnh; đảm bảo bảo mật, an toàn thông tin, cơ sở dữ liệu; đảm bảo tích hợp, kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu với Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh.

b) Phối hợp với Sở Nội vụ trong quá trình tổ chức thực hiện, hướng dẫn triển khai ứng dụng, chuyển giao các nội dung, cấu phần công nghệ thông tin của Đề án.

5. Chế độ báo cáo

Hằng năm, Sở Nội vụ tổng hợp và đánh giá tình hình thực hiện Đề án báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Kế hoạch và Đầu tư, Tài chính, Thông tin và Truyền thông và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.