Quyết định 23/2013/QĐ-UBND Quy định công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn tỉnh Yên Bái

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH YÊN BÁI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức;

Căn cứ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 401/TTr-SNV ngày 12 tháng 9 năm 2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Yên Bái.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quyết định số 313/2003/QĐ-UB ngày 24 tháng 10 năm 2003 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái về việc ban hành Bản quy định về công tác lưu trữ của tỉnh Yên Bái.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./.

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 23/2013/QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy định này quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Yên Bái; được áp dụng đối với các cơ quan chuyên muôn, các đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2. Công tác văn thư bao gồm các hoạt động về: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

3. Công tác lưu trư bao gồm các hoạt động về: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và sử dụng, tiêu hủy tài liệu lưu trữ tổ chức được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ qua.

4. Các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ có liên quan khác không được quy định trong Quy định này thì được thực hiện theo quy định tại các văn bản pháp luật khác có liên quan.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ dưới dây được hiểu như sau:

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị.

2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, đơn vị phát hành.

3. Bản thảo văn bản là bản được viết tay hoặc đánh máy, được hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.

4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.

6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định (bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính).

7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định (bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính).

8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

11. Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.

12. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

14. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

15. Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

16. Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

17. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

18. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1. Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh, có sự phân công trách nhiệm, quyền hạn quản lý đối với các cơ quan, tổ chức.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm

a) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Quản lý, tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu thuộc Phông Lưu trữ tỉnh Yên Bái theo các quy định của pháp luật;

c) Quản lý các hoạt động về dịch vụ Lưu trữ trên địa bàn tỉnh và thực hiện các nhiệm vụ khác về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

3. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm ban hành, chỉ đạo, kiểm tra thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; bố trí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị theo quy định hiện hành.

4. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ

Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn được giao cân đối nguồn ngân sách được cấp hàng năm để bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ.

Điều 5. Tiêu chuẩn công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ

1. Có đủ các tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và kiến thức cần thiết phù hợp với vị trí, việc làm; được hưởng các chế độ, chính sách phụ cấp ngành nghề, chính sách ưu đãi theo quy định của pháp luật.

2. Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ không thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều này thì phải được đi đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và các kiến thức cần thiết phù hợp với vị trí, việc làm; được hưởng chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật hiện hành.

3. Người được giao kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và những kiến thức cần thiết phù hợp với vị trí, việc làm.

Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ, cơ quan, đơn vị.

2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

3. Mua bán, chuyển giao, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép không đúng theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 8. Hình thức văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2004; Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Quyết định số 07/2012/QĐ-UBND ngày 09/4/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái về việc Ban hành quy định về trình tự, thủ tục xây dựng, thẩm định ban hành văn bản quy phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh Yên Bái.

2. Văn bản hành chính bao gồm: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công.

3. Văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp thực hiện theo quy định hiện hành.

Điều 9. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật, thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (sau đây viết tắt là Thông tư 55/2005/TT-BNV của Bộ Nội vụ).

2. Văn bản hành chính, thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (sau đây viết tắt là Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ).

3. Văn bản chuyên ngành, thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

4. Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, thực hiện theo quy định của pháp luật.

5. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2004; Quyết định số 07/2012/QĐ-UBND ngày 09/4/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái về việc ban hành quy định về trình tự, thủ tục xây dựng, thẩm định ban hành văn bản quy phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh Yên Bái.

2. Soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản khác được quy định như sau

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

b) Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Đối với văn bản quan trọng hoặc trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu của các cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; căn cứ vào tính chất, nội dung công việc trong văn bản nếu thấy cần đăng tải thông tin trên mạng thì tại phần “nơi nhận” phải gửi Cổng thông tin điện tử tỉnh Yên Bái;

- Trình duyệt dự thảo văn bản.

Điều 11. Trình duyệt bản thảo; sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo phải trình kèm theo các văn bản, tài liệu có liên quan.

2. Bản thảo văn bản do người có thẩm quyền ký duyệt. Trường hợp thấy cần phải sửa đổi, bổ sung bản thảo đã được duyệt, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải trình người có thẩm quyền ký văn bản xem xét, quyết định.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Người chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành, phải ký nháy vào vị trí kết thúc nội dung văn bản (sau dấu ./.); đề xuất mức độ khẩn, mật; đối chiếu với các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký ban hành.

2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản, phải ký nháy vào vị trí cuối cùng của phần “Nợi nhận” trước khi trình người có thẩm quyền ban hành.

Điều 13. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.

2. Không dùng bút chì, mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để ký văn bản.

3. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền:

a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện theo quy định tại Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, cụ thể như sau:

- Ký thay mặt (TM): Trường hợp văn bản do tập thể thông qua, quyết định thì phải ghi chữ viết tắt “TM” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức; ví dụ:

- Ký thay (KT): Trường hợp cấp Phó ký thay cấp Trưởng những văn bản trong lĩnh vực đã được phân công phụ trách thì phải ghi chữ viết tắt "KT." (ký thay) vào trước chức vụ của cấp Trưởng; ví dụ:

- Ký thừa lệnh (TL.): Trường hợp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ủy nhiệm cho lãnh đạo dưới mình một cấp ký một số văn bản nhất định mà theo luật định phải do Thủ trưởng ký (chỉ đối với văn bản hành chính thông thường), thì phải ghi chữ viết tắt "TL." (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu; ví dụ:

- Ký thừa ủy quyền (TUQ): Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền một số văn bản mà mình phải ký, trong một thời gian nhất định. Việc ủy quyền phải bằng một văn bản của người ủy quyền, người được ủy quyền ký không được ủy quyền cho người khác; thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người ủy quyền; ví dụ:

b) Chức vụ của người ký

- Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản. Chỉ ghi chức danh, như: Giám đốc, Phó Giám đốc... không ghi lại tên cơ quan;

- Chức vụ ghi trên văn bản của các tổ chức tư vấn, như: Ban, Hội đồng của cơ quan ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan của người ký ở dưới.

c) Họ và tên bao gồm: Họ, chữ đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với những văn bản hành chính, trước họ và tên của người ký, không ghi học hàm, học vị hoặc các danh hiệu khác (TS, ThS...).

Điều 14. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2. Việc sao văn bản do người có thẩm quyền ký sao văn bản quyết định; đối với các văn bản có dấu chỉ mức độ mật thì thực hiện theo quy định của pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Hình thức, thể thức bản sao văn bản được thực hiện theo Điều 16, Điều 17 Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật và có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định Khoản 1 Điều này chỉ có giá trị thông tin tham khảo.

6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến nghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 15. Nguyên tắc chung

1. Văn bản đi, văn bản đến của các cơ quan, tổ chức, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại Văn thư của cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan, thì cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “HỎA TỐC” (kể cả “HỎA TỐC HẸN GIỜ), “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau đây:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 17. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức để xử lý.

4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.

5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.

Điều 18. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.

3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

Điều 19. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận được văn bản đến, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.

3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.

Điều 20. Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản phải được đăng ký theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 21. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản.

1. Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

a) Ghi số của văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng.

- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng;

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

b) Ghi ngày, tháng của văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành;

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ.

3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

Điều 22. Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.

1. Lập sổ đăng ký văn bản đi

- Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp và theo đúng quy định hiện hành.

- Văn bản mật đi được đăng ký riêng.

2. Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký trên máy vi tính.

Điều 23. Đánh máy, nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

Việc đánh máy, nhân văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

1. Văn bản phải được đánh máy sạch sẽ, rõ ràng, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Nhân bản

a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu văn thư;

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Đóng dấu cơ quan

a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái.

b) Đóng dẫu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tười theo quy định.

c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

d) Đóng dấu giáp lai

Đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định sau:

- Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của thủ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành.

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

4. Đóng dấu mức độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu các mức độ khẩn (“HỎA TỐC”, “HỎA TỐC HẸN GIỜ”, “THƯỢNG KHẨN”, “KHẨN”) trên văn bản được thực hiện theo quy định sau:

Con dấu độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm; 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên dấu khắc các từ: “HỎA TỐC”, “HỎA TỐC HẸN GIỜ”,“KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Mực để đóng dấu độ khẩn là mực màu đỏ tươi.

b) Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2012/TT-BCA (A11) của Bộ Công an; mực để đóng dấu độ mật là mực màu đỏ tươi.

Điều 24. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản

Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

a) Lựa chọn bì;

b) Viết bì;

c) Vào bì và dán bì;

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

2. Chuyển phát văn bản đi

a) Những văn bản làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản;

b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính;

c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;

d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;

đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) của Bộ Công an.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Công chức, viên chức làm công tác văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

b) Lập phiếu gửi theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm để xử lý.

Điều 25. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Mục 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 26. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc, vụ việc vào hồ sơ;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách, báo không cần để trong hồ sơ;

- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 27. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm

a) Hàng năm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (việc lập Danh mục hồ sơ thực hiện theo Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ;

b) Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

2. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được người đứng đầu cơ quan giao có trách nhiệm

a) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; xây dựng và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; hướng dẫn kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

b) Tham mưu giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.

3. Người đứng đầu đơn vị trực thuộc các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm

a) Phân công trách nhiệm cho công chức, viên chức trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết;

b) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;

c) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức

a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc; cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Điều 17 Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải quyết công việc hàng ngày;

b) Trường hợp đơn vị, tổ chức hoặc cán bộ, công chức, viên chức có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc chuyên môn thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu gửi lại cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu;

c) Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác đến đơn vị mới thì cán bộ, công chức, viên chức phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm tiếp nhận. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận của hai bên.

5. Trách nhiệm của Văn thư (phòng, ban) trực thuộc các cơ quan, tổ chức

a) Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của từng cá nhân trong đơn vị (phòng, ban) xác định hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu;

b) Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

c) Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ cơ quan.

6. Trách nhiệm của Văn thư các cơ quan, tổ chức

a) Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;

b) Đầu năm, Văn thư cơ quan, tổ chức sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị trực thuộc, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư cơ quan chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ (tiêu chuẩn bìa hồ sơ, hộp bảo quản, giá bảo quản tài liệu lưu trữ thực hiện theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn Quốc gia Bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ);

c) Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.

7. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu;

b) Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp thấy thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết; hồ sơ bao gồm:

- Viết bìa theo mẫu, đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết chứng từ kết thức và biên mục văn bản trong hồ sơ;

- Lập mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ có thời hạn riêng;

- Sắp xếp hồ sơ vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp đưa lên giá.

c) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 28. Quản lý con dấu

1. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu của đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau đây:

a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sử đồng ý của người đứng đầu cơ quan và chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ và ngoài giờ làm việc;

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức, văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập hoặc giải thể phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều 29. Sử dụng con dấu

1. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.

2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.

3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau đây: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dẫu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 30. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn thu thập, bổ sung tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 31. Chỉnh lý tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ;

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phải ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt các yêu cầu sau:

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 32. Thời hạn bảo quản tài liệu

1. Đối với tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố thực hiện theo quy định tại Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

2. Đối với tài liệu được hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Điều 33. Quản lý hồ sơ, tài liệu của cấp xã

Tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn thực hiện theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Điều 34. Xác định giá trị tài liệu

Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:

1. Xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp. Được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.

2. Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể; xác định những tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu hủy.

3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn sau đây:

a) Nội dung của tài liệu;

b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

đ) Hình thức của tài liệu và tình trạng vật lý của tài liệu.

4. Việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện theo Điều 18 Luật lưu trữ năm 2011.

Điều 35. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện việc giao, nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên bái.

2. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh Yên Bái.

3. Thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh Yên Bái thực hiện theo Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ Lịch sử.

4. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử thực hiện theo Điều 22 Luật lưu trữ năm 2011.

Mục 2. THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Điều 36. Thống kê công tác văn thư, lưu trữ

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái, tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý. Thống kê lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật và tài liệu hạn chế sử dụng.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện báo cáo thống kê của cơ quan, tổ chức mình theo quy định hiện hành của nhà nước.

3. Thống kê về công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định sau:

a) Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo Sở Nội vụ (gửi Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh);

b) Cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã; báo cáo Sở Nội vụ (gửi Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh);

c) Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện; báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương.

Các bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ, tài liệu, sổ đăng ký các Phông lưu trữ, mục lục hồ sơ của từng Phông, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ.

4. Ngày gửi báo cáo

a) Đối với báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ vào ngày 15 tháng 01 năm liền kề với năm báo cáo.

b) Đối với báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh vào ngày 31 tháng 01 năm sau. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh tổng hợp báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vào ngày 15 tháng 02 năm sau.

Điều 37. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Đối với nhóm tài liệu lưu trữ có thời hạn, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Phông Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái.

2. Trình tự, thủ tục, nguyên tắc, hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo Khoản 2, 3, 4, 5 Điều 28 Luật lưu trữ năm 2011.

Mục 3. BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 38. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu thuộc Phông lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái và hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức phải được tập trung bảo quản trong kho lưu trữ, được sắp xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt chẽ; có đầy đủ các trang thiết bị bảo quản cần thiết như: Giá, tủ, điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, cặp, hộp, phương tiện phòng chống cháy nổ, chống mối mọt và các tác nhân phá hoại của côn trùng, môi trường, thời tiết và kẻ gian lấy cắp. Thường xuyên kiểm tra việc bảo quản hồ sơ tài liệu, tiến hành tu bổ, phục chế các tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.

2. Bảo quản tài liệu lưu trữ quý hiếm được thực hiện theo quy định tại Điều 26 của Luật lưu trữ.

3. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định tại Điều 25 của Luật lưu trữ.

Điều 39. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:

a) Tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;

b) Không xâm phạm lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

d) Thực hiện nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định của pháp luật hiện hành.

3. Các cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;

b) Hàng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.

Điều 40. Sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái thực hiện theo quy định tại Điều 30 Luật lưu trữ; Quyết định số 1003/QĐ-UBND ngày 01/7/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái về việc Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ Lịch sử tỉnh Yên Bái.

2. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức, người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ Luật lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 41. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các đơn vị, tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.

2. Cán bộ, công chức, viên chức vi phạm quy định thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

3. Trường hợp công chức, viên chức vi phạm quy định này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức, viên chức.

Điều 42. Khiếu nại, tố cáo

1. Các cơ quan, đơn vị; cán bộ, công chức, viên chức có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 43. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách được giao hàng năm để cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ, mua sắm các trang thiết bị chuyên dụng, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào phục vụ các hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.

Điều 44. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy định này.

2. Các cơ quan chuyên muôn, các đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, tổ chức thực hiện Quy định này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc vấn đề phát sinh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.