Quyết định 2104/QĐ-UBND năm 2017 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20/6/2014;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 1285/TTr-STP ngày 17/7/2017,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp; Chủ tịch Hội Công chứng viên; Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng; các cơ quan tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2104/QĐ-UBND ngày 28 tháng 7 năm 2017 của Chủ tịch UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Phạm vi điều chỉnh:

Quy chế này quy định việc cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin về hợp đồng, giao dịch do các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu thực hiện; quyền, nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.

2. Đối tượng áp dụng: Giám đốc Sở Tư pháp, Quản trị hệ thống, Quản trị cơ sở dữ liệu công chứng, Chủ tịch Hội Công chứng viên, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng; các cá nhân, tổ chức có liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm tập hợp các Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn; tập hợp các thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng và các thông tin khác có liên quan.

2. Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện công chúng được nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng. Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trên cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để Công chứng viên kiểm tra tình trạng của tài sản trước khi quyết định công chứng hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng.

3. Quyết định ngăn chặn là quyết định do các cơ quan có thẩm quyền (ban hành dưới hình thức bằng Quyết định), trong đó yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng tạm dừng công chứng các hợp đồng, giao dịch có liên quan đến một hoặc một số tài sản nhất định. Quyết định ngăn chặn được nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng là căn cứ để Công chứng viên không thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch đối với tài sản đó. Cơ quan ban hành Quyết định ngăn chặn chịu trách nhiệm về nội dung Quyết định của mình.

4. Quyết định giải tỏa ngăn chặn là quyết định do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây (ban hành dưới hình thức bằng Quyết định), trong đó chấm dứt việc ngăn chặn các giao dịch có liên quan đến tài sản mà đã tạm dừng trước đó. Quyết định giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ để Công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với tài sản trước đó bị ngăn chặn. Cơ quan ban hành Quyết định giải tỏa chịu trách nhiệm về nội dung Quyết định của mình.

Điều 3. Cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin

1. Tòa án nhân dân các cấp gửi Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên tỉnh.

2. Viện Kiểm sát nhân dân các cấp gửi Quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên tỉnh.

3. Cơ quan Thi hành án Dân sự các cấp gửi Quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên tỉnh.

4. Cơ quan Cảnh sát điều tra các cấp gửi Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên tỉnh.

5. Các Sở, ngành, UBND các cấp gửi các Quyết định thu hồi, hủy bỏ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đến Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên tỉnh.

Điều 4. Nội dung, phương thức, thời hạn gửi thông tin

Các cơ quan, tổ chức gửi Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên để cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng với nội dung, phương thức, thời hạn cụ thể như sau:

1. Thông tin về chủ sở hữu tài sản:

a) Đối với cá nhân: Họ và tên; ngày/tháng/năm sinh; nơi cư trú; số chứng minh nhân dân (hoặc căn cước công dân, hộ chiếu), do cơ quan cấp, ngày/tháng/ năm cấp.

b) Đối với tổ chức: Tên của doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ hoạt động, mã số doanh nghiệp; đại diện theo pháp luật của tổ chức: Họ và tên, ngày/tháng/năm sinh, số chứng minh nhân dân (hoặc căn cước công dân, hộ chiếu), do cơ quan cấp, ngày/tháng/năm cấp, nơi cư trú.

2. Thông tin về tài sản:

a) Đối với nhà, đất:

- Số thửa đất, số tờ bản đồ, số nhà/số căn hộ, tổ dân phố, đường/phố, thôn/xóm, xã/phường/thị trấn, huyện/thành phố, tỉnh.

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà số, do cơ quan cấp, ngày/tháng/năm cấp, các Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản do cơ quan cấp, ngày/tháng/năm cấp.

b) Đối với phương tiện giao thông cơ giới đường bộ, phương tiện thủy nội địa, phương tiện giao thông đường sắt:

- Số khung; số máy, biển số xe đối với phương tiện giao thông cơ giới đường bộ.

- Tên phương tiện; số đăng ký, năm và nơi đóng tàu, chiều dài, chiều rộng, chiều cao mạn, trọng tải toàn phần, công suất máy chính (nếu có) đối với phương tiện thủy nội địa. Tên phương tiện; số đăng ký, số động cơ, kiểu loại động cơ (nếu có) đối với phương tiện là đầu máy và các phương tiện động lực chuyên dùng; số đăng ký đối với phương tiện là toa xe, toa xe gòong (nếu có).

- Số/ngày cấp/cơ quan cấp của giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định hoặc giấy tờ chứng minh khác có liên quan đến tài sản.

c) Đối với tàu bay: Số hiệu đăng ký; Loại tàu bay; kiểu tàu bay; Nhà sản xuất; số xuất xưởng tàu bay; năm xuất xưởng; Kiểu loại động cơ; Thời điểm hình thành. Số/ngày cấp/ cơ quan cấp của giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định hoặc giấy tờ chứng minh khác có liên quan đến tài sản.

d) Đối với tàu biển: Tên tàu; số hiệu, hô hiệu; loại tàu; Chủ tàu; năm và nơi đóng tàu; Chiều dài, rộng; trọng tải toàn phần; tổng dung tích, số/ngày cấp/ cơ quan cấp của giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định hoặc giấy tờ chứng minh khác có liên quan đến tài sản.

3. Các thông tin có liên quan khác (nếu có).

4. Phần cuối văn bản đề nghị ghi rõ số điện thoại, email và tên người được giao phối hợp, giải quyết.

5. Hình thức, phương thức cung cấp thông tin: Văn bản ban hành dưới hình thức quyết định được gửi đến Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên.

6. Thời hạn gửi: Ngay trong ngày ký văn bản.

Điều 5. Nguyên tắc nhập thông tin

1. Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên: Khi nhập các quyết định về ngăn chặn tài sản, giải tỏa ngăn chặn và các thông tin khác vào cơ sở dữ liệu công chứng phải chính xác, kịp thời.

2. Các tổ chức hành nghề công chứng: Khi nhập các thông tin về hợp đồng, giao dịch, các thông tin về sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng, giao dịch, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch, phải trung thực, chính xác với bản chính lưu trong hồ sơ công chứng thực tế (bản giấy).

Điều 6. Khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng được thực hiện theo quy định của Quy chế này.

2. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng đúng mục đích, chỉ sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình.

Điều 7. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Để cho người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng. Truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng bằng tài khoản của người khác.

2. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu, thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hoặc thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Sử dụng các dữ liệu và thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng.

4. Không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, chính xác vào cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

6. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với cơ sở dữ liệu công chứng.

7. Các hành vi vi phạm pháp luật khác.

Điều 8. Tài khoản

1. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng, bao gồm: tên người sử dụng và mật khẩu.

2. Người được cấp tài khoản, bao gồm: Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp - Sở Tư pháp, Quản trị hệ thống, quản trị cơ sở dữ liệu công chứng, Chủ tịch Hội Công chứng viên, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng.

3. Thẩm quyền cụ thể của từng tài khoản căn cứ vào quyền và trách nhiệm của người sử dụng tài khoản quy định tại Chương II Quy chế này.

4. Một người được phân công thực hiện nhiều nhiệm vụ có thể được cấp nhiều tài khoản tương ứng với các nhiệm vụ được giao.

5. Người được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản của mình. Trường hợp bị mất hoặc quên tên, mật khẩu phải báo ngay cho người quản trị cơ sở dữ liệu công chứng hoặc người quản trị hệ thống.

6. Tài khoản đã được cấp sẽ bị xóa theo quyết định của Giám đốc Sở Tư pháp trong các trường hợp: Người được cấp tài khoản đã chuyển công tác khỏi đơn vị, nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc vắng mặt không làm việc tại đơn vị do đi học tập trung, biệt phái vv...

Điều 9. Sao lưu

1. Việc sao lưu cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên.

2. Cơ sở dữ liệu về ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, tập hợp các thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống tại Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên và tại các tổ chức hành nghề công chứng.

Chương II

XÂY DỰNG, QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG

Điều 10. Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc Sở Tư pháp

1. Quyết định các nội dung, yêu cầu của cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Quyết định việc sửa đổi, thay đổi các nội dung, yêu cầu của cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Tham mưu, trình UBND tỉnh ban hành, sửa đổi các quy định về việc quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

4. Thực hiện các công việc cần thiết để xây dựng, quản lý, khai thác, vận hành và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng; quyết định việc cấp và xóa tài khoản, là người quản trị phần mềm cấp cao nhất; tổ chức quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Được ủy quyền cho Hội Công chứng viên thực hiện việc nhập các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, các thông tin khác vào cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 11. Nhiệm vụ và quyền hạn của Chủ tịch Hội Công chứng viên

1. Phối hợp với Giám đốc Sở Tư pháp trong việc xây dựng, quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Tổ chức thực hiện việc nhập các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, các thông tin khác vào cơ sở dữ liệu công chứng khi được Giám đốc Sở Tư pháp ủy quyền và chịu trách nhiệm về việc sửa chữa các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và các thông tin khác đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng; phân công đầu mối thường trực (sau đây gọi tắt là nhân viên thường trực) tại trụ sở của Hội Công chứng viên để tiếp nhận, cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra, giám sát các tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng kịp thời, đúng quy định. Khi phát hiện tổ chức hành nghề công chứng vi phạm về việc cập nhật cơ sở dữ liệu công chứng, ngoài việc yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đúng quy định, Chủ tịch Hội Công chứng viên kịp thời thông báo cho Sở Tư pháp biết để chấn chỉnh, xử lý theo quy định.

Điều 12. Nhiệm vụ và quyền hạn Quản trị hệ thống

1. Giám đốc Sở Tư pháp giao Chánh Văn phòng Sở Tư pháp là người Quản trị hệ thống của cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Quản trị hệ thống có các quyền và trách nhiệm sau đây:

a) Phối hợp với Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp điều chỉnh, sửa đổi cơ sở dữ liệu công chứng;

b) Đảm bảo an ninh, an toàn cho cơ sở dữ liệu công chứng trước các hành vi xâm nhập bất hợp pháp nhằm mục đích phá hoại hoặc thay đổi cấu trúc dữ liệu;

c) Bảo đảm cho cơ sở dữ liệu công chứng và các công cụ hỗ trợ hoạt động tốt;

d) Hỗ trợ người sử dụng trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 13. Nhiệm vụ và quyền hạn Quản trị cơ sở dữ liệu công chứng

1. Giám đốc Sở Tư pháp giao Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp là người Quản trị cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Quản trị cơ sở dữ liệu công chứng có các quyền và trách nhiệm sau đây:

a) Cung cấp tên truy cập và mật khẩu ban đầu cho người được cấp tài khoản;

b) Quản lý các tài khoản của người sử dụng, bảo đảm các tài khoản hoạt động tốt;

c) Cấp mới, thay đổi nội dung, phân quyền, gán quyền, xóa các tài khoản;

d) Hỗ trợ người sử dụng trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 14. Nhiệm vụ và quyền hạn các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu phải tham gia vào cơ sở dữ liệu công chứng, cập nhật đầy đủ các thông tin liên quan đến tài sản đã được công chứng; đảm bảo kết nối các thông tin hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản với tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và khai thác cơ sở dữ liệu về ngăn chặn tài sản nhằm ngăn ngừa rủi ro trong nghiệp vụ công chứng, như: Công chứng nhiều giao dịch với cùng một tài sản hoặc công chứng tài sản đã bị ngăn chặn.

Nếu tổ chức hành nghề công chứng nào không tham gia vào cơ sở dữ liệu công chứng để xảy ra việc công chứng nhiều giao dịch với cùng một tài sản hoặc công chứng tài sản đã bị ngăn chặn sẽ bị xem xét trách nhiệm, xử lý theo quy định.

2. Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Tổ chức quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức mình.

b) Được ủy quyền cho Công chứng viên thuộc tổ chức mình sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng và đề nghị Sở Tư pháp cấp và xóa tài khoản cho người sử dụng tại tổ chức mình.

c) Trước khi ký các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, phải tra cứu các thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong cơ sở dữ liệu công chứng; in kết quả tra cứu để lưu vào hồ sơ, có chữ ký xác nhận của Công chứng viên.

d) Chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin về hợp đồng, giao dịch do tổ chức mình cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ của thông tin về các hợp đồng, giao dịch đã công chứng nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng. Sau khi nhập thông tin, phải in kết quả thông tin đã nhập để lưu vào hồ sơ.

Việc nhập, sửa chữa, xóa và tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được thực hiện theo Quy chế này và Hướng dẫn sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

e) Bảo đảm điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ vv...) cho việc vận hành tốt cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức mình.

Chương III

QUY TRÌNH CẬP NHẬT, GIẢI TỎA THÔNG TIN NGĂN CHẶN

Điều 15. Quy trình cập nhật, giải tỏa thông tin ngăn chặn

1. Sau khi tiếp nhận các Quyết định về ngăn chặn, Quyết định về giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền được quy định tại Điều 3 quy chế này (gửi qua đường Bưu chính hoặc trực tiếp đến phải ký vào sổ giao nhận), các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải cập nhật đầy đủ và chính xác vào cơ sở dữ liệu công chứng.

Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn phải thực hiện ngay sau khi nhận được văn bản của cơ quan có thẩm quyền.

2. Đối với Quyết định về ngăn chặn, Quyết định về giải tỏa ngăn chặn có thể đã có trên cơ sở dữ liệu công chứng, nếu thông tin đã có không hoàn toàn phù hợp 100% với thông tin ngăn chặn nhận được thì phải nhập thông tin ngăn chặn mới nhận được.

Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với thông tin đã có thì thực hiện giải tỏa ngăn chặn. Nếu thông tin giải tỏa không đúng 100% với thông tin đã có, thì phải làm công văn chuyển ngược văn bản mới nhận đó cho cơ quan, tổ chức đã gửi văn bản và phải nêu rõ lý do không chấp nhận.

Điều 16. Sửa các thông tin đã nhập trong cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc sửa các thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng, Người thực hiện nhập chủ động sửa chữa cho chính xác với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo.

3. Đối với các sai sót kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã đưa lên cơ sở dữ liệu công chứng, Người thực hiện nhập phải báo cáo ngay với Giám đốc Sở Tư pháp (hoặc Chủ tịch Hội Công chứng viên - khi được Giám đốc Sở Tư pháp ủy quyền) kiểm tra và tiến hành sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn.

Chương IV

QUY TRÌNH NHẬP THÔNG TIN VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TẠI CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

Điều 17. Nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tất cả các hợp đồng, giao dịch do các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đều phải nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Việc nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu công chứng phải thực hiện trước khi phát hành văn bản công chứng.

3. Các thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng cần nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng, cụ thể như sau:

a) Đối với nhân thân của các bên tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch:

- Đối với cá nhân: Họ và tên, số chứng minh nhân dân (hoặc căn cước công dân, hộ chiếu), do cơ quan nào cấp, ngày/tháng/năm cấp, nơi cư trú.

- Đối với tổ chức: Tên của doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ hoạt động, mã số doanh nghiệp; Họ và tên người đại diện theo pháp luật của tổ chức, số chứng minh nhân dân (hoặc căn cước công dân, hộ chiếu), do cơ quan nào cấp, ngày/tháng/năm cấp, nơi cư trú.

b) Đối với tài sản:

- Đối với nhà, đất:

+ Số thửa đất, số tờ bản đồ, số nhà/số căn hộ, tổ dân phố, đường/phố, thôn/xóm, xã/phường/thị trấn, huyện/thành phố, tỉnh.

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, số, do cơ quan nào cấp, ngày/tháng/năm cấp, các Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản do cơ quan nào cấp, ngày/tháng/năm cấp.

- Đối với phương tiện giao thông cơ giới đường bộ, phương tiện thủy nội địa, phương tiện giao thông đường sắt:

+ Số khung; số máy, biển số xe đối với phương tiện giao thông cơ giới đường bộ;

+ Tên phương tiện; số đăng ký, năm và nơi đóng tàu, chiều dài, chiều rộng, chiều cao mạn, trọng tải toàn phần, công suất máy chính (nếu có) đối với phương tiện thủy nội địa;

+ Tên phương tiện; số đăng ký, số động cơ, kiểu loại động cơ (nếu có) đối với phương tiện là đầu máy và các phương tiện động lực chuyên dùng; số đăng ký đối với phương tiện là toa xe, toa xe gòong (nếu có).

- Đối với tàu bay: số hiệu đăng ký; Loại tàu bay; kiểu tàu bay; Nhà sản xuất; số xuất xưởng tàu bay; năm xuất xưởng; Kiểu loại động cơ; Thời điểm hình thành.

- Đối với tàu biển: Tên tàu; số hiệu, hô hiệu; loại tàu; Chủ tàu; Năm và nơi đóng tàu; Chiều dài, rộng; trọng tải toàn phần; tổng dung tích.

c) Các thông tin khác do Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên hướng dẫn.

Điều 18. Sửa chữa và xóa các thông tin đã nhập

Việc sửa các thông tin đã nhập vào cơ sở dữ liệu công chứng chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

Đối với các sai sót kỹ thuật được phát hiện trong và sau quá trình nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng, Công chứng viên báo cáo người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng và thực hiện sửa chữa cho chính xác với thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng.

Điều 19. Tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng

1. Quy trình tra cứu thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin về giao dịch đã công chứng được thực hiện theo hướng dẫn kỹ thuật trong cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Trước khi Công chứng viên ký vào văn bản công chứng liên quan đến một hoặc một số tài sản nhất định, Công chứng viên trực tiếp tra cứu trong cơ sở dữ liệu công chứng để kiểm tra các thông tin liên quan đến tài sản chuẩn bị công chứng, gồm: Tài sản bị ngăn chặn, đã được giải tỏa ngăn chặn hoặc đã được tổ chức hành nghề công chứng khác thực hiện công chứng chưa.

3. Công chứng viên phải in kết quả tra cứu lưu vào hồ sơ công chứng. Kết quả tra cứu phải có chữ ký của Công chứng viên.

Sau khi công chứng hợp đồng, giao dịch, Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng phải nhập thông tin của hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu công chứng và in kết quả nhập lưu vào hồ sơ công chứng, kết quả nhập phải có chữ ký của Công chứng viên.

4. Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu công chứng là nguồn thông tin để Công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Căn cứ kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu công chứng, Công chứng viên quyết định một hoặc một số việc sau đây:

a) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì Công chứng viên không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.

b) Nếu tài sản đã được thực hiện đồng thời hai giao dịch trở lên và chưa được hủy thì Công chứng viên báo cáo Hội Công chứng viên để Hội Công chứng viên thông báo cho Sở Tư pháp ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật trước khi cho phép tiếp tục thực hiện hủy giao dịch cũ, công chứng giao dịch mới. Trường hợp có dấu hiệu của việc lừa đảo chiếm đoạt tài sản thì Công chứng viên kịp thời thông báo cho cơ quan công an để giải quyết.

d) Các tình huống phát sinh cụ thể khác, Công chứng viên báo cáo người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng, người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp, Chủ tịch Hội Công chứng viên xem xét, hướng dẫn, giải quyết.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 20. Xử lý vi phạm

1. Tổ chức hành nghề công chứng không nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng, nhập thông tin không kịp thời, không chính xác và có các hành vi vi phạm Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan nếu vi phạm Quy chế này thì sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật có liên quan trong từng trường hợp cụ thể.

Điều 21. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Giúp UBND tỉnh triển khai, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng; thực hiện quyền hạn và chịu trách nhiệm theo quy định.

2. Theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này, định kỳ tổng hợp báo cáo UBND tỉnh; tham mưu UBND tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này khi cần thiết.

3. Chủ trì, phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành có liên quan xây dựng cơ chế liên thông dữ liệu về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn.

4. Thành lập Tổ quản lý cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công.

Điều 22. Trách nhiệm của Sở Tài nguyên và Môi trường

Phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành có liên quan xây dựng cơ chế liên thông dữ liệu về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn.

Điều 23. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường và các sở, ban, ngành có liên quan xây dựng cơ chế liên thông dữ liệu về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn.

Điều 24. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Phối hợp với các sở, ngành theo chức năng, nhiệm vụ để triển khai cơ sở dữ liệu công chứng được thuận lợi, đạt hiệu quả cao.

Điều 25. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên

Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đến Công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc Quy chế này, nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

Có biện pháp xử lý đối với các tổ chức hành nghề công chứng không cập nhật thông tin kịp thời, trung thực, hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.

Điều 26. Các cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin

Cơ quan Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Công an, Thi hành án dân sự, các sở, ngành, UBND các huyện/thành phố phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời gửi đến Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên các thông tin, yêu cầu ngăn chặn, giải tỏa liên quan đến việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị mình.

Điều 27. Trách nhiệm của Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng

Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung theo Quy chế này.

Đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng.

Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để phối hợp xử lý./.