Quyết định 16/2010/QĐ-UBND ban hành Quy chế về sử dụng, khai thác và quản trị chương trình “Phần mềm Quản lý Văn bản và Hồ sơ công việc” tại Phòng, ban thuộc mạng tin học của Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ, thành phố Hồ Chí Minh
| Số hiệu | 16/2010/QĐ-UBND |
| Ngày ban hành | 29/11/2010 |
| Ngày có hiệu lực | 06/12/2010 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Huyện Cần Giờ |
| Người ký | Huỳnh Cách Mạng |
| Lĩnh vực | Công nghệ thông tin |
|
ỦY
BAN NHÂN DÂN |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 16/2010/QĐ-UBND |
Cần Giờ, ngày 29 tháng 11 năm 2010 |
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẦN GIỜ
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 06 năm 2006;
Căn cứ Nghị quyết số 26/2008/QH12 ngày 15 tháng 11 năm 2008 của Quốc hội khóa
XII về thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân huyện, quận, phường;
Căn cứ Nghị quyết số 724/2009/UBTVQH12 ngày 16 tháng 01 năm 2009 của Ủy ban Thường
vụ Quốc hội về danh sách huyện - quận, phường của các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân huyện, quận, phường;
Căn cứ Nghị quyết số 725/2009/UBTVQH12 ngày 16 tháng 01 năm 2009 của Ủy ban Thường
vụ Quốc hội về điều chỉnh nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân, Ủy ban
nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và quy định nhiệm vụ, quyền hạn,
tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân huyện, quận, phường nơi không tổ chức Hội đồng
nhân dân huyện, quận, phường;
Căn cứ Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010 của Thủ tướng Chính
phủ về phê duyệt Chương trình Quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 37/2005/QĐ-UB ngày 28 tháng 02 năm 2005 của Ủy ban nhân
dân thành phố về ban hành Quy định sử dụng thư tín điện tử trong các cơ quan
hành chính Thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Quyết định số 3163/QĐ-UBND ngày 17 tháng 7 năm 2010 của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về Ban hành Quy chế tạm thời thực hiện thí điểm
Chương trình phần mềm “Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường
trực Ủy ban nhân dân thành phố”;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về sử dụng, khai thác và quản trị chương trình “Phần mềm Quản lý Văn bản và Hồ sơ công việc” tại Phòng, ban thuộc mạng tin học của Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 07 (Bảy) ngày, kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, Thủ Trưởng các đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã - thị trấn và các cá nhân tham gia vào hệ thống mạng tin học của Ủy ban nhân dân huyện chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN |
VỀ SỬ DỤNG, KHAI THÁC VÀ QUẢN TRỊ CHƯƠNG TRÌNH “PHẦN MỀM
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC” TẠI PHÒNG, BAN THUỘC MẠNG TIN HỌC CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẦN GIỜ
(Ban hành kèm theo Quyết định số16/2010/QĐ-UBND ngày 29 tháng 11 năm 2010 của
Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ)
Quy chế này quy định việc sử dụng chương trình phần mềm “Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc” nhằm hỗ trợ Lãnh đạo Ủy ban nhân dân, Thủ trưởng các phòng, ban và cán bộ công chức thao tác trên mạng các công việc tiếp nhận, luân chuyển, xử lý văn bản đến, soạn thảo, lập phiếu trình, phát hành văn bản đi, quản lý hồ sơ công việc, tiến tới giao tiếp hành chính với các cơ quan hành chính Nhà nước trong phạm vi Ủy ban nhân dân các quận, huyện, các sở ngành trên mạng diện rộng của Thành phố.
Hệ thống phần mềm được sử dụng để quản lý văn bản đến/đi, quản lý hồ sơ công việc, trừ các văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật, đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo được quản lý riêng.
Các chữ in nghiêng trong Quy chế này thể hiện tên các Mục hoặc chức năng sử dụng trong hệ thống phần mềm.
1. Tất cả cán bộ, công chức của các cơ quan, đơn vị, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn có trách nhiệm xử lý văn bản hành chính thuộc phạm vi giải quyết của Ủy ban nhân dân huyện đều phải thực hiện quy trình xử lý văn bản đến/đi trên mạng nội bộ và có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống phần mềm, xử lý những văn bản và hồ sơ công việc mình được phân công giải quyết trên giấy và trên Hệ thống phần mềm theo đúng qui trình thao tác và tiến độ giải quyết để không làm ách tắc việc luân chuyển thông tin trên mạng.
2. Lãnh đạo Ủy ban nhân dân, các phòng, ban thuộc huyện nếu không thực hiện việc xử lý hồ sơ công văn trên Hệ thống phần mềm; sau khi xử lý trên giấy phải ủy quyền cho cán bộ công chức thuộc phòng cập nhật thông tin chỉ đạo giải quyết vào Hệ thống phần mềm.
3. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật làm Hệ thống phần mềm tạm ngưng hoạt động, cán bộ, công chức có trách nhiệm tạm ghi nhận tiến trình xử lý văn bản, hồ sơ trên giấy hay bằng công cụ khác và tiếp tục cập nhật các thông tin đã xử lý văn bản ngay sau khi sự cố kỹ thuật của Hệ thống phần mềm lõi phân hệ quản lý văn bản được khắc phục.
4. Định kỳ ngày 20 hàng tháng, các phòng, ban phải báo cáo tình hình sử dụng và vận hành Hệ thống phần mềm về Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân huyện và thành phố.
5. Cán bộ công chức Tổ Nghiên cứu - Tổng hợp, Tổ Văn thư-Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm quản lý và sử dụng các chức năng như in Sổ văn bản, dữ liệu thông tin tổng hợp của Hệ thống phần mềm để thống kê, báo cáo theo chức trách được giao khi Lãnh đạo có yêu cầu và theo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm); Chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng việc cập nhật đầy đủ các tiêu chí trong quá trình xử lý văn bản từ đầu đến khi kết thúc quy trình và phát hành văn bản.