|
UBND
TỈNH QUẢNG NGÃI
SỞ XÂY DỰNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1440/QĐ-SXD
|
Quảng
Ngãi, ngày 05 tháng 10 năm 2015
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VĂN BẢN
VÀ TRAO ĐỔI THÔNG TIN TRÊN HỆ THỐNG EOFFICE TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TẠI SỞ XÂY DỰNG QUẢNG NGÃI
GIÁM ĐỐC SỞ
XÂY DỰNG QUẢNG NGÃI
Căn cứ Quyết định số
04/2011/QĐ-UBND ngày 14 tháng 02 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Xây dựng tỉnh Quảng
Ngãi;
Căn cứ Quyết định số
42/2012/QĐ-UBND ngày 20 tháng 11 năm 2012 của UBND tỉnh về việc Ban hành Quy định
về tăng cường hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong cơ
quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi.
Theo đề nghị của
Chánh Văn phòng Sở,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy
chế tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản và trao đổi thông tin trên hệ thống
eOffice trong công tác quản lý văn bản và điều hành công việc tại Sở Xây dựng
Quảng Ngãi.
Điều
2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể
từ ngày ký.
Điều
3. Lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng Sở, Chánh
Thanh tra Sở, Trưởng các Phòng, ban, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức và
người lao động thuộc Sở có trách nhiệm thi hành quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Sở TT&TT;
- Cổng TTTP Sở;
- Lưu: VT, VP Sở.
|
Q. GIÁM ĐỐC
Nguyễn Đức Hiệp
|
QUY CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ TRAO ĐỔI THÔNG TIN TRÊN
HỆ THỐNG EOFFICE TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TẠI SỞ
XÂY DỰNG QUẢNG NGÃI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1440/QĐ-SXD ngày 05 tháng 10 năm 2015 của
Giám đốc Sở Xây dựng tỉnh Quảng Ngãi)
Chương
I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi đối tượng áp dụng
1. Phạm vi áp dụng:
Quy chế này quy định về quản lý, sử dụng, tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản và
trao đổi thông tin trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành (gọi tắt là Phần
mềm eOffice) của Lãnh đạo Sở, các Phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở, cán bộ,
công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan trong quá trình sử dụng phần
mềm eOffice để thực hiện nhiệm vụ được giao.
2. Đối tượng áp dụng:
Quy chế này áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm
việc tại Sở Xây dựng.
Điều
2. Yêu cầu trong việc vận hành, sử dụng phần mềm eOffice
Việc sử dụng phần mềm
eOffice trong xử lý công việc hàng ngày là bắt buộc đối với cán bộ, công chức,
viên chức và người lao động làm việc tại Sở Xây dựng.
Phần mềm eOffice phải
được quản lý tập trung, thống nhất, bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, dữ liệu.
Tuân thủ các quy trình, quy phạm kỹ thuật của hệ thống phần mềm và Quy chế tiếp
nhận, xử lý, ban hành văn bản và trao đổi thông tin trên phần mềm eOffice trong
công tác quản lý văn bản và điều hành công việc tại Sở Xây dựng tỉnh Quảng
Ngãi.
Chương
II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều
3. Người sử dụng là Lãnh đạo Sở Xây dựng
Phần mềm eOffice hỗ
trợ cho Lãnh đạo đơn vị trong việc tiếp nhận văn bản, tra cứu, thống kê, tìm kiếm,
xử lý văn bản, gởi Email và hội thoại trực tuyến.
Giám đốc Sở phê duyệt
Văn bản đến và giao cho Chánh Văn phòng thực hiện gửi “văn bản đến” cho Lãnh đạo
Sở, lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở.
Lãnh đạo Sở thực hiện
xử lý và ra quyết định ban hành “văn bản đi” để văn thư phát hành văn bản.
Điều
4. Người sử dụng là Lãnh đạo Văn phòng Sở
Lãnh đạo Văn phòng Sở
thực hiện việc gửi “Văn bản đến” cho lãnh đạo Sở, lãnh đạo các Phòng, ban, đơn
vị thuộc Sở đồng thời báo cáo Giám đốc Sở để biết và chỉ đạo. Lãnh đạo Văn
phòng Sở có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản của các phòng,
ban, đơn vị trực thuộc Sở.
Lãnh đạo Văn phòng Sở
chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức, nội dung văn bản nếu thấy có sai sót thì gửi
trả cho các phòng, ban, đơn vị trực thuộc để chỉnh sửa trước khi trình văn bản
lên Lãnh đạo Sở.
Điều
5. Người sử dụng là Văn thư
Văn thư có trách nhiệm
cập nhật thông tin đầy đủ, chính xác của “văn bản đến” trên phần mềm eOffice.
Scan “văn bản đến” dưới
dạng file PDF, đính kèm file vào luồng xử lý văn bản và trình Lãnh đạo Văn
phòng Sở.
Thống kê định kỳ hàng
tháng, quý, năm thống kê sổ “văn bản đến” cơ quan.
Văn thư có trách nhiệm
cập nhật thông tin đầy đủ, chính xác của văn bản ban hành “gọi là Văn bản đi” trên
phần mềm eOffice.
Thống kê định kỳ hàng
tháng, quý, năm thống kê sổ “văn bản đi” cơ quan.
Điều
6. Người sử dụng là Trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc
Lãnh đạo Phòng, ban,
đơn vị trực thuộc Sở có trách nhiệm nhận các Văn bản đến hoặc công việc được
giao trên hệ thống Email, hội thoại trên hệ thống eOffice, căn cứ vào nội dung
văn bản, công việc trên hệ thống Email, hội thoại trên hệ thống eOffice để xử
lý.
Lãnh đạo Phòng, ban,
đơn vị trực thuộc có thể trực tiếp xử lý hoặc chuyển cho cấp Phó, chuyên viên,
nhân viên xử lý, theo dõi đôn đốc công chức, viên chức và người lao động trong
Phòng, ban, đơn vị mình.
Trường hợp Văn bản
chuyển nhầm hoặc không đúng chức năng của Phòng, ban, đơn vị thì chuyển trả lại
cho người chuyển văn bản trước đó.
Lãnh đạo Phòng, ban,
đơn vị trực thuộc có trách nhiệm theo dõi việc xử lý văn bản và công việc trên
phần mềm eOffice, định kỳ tổng hợp hàng tháng, báo cáo Giám đốc Sở (qua Văn
phòng Sở) và Lãnh đạo Sở trực tiếp phụ trách tình hình xử lý văn bản vào ngày
cuối tháng.
Khi Lãnh đạo phòng,
ban, đơn vị trực thuộc Sở đi công tác hoặc nghỉ phép phải ủy quyền xử lý văn bản
trên phần mềm eOffice cho cấp Phó hoặc chuyên viên, nhân viên trong phòng, đơn
vị của mình xử lý và thông báo cho Văn phòng biết.
Điều
7. Người sử dụng là Phó Trưởng phòng, ban, đơn vị chuyên viên, nhân viên
Tiếp nhận văn bản đến
và công việc do Trưởng phòng, ban, đơn vị chuyển đến theo đúng chức năng, nhiệm
vụ của mình trên Phần mềm eOffice.
Trường hợp văn bản
chuyển nhầm hoặc không đúng chức năng của Phòng, ban, đơn vị thì chuyển trả lại
cho người chuyển văn bản trước đó.
Điều
8. Hồ sơ công việc
1. Trong quá trình
theo dõi giải quyết công việc trên phần mềm eOffice, người dùng phải lập hồ sơ
hiện hành về công việc được giao nhằm lưu trữ hồ sơ, văn bản, thuận tiện tra cứu
khi cần thiết theo nhiệm vụ được phân công phù hợp với quy trình phần mềm E-Office.
2. Khi được ủy quyền
xử lý công việc của người khác trên phần mềm eOffice, người được ủy quyền phải
có trách nhiệm tiếp nhận các văn bản đến hoặc công việc trên phần mềm eOffice của
người ủy quyền, căn cứ nội dung văn bản, công việc để xử lý và chịu trách nhiệm
trong thời gian được ủy quyền.
3. Thông tin đăng nhập
và danh sách địa chỉ e-mail trong hệ thống eoffice của cơ quan theo phụ lục kèm
theo Quy chế này.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều
9. Tổ chức thực hiện, khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Cán bộ, công chức,
viên chức và người lao động thuộc Sở có trách nhiệm thực hiện Quy chế này.
2. Khen thưởng: Cán bộ,
công chức, viên chức và người lao động thực hiện tốt Quy chế này, có nhiều cải
tiến, sáng kiến đóng góp cho hoạt động của Hệ thống eOffice tùy theo thành tích
đạt được sẽ được khen thưởng theo quy định của nhà nước.
3. Xử lý vi phạm: Cán
bộ, công chức, viên chức và người lao động không thực hiện hoặc có hành vi vi
phạm quy định tại Quy chế này, tùy theo tính chất mức độ vi phạm mà bị xử lý, kỷ
luật theo các quy định hiện hành.
4. Việc thực hiện các
quy định tại Quy chế này của Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động là
một trong những tiêu chuẩn để nhận xét, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ
hàng năm.
5. Văn phòng Sở chịu
trách nhiệm đảm bảo việc vận hành an toàn, ổn định phần mềm eOffice; kịp thời xử
lý các lỗi phát sinh, xây dựng kế hoạch nâng cấp, điều chỉnh quy trình xử lý
phù hợp theo thực tế của Sở và quy định của cơ quan có thẩm quyền, hỗ trợ, hướng
dẫn người dùng trong quá trình thực hiện Quy chế này.
6. Giao Chánh Văn
phòng Sở theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này và báo cáo với Lãnh đạo
Sở về kết quả thực hiện.
PHỤ LỤC
(Ban
hành kèm theo Quyết định số:
1440/QĐ-SXD ngày 05 tháng 10 năm 2015 của Giám đốc Sở Xây dựng tỉnh Quảng Ngãi)
1.
Thông tin đăng nhập sử dụng phần mềm e-office
- Cán bộ, công chức,
viên chức và người lao động trong cơ quan được cung cấp 01 địa chỉ e-mail và mật
khẩu riêng (mật khẩu cá nhân tự bảo quản và thay đổi để đảm bảo thông tin) nhằm
mục đích hỗ trợ cho công việc quản lý và trao đổi thông tin trong cơ quan.
- Các bước đăng nhập:
B1. Chạy phần mềm
eoffice.exe
B2. Nhập đầy đủ thông
tin như hình trên
Mật khẩu được khởi tạo
lần đầu là: 123456 cho tất cả các địa chỉ e-mail
B3. Nhấn nút đăng nhập
- Cán bộ, công chức,
viên chức và người lao động trong cơ quan không đăng nhập được vào hệ thống e-office
hoặc chưa có tài khoản để đăng nhập thì báo về Văn phòng Sở để kịp thời bổ sung
và xử lý.
2. Địa chỉ e-mail
trong hệ thống e-office của cơ quan
|
STT
|
Họ
và tên
|
Chức
vụ
|
Địa
chỉ hộp thư
|
|
LÃNH
ĐẠO SỞ
|
|
1
|
Nguyễn Đức Hiệp
|
Q.
Giám đốc
|
ndhiep-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
2
|
Trần Minh Hòa
|
Phó
Giám đốc
|
tmhoa-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
3
|
Phùng Minh Tuấn
|
Phó
Giám đốc
|
pmtuan-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
4
|
Nguyễn Công Hoàng
|
Phó
Giám đốc
|
nchoang-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
5
|
Từ Văn Tám
|
Phó
Giám đốc
|
tvtam-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
VĂN
PHÒNG SỞ
|
|
6
|
Nguyễn Đức Sơn
|
Chánh
Văn phòng
|
ndson-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
7
|
Lương Thị Tuyến
|
P.
Chánh Văn phòng
|
lttuyen-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
8
|
Phạm Thị Tuyết Mai
|
Kế
toán
|
pttmai-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
9
|
Trương Thị Minh Cảnh
|
P.
Chánh Văn phòng
|
ttmcanh-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
10
|
Võ Văn Hùng
|
CV
|
vvhung-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
11
|
Đặng Thị Bích Nhung
|
Văn
Thư
|
dtbnhung-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
12
|
Lê Thị Hoa Nhàn
|
Phục
vụ
|
lthnhan-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
THANH
TRA SỞ
|
|
13
|
Vũ Đình Chiến
|
Chánh
Thanh tra
|
vdchien-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
14
|
Đào Thị Lệ Thắm
|
P.
Chánh Thanh tra
|
dtltham-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
15
|
Nguyễn Việt Cường
|
P.
Chánh Thanh tra
|
nvcuong-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
16
|
Nguyễn Văn Vinh
|
Thanh
tra viên
|
nvvinh-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
17
|
Đặng Hoàng Kim
Giang
|
Thanh
tra viên
|
dhkgiang-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
18
|
Nguyễn Lê Kế Nghiệp
|
CV
|
nlknghiep-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
PHÒNG
QUẢN LÝ NHÀ & TT BẤT ĐỘNG SẢN
|
|
19
|
Trần Tùng
|
Phụ
trách Phòng
|
ttung-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
20
|
Tạ Hoàng Trưng
|
Phó
Trưởng Phòng
|
thtrung-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
21
|
Huỳnh Nhật Thành
|
CV
|
hnthanh-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
22
|
Lê Anh Tú
|
NV
|
latu-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
23
|
Nguyễn Duy Thanh
|
KS
Địa chất CT
|
ndthanh-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
PHÒNG
KTKHQLHĐXD&HT
|
|
24
|
Phạm Quang Thuận
|
Phụ
trách Phòng
|
pqthuan-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
25
|
Nguyễn Phi Khanh
|
Phó
Trưởng Phòng
|
npkhanh-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
26
|
Phan Trung Trực
|
CV
|
pttruc-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
27
|
Nguyễn Trà Phước
|
CV
|
ntphuoc-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
28
|
Huỳnh Văn Viện
|
CV
|
hvvien-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
29
|
Nguyễn Quốc Huy
|
CV
|
nqhuy-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
PHÒNG
KTQHXD & PTĐT
|
|
30
|
Phạm Việt Hà
|
Trưởng
Phòng
|
pvha-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
31
|
Phạm Hoàng Việt
|
Phó
Trưởng Phòng
|
Phviet-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
32
|
Nguyễn Ngọc Tuấn
|
Phó
Trưởng phòng
|
nntuan-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
33
|
Nguyễn Phùng Nguyễn
|
CV
|
npnguyen-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
34
|
Phan Ngọc Tuấn Anh
|
CV
|
pntanh-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
35
|
Vũ Đình Nguyên Thạch
|
NV
|
vdnthach-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
36
|
Phạm Thị Thủy Tiên
|
NV
|
ptttien-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
PHÒNG
QLCLCT & VLXD
|
|
37
|
Bùi Anh Tuấn
|
Phụ
trách Phòng
|
batuan-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
38
|
Phan Anh Quang
|
Phó
Trưởng phòng
|
paquang-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
39
|
Nguyễn Văn Thành
|
CV
|
nvthanh-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
40
|
Nguyễn Phước Bình
|
CV
|
npbinh-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
41
|
Lê Hà Sinh
|
NV
|
lhsinh-sxd@quangngai.gov.vn
|
|
42
|
Bạch Đăng Ngọc
|
NV
|
bdngoc-sxd@quangngai.gov.vn
|
3. Sử dụng hộp thư điện
tử xxx@quangngai.gov.vn để trao đổi văn bản
Cán bộ, công chức,
viên chức và người lao động trong cơ quan bắt buộc sử dụng hộp thư điện tử
chính thức của tỉnh theo địa chỉ https://mail.quangngai.gov.vn Địa chỉ e-mail của
CB, CC, VC và NLĐ đã được cấp (trùng với địa chỉ e-mail trong hệ thống eoffice,
ví dụ ndson-sxd@quangngai.gov.vn).
Khi liên hệ hoặc trao
đổi công việc qua hộp thư điện tử với các tổ chức, cá nhân trong hoạt động cơ
quan nhà nước và bên ngoài phải sử dụng hộp thư điện tử đã được UBND tỉnh cấp đồng
thời tuân thủ nghiêm túc các nội dung đã được UBND tỉnh quy định tại Quyết định
số 57/2014/QĐ-UBND ngày 10/11/2014 quy định về trao đổi quản lý văn bản điện tử
trên môi trường mạng trong hoạt động cơ quan nhà nước.
Nếu hộp thư điện tử của
CB, CC, VC và NLĐ trong cơ quan không truy cập được hoặc không nhớ mật khẩu thì
báo Văn phòng Sở để tổng hợp và phối hợp với Trung tâm công báo tỉnh Quảng Ngãi
để giải quyết./.
