Quyết định 1189/QĐ-UBND năm 2017 Quy chế phối hợp giữa Trung tâm hành chính công tỉnh với các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố trong việc giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân và tổ chức do tỉnh Sơn La ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ PHỐI HỢP GIỮA TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH VỚI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH, UBND CẤP HUYỆN TRONG VIỆC GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CHO CÁ NHÂN VÀ TỔ CHỨC

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015;

Căn cứ Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011- 2020;

Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ vê việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội tại Tờ trình số 376/TTr-SNV ngày 10 tháng 5 năm 2017,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế phối hợp giữa Trung tâm hành chính công tỉnh với các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố trong việc giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân và tổ chức.

Điều 2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, Giám đốc Trung tâm hành chính công tỉnh và các tổ chức cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký./.

QUY CHẾ

QUY CHẾ PHỐI HỢP GIỮA TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH VỚI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH, UBND CẤP HUYỆN, TRONG VIỆC GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CHO CÁ NHÂN VÀ TỔ CHỨC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1189/QĐ-UBND ngày 11/5/2017 của Chủ tịch UBND tỉnh Sơn La)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về trách nhiệm phối hợp giữa Trung tâm hành chính công tỉnh Sơn La (sau đây gọi tắt là Trung tâm) với các Sở, ban, ngành, các cơ quan Trung ương: Cục Thuế tỉnh, Bảo hiểm xã hội tỉnh có trụ sở, hoạt động trên địa bàn tỉnh Sơn La (sau đây gọi chung là Sở, ngành); UBND các huyện, thành phố (sau đây gọi chung là UBND cấp huyện) trong việc giải quyết các thủ tục hành chính (TTHC) cho cá nhân và tổ chức.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các Sở, ngành có TTHC giải quyết tại Trung tâm Hành chính công tỉnh.

2. Trung tâm Hành chính công tỉnh (lãnh đạo, công chức chuyên trách tại Trung tâm)

3. Công chức, viên chức của các sở, ngành được biệt phái đến làm việc tại Trung tâm để thực hiện việc tiếp nhận, trả kết quả giải quyết TTHC tại Trung tâm (gọi chung là công chức làm việc tại Trung tâm).

4. UBND các huyện, thành phố.

5. Tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc giải quyết các TTHC tại Trung tâm.

Điều 3. Nguyên tắc chung

1. Đảm bảo giải quyết TTHC kịp thời, đầy đủ, chính xác, thuận tiện, đúng quy định pháp luật. Nâng cao chất lượng, hiệu quả, tính thống nhất và đồng bộ, lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân làm thước đo đánh giá kết quả tổ chức hoạt động của Trung tâm và kết quả thực thi công vụ của công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Trung tâm.

2. Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền theo quy định pháp luật; phối hợp chặt chẽ giữa các Sở, ban, ngành; UBND cấp huyện với Trung tâm hành chính công tỉnh theo nguyên tắc “đầy đủ, chính xác, kịp thời” để việc giải quyết TTHC tại Trung tâm được thuận lợi nhất, không trùng lặp, chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan, đơn vị.

3. Tất cả các TTHC của các Sở, ngành được tiếp nhận và giải quyết tại Trung tâm hành chính công tỉnh và được niêm yết đầy đủ, công khai tại Trung tâm (Trừ những TTHC đặc thù được Chủ tịch UBND tỉnh cho phép chưa đưa vào tiếp nhận và giải quyết tại Trung tâm hành chính công, như: các TTHC có liên quan đến an ninh, quốc phòng...).

Trường hợp người dân, tổ chức đến giao dịch giải quyết TTHC tại Trung tâm; TTHC mà người dân yêu cầu không có tên thủ tục hành chính trong Quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh về việc Ban hành danh mục thủ tục hành chính đưa vào giải quyết tại Trung tâm hành chính công tỉnh Sơn La thì Thủ trưởng người đứng đầu cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh.

4. Trung tâm hành chính công tỉnh là đầu mối duy nhất thực hiện việc tiếp nhận và giải quyết TTHC của các Sở, ngành trên địa bàn tỉnh. Trung tâm hành chính công chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, UBND cấp huyện trong việc công khai, hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân, Doanh nghiệp.

5. Các Sở, ngành chủ trì giải quyết TTHC theo thẩm quyền, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả giải quyết TTHC; đồng thời chịu trách nhiệm trả lời, giải quyết khi có khiếu nại của tổ chức, cá nhân về kết quả giải quyết TTHC của cơ quan, đơn vị mình.

6. UBND các huyện, thành phố phối hợp, thông tin, hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện giải quyết TTHC tại Trung tâm theo quy định; phối hợp chặt chẽ với các Sở, ngành và Trung tâm về các nội dung liên quan để giải quyết các TTHC cho tổ chức, cá nhân được kịp thời, đúng quy định.

7. Tổ chức, cá nhân đến liên hệ giải quyết TTHC tại Trung tâm phải tuân thủ đúng theo quy trình, quy định về giải quyết TTHC đã được niêm yết tại Trung tâm và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Chương II

TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP

Điều 4. Trách nhiệm của Trung tâm hành chính công tỉnh

1. Đối với việc giải quyết TTHC

a) Thực hiện niêm yết, công khai đầy đủ, kịp thời các TTHC của các Sở ngành đã được Chủ tịch UBND tỉnh quyết định công bố tiếp nhận và giải quyết tại Trung tâm hành chính công tỉnh.

- Các nội dung công khai thông tin gồm: Tên TTHC; trình tự, cách thức thực hiện; thành phần, số lượng hồ sơ; thời hạn giải quyết; đối tượng thực hiện; mẫu đơn, tờ khai (nếu có); nộp phí, lệ phí (nếu có); các điều kiện thực hiện; căn cứ pháp lý; kết quả thực hiện; các lĩnh vực TTHC và cơ quan đơn vị chịu trách nhiệm giải quyết; danh sách công chức, viên chức, nhân viên phụ trách TTHC theo từng lĩnh vực làm việc tại Trung tâm và các nội dung khác theo quy định.

- Việc niêm yết TTHC phải bảo đảm chính xác, rõ ràng, dễ tiếp cận, dễ khai thác, tạo thuận lợi tối đa cho tổ chức, cá nhân tiếp cận tìm hiểu và thực hiện TTHC; bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân đồng thời có cơ sở, điều kiện để thực hiện quyền giám sát quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC của tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ thực hiện TTHC.

b) Chịu trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, cá nhân khi đến liên hệ giải quyết TTHC theo nguyên tắc Trung tâm hành chính công là đầu mối hướng dẫn, tiếp nhận giải quyết và trả kết quả TTHC cho tổ chức, cá nhân đối với các TTHC được Chủ tịch UBND tỉnh quyết định công bố tiếp nhận và giải quyết tại Trung tâm hành chính công tỉnh.

c) Tiếp nhận hồ sơ giải quyết TTHC của các tổ chức, cá nhân đối với các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của các Sở, ngành được phê duyệt tại Quyết định phê duyệt danh mục thủ tục hành chính tiếp nhận và trả kết quả tại Trung tâm của Chủ tịch UBND tỉnh.

d) Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC do các Sở, ngành chuyển đến để trả cho tổ chức, cá nhân theo quy định sau khi đã nộp phí, lệ phí (nếu có).

e) Phối hợp với các Sở, ban, ngành chủ trì xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình tiếp nhận, giải quyết TTHC tại Trung tâm đảm bảo phù hợp, nhanh chóng, chính xác, khoa học, thuận tiện, thống nhất cách thức giải quyết các TTHC.

f) Giám sát, theo dõi, đôn đốc, kịp thời báo cáo tình hình, đề xuất giải pháp giải quyết các TTHC đảm bảo trình tự, tiến độ, thời hạn theo quy định.

g) Định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm, đột xuất, Trung tâm hành chính công có trách nhiệm tổng hợp kết quả hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được giao, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh, đồng thời gửi các Sở, ngành có TTHC giải quyết tại Trung tâm biết để theo dõi, phối hợp.

2. Đối với việc rà soát TTHC

Trung tâm Hành chính công tỉnh phối hợp với các Sở, ban, ngành thường xuyên rà soát, cập nhật kịp thời các quy định mới, điều chỉnh, bổ sung về TTHC; đề xuất các nhiệm vụ, giải pháp đơn giản hóa các TTHC.

3. Đối với việc thu phí, lệ phí

a) Thông báo công khai mức phí, lệ phí đối với các TTHC giải quyết tại Trung tâm hành chính công theo quy định của pháp luật.

b) Công chức làm việc tại Trung tâm thực hiện tiếp nhận hồ sơ, TTHC và thu phí, lệ phí (nếu có) của tổ chức, cá nhân, Doanh nghiệp và nộp vào ngân sách Nhà nước theo quy định (Các sở, ngành có TTHC mà có thu phí, lệ phí có trách nhiệm bố trí két bạc để lưu giữ tiền phí, lệ phí tại Trung tâm. Trong một số trường hợp cụ thể, sở, ngành cử nhân viên thủ quỹ đến Trung tâm thu phí trực tiếp, khi có tổ chức, cá nhân nộp). Đồng thời hàng tháng công chức làm việc tại Trung tâm báo cáo kết quả thu phí, lệ phí với lãnh đạo Trung tâm để tổng hợp báo cáo cơ quan có thẩm quyền.

c) Các Sở, ngành chịu trách nhiệm trước pháp luật về các khoản thu phí và lệ phí theo quy định.

4. Đối với việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định TTHC và liên quan đến quá trình giải quyết TTHC.

a) Công khai, niêm yết số điện thoại đường dây nóng, địa chỉ hộp thư điện tử, phần mềm đánh giá, phiếu góp ý... của Trung tâm hành chính công để tiếp nhận thông tin phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện TTHC tại Trung tâm. Đồng thời, niêm yết địa chỉ tiếp nhận phản ánh kiến nghị về TTHC theo Quyết định của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế phối hợp giữa Sở Tư pháp với các Sở, Ban, ngành, UBND cấp huyện trong việc tiếp nhận, xử lý, phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính trên địa bàn tỉnh Sơn La.

b) Tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân đối với việc giải quyết TTHC và việc thực hiện nhiệm vụ của công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Trung tâm hành chính công (về tuân thủ các quy định nhà nước trong việc giải quyết TTHC; về tinh thần, thái độ phục vụ, tác phong; đạo đức nghề nghiệp, văn hóa công sở).

- Sau khi nhận được phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân, Trung tâm có trách nhiệm xem xét xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển đến cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định.

- Đối với các đơn thư phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân có nội dung liên quan đến hoạt động, điều hành của Trung tâm thì Trung tâm chủ trì giải quyết có văn bản trả lời tổ chức, cá nhân và báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh, đồng thời thông báo cho các Sở, ban, ngành liên quan được biết.

- Đối với các đơn thư phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân có nội dung liên quan đến việc hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết TTHC thì Trung tâm lập phiếu chuyển cho các Sở, ngành liên quan để giải quyết. Căn cứ kết quả giải quyết, các Sở, ngành phải có văn bản trả lời tổ chức, cá nhân và gửi 01 bản báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và 01 bản gửi cho Giám đốc Trung tâm để theo dõi, tổng hợp.

c) Tiếp nhận, xử lý những phản ánh, kiến nghị của công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Trung tâm trong việc quản lý, điều hành, thực hiện các chế độ chính sách, phối hợp thực thi nhiệm vụ tại Trung tâm.

d) Đối với các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính ngoài phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm thì thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

5. Về bố trí vị trí, trang thiết bị làm việc

a) Tổ chức bố trí vị trí, nhóm vị trí làm việc cho công chức, viên chức các Sở, ngành làm việc tại Trung tâm phù hợp, đảm bảo thuận tiện, hiệu quả, khoa học.

b) Cung cấp các thiết bị đảm bảo các điều kiện làm việc cần thiết cho công chức, viên chức, nhân viên gồm: Bàn làm việc, ghế ngồi, tủ đựng hồ sơ, điện thoại cố định, máy in, máy quét, văn phòng phẩm và các trang thiết bị cần thiết khác phục vụ cho hoạt động của Trung tâm.

6. Thực hiện chế độ chính sách

a) Phối hợp với các Sở, ngành liên quan tham mưu, đề xuất Chủ tịch UBND tỉnh báo cáo Hội đồng nhân dân tỉnh quy định về mức chi hỗ trợ may đồng phục; mức chi trả chế độ hỗ trợ phụ cấp hàng tháng cho công chức, viên chức và nhân viên làm việc tại Trung tâm và thực hiện theo đúng quy định.

b) Hàng năm tổ chức các đợt tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ; kỹ năng giao tiếp ứng xử, sử dụng các hệ thống phần mềm hành chính công trong quy trình giải quyết TTHC tại Trung tâm cho công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Trung tâm.

c) Căn cứ quá trình triển khai thực hiện và để đảm bảo hiệu quả hoạt động, Trung tâm phối hợp với các Sở, ngành liên quan tham mưu, đề xuất Chủ tịch UBND tỉnh báo cáo cơ quan có thẩm quyền, xem xét điều chỉnh, bổ sung kịp thời việc thực hiện các chế độ chính sách cho công chức làm việc tại Trung tâm.

7. Quản lý công chức, viên chức, nhân viên

a) Trung tâm trực tiếp theo dõi, đánh giá, nhận xét việc thực thi nhiệm vụ, công vụ về giải quyết TTHC của công chức, viên chức thuộc các Sở, ngành được cử về làm việc tại Trung tâm dựa trên 03 cơ sở:

(1) Kết quả giải quyết TTHC;

(2) Theo dõi của Trung tâm về giải quyết phản ánh, khiếu nại;

(3) Báo cáo tự đánh giá của công chức, viên chức, nhân viên với các nội dung: Thực hiện nội quy, quy chế của Trung tâm, đạo đức, văn hóa giao tiếp; tác phong; kết quả thực hiện giải quyết TTHC liên quan; phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân.

- Việc nhận xét, đánh giá hàng năm của Trung tâm được thực hiện trước 15 ngày, tính đến ngày quy định đánh giá công chức, viên chức của các Sở, ngành và theo quy định của Pháp luật. (Việc đánh giá đột xuất được thực hiện khi các Sở, ngành có đề nghị). Trung tâm gửi 01 bản nhận xét, đánh giá cho các Sở, ngành theo dõi; gửi 01 bản cho công chức, viên chức, nhân viên làm việc tại Trung tâm.

- Kết quả nhận xét, đánh giá của Trung tâm là một trong những cơ sở để các Sở, ngành xem xét thực hiện các quy định về quản lý, sử dụng đối với công chức, viên chức của đơn vị được cử đến làm việc tại Trung tâm theo quy định.

b) Xem xét, đề xuất bằng văn bản với các Sở, ngành về việc điều chuyển, xử lý đối với công chức, viên chức vi phạm quy chế làm việc, quy trình giải quyết hoặc năng lực chuyên môn không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ giải quyết TTHC tại Trung tâm.

8. Đối với các hệ thống thiết bị, phần mềm hành chính công

a) Các hệ thống phần mềm hành chính công được cài đặt, quản lý, vận hành, bảo trì, sao lưu, bảo đảm an toàn thông tin dữ liệu tại Trung tâm tích hợp dữ liệu (Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông) của Sở Thông tin và Truyền thông. Khi cần hoặc có thay đổi về yêu cầu kỹ thuật, hạ tầng công nghệ thông tin, Sở Thông tin và Truyền thông đề xuất nâng cấp, bổ sung, chỉnh sửa các hệ thống phần mềm, đảm bảo cho việc thực hiện tốt nhiệm vụ tại Trung tâm.

b) Công chức tại Trung tâm hành chính công sử dụng, theo dõi đánh giá hiệu quả hoạt động của các hệ thống thiết bị, phần mềm phục vụ công việc tại Trung tâm.

c) Giám đốc Trung tâm hành chính công phối hợp với các cơ quan liên quan, chủ động đề xuất với Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt trang bị, lắp đặt, nâng cấp cơ sở vật chất; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện công tác an ninh mạng và một số nội dung khác nhằm đảm bảo hoạt động của Trung tâm tiết kiệm, khoa học, hiệu quả.

9. Cơ chế trao đổi thông tin, công việc

Trung tâm thường xuyên trao đổi thông tin với lãnh đạo các Sở, ngành về tình hình tiếp nhận, giải quyết TTHC tại Trung tâm. Đề xuất các biện pháp, giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm vì sự phát triển của Trung tâm; kịp thời điều chỉnh những vấn đề tồn tại, vướng mắc, xử lý vi phạm (nếu có) theo nguyên tắc tạo điều kiện thuận lợi nhất cho tổ chức, cá nhân trong giải quyết TTHC (hình thức có thể bằng điện thoại, email, fax, thư trao đổi công việc).

Điều 5. Trách nhiệm của các Sở, ngành

1. Đối với việc giải quyết TTHC

a) Hướng dẫn, tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt hồ sơ, yêu cầu của tổ chức, cá nhân đối với các TTHC được giải quyết tại Trung tâm theo đúng quy định và quy trình giải quyết tại Trung tâm đã được Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt.

b) Chịu trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành khác trong việc giải quyết TTHC thuộc phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền của Sở, ngành và thẩm quyền của UBND tỉnh, thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh đảm bảo đúng thời gian theo đúng quy định của pháp luật (từ khi tiếp nhận, giải quyết đến khi trả kết quả).

c) Công chức, viên chức của các Sở, ban, ngành làm việc tại Trung tâm có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ, đầy đủ, đúng quy định của pháp luật, trước khi tiếp nhận theo nguyên tắc hướng dẫn đầy đủ 01 lần đối với mỗi thủ tục. Nghiêm cấm tự ý yêu cầu các tổ chức, cá nhân bổ sung các hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định đối với các TTHC đã được phê duyệt và niêm yết.

d) Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công chức, viên chức tiếp nhận, thẩm định hoặc phối hợp thẩm định các TTHC liên quan, phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ, TTHC đảm bảo chất lượng, hiệu quả, đúng thời gian trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo quy định. Lãnh đạo các Sở, ngành chỉ phê duyệt hồ sơ yêu cầu giải quyết TTHC của tổ chức, cá nhân tại Trung tâm khi đảm bảo hồ sơ được thực hiện theo quy trình và có Giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả của lãnh đạo Trung tâm hành chính công tỉnh gửi kèm theo.

đ) Khi có kết quả giải quyết TTHC, công chức, viên chức các Sở, ngành làm việc tại Trung tâm hành chính công có trách nhiệm chuyển kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân theo quy định. Nghiêm cấm việc tự ý trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân bộ phận giải quyết TTHC của các Sở, ngành mà không trả qua Trung tâm.

e) Đối với TTHC thuộc thẩm quyền quyết định của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, công chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh làm việc tại Trung tâm có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, thủ tục từ công chức của các sở, ban, ngành làm việc tại Trung tâm chuyển đến và chuyển hồ sơ đến các phòng nội dung của Văn phòng UBND tỉnh xem xét, giải quyết. Sau khi có kết quả giải quyết của Văn phòng UBND tỉnh thì công chức của Văn phòng UBND tỉnh làm việc tại Trung tâm vào sổ theo dõi, tiếp nhận trả kết quả, vào sổ theo dõi và chuyển trả kết quả (thời gian giải quyết hồ sơ thủ tục thực hiện đúng quy trình giải quyết TTHC mà Chủ tịch UBND tỉnh quyết định ban hành); cho công chức của các Sở, ngành làm việc tại Trung tâm để vào sổ theo dõi và trả kết quả giải quyết cho cá nhân, tổ chức.

g) Các sở, ngành có trách nhiệm, chủ động thông báo bằng văn bản với Trung tâm và tổ chức cá nhân về lý do giải quyết hồ sơ, TTHC không đúng thời gian quy định (hồ sơ chậm, hồ sơ quá hạn), kèm theo văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ và hẹn lại thời hạn trả kết quả.

f) Các Sở, ban, ngành thường xuyên theo dõi, kiểm tra tình hình tiếp nhận, giải quyết TTHC của công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm; kịp thời phát hiện, phản ánh những quy định không phù hợp, những khó khăn, vướng mắc trong việc giải quyết TTHC tại Trung tâm để kịp thời điều chỉnh hoặc đề xuất cơ quan có thẩm quyền xem xét, điều chỉnh và có các giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết TTHC của các Sở, ban, ngành tại Trung tâm.

2. Thủ trưởng người đứng đầu cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về TTHC mà người dân yêu cầu không có tên thủ tục hành chính trong Quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh Sơn La về việc Ban hành danh mục thủ tục hành chính đưa vào giải quyết tại Trung tâm hành chính công tỉnh Sơn La.

3. Đối với việc rà soát, xây dựng quy trình giải quyết TTHC

Các Sở, Ban, ngành chủ động rà soát các TTHC của sở, ngành đang giải quyết tại Trung tâm để kịp thời đề nghị Chủ tịch UBND tỉnh quyết định bổ sung, sửa đổi hoặc đề nghị thay thế, bãi bỏ các quy định không còn phù hợp; thường xuyên thực hiện việc đơn giản hóa TTHC để kiến nghị, đề xuất cơ quan có thẩm quyền quyết định.

4. Đối với việc thu phí, lệ phí

a) Thông báo, cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung mức phí, lệ phí của các TTHC được tiếp nhận và giải quyết tại Trung tâm hành chính công bằng văn bản để Trung tâm kịp thời niêm yết và thực hiện thu phí, lệ phí theo quy định.

b) Chịu trách nhiệm quyết toán các khoản thu phí, lệ phí giải quyết TTHC theo quy định.

5. Phối hợp bố trí, quản lý công chức, viên chức

a) Thực hiện cử công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm với yêu cầu có phẩm chất đạo đức, khả năng giao tiếp tốt, đảm bảo trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp, có đủ năng lực, kỹ năng để tư vấn, tham mưu giải quyết TTHC, đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Các sở, ban, ngành chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình giải quyết, kết quả giải quyết TTHC thuộc phạm vi trách nhiệm của sở, ngành mình từ khi công chức của sở, ngành làm việc tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ, chuyển hồ sơ trả kết quả. Đối với hồ sơ, TTHC giải quyết thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh theo quy trình đã được ban hành, công chức của cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, tính hợp pháp của hồ sơ theo quy định của pháp luật.

Trường hợp công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm nhưng qua theo dõi của Trung tâm, xét thấy không hoàn thành nhiệm vụ; hoặc nhận được kết quả đánh giá mức độ hài lòng thấp thì lãnh đạo các Sở, ngành phải kịp thời cử công chức, viên chức khác thay thế để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.

b) Cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin liên quan đến lĩnh vực chuyên môn cho công chức, viên chức đến làm việc tại Trung tâm, đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của công chức, viên chức trong công tác đào tạo bồi dưỡng và hưởng các chế độ chính sách khác theo quy định.

c) Có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Trung tâm trước khi công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm nghỉ phép nghỉ chế độ, được cử đi đào tạo, bồi dưỡng theo quy định hoặc nghỉ đột xuất, đồng thời cử công chức, viên chức khác thay thế đảm bảo không làm gián đoạn việc giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân.

e) Đối với những trường hợp các Sở, ban, ngành cử công chức, viên chức đi đào tạo, bồi dưỡng hoặc nghỉ chế độ BHXH từ 30 ngày trở lên, các Sở, ban ngành phải tự trang bị đồng phục bổ sung cho công chức thay thế công chức đã làm việc tại Trung tâm.

f) Công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm có trách nhiệm nhận bàn giao tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất, vị trí làm việc tại Trung tâm và có trách nhiệm bảo quản, quản lý sử dụng có hiệu quả trong thời gian thực hiện nhiệm vụ được giao.

6. Đánh giá, nhận xét công chức, viên chức

a) Hàng năm hoặc do yêu cầu đột xuất, công chức, viên chức của các Sở, ban, ngành làm việc tại Trung tâm có báo cáo tự đánh giá kết quả làm việc tại Trung tâm gửi lãnh đạo Trung tâm nhận xét, đánh giá trước 15 ngày tính đến ngày quy định đánh giá công chức, viên chức của các Sở, ban, ngành để Trung tâm theo dõi, phối hợp trong công tác đánh giá, khen thưởng.

b) Công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng của công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm được thực hiện theo quy định chung trên cơ sở tham khảo nhận xét, đánh giá của Trung tâm về kết quả làm việc tại Trung tâm.

c) Các Sở, ban, ngành lấy ý kiến tham gia của Trung tâm đối với việc khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch, bổ nhiệm công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm (nếu cần).

Điều 6. Trách nhiệm của UBND các huyện, thành phố

1. Thông tin về danh mục các TTHC giải quyết tại Trung tâm đến tổ chức, cá nhân để biết, thực hiện; phối hợp hướng dẫn các tổ chức, cá nhân tìm hiểu, tra cứu thông tin, hoàn chỉnh hồ sơ TTHC theo quy định để nộp tại Trung tâm.

2. Phối hợp chặt chẽ, cung cấp tài liệu, thông tin kịp thời, chính xác đến các Sở, ngành, Trung tâm (khi có đề nghị) nhằm đảm bảo quá trình kiểm tra, chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ TTHC được nhanh chóng, thuận lợi, đảm bảo thời gian cho các Sở, ngành chủ trì giải quyết hồ sơ theo thời gian đã niêm yết.

3. Có trách nhiệm phối hợp và ban hành văn bản trả lời đúng thời gian quy định của pháp luật đối với các TTHC liên quan đến việc tham gia ý kiến của UBND các huyện, thành phố (khi các Sở, Ban, ngành có văn bản xin ý kiến về giải quyết TTHC). Chịu trách nhiệm về quá trình thực hiện TTHC khi có phối hợp của các Sở, ngành.

4. Khi có phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động của Trung tâm có nội dung thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của UBND cấp huyện thì UBND cấp huyện có trách nhiệm xem xét xử lý, trả lời đến tổ chức, cá nhân theo thẩm quyền, hoặc chuyến đến cơ quan có thẩm quyền xử lý, trả lời theo quy định. Kết quả xử lý gửi 01 bản về Trung tâm 01 bản về Sở, ngành có liên quan để theo dõi.

5. Thường xuyên nghiên cứu thực tế, báo cáo, đề xuất cấp có thẩm quyền xem xét điều chỉnh quy trình giải quyết TTHC theo hướng đơn giản, thuận lợi nhất cho tổ chức, cá nhân.

Điều 7. Quy định về chuyển hồ sơ từ Trung tâm hành chính công tỉnh đến các Sở, ngành và ngược lại

1. Tiếp nhận hồ sơ

Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm hành chính công (hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính; hoặc hồ sơ trực tuyến). Công chức Trung tâm hành chính công có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ.

1.1. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ

Đối với các thủ tục hành chính có quy định thời hạn giải quyết từ 01 (một) ngày trở lên, công chức tiếp nhận hồ sơ; cập nhật vào phần mềm một cửa điện tử; lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (theo mẫu) thành 02 (hai) bản, 01 (một) bản lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, 01 (một) bản giao cho cá nhân, tổ chức.

1.2. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ theo quy định thì công chức tại Trung tâm hành chính công hướng dẫn cá nhân, tổ chức bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ bằng Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (theo mẫu). Việc hướng dẫn đảm bảo nguyên tắc giúp cho cá nhân, tổ chức bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ để thực hiện việc cập nhật vào phần mềm một cửa một lần đối với một hồ sơ.

1.3. Đối với những công việc không thuộc thẩm quyền giải quyết thì hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến liên hệ cơ quan có thẩm quyền để giải quyết;

1.4. Trường hợp hồ sơ phức tạp

a) Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu công chức tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm hành chính công nhận thấy hồ sơ thủ tục hành chính còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì công chức tiếp nhận hồ sơ báo cáo Lãnh đạo Trung tâm hành chính công xem xét cho ý kiến để thống nhất trước khi nhận hồ sơ hoặc hướng dẫn bổ sung hồ sơ và chỉ tiếp nhận khi hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định.

b) Trường hợp công chức tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm hành chính công chưa nắm kỹ thành phần hồ sơ thì công chức làm việc tại Trung tâm tham khảo ý kiến của cơ quan có liên quan trực tiếp thẩm định giải quyết hồ sơ qua điện thoại, hoặc mời công chức có liên quan trực tiếp để phối hợp cùng xem xét nội dung hồ sơ.

2. Chuyển hồ sơ

2.1. Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo quy định, công chức Trung tâm hành chính công lập 02 (hai) bản Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (theo mẫu) có chữ ký và đóng dấu của lãnh đạo Trung tâm Hành chính công, 01 (một) bản lưu tại Trung tâm hành chính công và 01 (một) bản chuyển cùng hồ sơ.

2.2. Về quy trình chuyển, tiếp nhận hồ sơ

* Đối với những hồ sơ có thời gian giải quyết từ 3 ngày trở lên, công chức Trung tâm hành chính công chuyển hồ sơ (hồ sơ giấy hoặc thông qua phần mềm điện tử) và Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ 02 lần/ngày (vào cuối giờ các buổi làm việc trong ngày, Sáng: 11h - Chiều: 17h) cho các cơ quan, tổ chức chuyên môn có liên quan để giải quyết

* Đối với hồ sơ có thời gian giải quyết không quá 03 ngày làm việc (hoặc những thủ tục hành chính phải giải quyết trong ngày) thì cách hai giờ/1lần/ ngày (Sáng: 9h; 11h - Chiều: 15h; 17h), sau khi nhận được văn bản qua phần mềm giải quyết thủ tục hành chính (hoặc thông tin của công chức tại Trung tâm hành chính công tỉnh); cơ quan, tổ chức chuyên môn có trách nhiệm cử công chức đến Trung tâm hành chính công để nhận hồ sơ về cơ quan giải quyết; đồng thời trả kết quả giải quyết hồ sơ đến Trung tâm hành chính công tỉnh để trả cho cá nhân, tổ chức.

3. Giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ Trung tâm Hành chính công tỉnh, cơ quan, tổ chức chuyên môn thực hiện việc giải quyết hồ sơ như sau:

3.1. Trường hợp không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: cơ quan, tổ chức chuyên môn phân công công chức thụ lý, thẩm định hồ sơ.

- Nếu hồ sơ đủ điều kiện để giải quyết thì trình lãnh đạo trực tiếp xem xét và trình cấp có thẩm quyền quyết định.

- Nếu hồ sơ do Trung tâm hành chính công chuyển đến, qua thẩm định của Sở, ngành, phát hiện hồ sơ không đủ điều kiện để xem xét giải quyết theo quy định của pháp luật thì:

+ Trong thời hạn 01 (một) ngày đối với thủ tục hành chính có thời gian giải quyết dưới 05 (năm) ngày;

+ Trong thời hạn 02 (hai) ngày đối với thủ tục hành chính có thời gian giải quyết từ 05 (năm) ngày đến 10 (ngày);

+ Trong thời hạn 03 (ngày) đối với thủ tục hành chính có thời gian giải quyết từ 10 ngày trở lên;

* Trường hợp hồ sơ hành chính phức tạp, phải qua nhiều bước thẩm định, nhiều cơ quan phối hợp thẩm định, sau khi thấy chưa đủ điều kiện thì thời hạn trả lại không quá 5 ngày làm việc theo quy định của pháp luật.

* Kể từ thời điểm nhận hồ sơ từ Trung tâm hành chính công tỉnh chuyển đến, công chức được giao giải quyết có trách nhiệm báo cáo Thủ trưởng cơ quan có văn bản thông báo trả lại hồ sơ, trong đó nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung (nếu có) gửi Trung tâm hành chính công tỉnh để trả cho cá nhân, tổ chức.

3.2. Trường hợp hồ sơ có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ: Cơ quan, tổ chức chuyên môn phân công công chức thụ lý, thẩm tra, xác minh. Công chức được phân công báo cáo Thủ trưởng cơ quan phương án thẩm tra, xác minh và tổ chức thực hiện.

a) Nếu hồ sơ thẩm tra đủ điều kiện giải quyết, công chức trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định.

b) Nếu hồ sơ thẩm tra chưa đủ điều kiện giải quyết, ngay sau khi kết thúc việc thẩm tra, xác minh theo quy định, công chức được phân công thực hiện thẩm tra, xác minh báo cáo Thủ trưởng cơ quan có văn bản thông báo trả lại hồ sơ, trong đó nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung (nếu có) gửi Trung tâm hành chính công để trả cho cá nhân, tổ chức.

c) Kết quả thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ lưu tại sở, ngành nới tiếp nhận hồ sơ ban đầu. Văn bản thông báo được nhập vào mục trả kết quả trong sổ theo dõi hồ sơ. Thời gian sở, ngành đã giải quyết lần đầu được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ.

3.3. Chuyển kết quả giải quyết hồ sơ

Sau khi hoàn thành việc giải quyết hồ sơ, sở, ngành có trách nhiệm chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Trung tâm hành chính công nhận để trả cho cá nhân, tổ chức.

3.4. Trả kết quả giải quyết hồ sơ

Công chức tại Trung tâm hành chính công nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử kết quả giải quyết hồ sơ do cơ quan, tổ chức chuyên môn chuyển đến và thực hiện như sau:

a) Đối với các hồ sơ đã giải quyết xong: Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân.

b) Đối với những thủ tục hành chính theo quy định phải thu phí, lệ phí: Cá nhân, tổ chức nhận kết quả giải quyết hồ sơ tại Trung tâm hành chính công theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả và phải nộp đầy đủ phí, lệ phí theo quy định tương ứng với mã hồ sơ. Trường hợp cá nhân, tổ chức đã đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thì việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có) và cước phí được thực hiện qua dịch vụ bưu chính. Sau khi cá nhân, tổ chức nộp đầy đủ các khoản phí, lệ phí theo quy định, công chức tại Trung tâm hành chính công giao biên lai thu tiền cho cá nhân, tổ chức; đồng thời xác nhận hoàn thành việc thanh toán trên phần mềm (nếu có).

c) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để trả hồ sơ, kèm theo thông báo của sở, ngành tiếp nhận giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của cơ quan tiếp nhận hồ sơ ban đầu.

d) Đối với hồ sơ không giải quyết: Liên hệ ngay với cá nhân, tổ chức để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo của cơ quan tiếp nhận hồ sơ là hồ sơ không giải quyết.

e) Đối với hồ sơ giải quyết xong trước thời hạn trả kết quả: Công chức làm việc tại Trung tâm trực tiếp thông báo cho cá nhân, tổ chức biết để đến nhận kết quả giải quyết (Thông báo thông qua tin nhắn, điện thoại hoặc cá nhân, tổ chức cập nhật tra cứu trên phần mềm điện tử).

g) Trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đến nhận hồ sơ theo giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu tại Trung tâm Hành chính công (nơi công chức tiếp nhận hồ sơ).

4. Đối với hồ sơ quá hạn

Thủ trưởng người đứng đầu sở, ngành (kể cả cơ quan tổ chức theo ngành dọc tại địa phương) giải quyết hồ sơ không kịp thời, dẫn đến quá thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định, thì phải có văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, nêu rõ lý do quá hạn và thông báo rõ thời hạn trả kết quả tiếp theo. Đồng thời, gửi thông báo cho Trung tâm theo dõi tổng hợp.

Điều 8. Đối với thủ tục hành chính đã được xây dựng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4

1. Các dịch vụ công trực tuyến do các sở, ban, ngành xây dựng bắt buộc phải kết nối liên thông với phần mềm một cửa điện tử. Công chức tại Trung tâm hành chính công tiếp nhận và chuyển thụ lý hồ sơ về cơ quan giải quyết TTHC trên phần mềm một cửa điện tử; việc trả kết quả cho cá nhân, tổ chức thực hiện tại Trung tâm hành chính công như các TTHC khác.

2. Các dịch vụ công trực tuyến do các bộ, ngành cung cấp và triển khai cho các sở, ban, ngành thì việc tiếp nhận và thụ lý hồ sơ trên phần mềm do bộ, ngành cung cấp, những vẫn phải thực hiện việc trả kết quả tại Trung tâm hành chính công cho cá nhân, tổ chức.

3. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, hướng dẫn các sở, ban, ngành kết nối liên thông các dịch vụ công trực tuyến với phần mềm một cửa điện tử. Đề xuất giải pháp kết nối liên thông các dịch vụ công trực tuyến của các bộ, ngành với phần mềm một cửa điện tử của tỉnh Sơn La.

Điều 9. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc giải quyết TTHC tại Trung tâm tỉnh

1. Thực hiện nộp hồ sơ, nhận kết giải quyết TTHC tại Trung tâm hành chính công tỉnh theo đúng quy trình, quy định được niêm yết.

2. Nộp phí, lệ phí theo quy định.

3. Phối hợp, thực hiện đúng nội quy, quy chế của Trung tâm; các quy định của các Sở, ban, ngành trong quá trình hướng dẫn, giải quyết TTHC và các quy định pháp luật liên quan.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 10. Chế độ thông tin báo cáo

1.Trung tâm hành chính công tỉnh và các Sở, ngành; UBND cấp huyện thường xuyên trao đổi thông tin về hoạt động, kết quả giải quyết TTHC tại Trung tâm và kết quả, mức độ thực hiện nhiệm vụ của công chức, viên chức của các Sở, ngành được cử đến làm việc tại Trung tâm.

2. Định kỳ 6 tháng, 12 tháng (hoặc đột xuất khi có yêu cầu của UBND tỉnh) Giám đốc Trung tâm làm việc với các Sở, ban, ngành có TTHC được tiếp nhận và giải quyết tại Trung tâm để trao đổi về việc quản lý, điều hành, thực hiện nhiệm vụ và tình hình giải quyết TTHC của các Sở, ngành tại Trung tâm.

3. Định kỳ 6 tháng, hàng năm, Trung tâm và các Sở, ngành, UBND cấp huyện phối hợp tổ chức kiểm điểm, đánh giá kết quả thực hiện Quy chế.

Điều 11. Khen thưởng, kỷ luật

1. Trung tâm thường xuyên theo dõi, tổng hợp báo cáo và đề xuất UBND tỉnh xét khen thưởng định kỳ (hàng năm) hoặc đột xuất cho các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình giải quyết TTHC, nếu tập thể, cá nhân trong các cơ quan, đơn vị thiếu trách nhiệm trong việc phối hợp, cản trở việc tổ chức thực hiện, gây khó khăn, phiền hà, sách nhiễu, hoặc chậm trễ trong việc thực hiện Quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm, Giám đốc Trung tâm hành chính công tỉnh báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 12. Trách nhiệm thi hành

1. Trung tâm hành chính công tỉnh chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành; UBND cấp huyện tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Giám đốc các Sở, ngành, Chủ tịch UBND cấp huyện; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phối hợp với Giám đốc Trung tâm thực hiện các nội dung quy định trong Quy chế này và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh trong việc phối hợp giải quyết TTHC của cơ quan, đơn vị mình.

3. Các tổ chức, cá nhân liên quan trong việc giải quyết TTHC tại Trung tâm phối hợp thực hiện đúng quy trình, thời gian giải quyết TTHC và các quy định pháp luật liên quan.

4. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh hoặc phát hiện những quy định chưa phù hợp, các Sở, ngành, UBND cấp huyện kịp thời đề xuất, báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để kịp thời điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.