Nghị định 113/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Lưu trữ

Điều 32. Sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng
...
5. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng của cơ quan, tổ chức, cá nhân, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng phải cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy trình nghiệp vụ của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng.

Trường hợp từ chối cung cấp, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/đơn đề nghị, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng có văn bản thông báo nêu rõ lý do; gửi cơ quan, tổ chức, cá nhân để biết.

Điều 43. Điều khoản chuyển tiếp
...
4. Sau 90 ngày kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực, cơ quan, tổ chức, cá nhân không thực hiện theo quy định tại Điều 38 Nghị định này sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 38. Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

1. Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ (viết tắt là Giấy chứng nhận) do Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (viết tắt là Sở Nội vụ) cấp theo đề nghị của tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 53 Luật Lưu trữ.

2. Tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ gửi 01 bộ hồ sơ tới Sở Nội vụ nơi tổ chức đặt trụ sở để đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của hồ sơ.

3. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận theo quy định tại Điều 36 Nghị định này gồm:

a) Đơn đề nghị theo Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Bản sao hợp lệ (bao gồm bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực hoặc bản sao chứng thực điện tử hoặc bản sao đối chiếu với bản chính) giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có).

c) Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật theo Mẫu số 05 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

d) Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình theo quy định của pháp luật về xây dựng.

đ) Bản vẽ hoàn công hạng mục công trình xây dựng khu vực kho bảo quản tài liệu, hệ thống điện liên quan, hệ thống nước liên quan.

e) Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu phòng cháy, chữa cháy của cơ quan quản lý về phòng cháy, chữa cháy.

g) Danh mục các thiết bị bảo vệ, bảo quản theo quy định tại khoản 4 Điều 10 Nghị định này.

h) Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Mẫu số 07 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

4. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận theo quy định tại Điều 37 Nghị định này gồm:

a) Đơn đề nghị theo Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Bản sao hợp lệ (bao gồm bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực hoặc bản sao chứng thực điện tử hoặc bản sao đối chiếu với bản chính) giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có).

c) Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật theo Mẫu số 06 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

d) Giấy chứng nhận đăng ký cung cấp dịch vụ viễn thông đáp ứng kinh doanh dịch vụ trung tâm dữ liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định của pháp luật về viễn thông.

đ) Danh mục thiết bị công nghệ thông tin.

e) Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Mẫu số 07 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

5. Hình thức nộp hồ sơ và nhận kết quả

a) Hình thức nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh (qua bộ phận một cửa) hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Đối với hồ sơ nộp trực tiếp, ngày nhận hồ sơ là ngày bộ phận tiếp nhận hồ sơ nhận được hồ sơ do tổ chức trực tiếp nộp.

Đối với hồ sơ nộp bằng cách sử dụng dịch vụ bưu chính, ngày nhận hồ sơ là ngày bộ phận tiếp nhận hồ sơ nhận được hồ sơ do đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính chuyển đến.

Đối với hồ sơ nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến, ngày nhận hồ sơ là ngày hệ thống dịch vụ công trực tuyến thông báo hồ sơ đến Sở Nội vụ.

b) Cách thức nhận kết quả

Tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ có thể lựa chọn hình thức nhận Giấy chứng nhận bằng cách đăng ký trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến khi nộp hồ sơ hoặc lựa chọn hình thức trên đơn đề nghị Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

Trường hợp tổ chức đề nghị nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan cung cấp dịch vụ bưu chính.

6. Thời hạn và quy trình xử lý hồ sơ

a) Trường hợp thành phần hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Nội vụ thông báo bằng văn bản cho tổ chức yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Sở Nội vụ, tổ chức phải bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gửi Sở Nội vụ để xem xét, quyết định.

b) Trường hợp hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Nội vụ cấp Giấy chứng nhận cho tổ chức theo Mẫu số 08 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này và gửi thông tin về Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) để biết.

c) Trường hợp hồ sơ hợp lệ nhưng nội dung tài liệu trong hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Nội vụ thông báo cho tổ chức bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối cấp Giấy chứng nhận.

7. Giấy chứng nhận không còn hiệu lực trong các trường hợp sau đây:

a) Tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ phá sản, bị giải thể.

b) Tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ bị thu hồi Giấy chứng nhận theo quy định tại khoản 3 Điều 40 Nghị định này.

Điều 39. Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

1. Giấy chứng nhận được cấp lại trong các trường hợp sau đây:

a) Thay đổi tên doanh nghiệp được cấp phép theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.

b) Thay đổi nhân sự chịu trách nhiệm trước pháp luật.

c) Thay đổi lĩnh vực hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

d) Giấy chứng nhận bị ghi sai thông tin, bị hư hại không còn sử dụng được hoặc không xác thực được.

đ) Giấy chứng nhận bị mất.

2. Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận theo quy định tại khoản 1 Điều này gồm:

a) Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận theo Mẫu số 04 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Bản sao hợp lệ (bao gồm bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực hoặc bản sao chứng thực điện tử hoặc bản sao đối chiếu với bản chính) giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có) đối với trường hợp quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều này.

c) Đối với trường hợp quy định tại điểm c khoản 1 Điều này bổ sung:

Hồ sơ, tài liệu tương ứng quy định tại khoản 3 (trừ điểm a, điểm b) Điều 38 Nghị định này đối với loại hình kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác.

Hồ sơ, tài liệu tương ứng quy định tại khoản 4 (trừ điểm a, điểm b) Điều 38 Nghị định này đối với loại hình kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

d) Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ đã được cấp đối với trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều này.

3. Hình thức nộp hồ sơ và nhận kết quả

a) Hình thức nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Nội vụ (qua bộ phận một cửa) hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Đối với hồ sơ nộp trực tiếp, ngày nhận hồ sơ là ngày bộ phận tiếp nhận hồ sơ nhận được hồ sơ do tổ chức trực tiếp nộp.

Đối với hồ sơ nộp bằng cách sử dụng dịch vụ bưu chính, ngày nhận hồ sơ là ngày bộ phận tiếp nhận hồ sơ nhận được hồ sơ do đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính chuyển đến.

Đối với hồ sơ nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến, ngày nhận hồ sơ là ngày hệ thống dịch vụ công trực tuyến thông báo hồ sơ đến Sở Nội vụ.

b) Cách thức nhận kết quả

Tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ lựa chọn hình thức nhận kết quả bằng cách đăng ký trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến khi nộp hồ sơ hoặc lựa chọn hình thức trên đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận theo Mẫu số 04 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

Trường hợp tổ chức đề nghị nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan cung cấp dịch vụ bưu chính.

4. Thời hạn và quy trình xử lý hồ sơ

a) Trường hợp thành phần hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Nội vụ thông báo bằng văn bản cho tổ chức yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Sở Nội vụ, tổ chức phải bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gửi Sở Nội vụ để xem xét, quyết định.

b) Trường hợp hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Nội vụ xét cấp lại Giấy chứng nhận cho tổ chức theo Mẫu số 09 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này; gửi thông tin về Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) để biết.

c) Trường hợp hồ sơ hợp lệ nhưng nội dung tài liệu trong hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Nội vụ thông báo cho tổ chức bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối cấp lại Giấy chứng nhận.

Điều 40. Thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

1. Sở Nội vụ có thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

2. Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận thực hiện theo Mẫu số 10 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

3. Giấy chứng nhận bị thu hồi đối với các trường hợp sau đây:

a) Vi phạm quy định tại Điều 8 Luật Lưu trữ.

b) Không còn đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Điều 36 hoặc Điều 37 Nghị định này tùy theo loại hình đăng ký kinh doanh và không thông báo đến Sở Nội vụ.

c) Chấm dứt hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ được quy định trong Giấy chứng nhận đã được cấp.

4. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày lập biên bản đối với các trường hợp vi phạm quy định tại điểm b khoản 3 Điều này, Sở Nội vụ có trách nhiệm ban hành quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ theo thẩm quyền.

5. Tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ bị thu hồi Giấy chứng nhận có trách nhiệm:

a) Thực hiện bàn giao an toàn, toàn vẹn hồ sơ, tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

b) Bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Điều 41. Công khai thông tin về tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày cấp, cấp lại, thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ, Sở Nội vụ có trách nhiệm công khai thông tin trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Phụ lục
...
Mẫu số 03 ĐƠN ĐỀ NGHỊ Cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

(Xem nội dung chi tiết tại văn bản)

Phụ lục
...
Mẫu số 04 ĐƠN ĐỀ NGHỊ Cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

(Xem nội dung chi tiết tại văn bản)

Phụ lục
...
Mẫu số 05 BẢN THUYẾT MINH Hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác

(Xem nội dung chi tiết tại văn bản)

Phụ lục
...
Mẫu số 06 BẢN THUYẾT MINH Hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

(Xem nội dung chi tiết tại văn bản)

Phụ lục
...
Mẫu số 07 DANH SÁCH NHÂN SỰ

(Xem nội dung chi tiết tại văn bản)

Phụ lục
...
Mẫu số 08 GIẤY CHỨNG NHẬN ĐỦ ĐIỀU KIỆN KINH DOANH DỊCH VỤ LƯU TRỮ

(Xem nội dung chi tiết tại văn bản)

Phụ lục
...
Mẫu số 09 GIẤY CHỨNG NHẬN ĐỦ ĐIỀU KIỆN KINH DOANH DỊCH VỤ LƯU TRỮ

(Xem nội dung chi tiết tại văn bản)

Phụ lục
...
Mẫu số 10 QUYẾT ĐỊNH Thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

(Xem nội dung chi tiết tại văn bản)

Điều 37. Điều kiện kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1. Đáp ứng đầy đủ quy định tại khoản 3 Điều 53 Luật Lưu trữ và các khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này.

2. Có hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu kinh doanh dịch vụ trung tâm dữ liệu theo quy định của pháp luật về viễn thông và đặt tại Việt Nam để phục vụ thanh tra, kiểm tra, lưu trữ, cung cấp thông tin khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và giải quyết khiếu nại của tổ chức, cá nhân về lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của pháp luật.

3. Có tối thiểu 01 nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại một địa điểm lắp đặt hạ tầng kỹ thuật của Kho lưu trữ số.

4. Có biện pháp bảo vệ, bảo đảm an toàn vật lý khu vực lắp đặt hạ tầng kỹ thuật 24/7.