|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
36/KH-UBND
|
Nghệ
An, ngày 19 tháng 01
năm 2023
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH NGHỆ AN NĂM 2023
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ; căn cứ thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ trên địa
bàn tỉnh, UBND tỉnh Nghệ An ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm
2023 với những nội dung sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý
nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan,
tổ chức trên địa bàn tỉnh.
- Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các
quy định của pháp luật và nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
đối với công tác văn thư, lưu trữ.
- Triển khai thực hiện kịp thời các
nhiệm vụ văn thư, lưu trữ năm 2023. Thực hiện tốt việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử.
- Tổ chức thực hiện có hiệu quả các
nhiệm vụ, giải pháp đã đề ra tại Kế hoạch số 08/KH-UBND ngày 08/01/2021 của
UBND tỉnh về thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước
giai đoạn 2020-2025” theo đúng tiến độ.
2. Yêu cầu
- Các cơ quan, đơn vị triển khai đầy
đủ, hiệu quả các nội dung của kế hoạch.
- Nâng cao trách nhiệm của cơ quan,
cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện có hiệu quả công tác văn
thư, lưu trữ; đảm bảo thống nhất về nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
trên địa bàn tỉnh.
II. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO
NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN
1. Tuyên truyền,
phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ
biến trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử của cơ
quan các quy định của pháp luật hiện hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ đối
với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.
2. Xây dựng ban
hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ
Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban
hành mới các văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ
theo thẩm quyền, bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành để áp dụng
thống nhất tại các cơ quan, tổ chức, cần tập trung xây dựng một số nội dung
như:
- Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ.
- Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư,
lưu trữ.
- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
cơ quan.
- Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2023.
- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu cơ quan.
- Xây dựng kế hoạch nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử.
- Tiếp tục triển khai thực hiện Đề án
“Lưu trữ tài liệu Điện tử tỉnh Nghệ An giai đoạn 2020-2025”.
3. Công tác tổ chức,
nhân sự và thực hiện chế độ chính sách
- Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy
theo hướng tinh gọn, bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công
việc theo đúng vị trí việc làm; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn
ngạch, chức danh nghề nghiệp theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
- Thực hiện đúng, đầy đủ các chế độ
phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật, bảo hộ lao động và
các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo
đúng quy định của pháp luật hiện hành.
4. Tổ chức tập huấn,
bồi dưỡng nghiệp vụ
- Các cơ quan, đơn vị, địa phương phối
hợp Sở Nội vụ rà soát, đánh giá thực trạng, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng,
nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp
viên chức chuyên ngành lưu trữ.
- Xây dựng nội dung, chương trình, tổ
chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về công tác văn thư, lưu trữ phù
hợp với từng đối tượng công chức, viên chức và phù hợp với tình hình thực tiễn
của đơn vị, địa phương, trong đó tập trung vào các nội dung: soạn thảo, ký ban
hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy,
hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; quản lý, sử dụng con dấu, sử
dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hoá tài liệu lưu trữ
theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư
và Kế hoạch số 08/KH-UBND ngày 08/01/2021 của UBND tỉnh Nghệ An về việc “Triển
khai thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh
Nghệ An, giai đoạn 2020-2025”.
5. Tổ chức kiểm
tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ
- Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch và tổ
chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 tại một
số cơ quan, đơn vị, địa phương.
- Các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ
động xây dựng kế hoạch, tổ chức kiểm ưa, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn
thư, lưu trữ tại các đơn vị thuộc phạm vi quản lý. Nội dung kiểm tra cần tập
trung vào các vấn đề:
+ Tình hình thực hiện các quy định của
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ (như: công tác triển khai văn bản; ban
hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ,...).
+ Công tác văn thư: Soạn thảo, ký ban
hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan; quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý
tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ về công tác văn thư.
+ Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập
tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ,
bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; tạo lập và quản lý dữ liệu
thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng quy định tại Thông tư
số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu
thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
6. Hiện đại hóa
công tác văn thư, lưu trữ
- Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; thực hiện ứng dụng
thống nhất, đồng bộ phần mềm của vnptioffice.vn; các quy định hiện hành về tiếp
nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức trên
địa bàn tỉnh để nhằm quản lý, khai thác, xử lý văn bản điện tử đi, đến, trình
ký, phê duyệt văn bản, chỉ đạo, điều hành công việc trong nội bộ cơ quan, đơn vị
và gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan trong và ngoài tỉnh thông qua ứng dụng
trên môi trường mạng; thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ điện tử trên phần mềm
hồ sơ công việc; đồng thời thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an
toàn tài liệu lưu trữ điện tử.
- Triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo Kế hoạch số 08/KH-UBND ngày 08/01/2021 của
UBND tỉnh Nghệ An về việc “Triển khai thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử của
các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Nghệ An, giai đoạn 2020-2025” phù hợp với
cơ cấu, tổ chức bộ máy, với nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đáp ứng thực hiện các
nhiệm vụ lưu trữ điện tử; đồng thời, trang bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật đảm bảo ứng
dụng vận hành hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, đảm bảo các quy trình
nghiệp vụ tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử.
- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai
thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo đúng
quy định của pháp luật.
7. Quản lý tài liệu
tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
- Rà soát, thống kê tình hình tài liệu
của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu để thu thập tài liệu, chuẩn bị hồ sơ,
tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử các cấp.
- Tiếp tục thực hiện chỉnh lý tài liệu
theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về
tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,
Lưu trữ lịch sử; thực hiện nâng cấp những phông tài liệu không còn phù hợp với
quy định hiện hành; tiến hành bồi nền những tài liệu đã xuống cấp.
- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá
trị theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ
phù hợp với điều kiện thực tế, đảm bảo tài liệu sau khi đã lập hồ sơ hoàn chỉnh
và xây dựng dữ liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo
quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng
nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng nặng.
- Đảm bảo an toàn tài liệu, thực hiện
bồi nền, phục chế, vệ sinh tài liệu, phòng chống cháy nổ, lũ lụt; phòng chống
các nguy cơ ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ lịch sử.
- Quan tâm đầu tư trang thiết bị, cơ
sở vật chất, phòng, kho lưu trữ theo hướng khoa học, hiện đại. Rà soát, cân đối
kinh phí để đầu tư kho lưu trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn
tài liệu theo quy định hiện hành.
- Tăng cường phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ lịch sử, đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân theo quy định.
- Công bố, giới thiệu, quảng bá các
nguồn tài liệu hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đến công chúng các
hình thức như: trưng bày, triển lãm, viết bài, xuất bản sách giới thiệu tài liệu
lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền
thông xã hội.
8. Bố trí kinh
phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ
- Bố trí đủ kinh phí cho hoạt động
văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020 của Chính phủ và Điều 39 của Luật Lưu trữ năm 2011. Trong đó ưu tiên
kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử và kinh phí số hóa
tài liệu để giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ bó gói, tồn đọng, tích đống tại
các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Nghệ An.
- Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức thuộc
phạm vi quản lý bố trí kho lưu trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an
toàn tài liệu theo quy định của pháp luật.
III. NHIỆM VỤ TRỌNG
TÂM NĂM 2023
Trong năm 2023, các cơ quan, đơn vị,
địa phương cần tập trung quản lý, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ trọng tâm sau đây:
1. Tiếp tục triển khai thực hiện có
hiệu quả Kế hoạch số 08/KH-UBND ngày 08/01/2021 của UBND tỉnh về thực hiện Đề
án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025”.
2. Rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban
hành các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành và
phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.
3. Sử dụng có hiệu quả Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành trong việc quản lý văn bản, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử
trên phần mềm hồ sơ công việc.
4. Thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
hướng tới Chính phủ số.
5. Giải quyết dứt điểm tình trạng tài
liệu tồn đọng, tích đống, bó gói. Quan tâm việc bố trí kho lưu trữ và trang bị
các thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan.
IV. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Các sở, ban, ngành cấp tỉnh,
UBND các huyện, thành phố, thị xã
- Xây dựng và ban hành kế hoạch công
tác văn thư, lưu trữ hoặc phương hướng nhiệm vụ năm 2023 phù hợp với điều kiện
của từng cơ quan, đơn vị, địa phương.
- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các
đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu
trữ.
2. Sở Nội vụ
Chủ trì theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc,
kiểm tra các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
năm 2023 theo nội dung tại kế hoạch này.
Yêu cầu các sở, ban, ngành cấp tỉnh,
UBND các huyện, thành phố, thị xã nghiêm túc thực hiện. Trong quá trình thực hiện
nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Sở Nội vụ
(qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để báo cáo UBND tỉnh xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Chủ tịch, PCT TTr UBND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành cấp tỉnh;
- UBND các huyện, thành phố, thị xã;
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
- CVP, PVP TH UBND tỉnh;
- Lưu: VT, TH (Hùng).
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lê Hồng Vinh
|