Kế hoạch 23/KH-UBND về công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 do tỉnh Bắc Kạn ban hành

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2023

Căn cứ quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch số 92/KH-UBND ngày 26/02/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”; Kế hoạch số 331/KH-UBND ngày 27/5/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh về công bố tài liệu lưu trữ tỉnh Bắc Kạn phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước giai đoạn 2022 - 2030, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 với những nội dung sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm phục vụ tốt hơn công tác chỉ đạo điều hành, nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay; quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

2. Yêu cầu

- Tăng cường quản lý nhà nước, công tác chỉ đạo, tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thống nhất, hiệu quả và theo đúng quy định của pháp luật.

- Các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và nhiệm vụ đưa ra đảm bảo tính khả thi, phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị và triển khai thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ theo kế hoạch đề ra.

II. NỘI DUNG NHIỆM VỤ

1. Nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức (thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn)

a) Tổ chức triển khai, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, nhất là quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan cho công chức, viên chức các phòng chuyên môn và đơn vị trực thuộc.

b) Ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan hằng năm; sửa đổi, bổ sung các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, triển khai thực hiện phù hợp với quy định[1].

c) Bố trí, phân công công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ phù hợp đáp ứng được yêu cầu của vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức theo đúng quy định của pháp luật. Thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

d) Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thường xuyên để đảm bảo các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ; quản lý sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; thu thập, chỉnh lý; bảo quản; thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện đúng quy định tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

đ) Quan tâm, chỉ đạo, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ (hồ sơ tài liệu giấy, hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành) và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại chương IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

e) Tiếp tục chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch xử lý tài liệu giấy tồn đọng, tích đống; thực hiện nghiêm việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để tránh tồn đọng và tái tồn đọng tài liệu sau khi đã thực hiện chỉnh lý; chuẩn bị và thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (nếu có) của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của pháp luật.

g) Tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử theo Kế hoạch số 92/KH-UBND ngày 26/02/2021 của UBND tỉnh về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”.

h) Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn theo quy định báo cáo thống kê ngành nội vụ (Thực hiện trên phần mềm báo cáo thống kê của Bộ Nội vụ).

i) Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, trong đó quan tâm bố trí kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử; xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống (việc xây dựng dự toán kinh phí hằng năm căn cứ quy định tại Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; Điều 39 Luật Lưu trữ).

k) Bố trí, cải tạo, xây dựng mới kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích bảo quản tài liệu lưu trữ; trang bị các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu lưu trữ, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

2. Nhiệm vụ của cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (Sở Nội vụ)

Ngoài các nhiệm vụ tại mục 1 phần II Kế hoạch này, Sở Nội vụ tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ được giao, cụ thể:

a) Tiếp tục nghiên cứu tham mưu, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện thống nhất tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực văn thư, lưu trữ mới ban hành: Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu; tham mưu UBND tỉnh Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn (thay thế Quyết định số 486/QĐ-UBND ngày 09/4/2013).

b) Xây dựng Kế hoạch, chương trình nội dung tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác tập huấn, triển khai, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài liệu và các quy định mới về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.

c) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

d) Đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, Danh mục tài liệu hết giá trị; thu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn theo quy định.

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2023

Căn cứ quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch số 92/KH-UBND ngày 26/02/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”; Kế hoạch số 331/KH-UBND ngày 27/5/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh về công bố tài liệu lưu trữ tỉnh Bắc Kạn phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước giai đoạn 2022 - 2030, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 với những nội dung sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Thực hiện đúng quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nhằm phục vụ tốt hơn công tác chỉ đạo điều hành, nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay; quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

2. Yêu cầu

- Tăng cường quản lý nhà nước, công tác chỉ đạo, tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thống nhất, hiệu quả và theo đúng quy định của pháp luật.

- Các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và nhiệm vụ đưa ra đảm bảo tính khả thi, phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị và triển khai thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ theo kế hoạch đề ra.

II. NỘI DUNG NHIỆM VỤ

1. Nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức (thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn)

a) Tổ chức triển khai, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, nhất là quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan cho công chức, viên chức các phòng chuyên môn và đơn vị trực thuộc.

b) Ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan hằng năm; sửa đổi, bổ sung các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, triển khai thực hiện phù hợp với quy định[1].

c) Bố trí, phân công công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ phù hợp đáp ứng được yêu cầu của vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức theo đúng quy định của pháp luật. Thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

d) Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thường xuyên để đảm bảo các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ; quản lý sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; thu thập, chỉnh lý; bảo quản; thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện đúng quy định tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

đ) Quan tâm, chỉ đạo, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ (hồ sơ tài liệu giấy, hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành) và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại chương IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

e) Tiếp tục chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch xử lý tài liệu giấy tồn đọng, tích đống; thực hiện nghiêm việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để tránh tồn đọng và tái tồn đọng tài liệu sau khi đã thực hiện chỉnh lý; chuẩn bị và thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (nếu có) của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của pháp luật.

g) Tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử theo Kế hoạch số 92/KH-UBND ngày 26/02/2021 của UBND tỉnh về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”.

h) Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn theo quy định báo cáo thống kê ngành nội vụ (Thực hiện trên phần mềm báo cáo thống kê của Bộ Nội vụ).

i) Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, trong đó quan tâm bố trí kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử; xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống (việc xây dựng dự toán kinh phí hằng năm căn cứ quy định tại Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; Điều 39 Luật Lưu trữ).

k) Bố trí, cải tạo, xây dựng mới kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích bảo quản tài liệu lưu trữ; trang bị các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu lưu trữ, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

2. Nhiệm vụ của cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (Sở Nội vụ)

Ngoài các nhiệm vụ tại mục 1 phần II Kế hoạch này, Sở Nội vụ tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ được giao, cụ thể:

a) Tiếp tục nghiên cứu tham mưu, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện thống nhất tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh; tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực văn thư, lưu trữ mới ban hành: Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu; tham mưu UBND tỉnh Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn (thay thế Quyết định số 486/QĐ-UBND ngày 09/4/2013).

b) Xây dựng Kế hoạch, chương trình nội dung tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác tập huấn, triển khai, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài liệu và các quy định mới về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.

c) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

d) Đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, Danh mục tài liệu hết giá trị; thu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn theo quy định.

đ) Thực hiện công tác quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh: Thực hiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định; tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

e) Tiếp tục tham mưu UBND tỉnh Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và tổ chức thực hiện sau khi Đề án trên được phát hành. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong tra cứu tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử nhằm bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức thực hiện nhiệm vụ tại Kế hoạch số 331/KH-UBND ngày 27/5/2022 của UBND tỉnh Bắc Kạn về công bố tài liệu lưu trữ tỉnh Bắc Kạn phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước giai đoạn 2022 - 2030 để chuẩn bị các điều kiện cho việc công bố tài liệu lưu trữ của tỉnh theo kế hoạch.

g) Trang bị các trang thiết bị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh đáp ứng yêu cầu thu thập hồ sơ, tài liệu giấy và hồ sơ, tài liệu điện tử; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các cơ quan, tổ chức (thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn) căn cứ nội dung Kế hoạch này, chủ động triển khai xây dựng Kế hoạch và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 đảm bảo đúng quy định, hiệu quả.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao, đồng thời theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 theo nội dung Kế hoạch này.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023, UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và các cơ quan, tổ chức liên quan tổ chức, thực hiện./.