|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LẠNG SƠN
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------
|
|
Số: 22/KH-UBND
|
Lạng Sơn, ngày 05
tháng 02 năm 2020
|
KẾ HOẠCH
TRIỂN KHAI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN NĂM
2020
Thực hiện văn bản
số 6532/BNV-VTLTNN ngày 26/12/2019 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ
công tác văn thư, lưu trữ năm 2020, UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai công
tác văn thư, lưu trữ năm 2020, như sau:
I. MỤC ĐÍCH,
YÊU CẦU
1. Mục đích
Nâng cao trách nhiệm
của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo và tổ chức triển
khai công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo
đúng quy định pháp luật, phù hợp với tình hình thực tế trên địa bàn tỉnh;
làm cơ sở để các cơ quan, tổ chức triển khai các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ
về công tác văn thư, lưu trữ trong năm 2020.
Phát huy vai trò
của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động chỉ đạo, điều hành và
quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu lực,
hiệu quả quản lý Nhà nước, đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin, tài liệu
lưu trữ trong bối cảnh chính quyền điện tử và cải cách hành chính hiện nay.
2. Yêu cầu
Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển
khai đầy đủ các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng quy định của
pháp luật, thực hiện thống nhất, có hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế của
từng cơ quan, tổ chức.
Tăng cường việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác trao đổi, quản lý, lưu trữ, giải quyết, xử lý văn bản,
lập hồ sơ công việc, đảm bảo rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng, hiệu
quả công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý văn bản của các cơ quan,
tổ chức trên địa bàn tỉnh, đáp ứng yêu cầu gửi, nhân văn bản điện tử
giữa các cơ quan, tổ chức.
Nâng cao trách nhiệm của công chức,
viên chức trong việc chấp hành các quy định về văn thư, lưu trữ, lập hồ sơ
công việc; đưa việc chấp hành các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành
một trong các tiêu chí để đánh giá, phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ đối
với tập thể cơ quan, tổ chức và cá nhân công chức, viên chức hằng năm.
II. NỘI DUNG
1. Phổ biến, quán triệt các
quy định về văn thư, lưu trữ
Căn cứ vào tình hình thực tế,
các cơ quan, tổ chức phổ biến, quán triệt các văn bản chỉ đạo, điều hành
về văn thư, lưu trữ tới các cơ quan, tổ chức trực thuộc và cán bộ, công chức,
viên chức thuộc phạm vi quản lý, cụ thể:
a) Nội dung phổ biến, quán triệt:
- Tuyên truyền, phổ biến và triển
khai, hướng dẫn Luật Lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản
điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao
đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản
của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các
cơ quan, tổ chức; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu
lưu trữ điện tử... và các văn bản hướng dẫn liên quan khác của Trung ương, bộ,
ngành.
- Các quy định, quyết định, văn
bản chỉ đạo của UBND tỉnh và các văn bản hướng dẫn của Sở Nội vụ về
văn thư, lưu trữ.
- Các quy định, quy chế, kế hoạch,
chương trình, văn bản chỉ đạo của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu trữ.
Lưu ý: Tập trung phổ biến, quán triệt các quy định về văn bản điện tử, dữ
liệu, hồ sơ, tài liệu điện tử.
b) Hình thức phổ biến, quán triệt:
Trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh, Trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ
chức, qua Hệ thống phần mềm văn phòng điện tử, Hội nghị tập huấn, triển khai sơ
kết, tổng kết....
c) Thời gian thực hiện: Thường
xuyên trong năm.
2. Ban hành văn bản quản
lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
a) Sở Nội vụ:
- Tham mưu UBND tỉnh rà soát,
đánh giá các quy định, văn bản quản lý, chỉ đạo điều hành về văn thư,
lưu trữ, kịp thời đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới đảm bảo kịp thời,
thống nhất và đáp ứng yêu cầu quản lý, phù hợp với quy định của pháp luật
hiện hành, đặc biệt là các quy định, văn bản chỉ đạo về quản lý, sử dụng
văn bản điện tử đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác trong tình hình mới;
- Căn cứ các quy định pháp luật
hiện hành và tình hình thực tế, hướng dẫn các nội dung về công tác văn thư,
lưu trữ để thống nhất triển khai trên phạm vi toàn tỉnh.
b) Các cơ quan, tổ chức:
Tiếp tục rà soát sửa đổi, bổ
sung hoặc ban hành mới các quy định, quy chế và các văn bản chỉ đạo về
công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp
quan, tổ chức, cụ thể: với chức năng, nhiệm vụ, tình hình thực tế của cơ
quan, tổ chức, cụ thể:
- Kế hoạch triển khai công tác
văn thư, lưu trữ năm 2020;
- Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ;
- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu của cơ quan, tổ chức;
- Danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức
năm 2020;
- Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;
- Quy định về trao đổi, quản lý
văn bản, lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan (theo
tình hình thực tế);
- Các quy định, quy chế, văn bản
chỉ đạo và các văn bản liên quan khác.
Thời gian hoàn thành: Trước
ngày 30/3/2020.
3. Thực hiện các nội dung công
tác văn thư và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
Các cơ quan, tổ chức chỉ đạo
và triển khai đầy đủ các nội dung công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ
chức và cơ quan, đơn vi ̣trực thuộc, thuộc phạm vi quản lý, đảm bảo đúng quy
định của pháp luật hiện hành, cụ thể:
- Công tác soạn thảo và ban hành
văn bản giấy và văn bản điện tử;
- Quản lý văn bản giấy và văn
bản điện tử đến, đi;
- Công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ
sơ, tài liệu giấy và hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan;
- Quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng
thư số, thiết bị lưu khóa bí mật;
- Quản lý và sử dụng con dấu,
bảo vệ bí mật Nhà nước.
4. Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp
vụ về văn thư, lưu trữ
a) Sở Nội vụ:
Xây dựng nội dung, chương trình và
tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở Kế hoạch
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lạng Sơn năm 2020 ban
hành kèm theo Quyết định số 2766/QĐ-UBND ngày 30/12/2019 của Chủ tịch UBND
tỉnh.
Thời gian hoàn thành: Trong Quý
III, năm 2020.
b) Các cơ quan, tổ chức:
Căn cứ tình hình thực tế, phối hợp
với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng nội dung, chương
trình và tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu
trữ cho lãnh đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc, công chức, viên chức văn thư,
lưu trữ (bao gồm cả chức danh công chức cấp xã) thuộc phạm vi cơ quan, đơn vị
quản lý.
Rà soát và cử công chức, viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp
đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu về tiêu chuẩn, chức danh theo quy định;
cử tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng đáp ứng yêu cầu ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trong tình hình mới.
Thời gian hoàn thành: Chậm nhất
trong Quý IV, năm 2020.
5. Công tác thanh tra, kiểm
tra
a) Sở Nội vụ: Xây dựng kế hoạch
và tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về
văn thư, lưu trữ; công tác văn thư, lưu trữ điện tử đối với các cơ quan, tổ
chức trên phạm vi toàn tỉnh.
b) Các cơ quan, tổ chức: Tăng
cường thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công
tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc và UBND cấp
xã (đối với các huyện, thành phố), tùy theo tình hình thực tế của cơ
quan, tổ chức, trong năm 2020 kiểm tra, thanh tra đạt 50% tổng số các cơ
quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý; tập trung thanh tra, kiểm tra vào các
nội dung sau:
- Về tiêu chuẩn ngạch công chức,
chức danh viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Về công tác văn thư: Soạn thảo
và ban hành văn bản, quản lý văn bản (bao gồm văn bản giấy và văn bản điện tử);
lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (bao gồm hồ
sơ, tài liệu giấy và hồ sơ, tài liệu điện tử); quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng
thư số, thiết bị lưu khóa bí mật;
- Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:
Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bố trí kho; mua
sắm trang thiết bị và các biện pháp bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu
lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
Dữ liệu thông tin đầu vào của tài
liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ bảo đảm theo đúng
quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu
trữ điện tử.
6. Về hoạt động lưu trữ và
quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan
Trên cơ sở các quy định pháp luật
hiện hành và tình hình thực tế, các cơ quan, tổ chức tăng cường thực hiện
đầy đủ các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, tập trung vào các nội dung trọng
tâm sau:
a) Các cơ quan, tổ chức tăng cường
thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ và giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá
trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
b) Bố trí kho lưu trữ để bảo
quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
c) Thực hiện các biện pháp để
bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu (trang bị thiết bị bảo quản tài liệu, khử
trùng, diệt mối mọt, côn trùng, vệ sinh,... kho lưu trữ theo đúng định mức
kinh tế - kỹ thuật quy định).
d) Thống kê, hoàn thiện mục lục,
công cụ tra cứu phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu quả.
đ) Tổ chức xác định giá trị tài
liệu để thực hiện các trình tự hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị
tài liệu hết thời hạn bảo quản.
e) Xây dựng kế hoạch, tổ chức
chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, từng bước giải quyết dứt điểm hồ sơ, tài
liệu bó gói, tồn đọng tại cơ quan, tổ chức.
g) Thống kê, lập mục lục hồ sơ,
tài liệu (đã chỉnh lý) có giá trị bảo quản vĩnh viễn để thực hiện
các trình tự giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
7. Về hoạt động lưu trữ và
quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư
- Lưu trữ triển khai đầy đủ các nội dung chuyên môn, nghiệp vụ tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh, trong đó tập trung vào một số nội dung trọng tâm sau:
- Tiếp tục phối hợp với các cơ
quan liên quan đề xuất các giải pháp công nghệ, kỹ thuật để làm cơ sở
hoàn thiện phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ điện tử; xây dựng kế hoạch, lựa
chọn hồ sơ, tài liệu thực hiện số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu điện tử thuộc Đề
án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và thu thập hồ sơ, tài liệu
điện tử vào lưu trữ lịch sử tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2018 - 2025”.
- Tiếp tục thống kê, hoàn thiện
mục lục, công cụ tra cứu tài liệu, sắp xếp các Phông lưu trữ theo mã định
danh các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh để phục vụ khai thác, tra cứu hồ sơ,
tài liệu lưu trữ có hiệu quả.
- Xây dựng kế hoạch, phương án và
thực hiện các biện pháp bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Lập mục lục tài liệu Mật (nếu
có), tham mưu cho cấp có thẩm quyền phê duyệt, thực hiện các trình tự
giải mật.
- Xây dựng kế hoạch, hướng dẫn
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu có giá
trị bảo quản vĩnh viễn để giao nhận vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định;
- Phối hợp với Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia và các tổ chức, cá
nhân tổ chức thu thập, sưu tầm hồ sơ, tài liệu quý hiếm để công bố, giới thiệu.
- Thực hiện tốt công tác phục vụ
khai thác tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của độc giả và các cơ quan, đơn vị.
8. Hiện đại hóa công tác văn
thư, lưu trữ
a) Sở Thông tin và Truyền thông
chủ trì phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và Sở Nội vụ:
- Tiếp tục nghiên cứu, đánh giá
hiệu quả, sự phù hợp đối với phần mềm Văn phòng điện tử (VNPT-iOffice)
đang triển khai, áp dụng trong các cơ quan, tổ chức thuộc UBND tỉnh để
làm cơ sở hoàn thiện chức năng phần mềm Văn phòng điện tử đảm bảo tuân
thủ với các chuẩn hệ thống, chuẩn thông tin, dữ liệu phù hợp với kiến
trúc chính quyền điện tử của tỉnh, đáp ứng yêu cầu trong hoạt động chỉ
đạo, điều hành và quản lý văn bản điện tử; lập và lưu trữ hồ sơ điện
tử; gửi, nhân văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức;
- Tiếp tục đề xuất trang bị các
trang thiết bị kỹ thuật và các giải pháp công nghệ, hoàn thiện phần mềm số
hóa tài liệu lưu trữ điện tử.
b) Sở Nội vụ tiếp tục lựa chọn hồ
sơ, tài liệu để số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu điện tử
trên phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
c) Các cơ quan, tổ chức ứng dụng,
sử dụng có hiệu quả phần mềm văn phòng điện tử đang được thống nhất áp dụng
tại cơ quan, tổ chức trong hoạt động chỉ đạo, điều hành và quản lý hồ sơ,
văn bản điện tử; chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc, công chức, viên chức
thuộc thẩm quyền quản lý tận dụng và phát huy tối đa hạ tầng kỹ thuật công
nghệ thông tin hiện có và các giải pháp kỹ thuật, phần mềm để thực hiện các
nội dung:
- Sử dụng hệ thống thư điện tử
công vụ phục vụ công việc; duy trì trao đổi, chia sẻ thông tin đảm bảo nâng
cao chất lượng, hiệu quả công việc;
- Tổ chức triển khai lập hồ sơ
công việc trên môi trường mạng; các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa
các cơ quan được thực hiện trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số, chứng thư số
đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin.
d) Các cơ quan nghiên cứu, đề xuất
và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu
trữ theo đúng quy định của pháp luật.
9. Bố trí kinh phí cho công
tác văn thư, lưu trữ
a) Sở Nội vụ:
Phối hợp với Sở Tài chính tham mưu
cho UBND tỉnh xem xét, phân bổ dự toán kinh phí cho các hoạt động lưu trữ
đối với Lưu trữ lịch sử tỉnh và hỗ trợ kinh phí cho các cơ quan, tổ chức sử
dụng ngân sách tỉnh chỉnh lý tài liệu lưu trữ và các hoạt động lưu trữ
khác (nếu có) theo quy định.
b) Các cơ quan, tổ chức chủ động
cân đối, bố trí kinh phí từ nguồn kinh phí của cơ quan, đơn vi ̣đảm bảo
đáp ứng các hoạt động về văn thư, lưu trữ theo Điều 39 của Luật Lưu trữ,
bố trí kinh phí để xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng, bó gói theo chỉ đạo
của UBND tỉnh tại văn bản số 1046/UBND-NC ngày 02/10/2017 về tăng cường công
tác lập trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh.
III. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1.
Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; UBND các huyện, thành phố; các cơ quan, đơn vị của
Trung ương trên địa bàn tỉnh thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
lịch sử tỉnh:
a) Xây dựng kế hoạch, chỉ đạo
tổ chức triển khai các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan,
đơn vị và các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý trước ngày
20/02/2020, gửi về Sở Nội vụ tổng hợp.
b) Báo cáo kết quả triển
khai, thực hiện Kế hoạch này và báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu
trữ và tài liệu lưu trữ năm 2020 theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV
gửi về Sở Nội vụ tổng hợp trước ngày 15/01/2021.
2.
Sở Nội vụ
a) Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và
kiểm tra các cơ quan, tổ chức thực hiện các nội dung theo Kế hoạch này và trực
tiếp chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử
của tỉnh.
b) Tham mưu UBND tỉnh tổ chức triển
khai thực hiện Nghị định về công tác văn thư (Nghị định thay thế Nghị định số
110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ) sau khi được ban hành; tổng kết Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011 và đề xuất sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
c) Tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh
kết quả triển khai công tác văn thư, lưu trữ, báo cáo Bộ Nội vụ, Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định.
Trong quá trình tổ chức triển
khai thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh, các cơ quan, đơn vi ̣phản
ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.
|
Nơi nhận:
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Bộ
Nội vụ;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Văn phòng Tỉnh ủy;
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch
sử tỉnh (theo QĐ số 1247/QĐ-UBND ngày 11/7/2019 của UBND tỉnh);
- Sở Nội vụ;
- Lưu: VT, NC (HTMĐ)
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Dương Xuân Huyên
|