Kế hoạch 14698/KH-UBND thực hiện Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024-2026” (phân kỳ năm 2024)
| Số hiệu | 14698/KH-UBND |
| Ngày ban hành | 23/12/2024 |
| Ngày có hiệu lực | 23/12/2024 |
| Loại văn bản | Kế hoạch |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Khánh Hòa |
| Người ký | Lê Hữu Hoàng |
| Lĩnh vực | Công nghệ thông tin |
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 14698/KH-UBND |
Khánh Hòa, ngày 23 tháng 12 năm 2024 |
Căn cứ Quyết định số 4607/QĐ-UBND ngày 14 tháng 12 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch chuyển đổi số tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030;
Căn cứ Quyết định số 1241/QĐ-UBND ngày 09 tháng 5 năm 2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định phê duyệt Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024 - 2026”; Quyết định số 3327/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định điều chỉnh phê duyệt Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024 - 2026”;
Căn cứ Công văn số 9653/UBND-TH ngày 29 tháng 8 năm 2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc đồng ý chủ trương thực hiện Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024 - 2026”.
UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024 - 2026 (phân kỳ năm 2024) như sau:
1. Mục đích
- Nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2016 trở về trước được hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Đoàn ĐBQH & HĐND tỉnh; các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
- Số hóa nhằm chuyển dạng tài liệu từ lưu trữ tài liệu giấy truyền thống sang lưu trữ hiện đại là lưu trữ điện tử; xây dựng cơ sở dữ liệu, xây dựng công cụ tra cứu hoàn chỉnh, bảo vệ tình trạng vật lý của tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, đặc biệt là những tài liệu có giá trị, có nguy cơ hư hỏng, tần suất khai thác sử dụng thường xuyên.
- Thực hiện bồi nền đối với những tài liệu có tình trạng vật lý kém (bị mủn, giòn, dễ gãy nát, dính bết, rách).
2. Yêu cầu
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải đảm bảo trên nguyên tắc tập trung, thống nhất, không xé lẻ phông lưu trữ theo hướng dẫn tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và hướng dẫn của ngành dọc cấp trên; hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn phải thực hiện giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
- Việc số hóa tài liệu lưu trữ phải được thực hiện nghiêm túc và đúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm quản lý đầy đủ, khoa học các tài liệu cần lưu trữ, đáp ứng hiệu quả nhu cầu tra cứu, nghiên cứu tài liệu; bảo đảm sự thuận lợi trong ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
- Bồi nền tài liệu phải đúng quy trình, kỹ thuật theo Thông tư số 12/2014/TT-BNV ngày 28/10/2014 quy định định mức kinh tế, kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công. Tài liệu đưa ra bồi nền phải tuyệt đối an toàn, không làm thay đổi trật tự các tài liệu trong hồ sơ lưu trữ.
1. Chỉnh lý tài liệu từ năm 2016 trở về trước của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố
a) Đối với các cơ quan cấp tỉnh
Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Văn hóa và Thể thao triển khai xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu từ năm 2016 trở về trước cần thực hiện chỉnh lý và tiến hành bàn giao sau khi có thông báo của Sở Nội vụ với khối lượng 240 mét giá tài liệu, cụ thể:
|
STT |
Tên cơ quan, đơn vị |
Khối lượng tài liệu chỉnh lý sơ bộ (mét) |
Khối lượng tài liệu chỉnh lý rời lẻ (mét) |
|
01 |
Sở Giáo dục và Đào tạo |
92 |
0 |
|
02 |
Văn phòng Đoàn ĐBQH & HĐND tỉnh |
30 |
0 |
|
03 |
Sở Văn hóa và Thể thao |
118 |
0 |
|
Tổng |
240 |
0 |
|
b) Đối với các huyện, thị xã, thành phố
Trên cơ sở dự toán kinh phí và khối lượng tài liệu của các huyện, thị xã, thành phố đã được UBND tỉnh phê duyệt tại Quyết định số 3327/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2024 về việc Điều chỉnh Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024 - 2026”; Hàng năm, UBND các huyện, thị xã, thành phố chủ động xây dựng kế hoạch triển khai và bố trí kinh phí để thực hiện chỉnh lý theo lộ trình, cụ thể:
|
STT |
Tên cơ quan, đơn vị |
Khối lượng tài liệu chỉnh lý sơ bộ (mét) |
Khối lượng tài liệu chỉnh lý rời lẻ (mét) |
Lộ trình thực hiện giai đoạn 2024 - 2026 |
|
01 |
Thành phố Nha Trang |
887 |
90 |
X |
|
02 |
Thành phố Cam Ranh |
174 |
13 |
X |
|
03 |
Thị xã Ninh Hòa |
1097 |
382 |
X |
|
04 |
Huyện Diên Khánh |
33,6 |
433,2 |
X |
|
05 |
Huyện Vạn Ninh |
195,8 |
249,26 |
X |
|
06 |
Huyện Khánh Vĩnh |
15 |
392,54 |
X |
|
07 |
Huyện Khánh Sơn |
27 |
644 |
X |
|
08 |
Huyện Cam Lâm |
0 |
894,5 |
X |
|
Tổng cộng |
2.429,40 |
3.098,50 |
|
|
2. Bồi nền tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Thực hiện bồi nền 15.000 tờ tài liệu có tình trạng vật lý kém (bị mủn, giòn, dễ gãy nát, rách) đang được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
3. Nhiệm vụ “Xây dựng Cổng thông tin Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và số hóa”
Thực hiện nhiệm vụ theo Kế hoạch số 1107/KH-UBND ngày 29/01/2024 của UBND tỉnh về kế hoạch chuyển đổi tỉnh Khánh Hòa năm 2024.
Thời gian thực hiện: từ cuối năm 2024 đến năm 2025
