Kế hoạch 123/KH-UBND năm 2021 triển khai thực hiện Quyết định 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025" do tỉnh Hưng Yên ban hành

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03/4/2020 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN "LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020-2025"

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025"; Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ về ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021-2030.

Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ của Thủ tướng Chính phủ như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ, giải pháp được đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ theo đúng tiến độ nhằm từng bước đạt được các mục tiêu của Đề án Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025".

b) Từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đảm bảo quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu điện tử có hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.

2. Yêu cầu

a) Xây dựng hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ để triển khai thực hiện đồng bộ tại các cơ quan, tổ chức. Hoàn thiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và các dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

b) Các văn bản, hồ sơ, tài liệu được số hóa và lưu trữ ở dạng điện tử; đáp ứng yêu cầu khai thác điện tử và tích hợp được Hệ thống cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu với Lưu trữ lịch sử tỉnh.

c) Bảo đảm tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương, đáp ứng yêu cầu chính trị và nhu cầu xã hội tạo đồng thuận trong quá trình triển khai thực hiện.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Mục tiêu thực hiện

a) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng; (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Hoàn thiện chức năng quản lý tài liệu, hồ sơ lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên “Hệ thống quản lý văn bản và điều hành” của tỉnh đáp ứng yêu cầu của pháp luật và đảm bảo tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

b) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử

- Bảo đảm tối thiểu 100% Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có giải pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;

- Bảo đảm số hóa tối thiểu 50% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;

- Bảo đảm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

c) Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước.

2. Nhiệm vụ cụ thể: (Có Phụ lục kèm theo)

III. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ điện tử

a) Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ không còn phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tiễn ở địa phương, nhất là với yêu cầu về quản lý tài liệu điện tử.

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03/4/2020 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN "LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020-2025"

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025"; Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ về ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021-2030.

Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ của Thủ tướng Chính phủ như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ, giải pháp được đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ theo đúng tiến độ nhằm từng bước đạt được các mục tiêu của Đề án Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025".

b) Từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đảm bảo quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu điện tử có hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.

2. Yêu cầu

a) Xây dựng hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ để triển khai thực hiện đồng bộ tại các cơ quan, tổ chức. Hoàn thiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và các dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

b) Các văn bản, hồ sơ, tài liệu được số hóa và lưu trữ ở dạng điện tử; đáp ứng yêu cầu khai thác điện tử và tích hợp được Hệ thống cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu với Lưu trữ lịch sử tỉnh.

c) Bảo đảm tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương, đáp ứng yêu cầu chính trị và nhu cầu xã hội tạo đồng thuận trong quá trình triển khai thực hiện.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Mục tiêu thực hiện

a) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng; (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Hoàn thiện chức năng quản lý tài liệu, hồ sơ lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên “Hệ thống quản lý văn bản và điều hành” của tỉnh đáp ứng yêu cầu của pháp luật và đảm bảo tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

b) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử

- Bảo đảm tối thiểu 100% Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ chuyên ngành có giải pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;

- Bảo đảm số hóa tối thiểu 50% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4;

- Bảo đảm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

c) Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước.

2. Nhiệm vụ cụ thể: (Có Phụ lục kèm theo)

III. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ điện tử

a) Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ không còn phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình thực tiễn ở địa phương, nhất là với yêu cầu về quản lý tài liệu điện tử.

b) Ban hành văn bản hướng dẫn quy trình nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử.

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ hiện đại, xây dựng các trường dữ liệu thân thiện, dễ sử dụng đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.

b) Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử (đối với những cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh).

c) Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

3. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành.

b) Xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử đúng quy định của pháp luật; lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử và đáp ứng việc tích hợp với Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước.

4. Đào tạo, bồi dưỡng

Xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Làm đầu mối theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ tại Kế hoạch; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện và đề xuất xử lý những vấn đề phát sinh.

b) Xây dựng kế hoạch hỗ trợ các cơ quan, tổ chức xử lý tài liệu giấy tồn đọng để đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng.

c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng Hệ thống quản lý lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật để triển khai thực hiện tại các cơ quan nhà nước.

d) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng về lưu trữ tài liệu điện tử cho các công chức, viên chức làm lưu trữ (kể cả kiêm nhiệm) của các cơ quan nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã và các cán bộ, công chức, viên chức có liên quan đến công tác quản lý tài liệu điện tử theo lộ trình phù hợp.

đ) Triển khai công tác tuyên truyền về quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử; xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên cơ sở văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nâng cấp “Hệ thống quản lý văn bản và điều hành” đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu điện tử, lập hồ sơ trên môi trường mạng và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của pháp luật.

b) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan nghiên cứu, đề xuất trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh, tích hợp, kết nối liên thông tài liệu Lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật trên địa bàn tỉnh.

c) Bảo đảm an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Sở Tài chính

Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch và Đầu tư thẩm định dự toán, tham mưu báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí nguồn kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước cho các đơn vị để thực hiện nhiệm vụ được giao trong Kế hoạch theo quy định của Luật Ngân sách nước và các văn bản hiện hành.

4. Sở Kế hoạch và Đầu tư

Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính, Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phân bổ ngân sách để thực hiện các nội dung của Kế hoạch.

5. Các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố

a) Xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện; phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan triển khai thực hiện hiệu quả Kế hoạch.

b) Cân đối, bố trí kinh phí, tập trung chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức để số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu, phục vụ việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu trong môi trường mạng.

c) Rà soát, đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, địa phương bảo đảm đáp ứng yêu cầu của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử.

d) Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thực hiện việc tạo lập, phát hành văn bản; lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo quy định.

đ) Thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị, địa phương; bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức, viên chức bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử.

e) Báo cáo kết quả, tiến độ thực hiện và những khó khăn, vướng mắc của các cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện kế hoạch về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ), thời điểm báo cáo ngày 30/6 và ngày 31/12 hàng năm.

6. Các cơ quan ngành dọc Trung ương trên địa bàn tỉnh và các Doanh nghiệp nhà nước thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Căn cứ nội dung của Kế hoạch này, triển khai thực hiện các công việc liên quan đến công tác lưu trữ điện tử trong phạm vi quản lý của cơ quan, tổ chức bảo đảm đáp ứng việc lưu trữ an toàn tài liệu điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của pháp luật.

Trong quá trình triển khai thực hiện Kế hoạch, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.

PHỤ LỤC

NHIỆM VỤ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN KẾ HOẠCH “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HƯNG YÊN GIAI ĐOẠN 2020-2025”
(Kèm theo Kế hoạch số 123/KH-UBND ngày 29 tháng 7 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh)