|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH NINH BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 19/KH-UBND
|
Ninh Bình, ngày
03 tháng 02 năm 2021
|
KẾ HOẠCH
THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03/4/2020 CỦA THỦ TƯỚNG
CHÍNH PHỦ PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
GIAI ĐOẠN 2020 - 2025”
I. MỤC ĐÍCH,
YÊU CẦU
1. Mục đích
a) Tổ chức thực hiện có hiệu quả
các nhiệm vụ, giải pháp được đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020
của Thủ tướng Chính phủ theo đúng tiến độ nhằm từng bước đạt được các mục tiêu
của Đề án.
b) Quản lý thống nhất, bảo quản
an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước.
c) Nâng cao hiệu quả hoạt động
của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp
trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên địa
bàn tỉnh đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, thường xuyên.
d) Hoàn thiện Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành hiện đang thực hiện tại các cơ quan, đơn vị, địa phương
trên địa bàn tỉnh; bảo đảm thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm, hiệu quả.
2. Yêu cầu
a) Xác định vai trò, trách nhiệm
của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong việc chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và
thực hiện Đề án.
b) Tăng cường sự phối hợp chặt
chẽ giữa các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan trong quá trình triển khai Đề
án.
c) Bảo đảm tính khả thi, phù hợp
với điều kiện thực tế của tỉnh, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu
xã hội, tạo đồng thuận trong quá trình triển khai thực hiện.
d) Tiết kiệm, tận dụng tối đa
cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị hiện có.
II. NHIỆM VỤ,
GIẢI PHÁP
1. Triển
khai, hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
liên quan đến lưu trữ điện tử
a) Tăng cường triển khai, chỉ đạo
tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp
vụ liên quan đến lưu trữ điện tử do các cơ quan, ban ngành Trung ương ban hành
đảm bảo đúng quy định.
b) Tiến hành rà soát, sửa đổi,
bổ sung, thay thế, ban hành mới các quy định liên quan đến lưu trữ điện tử của
tỉnh làm cơ sở triển khai thực hiện đồng bộ, thống nhất trong toàn tỉnh.
2. Xây dựng
và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
a) Chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy
còn tồn đọng và xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu giấy đã được chỉnh lý
hoàn chỉnh tại các cơ quan, đơn vị nhằm đáp ứng yêu cầu thực hiện quy trình
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường điện tử.
b) Trang bị hạ tầng kỹ thuật,
trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn
và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan.
c) Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu của
pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp
lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử đối với các cơ
quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
d) Triển khai thực hiện các quy
trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan đảm bảo
tính chính xác, tin cậy, toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy cập sử dụng tài liệu;
quản lý an toàn tài liệu điện tử, phân quyền truy cập đối với từng loại hồ sơ ở
cấp độ khác nhau.
3. Xây dựng
và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Tiếp tục triển khai thực hiện
Quyết định số 315/QĐ-UBND ngày 24/02/2020 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình về
việc phê duyệt Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử” bảo đảm kết
quả, hoàn thành đúng thời hạn.
b) Trang bị hạ tầng kỹ thuật,
trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình
nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử; bảo đảm Hệ thống quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, lưu trữ
an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả.
c) Xây dựng Hệ thống quản lý cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh bảo đảm tích hợp được với cơ sở dữ
liệu tài liệu lưu trữ điện tử từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của
Lưu trữ quốc gia, đồng thời bảo đảm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu
trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước trên
địa bàn tỉnh.
d) Triển khai các giải pháp bảo
đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản
tài liệu.
4. Đào tạo,
bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản
lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước
a) Thực hiện các chương trình
đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn đội ngũ công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử và nghiệp vụ lưu trữ điện tử.
b) Kiện toàn tổ chức bộ máy làm
công tác lưu trữ đảm bảo đáp ứng được yêu cầu thực tiễn.
III. PHÂN
CÔNG NHIỆM VỤ
1. Sở Nội vụ
a) Là đầu mối theo dõi, đôn đốc
quá trình thực hiện Kế hoạch; tổng hợp kết quả, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh.
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan, đơn vị
- Rà soát, tham mưu sửa đổi, bổ
sung, thay thế, ban hành mới các quy định liên quan đến lưu trữ điện tử của tỉnh;
triển khai, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ điện tử.
- Tiếp tục chỉnh lý tài liệu giấy
còn tồn đọng, xây dựng kế hoạch tạo lập cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu giấy đã
được chỉnh lý hoàn chỉnh tại các cơ quan, đơn vị.
- Tham mưu xây dựng Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử bảo đảm đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.
- Xây dựng quy trình trao đổi,
lưu trữ, xử lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn
vị trên địa bàn tỉnh.
- Xây dựng và thực hiện chương trình
đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ và công
chức, viên chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm.
- Kiểm tra, hướng dẫn việc thực
hiện các quy định về lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị đảm bảo việc thực
hiện thống nhất đúng quy định.
- Triển khai thực hiện công tác
tuyên truyền về lưu trữ điện tử.
c) Chỉ đạo Lưu trữ lịch sử:
- Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả
của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng tại Kho lưu trữ lịch sử
tỉnh trên môi trường mạng.
- Thực hiện lộ trình tích hợp
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.
2. Sở Thông tin và Truyền
thông
a) Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan, đơn vị có liên quan nâng cấp tính năng lập Hồ sơ công việc và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên phần mềm Quản lý Văn bản và điều hành
VNPT-iOffice đáp ứng yêu cầu lưu trữ hồ sơ điện tử theo quy định.
b) Phối hợp với Sở Nội vụ khảo
sát, đánh giá hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, giải pháp kết nối và năng lực thực
hiện đối với các cơ quan, đơn vị trong tỉnh nhằm đảm bảo liên thông Hệ thống quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh
với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
c) Chủ trì kiểm tra, rà soát
các dự án số hóa tài liệu lưu trữ đang triển khai thực hiện tại các cơ quan,
đơn vị bảo đảm, thiết thực, hiệu quả, không chồng lấn dữ liệu và thực hiện thống
nhất với nội dung kế hoạch này.
d) Phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng
Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu điện
tử đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.
đ) Bảo đảm an toàn thông tin
trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
3. Sở Kế hoạch và Đầu tư
a) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân
tỉnh phương án phân bổ vốn đầu tư công thực hiện các chương trình, dự án quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.
b) Rà soát các dự án đầu tư về
công nghệ, cơ sở hạ tầng của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh trong quá
trình triển khai thực hiện Đề án, bảo đảm không bị chồng chéo nhiệm vụ lưu trữ
tài liệu điện tử giữa các dự án được phê duyệt hằng năm.
4. Sở Tài chính
Căn cứ khả năng ngân sách, tham
mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thực hiện Kế hoạch theo quy định.
5. Các sở, ban, ngành, Ủy
ban nhân dân các huyện, thành phố
a) Phối hợp với Sở Nội vụ chỉnh
lý tài liệu tồn đọng và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; thực hiện lập
hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành theo hướng dẫn.
b) Bảo đảm đầy đủ trang thiết bị,
chỉ đạo triển khai ứng dụng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các
cơ quan nhà nước theo nội dung của Kế hoạch và hướng dẫn của Sở Nội vụ.
c) Rà soát các dự án số hóa tài
liệu lưu trữ đang triển khai thực hiện tại đơn vị bảo đảm, thiết thực, hiệu quả,
không chồng lấn dữ liệu và thực hiện thống nhất với nội dung kế hoạch này
d) Thực hiện chương trình, kế
hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho công chức, viên chức làm công tác văn
thư, lưu trữ đảm bảo đủ năng lực, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn
thư, lưu trữ điện tử.
(Có
Phụ lục về nhiệm vụ cụ thể của các cơ quan, đơn vị kèm theo)
IV. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
a) Căn cứ chức năng, nhiệm vụ
được giao và mô hình, cơ cấu tổ chức, bộ máy, đặc thù chuyên môn nghiệp vụ của
đơn vị mình; các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố xây dựng
kế hoạch chi tiết để tổ chức thực hiện đảm bảo kết quả, đúng lộ trình, tiến độ.
Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các
cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội
vụ).
b) Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp
với các cơ quan, đơn vị liên quan hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc việc triển khai
thực hiện Kế hoạch; tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh sơ kết, tổng kết, báo cáo
việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử về Bộ Nội vụ theo quy định./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- Lãnh đạo UBND tỉnh;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Các Sở, Ban, ngành, đoàn thể;
- UBND các huyện, thành phố;
- Lưu: VT, VP7.
TC_VP7_VTLT_01
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Tống Quang Thìn
|
PHỤ LỤC
NHIỆM VỤ CỤ THỂ CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số /KH-UBND ngày
tháng 02 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình)
|
STT
|
Nhiệm vụ
|
Cơ quan, đơn vị chủ trì
|
Cơ quan, đơn vị phối hợp
|
Thời gian thực hiện
|
Thời gian hoàn thành
|
|
I
|
Triển
khai, hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
liên quan đến lưu trữ điện tử
|
|
1
|
Rà soát, tham mưu sửa đổi, bổ
sung, thay thế, ban hành mới các quy định liên quan đến lưu trữ điện tử của tỉnh
|
Sở Nội vụ
|
Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố
|
Hằng năm
|
|
|
2
|
Triển khai, chỉ đạo, hướng dẫn
tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp
vụ liên quan đến lưu trữ điện tử
|
Sở Nội vụ
|
Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố
|
Hằng năm
|
|
|
3
|
Triển khai thực hiện công tác
tuyên truyền về lưu trữ điện tử
|
Sở Nội vụ
|
Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố
|
Hằng năm
|
|
|
II
|
Xây
dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
|
|
|
1
|
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy
còn tồn đọng và xây dựng kế hoạch tạo lập cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu giấy
đã được chỉnh lý hoàn chỉnh tại các cơ quan, đơn vị
|
Sở Nội vụ
|
Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố
|
Hằng năm
|
Năm 2025
|
|
2
|
Hoàn thiện tính năng lập Hồ
sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên phần mềm Quản
lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice đáp ứng yêu cầu lưu trữ hồ sơ điện tử
theo quy định
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
Sở Nội vụ
|
|
Năm 2021
|
|
3
|
Tham mưu xây dựng Hệ thống quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
|
Sở Nội vụ
|
- Sở Thông tin và Truyền thông
- Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố
|
|
Năm 2022
|
|
4
|
Xây dựng quy trình trao đổi,
lưu trữ, xử lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan,
đơn vị trên địa bàn tỉnh
|
Sở Nội vụ
|
- Sở Thông tin và Truyền thông
- Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố
|
|
Năm 2022
|
|
5
|
Trang bị hạ tầng kỹ thuật,
trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an
toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan
|
Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố
|
Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông
|
Hằng năm
|
|
|
III
|
Xây
dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
|
|
1
|
Tiếp tục triển khai thực hiện
Quyết định số 315/QĐ-UBND ngày 24/02/2020 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình
về việc phê duyệt Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử”
|
Sở Nội vụ
|
Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông
|
|
Năm 2022
|
|
2
|
Khảo sát, đánh giá hạ tầng kỹ
thuật, công nghệ, giải pháp kết nối và năng lực thực hiện đối với các cơ
quan, đơn vị trong tỉnh nhằm đảm bảo liên thông Hệ thống quản lý tài liệu lưu
trữ điện tử giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh với Trung tâm
Lưu trữ lịch sử tỉnh
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
Sở Nội vụ
|
|
Năm 2021
|
|
3
|
Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả
của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng tại Kho Lưu trữ lịch
sử tỉnh trên môi trường mạng
|
Sở Nội vụ
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
|
Năm 2023
|
|
4
|
Xây dựng Hệ thống quản lý cơ
sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh và thực hiện lộ trình tích hợp
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài
liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước
|
Sở Nội vụ
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
Năm 2022 - 2025
|
Năm 2025
|
|
IV
|
Đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu
quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử
|
|
1
|
Thực hiện các chương trình
đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn đội ngũ công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và nghiệp vụ lưu trữ điện tử
|
Sở Nội vụ
|
Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố
|
Hằng năm
|
|
|
2
|
Kiện toàn tổ chức bộ máy làm
công tác lưu trữ đảm bảo đáp ứng được yêu cầu thực tiễn.
|
Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố
|
Sở Nội vụ
|
Hằng năm
|
|
|
V
|
Công
tác kiểm tra, rà soát, hướng dẫn
|
|
1
|
Kiểm tra, hướng dẫn việc thực
hiện các quy định về lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị
|
Sở Nội vụ
|
Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố
|
Hằng năm
|
|
|
2
|
Kiểm tra, rà soát các dự án số
hóa tài liệu lưu trữ đang triển khai thực hiện tại các cơ quan, đơn vị bảo đảm,
thiết thực, hiệu quả, không chồng lấn dữ liệu và thực hiện thống nhất với nội
dung Kế hoạch
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố
|
Hằng năm
|
|