Kế hoạch 119/KH-UBND năm 2023 thực hiện Quyết định 71/QĐ-TTg phê duyệt nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia, giai đoạn II do tỉnh Ninh Bình ban hành

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 71/QĐ-TTg NGÀY 10/02/2023 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ PHÊ DUYỆT CÁC NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA, GIAI ĐOẠN II

Triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, giai đoạn II, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch để tổ chức thực hiện như sau:

I. MỤC TIÊU, PHẠM VI

1. Mục tiêu

- Lập bản sao bảo hiểm bảo quản dự phòng đối với tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu lưu trữ của tỉnh có giá trị cao bị hư hỏng nặng trên các vật mang tin tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình bằng công nghệ tiên tiến, hiện đại.

- Bảo đảm sự toàn vẹn, ổn định, lâu dài; khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp xảy ra rủi ro, thảm họa bị mất bản gốc, bản chính.

2. Phạm vi

Lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình.

II. NHIỆM VỤ, THỜI GIAN THỰC HIỆN

1. Lựa chọn, thống kê tài liệu lưu trữ để số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm

- Số hóa tài liệu lưu trữ thuộc một trong các tiêu chí sau:

+ Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

+ Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thuộc các giai đoạn lịch sử trước năm 1975.

+ Tài liệu phản ánh thân thế, sự nghiệp, đóng góp của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu hoạt động trên địa bàn tỉnh qua các thời kỳ lịch sử.

+ Tài liệu lưu trữ trên vật mang tin: Lá, gỗ, vải, da, giấy dó… hoặc có ngôn ngữ thể hiện, hình thức trình bày, kỹ thuật chế tác độc đáo (hình vẽ, hoa văn, ký hiệu, chữ viết, hình ảnh, âm thanh…).

+ Tài liệu lưu trữ có giá trị cao bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng: Tài liệu bị mủn, giòn, rách, ố, mờ chữ… nhưng vẫn còn có khả năng đọc được hoặc tương đối đầy đủ thông tin.

- Phương pháp lựa chọn tài liệu số hóa:

+ Lựa chọn cả hồ sơ, không lựa chọn văn bản, tài liệu đơn lẻ.

+ Thống kê danh mục hồ sơ theo từng nhóm/khối tài liệu thuộc phông/công trình/sưu tập lưu trữ.

- Thời gian thực hiện: Từ năm 2023 đến năm 2026.

2. Số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ lập bản sao bảo hiểm

- Yêu cầu:

+ Số hóa tài liệu theo danh mục tài liệu đã được lựa chọn.

+ Tài liệu trước khi số hóa phải được chỉnh lý hoàn chỉnh.

+ Tài liệu số hóa phải đảm bảo chất lượng, yêu cầu theo quy định của pháp luật.

- Thời gian thực hiện: Từ năm 2026 đến năm 2033.

3. Bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ

- Nội dung: Bàn giao cơ sở dữ liệu tài liệu theo phông/công trình/sưu tập lưu trữ kèm theo danh mục thống kê tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ và số lượng tài liệu đã số hóa cho Bộ Nội vụ.

- Thời gian thực hiện: Từ năm 2028 đến năm 2034.

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Từ nguồn ngân sách nhà nước được bố trí trong dự toán hằng năm của cơ quan, đơn vị, địa phương theo phân cấp ngân sách hiện hành; lồng ghép trong các chương trình, dự án, đề án khác có liên quan (nếu có) theo quy định của pháp luật.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh:

+ Lựa chọn, lập danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, thực hiện số hoá phục vụ lập bản sao bảo hiểm tài liệu; xây dựng quy chế quản lý, bảo quản bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

+ Đề xuất đầu tư, nâng cấp hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; thực hiện lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ tài liệu quý, hiếm và tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng thuộc Phông Lưu trữ tỉnh Ninh Bình.

+ Tăng cường công tác bồi dưỡng, tập huấn nâng cao năng lực thực hiện nhiệm vụ tu bổ, phục chế, lập bản sao bảo hiểm tài liệu.

+ Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ.

- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị liên quan triển khai thực hiện nghiêm túc, hiệu quả các nội dung Kế hoạch; định kỳ trước ngày 15/12 hằng năm, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Nội vụ về kết quả triển khai thực hiện.

2. Sở Tài chính

Hằng năm, căn cứ khả năng cân đối ngân sách tỉnh, chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thường xuyên để thực hiện Kế hoạch theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

3. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Tổ chức phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ và Kế hoạch này nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lập bản sao bảo hiểm tài liệu.

- Thực hiện thu thập, chỉnh lý, lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đến hạn nộp lưu, nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng thành phần, thời gian quy định để thực hiện công tác số hóa và lập bản sao bảo hiểm.

- Định kỳ trước ngày 01/12 hằng năm, gửi Báo cáo kết quả thực hiện Kế hoạch, Danh mục tài liệu đáp ứng tiêu chí nêu tại mục 1 phần II Kế hoạch này về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh./.