|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 4272/HD-SNV
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 16 tháng 11 năm 2015
|
HƯỚNG DẪN
VỀ THỦ TỤC THẨM ĐỊNH, CÓ Ý KIẾN ĐỐI VỚI DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ TẠI
CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
ngày 11 tháng 11 năm 2011 và Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm
2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết
giá trị, Sở Nội vụ hướng dẫn thẩm định, có ý kiến đối với Danh mục tài liệu hết
giá trị tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố như sau:
I. DANH MỤC TÀI LIỆU
HẾT GIÁ TRỊ
1. Danh mục tài
liệu hết giá trị là bản thống kê các đơn vị tài liệu hết giá trị được loại ra để
hủy.
2. Danh mục tài liệu hết giá trị được
thống kê, hình thành trong các trường hợp sau:
a) Sau khi tổ chức thực hiện chỉnh lý
hồ sơ, tài liệu hoàn thành, số tài liệu loại ra được xác định
Danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị thẩm định, có ý kiến để hủy (tài liệu bị bao hàm, trùng thừa, tài liệu không đủ thể thức...);
b) Danh mục hồ sơ, tài liệu đã hết thời
hạn bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức được xác định Danh mục tài liệu hết
giá trị đề nghị thẩm định, có ý kiến để hủy.
II. THẨM QUYỀN THẨM ĐỊNH, CÓ Ý
KIẾN ĐỐI VỚI DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
1. Đối với Sở Nội vụ
Theo Điểm a, Khoản 2, Điều 28 Luật
Lưu trữ quy định: Việc thẩm định tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức thuộc
Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Thành phố thuộc thẩm quyền của Sở Nội vụ Thành phố. Trong đó:
a) Hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục
thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;
b) Hồ sơ, tài liệu
không thuộc Danh mục thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
2. Đối với Phòng Nội vụ quận, huyện
a) Thẩm tra Danh mục tài liệu hết giá
trị của phường, xã, thị trấn
Theo Khoản 1, Điều 19, Thông tư số
14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ,
tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
xã, phường, thị trấn: “Phòng Nội vụ cấp huyện thẩm tra tài liệu hết giá trị
cấp xã".
b) Thẩm định Danh mục tài liệu hết
giá trị của các cơ quan, tổ chức cấp huyện
Phòng Nội quận, huyện thẩm tra Danh mục
tài liệu hết giá trị đối với các cơ quan, tổ chức cấp huyện
không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử Thành phố.
3. Đối với Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
có cơ quan, tổ chức trực thuộc (mà các cơ quan, tổ chức trực thuộc này không
thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Thành phố)
Theo Điểm a, Khoản 2, Điều 28 Luật
Lưu trữ quy định: Việc có ý kiến đối với Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy
của cơ quan, tổ chức trực thuộc (không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố) thuộc thẩm quyền của Thủ
trưởng cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.
III. THỦ TỤC THẨM ĐỊNH, CÓ Ý KIẾN
ĐỐI VỚI DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
1. Về đề xuất thẩm định, có ý kiến đối
với Danh mục tài liệu hết giá trị.
a) Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc
Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
- Văn phòng (Phòng Hành chính) lập hồ
sơ trình Thủ trưởng cơ quan đề nghị Sở Nội vụ thẩm định Danh mục tài liệu hết
giá trị.
- Riêng các cơ quan, tổ chức cấp huyện
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố khi có yêu cầu
hủy tài liệu hết giá trị, lập hồ sơ đề nghị Phòng Nội vụ trình Ủy ban nhân dân quận, huyện: Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
đề nghị Sở Nội vụ thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Hồ sơ gửi đến Chi cục Văn thư - Lưu
trữ Thành phố 02 bộ (theo thành phần hồ sơ tại Khoản 2, Mục này).
b) Đối với cơ quan, tổ chức không thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố
- Đối với cơ quan, tổ chức cấp huyện
và Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.
+ Lập hồ sơ đề nghị Phòng Nội vụ quận,
huyện thẩm định, thẩm tra Danh mục tài liệu hết giá trị.
+ Hồ sơ gửi đến
Phòng Nội vụ quận, huyện (theo thành phần hồ sơ tại Khoản 2, Mục này).
- Đối với cơ quan, tổ chức khác không
thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ
lịch sử Thành phố
+ Lập hồ sơ đề nghị Thủ trưởng cơ
quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với Danh mục tài liệu hết giá trị.
Lưu trữ cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp thẩm định trình Thủ trưởng cơ quan
có ý kiến.
+ Hồ sơ gửi đến cơ quan, tổ chức cấp
trên trực tiếp (theo thành phần hồ sơ tại Khoản 2, Mục
này).
2. Thành phần hồ sơ
a) Văn bản đề nghị cơ quan có thẩm
quyền thẩm định, có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị (Phụ lục I);
b) Quyết định thành lập Hội đồng xác
định giá trị tài liệu;
c) Danh mục tài liệu hết giá trị (Phụ
lục II);
d) Bản thuyết minh tài liệu hết giá
trị (Phụ lục III);
đ) Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu (Phụ lục IV).
IV. TỔ CHỨC HỦY
TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
1. Nguyên tắc hủy tài liệu hết giá trị
a) Bảo đảm đúng thủ tục và quy trình quy
định;
b) Tài liệu hết giá trị phải được Hội
đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét và cơ quan quản lý
lưu trữ cấp trên hoặc thủ trưởng cơ quan cấp trên trực tiếp
thẩm định, có ý kiến trước khi người có thẩm quyền ra quyết định hủy;
c) Khi Hội đồng xác định giá trị tài
liệu của cơ quan, tổ chức xét hủy tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét cả
Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;
d) Bảo đảm tiêu hủy hết thông tin ghi
trên tài liệu.
2. Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị
Sau khi có văn bản thẩm định, có ý kiến
của cơ quan có thẩm quyền đối với tài liệu hết giá trị, Lưu trữ cơ quan thực hiện
các công việc sau:
a) Tham mưu Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
ban hành Quyết định hủy tài liệu hết giá trị và bàn giao tài liệu hủy cho tổ chức,
cá nhân chịu trách nhiệm hủy tài liệu.
b) Lập hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị.
Hồ sơ này được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm,
kể từ ngày hủy tài liệu. Hồ sơ bao gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu;
- Danh mục tài liệu hết giá trị;
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu;
- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến
của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của
cơ quan có thẩm quyền;
- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị
(Phụ lục V);
- Biên bản bàn giao tài liệu hủy (Phụ
lục VI);
- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị
(Phụ lục VII).
V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Trách nhiệm Thủ trưởng cơ quan, tổ
chức
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức triển khai
thực hiện Hướng dẫn này tại cơ quan, tổ chức mình và các cơ quan, tổ chức trực
thuộc phạm vi quản lý (nếu có).
2. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
Giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức thực
hiện các công việc sau:
a) Lập Danh mục và Bản thuyết minh
tài liệu hết giá trị
- Đối với tài liệu hết giá trị loại
ra trong quá trình chỉnh lý:
+ Trường hợp cơ quan, tổ chức tự chỉnh
lý: Lưu trữ cơ quan lập Danh mục tài liệu hết giá trị và Bản thuyết minh tài liệu
hết giá trị.
+ Trường hợp thuê tổ chức chỉnh lý:
Yêu cầu tổ chức chỉnh lý lập Danh mục tài liệu hết giá trị và Bản thuyết minh
tài liệu hết giá trị.
- Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời
hạn bảo quản: Định kỳ Lưu trữ cơ quan phải đối chiếu, thống kê, so sánh với Bảng
thời hạn bảo quản để xác định hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản và lập kế
hoạch hủy tài liệu hết giá trị; lập Danh mục tài liệu hết giá trị và Bản thuyết
minh tài liệu hết giá trị.
b) Tham mưu Thủ trưởng cơ quan, tổ chức
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; tổ chức họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu và lập Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; văn bản đề
nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định, có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị;
Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
c) Lập Biên bản bàn giao tài liệu hủy.
d) Lập Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
đ) Lập hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị.
Trên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về
thủ tục thẩm định, có ý kiến đối với Danh mục tài liệu hết giá trị tại các cơ
quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó
khăn, vướng mắc cần trao đổi, đề nghị
liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ
Nguyễn Văn Linh, Quận 7, điện thoại số 08.37.760.692) để cùng phối hợp thực hiện./.
|
Nơi nhận:
- Các Sở, ngành
TP;
- Tổng Công ty, Công ty thuộc TP;
- Tổ chức CT-XH, Tổ chức CTXH-NN, Tổ chức XH, Tổ chức XH-NN TP;
- Đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân TP;
- Các cơ quan của Trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở TP;
- UBND và Phòng Nội vụ quận, huyện;
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN (để b/c);
- Ủy ban nhân dân TP (để b/c);
- Lưu: VT, Chi cục VT-LT (6b).
|
GIÁM ĐỐC
Trương Văn Lắm
|
PHỤ LỤC I
CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THẨM ĐỊNH DANH MỤC TÀI
LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Hướng dẫn số 4272/HD-SNV
ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Sở Nội vụ)
|
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /……
V/v đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị
|
…, ngày… tháng … năm…
|
Kính gửi:…………………………
Danh mục tài liệu hết giá trị của
Phông (khối)....được lập ra trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu (hoặc
trong quá trình xác định giá trị tài liệu). Danh mục đã được Hội đồng xác định
giá trị tài liệu của (cơ quan, tổ chức) xem xét, kiểm tra và nhất trí để
cho phép hủy.
Để việc hủy tài
liệu được thực hiện đúng theo quy định pháp luật, (cơ quan, tổ chức) gửi
hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị của Phông (khối) …… đề
nghị thẩm định và cho ý kiến bằng văn bản để (cơ quan, tổ chức) có cơ sở
ra quyết định hủy số tài liệu hết giá trị trên./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu VT,...
|
QUYỀN
HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
PHỤ LỤC II
DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Hướng dẫn số 4272/HD-SNV
ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Sở Nội vụ)
DANH
MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông (khối) ……
……………
|
Bó
số
|
Tập
số
|
Tiêu
đề hồ sơ hoặc tập tài liệu
|
Lý
do hủy
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi:
Phông (khối): Ghi tên phông hoặc khối
tài liệu
(1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài liệu,
số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu.
(2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc tập tài
liệu hết giá trị trong từng bó (cặp).
(3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài
liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung tài
liệu bên trong.
(4): Ghi lý do hủy tài liệu như: hết
thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà đã giữ
báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả năng phục
hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp ... Đối với những hồ sơ hoặc tập tài
liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với hồ sơ nào
trong mục lục hồ sơ giữ lại.
(5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác.
PHỤ LỤC III
BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Hướng dẫn số 4272/HD-SNV
ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Sở Nội vụ)
BẢN
THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông (khối)....
Thời gian của Phông (khối) tài liệu ……………..
I. Tóm tắt tình hình khối tài liệu
hết giá trị
1. Sự hình thành khối tài liệu hết
giá trị: Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến
hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?)
2. Số lượng: Tổng số tài liệu khi đưa
ra chỉnh lý là ... mét; hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là mét; số lượng tài liệu loại ra ... mét (bó, gói); tỷ lệ loại ra so với tài liệu
giữ lại là ...%.
3. Thời gian: Thời gian bắt đầu và thời
gian kết thúc của khối tài liệu hết giá trị.
II. Tóm tắt thành phần và nội dung
chủ yếu của tài liệu hết giá trị
Tài liệu hết giá trị bao gồm các
nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài
liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp ...
1. Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản:
Gồm những tài liệu gì? Nội dung về vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do hủy
...).
2. Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm những
tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do hủy...
3. Nhóm tài liệu trùng: Gồm những tài
liệu gì?
4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào?
Nội dung về vấn đề gì?
|
|
…, ngày ...tháng....năm...
NGƯỜI VIẾT THUYẾT MINH
(Họ và tên, chữ ký)
|
PHỤ LỤC IV
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ
TÀI LIỆU
(Kèm theo Hướng dẫn số 4272/HD-SNV
ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Sở Nội vụ)
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH
GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
…, ngày … tháng … năm …
|
BIÊN
BẢN
Họp
Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Quyết định số... ngày …tháng …năm … của.... về việc
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
Hôm nay, vào hồi....giờ
ngày...tháng...năm... Tại ………………………………………………….
Hội đồng xác định giá trị của
….. (cơ quan, tổ chức) gồm có:
……………………………………… (ghi rõ họ tên các thành viên trong Hội
đồng) ……………………………………………………
Chủ tọa: ………
Thư ký: ……….
Nội dung họp: Xét hủy tài liệu hết
giá trị Phông (khối) tài liệu ……………….. Sau khi nghiên cứu,
xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối) và kiểm tra thực tế, các
thành viên trong Hội đồng có ý kiến như sau:
1…………………
2 …………………
3 ………………..
Chủ tọa cuộc họp
thống nhất kết luận:
1. Đề nghị giữ lại những tập (hồ sơ)
tài liệu số: ……….., nêu lý do (nếu có).
2. Đề nghị (người có thẩm quyền)
xem xét, quyết định cho phép hủy tài liệu theo Danh mục đính kèm.
Hội đồng thông qua biên bản cuộc họp,
với ý kiến nhất trí.../...(ghi rõ số lượng)
Cuộc họp kết thúc vào hồi ……giờ cùng ngày... ./.
|
THƯ
KÝ
(họ, tên, chữ ký)
|
TM.
HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(họ, tên, chữ ký)
|
PHỤ LỤC V
QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ
TRỊ
(Kèm theo Hướng dẫn số 4272/HD-SNV
ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Sở Nội vụ)
|
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /QĐ-…
|
…, ngày … tháng … năm …
|
QUYẾT
ĐỊNH
VỀ VIỆC
HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
THẨM QUYỀN BAN HÀNH ………..
Căn cứ ...(văn bản quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức……);
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ ... (văn bản thẩm định của
cấp có thẩm quyền);
Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng
xác định giá trị tài liệu,
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Hủy
... tập (hồ sơ) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối).... (kèm theo Danh mục
tài liệu hết giá trị).
Điều 2.
Giao cho (Lưu trữ cơ quan, tổ chức).... thực hiện việc hủy tài liệu theo
đúng quy định pháp luật.
Điều 3.
Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT, VP (HC).
|
QUYỀN
HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
PHỤ LỤC VI
BIÊN BẢN VỀ VIỆC BÀN GIAO TÀI LIỆU HẾT
GIÁ TRỊ
(Kèm theo Hướng dẫn số 4272/HD-SNV
ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Sở Nội vụ)
|
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
…, ngày … tháng … năm …
|
BIÊN
BẢN
Về
việc bàn giao tài liệu hết giá trị
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Quyết định số ngày... tháng...
năm... của .... về việc cho hủy tài liệu hết giá trị,
Hôm nay, vào hồi ……
Tại (nơi hủy): ……
Chúng tôi gồm:
Bên giao:
1 …………………………………….cơ quan (đơn vị)………………………
2 …………………………………….cơ quan ………………………………..
3 …………………………………….cơ quan ………………………………..
Bên nhận:
1 …………………………………….cơ quan (đơn vị)………………………
2 …………………………………….cơ quan ………………………………..
3 …………………………………….cơ quan ………………………………..
Cùng giao và nhận khối lượng tài liệu
để hủy như sau:
- Tên phông (khối) tài liệu: ………………………………………
- Số lượng
……… tập (hồ sơ) theo Danh mục tài liệu hết giá trị.
Hai bên đã giao và nhận đầy đủ số lượng
tài liệu hết giá trị ghi trong Danh mục.
Biên bản này lập thành 2 bản: bên
giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
|
ĐẠI
DIỆN BÊN GIAO
(Họ và tên, ký)
|
ĐẠI
DIỆN BÊN NHẬN
(Họ và tên, ký)
|
PHỤ LỤC VII
BIÊN BẢN VỀ VIỆC HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Hướng dẫn số 4272/HD-SNV
ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Sở Nội vụ)
|
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
…, ngày … tháng … năm …
|
BIÊN
BẢN
Về
việc hủy tài liệu hết giá trị
Căn cứ Quyết định số ...ngày... tháng...
năm...của về việc hủy tài liệu hết giá trị,
Hôm nay, vào hồi ....
Tại (nơi hủy) ……….
Chúng tôi gồm:
1 …………………………………………..cơ quan, đơn vị……………………..
2 …………………………………………..cơ quan, đơn vị……………………..
3 …………………………………………..cơ quan, đơn vị……………………..
4 …………………………………………..cơ quan, đơn vị……………………..
5 ……………………………………………………………………………………
Đã tiến hành hủy số tài liệu hết giá
trị thuộc Phông (khối) ………………….
Số lượng tài liệu được hủy ………………………..
Phương pháp hủy: (nghiền bột giấy, cắt
nhỏ...) ………………………………
Chúng tôi đã hủy hết số tài liệu ghi
trong Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định.
Biên bản này lập thành 2 bản: Cơ
quan, đơn vị có tài liệu giữ một bản, cơ quan, đơn vị thực hiện hủy tài liệu giữ
một bản./.
|
ĐẠI
DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
HỦY TÀI LIỆU
(Họ và tên, ký)
Xác nhận của cơ quan
(Ký tên, đóng dấu)
|
ĐẠI
DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
CÓ TÀI LIỆU HỦY
(Họ và tên, ký)
Xác nhận của cơ quan
(Ký tên, đóng dấu)
|