Hướng dẫn 01-HD/VPTW năm 1998 về thể thức văn bản của Đảng do Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương ban hành

HƯỚNG DẪN

VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

Thi hành Điều 2 Quyết định của Bộ Chính trị số 31-QĐ/TW, ngày 01/10/1997 ban hành Quy định "Về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng", Văn phòng Trung ương hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng để thực hiện thống nhất trong các cơ quan đảng như sau:

I. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẮT BUỘC

1. Tiêu đề " Đảng Cộng sản Việt Nam"

Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng. Tiêu đề trên của Đảng là " Đảng Cộng sản Việt Nam".

Tiêu đề được trình bày góc phải, dòng đầu, trang đầu, bằng chữ in hoa đứng, chân phương, phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề ( ô số 1- mẫu 1).

Ví dụ:

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

2. Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản. Tên cơ quan ban hành được ghi như sau:

a. Văn bản của Đại hội Đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là Đại hội Đảng bộ cấp đó, ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đảng viên lần thứ mấy hoặc thời gian của nhiệm kỳ.

+ Đại hội Đảng toàn quốc.

Ví dụ:

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC

LẦN THỨ........

+ Đại hội các đảng bộ trực thuộc Trung ương

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ TỈNH SƠN LA

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU LẦN THỨ......

- - -

ĐẢNG BỘ KHỐI CƠ QUAN KINH TẾ TRUNG ƯƠNG

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU LẦN THỨ......

- - -

+ Đại hội đảng bộ cấp huyện ( huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) và tương đương )

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ HUYỆN MƯỜNG LAY

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU LẦN THỨ......

HƯỚNG DẪN

VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẢNG

Thi hành Điều 2 Quyết định của Bộ Chính trị số 31-QĐ/TW, ngày 01/10/1997 ban hành Quy định "Về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng", Văn phòng Trung ương hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng để thực hiện thống nhất trong các cơ quan đảng như sau:

I. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẮT BUỘC

1. Tiêu đề " Đảng Cộng sản Việt Nam"

Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng. Tiêu đề trên của Đảng là " Đảng Cộng sản Việt Nam".

Tiêu đề được trình bày góc phải, dòng đầu, trang đầu, bằng chữ in hoa đứng, chân phương, phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề ( ô số 1- mẫu 1).

Ví dụ:

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

2. Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản. Tên cơ quan ban hành được ghi như sau:

a. Văn bản của Đại hội Đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là Đại hội Đảng bộ cấp đó, ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đảng viên lần thứ mấy hoặc thời gian của nhiệm kỳ.

+ Đại hội Đảng toàn quốc.

Ví dụ:

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC

LẦN THỨ........

+ Đại hội các đảng bộ trực thuộc Trung ương

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ TỈNH SƠN LA

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU LẦN THỨ......

- - -

ĐẢNG BỘ KHỐI CƠ QUAN KINH TẾ TRUNG ƯƠNG

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU LẦN THỨ......

- - -

+ Đại hội đảng bộ cấp huyện ( huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) và tương đương )

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ HUYỆN MƯỜNG LAY

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU LẦN THỨ......

- - -

ĐẢNG BỘ BỘ CÔNG NGHIỆP

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU LẦN THỨ......

- - -

+ Đại hội đảng bộ cơ sở

Ví dụ:

- - - Đại hội đại biểu đảng viên

ĐẢNG BỘ XÃ NGHI TRUNG

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU NHIỆM KỲ 1997-2002

- - -

- - - Đại hội toàn thể đảng viên

ĐẢNG BỘ XÃ NGHI TRUNG

ĐẠI HỘI NHIỆM KỲ 1997-2002

- - -

b. Văn bản của cấp uỷ từ Trung ương đến đảng uỷ cơ sở ghi tên cơ quan ban hành văn bản như sau:

+ Văn bản của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Thưòng vụ Bộ Chính trị ghi chung là:

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

- - -

+ Văn bản của Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh, thành phố và các đảng bộ trực thuộc Trung ương, Ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ và các đảng uỷ trực thuộc Trung ương ghi chung là TỈNH UỶ, THÀNH UỶ, ĐẢNG UỶ.

Ví dụ:

TỈNH UỶ HẢI DƯƠNG

- - -

ĐẢNG UỶ CÔNG AN TRUNG ƯƠNG

- - -

+ Văn bản của Ban chấp hành Đảng bộ huyện, quận và tương đương hoặc Ban Thường vụ huyện uỷ, quận uỷ và tương đương ghi chung là HUYỆN UỶ, QUẬN UỶ, ĐẢNG UỶ... và tên của đảng bộ cấp trên trực tiếp.

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

QUẬN UỶ BA ĐÌNH

- - -

ĐẢNG BỘ TỈNH CÀ MAU

HUYỆN UỶ NGỌC HIỂN

- - -

ĐẢNG BỘ TỈNH QUẢNG NINH

THÀNH UỶ HẠ LONG

- - -

ĐẢNG BỘ TỈNH HÀ TÂY

ĐẢNG UỶ DÂN - CHÍNH - ĐẢNG

- - -

+ Văn bản của Ban chấp hành đảng bộ cơ sở và Ban Thường vụ đảng uỷ cơ sở ghi chung là Đảng uỷ và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp.

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ HUYỆN DIỄN CH͂U

ĐẢNG UỶ XÃ DIỄN CÁT

- - -

c. Văn bản của các tổ chức, cơ quan đảng được lập theo quyết định của cấp uỷ (đảng đoàn, ban cán sự đảng, ban tham mưu giúp việc cấp uỷ ) mà cơ quan ban hành văn bản trực thuộc.

+ Văn bản của các ban tham mưu giúp việc Trung ương Đảng.

Ví dụ:

+ Văn bản của Ban Tổ chức Trung ương.

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN TỔ CHỨC

- - -

+ Văn bản của Văn phòng Trung ương

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

VĂN PHÒNG

- - -

+ Văn bản của Đảng đoàn Hội Nông dân Việt Nam

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

ĐẢNG ĐOÀN HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM

- - -

+ Văn bản của ban cán sự Đảng Bộ giáo dục - Đào tạo

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN CÁN SỰ ĐẢNG BỘ GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO

- - -

+ Văn bản của các ban tham mưu giúp việc cấp uỷ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:

Ví dụ:

+ Văn bản của Ban Dân vận tỉnh Hoà Bình

TỈNH UỶ HOÀ BÌNH

BAN DÂN VẬN

- - -

+ Văn bản của các đảng đoàn trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ.

Ví dụ:

+ Văn bản của Đảng đoàn Hội đồng Nhân dân Thành phố Hà Nội

THÀNH UỶ HÀ NỘI

ĐẢNG ĐOÀN HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

- - -

+ Văn bản của các ban Cán sự đảng trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ.

Ví dụ:

+ Văn bản của Ban cán sự đảng Sở Công nghiệp Nghệ An

TỈNH UỶ NGHỆ AN

BAN CÁN SỰ ĐẢNG SỞ CÔNG NGHIỆP

- - -

+ Văn bản của các ban tham mưu giúp việc cấp uỷ huyện, quận, thị, thành phố thuộc tỉnh.

HUYỆN UỶ VỤ BẢN

BAN TUYÊN GIÁO

- - -

Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên ( nếu có ) được trình bảy ở trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề ( ô số 2 mẫu 1). Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên đều viết bằng chữ in hoa đứng, phía dưới có dấu sao(*) để phân cách với số và ký hiệu.

+ Văn bản do nhiều cơ quan ( liên ban ) ban hành thì ghi đủ tên các cơ quan cùng ban hành văn bản đó. Giữa tên các cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-).

Ví dụ :

Văn bản của liên ban : Ban Tổ chức Trung ương và Ban Tư tưởng Văn hoá Trung ương.

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN TỔ CHỨC - BAN TƯ TƯỞNG VĂN HOÁ

- - -

3. Số và ký hiệu văn bản

a. Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, các ban tham mưu giúp việc cấp uỷ, các đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc cấp uỷ ban hành trong một nhiệm kỳ. Nhiệm kỳ cấp uỷ được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội đảng bộ lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội đảng bộ lần kế tiếp. Số văn bản viết bằng chữ số Ả rập ( 1, 2, 3....).

Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo cùng loại văn bản của một trong số cơ quan tham gia ban hành văn bản đó.

b. Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơ quan ( hoặc liên cơ quan )ban hành văn bản.

Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu ngang nối (-), giữa tên loại văn bản và tên cơ quan trong ký hiệu có dấu gạch chéo (/).

Số và ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản ( ô số 3 - mẫu 1).

Ví dụ:

Công văn của Văn phòng Trung ương Đảng

4. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a. Văn bản của các cơ quan Đảng cấp Trung ương và của cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố hoặc thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở. Văn bản của các cơ quan Đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và của cấp xã, phường, thị trấn thì địa điểm ban hành văn bản là tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn đó.

b. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó. Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết đầy đủ từ ngày..... tháng.... năm... không dùng dấu chấm (.), hoặc dấu gạch nối (-), hoặc dấu gạch chéo (/), ... để thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản.

Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, phía phải, dưới tiêu đề văn bản. Giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phảy (ô số 4-mẫu 1).

Ví dụ : Nam Định, ngày 09 tháng 12 năm 1997

5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.

a. Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản

b. Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của nội dung văn bản. Trong trích yếu nội dung của một số loại văn bản có ghi tên tác giả của văn bản đó.

Tên loại văn bản được trình bày chính giữa bằng chữ in hoa đứng. Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại bằng chữ in thường, đứng, đậm ( ô số 5a-mẫu 1).

Ví dụ:

CHỈ THỊ

về việc tổ chức thực hiện Nghị quyết Hội nghị

Lần thứ tư Ban chấp hành Trung ương Đảng

( khoá VIII)

Ví dụ:

KẾT LUẬN

CỦA BAN THƯỜNG VỤ TỈNH UỶ

Về................................................

Riêng công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu bằng chữ in thường, nghiêng ( ô số 5b-mẫu 1).

Ví dụ:

Số 124-CV/VPTW

V/v quyết toán kinh phí nghiên cứu khoa học năm 1997

6. Phần nội dung văn bản

Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản. Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại của văn bản.

Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung ( ô số 6-mẫu 1).

7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành.

a. Chữ ký, thể thức đề ký

- Chữ ký được thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên người ký. Người ký không dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn bản chính thức.

- Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo của Đảng ( Đại hội Đảng bộ ), cấp uỷ), hoặc của uỷ ban kiểm tra và của các đảng đoàn, ban cán sự đảng các cấp ghi thể thức đề ký là T/M ( thay mặt ).

Ví dụ 1:

T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI

(chữ ký)

Nguyễn Văn H

T/M TỈNH UỶ

BÍ THƯ

(chữ ký)

Nguyễn Văn A

T/M BAN THƯỜNG VỤ

PHÓ BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC

(chữ ký)

Nguyễn Văn B

Ví dụ 2:

Phó văn phòng nếu được uỷ quyền trực tiếp ký

T/L TRƯỞNG BAN

PHÓ VĂN PHÒNG

(chữ ký)

Nguyễn Văn H

b. Dấu cơ quan ban hành

Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 đến 1/4 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định của Bộ Nội vụ.

Thể thức đề ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản ( các ô số 7a, 7b, 7c - mẫu 1).

c. Chữ ký, thể thức đề ký và sử dụng dấu đối với văn bản Đại hội và biên bản

- Văn bản của Đại hội:

+ Văn bản của Đại hội Đảng bộ hoặc Đoàn Chủ tịch Đại hội Đảng bộ các cấp ban hành do Đoàn Chủ tịch phân công người ký.

+ Văn bản được đóng dấu Đoàn Chủ tịch Đại hội Đảng bộ. Trường hợp không có dấu Đoàn Chủ tịch Đại hội thì dùng dấu cấp uỷ để xác nhận chữ ký của người thay mặt Đoàn Chủ tịch Đại hội ký.

- Biên bản

+ Đại hội Đảng bộ, hội nghi cấp uỷ, Ban thường vụ cấp uỷ các cấp, hội nghị văn phòng, các ban, đảng đoàn, ban cán sự đảng các cấp và hội nghị cán bộ do cấp uỷ, các ban, đảng đoàn, ban cán sự đảng triệu tập đều ghi biên bản chi tiết và làm bản kết luận của hội nghị hoặc biên bản kết luận của hội nghị.

Biên bản chi tiết phải được người ghi biên bản ký và phải được người lãnh đạo đoàn thư ký Đại hội, người lãnh đạo hội nghị, thường trực cấp uỷ hoặc người lãnh đạo cơ quan đảng ký xác nhận nội dung.

Bản kết luận hoặc biên bản kết luận của hội nghị phải được người chủ trì hoặc tham gia chủ trì hội nghị ký xác nhận nội dung.

Chữ ký của người xác nhận nội dung biên bản được trình bày ở góc phải, phía dưới của trang cuối biên bản.

Chữ ký của người ghi biên bản được trình bày ở góc trái, phía dưới của trang cuối biên bản.

Ví dụ:

+ Đóng dấu biên bản: Các biên bản sau khi hoàn chỉnh và có chữ ký xác nhận nội dung đều được đóng dấu như mọi văn bản khác. Dấu đóng trên biên bản là dấu của cơ quan tổ chức đại hội hoặc hội nghị ( dấu Đoàn chủ tịch Đại hội, cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng).

Đối với biên bản có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai ( các trang biên bản được xếp so le, đóng 1 lần để khuôn dấu thể hiện ở các mép trang giấy liên tiếp nhau).

8. Nơi nhận văn bản

Nơi nhận văn bản là cá nhân hoặc cơ quan được nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành, để lãnh đạo thực hiện, v v... và để lưu.

Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ "Kính gửi...." và " Đồng kính gửi"( nếu có ) trên phần nội dung văn bản ( ô số 8a-mẫu 1) và còn được ghi như các loại văn bản có tên gọi khác ( ô số 8b-mẫu 1).

Đối với các loại văn bản khác thì nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản ( ô số 8b - mẫu 1).

II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BỔ SUNG

Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ theo nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây:

1. Dấu chỉ mức độ mật.

Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức: mật, tối mật và tuyệt mật.

Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản ( ô số 9 - mẫu 1).

2. Dấu chỉ mức độ khẩn

Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: khẩn, thượng khẩn và hoả tốc.

Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày ở dưới dấu chỉ mức độ mật ( ô số 10- mẫu 1).

3. Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị

- Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng thì phải ghi hoặc đóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như : " thu hồi ", "xong hội nghị trả lại ", " xem xong trả lại ", " không phổ biến ", " lưu hành nội bộ ". Các thành phần này được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản ( ô số 11- mẫu 1).

Văn bản nếu có quy định không được phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng thì ghi rõ " không đăng báo, đài" ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng của văn bản.

- Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi đúng lần dự thảo. Chỉ dẫn về dự thảo gồm: tên cơ quan dự thảo, và " dự thảo lần thứ, ..." được trình bày phía dưới số và ký hiệu ( ô số 12b - mẫu 1).

- Văn bản của cơ quan khác được sử dụng tại hội nghị do cấp uỷ triệu tập thì ghi chỉ dẫn " Tài liệu hội nghị... ngày...." được trình bày phía dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản ( ô số 12a - mẫu 1).

- Ký hiệu chỉ người đánh máy, tên tệp văn bản và số lượng bản phát hành được ghi tại lề trái chân trang đối với văn bản 1 trang, tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đến trang cuối đối với văn bản có nhiều trang.

III. BẢN SAO VÀ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO

1. Các loại bản sao

Có ba loại bản sao:

- Sao nguyên văn bản chính: là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính đó nhân sao và phát hành.

- Sao lục: là bản sao lại toàn văn văn bản của cơ quan khác do cơ quan nhận văn bản được phép nhân sao và phát hành.

- Bản trích sao: là bản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính hoặc cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.

2. Các hình thức sao

- Sao thông thường: là hình thức sao bằng cách viết lại hay đánh máy lại nội dung cần sao.

- Sao photocopy : là hình thức sao chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy FAX hoặc các thiết bị chụp ảnh khác.

3. Thể thức bản sao và cách trình bày.

Để đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao và được trình bày phía dưới đường phân cách với nội dung được sao ( đường 13 - mẫu 2) như sau:

- Tên cơ quan sao văn bản trình bày ở trên cùng, góc trái, dưới đường phân cách ( ô số 14 - mẫu 2).

- Số và ký hiệu bản sao: các bản sao được đánh số chung theo nhiệm kỳ, ký hiệu các loại bản sao được ghi là BS ( bản sao). Số và ký hiệu bản sao trình bày dưới tên cơ quan sao ( ô số 15 - mẫu 2).

- Địa điểm, ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày trên cùng, góc phải, dưới đường phân cách ( ô số 16 - mẫu 2).

- Chỉ dẫn loại bản sao : Tuỳ thuộc vào loại bản sao để ghi " Sao nguyên văn bản chính" hoặc " Sao lục", hoặc " Trích sao từ bản chính số... ngày ... của... "

Chỉ dẫn loại bản sao được trình bày dưới địa điểm và ngày, tháng, năm sao ( ô số 17 - mẫu 2).

- Chữ ký, thể thức đề ký bản sao và dấu cơ quan sao được trình bày dưới chỉ dẫn bản sao ( ô số 18 - mẫu 2).

- Nơi nhận bản sao nếu cần có thể ghi rõ mục đích sao gửi như: để thi hành, để phổ biến, vv... Nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký hiệu sao ( ô số 19 - mẫu 2).

IV. YÊU CẦU KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN ( xem mẫu 1, 2, 3)

Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng như sau:

1. Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x 297mm

( tiêu chuẩn A4) sai số cho phép ± 2mm.

2. Vùng trình bày văn bản như sau:

a. Mặt trước:

- Cách mép trên trang giấy : 25mm

- " " dưới " " :25mm

- " " trái " " :35mm

- " " phải " " :15mm

b. Mặt sau ( nếu in 2 mặt )

- Cách mép trên trang giấy : 25mm

- " " dưới " " :25mm

- " " trái " " :15mm

- " " phải " " :35mm

3. Văn bản có nhiều trang thì trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ả rập cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ (bát chữ).

4. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La mã.

5. Đối với các cơ quan Đảng có sử dụng máy tính để chế bản văn bản thì vận dụng một số kiểu ( font) chữ, cỡ chữ theo mẫu 3 của Hướng dẫn này.

6. Những văn bản, văn kiện của Đảng in thành sách, đăng báo, in trên tạp chí không trình bày theo yêu cầu kỹ thuật này.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Hướng dẫn này có hiệu lực từ ngày ký. Bãi bỏ Quy định tạm thời của Văn phòng Trung ương năm 1977 " Về thể thức công văn, giấy tờ của các cơ quan Đảng".

2. Các cấp uỷ và các ban, đảng đoàn, ban cán sự đảng, đảng uỷ trực thuộc cấp uỷ tổ chức thực hiện Hướng dẫn này.

Các chi bộ, các ban của đảng uỷ cơ sở vận dụng một số thành phần thể thức và cách trình bày về tiêu đề, tên cơ quan ban hành văn bản, ngày, tháng, năm ban hành, tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản, chữ ký và thể thức đề ký.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ánh về Văn phòng Trung ương Đảng để kịp thời nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung.

Ghi chú:

1. Tiêu đề 5b. Trích yếu nội dung công văn 8a. Nơi nhận công văn

2. Tên cơ quan ban hành văn bản 6. Nội dung văn bản ( có thể 8b. Nơi nhận văn bản

3. Số, ký hiệu có nhiều trang) 9. Dấu chỉ mức độ mật

4. Địa điểm và ngày, tháng, 7a. Thể thức đề ký, chức vụ người ký 10. Dấu chỉ mức độ khẩn

5a. Tên loại văn bản và trích 7b. Chữ ký 11. Dấu chỉ phạm vi phổ biến

nội dung văn bản 7c. Họ tên người ký 12a. Dấu chỉ tài liệu hội nghị

12b. Dấu chỉ dự thảo

MẪU 3

Kiểu (font) chữ, cỡ chữ của chương trình Windows dùng để trình bày thể thức văn bản

Ghi chú: Nếu dùng dấu khắc để thay thế một số thành phần thể thức văn bản thì kiểu chữ, cỡ chữ của các dấu phải tương xứng với kiểu và cỡ chữ được chế bản bằng máy tính.