Công văn hướng dẫn thực hiện giải ngân cho các đơn vị tham gia Dự án hiện đại hoá ngân hàng và hệ thống thanh toán

CÔNG VĂN

CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM SỐ 625/CV-NH21 NGÀY 6 THÁNG 8 NĂM 1997 VỀ VIỆC HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN GIẢI NGÂN CHO CÁC ĐƠN VỊ THAM GIA DỰ ÁN HIỆN ĐẠI HOÁ NGÂN HÀNG VÀ HỆ THỐNG THANH TOÁN

Căn cứ vào Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 531/TTg ngày 12/7/1997 về việc đầu tư dự án Hiện đại hoá Ngân hàng và Hệ thống Thanh toán;

Căn cứ Hiệp định Tín dụng Phát triển số 2785-VN giữa nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Hiệp hội phát triển quốc tế của Dự án Hiện đại hoá Ngân hàng và Hệ thống Thanh toán ký ngày 16/1/1996; - Căn cứ Thông tư liên bộ Ngân hàng Nhà nước - Tài chính số 09/TC-NH ngày 30/5/1994 về việc quản lý và sử dụng vốn vay của các tổ chức Tín dụng Quốc tế;

Căn cứ các quy định về quản lý ngoại hối hiện hành;

Căn cứ Sổ tay giải ngân của Ngân hàng Thế giới (1992);

Căn cứ Sổ tay kế toán Kiểm toán và báo cáo Tài chính của ngân hàng Thế giới (WB);

Căn cứ Quyết định số 269/QĐ-NH9 ngày 23/9/1995 của Thống đốc ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc thành lập Ban Quản lý các Dự án Ngân hàng;

Để triển khai sử dụng vốn vay theo Hiệp định Tín dụng Phát triển số 2785 VN mà Ngân hàng Nhà nước đã thay mặt Chính phủ ký với Ngân hàng Thế giới, Ngân hàng Nhà nước hướng dẫn thực hiện việc giải ngân cho các thành viên tham gia Dự án Hiện đại hoá ngân hàng và Hệ thống Thanh toán như sau:

1. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ CHUNG

1.1. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, Ngân hàng Công thương Việt Nam, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam, Ngân hàng xuất nhập khẩu Việt Nam, Ngân hàng Hàng hải Việt Nam và Trung tâm tin học Ngân hàng (sau đây xin gọi là các thành viên tham gia dự án) có quyền rút vốn từ Hiệp định Tín dụng số 2785-VN trong hạn mức tín dụng được phân bổ cho từng thành viên tham gia để triển khai thực hiện các tiểu dự án của dự án Hiện đại hoá Ngân hàng và Hệ thống thanh toán thông qua Ban Quản lý các Dự án Ngân hàng.

1.2. Việc rút vốn từ Tài khoản Tín dụng có thể được thực hiện theo 3 hình thức: (i) Rút vốn thông qua Tài khoản Đặc biệt; (ii) Rút vốn thông qua việc Ngân hàng thế giới thanh toán trực tiếp cho bên cung ứng vật tư hàng hoá và dịch vụ; (iii) Rút vốn trên cơ sở Ngân hàng thế giới phát hành cam kết đặc biệt và thanh toán trực tiếp theo cam kết đặc biệt đã phát hành. (Chi tiết về các hình thức rút vốn này đề nghị xem ở bản phụ đính số 1)

1.3. Để được rút vốn, từng thành viên tham gia dự án phải lập kế hoạch sử dụng vốn cho tiểu dự án của đơn vị mình (mẫu số 1) gửi Ban Quản lý các Dự án Ngân hàng (BQLDA). Kế hoạch này cần chi tiết theo quý và có một cột nêu dự kiến về các khoản chi phí sẽ xin rút vốn từ tài khoản đặc biệt. Kế hoạch rút vốn cho năm tài chính tiếp theo cần gửi về BQLDA trước ngày 15 tháng 9 của năm tài chính hiện hành (BQLDA gửi Bộ Tài chính trước ngày 25 tháng 9 hàng năm).

1.4. Các khoản thanh toán cho các chi phí hợp lệ trong khuôn khổ dự án này có giá trị 100.000 USD trở lên có thể được giải ngân theo hình thức thanh toán trực tiếp hay phát hành cam kết đặc biệt.

1.5. Các thành viên tham gia dự án lập "Đơn xin rút vốn" (nếu là rút vốn theo hình thức thanh toán trực tiếp hay phát hành cam kết đặc biệt) và lập "Yêu cầu rút vốn" từ Tài khoản đặc biệt của dự án cho các khoản chi hợp lệ gửi BQLDA để rút vốn.

2. QUY TRÌNH GIẢI NGÂN

2.1. Thủ tục chứng từ xin giải ngân

Các đơn vị thành viên tham gia dự án:

* Khi có nhu cầu rút vốn từ Tài khoản đặc biệt thì lập bản "Yêu cầu rút vốn" theo mẫu số 2;

* Khi có nhu cầu thanh toán trực tiếp từ Tài khoản tín dụng thì lập "Đơn xin rút vốn" theo mẫu 1903 - mẫu số 3;

* Khi có nhu cầu thanh toán theo thủ tục phát hành Cam kết Đặc biệt thì lập "Đơn xin rút vốn" theo mẫu 1931 - mẫu số 4.

Cụ thể, các thành viên tham gia dự án phải thực hiện các bước như sau:

2.1.1. Lập các "Yêu cầu rút vốn", "Đơn xin rút vốn" theo đúng mẫu đã quy định, gửi BQLDA. Khi lập, các đơn vị thành viên tham gia dự án phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Các khoản xin thanh toán là hợp lệ theo điều kiện của Khoản vay (xem phụ đính II);

Phải ghi rõ số tiền xin thanh toán và chỉ dẫn thanh toán một cách đầy đủ (số hiệu tài khoản của nhà thầu, bên cung cấp hàng hoá hoặc của chủ tiểu dự án..... mở tại Ngân hàng....;

Kèm theo các chứng từ (chứng từ chỉ tiêu, hợp đồng mua sắm, hợp đồng ký với bên cung cấp hàng hoá ở nước ngoài...) để giải trình cho việc rút vốn là có căn cứ và nằm trong kế hoạch chi tiêu cho các tiểu dự án đã được xác định trong các văn bản pháp lý của tiểu dự án và dự án tổng thể.

2.1.2. Hệ thống đánh số các loại đơn xin rút vốn:

* Các "Đơn xin rút vốn" theo hình thức thanh toán trực tiếp và phát hành cam kết đặc biệt sẽ do các đơn vị tham gia lập và đánh số theo nguyên tắc sau:

Các "Đơn xin rút vốn" phải được đánh số theo thứ tự bắt đầu từ số 1;

Do đặc điểm của dự án Hiện đại hoá ngân hàng và Hệ thống thanh toán có nhiều hơn một đơn vị có thể nộp "Đơn xin rút vốn" cho WB, vì vậy để đảm bảo theo dõi chặt chẽ việc rút vốn thì mỗi thành viên khi lập đơn xin rút vốn cần ký hiệu bằng các chữ cái viết tắt kết hợp với số thứ tự (ví dụ: BIDV-1 là đơn rút vốn lần thứ nhất của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam)

* Các "Yêu cầu rút vốn" của các đơn vị thành viên tham gia dự án gửi BQLDA để xin rút vốn từ tài khoản đặc biệt sẽ được đánh số bằng các chữ cái viết tắt kết hợp với số thứ tự. Ví dụ: BIDV - Y là nhu cầu rút vốn lần thứ nhất của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, Y là ký hiệu của chữ "yêu cầu", BIDV là ký hiệu của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam.

2.1.3. Xử lý các "Yêu cầu rút vốn" từ tài khoản đặc biệt của các bên tham gia dự án, BQLDA sẽ kiểm tra các chứng từ đính kèm. Nếu các khoản xin rút vốn là hợp lệ (xem quy định ở phụ đính 1, Điểm 3), được chứng minh bằng các chứng từ, hợp đồng dịch vụ và mua sắm và nếu số dư trên tài khoản đặc biệt của dự án đủ đáp ứng khoản tiền xin rút đó thì BQLDA sẽ giải ngân cho tiểu dự án.

Nếu tại cùng một thời điểm mà có nhiều thành viên cùng có "Yêu cầu rút vốn" từ tài khoản đặc biệt và tổng các nhu cầu hợp lệ vượt quá số dư hiện có của tài khoản đặc biệt thì BQLDA sẽ giải ngân theo trật tự ưu tiên đối với các nhu cầu nộp trước hoặc căn cứ vào mức độ cấp bách về nhu cầu chi tiêu được xác định dựa trên cơ sở của tiến độ triển khai tiểu dự án. Đồng thời BQLDA lập "Đơn xin rút vốn" từ WB về tài khoản đặc biệt để giải ngân. Trong trường hợp như vậy, BQLDA sẽ thông báo cho các đơn vị tham gia về việc các yêu cầu rút vốn như vậy phải chờ rút vốn từ WB thì BQLDA mới có thể giải ngân. Thời gian trên có thể mất 3 tuần kể từ ngày nộp đơn xin rút vốn.

2.1.4. Xử lý "Đơn xin rút vốn" BQLDA

Các đơn vị lập và gửi "Đơn xin rút vốn" để thanh toán trực tiếp cho nhà thầu hay đơn đề nghị WB phát hành cam kết đặc biệt và thanh toán theo cam kết đã phát hành cùng với các chứng từ liên quan cho BQLDA. "Đơn xin rút vốn" cùng với các hồ sơ kèm theo được các đơn vị chuẩn bị làm 3 bộ: 1 bộ được đính kèm chứng từ gốc và 2 bộ được đính kèm chứng từ photo

BQLDA sẽ kiểm tra đơn và các chứng từ kèm theo và gửi 1 bộ cho Vụ Tài chính Đối ngoại - Bộ Tài chính và một bộ sẽ gửi cho sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước. Trong thời gian 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được các bộ đơn xin rút vốn từ BQLDA, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) sẽ có ý kiến phản hồi

Nếu "Đơn xin rút vốn" được Bộ Tài chính chấp thuận, BQLDA sẽ ký chữ ký uỷ quyền rút vốn thứ nhất. Sau đó gửi cho Ngân hàng Ngoại thương Trung ương để lấy chữ ký uỷ quyền thứ hai và gửi đơn xin rút vốn đó cho WB thông qua Văn phòng đại diện của WB tại Hà Nội. Ngân hàng Thế giới sẽ xử lý các Đơn xin rút vốn, thường mất 2 tuần kể từ ngày WB nhận được và sẽ thông báo cho BQLDA nếu toàn bộ hay một phần khoản chi trên Đơn rút vốn là không được chấp nhận.

Chi tiết về mẫu "Đơn xin rút vốn" đề nghị xem phụ đính III - phần chứng từ.

2.2. Đối với các "Yêu cầu rút vốn" và "Đơn xin rút vốn" không hợp lệ:

Trường hợp vì lý do nào đó mà toàn bộ hay một phần số tiền trên: "Yêu cầu rút vốn" và "Đơn xin rút vốn" không được WB phê duyệt thì BQLDA sẽ thông báo ngay cho các bên tham gia dự án và nêu từng điểm không hợp lệ đó.

2.3. Các thành viên chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán kế toán và làm các báo cáo quý, năm về việc sử dụng vốn vay gửi BQLDA.

Hàng năm, các sổ sách kế toán và báo cáo tài chính về việc sử dụng khoản tín dụng được phân bổ cho mỗi thành viên tham gia dự án phải được kiểm toán bởi một công ty kiểm toán được WB chấp thuận. Các báo cáo được kiểm toán phải được gửi cho BQLDA không muộn hơn ngày 25 tháng 6 của năm tài chính tiếp theo. BQLDA tổng hợp, báo cáo Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, Bộ Tài chính về WB.

Các đơn vị thành viên tham gia dự án, Thủ trưởng các đơn vị liên quan thuộc Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm thi hành quy định trong Công văn này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần báo cáo ngay về Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Ban quản lý các Dự án Ngân hàng) để có biện pháp xử lý kịp thời.